Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla

1) struktur´ i sposób sporzàdzania pism w formie

dokumentów elektronicznych;

2) warunki organizacyjno-techniczne dor´czania

pism w formie dokumentów elektronicznych,

w tym form´ urz´dowego poÊwiadczania odbioru

tych pism przez ich adresata;

3) sposób udost´pniania kopii dokumentów elektronicznych.

§ 2. OkreÊlenia u˝yte w rozporzàdzeniu oznaczajà

1) struktura logiczna dokumentu elektronicznego —

sposób u∏o˝enia informacji w dokumencie elektronicznym zdefiniowany poprzez okreÊlenie elementów informacyjnych tego dokumentu oraz powiàzaƒ mi´dzy nimi;

wynikajàcymi z przepisów prawa oraz rodzaju

spraw za∏atwianych przez podmiot publiczny;

5) urz´dowe poÊwiadczenie odbioru — dane elektroniczne do∏àczone do dor´czanego pisma w formie

dokumentu elektronicznego lub po∏àczone z tym

dokumentem w taki sposób, ˝e jakakolwiek póêniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest

rozpoznawalna.

§ 3. 1. Pisma w formie dokumentów elektronicznych oraz urz´dowe poÊwiadczenie odbioru sporzàdza si´ w strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych w formie zgodnej z formatami danych okreÊlonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18

pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji

dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65

i Nr 73, poz. 501), zwanej dalej „ustawà o informatyzacji”, i podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym.

2) struktura fizyczna dokumentu elektronicznego —

wynik przetworzenia, w tym kodowania i szyfrowania, informacji zawartych w dokumencie elektronicznym na dane w uk∏adzie bitowym (format

danych);

2. Sporzàdzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostaç opatrzone danymi pozwalajàcymi na

ustalenie wa˝noÊci certyfikatów kwalifikowanych

w momencie z∏o˝enia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji zgodnie ze specyfikacjà technicznà ETSI TS 101 903 1.3.2

lub nowszà.

3) wyró˝nik — element struktury logicznej dokumentu elektronicznego s∏u˝àcy do automatyzacji obs∏ugi pism w formie elektronicznej, a w szczególnoÊci pozwalajàcy na automatyczne ich przekazywanie wed∏ug kompetencji w∏aÊciwym organom;

3. Przy sporzàdzaniu pism w formie dokumentu

elektronicznego wykorzystuje si´ wzory dokumentów

elektronicznych, które zawierajà wyró˝nik okreÊlajàcy

szczegó∏owo zakres u˝ytkowy dokumentu elektronicznego.

4) zakres u˝ytkowy dokumentu elektronicznego —

zawartoÊç dokumentu elektronicznego zdefiniowanà przez okreÊlenie struktury logicznej dokumentu elektronicznego zgodnie z wymaganiami

4. Minister w∏aÊciwy do spraw informatyzacji tworzy i udost´pnia organom administracji publicznej

centralne repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych. W centralnym repozytorium

umieszcza si´, przechowuje i udost´pnia wzory pism,

które

———————

1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).

2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y

og∏oszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r.

Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 169, poz. 1387,

z 2003 r. Nr 130, poz. 1188 i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r.

Nr 162, poz. 1692 oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565, Nr 78,

poz. 682 i Nr 181, poz. 1524.

1) spe∏niajà wymagania okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji;

2) spe∏niajà wymagania okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji;

3) uwzgl´dniajà niezb´dne elementy struktury dokumentów elektronicznych okreÊlone w przepisach

wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy

z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97,

poz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217

i Nr 220, poz. 1600).

5. Organy administracji publicznej przekazujà do

centralnego repozytorium oraz udost´pniajà w Biuletynie Informacji Publicznej wzory pism w formie dokumentów elektronicznych. Przy sporzàdzaniu wzorów

pism stosuje si´ mi´dzynarodowe standardy dotyczàce sporzàdzania dokumentów elektronicznych przez

organy administracji publicznej, z uwzgl´dnieniem koniecznoÊci podpisywania ich bezpiecznym podpisem

elektronicznym. Minister w∏aÊciwy do spraw informatyzacji udost´pnia w Biuletynie Informacji Publicznej

zasady tworzenia wyró˝ników, o których mowa

w ust. 3.

6. Niezale˝nie od obowiàzku wynikajàcego z ust. 5

organy administracji publicznej mogà prowadziç w∏asne lub wspólnie z innymi organami administracji publicznej repozytoria wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych.

7. Je˝eli wzór podania okreÊlajà odr´bne przepisy,

to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego

przez organy administracji publicznej w centralnym

repozytorium jest równoznaczne z okreÊleniem wzoru

wnoszenia podaƒ — pism w postaci dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art. 63 § 3a pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania

administracyjnego.

§ 4. 1. W celu dor´czenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej

przesy∏a na adres elektroniczny adresata informacj´

zawierajàcà

1) wskazanie, ˝e adresat mo˝e odebraç pismo w formie dokumentu elektronicznego;

2) wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat mo˝e pobraç pismo i pod którym powinien dokonaç potwierdzenia dor´czenia pisma;

3) pouczenie dotyczàce sposobu odbioru pisma,

a w szczególnoÊci sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji

o wymogu podpisania urz´dowego poÊwiadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

2. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym nast´puje poprzez podanie kodu dost´pu,

którym mo˝e byç w szczególnoÊci indywidualny identyfikator, has∏o lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane

przez organ administracji publicznej, lub za pomocà

bezpiecznego podpisu elektronicznego i zwiàzanego

z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma.

3. Po prawid∏owo zakoƒczonym procesie autoryzacji adresat pisma potwierdza odebranie pisma poprzez opatrzenie urz´dowego poÊwiadczenia odbioru

bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Poz. 1664

4. Urz´dowe poÊwiadczenie odbioru okreÊla

1) pe∏nà nazw´ podmiotu wystawiajàcego poÊwiadczenie;

2) pe∏nà nazw´ podmiotu, któremu dor´cza si´ dokument elektroniczny (adresata);

3) dat´ i czas podpisania bezpiecznym podpisem

elektronicznym urz´dowego poÊwiadczenia odbioru oraz datà odbioru wpisanà przez adresata;

4) oznaczenie sprawy;

5) oznaczenie pisma, którego dotyczy.

5. Po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi

dor´czeƒ pism udost´pnia do pobrania pismo wraz

z urz´dowym poÊwiadczeniem odbioru, nie póêniej

ni˝ w ciàgu 10 sekund od zakoƒczenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata.

6. System teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi

dor´czeƒ pism zapisuje dane niezb´dne do okreÊlenia

czasu wystawienia urz´dowego poÊwiadczenia odbioru oraz odbioru pism.

7. Do przesy∏ania kodów dost´pu, pism oraz potwierdzania dor´czeƒ organy administracji publicznej

wykorzystujà bezpieczny kana∏ komunikacji oparty na

jednym z protoko∏ów okreÊlonych przepisami wydanymi na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji albo na protokole https oraz zapisujà dane niezb´dne do okreÊlenia czasu wys∏ania oraz dotarcia pisma

do komputera adresata.

8. System teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi

dor´czeƒ pism zapewnia oznaczanie pism w postaci

dokumentów elektronicznych danymi stwierdzajàcymi wa˝noÊç kwalifikowanych certyfikatów i czas ich

weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeƒ za pomocà

systemu teleinformatycznego nale˝y

1) spe∏niaç, co najmniej, wymagania zgodnie z normà Europejskiego Instytutu Standaryzacyjnego

CEN-CWA 14167-1 (marzec 2003) lub nowszà;

2) wykorzystywaç bezpieczne modu∏y kryptograficzne (HSM), spe∏niajàce wymagania normy

FIPS 140-2 poziom 3 lub CEN-CWA 14167-2 lub

nowszà, w szczególnoÊci poprzez

a) zapewnienie generowania i przechowywania

materia∏u kryptograficznego s∏u˝àcego do

oznaczania danymi stwierdzajàcymi wa˝noÊç

certyfikatów kwalifikowanych,

b) ochron´ przed nieuprawnionym dost´pem,

w bezpiecznej obudowie odpornej na nieuprawnionà ingerencj´ z zewnàtrz,

c) zabezpieczenie przed nieuprawnionà ingerencjà przez zniszczenie materia∏u kryptograficznego w przypadku jej wykrycia;

3) wykorzystywaç urzàdzenia udost´pniajàce urz´dowy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozporzàdzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki

Spo∏ecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie sposobów rozpowszechniania sygna∏ów czasu urz´dowego i uniwersalnego czasu koordynowanego

UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548);

4) wykorzystywaç algorytmy szyfrowe z d∏ugoÊcià

klucza co najmniej 2040 bitów.

§ 5. 1. Organ administracji publicznej wykorzystuje do dor´czania pism w formie dokumentu elektronicznego system teleinformatyczny spe∏niajàcy wymagania techniczne i organizacyjne okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy

o informatyzacji. System ten w szczególnoÊci uzale˝nia zapoznanie si´ przez odbiorc´ z treÊcià pisma od

z∏o˝enia bezpiecznego podpisu elektronicznego na

urz´dowym poÊwiadczeniu odbioru.

2. System teleinformatyczny umo˝liwia automatyczne generowanie informacji wskazujàcych pisma

dor´czane za pomocà Êrodków komunikacji elektronicznej, co do których nie wp∏yn´∏o potwierdzone

urz´dowe poÊwiadczenie odbioru w terminie okreÊlonym w art. 46 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. —

Kodeks post´powania administracyjnego.

3. System teleinformatyczny umo˝liwia udost´pnianie pism i urz´dowych poÊwiadczeƒ odbioru oraz

ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych dor´czonych poszczególnym adresatom oraz urz´dowych poÊwiadczeƒ odbioru, a tak˝e czasu podpisania

urz´dowego poÊwiadczenia odbioru oraz dotarcia wys∏anego pisma do komputera adresata.

4. Organ administracji publicznej przechowuje

otrzymane i potwierdzone urz´dowe poÊwiadczenia

odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki obowiàzany jest przechowywaç pismo, którego dotyczy to

poÊwiadczenie.

5. Za dat´ dor´czenia pisma w formie dokumentu

elektronicznego wysy∏anego przez organ administracji

publicznej uwa˝a si´ dzieƒ podpisania urz´dowego

poÊwiadczenia odbioru.

6. Organ administracji publicznej nieodp∏atnie

udost´pnia oprogramowanie, które umo˝liwia

1) prezentacj´ umo˝liwiajàcà odczytanie przesy∏anego pisma wraz z weryfikacjà bezpiecznego podpisu osoby, która podpisa∏a pismo;

Poz. 1664

wiajàcà obs∏ug´ systemu teleinformatycznego do dor´czeƒ dla organów administracji rzàdowej. Inne organy administracji publicznej mogà upowa˝niç, w drodze porozumienia, ministra w∏aÊciwego do spraw informatyzacji do obs∏ugi dor´czeƒ dotyczàcych tych organów.

8. Dor´czenia dokonywane za pomocà upowa˝nionej elektronicznej skrzynki podawczej uwa˝a si´ za dokonywane przez organ administracji publicznej, który

wystawi∏ upowa˝nienie.

9. Elektroniczna skrzynka podawcza, nie póêniej

ni˝ w czasie 2 godzin od dor´czenia dokumentu, przekazuje w∏aÊciwym organom administracji publicznej

urz´dowe poÊwiadczenia odbioru.

§ 6. Je˝eli adresatem pisma w formie dokumentu

elektronicznego jest organ administracji publicznej,

dor´czenie nast´puje na warunkach i w formie okreÊlonych w przepisach wydanych na podstawie art. 16

ust. 3 ustawy o informatyzacji.

§ 7. 1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych sporzàdza si´ i udost´pnia w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym

podpisem elektronicznym osoby sporzàdzajàcej kopi´, a sk∏adajàcego si´ z treÊci udost´pnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych

okreÊlajàcych co najmniej informacj´, kto sporzàdzi∏

kopi´, dat´ jej sporzàdzenia oraz nazw´ urz´du i jego

adres. Elementy informacyjne dokumentu muszà byç

zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporzàdzajàcej kopie.

2. Pisma w formie dokumentów elektronicznych

mogà byç tak˝e udost´pniane w postaci elektronicznej

kopii dokumentu oryginalnego, o ile zosta∏y podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres

wa˝noÊci kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego

weryfikacj´ przez odbiorc´.

3. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego mo˝e byç sporzàdzona w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego.

4. Do sporzàdzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych stosuje si´ odpowiednio przepisy

ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania administracyjnego dotyczàce uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.

2) weryfikacj´ autentycznoÊci urz´dowego poÊwiadczenia odbioru i prezentacj´ czasu podpisania potwierdzenia;

5. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 1 i 2, mogà byç udost´pnione za poÊrednictwem Êrodków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych noÊnikach danych.

3) weryfikacj´ bezpiecznego podpisu elektronicznego osoby odbierajàcej pismo, która podpisa∏a

urz´dowe poÊwiadczenie odbioru.

§ 8. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

6 miesi´cy od dnia og∏oszenia.

7. Minister w∏aÊciwy do spraw informatyzacji mo˝e utworzyç elektronicznà skrzynk´ podawczà umo˝li-

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji

L. Dorn

1664

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1)

z dnia 27 listopada 2006 r.

w sprawie sporzàdzania i dor´czania pism w formie dokumentów elektronicznych

Na podstawie art. 391 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania administracyjnego

(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z póên. zm.2)) zarzàdza si´, co nast´puje