Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 listopada 2003 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb gromadzenia

danych osobowych oraz danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej

„Rejestrem”, oraz usuwania tych danych z Rejestru.

§ 2. 1. Do zabezpieczenia danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze stosuje si´ przepisy rozporzàdzenia Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji

z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie okreÊlenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych,

jakim powinny odpowiadaç urzàdzenia i systemy informatyczne s∏u˝àce do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 80, poz. 521 oraz z 2001 r. Nr 121,

poz. 1306), ze zmianami i uzupe∏nieniami wynikajàcymi z niniejszego rozporzàdzenia.

2. Do zabezpieczenia danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze stosuje si´ odpowiednio przepisy rozporzàdzenia Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r.

w sprawie okreÊlenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadaç urzàdzenia i systemy informatyczne s∏u˝àce do

przetwarzania danych osobowych, ze zmianami i uzupe∏nieniami wynikajàcymi z niniejszego rozporzàdzenia.

§ 3. W celu zabezpieczenia danych osobowych

oraz danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze dyrektor Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, zwany dalej „dyrektorem”

1) identyfikuje i analizuje zagro˝enia i ryzyko, na które mo˝e byç nara˝one przetwarzanie danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych;

2) okreÊla potrzeby w zakresie zabezpieczenia kartotek i systemu informatycznego;

3) okreÊla sposoby zabezpieczenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych adekwatne do zagro˝eƒ i ryzyka;

4) monitoruje dzia∏anie zabezpieczeƒ wdro˝onych

w celu ochrony danych osobowych oraz danych

o podmiotach zbiorowych i ich przetwarzania;

5) opracowuje i wdra˝a program szkolenia w zakresie

zabezpieczeƒ kartotek i systemu informatycznego;

———————

1) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U.

z 2001 r. Nr 56, poz. 579, z 2002 r. Nr 74, poz. 676 i Nr 197,

poz. 1661 oraz z 2003 r. Nr 137, poz. 1302.

6) wykrywa i reaguje na przypadki naruszenia bezpieczeƒstwa danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w kartotekach

i systemie informatycznym.

§ 4. Osobà odpowiedzialnà za bezpieczeƒstwo danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych

zgromadzonych w kartotekach i systemie informatycznym, w tym w szczególnoÊci za przeciwdzia∏anie dost´powi osób nieuprawnionych do kartotek i systemu

informatycznego, oraz za podejmowanie odpowiednich dzia∏aƒ w przypadku wykrycia naruszeƒ w systemach zabezpieczeƒ jest administrator bezpieczeƒstwa

informacji, wyznaczony przez dyrektora.

§ 5. 1. Do obs∏ugi kartotek i systemu informatycznego oraz urzàdzeƒ wchodzàcych w jego sk∏ad dopuszcza si´ wy∏àcznie osoby upowa˝nione przez dyrektora, zwane dalej „osobami uprawnionymi”.

2. Indywidualny zakres czynnoÊci osób uprawnionych okreÊla zakres odpowiedzialnoÊci za ochron´ danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych

przed dost´pem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem

lub zniszczeniem.

§ 6. Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach

zbiorowych ka˝dà osob´ uprawnionà zaznajamia si´

z przepisami dotyczàcymi Rejestru i ochrony danych

w nim zgromadzonych, co osoba uprawniona potwierdza w∏asnor´cznym podpisem.

§ 7. 1. W przypadku naruszenia kartotek lub systemu informatycznego, w których sà zgromadzone dane

osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba

uprawniona post´puje w sposób okreÊlony przez dyrektora.

2. O ka˝dym przypadku naruszenia kartotek lub

systemu informatycznego, w których sà zgromadzone

dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest obowiàzana niezw∏ocznie powiadomiç dyrektora oraz administratora bezpieczeƒstwa

informacji.

§ 8. 1. Pomieszczenia lub cz´Êci pomieszczeƒ, tworzàce obszar, w którym sà przetwarzane dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zgromadzone

w kartotekach oraz w bazie danych systemu informatycznego, okreÊla dyrektor.

2. Pomieszczenia lub cz´Êci pomieszczeƒ, o których mowa w ust. 1, wyposa˝a si´ w zabezpieczenia

techniczne uniemo˝liwiajàce utrat´ zbiorów danych

osobowych i danych o podmiotach zbiorowych oraz

zabezpieczenia chroniàce przed dost´pem do nich

osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem

oraz zamyka si´ na czas nieobecnoÊci w nich osób

uprawnionych, w sposób uniemo˝liwiajàcy dost´p do

nich osób trzecich.

§ 9. Urzàdzenia i systemy informatyczne s∏u˝àce

do przetwarzania danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych, zasilane energià elektrycznà, zabezpiecza si´ przed utratà lub zniekszta∏ceniem tych

danych spowodowanych awarià zasilania lub zak∏óceniami w sieci zasilajàcej.

§ 10. Osoba uprawniona wprowadza do systemu

informatycznego dane osobowe i dane o podmiotach

zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych i zawiadomieniach o zmianach ewidencyjnych oraz zawiadomieniach dotyczàcych podmiotów zbiorowych, a nast´pnie umieszcza je w odpowiedniej kartotece.

§ 11. 1. Karty rejestracyjne oraz zawiadomienia

o zmianach ewidencyjnych i dotyczàce podmiotów

zbiorowych usuwa si´ z kartotek poprzez fizyczne

zniszczenie przez osoby uprawnione, w sposób uniemo˝liwiajàcy ustalenie to˝samoÊci osoby i danych

identyfikujàcych podmiot zbiorowy, których dane te

dotyczà.

2. Zapis informacji dotyczàcych udost´pnienia danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa si´ z bazy

danych systemu informatycznego z chwilà usuni´cia

wszystkich zgromadzonych tam danych o osobie lub

podmiocie zbiorowym.

§ 12. 1. Urzàdzenia lub elektroniczne noÊniki informacji, zawierajàce dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym, przeznaczone do usuni´cia z Rejestru,

pozbawia si´ zapisu tych danych.

2. W przypadku gdy pozbawienie elektronicznych

noÊników informacji zapisu danych osobowych lub

danych o podmiotach zbiorowych nie jest mo˝liwe,

uszkadza si´ je w sposób uniemo˝liwiajàcy ich odczytanie.

§ 13. Urzàdzenia lub elektroniczne noÊniki informacji, zawierajàce dane osobowe lub dane o podmiotach zbiorowych, przeznaczone do naprawy, przed naprawà pozbawia si´ zapisu tych danych albo naprawia

si´ je pod nadzorem administratora bezpieczeƒstwa

informacji.

§ 14. 1. Osoba uprawniona sporzàdza kopie awaryjne danych osobowych lub danych o podmiotach

zbiorowych zgromadzonych w systemie informatycznym Rejestru.

2. Kopie awaryjne nale˝y

1) okresowo sprawdzaç pod kàtem ich dalszej przydatnoÊci do odtworzenia danych osobowych lub

danych o podmiotach zbiorowych w przypadku

awarii systemu;

Poz. 1929

2) bezzw∏ocznie usuwaç po ustaniu ich u˝ytecznoÊci,

w sposób okreÊlony w § 12.

3. Kopii awaryjnych nie przechowuje si´ w tych samych pomieszczeniach, w których sà przechowywane

zbiory danych osobowych i danych o podmiotach

zbiorowych eksploatowanych na bie˝àco. Przepis § 8

ust. 2 stosuje si´ odpowiednio.

§ 15. 1. Systemy informatyczne, w których sà zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, wyposa˝a si´ w mechanizmy uwierzytelniania

u˝ytkownika oraz kontroli dost´pu do przetwarzanych

danych.

2. Dla ka˝dej osoby uprawnionej b´dàcej u˝ytkownikiem systemu informatycznego, o którym mowa

w ust. 1, dyrektor lub osoba przez niego upowa˝niona

ustala odr´bny identyfikator i has∏o u˝ytkownika.

3. Identyfikator, o którym mowa w ust. 2, wpisuje

si´ do ewidencji okreÊlonej w art. 39 ust. 1 ustawy

z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153,

poz. 1271) wraz z imieniem i nazwiskiem u˝ytkownika

oraz rejestruje w systemie informatycznym.

4. BezpoÊredni dost´p do danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przetwarzanych

w systemie informatycznym mo˝e mieç miejsce wy∏àcznie po podaniu identyfikatora i w∏aÊciwego has∏a

u˝ytkownika.

5. Has∏o u˝ytkownika zmienia si´ co najmniej raz

na miesiàc.

6. Identyfikatora u˝ytkownika nie zmienia si´, a po

wyrejestrowaniu u˝ytkownika z systemu informatycznego nie przydziela si´ innej osobie.

7. Has∏a u˝ytkownika nie udost´pnia si´ równie˝

po up∏ywie jego wa˝noÊci.

8. Identyfikator osoby, która utraci∏a uprawnienia

do dost´pu do danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych, nale˝y niezw∏ocznie wyrejestrowaç

z systemu informatycznego, uniewa˝niç jej has∏o u˝ytkownika oraz podjàç inne stosowne dzia∏ania w celu

zapobie˝enia dalszemu dost´powi tej osoby do danych.

§ 16. 1. Ekrany monitorów na stanowiskach dost´pu do danych osobowych i danych o podmiotach

zbiorowych przetwarzanych w systemie informatycznym sà samoczynnie wy∏àczane po up∏ywie ustalonego czasu nieaktywnoÊci u˝ytkownika.

2. W pomieszczeniach, gdzie mogà przebywaç

osoby postronne, monitory, o których mowa w ust. 1,

powinny byç ustawione w sposób uniemo˝liwiajàcy

tym osobom wglàd w dane.

§ 17. Dla ka˝dej osoby i podmiotu zbiorowego,

których dane sà przetwarzane w Rejestrze, system informatyczny zapewnia spójne odnotowanie

1) daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych

tej osoby lub podmiotu zbiorowego;

2) identyfikatora u˝ytkownika wprowadzajàcego dane;

Poz. 1929 i 1930

§ 18. Traci moc rozporzàdzenie Ministra SprawiedliwoÊci z dnia 11 czerwca 2001 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U.

Nr 63, poz. 644).

3) informacji, jakie dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zosta∏y wprowadzone do Rejestru,

§ 19. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie z dniem

28 listopada 2003 r.

4) informacji komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zosta∏y udost´pnione dane zgromadzone w Rejestrze.

Minister SprawiedliwoÊci: G. Kurczuk

1930

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOÂCI

z dnia 7 listopada 2003 r.

w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych

zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym

Na podstawie art. 21 ustawy z dnia 24 maja 2000 r.

o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 50, poz. 580,

z póên. zm.1)) zarzàdza si´, co nast´puje

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla warunki, sposób i tryb

udzielania informacji o osobach oraz informacji o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”, a tak˝e wzór zapytania o udzielenie

informacji o osobie i wzór formularza informacji

o osobie oraz wzór zapytania o udzielenie informacji

o podmiocie zbiorowym i wzór formularza informacji

o podmiocie zbiorowym.

jowego Rejestru Karnego, zwanego dalej „biurem informacyjnym”, lub jego punktów informacyjnych

dzia∏ajàcych przy niektórych sàdach powszechnych,

okreÊlonych w za∏àczniku nr 1 do rozporzàdzenia.

2. Dane osobowe osoby, której zapytanie lub

wniosek dotyczy, ustala si´ na podstawie dowodu

osobistego lub innego dokumentu pozwalajàcego na

ustalenie to˝samoÊci tej osoby.

3. Dane identyfikujàce podmiot zbiorowy, którego

zapytanie lub wniosek dotyczy, ustala si´ na podstawie

aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sàdowego.

§ 2. 1. Informacji o osobach, których dane osobowe zosta∏y zgromadzone w Rejestrze, udziela si´ na

4. Zapytanie sporzàdza si´ oddzielnie dla ka˝dej

osoby oraz ka˝dego podmiotu zbiorowego.

1) wniosek — osobie, o której mowa w art. 7 ust. 1

ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, zwanej dalej „ustawà”;

§ 4. 1. W przypadkach niecierpiàcych zw∏oki,

zw∏aszcza gdy ma to znaczenie dla toczàcego si´ post´powania lub wykonania czynnoÊci przez uprawniony organ, informacje o osobach i o podmiotach zbiorowych z Rejestru mogà byç udzielane uprawnionym

podmiotom przez biuro informacyjne za pomocà urzàdzeƒ s∏u˝àcych do automatycznego ich przekazywania.

2) zapytanie — podmiotom wymienionym w art. 6

ust. 1 ustawy.

2. Informacji o podmiotach zbiorowych, których

dane zgromadzone zosta∏y w Rejestrze, udziela si´ na

1) wniosek — podmiotowi, o którym mowa w art. 7

ust. 2 ustawy;

2) zapytanie — podmiotom wymienionym w art. 6

ust. 1 pkt 1, 4—9 i 11 ustawy.

§ 3. 1. Zapytanie lub wniosek o udzielenie informacji z Rejestru kieruje si´ do Biura Informacyjnego Kra———————

1) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U.

z 2001 r. Nr 56, poz. 579, z 2002 r. Nr 74, poz. 676 i Nr 197,

poz. 1661 oraz z 2003 r. Nr 137, poz. 1302.

2. Informacja o osobie oraz o podmiocie zbiorowym z Rejestru wysy∏ana za pomocà urzàdzeƒ, o których mowa w ust. 1, uwzgl´dnia takie same dane oraz

taki sam uk∏ad, jaki posiada informacja o osobie z Rejestru oraz informacja o podmiocie zbiorowym z Rejestru.

§ 5. Urzàdzenia s∏u˝àce do automatycznego przekazywania informacji o osobach oraz o podmiotach

zbiorowych z Rejestru wyposa˝a si´ w systemy zabezpieczeƒ przed dost´pem osób nieuprawnionych do

tych urzàdzeƒ i przesy∏anych danych oraz wykorzysty-

1929

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOÂCI

z dnia 7 listopada 2003 r.

w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze

Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru

Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 24 maja 2000 r.

o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 50, poz. 580,

z póên. zm.1)) zarzàdza si´, co nast´puje