Rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach.

§ 1. 1. Rozporządzenie określa sposób oznaczania

materiałów,

w tym klauzulami tajności, oraz sposób

umieszczania klauzul na materiałach będących w posiadaniu jednostek organizacyjnych, określonych

wart. 1 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95), zwanej dalej "ustawą".

2. Przez oznaczenie materiałów klauzulami tajności

należy rozumieć umieszczenie tych klauzul na materiałach.

§ 2. 1. Nadaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny, w pełnym brzmieniu.

2. Zmiany nadanej klauzuli dokonuje się przez jej

skreślenie i wpisanie obok niej nowej z podaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem dokonującego

zmiany; skreślenie bez wpisania daty, imienia i nazwiska oraz podpisu dokonującego zmiany uważa się za

nie dokonane. Skreślenia oraz pozostałych wpisów dokonuje się kolorem czerwonym. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli, która podlega zmianie,

i dokonanych zmian jest niedozwolone.

3. Zmiany klauzuli dokumentu lub przedmiotu należy dokonać w odpowiednich dziennikach ewidencyj-

nych lub rejestrach materiałów niejawnych z podaniem przyczyny zmiany klauzuli.

b) w prawym górnym rogu, od góry

-

klauzulę tajności,

-

numer egzemplarza dokumentu (w przypadku gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, umieszcza się napis: "Egzemplarz

pojedynczy") ,

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się

a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności i numer egzemplarza dokumentu,

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

c) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer

strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się

a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności i numer egzemplarza dokumentu,

b) z lewej strony pod treścią w kolejności pionowej

-

§ 3. Materiałom w postaci dokumentów zawierają­

-

1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się

-

-

liczbę załączników (jeżeli są dołączone do do-

kumentu),

cych informacje niejawne stanowiące tajemnicę pań­

stwową nadaje się klauzulę tajności oraz oznacza się

w następujący sposób

a) w lewym górnym rogu, od góry

nazwę miejscowości i datę sporządzenia do-

kumentu,

klauzulę tajności załączników wraz z numera-

mi, pod jakimi zarejestrowane zostały w odpowiednim dzienniku,

liczbę stron każdego załącznika,

organizacyjnej,

c) z prawej strony pod treścią dokumentu imię i nazwisko oraz stanowisko osoby podpisującej dokument,

sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składa­

d) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej

nazwę jednostki

organizacyjnej lub komórki

ją się: literowe oznaczenie jednostki organiza-

cyjnej lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, poprzedzony cyframi: ,,00" - w przypadku dokumentu

oznaczonego klauzulą "ściśle tajne", ,,0", w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą "tajne", oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem,

-

liczbę wykonanych egzemplarzy,

-

adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub ich rozdzielnik,

-

numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nazwisko osoby, która dokument

sporządziła, oraz nazwisko osoby, która dokument wykonała,

-

1135 -

e) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

4) na trwale oprawionych książkach, broszurach, reprodukcjach lub innych zbiorach dokumentów

klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie

w widocznym miejscu

a) na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki,

b) na górze i dole strony tytułowej (jeżeli dokument

ją posiada),

c) na górze i dole pierwszej oraz wszystkich pozostałych stron;

5) pod numerem egzemplarza, o którym mowa w

pkt 1 lit. b) tiret trzecie, można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści

a) "udzielanie informacji zawartej w dokumencie

bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",

b) "wykonanie kopii bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",

c) "wykonanie odpisu bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",

d) "wykonanie kopii stron od ............... do .............. .

oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",

e) "wykonanie odpisu od ............... do .............. .

oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane" ,

f) "wykonanie wypisu (wyciągu) od ......... do ......... .

oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane" .

§ 4. Materiałom w postaci dokumentów zawierają­

cych informacje niejawne stanowiące tajemnicę służ­

bową nadaje się klauzulę tajności oraz oznacza się

w następujący sposób

1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się

Poz. 167

-

klauzulę tajności,

-

numer egzemplarza dokumentu (w przypadku gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, umieszcza się napis: "Egzemplarz

pojedynczy") ,

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą "poufne" klauzulę, numer strony oraz

liczbę stron całego dokumentu,

e) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą "zastrzeżone" - numer strony oraz liczbę

stron całego dokumentu;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się

a) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą "poufne" - klauzulę i numer egzemplarza

dokumentu,

b) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą "zastrzeżone" - klauzulę dokumentu,

c) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą "poufne" klauzulę, numer strony oraz

liczbę stron całego dokumentu,

d) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą "zastrzeżone" - numer strony oraz liczbę

stron całego dokumentu;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się

a) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą "poufne" - klauzulę i numer egzemplarza

dokumentu,

b) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą "zastrzeżone" - klauzulę dokumentu,

c) z lewej strony pod treścią w kolejności pionowej

-

liczbę załączników,

-

klauzulę tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zarejestrowane zostały w odpowiednim dzienniku,

a) w lewym górnym rogu, w kolejności pionowej

-

nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki

organizacyjnej,

-

sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składa­

ją się: literowe oznaczenie jednostki organiza-

cyjnej lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, poprzedzony literami: "Pf" - w przypadku dokumentu

oznaczonego klauzulą "poufne", "Z" w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą "zastrzeżone", oddzielonymi od numeru

rejestracyjnego myślnikiem,

b) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej

- nazwę miejscowości i datę sporządzenia dokumentu,

-liczbę stron każdego załącznika,

d) z prawej strony pod treścią dokumentu - imię

i nazwisko oraz stanowisko osoby podpisującej

dokument,

e) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej

-

liczbę wykonanych egzemplarzy,

-

adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu,

-

numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nazwisko osoby, która dokument

sporządziła, nazwisko osoby, która dokument

wykonała,

-

1136-

f) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą "poufne" klauzulę, numer strony oraz

liczbę stron całego dokumentu,

g) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą "zastrzeżone" - numer strony oraz liczbę

stron całego dokumentu;

4) na trwale oprawionych książkach, broszurach, reprodukcjach lub innych zbiorach dokumentów

klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie

w widocznym miejscu

a) na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki,

b) na górze i dole strony tytułowej,

c) na górze i dole pierwszej oraz wszystkich pozostałych stron;

5) w uzasadnionym przypadku niezależnie od klauzuli tajności, pod numerem egzemplarza, o którym

mowa w pkt 1 lit. b) tiret trzecie, można zamieścić

dyspozycję dla adresata o treści: "do zapoznania

w trybie obiegowym" lub zapis o treści: "dokument podlega ochronie przez .......... , jeśli dokument podlega krótszemu okresowi ochrony, niż

przewiduje to ustawa;

6) wykonanie kopii, odpisu, wypisu lub udzielanie informacji o treści zawartej w dokumencie jest moż­

liwe po uzyskaniu zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, w której dokument został

wytworzony.

§ 5. Na materiałach w postaci wykresów map i rysunków klauzulę tajności umieszcza się pod legendą,

blokiem tytułowym lub skalą oraz na stronach zewnętrznych w miejscach widocznych po złożeniu. Na

materiałach tych umieszcza się w zależności od klauzuli tajności oznaczenia

1) sygnaturę literowo-cyfrową, poprzedzoną cyframi

lub literami oznaczającymi klauzulę tajności, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a) i § 4 pkt 1 lit. a),

a w przypadku załączników - sygnaturę literowo-cyfrową materiału macierzystego,

2) numer egzemplarza materiału, a w przypadku załączników - numer kolejny załącznika,

3) adresatów poszczególnych egzemplarzy materiału,

a w przypadku załączników - łączną ilość egzemplarzy załączników.

§ 6. 1. Na dokumentach stanowiących załączniki, na

pierwszej stronie w górnej ich prawej części, umieszcza się dodatkowo napis: "Załącznik nr .............. do pisma nr .......... z dnia ................................. ".

2. W przypadku gdy adresatowi wysyła się inną

liczbę załączników niż pozostawia w aktach, przy miej-

scach, o których mowa w ust. l, umieszcza się dodatkowo napisy

1) "tylko adresat" - jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach,

2) "do zwrotu" - jeżeli załączniki mają zostać zwrócone do osoby podpisującej dokument.

3. Jeżeli przy dokumencie przesyła się załączniki

oznaczone różnymi klauzulami tajności, to klauzula dokumentu uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym

stopniu tajności.

§ 7. Na materiałach zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową

w formie mikrofilmów, negatywów, fotografii, nośni­

ków do zapisów informacji w postaci cyfrowej i taśm

elektromagnetycznych, a także na odbitkach, kliszach,

matrycach i dyskach optycznych, w sprzęcie elektronicznym z wbudowaną pamięcią lub na innych nośni­

kach danych elektronicznych klauzulę tajności umieszcza się w sposób widoczny na obudowie lub opakowaniu, nanosząc jednocześnie oznaczenia zgodnie z § 3

pkt 1 lit. a) lub § 4 pkt 1 lit. a).

§ 8. Zapis na taśmach magnetycznych lub filmowych rozpoczyna się i kończy informacją o klauzuli tajności.

§ 9. 1. Na materiałach w postaci przedmiotów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową lub przedmiotach stanowiących tajemnicę, nie wymienionych w rozporządze­

niu, klauzulę tajności nanosi się w widocznym miejscu

przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręcz­

ne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub

podobnych oznaczeń, nanosząc na nie oznaczenia

zgodnie z § 3 pkt 1 lit. a) lub § 4 pkt 1 lit. a).

2. Obudowy lub opakowania, w których znajdują

się materiały zawierające informacje niejawne, oznacza się taką klauzulą, jaką posiada materiał o najwyż­

szym stopniu tajności.

§ 10. 1. Na sporządzonych kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach dokumentu zawierającego informacje niejawne umieszcza się numer, pod którym zostały zarejestrowane w dzienniku

ewidencji wykonanych dokumentów.

2. Na kopii, odpisie, wyciągu lub tłumaczeniu

1) nad klauzulą tajności, o której mowa w § 3 pkt 1

lit. b) i § 4 pkt 1 lit. b), umieszcza się odpowiednio

napis: "Kopia", "Odpis", "Wypis", "Wyciąg" lub

"Tłumaczenie z języka - ...................................... (nazwa języka)

................................................. " oraz numer egzem(imię i nazwisko tłumacza)

plarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu

lub tłumaczenia,

2) pod podpisem osoby, o której mowa w § 3 pkt 3

lit. c) i § 4 pkt 3 lit. d), umieszcza się napis: "Za zgodność" i tuszową pieczęć jednostki organizacyjnej

lub komórki organizacyjnej.

3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu lub tłu­

maczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego

kopię, odpis, wypis"wyciąg lub tłumaczenie sporzą­

dzono, poprzez odcisk pieczęci informującej o

-

1137 -

1) nazwie jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,

2) liczbie egzemplarzy wykonanych kopii, odpisów,

wypisów, wyciągów lub tłumaczeń,

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu

lub tłumaczenia,

4) pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, pod którą kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłu­

maczenie zarejestrowano.

§ 11. Rozporządzenie wchodzi w

11 marca 1999 r.

życie

z dniem

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji

J. Tomaszewski

Minister Obrony Narodowej: J. Onyszkiewicz

168

ROZPORZĄDZENIE MINISTRÓW SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

ORAZ OBRONY NARODOWEJ

z dnia 26 lutego 1999 r.

w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów.

Na podstawie art. 53 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje

§ 1. Rozporządzenie określa sposób przyjmowania,

przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne przed nieuprawnionym

ujawnieniem, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem

przez podmioty wykonujące czynności lub świadczące

usługi w tym zakresie, zwane dalej "przewoźnikami".

które uzyskały

pocztowych,

koncesję

na prowadzenie

usług

5) przedsiębiorców, którzy uzyskali koncesję na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób

i mienia.

§ 3. 1. Materiały zawierające informacje niejawne

stanowiące

tajemnicę

państwową

są

przewożone

przez przewoźników określonych w § 2 ust. 2 pkt 1-3.

§ 2. 1. Materiały zawierające informacje niejawne

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach decy-

są przekazywane przewoźnikom przez jednostki orga-

zję o zamówieniu przewożenia materiałów stanowią­

nizacyjne, o których mowa wart. 1 ust. 2 ustawy z dnia

22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych

(Dz. U. Nr 11, poz. 95), zwane dalej "nadawcą".

cych tajemnicę państwową przez przewoźników, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4 i 5, podejmuje kierownik

jednostki organizacyjnej.

2. Nadawca składa zamówienie na wykonanie

czynności i usług, o których mowa w § 1, kierując je do

przewoźników spełniających wymagania w zakresie

§ 4. Materiały są przyjmowane przez przewoźników

od nadawcy w postaci prawidłowo zapakowanych listów lub paczek, a w szczególności właściwie zaadresowanych, zabezpieczonych, opakowanych i oznaczonych, zwanych dalej "przesyłkami".

ochrony informacji niejawnych

1) poczty specjalnej podlegającej Ministrowi Spraw

Wewnętrznych i Administracji, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji przy przesyłaniu

materiałów zawierających informacje niejawne,

stanowiące tajemnicę państwową, do adresatów

zamiejscowych na terenie kraju,

2) właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa

Spraw Zagranicznych zapewniającej przewóz materiałów zawierających informacje niejawne poza

granicami Rzeczypospolitej Polskiej,

3) właściwych jednostek organizacyjnych podległych

Ministrowi Obrony Narodowej, zapewniających

przewoźenie materiałów zawierających informacje

niejawne,

§ 5. 1. Materiały zawierające informacje niejawne

stanowiące tajemnicę państwową, nadawanejako listy

za pośrednictwem przewoźników, powinny być opakowane w dwie nieprzezroczyste i mocne koperty, przy

czym na kopertach muszą być umieszczone

1) wewnętrznej

a) klauzula tajności i ewentualne dodatkowe oznaczenie,

b) imienne określenie adresata,

c) imię, nazwisko i podpis osoby pakującej.

2) zewnętrznej

4) państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" oraz innych podmiotów,

a) nazwa jednostki organizacyjnej adresata,

1134 -

167

ROZPORZĄDZENIE MINISTRÓW SPRAW WEWNĘTRZNYCH

I ADMINISTRACJI ORAZ OBRONY NARODOWEJ

z dnia 26 lutego 1999 r.

w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul

na tych materiałach.

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje