Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

§ 1. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez

organy i jednostki organizacyjne, o których mowa

w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej

„ustawà”, dzieli si´ na

1) materia∏y archiwalne — wchodzàce do paƒstwowego zasobu archiwalnego;

2) dokumentacj´ niearchiwalnà — innà dokumentacj´, niestanowiàcà materia∏ów archiwalnych.

§ 2. Sposób oznaczania kategorii dokumentacji,

o której mowa w § 1, ze wzgl´du na okresy jej przechowywania okreÊla za∏àcznik nr 1 do rozporzàdzenia.

§ 3. 1. Rzeczowà klasyfikacj´ oraz kwalifikacj´ dokumentacji ze wzgl´du na okresy jej przechowywania,

wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki

organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy,

zawierajà jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej

„wykazami akt”.

2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowià podstaw´ rejestracji i gromadzenia dokumentacji

w akta spraw.

3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzajà

1) ministrowie i inne centralne organy paƒstwowe dla

urz´dów ich obs∏ugujàcych oraz kierownicy centralnych paƒstwowych jednostek organizacyjnych

— w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Paƒstwowych;

2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych — w porozumieniu z dyrektorem w∏aÊciwego miejscowo archiwum paƒstwowego.

4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogà wprowadziç wykaz akt

dla nadzorowanych i podleg∏ych jednostek organizacyjnych, w trybie okreÊlonym w ust. 3 pkt 1.

5. Przyk∏adowy wykaz akt typowych dla organów

paƒstwowych i paƒstwowych jednostek organizacyjnych, s∏u˝àcy za podstaw´ ustalenia wykazu akt, stanowi za∏àcznik nr 2 do rozporzàdzenia.

6. Jednostki organizacyjne inne ni˝ paƒstwowe,

o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosujà przyk∏adowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5,

odpowiednio oraz wprowadzajà w trybie, o którym

mowa w ust. 3 i 4.

§ 4. 1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa

w § 1, podlega brakowaniu po up∏ywie okresu przechowywania okreÊlonego we w∏aÊciwym wykazie akt.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega

na ocenie jej przydatnoÊci do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej

na makulatur´.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez

organy i jednostki organizacyjne, o których mowa

w art. 5 ust. 1 ustawy, nast´puje na podstawie zgody.

§ 5. 1. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust. 3, mo˝e byç

1) jednorazowa;

2) generalna — dla ca∏ej dokumentacji niearchiwalnej

lub jej cz´Êci.

Poz. 1375

nostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1

ustawy, w których dzia∏ajà archiwa zak∏adowe, mo˝e

byç wyra˝ona wówczas, gdy materia∏y archiwalne tam

przechowywane sà uporzàdkowane zgodnie z instrukcjà kancelaryjnà, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy.

§ 6. 1. Wnioski o wyra˝enie zgody na brakowanie

dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1

ustawy, sk∏adajà dyrektorowi miejscowo w∏aÊciwego

archiwum paƒstwowego.

2. Miejscowo w∏aÊciwym archiwum paƒstwowym,

o którym mowa w ust. 1, jest

1) dla paƒstwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujàcych dzia∏alnoÊcià obszar ca∏ego

kraju, majàcych swojà siedzib´ w Warszawie —

w∏aÊciwe archiwum paƒstwowe o charakterze centralnym;

2) dla paƒstwowych jednostek organizacyjnych oraz

organów i jednostek organizacyjnych samorzàdu

terytorialnego niewymienionych w pkt 1 — archiwum paƒstwowe w∏aÊciwe ze wzgl´du na ich siedzib´.

§ 7. 1. Do wniosku o zgod´ jednorazowà do∏àcza

si´

1) protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi za∏àcznik nr 3 do rozporzàdzenia;

2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do

przekazania na makulatur´ lub zniszczenie, którego

wzór stanowi za∏àcznik nr 4 do rozporzàdzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej

przeznaczonej na makulatur´ lub zniszczenie, którego wzór stanowi za∏àcznik nr 5 do rozporzàdzenia.

2. Protokó∏ oraz spis dokumentacji niearchiwalnej,

o których mowa w ust. 1, sporzàdza komisja powo∏ana

przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej,

o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której sk∏ad

wchodzà: kierownik komórki organizacyjnej, któremu

podlega archiwum zak∏adowe lub sk∏adnica akt, osoba

kierujàca lub prowadzàca archiwum zak∏adowe albo

sk∏adnic´ akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega

brakowaniu.

3. W przypadku trudnoÊci w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca si´ do miejscowo w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

3. Zgod´, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyra˝a Naczelny Dyrektor Archiwów Paƒstwowych.

§ 8. 1. Wniosek o wyra˝enie zgody generalnej na

brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawieraç uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody,

w szczególnoÊci stwierdzenie prawid∏owego uporzàdkowania materia∏ów archiwalnych oraz okreÊlenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu w ramach uzyskanej zgody.

4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji

niearchiwalnej, przechowywanej przez organy i jed-

2. Jednostki organizacyjne, które uzyska∏y zgod´

generalnà na brakowanie dokumentacji niearchiwal-

2. Zgod´, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyra˝a dyrektor miejscowo w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego.

nej, przeprowadzajà czynnoÊci brakowania w trybie

okreÊlonym w § 7 ust. 2.

§ 9. Jednostki organizacyjne przechowujà w archiwum zak∏adowym lub w sk∏adnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulatur´ bàdê protokó∏ami jej zniszczenia.

§ 10. 1. Jednostki organizacyjne przekazujà materia∏y archiwalne do w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego nie póêniej ni˝ po up∏ywie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrze˝eniem ust. 2.

2. Termin okreÊlony w ust. 1 nie dotyczy

1) ksiàg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiàg,

akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sàdowych oraz innych materia∏ów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zak∏adowych okreÊlony jest odr´bnymi przepisami;

2) materia∏ów archiwalnych, których gromadzenie

i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów

Paƒstwowych powierzy∏ w∏aÊciwym jednostkom

organizacyjnym;

3) materia∏ów archiwalnych, o których mowa w art. 32

ustawy.

§ 11. 1. W przypadku ustania dzia∏alnoÊci organów

i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5

ust. 1 ustawy

1) materia∏y archiwalne przekazuje si´ do w∏aÊciwego

archiwum paƒstwowego, z tym ˝e materia∏y archiwalne, dla których nie up∏ynà∏ 25-letni okres od ich

wytworzenia, a które sà niezb´dne do dzia∏alnoÊci

organu lub jednostki organizacyjnej przejmujàcej

zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a, przekazuje si´ temu

organowi lub jednostce;

2) dokumentacj´ niearchiwalnà przekazuje si´ organowi lub jednostce organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a.

2. W przypadku braku nast´pcy prawnego, dokumentacj´ niearchiwalnà wytworzonà i zgromadzonà

przez organ paƒstwowy lub paƒstwowà jednostk´ organizacyjnà, której okres przechowywania nie up∏ynà∏,

przekazuje si´ rzeczowo w∏aÊciwemu organowi administracji rzàdowej.

Poz. 1375

2. Archiwa paƒstwowe niemajàce charakteru centralnego przejmujà materia∏y archiwalne jednostek organizacyjnych majàcych siedzib´ na obszarze dzia∏ania

archiwum paƒstwowego, z wy∏àczeniem jednostek,

o których mowa w ust. 1.

§ 13. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej, o której

mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, powiadamia o zamiarze

przekazania materia∏ów archiwalnych dyrektora w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego, przedstawiajàc

wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporzàdzonego wed∏ug wzoru okreÊlonego

w za∏àczniku nr 6 do rozporzàdzenia, podpisanego

przez kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Przed przej´ciem materia∏ów archiwalnych dyrektor archiwum paƒstwowego sprawdza stan oraz

prawid∏owoÊç uporzàdkowania materia∏ów archiwalnych.

3. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e, w przypadku nieuporzàdkowania materia∏ów archiwalnych

w sposób okreÊlony w § 15, odmówiç ich przej´cia do

czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek,

okreÊlajàc termin ich wykonania.

4. Przekazanie materia∏ów archiwalnych odbywa

si´ na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym

mowa w ust. 1.

5. Dyrektor archiwum paƒstwowego okreÊla w porozumieniu z zainteresowanà jednostkà organizacyjnà

termin i miejsce przej´cia materia∏ów archiwalnych.

6. Koszty zwiàzane z przygotowaniem i konserwacjà materia∏ów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazujàca materia∏y.

§ 14. 1. Uporzàdkowanie materia∏ów archiwalnych

polega na podziale rzeczowym teczek i prawid∏owym

u∏o˝eniu materia∏ów wewnàtrz teczek, ich opisaniu,

nadaniu w∏aÊciwego uk∏adu, sporzàdzeniu ewidencji

oraz technicznym zabezpieczeniu.

2. Materia∏y archiwalne powinny byç u∏o˝one wewnàtrz teczek w kolejnoÊci spraw, a w ramach sprawy

— chronologicznie, poczynajàc od pierwszego pisma

wszczynajàcego spraw´. Poszczególne strony akt znajdujàcych si´ w teczce powinny byç opatrzone kolejnà

numeracjà.

3. Opisanie materia∏ów archiwalnych polega na

umieszczeniu na wierzchniej stronie ka˝dej teczki

3. Dokumentacj´ niearchiwalnà, wytworzonà

i zgromadzonà przez pozosta∏e jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje

si´ odp∏atnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniàcym si´ przechowywaniem dokumentacji

lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim

przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie Êrodki finansowe. Umowa przechowania

powinna byç zawarta do koƒca okresu przechowywania dokumentacji.

1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materia∏y powsta∏y;

§ 12. 1. Archiwa paƒstwowe o charakterze centralnym przejmujà materia∏y archiwalne jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy.

4) rocznych dat kraƒcowych, to jest dat najwczeÊniejszego i najpóêniejszego materia∏u archiwalnego

w teczce;

2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego wed∏ug wykazu akt, obowiàzujàcego w jednostce organizacyjnej;

3) tytu∏u teczki, to jest nazwy has∏a klasyfikacyjnego

wed∏ug wykazu akt, obowiàzujàcego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materia∏ów archiwalnych, znajdujàcych si´ w teczce;

5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;

1) podstawowe dane dotyczàce organizacji i zakresu

dzia∏ania jednostki organizacyjnej w uj´ciu chronologicznym;

6) symbolu kwalifikacyjnego materia∏ów archiwalnych (kategoria A);

2) spis materia∏ów archiwalnych, dla których nie up∏ynà∏ 25-letni okres od ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a.

7) liczby stron w teczce.

4. Nadanie materia∏om archiwalnym w∏aÊciwego

uk∏adu polega na u∏o˝eniu teczek zgodnie ze strukturà

organizacyjnà jednostki organizacyjnej, obowiàzujàcà

w czasie, w którym materia∏y te powsta∏y, w ramach

poszczególnych komórek organizacyjnych wed∏ug kolejnoÊci symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki

organizacyjnej.

5. Sporzàdzenie ewidencji materia∏ów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wype∏nionym

pismem maszynowym lub technikà elektronicznà,

w kolejnoÊci zgodnej z nadanym im uk∏adem. W przypadku sporzàdzenia spisu zdawczo-odbiorczego technikà elektronicznà, jego zapis przekazuje si´ archiwum

paƒstwowemu w postaci wydruku i na noÊniku elektronicznym w formacie okreÊlonym przez dyrektora archiwum paƒstwowego.

§ 15. 1. Spis zdawczo-odbiorczy sporzàdza si´

w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone

sà dla archiwum paƒstwowego, a jeden dla jednostki

organizacyjnej przekazujàcej materia∏y archiwalne.

2. W przypadku koniecznoÊci sporzàdzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum paƒstwowego

okreÊla jej form´. W szczególnoÊci ewidencja mo˝e byç

sporzàdzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana tak˝e technikà elektronicznà.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych przeznaczonych do przekazania nale˝y do∏àczyç informacj´ zawierajàcà podstawowe dane dotyczàce zmian organizacyjnych, jakie nastàpi∏y w czasie,

z którego pochodzà przekazywane materia∏y archiwalne.

4. W przypadku przekazywania materia∏ów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç

usta∏a, do spisu zdawczo-odbiorczego nale˝y do∏àczyç

§ 16. Przekazywane materia∏y nale˝y

1) przesznurowaç w teczkach po usuni´ciu spinaczy

i innych elementów metalowych;

2) umieÊciç w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materia∏ów chroniàcych przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;

3) zapakowaç w pud∏a lub paczki w postaci ustalonej

w porozumieniu z dyrektorem w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego, w zale˝noÊci od rodzaju materia∏ów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwà jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materia∏ów archiwalnych.

§ 17. Materia∏y archiwalne stanowiàce dokumentacj´ technicznà, statystycznà, geologicznà, kartograficznà i geodezyjnà, fonograficznà i fotograficznà oraz

utrwalonà na innych noÊnikach nale˝y uporzàdkowaç

i przygotowaç do przekazania w sposób uzgodniony

z dyrektorem w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego.

§ 18. Przepisy § 13—17 stosuje si´ odpowiednio

przy przejmowaniu przez archiwa paƒstwowe materia∏ów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy.

§ 19. Traci moc rozporzàdzenie Ministra Nauki,

Szkolnictwa Wy˝szego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r.

w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materia∏ów

archiwalnych do archiwów paƒstwowych (Dz. U.

z 1984 r. Nr 41, poz. 216).

§ 20. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

14 dni od dnia og∏oszenia.

Minister Kultury: W. Dàbrowski

Za∏àczniki do rozporzàdzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrzeÊnia 2002 r. (poz. 1375)

Za∏àcznik nr 1

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI

1. Symbolem „A” oznacza si´ kategori´ archiwalnà

dokumentacji stanowiàcej materia∏y archiwalne.

2. Symbolem „B” oznacza si´ kategori´ archiwalnà

dokumentacji niearchiwalnej, z tym ˝e

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza

si´ kategori´ dokumentacji o czasowym znaczeniu

praktycznym, która po up∏ywie obowiàzujàcego

okresu przechowywania podlega brakowaniu;

okres przechowywania liczy si´ w pe∏nych latach

kalendarzowych, poczynajàc od dnia 1 stycznia roku nast´pnego od daty jej wytworzenia po utracie

przez dokumentacj´ praktycznego znaczenia dla

potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

2) symbolem „Bc” oznacza si´ dokumentacj´ majàcà

krótkotrwa∏e znaczenie praktyczne, która po pe∏nym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulatur´;

stwowe, które mo˝e dokonaç zmiany kategorii tej

dokumentacji. Zmiana kategorii mo˝e wiàzaç si´

z uznaniem dokumentacji za materia∏y archiwalne.

3) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza si´ dokumentacj´, która po up∏ywie obowiàzujàcego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze wzgl´du na jej charakter, treÊç i znaczenie. Ekspertyz´ przeprowadza archiwum paƒ-

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum paƒstwowe mo˝e dokonaç zmiany kategorii

dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznajàc jà

za materia∏y archiwalne.

Za∏àcznik nr 2

PRZYK¸ADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH

Tytu∏ klas I i II rz´du

0

Zarzàdzanie

00

01

02

03

04

05

06

08

09

Organy kolegialne

Organizacja

Akty normatywne. Pomoc prawna

Planowanie i sprawozdawczoÊç. Statystyka

Informatyka

Skargi i wnioski

Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

Wspó∏praca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

Wspó∏praca z zagranicà

Kontrole

1

Kadry

10

11

12

13

14

Ogólne zasady pracy i p∏ac

Zatrudnienie

Ewidencja osobowa

Bezpieczeƒstwo i higiena pracy

Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

Metody pracy

Dyscyplina pracy

Sprawy socjalno-bytowe

Ubezpieczenia osobowe

07

15

16

17

18

2

Ârodki rzeczowe

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

Podstawowe zasady gospodarowania Êrodkami

trwa∏ymi

Typizacja i normalizacja

Inwestycje i remonty (kapitalne)

Administracja nieruchomoÊci

Gospodarka materia∏owa

èród∏a zaopatrzenia

Transport i ∏àcznoÊç

Gospodarka energetyczna

Ochrona zak∏adu pracy (mienia)

Ochrona Êrodowiska

3

Ekonomika

30

31

32

33

34

35

36

37

Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

Finanse, ksi´gowoÊç

Ksi´gowoÊç finansowa

Rozliczenia p∏ac

Ksi´gowoÊç materia∏owo-towarowa

Koszty i ceny

Fundusze specjalne

Inwentaryzacja

Za∏àcznik nr 3

Za∏àcznik nr 4

Za∏àcznik nr 5

Za∏àcznik nr 6

1375

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA KULTURY

z dnia 16 wrzeÊnia 2002 r.

w sprawie post´powania z dokumentacjà, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materia∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych.

Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178,

z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r.

Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106,

poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546

i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 76, poz. 806 oraz z 2002 r.

Nr 74, poz. 676) zarzàdza si´, co nast´puje