Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla warunki przechowywania dokumentacji osobowej i p∏acowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej „dokumentacjà”, przez podmioty prowadzàce dzia∏alnoÊç w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.

§ 2. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny

1) byç sytuowane na gruncie

a) suchym,

b) niegro˝àcym osuni´ciem,

c) po∏o˝onym powy˝ej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych;

2) posiadaç dogodny dojazd dla pojazdów s∏u˝b porzàdkowych i ratowniczych.

§ 3. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji

1) nie mo˝e byç zawilgocone oraz znajdowaç si´

w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku;

2) powinno byç

a) wyposa˝one w ognioodporne drzwi i po˝arowà

instalacj´ sygnalizacyjno-alarmowà,

b) zabezpieczone przed w∏amaniem za pomocà instalacji antyw∏amaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

———————

1) Minister Kultury kieruje dzia∏em administracji rzàdowej —

§ 4. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogà byç prowadzone instalacje wodociàgowe, kanalizacyjne i gazowe.

§ 5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja

1) nie mogà znajdowaç si´ przedmioty i urzàdzenia inne ni˝ bezpoÊrednio zwiàzane z jej przechowywaniem;

2) nie wolno stosowaç farb i lakierów zawierajàcych

formaldehyd, ksylen lub toluen.

§ 6. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na noÊniku papierowym, nale˝y utrzymywaç warunki wilgotnoÊci

i temperatury okreÊlone w za∏àczniku do rozporzàdzenia.

2. Warunki wilgotnoÊci i temperatury powinny byç

codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.

3. Dokumentacja wytworzona na noÊniku papierowym powinna byç chroniona przed kurzem, infekcjà

grzybów pleÊniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 7. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako êród∏a Êwiat∏a sztucznego

nale˝y u˝ywaç Êwietlówek o obni˝onej emisji promieniowania UV. Maksymalne nat´˝enie Êwiat∏a nie mo˝e

przekraczaç 200 luksów.

2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1,

nale˝y eliminowaç Êwiat∏o s∏oneczne, stosujàc zas∏ony, ˝aluzje, szyby lub folie chroniàce przed promieniowaniem UV.

§ 8. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

14 dni od dnia og∏oszenia.

kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie

§ 1 ust. 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia

29 marca 2002 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 32, poz. 303).

Minister Kultury: W. Dàbrowski

Za∏àcznik do rozporzàdzenia Ministra

Kultury z dnia 12 maja 2003 r. (poz. 901)

WARUNKI WILGOTNOÂCI I TEMPERATURY, JAKIE NALE˚Y UTRZYMYWAå W POMIESZCZENIACH,

W KTÓRYCH JEST PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA WYTWORZONA NA NOÂNIKU PAPIEROWYM

Temperatura (°C)

WilgotnoÊç wzgl´dna

poziom (°C)

wahania w ciàgu 24 godz.

(°C)

poziom %

wahania w ciàgu 24 godz.

(%)

14—20°C

±2°C

45—60%

±5%

901

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA KULTURY1)

z dnia 12 maja 2003 r.

w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i p∏acowej pracodawców

Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074)

zarzàdza si´, co nast´puje