Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych

§ 1. OkreÊla si´ wzór zg∏oszenia zbioru danych do

rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, stanowiàcy za∏àcznik do rozporzàdzenia.

§ 2. Traci moc rozporzàdzenie Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r.

w sprawie wzoru zg∏oszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych

Osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1025).

§ 3. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

6 tygodni od dnia og∏oszenia.

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji

G. Schetyna

Za∏àcznik do rozporzàdzenia Ministra Spraw Wewn´trznych

i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. (poz. 1536)

WZÓR

ZG¸OSZENIE ZBIORU DANYCH DO REJESTRACJI GENERALNEMU

INSPEKTOROWI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

*  — zg∏oszenie zbioru na podstawie art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych

(Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z póên. zm.),

*  — zg∏oszenie zmian na podstawie art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

*  — zg∏oszenie zbioru, w którym b´dà przetwarzane dane okreÊlone w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Nr ...........................................

(nadaje urz´dnik Biura GIODO)

Cz´Êç A. Wniosek

Wnosz´ o wpisanie zbioru danych osobowych o nazwie

................................................................................................................

do Rejestru Zbiorów Danych Osobowych.

Cz´Êç B. Charakterystyka administratora danych

1. Wnioskodawca (administrator danych): ..................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

(nazwa administratora danych i adres jego siedziby lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania wnioskodawcy oraz nr REGON)

2. Przedstawiciel wnioskodawcy, o którym mowa w art. 31a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

(nazwa przedstawiciela administratora danych i adres jego siedziby lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania)

3. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

*  — administrator danych powierzy∏ w drodze umowy zawartej na piÊmie przetwarzanie danych innemu

podmiotowi (art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych),

*  — administrator danych przewiduje powierzenie przetwarzania danych innemu podmiotowi.

W przypadku powierzenia przetwarzania danych innemu podmiotowi, nale˝y podaç nazw´ i adres siedziby

lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

4. Podstawa prawna upowa˝niajàca do prowadzenia zbioru danych

*  — zgoda osoby, której dane dotyczà, na przetwarzanie danych jej dotyczàcych,

*  — przetwarzanie jest niezb´dne do zrealizowania uprawnienia lub spe∏nienia obowiàzku wynikajàcego

z przepisu prawa —

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

*  — przetwarzanie jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczà, jest jej stronà lub

gdy jest to niezb´dne do podj´cia dzia∏aƒ przed zawarciem umowy na ˝àdanie osoby, której dane dotyczà,

*  — przetwarzanie jest niezb´dne do wykonania okreÊlonych prawem zadaƒ realizowanych dla dobra

publicznego — w przypadku odpowiedzi twierdzàcej, nale˝y opisaç te zadania

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

*  — przetwarzanie jest niezb´dne do wype∏nienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych

przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolnoÊci

osoby, której dane dotyczà.

Cz´Êç C. Cel przetwarzania danych, opis kategorii osób, których dane dotyczà, oraz zakres

przetwarzanych danych

5. Cel przetwarzania danych w zbiorze

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

...........................................................................................................*  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

6. Opis kategorii osób, których dane dotyczà

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

7. Zakres przetwarzanych w zbiorze danych o osobach

*  — nazwiska i imiona,

*  — imiona rodziców,

*  — data urodzenia,

*  — miejsce urodzenia,

*  — adres zamieszkania lub pobytu,

*  — numer ewidencyjny PESEL,

*  — Numer Identyfikacji Podatkowej,

*  — miejsce pracy,

*  — zawód,

*  — wykszta∏cenie,

*  — seria i numer dowodu osobistego,

*  — numer telefonu.

8. Inne dane osobowe, oprócz wymienionych w pkt 7, przetwarzane w zbiorze — nale˝y podaç, jakie

......................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

9. Dane przetwarzane w zbiorze

a) ujawniajà bezpoÊrednio lub w kontekÊcie

*  — pochodzenie rasowe,

*  — pochodzenie etniczne,

*  — poglàdy polityczne,

*  — przekonania religijne,

*  — przekonania filozoficzne,

*  — przynale˝noÊç wyznaniowà,

*  — przynale˝noÊç partyjnà,

*  — przynale˝noÊç zwiàzkowà,

*  — stan zdrowia,

*  — kod genetyczny,

*  — na∏ogi,

*  — ˝ycie seksualne,

b) dotyczà

*  — skazaƒ,

*  — mandatów karnych,

*  — orzeczeƒ o ukaraniu,

*  — innych orzeczeƒ wydanych w post´powaniu

sàdowym lub administracyjnym.

JeÊli nie zakreÊlono ˝adnej odpowiedzi, nale˝y przejÊç do pkt 11.

10. Podstawa prawna przetwarzania danych wskazanych w pkt 9

*  — osoby, których dane dotyczà, b´dà wyra˝aç na to zgod´ na piÊmie,

*  — przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie bez zgody osoby, której dane dotyczà, jej

danych osobowych — w przypadku odpowiedzi twierdzàcej, nale˝y podaç odniesienie do przepisu

tej ustawy

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

*  — przetwarzanie danych jest niezb´dne do ochrony ˝ywotnych interesów osoby, której dane dotyczà,

lub innej osoby, gdy osoba, której dane dotyczà, nie jest fizycznie lub prawnie zdolna do wyra˝enia

zgody, do czasu ustanowienia opiekuna prawnego lub kuratora,

*  — przetwarzanie jest niezb´dne do wykonania statutowych zadaƒ koÊcio∏a, innego zwiàzku wyznaniowego, stowarzyszenia, fundacji lub innej niezarobkowej organizacji lub instytucji o celach politycznych, naukowych, religijnych, filozoficznych lub zwiàzkowych, a przetwarzanie danych dotyczy wy∏àcznie cz∏onków tej organizacji lub instytucji albo osób utrzymujàcych z nià sta∏e kontakty w zwiàzku z jej dzia∏alnoÊcià i zapewnione sà pe∏ne gwarancje ochrony przetwarzanych danych — w przypadku odpowiedzi twierdzàcej, nale˝y podaç, jakich

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

*  — przetwarzanie dotyczy danych, które sà niezb´dne do dochodzenia praw przed sàdem,

*  — przetwarzanie jest niezb´dne do wykonania zadaƒ administratora danych odnoszàcych si´ do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest okreÊlony w ustawie,

*  — przetwarzanie jest prowadzone w celu ochrony stanu zdrowia, Êwiadczenia us∏ug medycznych lub

leczenia pacjentów przez osoby trudniàce si´ zawodowo leczeniem lub Êwiadczeniem innych us∏ug

medycznych, zarzàdzania udzielaniem us∏ug medycznych i sà stworzone pe∏ne gwarancje ochrony

danych osobowych,

*  — przetwarzanie dotyczy danych, które zosta∏y podane do wiadomoÊci publicznej przez osob´, której

dane dotyczà,

*  — przetwarzanie jest niezb´dne do prowadzenia badaƒ naukowych, w tym do przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukoƒczenia szko∏y wy˝szej lub stopnia naukowego, a publikowanie wyników badaƒ naukowych uniemo˝liwia identyfikacj´ osób, których dane zosta∏y przetworzone,

*  — przetwarzanie danych jest prowadzone przez stron´ w celu realizacji praw i obowiàzków wynikajàcych z orzeczenia wydanego w post´powaniu sàdowym lub administracyjnym.

Cz´Êç D. Sposób zbierania oraz udost´pniania danych

11. Dane do zbioru b´dà zbierane

*  — od osób, których dotyczà,

*  — z innych êróde∏ ni˝ osoba, której dane dotyczà.

12. Dane ze zbioru b´dà udost´pniane

*  — podmiotom innym ni˝ upowa˝nione na podstawie przepisów prawa.

13. Odbiorcy lub kategorie odbiorców, którym dane mogà byç przekazywane — nale˝y podaç nazw´ i adres

siedziby lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania odbiorcy danych

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

14. Informacja dotyczàca ewentualnego przekazywania danych do paƒstwa trzeciego — nale˝y podaç nazw´

paƒstwa

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

Cz´Êç E. Opis Êrodków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach okreÊlonych

w art. 36—39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych

15. Zbiór danych osobowych jest prowadzony

a) *  — centralnie,

*  — w architekturze rozproszonej,

b) *  — wy∏àcznie w postaci papierowej,

*  — z u˝yciem systemu informatycznego,

c) *  — z u˝yciem co najmniej jednego urzàdzenia systemu informatycznego s∏u˝àcego do przetwarza–

nia danych osobowych po∏àczonego z siecià publicznà (np. Internetem),

*  — bez u˝ycia ˝adnego z urzàdzeƒ systemu informatycznego s∏u˝àcego do przetwarzania danych

osobowych po∏àczonego z siecià publicznà (np. Internetem).

16. Zosta∏y spe∏nione wymogi okreÊlone w art. 36—39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych

osobowych1)

a) *  — zosta∏ wyznaczony administrator bezpieczeƒstwa informacji nadzorujàcy przestrzeganie zasad

ochrony przetwarzanych danych osobowych,

*  — administrator danych sam wykonuje czynnoÊci administratora bezpieczeƒstwa informacji,

b) *  — do przetwarzania danych zosta∏y dopuszczone wy∏àcznie osoby posiadajàce upowa˝nienie nadane przez administratora danych,

c) *  — prowadzona jest ewidencja osób upowa˝nionych do przetwarzania danych,

d) *  — zosta∏a opracowana i wdro˝ona polityka bezpieczeƒstwa,

e) *  — zosta∏a opracowana i wdro˝ona instrukcja zarzàdzania systemem informatycznym,

f) inne Êrodki, oprócz wymienionych w ppkt a—e, zastosowane w celu zabezpieczenia danych

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................

Cz´Êç F. Informacja o sposobie wype∏nienia warunków technicznych i organizacyjnych, o których mowa

w rozporzàdzeniu Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny

odpowiadaç urzàdzenia i systemy informatyczne s∏u˝àce do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100,

poz. 1024)

17. Zastosowano Êrodki bezpieczeƒstwa na poziomie2)

*  — podstawowym,

*  — podwy˝szonym,

*  — wysokim.

..............................................................

(data, podpis i piecz´ç wnioskodawcy)

ObjaÊnienia

* W przypadku odpowiedzi twierdzàcej nale˝y zakreÊliç kwadrat literà „X”.

1) Administrator danych prowadzàcy zbiór w systemie tradycyjnym (papierowym) zobowiàzany jest do zastosowania Êrodków okreÊlonych w pkt 16 ppkt a—d, a w przypadku prowadzenia zbioru w systemie informatycznym, ponadto Êrodka

okreÊlonego w pkt 16 ppkt e.

2) Nale˝y wskazaç odpowiedni poziom bezpieczeƒstwa okreÊlony w § 6 ww. rozporzàdzenia (UWAGA! Dotyczy wy∏àcznie

administratorów przetwarzajàcych dane w systemie informatycznym)

— je˝eli wnioskodawca przetwarza dane wymienione w pkt 9 zg∏oszenia, nale˝y zastosowaç Êrodki bezpieczeƒstwa przynajmniej na poziomie podwy˝szonym;

— w przypadku gdy przynajmniej jedno urzàdzenie systemu informatycznego s∏u˝àcego do przetwarzania danych osobowych po∏àczone jest z siecià publicznà, nale˝y zastosowaç Êrodki bezpieczeƒstwa na poziomie wysokim;

— w pozosta∏ych przypadkach wystarczajàce jest zastosowanie Êrodków bezpieczeƒstwa na poziomie podstawowym.

Zg∏oszenia mo˝na dokonaç drogà elektronicznà, za pomocà programu komputerowego umo˝liwiajàcego

jego prawid∏owe wype∏nienie, dost´pnego na stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych

Osobowych.

1536

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1)

z dnia 11 grudnia 2008 r.

w sprawie wzoru zg∏oszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych

Osobowych

Na podstawie art. 46a ustawy z dnia 29 sierpnia

1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r.

Nr 101, poz. 926, z póên. zm.2)) zarzàdza si´, co nast´puje

———————

1) Minister

Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — administracja publiczna, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporzàdzenia Prezesa

Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie

szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 216, poz. 1604).

2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y

og∏oszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r.

Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708

i 711 oraz z 2007 r. Nr 165, poz. 1170 i Nr 176, poz. 1238.