Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

załącznik nr 1.

4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem

9. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowado innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do

urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

ną

11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym

korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu

pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej

bez otwierania - na przedniej stronie koperty) piecząt­

kę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący

numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

12. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-11

kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.

13. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego

doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednic­

twem swoich pracowników bez pokwitowań.

1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie

lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie

oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki

skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej,

składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowa­

nie z depozytem.

6. Po otwarciu koperty sprawdza się

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

7. Brak załączników lub otrzymanie samych załącz­

ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

8. Koperty z nie naruszonym znaczkiem pocztowym

(stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism

1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

Rozdział III

Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

Załączniki

Postanowienia ogólne

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

Czynności kancelaryjne sekretariatów

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Wewnętrzny obieg akt

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Załatwianie spraw

Wysyłanie i doręczanie pism

Przechowywanie akt

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Opłaty skarbowe

Postępowanie z aktami organów gminy

Powielanie i publikowanie

Zbiory wspomagające

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Rozdział I

2) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków mię­

dzygminnych.

2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity

sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem

bądź utratą dokumentów w urzędach.

3) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowe­

go w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świa­

dectwo itp.),

5) kancelaria -

wewnętrzną komórkę organizacyjną

właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwia­

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi

informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Z dokumentami z klauzulą "zastrzeżone" postę­

puje się według Instrukcji.

§ 2. 1. Instrukcja może być stosowana w gminnych

jednostkach organizacyjnych. .

2. O wprowadzeniu Instrukcji do stosowana w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1,

rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta).

§ 3. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają

1) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunku itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są

lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej

sprawy,

jące sprawy obsługi kancelaryjnej,

6) kierownik urzędu denta miasta),

wójta albo burmistrza (prezy-

7) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,

8) korespondencja - każde pismo wpływające do

urzędu lub wysyłane przez urząd,

9) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

10) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść

dokumentu, pisma itp.,

11) organy gminy - radę gminy i zarząd gminy oraz

zgromadzenie związku międzygminnego i zarząd

związku międzygminnego,

-

7025-

12) paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej Instrukcji,

13) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku

elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu

itp.,

14) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem

herbu gminy pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

15) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

16) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem

poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane

i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,

17) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez

które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej zała­

twieniem,

18) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację

sprawy w trakcie jej załatwiania,

19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

20) rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych

oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

21) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy

obsługa organizacyjna wójta albo burmistrza (prezydenta miasta), ich zastępców i pozostałych człon­

ków zarządu lub kierowników wydziałów urzędu

gminy,

22) spis spraw - formularz służący do chronologiczne-

go rejestrowania spraw wpływających lub rozpo-

28) znak akt - zespół symboli określających przynależ­

ność sprawy do określonej komórki organizacyjnej

i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

29) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

§ 4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia

14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27,

poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r.

Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47,

poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186,

z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201,

z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r.

Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368,

z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496, z 1997 r.

Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926

i Nr 141, poz. 944 oraz z 1998 r. Nr 162, poz. 1126).

§ 4. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.

Prezes Rady Ministrów: J. Buzek

(Zatączniki nr 1-4 do rozporządzenia stanowią oddzielny zatącznik do niniejszego numeru)

1319

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 22 grudnia 1999 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca

1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13,

poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132,

poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679,

Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775

oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarządza się, co następuje

cze jednostek pomocniczych, o których mowa wart. 39

ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie

gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58,

poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r.

Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113,

poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155,

poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126).

§ 1. 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych

w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu

zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz

ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub

utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania

czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związków

komunalnych i sejmików samorządowych.

2. Przepisy instrukcji kancelaryjnej mają zastosowanie przy załatwianiu spraw przez organy wykonaw-

§ 3. Rozporządzenie wchodzi w

1 stycznia 2000 r.

życie

z dniem

Prezes Rady Ministrów: J. Buzek

-

7024-

§ 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych

należy

1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozli-

czanie korespondencji oraz przesyłek,

2) prowadzenie

ewidencji

i wartościowych,

wpływów

specjalnych

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powiela-

nie,

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefono-

gramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty

elektronicznej itp.,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie po-

trzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów

lub stanowisk pracy.

2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują

czętych w urzędzie,

1) kancelaria,

23) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie,

pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

24) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt,

segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt

ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

25) urząd go,

urząd gminy lub związku międzygminne­

26) wydział -

wydział, biuro, oddział, referat lub inną

komórkę organizacyjną,

27) załącznik -

2) sekretariaty,

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie­

nie danej sprawy,

4) pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referen-

ci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.

każde pismo lub inny przedmiot odno-

szący się do treści lub tworzący całość z pismem

przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą poczpolecone i wartościowe, kancelaria

sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opa-

tową, zwłaszcza

-

7026-

kowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria

sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz

na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu

pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki

uszkodzonej.

3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki

wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek

specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez

kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację wobrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza

się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramachtakże imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa

§ 7. 1. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje

za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję

1) adresowaną do kierownika urzędu,

2) dotyczącą sprawo charakterze reprezentacyjnym,

3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody

i marszałka województwa, starosty,

4) od organów gminy oraz organów związków mię­

dzygminnych,

5) zastrzeżoną dla kierownika urzędu,

6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad

funkcjonowania urzędu,

7) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub

jego pracowników,

8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,

9) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

2. Zastępcom kierownika urzędu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję

4) mylnie skierowanych,

1) imiennie do nich adresowaną,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością·

3) zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu.

-

7027 -

3. Pozostałym członkom zarządu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję

1) imiennie do nich adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,

3) zastrzeżoną dla członka zarządu.

4. Kierownicy wydziałów

przeglądają

korespon-

dencję

1) mającą dyspozycję kierownika urzędu, zastępców

kierownika urzędu lub pozostałych członków zarzą­

du,

2) adresowaną do nich imiennie,

3) zawierającą ponaglenie i interwencje,

Rozdział IV

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§ 8. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadne­

go z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu, zastępcom kierownika urzędu lub pozostałym członkom

zarządu,

a następnie przekazuje kancelarii w celu

umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.

2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik

nr 2.

§ 9. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez

kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu lub

pozostałych członków zarządu pracownik sekretariatu

dzieli zgodnie z dyspozycjami na

1) podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu

i zastępców kierownika urzędu lub pozostałych

członków zarządu,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2,

pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wy-

4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości,

zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.

5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzą­

cych w zakres działania (czynności) różnych wydziałów

lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy

w podstawowym zakresie.

Rozdział VI

Wewnętrzny obieg akt

§ 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się,

z zastrzeżeniem § 6 ust. 13 zdanie drugie, za pośrednic­

twem kancelarii lub poczty elektronicznej.

§ 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za

pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział VII

System kancelaryjny,

rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

działom.

Rozdział V

§ 13. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§ 10. 1. Kierownik urzędu, jego zastępca lub członek

zarządu, przeglądając korespondencję

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwie­

nia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń kierownika urzędu

określają załączniki nr 3a, 3b, 3c.

2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej

do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy,

umieszcza się dyspozycje dotyczące

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­

ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt

powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera

ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone

w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków mię­

dzygminnych określa załącznik nr 4.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji

dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na

dziesięć klas pierwszego

rzędu sformułowanych

1) sposobu załatwienia sprawy,

w sposób ogólny, oznaczony symbolami od O do 9.

2) terminu załatwienia sprawy,

4. W ramach tych klas wprowadza się podział na

klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe)

oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi

przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od O do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział

niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę­

du oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest

3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.

-

7028-

Poz. 1319

000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział

na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyż­

szego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych

tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla

siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.

6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek

organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło

klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je

będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.

7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu

może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej

kategorii archiwalnej.

8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą

wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do

archiwum państwowego.

10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej

symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc"

zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez

właściwe archiwum państwowe.

12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE",

przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą

przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla

ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

§ 14. 1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać

na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt,

zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występują­

ce w działalności tych komórek.

2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej

w zależności od potrzeb może zawierać

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne)

utworzone przez rozbudowanie końcowych klas

trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy

bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń

kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt,

ustalonego dla klasy rozbudowanej,

§ 15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia

kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

§ 16. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada

się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych . Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać

w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na

rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się,

w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

każdy

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określo­

nych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.

Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w ukła­

dzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie

numerowym.

4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla

niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano

w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę

wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie

cyfry roku (np. Dr. 1-0258-10-6/98).

5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założo­

nych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz

w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy

spraw do teczek symbol ... ". Po zakończeniu roku spisy

spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właści­

wych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 17. 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo­

nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

lub do rejestru kancelaryjnego.

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.

-

7029-

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz

na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie

otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz

urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się

do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd­

ku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw

określa załącznik nr 5.

4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do

załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już

wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwie­

nia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach

referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci

wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się

w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

§ 18. 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą

sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy

otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera

1) symbol literowy komórki organizacyjnej,

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym

sprawę

wszczęto.

Poz. 1319

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt

właściwej sprawy,

3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym

charakterze.

2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek

przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§ 20. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych

i masowo napływających, zamiast spisów spraw,

o których mowa w § 16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci

informatycznej.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny

symbol (znak).

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

4. Rejestry prowadzą referenci spraw.

5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do

danego rejestru.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela

się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.1.0012-15/99, gdzie "Or.!" - oznacza symbol

wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale),

,,0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, " 15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, ,,99" - oznacza dwie

ostatnie cyfry roku.

4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli taki został ustalony w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych

określa regulamin organizacyjny urzędu.

5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez

wpisywania do nowych spisów spraw.

6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla

każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat

zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna

się w każdym roku od nr 1.

7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się

z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do

spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru

zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu

w rejestrze.

§ 21. 1. W urzędzie prowadzone są następujące

centralne rejestry kancelaryjne

1) rejestr uchwał organów samorządu gminnego,

2) rejestr skarg i wniosków,

6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzę­

du, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw

ubiegłego roku czyni się wzmiankę : "przeniesiono do

teczki hasło ... ".

§ 19. 1. Nie podlegają rejestracji

1) publikacje (gazety, czasopisma,

ogłoszenia, prospekty itp.),

książki,

afisze,

3) rejestr aktów wewnętrznych,

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

2. Sekretariat kierownika urzędu może prowadzić

dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym

lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane

będą wszystkie pisma kierowane do kierownika urzędu

według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału

właściwego w sprawach organizacyjnych.

-

7030-

3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za

zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach

organizacyjnych.

Rozdział VIII

Załatwianie spraw

§ 22. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje

się następujące formy

1) odręczną,

2) korespondencyjną,

3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem zała­

twienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej

sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki

wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządze­

niu przez referenta projektu pisma załatwiającego

sprawę·

§ 23. 1. Załatwienie spraw może być

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo

2) ostateczne -

w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej

rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony

(adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te

same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwie­

nia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który

oznacza "ostatecznie załatwione".

§ 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami

oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest

dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbo­

we lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą

drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie

w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do

akt właściwej sprawy.

§ 25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę,

podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej

zgodność treści.

§ 26. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną

sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

Poz. 1319

2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz

z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobują­

cy sprawdza prawidłowość projektowanego załatwie­

nia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma

wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporzą­

dzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączni­

ki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii

celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma

otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma

być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien

przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo

powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla

dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza

ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię

pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, moż­

na mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do

podpisania.

§ 27. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być

pod względem formy zewnętrznej dostosowane do

blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5

w układzie pionowym lub poziomyr:ni powinno zawierać

1) nagłówek -

druk lub podłużną pieczęć nagłówko­

wą,

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz

z adresem,

6) treść pisma,

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto

zawierać

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej

strony pod treścią pisma),

2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze­

nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­

ści arkusza.

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny

również zawierać dalsze następujące określenia

1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony",

"ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia",

"pilne", "poufne" itp.,

2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał .... ) lub wymienia

-

Poz. 1319

Rozdział IX

się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym

załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak .. ),

3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod

treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być

poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,

4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ... );

określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do

jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możli­

we jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10,20,30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do zała­

twienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,

5) ewentualne wskazówki dla kancelarii.

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą

zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi

terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnie­

niem przepisów Kodeksu.

§ 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych

i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach

oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 6.

2. Zakres kompetencji kierownika urzędu, zastęp­

ców kierownika urzędu i pozostałych członków zarządu

w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism

i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.

3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez kierownika urzędu zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb gminy.

§ 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wi-

zerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określo­

nych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo.

Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1,

oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

§ 31. 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą

być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą

referenta.

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.

Wysyłanie i doręczanie pism

§ 32. 1. Korespondencja może być przekazywana

odbiorcy w postaci pisma wysyłanego

1) przesyłką listową,

2) faksem,

3) teleksem lub dalekopisem,

4) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką

listową,

5) pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem

sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo

referentowi do uzupełnienia,

2) stwierdza swoją pa rafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma,

wraz z datą jego wysłania,

3) zwraca referentom kopie wysłanych pism,

4) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez

referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina

go do koperty.

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria

przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej czę­

ści zamieszcza adres odbiorcy, składający się z

1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata

wysyła się w jednej kopercie.

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej

dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako

przesyłka zwykła.

§ 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism

miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka

doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych

sprawach z zakresu administracji państwowej regulują

Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki

doręczeń określa załącznik nr 7.

-

7032-

§ 34. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach

i w archiwum zakładowym.

rii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje

u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu

zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9.

2. W wydziałach przechowuje się akta spraw zała­

twianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącz­

nik nr 8.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent

przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum

Rozdział X

Przechowywanie akt

zakładowe.

Rozdział XI

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§ 35. 1. Wcelu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.

§ 37. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do

archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.

2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu

pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

dołącza się zbędne w

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy

przechowują na nośnikach papierowych w archiwach

zakładowych.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje

do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych

spraw.

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu

z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin

przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§ 36. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym

przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.

Przez uporządkowanie akt rozumie się

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych

spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma ukła­

da się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych

pism i akt kategorii Bc,

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł

klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu

akt,

4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środ­

kówewidencyjnych,

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze

względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po

dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo

będą one potrzebne.

§ 38. 1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony

przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do wła­

ściwego archiwum państwowego, a dokumentację

niearchiwalną (kategorii B) urzędowi przejmujące­

mu sprawy jednostki.

2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału

terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały

archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum

państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

3. W przypadku zmiany granic między gminami

przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4. W razie likwidacji związku międzygminnego

przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Rozdział XII

Opłaty skarbowe

6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem

zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej

stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

§ 39. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączni­

ków nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej

należnej od załączników nakleja się na załącznikach.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno

w czterech egzemplarzach dla dokumentacji katego-

2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole)

i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

-

7033-

przyjął. pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby

część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skaso-

wania znajdowała się również na dokumencie poza

znakami.

3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci

poczty elektronicznej znak opłaty skarbowej nakleja się

na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez

referenta załatwiającego sprawę .

4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy

oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część

daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.

§ 40. 1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależ­

nić od uiszczenia tej opłaty.

2. Jeżeli wn iesiono podanie bez uiszczenia należnej

opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną

do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem,

że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność

podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysła­

niu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację

na podaniu.

3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym

terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opła­

ty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania,

na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty

i datę doręczenia wezwania.

4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia

opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach,

gdy

1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają wzglę­

dy społeczne lub ważny interes strony,

2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której

jest ustanowiony termin wniesienia,

3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez

pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1

i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia

opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy, przekazać podanie

urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania

należnej opłaty skarbowej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzę-

Poz. 1319

dowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia

i pobrania należnych opłat.

§ 41. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzę­

dowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2.

2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony

w § 39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się

odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa

lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki

opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie

i kasuje pieczęcią.

3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego

umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie

czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.

§ 42. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona

nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub

zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej,

referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo

zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opła­

ty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze

skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi

skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.

2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub

czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej,

na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie

stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.

Rozdział XIII

Postępowanie z aktami organów gminy

§ 43. 1. Ogólne przepisy Instrukcji mają również

zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych

z działalnością rady gminy, zarządu oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy, jeże­

li postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią

inaczej.

2. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do organów związków międzygminnych.

§ 44. 1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczące ­

go rady i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 6.

2. Na blankietach korespondencyjnych dla rady

gminy oraz przewodniczącego rady zamieszcza się

herb gminy. Rada gminy może ustanowić dodatkowe

oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.

-

7034-

§ 45. 1. Sprawy związane z organizacją sesji rady

gminy, posiedzeń komisji i zarządu gminy rejestruje się

w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Protokoły sesji rady gminy, posiedzeń komisji,

posiedzeń zarządu, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę gminy.

2) format,

3) nakład,

4) datę,

5) podpis kierownika

osoby.

§ 47. 1. Oryginały protokołów przechowuje się

w zbiorach protokołów.

2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone

chronologiczne, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty

sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę

obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem

"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) .............. Rady Gminy nr ........ gmina ............ za rok .......... .. ".

3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych zbiorach

informatycznych.

§ 48. 1. W wydziale urzędu wskazanym przez kierownika urzędu, niezależnie od spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu

akt, powinny być założone na okres kadencji następu­

jące rejestry

1) uchwał rady gminy i zarządu gminy,

2) wniosków i opinii komisji rady gminy,

3) interpelacji i wniosków radnych.

2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być

również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej

urzędu oraz w

powszechnie dostępnych zbiorach da-

nych.

lub

upoważnionej

Rozdział XV

§ 46.1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.

2. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjąt­

kiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np.

nr 1/99, nr XXXII/2000 itp.), protokoły zaś komisji (zarzą­

du) - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).

wydziału

Zbiory wspomagające

§ 50. 1. W urzędach mogą być prowadzone zbiory

wspomagające, służące potrzebom pracowników urzę­

du. Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym spra-

wy budżetowe i gospodarcze.

2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspoi zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.

magających, organizację

§ 51.1. W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane

1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,

2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa

obce zakwalifikowane do zbiorów.

2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniają­

cy łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądż tytułu pozycji.

Rozdział XVI

Wykorzystanie informatyki

w czynnościach kancelaryjnych

§ 52. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym

zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie

dopuszcza ustawa.

§

53. 1. Zaleca

się

wykorzystanie informatyki

wcelu

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeże­

niem § 1 ust. 3,

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości

Rozdział XIV

Powielanie i publikowanie

§ 49. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu

i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

2. Dyspozycja polecenia zawiera

1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,

wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących

obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

4) udostępnienia upoważnionym pracownikom

a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności

-

edytorów tekstów,

-

arkuszy kalkulacyjnych,

-

-

baz danych,

-

programów graficznych,

-

oprogramowania antywirusowego,

7035-

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów

powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez

b) zakupionych baz danych, a w szczególności

-

prawnych,

-

baz adresowych,

-

baz danych statystycznych,

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych

zakupionego oprogramowania

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności

-

ewidencji prawa miejscowego,

-

ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,

-

baz adresowych,

-

baz danych o regionie,

5) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy

organów administracji publicznej,

6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza

zajęć kierowników urzędu,

8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu,

9) monitorowania obiegu dokumentów

Poz. 1319

wewnątrz

urzędu,

10 umieszczania na wykupionych stronach Internetu

stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze

kierowniczej i kompetencjach,

11) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.

§ 54. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnio­

nych pracowników,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośni­

kach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez

1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym

odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych

przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych

przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych

w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich

nośnikach informatycznych oraz przechowywanie

ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym

pomieszczeniu,

4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach

i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.

4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników

nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu

i z zainstalowanym programem antywirusowym).

5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie

w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej

sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych

do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy

o ochronie danych osobowych.

Rozdział XVII

Nadzór nad wykonywaniem

czynności kancelaryjnych

§ 55. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.

2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników wydziału i udzielaniu

im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na

sprawdzaniu

1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

-

7036-

2) prawidłowości załatwiania spraw,

Poz. 1319

7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

3) terminowości załatwiania spraw,

4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,

5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kaso-

wania znaczków,

6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania

zasad określonych w § 27,

3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne

akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każ­

dego referenta podręcznych skorowidzów przepisów

(skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).

Zafączniki do instrukcji kancelaryjnej dla organów

gmin i związków międzygminnych

Zafącznik nr 1

PIECZĘĆ WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

WPŁYNĘŁO

Kancelaria Ogólna

(datownik)

ilość załączników ...... ..... .... ............... ...

podpis ......... .......... ...................... ........

-

7023-

13) U-6 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o środ­

kach technicznych i abonentach w zakresie operatorów telekomunikacyjnych poza TP S.A,

14) tT-7 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o środ­

kach technicznych i usługach radiokomunikacyjnych oraz o abonentach telewizji kablowej operatorów poza TP S.A,

15) tT-10 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o telefonii komórkowej,

16) MT-1 -

Zestawienie tabelaryczne z danymi o dzia-

łalności metra,

17) PKP-1 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o działalności eksploatacyjnej transportu kolejowego,

18) PKP-2 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o przewozach ładunków transportem kolejowym,

19) PKP-2a Zestawienie tabelaryczne z danymi

o przewozach ładunków w komunikacji międzyna­

rodowej transportem kolejowym,

Poz. 1318 i 1319

23) PKP-5 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o sieci kolejowej,

24) PKP-6 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o taborze kolejowym,

25) PERN-1 - Zestawienie tabelaryczne z danymi

o długości rurociągów i przetłaczaniu ropy i produktów naftowych,

26) PL-1 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o ruchu

samolotów, pasażerów i ładunków w portach lotniczych PP "Porty Lotnicze",

27) PL-2 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o ruchu

samolotów, pasażerów i ładunków w porcie lotniczym,

28) TWS-1-Zestawienie tabelaryczne z danymi o dłu­

gości dróg wodnych śródlądowych,

29) Zestawienie tabelaryczne - imienne dane o statkach wraz z danymi w postaci numerycznej,

30) Zestawienie tabelaryczne z danymi o abonentach

telefonicznych,

20) PKP-3 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o przewozach pasażerów transportem kolejowym,

31) Zestawienie tabelaryczne z danymi o przeładun­

kach w portach morskich.

21) PKP-3a Zestawienie tabelaryczne z danymi

o przewozach pasażerów w komunikacji międzyna­

rodowej transportem kolejowym,

2. Wzory zestawień tabelarycznych, o których mowa w ust. 1, określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.

22) PKP-4 - Zestawienie tabelaryczne z danymi o pracy i wskaźnikach techniczno-ekonomicznych taboru kolejowego,

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów

z dnia 22 grudnia 1999 r. (poz. 1319)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW GMINY I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

Spis treści

Rozdział I

Rozdział II

Rozdział III

Rozdział IV

Rozdział V

Rozdział VI

Rozdział VII

Rozdział VIII

Rozdział IX

Rozdział X

Rozdział XI

Rozdział XII

Rozdział XIII

Rozdział XIV

Rozdział XV

Rozdział XVI

Rozdział XVII