Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

§ 3. 1. Dla ka˝dego dokumentu elektronicznego podaje si´ wartoÊci metadanych okreÊlonych w § 2 ust. 2

pkt 1—7.

2. WartoÊci metadanych, o których mowa w § 2

ust. 2 pkt 8—14, podaje si´, je˝eli zosta∏y przypisane

do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.

§ 4. Dodatkowe objaÊnienia niezb´dne do prawid∏owego uporzàdkowania metadanych oraz wynikajàce z najlepszej praktyki przyk∏ady prawid∏owego uporzàdkowania metadanych zamieszcza si´ na stronie

Poz. 1517 i 1518

podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra

w∏aÊciwego do spraw informatyzacji.

§ 5. Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych ni˝ okreÊlone w § 2

ust. 2 nie mo˝e wp∏ywaç na zmian´ wartoÊci niezb´dnych metadanych ani utrudniaç ich automatycznego

wyodr´bniania.

§ 6. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

6 miesi´cy od dnia og∏oszenia.

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji

L. Dorn

1518

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1)

z dnia 30 paêdziernika 2006 r.

w sprawie szczegó∏owego sposobu post´powania z dokumentami elektronicznymi

Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708

i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla

1) sposób post´powania z dokumentami elektronicznymi powstajàcymi w organach paƒstwowych

i paƒstwowych jednostkach organizacyjnych,

w organach jednostek samorzàdu terytorialnego

i samorzàdowych jednostkach organizacyjnych,

zwanych dalej „podmiotami”, oraz nap∏ywajàcymi do nich;

2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utratà i nieuprawnionymi zmianami;

3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania materia∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych.

§ 2. 1. Dokumenty elektroniczne Êwiadczàce

o wykonywaniu dzia∏alnoÊci podmiotów, powstajàce

w nich lub nap∏ywajàce do nich, je˝eli odzwierciedlajà

przebieg za∏atwiania i rozstrzygania spraw, podlegajà

ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym,

o którym mowa w § 6, i zwane sà dalej „dokumenta———————

1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).

mi ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzà wykaz

rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.

2. Dokumenty ewidencjonowane dzielà si´ na

1) materia∏y archiwalne;

2) inne dokumenty niestanowiàce materia∏ów archiwalnych, które mogà podlegaç brakowaniu po

up∏ywie okresu ich przechowywania, zwane dalej

„dokumentacjà niearchiwalnà”.

3. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e do materia∏ów archiwalnych przekwalifikowaç dokumentacj´ niearchiwalnà, która zyska∏a znaczenie jako êród∏o

informacji o wartoÊci historycznej, z zastrze˝eniem

ust. 4.

4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, dokumentacj´ niearchiwalnà, o której mowa w ust. 3, mo˝e

przekwalifikowaç do materia∏ów archiwalnych organ,

któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.

5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na d∏ugoÊç

okresu ich przechowywania okreÊla za∏àcznik do rozporzàdzenia.

§ 3. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegajà

ewidencjonowaniu, sà usuwane w sposób przyj´ty

w danym podmiocie.

§ 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi

przechowuje si´ ich metadane, o których mowa

w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a

ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawà”, lub

wskazanie na te metadane, je˝eli wskazanie to zapewnia sta∏e przyporzàdkowanie metadanych aktualnych

w dniu wytworzenia dokumentu.

2. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum paƒstwowego albo brakowania wymaga w szczególnoÊci

1) opracowania i aktualizowania szczegó∏owych procedur przechowywania w czasie nie krótszym ni˝

10 lat, z uwzgl´dnieniem bie˝àcego stanu wiedzy

i technologii;

2) przeprowadzania corocznych przeglàdów okreÊlonych w procedurach, o których mowa w pkt 1,

próbki dokumentów ewidencjonowanych;

3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia

dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne noÊniki danych, z uwzgl´dnieniem wyników przeglàdów, o których mowa w pkt 2.

§ 5. 1. Rzeczowà klasyfikacj´ oraz kwalifikacj´ dokumentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na okresy

ich przechowywania zawierajà w∏aÊciwe dla danych

podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt”.

2. Wykazy akt stanowià podstaw´ rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.

Poz. 1518

5) umo˝liwia odczytanie metadanych dla ka˝dego

dokumentu;

6) identyfikuje u˝ytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;

7) zapewnia kontrol´ dost´pu poszczególnych u˝ytkowników do dokumentów i metadanych;

8) umo˝liwia odczytanie bez zniekszta∏ceƒ treÊci dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym dzia∏a system;

9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze

okreÊlonej w przepisach wydanych na podstawie

art. 5 ust. 2a ustawy, ∏àcznie z mo˝liwoÊcià prezentacji tej struktury;

10) zapewnia odtworzenie przebiegu za∏atwiania i rozstrzygania spraw;

11) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z klasyfikowaniem

i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;

12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiàcych dokumentacj´ niearchiwalnà, w tym

a) wyodr´bnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,

b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji

niearchiwalnej, o którym mowa w § 11 ust. 1

pkt 2;

§ 6. Post´powanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi si´ przy u˝yciu systemu teleinformatycznego, który

13) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z przygotowaniem

dokumentów stanowiàcych materia∏y archiwalne

i ich metadanych do przekazania do archiwum

paƒstwowego, w tym

1) zapewnia integralnoÊç treÊci dokumentów i metadanych polegajàcà na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjàtkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych

procedur;

a) wyodr´bnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,

2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw za∏atwionych;

c) eksportuje dokumenty i ich metadane,

3) zabezpiecza przed usuni´ciem dokumentów z systemu, z wyjàtkiem udokumentowanych czynnoÊci

dokonywanych w ramach ustalonych procedur

usuwania dokumentów

a) dla których up∏ynà∏ okres przechowywania

ustalony w wykazie akt,

b) mylnie zapisanych,

c) mogàcych stanowiç zagro˝enie dla prawid∏owego funkcjonowania systemu,

d) których usuni´cie wymagane jest na podstawie

przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sàdu lub ostatecznej decyzji organu administracji;

4) zapewnia sta∏y i skuteczny dost´p do dokumentów

oraz ich wyszukiwanie;

b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,

d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum

paƒstwowego w sposób umo˝liwiajàcy ich odró˝nienie od dokumentów nieprzekazanych;

14) umo˝liwia przesy∏anie dokumentów do innych

systemów teleinformatycznych, w szczególnoÊci

przez

a) eksport dokumentów i ich metadanych lub

wskazaƒ na te metadane oraz danych dokumentujàcych dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiàzaƒ pomi´dzy

tymi dokumentami i metadanymi,

b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych

w formacie XML.

§ 7. System teleinformatyczny, o którym mowa

w § 6, spe∏nia dla dokumentów ewidencjonowanych

funkcj´ archiwum zak∏adowego lub sk∏adnicy akt.

§ 8. 1. Dokumentacja niearchiwalna mo˝e podlegaç brakowaniu po up∏ywie okresu przechowywania

okreÊlonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, je˝eli utraci∏a praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz

dla celów kontrolnych.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatnoÊci do celów praktycznych,

wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób w∏aÊciwy dla danej technologii zapisu.

Poz. 1518

2) dla organów i jednostek organizacyjnych niewymienionych w pkt 1 — archiwum paƒstwowe miejscowo w∏aÊciwe ze wzgl´du na ich siedzib´.

3. Przepisów ust. 1 nie stosuje si´ do podmiotów,

w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione.

§ 11. 1. Do wniosku o zgod´ jednorazowà do∏àcza

si´

1) protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalnej;

§ 9. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

nast´puje na podstawie zgody, z zastrze˝eniem ust. 2.

2. Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc, o której mowa w za∏àczniku do rozporzàdzenia, mo˝e byç

brakowana bez uzyskiwania zgody.

3. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej mo˝e byç

1) jednorazowa;

2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej

do zniszczenia.

2. Protokó∏ oraz spis dokumentacji niearchiwalnej,

o których mowa w ust. 1, sporzàdza komisja powo∏ana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w § 1.

3. W sk∏ad komisji wchodzà w szczególnoÊci

2) generalna.

1) osoby sprawujàce nadzór w zakresie okreÊlonym

w § 22;

4. Zgod´ jednorazowà wyra˝a dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego.

2) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których

dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.

5. Zgod´ generalnà wyra˝a Naczelny Dyrektor Archiwów Paƒstwowych.

6. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, zgod´ na

brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyra˝a organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu —

kierownik tego podmiotu.

7. W zgodzie generalnej ustala si´

1) czas, na jaki zosta∏a wydana;

2) dokumentacj´ niearchiwalnà, której dotyczy.

8. Podmiotom, je˝eli wytwarzajà one materia∏y archiwalne, zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej mo˝e byç wyra˝ona, gdy dokumenty ewidencjonowane sà grupowane w akta spraw

zgodnie z wykazem akt.

§ 10. 1. Podmioty sk∏adajà wniosek o wyra˝enie

zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do dyrektora w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego.

2. W∏aÊciwym archiwum paƒstwowym, o którym

mowa w ust. 1, jest

1) dla paƒstwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujàcych dzia∏alnoÊcià obszar ca∏ego

kraju, majàcych swojà siedzib´ w Warszawie —

w∏aÊciwe archiwum paƒstwowe o charakterze

centralnym;

4. W przypadku trudnoÊci w ocenie brakowanej

dokumentacji niearchiwalnej podmioty zwracajà si´

do w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

§ 12. 1. Wniosek o wyra˝enie zgody generalnej na

brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, okreÊlenie

rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegaç

b´dzie brakowaniu, oraz informacj´, ˝e do post´powania z dokumentami ewidencjonowanymi u˝ywany jest

system teleinformatyczny spe∏niajàcy wymagania

okreÊlone w § 6.

2. W podmiotach, które uzyska∏y zgod´ generalnà

na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, czynnoÊci brakowania przeprowadza komisja w sk∏adzie

okreÊlonym w § 11 ust. 3.

3. Z czynnoÊci brakowania sporzàdza si´ protokó∏

oraz spis, o których mowa w § 11 ust. 1.

§ 13. 1. Protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalnej zawiera

1) nazw´ i adres podmiotu przeprowadzajàcego brakowanie;

2) imiona i nazwiska cz∏onków komisji, która dokona∏a oceny dokumentacji, oraz ich stanowiska s∏u˝bowe;

3) ocen´ komisji wskazujàcà, ˝e dla dokumentacji

przeznaczonej do zniszczenia up∏ynà∏ okres przechowywania okreÊlony w przepisach prawa,

wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji oraz ˝e dokumentacja nie jest ju˝ przydatna do

celów praktycznych;

4) liczb´ pozycji w za∏àczonym do protoko∏u spisie,

o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2;

Poz. 1518

∏alnoÊç usta∏a, przekazuje si´ temu organowi lub

jednostce;

2) dokumentacj´ niearchiwalnà przekazuje si´ organowi lub jednostce organizacyjnej przejmujàcej

zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a.

5) podpisy cz∏onków komisji;

6) dat´ sporzàdzenia protoko∏u.

2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera dla ka˝dej pozycji spisu

1) liczb´ porzàdkowà;

2) symbol klasy z wykazu akt;

3) has∏o klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadajàce

symbolowi, o którym mowa w pkt 2;

4) daty skrajne w obr´bie pozycji spisu;

5) ewentualne uwagi.

3. Je˝eli brakowaniu podlega dokumentacja zawierajàca informacje niejawne, do spisu, o którym

mowa w ust. 2, za∏àcza si´ wykaz dokumentów obj´tych spisem wraz z przypisanymi im numerami rejestracyjnymi.

§ 14. Podmioty przechowujà dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protoko∏y jej

zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.

§ 15. 1. Materia∏y archiwalne sà przekazywane do

archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych po up∏ywie

10 lat od ich wytworzenia, z zastrze˝eniem ust. 2 i 3.

2. W porozumieniu z dyrektorem archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora

Archiwów Paƒstwowych podmioty mogà przekazaç

materia∏y archiwalne do tego archiwum w terminie innym ni˝ okreÊlony w ust. 1.

2. W przypadku braku nast´pcy prawnego dokumentacj´ niearchiwalnà wytworzonà i zgromadzonà

przez organ paƒstwowy lub paƒstwowà jednostk´ organizacyjnà, której okres przechowywania nie up∏ynà∏, przekazuje si´ rzeczowo w∏aÊciwemu organowi

administracji rzàdowej.

3. Dokumentacj´ niearchiwalnà wytworzonà

i zgromadzonà przez organy jednostek samorzàdu terytorialnego i samorzàdowe jednostki organizacyjne

w przypadku braku nast´pcy prawnego przekazuje si´

odp∏atnie na przechowanie na podstawie umowy podmiotom prowadzàcym dzia∏alnoÊç w zakresie przechowywania dokumentów elektronicznych. Umowa

przechowania powinna byç zawarta do koƒca okresu

przechowywania dokumentacji. Likwidator zapewnia

w planie likwidacji odpowiednie Êrodki finansowe niezb´dne do realizacji umowy przechowania.

§ 17. 1. Podmioty wyst´pujà do dyrektora archiwum paƒstwowego, o którym mowa odpowiednio

w § 10 ust. 2 pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczàcym

przekazania materia∏ów archiwalnych do archiwum

paƒstwowego. Do wniosku do∏àcza si´ spis zdawczo-odbiorczy tych materia∏ów.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera

1) nazw´ i adres podmiotu przekazujàcego materia∏y

archiwalne;

2) dat´ sporzàdzenia wniosku;

3) nazw´ archiwum paƒstwowego, do którego kierowany jest wniosek;

4) dat´ sporzàdzenia spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych;

3. Termin okreÊlony w ust. 1 nie dotyczy materia∏ów archiwalnych

5) nazw´ podmiotu, który wytworzy∏ materia∏y archiwalne;

1) których okres przechowywania przez podmioty

okreÊlony jest odr´bnymi przepisami;

6) okreÊlenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;

2) których gromadzenie i przechowywanie Naczelny

Dyrektor Archiwów Paƒstwowych powierzy∏ jednostkom organizacyjnym.

7) wskazanie przewidywanej iloÊci materia∏ów archiwalnych b´dàcych przedmiotem spisu zdawczo-odbiorczego, okreÊlonej w megabajtach;

§ 16. 1. W przypadku ustania dzia∏alnoÊci podmiotów

8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania

podmiotu przekazujàcego materia∏y archiwalne.

1) materia∏y archiwalne przekazuje si´ do archiwum

paƒstwowego, o którym mowa w § 15 ust. 1,

z tym ˝e materia∏y archiwalne, dla których nie

up∏ynà∏ 10-letni okres od ich wytworzenia, a które

sà niezb´dne do dzia∏alnoÊci organu lub jednostki organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje

organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia-

3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadaç jednej sprawie.

4. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawieraç dla

ka˝dej pozycji

1) liczb´ porzàdkowà;

2) znak sprawy;

3) has∏o klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadajàce

znakowi sprawy, o którym mowa w pkt 2;

4) tytu∏ sprawy;

5) dat´ wszcz´cia sprawy;

6) dat´ zakoƒczenia sprawy;

7) liczb´ dokumentów w sprawie.

§ 18. 1. Przygotowanie materia∏ów archiwalnych

do przekazania do archiwum paƒstwowego polega

na

1) zapisaniu

dokumentów

ewidencjonowanych

w sposób uporzàdkowany, w strukturze okreÊlonej

w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a

ustawy, na noÊniku przeznaczonym do przekazania danych do archiwum paƒstwowego w formacie zapisu zgodnym z przepisami wydanymi na

podstawie art. 5 ust. 2c ustawy;

2) przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych w postaci dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów okreÊlonych w przepisach wydanych na podstawie

art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych

zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz

z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501); format

spisu zdawczo-odbiorczego i sposób przekazania

spisu wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archiwum

paƒstwowego w porozumieniu z podmiotem przekazujàcym.

2. Uporzàdkowanie materia∏ów archiwalnych polega na przypisaniu do ka˝dego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiàzkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum paƒstwowego do∏àcza si´ w postaci dokumentu

elektronicznego informacj´ zawierajàcà podstawowe

dane dotyczàce zmian organizacyjnych, jakie nastàpi∏y w okresie, z którego pochodzà przekazywane materia∏y archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego przekazania wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego w porozumieniu z podmiotem

przekazujàcym.

Poz. 1518

na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy lub za pomocà

Êrodków komunikacji elektronicznej do archiwum

paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych.

2. Dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego

mo˝e, w przypadku nieuporzàdkowania materia∏ów

archiwalnych w sposób okreÊlony w § 18 ust. 2,

wstrzymaç ich przekazanie do archiwum paƒstwowego, o którym mowa w ust. 1, do czasu dokonania

odpowiednich zmian, okreÊlajàc termin ich wykonania.

3. Przekazanie materia∏ów archiwalnych odbywa

si´ na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w § 17 ust. 1.

4. Dyrektor archiwum paƒstwowego wskazanego

przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych

ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmiotem, termin i sposób przekazania materia∏ów archiwalnych.

5. Koszty zwiàzane z przygotowaniem materia∏ów

archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi podmiot

przekazujàcy materia∏y.

§ 20. Materia∏y archiwalne zgrupowane inaczej ni˝

w akta spraw przekazuje si´ w sposób uzgodniony

z dyrektorem archiwum paƒstwowego wskazanego

przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych.

§ 21. 1. Archiwum paƒstwowe potwierdza w formie pisemnej przej´cie prawid∏owo uporzàdkowanych materia∏ów archiwalnych w terminie ustalonym

przez strony, nie d∏u˝szym ni˝ 12 miesi´cy od daty

przekazania materia∏ów.

2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym

mowa w ust. 1, podmioty obowiàzane sà przechowywaç przekazane materia∏y archiwalne wraz z ich metadanymi.

§ 22. Podmioty zapewniajà nadzór nad prawid∏owoÊcià

1) funkcjonowania systemu

o którym mowa w § 6;

teleinformatycznego,

2) grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt;

3) procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej

lub przekazywania materia∏ów archiwalnych do

archiwów paƒstwowych;

4. W przypadku przekazywania materia∏ów archiwalnych podmiotu, którego dzia∏alnoÊç usta∏a, do spisu zdawczo-odbiorczego nale˝y do∏àczyç, w postaci

dokumentu elektronicznego, podstawowe dane dotyczàce organizacji i zakresu dzia∏ania tego podmiotu

w uj´ciu chronologicznym.

§ 23. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

6 miesi´cy od dnia og∏oszenia.

§ 19. 1. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ na informatycznym noÊniku danych spe∏niajàcym wymagania techniczne okreÊlone w przepisach wydanych

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji

L. Dorn

4) dzia∏aƒ, o których mowa w § 4 ust. 2.

Za∏àcznik do rozporzàdzenia Ministra Spraw Wewn´trznych

i Administracji z dnia 30 paêdziernika 2006 r. (poz. 1518)

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNEJ DOKUMENTÓW EWIDENCJONOWANYCH

1. Symbolem „A” oznacza si´ kategori´ archiwalnà dokumentów ewidencjonowanych stanowiàcych

materia∏y archiwalne.

2. Symbolem „B” oznacza si´ kategori´ archiwalnà dokumentów ewidencjonowanych stanowiàcych

dokumentacj´ niearchiwalnà, z tym ˝e

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B10)

oznacza si´ kategori´ dokumentów o czasowym

znaczeniu praktycznym, które po up∏ywie obowiàzujàcego okresu przechowywania wyra˝onego

tymi cyframi mogà podlegaç brakowaniu; okres

przechowywania liczy si´ w pe∏nych latach kalendarzowych, poczynajàc od dnia 1 stycznia roku nast´pnego od daty wytworzenia dokumentów;

2) symbolem „B” z dodaniem ma∏ej litery „c” (Bc)

oznacza si´ kategori´ dokumentów majàcych wy∏àcznie krótkotrwa∏e znaczenie praktyczne i z tego

wzgl´du podlegajàcych brakowaniu po ich ca∏kowitym wykorzystaniu;

3) symbolem „B” z dodaniem du˝ej litery „E” oraz

cyfr arabskich (np. BE5) oznacza si´ kategori´ dokumentów, które po up∏ywie obowiàzujàcego

okresu przechowywania wyra˝onego tymi cyframi

podlegajà ekspertyzie archiwalnej ze wzgl´du na

ich charakter, treÊç i znaczenie. Ekspertyz´ przeprowadza archiwum paƒstwowe, które mo˝e dokonaç zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana

kategorii mo˝e wiàzaç si´ z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za materia∏y archiwalne.

1519

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1)

z dnia 2 listopada 2006 r.

w sprawie wymagaƒ technicznych formatów zapisu i informatycznych noÊników danych,

na których utrwalono materia∏y archiwalne przekazywane do archiwów paƒstwowych

Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy

z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673,

Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co

nast´puje

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadaç formaty zapisu i informatyczne noÊniki danych w rozumieniu przepisów

ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych zadania publiczne

(Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65

i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów paƒstwowych materia∏ów archiwalnych utrwalonych na

informatycznych noÊnikach danych.

§ 2. 1. Informatyczny noÊnik danych powinien byç

1) oznakowany w sposób pozwalajàcy na jednoznacznà identyfikacj´;

2) przystosowany do przenoszenia pomi´dzy urzàdzeniami odczytujàcymi;

———————

1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja oraz

sprawy wewn´trzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r.

w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra

Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131,

poz. 919).

3) dostosowany do przechowywania w temperaturze

18—22 °C przy wilgotnoÊci wzgl´dnej 40—50 %.

2. Informatyczny noÊnik danych powinien zapewniaç mo˝liwoÊç wiernego odczytywania danych

w urzàdzeniach produkowanych przez ró˝nych producentów, w∏aÊciwych dla danego typu noÊnika.

§ 3. 1. Przekazywane materia∏y archiwalne zapisuje si´ w formacie, w którym by∏y ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujàcy.

2. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ razem z odnoszàcymi si´ do nich metadanymi, o których mowa

w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a

ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach.

3. Metadane zapisuje si´ w strukturze okreÊlonej

w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a

ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach, do∏àczone do dokumentu

lub zawarte w nim, w formacie XML.

4. Techniczny sposób zapisu na noÊniku okreÊla

za∏àcznik do rozporzàdzenia.

§ 4. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ w postaci

niezaszyfrowanej.