Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

§ 103. Dokumentacja u˝ytkowa budowli morskiej

u˝ytkowanej przed dniem wejÊcia w ˝ycie rozporzàdzenia powinna zostaç dostosowana do wymogów

okreÊlonych w niniejszym rozporzàdzeniu w terminie

3 lat od dnia wejÊcia w ˝ycie niniejszego rozporzàdzenia.

Poz. 1516 i 1517

§ 104. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

3 miesi´cy od dnia og∏oszenia.

Minister Gospodarki Morskiej: R. Wiechecki

1517

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1)

z dnia 30 paêdziernika 2006 r.

w sprawie niezb´dnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708

i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla niezb´dne elementy

struktury dokumentów elektronicznych powsta∏ych

i gromadzonych w organach paƒstwowych i paƒstwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorzàdu terytorialnego i samorzàdowych

jednostkach organizacyjnych.

§ 2. 1. Metadanymi w rozumieniu rozporzàdzenia

jest zestaw logicznie powiàzanych z dokumentem

elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujàcych ten dokument, u∏atwiajàcych jego wyszukiwanie, kontrol´, zrozumienie i d∏ugotrwa∏e przechowanie oraz zarzàdzanie.

2. Niezb´dnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych sà nast´pujàce metadane

1) identyfikator — jednoznaczny w danym zbiorze

dokumentów znacznik dokumentu, który umo˝liwia jego identyfikacj´;

2) twórca — podmiot odpowiedzialny za treÊç dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia

lub akceptacji dokumentu;

3) tytu∏ — nazwa nadana dokumentowi;

4) data — data zdarzenia zwiàzanego z tworzeniem

dokumentu;

5) format — nazwa formatu danych zastosowanego

przy tworzeniu dokumentu;

———————

1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).

6) dost´p — okreÊlenie komu, na jakich zasadach

i w jakim zakresie mo˝na udost´pniç dokument;

7) typ — okreÊlenie podstawowego typu dokumentu

(np. tekst, dêwi´k, obraz, obraz ruchomy, kolekcja)

w oparciu o list´ typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreÊlenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporzàdzenie, pismo);

8) relacja — okreÊlenie bezpoÊredniego powiàzania

z innym dokumentem i rodzaju tego powiàzania;

9) odbiorca — podmiot, do którego dokument jest

adresowany;

10) grupowanie — wskazanie przynale˝noÊci do zbioru dokumentów;

11) kwalifikacja — kategoria archiwalna dokumentu;

12) j´zyk — kod j´zyka naturalnego zgodnie z normà

ISO-639-2 lub inne okreÊlenie j´zyka, o ile nie wyst´puje w normie;

13) opis — streszczenie, spis treÊci lub krótki opis treÊci dokumentu;

14) uprawnienia — wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.

3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do

przesy∏ania za pomocà Êrodków komunikacji elektronicznej sporzàdza si´ w formacie XML.

4. Dokumenty elektroniczne zapisuje si´ w strukturze umo˝liwiajàcej automatyczne wyodr´bnienie treÊci dokumentu oraz poszczególnych metadanych.

5. W przypadku gdy metadane, o których mowa

w ust. 2, odpowiadajà elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartoÊci podaje si´ zgodnie

z zasadami tam okreÊlonymi.

§ 3. 1. Dla ka˝dego dokumentu elektronicznego podaje si´ wartoÊci metadanych okreÊlonych w § 2 ust. 2

pkt 1—7.

2. WartoÊci metadanych, o których mowa w § 2

ust. 2 pkt 8—14, podaje si´, je˝eli zosta∏y przypisane

do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.

§ 4. Dodatkowe objaÊnienia niezb´dne do prawid∏owego uporzàdkowania metadanych oraz wynikajàce z najlepszej praktyki przyk∏ady prawid∏owego uporzàdkowania metadanych zamieszcza si´ na stronie

Poz. 1517 i 1518

podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra

w∏aÊciwego do spraw informatyzacji.

§ 5. Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych ni˝ okreÊlone w § 2

ust. 2 nie mo˝e wp∏ywaç na zmian´ wartoÊci niezb´dnych metadanych ani utrudniaç ich automatycznego

wyodr´bniania.

§ 6. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

6 miesi´cy od dnia og∏oszenia.

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji

L. Dorn

1518

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1)

z dnia 30 paêdziernika 2006 r.

w sprawie szczegó∏owego sposobu post´powania z dokumentami elektronicznymi

Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708

i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla

1) sposób post´powania z dokumentami elektronicznymi powstajàcymi w organach paƒstwowych

i paƒstwowych jednostkach organizacyjnych,

w organach jednostek samorzàdu terytorialnego

i samorzàdowych jednostkach organizacyjnych,

zwanych dalej „podmiotami”, oraz nap∏ywajàcymi do nich;

2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utratà i nieuprawnionymi zmianami;

3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania materia∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych.

§ 2. 1. Dokumenty elektroniczne Êwiadczàce

o wykonywaniu dzia∏alnoÊci podmiotów, powstajàce

w nich lub nap∏ywajàce do nich, je˝eli odzwierciedlajà

przebieg za∏atwiania i rozstrzygania spraw, podlegajà

ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym,

o którym mowa w § 6, i zwane sà dalej „dokumenta———————

1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).

mi ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzà wykaz

rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.

2. Dokumenty ewidencjonowane dzielà si´ na

1) materia∏y archiwalne;

2) inne dokumenty niestanowiàce materia∏ów archiwalnych, które mogà podlegaç brakowaniu po

up∏ywie okresu ich przechowywania, zwane dalej

„dokumentacjà niearchiwalnà”.

3. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e do materia∏ów archiwalnych przekwalifikowaç dokumentacj´ niearchiwalnà, która zyska∏a znaczenie jako êród∏o

informacji o wartoÊci historycznej, z zastrze˝eniem

ust. 4.

4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, dokumentacj´ niearchiwalnà, o której mowa w ust. 3, mo˝e

przekwalifikowaç do materia∏ów archiwalnych organ,

któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.

5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na d∏ugoÊç

okresu ich przechowywania okreÊla za∏àcznik do rozporzàdzenia.

§ 3. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegajà

ewidencjonowaniu, sà usuwane w sposób przyj´ty

w danym podmiocie.

§ 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi

przechowuje si´ ich metadane, o których mowa