Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności

§ 1. 1. Oznaczenie materia∏u klauzulà tajnoÊci polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajnoÊci.

e) w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny dodatkowo

2. Przyznanà klauzul´ tajnoÊci nanosi si´ w sposób

wyraêny i w pe∏nym jej brzmieniu.

3. Wprowadza si´ nast´pujàce oznaczenia klauzul

tajnoÊci

1) „00” — dla klauzuli „ÊciÊle tajne”;

2) „0” — dla klauzuli „tajne”;

3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”;

4) „Z” — dla klauzuli „zastrze˝one”.

§ 2. 1. Materia∏y zawierajàce informacje niejawne

utrwalone na piÊmie, dalej zwane „pismem”, oznacza

si´ w nast´pujàcy sposób

1) na pierwszej stronie pisma umieszcza si´

a) w lewym górnym rogu nazw´ jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) w prawym górnym rogu, w kolejnoÊci pionowej

— nazw´ miejscowoÊci i dat´ podpisania pisma,

— klauzul´ tajnoÊci,

— numer egzemplarza pisma, a w przypadku

gdy pismo sporzàdzono w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”,

— w lewym górnym rogu pod nazwà jednostki

lub komórki organizacyjnej sygnatur´ literowo-cyfrowà, na którà sk∏adajà si´: literowe

oznaczenia jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym pismo zosta∏o

zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,

∏amany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zosta∏o sporzàdzone, poprzedzone cyframi: „00” — w przypadku pisma oznaczonego klauzulà „ÊciÊle tajne”, cyfrà „0” — w przypadku pisma oznaczonego

klauzulà „tajne”, literami „Pf” — w przypadku pisma oznaczonego klauzulà „poufne”, literà „Z” — w przypadku pisma oznaczonego

klauzulà „zastrze˝one”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myÊlnikiem, a tak˝e

w zale˝noÊci od potrzeb — inne oznaczenia

u∏atwiajàce ustalenie miejsca jego sporzàdzenia w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub te˝ przynale˝noÊç pisma do

okreÊlonej sprawy,

— w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza w kolejnoÊci pionowej: nazw´ stanowiska adresata, imi´ i nazwisko oraz nazw´ miejscowoÊci, jednak˝e w przypadku

wielu adresatów dopuszcza si´ umieszczenie

jedynie adnotacji „adresaci wed∏ug rozdzielnika”;

2) na kolejnych stronach pisma umieszcza si´

a) w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej

— klauzul´ tajnoÊci,

— numer egzemplarza pisma, a w przypadku

sporzàdzenia go w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”,

— napis o treÊci: „podlega ochronie do ...”, je˝eli zosta∏ okreÊlony krótszy ni˝ wskazany

w art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia

1999 r. o ochronie informacji niejawnych

okres ochrony informacji niejawnych stanowiàcych tajemnic´ s∏u˝bowà,

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo

zosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji

wykonanych dokumentów,

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo

zosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji

wykonanych dokumentów,

c) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci, numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego pisma;

3) na ostatniej stronie pisma umieszcza si´

a) w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej

— klauzul´ tajnoÊci,

— numer egzemplarza pisma, a w przypadku

sporzàdzenia go w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”,

b) z lewej strony pod treÊcià

— liczb´ za∏àczników, je˝eli sà do∏àczone do pisma,

— klauzule tajnoÊci za∏àczników wraz z numerami, pod jakimi zosta∏y zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,

— liczb´ stron ka˝dego za∏àcznika,

— w przypadku gdy adresatowi wysy∏a si´ innà

liczb´ za∏àczników, ni˝ pozostawia w aktach,

dodatkowo napis „tylko adresat” — je˝eli za∏àczniki majà byç przekazane adresatowi bez

pozostawiania ich w aktach, oraz napis „do

zwrotu” — je˝eli za∏àczniki majà zostaç zwrócone osobie podpisujàcej pismo,

c) z prawej strony pod treÊcià pisma i adnotacjà

o za∏àcznikach w kolejnoÊci pionowej: stanowisko oraz imi´ i nazwisko osoby je podpisujàcej,

d) w lewym dolnym rogu w kolejnoÊci pionowej

— liczb´ wykonanych egzemplarzy,

— adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotacj´ „Adresaci wed∏ug rozdzielnika”,

— nazwisko lub inne dane identyfikujàce sporzàdzajàcego i wykonawc´,

— numer, pod jakim pismo zosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

e) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz

numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego

pisma.

2. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza mo˝na zamieÊciç dyspozycj´ dla adresata o treÊci

Poz. 1696

6) „wypis (wyciàg) od ... do ... tylko za pisemnà zgodà nadawcy”.

§ 3. 1. Na pismach stanowiàcych za∏àczniki, na

pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza

si´ dodatkowo napis: „Za∏àcznik nr ... do pisma nr ...

z dnia ...”.

2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza si´

— w miar´ mo˝liwoÊci — na innych ni˝ pismo materia∏ach.

3. Je˝eli przy piÊmie przewodnim przesy∏a si´ za∏àczniki oznaczone ró˝nymi klauzulami tajnoÊci, to

1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu

uwzgl´dnia klauzul´ za∏àcznika o najwy˝szym

stopniu tajnoÊci;

2) na piÊmie przewodnim zamieszcza si´ dyspozycj´

co do klauzuli tajnoÊci pisma po trwa∏ym od∏àczeniu za∏àczników; na ka˝dej stronie pod numerem

egzemplarza zamieszcza si´ napis: „... (nazwa

klauzuli tajnoÊci) po od∏àczeniu za∏àczników” lub

„jawne po od∏àczeniu za∏àczników”.

4. Na piÊmie przewodnim, o którym mowa

w ust. 3, je˝eli jego treÊç jest jawna, nie umieszcza si´

numeru wed∏ug dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce „Informacje uzupe∏niajàce/Uwagi” dziennika korespondencyjnego, nale˝y wpisaç adnotacj´ „pismo przewodnie

jawne”.

§ 4. 1. Na materia∏ach innych ni˝ pismo, klauzul´

tajnoÊci i sygnatur´ literowo-cyfrowà umieszcza si´

przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odr´czne, trwa∏e do∏àczenie metek, nalepek, kalkomanii

lub w inny widoczny sposób, bezpoÊrednio, a je˝eli to

nie jest mo˝liwe — na ich obudowie lub opakowaniu.

2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie

dêwi´ku lub obrazu powinno byç poprzedzone i koƒczyç si´ informacjà o nadanej klauzuli tajnoÊci, o ile

istniejà takie mo˝liwoÊci techniczne.

§ 5. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów,

rejestrach, ksià˝kach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajnoÊci umieszcza si´ po prawej stronie na górze

i dole zewn´trznych Êcianek ok∏adki oraz — je˝eli jest

— na stronie tytu∏owej.

3) „odpis tylko za pisemnà zgodà nadawcy”;

§ 6. 1. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznanà klauzul´

tajnoÊci lub minà∏ ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osob´, o której mowa w art. 21 ust. 1

ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych

4) „kopiowanie stron ... tylko za pisemnà zgodà

nadawcy”;

1) skreÊla si´ klauzul´ tajnoÊci na ka˝dej stronie

w prawym górnym i dolnym rogu;

5) „odpis od ... do ... tylko za pisemnà zgodà nadawcy”;

2) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnoÊci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dodat-

1) „udzielanie informacji tylko za pisemnà zgodà

nadawcy”;

2) „kopiowanie tylko za pisemnà zgodà nadawcy”;

kowo napis „Jawne” oraz dat´, imi´, nazwisko

i podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji.

2. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne,

wobec których zmieniono przyznanà klauzul´ tajnoÊci

1) na ka˝dej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skreÊla si´ dotychczasowe klauzule tajnoÊci;

2) nad skreÊlonymi klauzulami tajnoÊci umieszcza si´

nowe klauzule tajnoÊci;

3) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnoÊci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dat´,

imi´, nazwisko i podpis osoby dokonujàcej tych

adnotacji.

3. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne,

których okres ochrony uleg∏ skróceniu lub przed∏u˝eniu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu

nad klauzulà tajnoÊci umieszcza si´ odpowiednio napis: „Skrócono okres ochrony do dnia ...” albo „Przed∏u˝ono okres ochrony do dnia ...”, a tak˝e dat´, imi´

i nazwisko oraz podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji.

Poz. 1696

zwà jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporzàdzono

kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie.

2. ZgodnoÊç z orygina∏em kopii, odpisu, wypisu

lub wyciàgu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez

niego upowa˝niona, a t∏umaczenia — osoba dokonujàca t∏umaczenia.

3. Fakt sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia odnotowuje si´ na dokumencie,

z którego sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub

t∏umaczenie, przez odcisk piecz´ci lub umieszczenie

adnotacji informujàcej o

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej,

w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg

lub t∏umaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporzàdzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciàgów lub t∏umaczeƒ;

3) dacie sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu

lub t∏umaczenia;

4. SkreÊleƒ i adnotacji, o których mowa w ust. 1—3,

dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub kierownik archiwum lub inne upowa˝nione osoby.

4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciàg

lub t∏umaczenie zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

5. SkreÊlenia klauzul tajnoÊci oraz adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje si´ kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub

zamazywanie klauzuli tajnoÊci i dokonanych zmian

jest niedozwolone.

4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1—3,

wpisuje si´ przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu,

wyciàgu lub t∏umaczenia, natomiast numer, pod jakim

zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi si´ po wykonaniu kopii,

odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia.

6. W stosunku do pism znajdujàcych si´ w zbiorach dokumentów zawierajàcych informacje niejawne, wobec których minà∏ ustanowiony okres ochrony,

czynnoÊci, o których mowa w ust. 1—5, mo˝na dokonaç najpóêniej w przypadku ich udost´pniania lub

przekazywania osobom spoza jednostki lub komórki

organizacyjnej.

7. W stosunku do materia∏ów, o których mowa

w § 4 i 5, przepisy ust. 1—5 stosuje si´ odpowiednio,

uwzgl´dniajàc sposób oznakowania tych materia∏ów.

5. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia materia∏ów archiwalnych

zgromadzonych w archiwach paƒstwowych oraz archiwach paƒstwowych wyodr´bnionych, nie dokonuje si´ czynnoÊci, o których mowa w ust. 3, z tym ˝e do

materia∏ów do∏àcza si´ kart´ informacyjnà, na której

ka˝dorazowo umieszcza si´ informacj´ o wykonaniu

kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. Napis

na karcie powinien zawieraç adnotacje, o których mowa w ust. 3.

§ 7. 1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciàgach

lub t∏umaczeniach pism umieszcza si´

§ 8. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

14 dni od dnia og∏oszenia.1)

1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu

odpowiednio napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”,

„Wyciàg” lub „T∏umaczenie z j´zyka — (nazwa j´zyka) — (imi´ i nazwisko t∏umacza)”;

2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim

zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia;

3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgodnoÊç” i odcisk tuszowej piecz´ci urz´dowej z na-

Prezes Rady Ministrów: M. Belka

———————

1) Niniejsze rozporzàdzenie by∏o poprzedzone rozporzàdze-

niem Ministrów Spraw Wewn´trznych i Administracji oraz

Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie

sposobu oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materia∏ach (Dz. U. Nr 211, poz. 2071), utrzymanym w mocy na

podstawie art. 10 ustawy z dnia 15 kwietnia 2005 r. o zmianie ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 85, poz. 727), które utraci∏o

moc z dniem wejÊcia w ˝ycie niniejszego rozporzàdzenia.

1696

ROZPORZÑDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 5 paêdziernika 2005 r.

w sprawie sposobu oznaczania materia∏ów, umieszczania na nich klauzul tajnoÊci,

a tak˝e zmiany nadanej klauzuli tajnoÊci

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarzàdza si´, co nast´puje

d) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz

numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego

pisma,