Rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach

§ 1. 1. Rozporzàdzenie okreÊla sposób oznaczania

materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz sposób

umieszczania klauzul na materia∏ach b´dàcych

w posiadaniu jednostek organizacyjnych, okreÊlonych

w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawà”.

2. Przez oznaczenie materia∏ów klauzulami tajnoÊci nale˝y rozumieç umieszczenie tych klauzul na materia∏ach.

§ 2. 1. Nadanà klauzul´ tajnoÊci nanosi si´ w sposób wyraêny, w pe∏nym brzmieniu.

2. Zmiany nadanej klauzuli lub jej zniesienia dokonuje si´ przez jej skreÊlenie i wpisanie obok niej nowej

klauzuli z podaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem dokonujàcego zmiany lub zniesienia, uwierzytelnionym piecz´cià do tuszu z napisem „Do pakietów”.

Zmian´ klauzuli lub jej zniesienie bez wpisania daty,

imienia i nazwiska oraz podpisu dokonujàcego zmiany

lub zniesienia, uwierzytelnionego piecz´cià, uwa˝a si´

za niedokonane. SkreÊlenia oraz pozosta∏ych wpisów

dokonuje si´ kolorem czerwonym. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli, która podlega zmianie

lub zniesieniu, i dokonanych zmian jest niedozwolone.

3. Zmian´ lub zniesienie klauzuli dokumentu lub

przedmiotu nale˝y odnotowaç w odpowiednich dziennikach ewidencyjnych lub rejestrach materia∏ów niejawnych, z podaniem podstawy zmiany lub zniesienia

klauzuli.

4. Zmiany lub zniesienia klauzuli tajnoÊci dokumentu lub przedmiotu, w sposób okreÊlony w ust. 2

i 3, dokonujà

1) kierownik kancelarii tajnej lub pracownik kancelarii — w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w kancelarii tajnej,

2) kierownik archiwum — w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w archiwum

— na pisemne polecenie osoby, o której mowa

w art. 21 ust. 1 lub art. 25 ust. 5 ustawy, oraz po up∏y———————

1) Minister

Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — sprawy wewn´trzne, na

podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady

Ministrów z dnia 14 marca 2002 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 35, poz. 325 i Nr 58, poz. 533).

2) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U.

z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 39, poz. 462, z 2001 r. Nr 22,

poz. 247, Nr 27, poz. 298, Nr 56, poz. 580, Nr 110,

poz. 1189, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800, z 2002 r.

Nr 74, poz. 676, Nr 89, poz. 804 i Nr 153, poz. 1271 oraz

z 2003 r. Nr 17, poz. 155.

wie okresów ochrony, o których mowa w art. 25 ust. 1,

3 i 4.

§ 3. Materia∏om w postaci dokumentów zawierajàcych informacje niejawne nadaje si´ odpowiednià klauzul´ tajnoÊci oraz oznacza si´ w nast´pujàcy sposób

1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza si´

a) w lewym górnym rogu nazw´ jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) w prawym górnym rogu, od góry w kolejnoÊci

pionowej

— nazw´ miejscowoÊci i dat´ sporzàdzenia dokumentu,

— klauzul´ tajnoÊci,

— numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku, gdy dokument sporzàdzono w jednym egzemplarzu, napis: „Egzemplarz pojedynczy”,

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument zosta∏ zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz

numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego

dokumentu,

e) w przypadku pism korespondencyjnych dodatkowo

— w lewym górnym rogu pod nazwà jednostki

lub komórki organizacyjnej sygnatur´ literowo-cyfrowà, na którà sk∏adajà si´: literowe

oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument zosta∏

zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, ∏amany przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zosta∏o sporzàdzone, poprzedzony

cyframi: „00” — w przypadku dokumentu

oznaczonego klauzulà „ÊciÊle tajne”, cyfrà „0”

— w przypadku dokumentu oznaczonego

klauzulà „tajne”, literami „Pf” — w przypadku

dokumentu oznaczonego klauzulà „poufne”,

literà „Z” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulà „zastrze˝one”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myÊlnikiem,

a tak˝e w zale˝noÊci od potrzeb — inne oznaczenia u∏atwiajàce ustalenie miejsca sporzàdzenia dokumentu w jednostce lub komórce

organizacyjnej nadawcy lub te˝ przynale˝noÊç

dokumentu do okreÊlonej sprawy,

— w prawym górnym rogu od góry pod numerem egzemplarza w kolejnoÊci pionowej: nazw´ stanowiska adresata, imi´ i nazwisko

oraz nazw´ miejscowoÊci, jednak˝e w przypadku wielu adresatów dopuszcza si´

umieszczenie jedynie adnotacji „adresaci

wed∏ug rozdzielnika”;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza si´

a) w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej

— klauzul´ tajnoÊci,

— numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporzàdzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: „Egzemplarz pojedynczy”,

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument zosta∏ zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, ∏amany przez

dwie ostatnie cyfry roku, w którym dokument

zosta∏ wykonany, poprzedzony cyframi lub literami oznaczajàcymi klauzul´ tajnoÊci, o których

mowa w pkt 1 lit. e tiret pierwsze, oddzielonymi

od tego numeru myÊlnikiem,

c) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci, numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego dokumentu;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza si´

a) w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej

— klauzul´ tajnoÊci,

— numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporzàdzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: „Egzemplarz pojedynczy”,

b) z lewej strony pod treÊcià

— liczb´ za∏àczników, je˝eli sà do∏àczone do dokumentu,

— klauzule tajnoÊci za∏àczników wraz z numerami, pod jakimi zosta∏y zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,

— liczb´ stron lub kart ka˝dego za∏àcznika,

— w przypadku gdy adresatowi wysy∏a si´ innà

liczb´ za∏àczników, ni˝ pozostawia w aktach,

dodatkowo napis „tylko adresat” — je˝eli za∏àczniki majà byç przekazane adresatowi bez

pozostawiania ich w aktach, oraz napis „do

zwrotu” — je˝eli za∏àczniki majà zostaç zwrócone do osoby podpisujàcej dokument,

c) z prawej strony pod treÊcià dokumentu i adnotacjà o za∏àcznikach w kolejnoÊci pionowej: stanowisko oraz imi´ i nazwisko osoby podpisujàcej dokument,

d) w lewym dolnym rogu w kolejnoÊci pionowej

— liczb´ wykonanych egzemplarzy,

— adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub adnotacj´: „Adresaci wed∏ug

rozdzielnika”,

— nazwisko osoby, która sporzàdzi∏a dokument, oraz nazwisko osoby, która wykona∏a

dokument,

— numer, pod jakim dokument zosta∏ zewidencjonowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

e) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz

numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego

dokumentu;

4) w trwale oprawionych ksià˝kach, dziennikach korespondencyjnych, broszurach, reprodukcjach

oraz innych zbiorach dokumentów klauzule tajnoÊci umieszcza si´

a) po prawej stronie na górze i dole zewn´trznych

Êcianek ok∏adki oraz na stronie tytu∏owej, je˝eli

dokument jà posiada,

Poz. 2071

b) po prawej stronie na górze i na dole pozosta∏ych stron, w przypadku dokumentów drukowanych jednostronnie,

c) po prawej stronie na górze i na dole przy zewn´trznym marginesie na stronach nieparzystych oraz po lewej stronie na górze i na dole

przy zewn´trznym marginesie na stronach parzystych, w przypadku dokumentów drukowanych dwustronnie;

5) pod numerem egzemplarza, o którym mowa

w pkt 1 lit. b tiret trzecie, mo˝na zamieÊciç dyspozycj´ dla adresata o treÊci

a) „udzielanie informacji zawartej w dokumencie

bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

b) „wykonanie kopii bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

c) „wykonanie odpisu bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

d) „wykonanie kopii stron od ....... do ....... oraz

od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

e) „wykonanie odpisu od ....... do ....... oraz od .......

do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

f) „wykonanie wypisu (wyciàgu) od ....... do .......

oraz od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”;

6) w uzasadnionych przypadkach na dokumentach

zawierajàcych informacje niejawne pod numerem

egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b tiret

trzecie, mo˝na zamieszczaç dyspozycj´ dla adresata o treÊci: „do zapoznania w trybie obiegowym”

lub zapis o treÊci „dokument podlega ochronie

do .......”, je˝eli dokument podlega krótszemu

okresowi ochrony, ni˝ przewiduje ustawa.

§ 4. Na materia∏ach w postaci wykresów, map, rysunków i innych dokumentów graficznych klauzul´ tajnoÊci umieszcza si´ pod legendà, blokiem tytu∏owym

lub skalà oraz na stronach zewn´trznych w miejscach

widocznych po z∏o˝eniu. Na materia∏ach tych umieszcza si´ w zale˝noÊci od klauzuli tajnoÊci oznaczenia

1) sygnatur´ literowo-cyfrowà, poprzedzonà cyframi

lub literami oznaczajàcymi klauzul´ tajnoÊci, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. e tiret pierwsze,

a w przypadku za∏àczników — sygnatur´ literowo-cyfrowà materia∏u macierzystego;

2) numer egzemplarza materia∏u, a w przypadku za∏àczników — numer kolejny za∏àcznika;

3) adresatów poszczególnych egzemplarzy materia∏u, a w przypadku za∏àczników — ∏àcznà iloÊç egzemplarzy za∏àczników.

§ 5. 1. Na dokumentach stanowiàcych za∏àczniki,

na pierwszej stronie w ich górnej prawej cz´Êci,

umieszcza si´ dodatkowo napis: „Za∏àcznik nr ....... do

pisma nr ....... z dnia ...................”.

2. Je˝eli przy piÊmie przewodnim lub dokumencie

przesy∏a si´ za∏àczniki oznaczone ró˝nymi klauzulami

tajnoÊci, to

1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu

uwzgl´dnia klauzul´ za∏àcznika o najwy˝szym

stopniu tajnoÊci;

2) na piÊmie przewodnim lub dokumencie mo˝na zamieÊciç, w sposób okreÊlony w § 3 pkt 5, dyspozycj´ wskazujàcà klauzul´ tajnoÊci tego dokumentu

po trwa∏ym od∏àczeniu od niego za∏àczników;

3) umieszczony na dokumencie numer wed∏ug dziennika ewidencji wykonanych dokumentów poprzedza si´ cyframi lub literami odpowiadajàcymi

klauzuli tajnoÊci wskazanej w dyspozycji, o której

mowa w pkt 2.

3. Na piÊmie przewodnim, o którym mowa w ust. 2,

je˝eli jego treÊç jest jawna, nie umieszcza si´ numeru

wed∏ug dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego ewidencjonowaniu, w rubryce „uwagi” dziennika korespondencji, nale˝y wpisaç adnotacj´: „pismo przewodnie jawne”.

§ 6. Na materia∏ach zawierajàcych informacje niejawne w formie mikrofilmów, negatywów, fotografii,

noÊników do zapisów informacji w postaci cyfrowej

i taÊm magnetycznych, a tak˝e na odbitkach, kliszach,

matrycach i dyskach optycznych, w sprz´cie elektronicznym z wbudowanà pami´cià lub na innych noÊnikach danych elektronicznych klauzul´ tajnoÊci umieszcza si´ w sposób widoczny na obudowie lub opakowaniu, nanoszàc jednoczeÊnie oznaczenia zgodnie

z § 3 pkt 1 lit. a i lit. e tiret pierwsze.

§ 7. Zapis na taÊmach magnetycznych lub filmowych zawierajàcych informacje niejawne rozpoczyna

si´ i koƒczy informacjà o klauzuli tajnoÊci.

§ 8. 1. Na materia∏ach w postaci przedmiotów zawierajàcych informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà lub s∏u˝bowà albo przedmiotach stanowiàcych tajemnic´, niewymienionych w rozporzàdzeniu, klauzul´ tajnoÊci nanosi si´ w widocznym miejscu

przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odr´czne, trwa∏e do∏àczenie metek, nalepek, kalkomanii

lub podobnych oznaczeƒ, nanoszàc na nie oznaczenia

zgodnie z § 3 pkt 1 lit. a i lit. e tiret pierwsze.

2. Obudowy lub opakowania, w których znajdujà

si´ materia∏y zawierajàce informacje niejawne, oznacza si´ takà klauzulà, jakà posiada materia∏ o najwy˝szym stopniu tajnoÊci.

§ 9. 1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciàgach

lub t∏umaczeniach dokumentu zawierajàcego informacje niejawne umieszcza si´ numer, pod którym zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych

dokumentów.

2. Na kopii, odpisie, wypisie, wyciàgu lub t∏umaczeniu

Poz. 2071

1) umieszcza si´ w prawym górnym rogu na wszystkich stronach napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”,

„Wyciàg” lub „T∏umaczenie z j´zyka — ....... (nazwa

j´zyka) ....... — (imi´ i nazwisko t∏umacza)” oraz dodatkowo na pierwszej stronie numer egzemplarza

wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia;

2) pod podpisem osoby, o której mowa w § 3 pkt 3

lit. c, umieszcza si´ napis: „Za zgodnoÊç” i odcisk

tuszowej piecz´ci urz´dowej z nazwà jednostki lub

komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis,

wyciàg lub t∏umaczenie.

3. ZgodnoÊç z orygina∏em kopii, odpisu, wypisu

lub wyciàgu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo osoba upowa˝niona, a t∏umaczenia — osoba dokonujàca t∏umaczenia.

4. Fakt sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia odnotowuje si´ na dokumencie,

z którego sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub

t∏umaczenie, poprzez odcisk piecz´ci lub umieszczenie

adnotacji informujàcej o

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej,

w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg

lub t∏umaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporzàdzonych kopii, odpisów,

wypisów, wyciàgów lub t∏umaczeƒ;

3) dacie sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu

lub t∏umaczenia;

4) pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, pod którà zarejestrowano kopi´, odpis,

wypis, wyciàg lub t∏umaczenie.

5. Odcisk piecz´ci lub informacj´, o której mowa

w ust. 4, zamieszcza si´ na dokumencie przed sporzàdzeniem jego kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia.

§ 10. Traci moc rozporzàdzenie Ministrów Spraw

Wewn´trznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie sposobu oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz

sposobu umieszczania klauzul na tych materia∏ach

(Dz. U. Nr 18, poz. 167 oraz z 2001 r. Nr 121, poz. 1305).

§ 11. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

30 dni od dnia og∏oszenia.

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji

K. Janik

Minister Obrony Narodowej

J. Szmajdziƒski

Dziennik Ustaw i Monitor Polski dost´pne sà w Internecie pod adresem www.cokprm.gov.pl

Wydawca: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Redakcja: Rzàdowe Centrum Legislacji — Redakcja Dziennika Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej

oraz Dziennika Urz´dowego Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”,

Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa, tel. 622-66-56

Sk∏ad, druk i kolporta˝: Zak∏ad Wydawnictw i Poligrafii Centrum Obs∏ugi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

ul. Powsiƒska 69/71, 02-903 Warszawa, tel.: 694-67-50, 694-67-52; faks 694-62-06

Bezp∏atna infolinia: 0-800-287-581

www.cokprm.gov.pl

e-mail: dziust@cokprm.gov.pl

'8 



 Z\G 

  !

T∏oczono z polecenia Prezesa Rady Ministrów w Zak∏adzie Wydawnictw i Poligrafii Centrum Obs∏ugi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

ul. Powsiƒska 69/71, 02-903 Warszawa

Zam. 1494/W/C/2003

ISSN 0867-3411

Cena 4,70 z∏ (w tym 7% VAT)

2071

ROZPORZÑDZENIE MINISTRÓW SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1)

ORAZ OBRONY NARODOWEJ

z dnia 27 listopada 2003 r.

w sprawie sposobu oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz sposobu umieszczania klauzul

na tych materia∏ach

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

Nr 11, poz. 95, z póên. zm.2)) zarzàdza si´, co nast´puje