Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla zasady tworzenia,

utrwalania, przechowywania i zabezpieczania, w tym

przy zastosowaniu podpisu elektronicznego, dokumentów zwiàzanych z zawieraniem i wykonywaniem

umów ubezpieczenia, sporzàdzanych na elektronicznych noÊnikach informacji.

§ 2. Przepisy rozporzàdzenia stosuje si´ do dokumentów zwiàzanych z zawieraniem i wykonywaniem

umów ubezpieczenia, sporzàdzanych na elektronicznych noÊnikach informacji, z wyjàtkiem dokumentów

1) sporzàdzanych na elektronicznych noÊnikach informacji zwiàzanych z operacjami dokonywanymi

przy u˝yciu kart p∏atniczych, kart s∏u˝àcych wy∏àcznie do dokonywania wyp∏aty gotówki oraz instrumentów pieniàdza elektronicznego;

2) oznaczonych kategorià A i podlegajàcych trwa∏emu przechowywaniu na mocy odr´bnych przepisów.

§ 3. Ilekroç w rozporzàdzeniu jest mowa o

1) dokumencie — nale˝y przez to rozumieç dokument

zwiàzany z zawieraniem i wykonywaniem umowy

ubezpieczenia, sporzàdzony na elektronicznym

noÊniku informacji;

2) podpisaniu — nale˝y przez to rozumieç czynnoÊç

polegajàcà na z∏o˝eniu podpisu elektronicznego;

3) podpisie elektronicznym — nale˝y przez to rozumieç podpis okreÊlony w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia

18 wrzeÊnia 2001 r. o podpisie elektronicznym

(Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z 2002 r. Nr 153,

poz. 1271 oraz z 2003 r. Nr 124, poz. 1152);

4) bezpiecznym podpisie elektronicznym — nale˝y

przez to rozumieç podpis okreÊlony w art. 3 pkt 2

ustawy z dnia 18 wrzeÊnia 2001 r. o podpisie elektronicznym;

5) integralnoÊci dokumentu — nale˝y przez to rozumieç w∏aÊciwoÊç polegajàcà na tym, ˝e zawartoÊç

dokumentu nie uleg∏a zmianie od chwili jego

utworzenia;

———————

1) Minister Finansów kieruje dzia∏em administracji rzàdowej

— instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca

2002 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 32, poz. 301, Nr 43, poz. 378

i Nr 93, poz. 834).

6) podmiocie — nale˝y przez to rozumieç zak∏ad

ubezpieczeƒ, spó∏k´ utworzonà przez zak∏ad ubezpieczeƒ lub inne podmioty Êwiadczàce us∏ugi

zwiàzane z zabezpieczaniem dokumentów.

§ 4. Utworzenie dokumentu polega na zapisaniu

sekwencji danych wyra˝ajàcej okreÊlonà czynnoÊç lub

czynnoÊci zwiàzane z zawieraniem lub wykonywaniem umów ubezpieczenia na elektronicznym noÊniku

informacji i podpisaniu tych danych.

§ 5. 1. Utrwalenie dokumentu polega na jego zapisaniu na elektronicznym noÊniku informacji w sposób

zapewniajàcy zachowanie jego integralnoÊci i mo˝liwoÊç odczytania wszystkich informacji zawartych

w tym dokumencie a˝ do zakoƒczenia okresu przechowywania dokumentu. Zachowanie integralnoÊci dokumentu mo˝na zapewniç w szczególnoÊci poprzez zapisanie go na elektronicznym noÊniku informacji, na

którym nie mo˝na dokonaç ˝adnej zmiany w zapisie

bez zniszczenia noÊnika.

2. W przypadku stosowania podpisu elektronicznego dokument nale˝y utrwaliç wraz z ca∏à Êcie˝kà certyfikacji zawierajàcà certyfikat i zaÊwiadczenia certyfikacyjne oraz ze wszystkimi listami zawieszonych lub

uniewa˝nionych certyfikatów u˝ytymi w celu weryfikacji podpisu elektronicznego.

3. Je˝eli przepisy odr´bne nie stanowià inaczej,

dopuszczalne jest kopiowanie, pod nadzorem osób

uprawnionych, wed∏ug wewn´trznych procedur podmiotu, dokumentów utrwalonych na elektronicznym

noÊniku informacji na inny elektroniczny noÊnik informacji wraz z informacjami s∏u˝àcymi do weryfikacji

podpisu elektronicznego, o których mowa w ust. 2,

w przypadku gdy ten podpis zosta∏ zastosowany.

4. Ka˝da z kopii dokumentu powinna byç identyczna z orygina∏em.

§ 6. 1. Okres przechowywania dokumentu zwiàzanego z okreÊlonà czynnoÊcià zawarcia lub wykonywania umowy ubezpieczenia nie mo˝e byç krótszy od

okresu okreÊlonego w odr´bnych przepisach, przewidzianego dla przechowywania danego rodzaju dokumentu.

2. Je˝eli okres trwa∏oÊci zapisu na elektronicznym

noÊniku informacji okreÊlony przez producenta tego

noÊnika jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu, to utrwalone na noÊniku dokumenty nale˝y przenieÊç na inny elektroniczny noÊnik

informacji przed up∏ywem gwarantowanego przez

producenta okresu trwa∏oÊci zapisu. Elektroniczny noÊnik informacji, z którego przeniesiono zapis, podlega

fizycznemu zniszczeniu.

3. Po up∏ywie wymaganego okresu przechowywania dokument mo˝e zostaç usuni´ty z elektronicznego

noÊnika informacji w sposób nieodwracalny. W przypadku up∏ywu wymaganego okresu przechowywania

wszystkich dokumentów utrwalonych na elektronicznym noÊniku informacji, noÊnik ten mo˝e zostaç zniszczony.

Poz. 1889 i 1890

3) zastosowane sà aktualnie dost´pne metody i Êrodki ochrony integralnoÊci dokumentu.

2. Zabezpieczenie dokumentów wymaga w szczególnoÊci

1) systematycznego dokonywania analizy zagro˝eƒ;

4. Dokumenty przechowuje si´ co najmniej

w dwóch kopiach, ka˝da na innym egzemplarzu lub

rodzaju elektronicznego noÊnika informacji. Miejsca

przechowywania noÊników wszystkich kopii powinny

zapewniaç bezpieczeƒstwo zapisanego na nich dokumentu.

2) opracowania i stosowania procedur zabezpieczania dokumentów i systemów ich przetwarzania,

w tym procedur dost´pu;

5. Ka˝dy elektroniczny noÊnik informacji u˝yty do

przechowywania dokumentów powinien mieç swój

identyfikator.

4) opracowania sposobów dzia∏ania w celu eliminacji

naruszania bezpieczeƒstwa oraz bie˝àcego kontrolowania funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a tak˝e okresowego dokonywania

oceny tych sposobów.

6. Podmiot zobowiàzany, na podstawie odr´bnych

przepisów lub zawartych umów, do przechowywania

dokumentu ma obowiàzek prowadzenia ewidencji

elektronicznych noÊników informacji u˝ytych do przechowywania dokumentów.

§ 7. 1. Dokument uwa˝a si´ za zabezpieczony, je˝eli, w ca∏ym okresie jego istnienia, spe∏nione sà ∏àcznie nast´pujàce warunki

3) stosowania systemów zabezpieczeƒ ze szczególnym uwzgl´dnieniem zapewnienia kompletnoÊci

i szczelnoÊci tych systemów;

3. Ochron´ informacji prawnie chronionych zawartych w dokumencie realizuje si´ z odpowiednim stosowaniem zasad przewidzianych dla ochrony tego rodzaju dokumentu okreÊlonych w odr´bnych przepisach.

1) zapewniona jest jego dost´pnoÊç wy∏àcznie dla

osób uprawnionych;

§ 8. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie z dniem

1 stycznia 2004 r.

2) jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

Minister Finansów: w z. W. Ciesielski

1890

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA GOSPODARKI, PRACY I POLITYKI SPO¸ECZNEJ1)

z dnia 29 paêdziernika 2003 r.

w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji niektórych urzàdzeƒ

transportu bliskiego

Na podstawie art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz. U. Nr 122,

poz. 1321 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarzàdza si´,

co nast´puje

Rozdzia∏ 1

Przepisy ogólne

1) wciàgarek i wciàgników,

2) suwnic,

3) ˝urawi,

4) uk∏adnic,

5) wyciàgów towarowych,

6) podestów ruchomych,

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla warunki techniczne

dozoru technicznego w zakresie eksploatacji nast´pujàcych urzàdzeƒ transportu bliskiego

———————

1) Minister Gospodarki, Pracy i Polityki Spo∏ecznej kieruje

dzia∏em administracji rzàdowej — gospodarka, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2003 r. w sprawie szczegó∏owego

zakresu dzia∏ania Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki

Spo∏ecznej (Dz. U. Nr 1, poz. 5).

7) urzàdzeƒ dla osób niepe∏nosprawnych,

8) schodów i chodników ruchomych,

9) przenoÊników okr´˝nych kabinowych i platformowych,

10) dêwigów, w szczególnoÊci do transportu osób lub

∏adunków, dêwigów budowlanych i dêwigów towarowych ma∏ych,

1889

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA FINANSÓW1)

z dnia 31 paêdziernika 2003 r.

w sprawie szczegó∏owych zasad tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów

zwiàzanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia

Na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy z dnia 22 maja

2003 r. o dzia∏alnoÊci ubezpieczeniowej (Dz. U. Nr 124,

poz. 1151) zarzàdza si´, co nast´puje