Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 6 lutego 2008 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych.

§ 2. U˝yte w rozporzàdzeniu okreÊlenia oznaczajà

1) ustawa — ustaw´ z dnia 11 wrzeÊnia 2003 r. o s∏u˝bie wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych;

2) kandydat na ˝o∏nierza zawodowego — osob´, która zawar∏a kontrakt, o którym mowa w art. 124

ust. 4 oraz w art. 124a ust. 4 ustawy, i pe∏ni czynnà

s∏u˝b´ wojskowà jako s∏u˝b´ kandydackà;

3) dokument — informacj´ utrwalonà w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub innej,

a w szczególnoÊci meldunek, pismo, notatk´, fotografi´, dyskietk´, p∏yt´ CD lub inny informatyczny

noÊnik danych;

4) dokument ewidencyjny — ksià˝k´, dziennik, zestawienie, wykaz, informatyczny noÊnik danych lub

inne urzàdzenie ewidencyjne, posiadajàce okreÊlony zakres merytoryczny wprowadzanych do niego

informacji, wpisywanych przez u˝ytkownika

w ustalonych terminach lub stosownie do zaistnienia zdarzenia wymagajàcego okreÊlonego udokumentowania;

5) dokument aktualizujàcy — dokument, który jest

w∏àczany do dokumentów ewidencyjnych lub stanowiàcy podstaw´ aktualizacji danych zamieszczanych w tych dokumentach;

6) ewidencja wojskowa ˝o∏nierzy zawodowych —

zbiór wszystkich dokumentów ewidencyjnych i aktualizujàcych;

7) kartoteka ewidencyjna — uporzàdkowany zbiór

kart ewidencyjnych;

nostki wojskowej, ˝o∏nierza zawodowego (pracownika) zajmujàcego stanowisko s∏u˝bowe wyodr´bnione w etacie jednostki wojskowej lub osob´ wyznaczonà przez dowódc´ jednostki wojskowej do

wykonywania zadaƒ zwiàzanych z dzia∏alnoÊcià

personalnà;

9) wojskowa placówka edukacyjna — wojskowà

uczelni´ akademickà, uczelni´ wojskowà, szko∏´

podoficerskà lub innà jednostk´ wojskowà w kraju, prowadzàcà dzia∏alnoÊç edukacyjnà dla ˝o∏nierzy zawodowych i kandydatów na ˝o∏nierzy zawodowych.

§ 3. 1. Dokumenty aktualizujàce przesy∏a si´ do organów, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, niezw∏ocznie po wystàpieniu zmian ewidencyjnych.

2. Organ kadrowy dowódcy posiadajàcego kompetencje kadrowe do powo∏ywania szeregowych zawodowych do zawodowej s∏u˝by wojskowej, po zawarciu z szeregowym zawodowym kontraktu na pe∏nienie s∏u˝by terminowej, w terminie siedmiu dni od

dnia stawienia si´ tego ˝o∏nierza zawodowego do pe∏nienia zawodowej s∏u˝by wojskowej, przesy∏a kart´

ewidencyjnà tego ˝o∏nierza zawodowego, w zale˝noÊci od podleg∏oÊci s∏u˝bowej, do organu kadrowego

Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, dowódcy rodzaju Si∏ Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, Dowódcy Operacyjnego Si∏ Zbrojnych, Szefa Inspektoratu Wsparcia Si∏ Zbrojnych, Komendanta G∏ównego

˚andarmerii Wojskowej lub Dowódcy Garnizonu Warszawa, który zasila danymi o powo∏anym ˝o∏nierzu

Centralny System Informatyczny prowadzony w departamencie Ministerstwa Obrony Narodowej w∏aÊciwym do spraw kadr.

3. Organ kadrowy dowódcy jednostki wojskowej,

który wykona∏ decyzj´ (rozkaz personalny) o zwolnieniu z zawodowej s∏u˝by wojskowej szeregowego zawodowego, w terminie siedmiu dni od dnia zwolnienia, przesy∏a kopi´ decyzji (rozkazu personalnego)

o zwolnieniu tego ˝o∏nierza zawodowego do odpowiedniego organu kadrowego, o którym mowa

w ust. 2, w celu zasilenia danymi Centralnego Systemu Informatycznego.

8) organ kadrowy — departament Ministerstwa

Obrony Narodowej w∏aÊciwy do spraw kadr, komórk´ organizacyjnà wyodr´bnionà w etacie jed———————

4. Rozkaz personalny wydany dla celów ewidencyjnych dotyczàcy ˝o∏nierza zwolnionego z zawodowej s∏u˝by wojskowej z mocy prawa dowódca jednostki wojskowej przesy∏a w terminie siedmiu dni od

dnia jego wydania do departamentu Ministerstwa

Obrony Narodowej w∏aÊciwego do spraw kadr.

z 2004 r. Nr 116, poz. 1203 i Nr 210, poz. 2135, z 2005 r.

Nr 122, poz. 1025, z 2006 r. Nr 104, poz. 711, Nr 191,

poz. 1414 i Nr 220, poz. 1600 i 1602 oraz z 2007 r. Nr 107,

poz. 732 i Nr 176, poz. 1242.

§ 4. 1. Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje si´ pismem maszynowym lub r´cznym, piórem lub d∏ugopisem, w kolorze niebieskim. Wpisów

dokonuje si´ pismem starannym i czytelnym.

1) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U.

2. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach

ewidencyjnych nie nale˝y stosowaç skrótów, w szczególnoÊci: nazwisk, imion, nazw miejscowoÊci, stanowisk s∏u˝bowych, komórek organizacyjnych i jednostek wojskowych.

3. Ewidencj´ wojskowà ˝o∏nierzy zawodowych

i dokumenty ewidencyjne mo˝na prowadziç równie˝

w systemie teleinformatycznym. Organy kadrowe

obowiàzane sà do zasilania Centralnego Systemu Informatycznego prowadzonego w departamencie Ministerstwa Obrony Narodowej w∏aÊciwego do spraw

kadr, zgodnie z przyj´tymi zasadami dla tego systemu.

Poz. 217

4. Dopuszcza si´ tworzenie kart ewidencyjnych na

potrzeby organu kadrowego jednostki wojskowej, na

której ewidencji ˝o∏nierz zawodowy pozostaje, oraz organów nadrz´dnych, je˝eli w jednostce tej nie jest

prowadzona teczka akt personalnych ˝o∏nierza zawodowego.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4,

przepis § 4 ust. 3 zdanie pierwsze stosuje si´ odpowiednio.

§ 8. Podstaw´ zmian w ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych w czasie pokoju stanowià nast´pujàce dokumenty

§ 5. SkreÊleƒ i poprawek dokonuje si´ piórem lub

d∏ugopisem w kolorze czerwonym, przez przekreÊlenie poziomà linià poprzedniego tekstu. SkreÊlenia

i poprawki opisuje si´, zamieszczajàc uwag´ o podstawie lub przyczynie zmiany, oraz potwierdza si´ czytelnym podpisem dokonujàcego zmian i piecz´cià urz´dowà oraz datà dokonania zmiany.

1) decyzje (rozkazy personalne) Ministra Obrony Narodowej, dyrektora departamentu Ministerstwa

Obrony Narodowej w∏aÊciwego do spraw kadr, dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych i finansowych;

Rozdzia∏ 2

2) wnioski o powo∏anie do zawodowej s∏u˝by wojskowej lub s∏u˝by kandydackiej;

Dokumenty ewidencyjne i dokumenty aktualizujàce

§ 6. W ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych

i kandydatów na ˝o∏nierzy zawodowych w czasie pokoju prowadzi si´ nast´pujàce dokumenty ewidencyjne

1) teczk´ akt personalnych

a) oficera zawodowego, której wzór okreÊla za∏àcznik nr 1 do rozporzàdzenia,

b) podoficera zawodowego, której wzór okreÊla

za∏àcznik nr 2 do rozporzàdzenia,

c) szeregowego zawodowego, której wzór okreÊla

za∏àcznik nr 3 do rozporzàdzenia;

2) kart´ ewidencyjnà

a) oficera zawodowego, której wzór okreÊla za∏àcznik nr 4 do rozporzàdzenia,

3) dokumenty wydane przez organy w∏adzy paƒstwowej oraz meldunki o zmianie miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska

lub imienia;

4) dokumenty wydane przez pracodawc´ lub inne

uprawnione organy potwierdzajàce przebieg pracy zawodowej;

5) dokumenty wydane przez cywilne i wojskowe placówki edukacyjne lub dokumenty wydane przez inne uprawnione organy, potwierdzajàce uzyskanie

wykszta∏cenia cywilnego, wyszkolenia wojskowego, tytu∏u lub stopnia naukowego, specjalizacji

(uprawnienia) zawodowej, klasy kwalifikacyjnej

specjalisty, a tak˝e posiadanie stopnia znajomoÊci

j´zyka obcego albo ukoƒczenie kursu, praktyki lub

sta˝u;

b) podoficera zawodowego, której wzór okreÊla

za∏àcznik nr 5 do rozporzàdzenia,

6) kontrakty na pe∏nienie zawodowej s∏u˝by wojskowej;

c) szeregowego zawodowego, której wzór okreÊla

za∏àcznik nr 6 do rozporzàdzenia,

7) wyciàgi z postanowieƒ (decyzji) o nadaniu orderów i odznaczeƒ paƒstwowych oraz medali resortowych, a tak˝e meldunki o nadaniu orderów, odznaczeƒ, medali i odznak;

d) kandydata na ˝o∏nierza zawodowego, której

wzór okreÊla za∏àcznik nr 7 do rozporzàdzenia.

§ 7. 1. Karty ewidencyjne wykonuje si´ w dwóch

egzemplarzach.

2. Pierwszy egzemplarz karty ewidencyjnej w∏àcza

si´ do teczki akt personalnych, a w przypadku wysy∏ania teczki akt personalnych poza organ kadrowy, o którym mowa w § 10, egzemplarz ten od∏àcza si´ i pozostawia w tym organie.

3. Drugi egzemplarz karty ewidencyjnej pozostaje

w kartotece ewidencyjnej prowadzonej w organie kadrowym dowódcy uprawnionego do wyznaczenia ˝o∏nierza zawodowego na stanowisko s∏u˝bowe, je˝eli

nie jest organem, o którym mowa w § 10.

8) opinie s∏u˝bowe oraz odwo∏ania od nich;

9) meldunek o zwolnieniu z zawodowej s∏u˝by wojskowej;

10) orzeczenia i zawiadomienia organów Êcigania oraz

sàdów;

11) decyzja o utracie obywatelstwa polskiego;

12) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;

13) Êwiadectwo s∏u˝by;

14) inne dokumenty powodujàce skutki kadrowe

i finansowe.

§ 9. Prowadzenie ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy

zawodowych nast´puje z wykorzystaniem

1) rejestru alfabetycznego teczek akt personalnych

i kart ewidencyjnych, którego wzór okreÊla za∏àcznik nr 8 do rozporzàdzenia;

2) bazy danych w systemie teleinformatycznym,

w którym jest prowadzona ewidencja ˝o∏nierzy zawodowych i kandydatów na ˝o∏nierzy zawodowych;

3) ksi´gi etatowej jednostki wojskowej, której wzór

okreÊla za∏àcznik nr 9 do rozporzàdzenia;

4) zeszytu ewidencyjnego

a) oficera zawodowego, którego wzór okreÊla za∏àcznik nr 10 do rozporzàdzenia,

b) podoficera zawodowego, którego wzór okreÊla

za∏àcznik nr 11 do rozporzàdzenia,

c) szeregowego zawodowego, którego wzór okreÊla za∏àcznik nr 12 do rozporzàdzenia.

Rozdzia∏ 3

Sposób prowadzenia teczek akt personalnych

Poz. 217

3) organie kadrowym bezpoÊredniego prze∏o˝onego,

je˝eli ˝o∏nierz zajmuje stanowisko s∏u˝bowe dowódcy (dyrektora, szefa, komendanta, kierownika,

prezesa) i jego zast´pcy.

§ 11. 1. Teczka akt personalnych ˝o∏nierza zawodowego zawiera wklejonà na drugiej stronie ok∏adki

fotografi´ ˝o∏nierza zawodowego bez nakrycia g∏owy,

w mundurze wyjÊciowym, z widocznym aktualnym

stopniem wojskowym, o wymiarach 6 x 9 cm. Fotografi´ dostarcza ˝o∏nierz zawodowy do organu kadrowego jednostki wojskowej, w której pe∏ni zawodowà

s∏u˝b´ wojskowà, w terminie trzydziestu dni od dnia

mianowania na stopieƒ wojskowy. Organ kadrowy,

który nie prowadzi teczki akt personalnych, przekazuje

fotografi´ niezw∏ocznie do organu, w którym prowadzona jest teczka akt personalnych ˝o∏nierza.

2. Teczka akt personalnych sk∏ada si´ z dwóch

dzia∏ów zawierajàcych

1) zeszyt ewidencyjny;

2) materia∏y opiniodawcze i uzupe∏niajàce.

§ 12. W dziale, o którym mowa w § 11 ust. 2 pkt 2,

gromadzi si´ dokumenty dotyczàce ˝o∏nierza zawodowego, wymienione w § 8, a ponadto

§ 10. Teczki akt personalnych ˝o∏nierzy zawodowych prowadzi si´ w

1) ˝yciorys;

1) departamencie Ministerstwa Obrony Narodowej

w∏aÊciwym do spraw kadr, je˝eli ˝o∏nierz zawodowy

3) informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

a) pe∏ni zawodowà s∏u˝b´ wojskowà na stanowisku s∏u˝bowym o stopniu etatowym genera∏a

brygady (kontradmira∏a) lub wy˝szym,

2) odpis aktu urodzenia;

4) potwierdzone kopie poÊwiadczeƒ bezpieczeƒstwa

i certyfikatów bezpieczeƒstwa oraz zaÊwiadczeƒ

odbytych szkoleƒ w zakresie ochrony informacji

niejawnych;

b) jest wyznaczony na stanowisko s∏u˝bowe dowódcy jednostki wojskowej o stopniu etatowym pu∏kownika (komandora),

5) opinie szko∏y, pracodawcy, dowódcy jednostki

wojskowej i wojskowego komendanta uzupe∏nieƒ

wystawione w zwiàzku z powo∏aniem do zawodowej s∏u˝by wojskowej lub s∏u˝by kandydackiej;

c) pe∏ni zawodowà s∏u˝b´ wojskowà w urz´dzie

Ministra Obrony Narodowej, z wyjàtkiem Sztabu Generalnego Wojska Polskiego,

6) dokument potwierdzajàcy z∏o˝enie przysi´gi wojskowej;

d) pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu

Ministerstwa Obrony Narodowej w∏aÊciwego

do spraw kadr,

7) wnioski sk∏adane w ramach kontraktu na pe∏nienie

s∏u˝by terminowej o zawarcie kolejnego kontraktu

na pe∏nienie s∏u˝by terminowej lub kontraktu na

pe∏nienie s∏u˝by sta∏ej;

e) pe∏ni zawodowà s∏u˝b´ wojskowà na stanowisku s∏u˝bowym w instytucji cywilnej, o której

mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,

8) kopie dor´czonych ˝o∏nierzowi zawodowemu kart

opisu stanowisk s∏u˝bowych, zajmowanych

w trakcie pe∏nienia zawodowej s∏u˝by wojskowej;

f) pe∏ni zawodowà s∏u˝b´ wojskowà na stanowisku s∏u˝bowym aplikanta, asesora lub s´dziego

w sàdzie wojskowym albo aplikanta, asesora

lub prokuratora w wojskowej jednostce organizacyjnej prokuratury,

9) wnioski o udzielenie urlopu okolicznoÊciowego,

o którym mowa w art. 62 ust. 12 ustawy, lub macierzyƒskiego;

g) pe∏ni zawodowà s∏u˝b´ wojskowà na stanowisku poza granicami kraju;

2) organach kadrowych jednostek wojskowych, na

których ewidencji pozostajà;

10) wnioski o zwolnienie od zaj´ç s∏u˝bowych w celu

sprawowania osobistej opieki nad najbli˝szym

cz∏onkiem rodziny;

11) wnioski o udzielenie zezwolenia na podj´cie pracy

zarobkowej lub prowadzenie dzia∏alnoÊci gospodarczej;

12) wnioski o zezwolenie na przynale˝noÊç do stowarzyszeƒ lub innych organizacji zagranicznych lub

mi´dzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;

13) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o

a) zamiarze wyjazdu i pobytu za granicà w celach

niezwiàzanych z zawodowà s∏u˝bà wojskowà

oraz decyzje w tych sprawach,

b) przynale˝noÊci do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,

c) pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w zwiàzku z jej pobieraniem;

14) oÊwiadczenia o wyra˝eniu zgody na wyznaczenie

na stanowisko s∏u˝bowe w instytucjach cywilnych,

o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy;

15) oÊwiadczenia o odmowie pe∏nienia zawodowej

s∏u˝by wojskowej na równorz´dnym lub wy˝szym

stanowisku s∏u˝bowym;

16) wnioski organu wojskowego o dokonanie wypowiedzenia stosunku s∏u˝bowego zawodowej s∏u˝by wojskowej;

17) wypowiedzenia stosunku s∏u˝bowego zawodowej

s∏u˝by wojskowej dokonane przez organ wojskowy lub ˝o∏nierza zawodowego;

Poz. 217

§ 13. Odpisy lub kserokopie dokumentów w∏àczanych do teczki akt personalnych potwierdza si´ odciskiem piecz´ci urz´dowej jednostki wojskowej oraz datà, imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby potwierdzajàcej ich zgodnoÊç z orygina∏em.

§ 14. 1. Dokumenty obcoj´zyczne podlegajàce w∏àczeniu do teczki akt personalnych w∏àcza si´ po dostarczeniu ich przez ˝o∏nierza zawodowego do organu

kadrowego wraz z t∏umaczeniem na j´zyk polski dokonanym przez t∏umacza przysi´g∏ego.

2. Koszty t∏umaczenia dokumentów, o których mowa w ust. 1, ˝o∏nierzy zawodowych, którzy zostali skierowani przez organ wojskowy na studia, nauk´, kurs,

sta˝ naukowy lub specjalizacj´, pokrywa si´ z bud˝etu

Ministerstwa Obrony Narodowej, na podstawie odr´bnych przepisów.

§ 15. W zeszycie ewidencyjnym wpisuje si´ dane

personalne ˝o∏nierza zawodowego na podstawie dokumentów aktualizujàcych zgodnie z opisem rubryk.

Rozdzia∏ 4

Sposób prowadzenia kartoteki ewidencyjnej

18) wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku

s∏u˝bowego zawodowej s∏u˝by wojskowej oraz

stanowisko w tej sprawie w∏aÊciwego organu kadrowego;

§ 16. Kartotek´ ewidencyjnà prowadzi si´ w organie uprawnionym do wyznaczenia ˝o∏nierza na stanowisko s∏u˝bowe oraz w jednostce wojskowej, na ewidencji której pozostaje. Przepis § 4 ust. 3 zdanie pierwsze stosuje si´ odpowiednio.

19) wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku s∏u˝bowego zawodowej s∏u˝by wojskowej;

§ 17. W kartotece ewidencyjnej prowadzi si´ karty

ewidencyjne

20) decyzje i rozkazy personalne i finansowe oraz wyciàgi z nich, inne ni˝ wymienione w § 8 pkt 1;

1) ˝o∏nierzy zawodowych zajmujàcych stanowiska

s∏u˝bowe w jednostce wojskowej;

21) wyciàg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki

wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej,

o obj´ciu obowiàzków s∏u˝bowych, o rozliczeniu

i skierowaniu do wojskowego komendanta uzupe∏nieƒ w∏aÊciwego dla miejsca zamieszkania oraz

inne dokumenty personalno-finansowe zwiàzane

ze zwolnieniem z zawodowej s∏u˝by wojskowej;

2) ˝o∏nierzy zawodowych b´dàcych w rezerwie kadrowej lub dyspozycji oraz wykonujàcych zadania

s∏u˝bowe w jednostce wojskowej;

22) podpisane umowy

a) z ˝o∏nierzem zawodowym, który zosta∏ skierowany przez organ wojskowy na studia, nauk´,

kurs, sta˝ naukowy lub specjalizacj´ w kraju lub

za granicà,

b) z ˝o∏nierzem zawodowym, który uzyska∏ pomoc

na nauk´ od organów wojskowych,

c) z kandydatem na ˝o∏nierza zawodowego pobierajàcego nauk´ w wojskowej placówce edukacyjnej;

23) dokumenty dotyczàce sprawdzianu sprawnoÊci

fizycznej powodujàce skutki kadrowe;

24) inne dokumenty w formie pism, oÊwiadczeƒ,

wniosków lub notatek s∏u˝bowych — dotyczàce

spraw personalnych i finansowych.

3) kandydatów na ˝o∏nierzy zawodowych.

§ 18. 1. Karty ewidencyjne uk∏ada si´ w kartotece

ewidencyjnej oddzielnie dla ˝o∏nierzy zawodowych

wyznaczonych na stanowiska s∏u˝bowe, b´dàcych

w rezerwie kadrowej lub dyspozycji oraz wykonujàcych zadania s∏u˝bowe. W ramach ka˝dej z wymienionych grup karty ewidencyjne uk∏ada si´ korpusami kadry zawodowej, a w ramach ka˝dego korpusu — alfabetycznie.

2. Karty ewidencyjne kandydatów na ˝o∏nierzy zawodowych uk∏ada si´ alfabetycznie.

§ 19. Ksi´g´ etatowà jednostki wojskowej prowadzi si´ w jednostce wojskowej.

§ 20. W ksi´dze etatowej jednostki wojskowej prowadzi si´ obsad´ wszystkich stanowisk s∏u˝bowych

wyst´pujàcych w etacie jednostki wojskowej. Wpisuje

si´ w niej stanowiska s∏u˝bowe wed∏ug kolejnoÊci,

w jakiej wyst´pujà w etacie jednostki wojskowej.

§ 21. W organach kadrowych jednostek wojskowych, których dowódcy posiadajà uprawnienia do

wyznaczania na stanowiska s∏u˝bowe, prowadzi si´

ksi´g´ etatowà podleg∏ych jednostek wojskowych, zawierajàcà nazwy stanowisk s∏u˝bowych, w stosunku

do których kompetencje kadrowe w zakresie wyznaczania na stanowiska s∏u˝bowe posiada ten dowódca

oraz jego prze∏o˝eni.

§ 22. Ksi´g´ etatowà jednostki wojskowej aktualizuje si´ na podstawie decyzji (rozkazów personalnych)

oraz zarzàdzeƒ i rozkazów organizacyjnych.

Rozdzia∏ 5

Poz. 217

§ 26. Jednostki organizacyjne kierujàce na studia,

nauk´, kurs, sta˝ lub specjalizacj´ w kraju i za granicà,

po ich zakoƒczeniu, przekazujà dokumenty wydane

przez placówki edukacyjne do organów kadrowych

prowadzàcych teczk´ akt personalnych oraz kopi´

tych dokumentów do jednostek wojskowych, na których ewidencji ˝o∏nierze zawodowi pozostajà.

§ 27. Jednostkami i komórkami organizacyjnymi,

o których mowa w § 23, gromadzàcymi informacje aktualizujàce dokumenty ewidencyjne sà

1) departament Ministerstwa Obrony Narodowej

w∏aÊciwy do spraw kadr w zakresie

a) zmian stopni wojskowych oficerów,

Obieg informacji aktualizujàcych ewidencj´

wojskowà ˝o∏nierzy zawodowych

§ 23. èród∏a informacji aktualizujàcych dokumenty

ewidencyjne w ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych w czasie pokoju znajdujà si´ w jednostkach

organizacyjnych podleg∏ych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, przedsi´biorstwach paƒstwowych, dla których jest on organem za∏o˝ycielskim, oraz komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz u innych podmiotów.

§ 24. èród∏a informacji, o których mowa w § 23,

znajdujàce si´ u innych podmiotów mogà dotyczyç

1) zmian miejsca zamieszkania lub adresu;

2) zmian stanu cywilnego;

3) zmian stanu rodzinnego;

4) zmian nazwiska lub imienia;

5) przebiegu pracy zawodowej;

6) uzyskiwania bez poÊrednictwa jednostek wojskowych

a) wykszta∏cenia w cywilnych placówkach edukacyjnych,

b) stopni naukowych,

c) tytu∏ów naukowych, specjalizacji (uprawnieƒ)

zawodowych,

d) orderów i odznaczeƒ paƒstwowych oraz odznak;

7) odznaczeƒ nadawanych przez organy organizacji

mi´dzynarodowych lub innych paƒstw;

8) innych dokumentów lub adnotacji urz´dowych.

§ 25. W przypadkach, o których mowa w § 24, ˝o∏nierz zawodowy, którego informacja dotyczy, przekazuje t´ informacj´ organowi kadrowemu, przedstawiajàc jednoczeÊnie stosowne dokumenty stanowiàce

podstaw´ aktualizacji ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy

zawodowych.

b) nadawania orderów i odznaczeƒ paƒstwowych,

medali resortowych oraz odznak,

c) przenoszenia do rezerwy kadrowej,

d) kierowania na studia, nauk´, kurs, sta˝ naukowy lub specjalizacj´ w kraju i za granicà,

e) wyznaczania na stanowiska s∏u˝bowe w kraju

(w zakresie posiadanych kompetencji),

f) wyznaczania i skierowania na stanowiska s∏u˝bowe poza granicami paƒstwa,

g) zwalniania ˝o∏nierzy zawodowych z zawodowej

s∏u˝by wojskowej i przenoszenia do dyspozycji

lub skreÊlania z ewidencji wojskowej (w zakresie posiadanych kompetencji),

h) powo∏ania do zawodowej s∏u˝by wojskowej;

2) zarzàd Sztabu Generalnego Wojska Polskiego w∏aÊciwy w sprawach osobowych w zakresie

a) wyznaczania na stanowiska w kraju (w zakresie

posiadanych kompetencji),

b) kierowania do zawodowej s∏u˝by wojskowej

poza granicami paƒstwa;

3) organy kadrowe jednostek wojskowych, w których

prowadzone sà teczki akt personalnych w odniesieniu do informacji aktualizujàcej o ˝o∏nierzu zawodowym zgromadzonej w czasie pe∏nienia przez

niego zawodowej s∏u˝by wojskowej — w zakresie

a) zawierania kontraktów,

b) wyznaczania na stanowiska s∏u˝bowe,

c) opinii s∏u˝bowych,

d) zmian stopni wojskowych,

e) informacji dotyczàcych spraw personalnych

stwierdzonych w rozkazach dziennych tych dowódców,

f) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez prze∏o˝onych ˝o∏nierza zawodowego lub pracowników organu kadrowego,

w szczególnoÊci w formie decyzji, rozkazów,

oÊwiadczeƒ, wniosków, notatek s∏u˝bowych

i zawiadomieƒ,

g) informacji dotyczàcych rozpocz´cia i ukoƒczenia szkolenia, uzyskanego wykszta∏cenia, uzyskanych stopni naukowych, specjalizacji lekarskich, ukoƒczenia aplikacji s´dziowskiej, prokuratorskiej lub innej,

h) informacji i dokumentów nades∏anych z sàdów, prokuratur, ˚andarmerii Wojskowej i innych organów,

i) orzeczeƒ wojskowych komisji lekarskich,

j) zwolnieƒ z zawodowej s∏u˝by wojskowej,

k) powo∏ania do zawodowej s∏u˝by wojskowej

w korpusie szeregowych zawodowych;

4) organy kadrowe wojskowych placówek edukacyjnych kszta∏càcych kandydatów na ˝o∏nierzy zawodowych, w odniesieniu do s∏uchaczy tych szkó∏ —

w zakresie

a) przebiegu wojskowej s∏u˝by niezawodowej,

b) zmian stopni wojskowych,

c) opinii s∏u˝bowych sporzàdzonych przez uprawnionych prze∏o˝onych,

d) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez prze∏o˝onych kandydata na ˝o∏nierza zawodowego lub pracowników organu

kadrowego, w szczególnoÊci w postaci oÊwiadczeƒ, wniosków, notatek s∏u˝bowych i zawiadomieƒ;

5) inne, niewymienione w pkt 1—4 organy, w zakresie posiadanych kompetencji, je˝eli wytwarzane

przez nie dokumenty majà wp∏yw na aktualizacj´

dokumentów ewidencyjnych ˝o∏nierzy zawodowych lub przebieg ich s∏u˝by.

§ 28. Wojskowy komendant uzupe∏nieƒ przekazuje

dokumenty okreÊlone w odr´bnych przepisach

1) komendantowi w∏aÊciwej placówki edukacyjnej,

je˝eli ˝o∏nierz lub osoba jest powo∏ywana do czynnej s∏u˝by wojskowej pe∏nionej jako s∏u˝ba kandydacka;

2) dowódcy jednostki wojskowej, który zawiera kontrakt z ˝o∏nierzem lub osobà powo∏ywanà do zawodowej s∏u˝by wojskowej, je˝eli ˝o∏nierz lub osoba jest powo∏ywana do zawodowej s∏u˝by wojskowej z rezerwy.

§ 29. Organy kadrowe jednostek wojskowych, których dowódcy posiadajà kompetencje kadrowe, bie˝àco aktualizujà prowadzone przez siebie dokumenty

ewidencyjne. Organy te przesy∏ajà wytworzone u siebie êród∏owe, aktualne dokumenty ewidencyjne do organu kadrowego jednostki wojskowej, gdzie jest prowadzona teczka akt personalnych ˝o∏nierza zawodowego. Organ, do którego przes∏ano dokumenty, niezw∏ocznie aktualizuje prowadzone dokumenty ewidencyjne.

§ 30. Karty ewidencyjne ˝o∏nierza zawodowego,

prowadzone w organie kadrowym jednostki wojsko-

Poz. 217

wej, której dowódca posiada kompetencje do wyznaczenia na stanowisko s∏u˝bowe, przesy∏a si´ do organu kadrowego prowadzàcego jego teczk´ akt personalnych po wyznaczeniu go na nowe stanowisko s∏u˝bowe, je˝eli po tym wyznaczeniu ustaje obowiàzek jej

prowadzenia w dotychczasowym organie kadrowym.

§ 31. 1. Karty ewidencyjne ˝o∏nierza zawodowego

przeniesionego do rezerwy kadrowej przesy∏a si´ do

organu kadrowego prowadzàcego teczk´ akt personalnych ˝o∏nierza zawodowego.

2. Karty ewidencyjne ˝o∏nierza zawodowego przeniesionego do dyspozycji przesy∏a si´ wraz z teczkà

akt personalnych do organu kadrowego jednostki

wojskowej, której dowódca wykonuje decyzj´ o zwolnieniu ˝o∏nierza zawodowego z zawodowej s∏u˝by

wojskowej.

§ 32. Karty ewidencyjne i teczk´ akt personalnych

˝o∏nierza zawodowego, w stosunku do którego zosta∏a

podj´ta decyzja o zwolnieniu z zawodowej s∏u˝by wojskowej lub zaistnia∏y przes∏anki do skreÊlenia go z ewidencji wojskowej, organy kadrowe, w których by∏a

prowadzona jego teczka akt personalnych, przesy∏ajà

niezw∏ocznie do organu kadrowego jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzj´ (rozkaz) o zwolnieniu tego ˝o∏nierza zawodowego z zawodowej s∏u˝by wojskowej lub skreÊleniu z ewidencji wojskowej.

§ 33. Dowódca, który wykona∏ decyzj´ (rozkaz)

o zwolnieniu ˝o∏nierza zawodowego z zawodowej

s∏u˝by wojskowej lub skreÊleniu go z ewidencji wojskowej, przesy∏a

1) teczk´ akt personalnych ˝o∏nierza zawodowego

posiadajàcego stopieƒ wojskowy do pu∏kownika

(komandora) w∏àcznie — po aktualizacji tej teczki

i kart ewidencyjnych oraz w∏àczeniu do niej dwóch

egzemplarzy tych kart — do wojskowego komendanta uzupe∏nieƒ, w∏aÊciwego dla miejsca zamieszkania by∏ego ˝o∏nierza zawodowego;

2) teczk´ akt personalnych ˝o∏nierza zawodowego

posiadajàcego stopieƒ wojskowy genera∏a brygady (kontradmira∏a) lub wy˝szy — po aktualizacji tej

teczki i kart ewidencyjnych oraz w∏àczeniu do niej

dwóch egzemplarzy tych kart — do komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej w∏aÊciwej do spraw kadr. Po ukoƒczeniu szeÊçdziesiàtego roku ˝ycia teczk´ akt personalnych ˝o∏nierza

zawodowego posiadajàcego stopieƒ wojskowy

genera∏a brygady (kontradmira∏a) lub wy˝szy przekazuje si´ do archiwum.

§ 34. Ewidencj´ wojskowà ˝o∏nierzy zawodowych

udost´pnia si´

1) dowódcy jednostki wojskowej oraz prze∏o˝onemu

˝o∏nierza zawodowego;

2) szefowi organu kadrowego;

3) ˝o∏nierzowi zawodowemu lub pracownikowi wykonujàcemu zadania zwiàzane z dzia∏alnoÊcià personalnà;

4) osobom zatrudnionym przy prowadzeniu i aktualizowaniu dokumentów ewidencyjnych;

Poz. 217

5) ˝o∏nierzowi zawodowemu, którego dotyczy ta ewidencja.

§ 39. 1. Po przejÊciu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej, w jednostkach wojskowych, w których ˝o∏nierz zawodowy zajmuje stanowisko s∏u˝bowe, prowadzi si´ wy∏àcznie karty ewidencyjne.

§ 35. Udost´pnianie teczek akt personalnych odbywa si´ w nast´pujàcy sposób

2. Z pozosta∏ymi dokumentami ewidencyjnymi post´puje si´ nast´pujàco

1) teczki akt personalnych udost´pniajà pracownicy

zbioru teczek akt personalnych lub osoby wykonujàce zadania zwiàzane z dzia∏alnoÊcià personalnà;

1) zaprzestaje si´ prowadzenia teczek akt personalnych ˝o∏nierzy zawodowych;

2) ka˝de udost´pnienie teczki akt personalnych odnotowuje si´ w karcie wypo˝yczeƒ tej teczki;

3) w przypadku koniecznoÊci uzupe∏nienia dokumentów w wypo˝yczonych teczkach akt personalnych

dokumenty, które majà byç w∏àczone do teczek akt

personalnych, za∏àcza si´ do kart wypo˝yczeƒ;

4) pracownicy organu kadrowego, którzy udost´pniajà teczki akt personalnych, dopilnowujà zwrotu

tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzajà ich kompletnoÊç;

5) adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz

jej kompletnoÊci wpisuje si´ w karcie wypo˝yczeƒ;

6) ˝o∏nierz zawodowy korzysta ze swojego uprawnienia w obecnoÊci pracownika zbioru teczek akt personalnych lub osoby wykonujàcej zadania zwiàzane z dzia∏alnoÊcià personalnà.

§ 36. Udost´pnianie kart ewidencyjnych odbywa

si´ w nast´pujàcy sposób

1) karty ewidencyjne ˝o∏nierzy zawodowych sà udost´pniane na terenie jednostki wojskowej przez

pracowników organu kadrowego prowadzàcych

kartotek´ ewidencyjnà;

2) karty ewidencyjne udost´pnia si´ za pokwitowaniem;

3) w przypadku koniecznoÊci dokonania wpisów

w udost´pnionej karcie ewidencyjnej dokonuje si´

ich niezw∏ocznie po jej zwrocie;

4) pracownicy organu kadrowego, którzy prowadzà

kartotek´ ewidencyjnà, dopilnowujà zwrotu kart

ewidencyjnych w ustalonym terminie.

§ 37. Udost´pnianie ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych innym podmiotom, ni˝ wymienione

w § 34, odbywa si´ na podstawie odr´bnych przepisów.

Rozdzia∏ 6

PrzejÊcie z pokojowego na wojenny system

prowadzenia ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy

zawodowych

§ 38. PrzejÊcia z pokojowego na wojenny system

prowadzenia ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych dokonuje si´ z dniem og∏oszenia mobilizacji lub

wprowadzenia stanu wojennego.

2) teczki akt personalnych, karty ewidencyjne oraz rejestry alfabetyczne teczek akt personalnych i kart

ewidencyjnych, a tak˝e ksi´gi etatowe jednostek

wojskowych przekazuje si´ do

a) Centralnego Archiwum Wojskowego — z departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej

w∏aÊciwego do spraw kadr, zarzàdu Sztabu

Generalnego Wojska Polskiego w∏aÊciwego

do spraw osobowych oraz Dowództwa Operacyjnego Si∏ Zbrojnych i Inspektoratu

Wsparcia Si∏ Zbrojnych, a tak˝e Akademii

Obrony Narodowej i Wojskowej Akademii

Technicznej,

b) w∏aÊciwego archiwum okreÊlonego odr´bnymi

przepisami — odpowiednio z pozosta∏ych organów.

3. Dokumenty niewymienione w ust. 2 pkt 2 pozostajà w jednostce wojskowej.

§ 40. 1. Przekazany przez organ kadrowy rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych jest jednoczeÊnie spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych

oraz protoko∏em ich przekazania.

2. W rejestrze alfabetycznym teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych przekazujàcy te teczki i karty zaznacza te, które sà przekazywane, a na ostatniej

stronie wpisuje

1) kto i komu przekazuje teczki akt personalnych i karty ewidencyjne, podajàc stopieƒ wojskowy, imi´

i nazwisko, nazw´ stanowiska s∏u˝bowego przekazujàcego i przyjmujàcego;

2) co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych,

karty ewidencyjne, rejestr alfabetyczny teczek akt

personalnych i kart ewidencyjnych);

3) liczb´ przekazanych teczek akt personalnych i kart

ewidencyjnych oraz liczb´ przekazanych paczek

z tymi dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul

tajnoÊci i opisem tych paczek;

4) dat´ przekazania.

3. Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza si´ nazwiska i imiona oraz podpisy przekazujàcego

i przyjmujàcego z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk s∏u˝bowych i okreÊleniem jednostek wojsko-

Rozdzia∏ 7

wych, w których pe∏nià zawodowà s∏u˝b´ wojskowà.

Mi´dzy podpisami odciska si´ piecz´ç urz´dowà jednostki przyjmujàcej.

Przepisy przejÊciowe i koƒcowe

§ 41. 1. Archiwa, o których mowa w § 39 ust. 2

pkt 2, wystawiajà pokwitowanie odbioru przekazanych

im dokumentów ewidencyjnych.

§ 42. 1. Dotychczasowe dokumenty, b´dàce podstawà prowadzenia ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych, zachowujà wa˝noÊç.

2. Pokwitowanie, o którym mowa w ust. 1, zawierajàce

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, aktualizuje si´ wed∏ug zasad okreÊlonych w rozporzàdzeniu.

1) wyszczególnienie nazw i liczby otrzymanych dokumentów ewidencyjnych,

§ 43. Traci moc rozporzàdzenie Ministra Obrony

Narodowej z dnia 13 wrzeÊnia 2005 r. w sprawie ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych (Dz. U.

Nr 193, poz. 1620).

2) podpis przyjmujàcego z wpisanym jego stopniem

wojskowym, imieniem i nazwiskiem oraz datà i odciÊni´tà piecz´cià urz´dowà jednostki przyjmujàcej

— nale˝y przes∏aç niezw∏ocznie przekazujàcemu dokumenty.

§ 44. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

14 dni od dnia og∏oszenia.

Minister Obrony Narodowej: B. Klich

Za∏àczniki do rozporzàdzenia Ministra Obrony

Narodowej z dnia 6 lutego 2008 r. (poz. 217)

Za∏àcznik nr 1

WZÓR

Za∏àcznik nr 2

WZÓR

Za∏àcznik nr 3

WZÓR

WZÓR

Za∏àcznik nr 4

WZÓR

Za∏àcznik nr 5

WZÓR

Za∏àcznik nr 6

Za∏àcznik nr 7

WZÓR

WZÓR

Za∏àcznik nr 8

Za∏àcznik nr 9

WZÓR

Za∏àcznik nr 10

WZÓR

Za∏àcznik nr 11

WZÓR

Za∏àcznik nr 12

WZÓR

217

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 6 lutego 2008 r.

w sprawie ewidencji wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych

Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia

11 wrzeÊnia 2003 r. o s∏u˝bie wojskowej ˝o∏nierzy zawodowych (Dz. U. Nr 179, poz. 1750, z póên. zm.1)) zarzàdza si´, co nast´puje

Rozdzia∏ 1

Przepisy ogólne