Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.

§ 1. Rozporządzenie określa zasady ewidencji materiałów bibliotecznych, zwanych dalej "materiałami",

w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej

sieci bibliotecznej.

§ 2. Ewidencja materiałów polega na ujęciu wpły­

wów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację

tych materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościo­

wym ich stanu i zachodzących w nim zmian.

Załącznik nr 2

Wzór

Księga inwentarzowa

Str.. ................ .

Rok .. .. .......... .

....Gl

~

~

I

~

cu

~

.=---

lB

.~~

Autor Tytuł.~ ~ ~ Twórca Tom- ..Ić~

1~

Rocznik ~

Z

N

Q)

~~ .g~r~

o ...

l

2

3

=.g

'8 - ....

4

S

6

Z

przeniesienia

l

2

Do przeniesienia

Sposób nabycia

8

Z cu .e

7

8

~

e-

a

.§

_'Ul

<Il

<Il

Q.

9

ł= Uwa-

.g 'o

..,.:8

~~

.... 8. a~

'Ca

10

11

12

13

14

z

gi

IS

-

5048-

§ 3. 1. Ewidencja materiałów obejmuje

1) sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów,

2) szczegółową ewidencję wpływów,

3) szczegółową i sumaryczną (wstępną)

ubytków,

ewidencję

4) finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków.

2.

Podstawą

ewidencji

wpływów i ubytków.

materiałów są

dowody

załącznik nr 3 do rozporządzenia.

Załącznik nr 3

WYKAZ JEDNOSTEK EWIDENCYJNYCH STOSOWANYCH W SUMARYCZNEJ

I SZCZEGÓŁOWEJ EWIDENCJI WPŁYWÓW

W sumarycznej i szczegółowej ewidencji wpływów

dla określonych rodzajów materiałów stosuje się następujące jednostki ewidencyjne

1) dla dokumentów dźwiękowych (audialnych)

a) płyta - dla płyt gramofonowych i kompaktowych, bez względu na to, czy zawiera część

utworu, jeden lub kilka utworów,

b) zestaw płyt - dla kompletu płyt gramofonowych, stanowiącego całość wydawniczą i opatrzonego wspólnym tytułem,

c) kaseta - dla nagrań na kasetach magnetofonowych, bez względu na to, czy zawiera jeden lub

kilka utworów,

d) zestaw kaset - dla kompletu kaset magnetofonowych, stanowiącego całość wydawniczą

i opatrzonego wspólnym tytułem;

d) fotografia e) obraz -

dla pojedynczych fotografii,

dla pojedynczych obrazów;

4) dla dokumentów kartograficznych

a) globus - dla globusów wydanych w formie kulistego modelu ziemi albo nieba,

b) mapa - dla map publikowanych jako całość wydawnicza, dla map i globusów w formie mapy

płaskiej, wydawanych w odcinkach niesamodzielnych po skompletowaniu całości, oraz dla

atlasów wydawanych w częściach przed skompletowaniem całości,

c) odcinek-mapa - dla map wydawanych wodcinkach samodzielnych,

d) wolumen - dla atlasów publikowanych jako całość wydawnicza i dla atlasów wydawanych

w częściach po ich skompletowaniu;

2) dla dokumentów elektronicznych

a) dyskietka - dla dokumentów opublikowanych

jako całość wydawnicza na dyskietce komputerowej,

dla kompletu dyskietek, stanowiącego całość wydawniczą i opatrzonego

wspólnym tytułem,

b) zestaw dyskietek -

c) płyta CD ROM - dla dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza na płycie CD ROM,

d) zestaw płyt CD ROM - dla kompletu płyt CD

ROM, stanowiącego całość wydawniczą i opatrzonego wspólnym tytułem;

3) dla dokumentów ikonograficznych

a) wolumen - dla dokumentów ikonograficznych

opublikowanych jako całość wydawnicza albo

ujętych sztucznie w całość oraz publikowanych

w częściach, po skompletowaniu określonej całości wydawniczej,

b) teka - dla dokumentów ikonograficznych opublikowanych jako całość wydawnicza albo połą­

czonych sztucznie w całość oraz publikowanych

w częściach, po skompletowaniu określonej całości wydawniczej, i ujętych w tekę opatrzoną

wspólnym tytułem ,

c) plansza -

dla dokumentów ikonograficznych

stanowiących samodzielną całość albo stanowiących część większej całości przed jej skom-

pletowaniem dla ekslibrisu, plakatu, ryciny, rysunku,

5) dla dokumentów normalizacyjnych, dokumentów

patentowych oraz dokumentów techniczno-handlowych

wolumen - dla pojedynczych norm, opisów patentowych, cenników, katalogów i innych dokumentów tego typu, stanowiących samodzielną całość wydawniczą, oraz zbiorów tych dokumentów

opublikowanych jako całość wydawnicza;

6) dla dokumentów oglądowych

a) zwój -

dla filmów niemych i przeźroczy, bez

względu na to, czy zawiera jeden utwór, kilka czy

część utworu,

b) klatka, zestaw klatek - dla kompletu przeźroczy

oprawnych w ramki, stanowiącego całość wydawniczą i opatrzonego wspólnym tytułem,

z wyjątkiem pojedynczych klatek filmów niemych i przeźroczy, które nie podlegają ewidencji;

7) dla dokumentów słuchowo-oglądowych

a) zwój - dla filmów dźwiękowych na taśmie filmowej, bez względu na to, czy zawiera jeden

utwór, kilka czy część utworu,

b) kaseta - dla filmów dźwiękowych wydawanych

na kasecie wideo, bez względu na to, czy zawiera jeden utwór, kilka czy część utworu,

c) zestaw kaset - dla kompletu kaset wideo, stanowiącego całość wydawniczą i opatrzonego

wspólnym tytułem;

-

8) dla mikroformy

a) zwój, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach wycinek zwoju - dla mikrofilmów,

b) mikrofisza -

dla pojedynczych mikrofisz stano-

wiących całość wydawniczą,

c) zestaw mikrofisz nowiących

dla kompletu mikrofisz sta-

całość

wydawniczą

Poz. 1077

5049-

opatrzoną

wspólnym tytułem;

9) dla rękopisów

a) pojedynczy utwór - dla rękopisów oprawnych,

zeszytowych i luźnokartkowych, zawierających

pojedynczy utwór, niezależnie od ich kompletności i liczby woluminów, zeszytów lub kart,

b) wolumen - dla rękopisów oprawnych, zawierających kilka utworów różnych autorów lub materiały różne treściowo,

c) zespół listów - dla grupy listów powiązanych ze

sobą formalnie lub treściowo,

d) pojedynczy list - dla pojedynczych listów o doniosłym znaczeniu, jeśli nie można ich przyłą­

czyć do zespołu listów danego autora lub kierowanych do danego adresata,

e) zespół archiwalny - dla archiwów rodzinnych,

osobowych, prasowych, instytucji oraz kolekcji

rękopiśmiennych, stanowiących pewne całości

i uporządkowanych przez pierwotnego właści­

ciela lub wyodrębnionych później,

f) pojedynczy dokument - dla pojedynczych dokumentówarchiwalnych,

g) zespół dokumentów - dla dokumentów powią­

zanych ze sobą formalnie lub treściowo;

10) dla wydawnictwa ciągłego

a) wolumen - dla wydawnictw ciągłych oprawionych oraz dla wydawnictw ciągłych skompletowanych, podzielonych na części do oprawy,

b) zeszyt - dla wydawnictw ciągłych bieżących

oraz dla wydawnictw z lat ubiegłych nieoprawionych, w których występują braki;

11) dla wydawnictwa zwartego

a) wolumen - dla wydawnictw zwartych opublikowanych jako całość wydawnicza oraz wydawnictw zwartych publikowanych w częściach

przed skompletowaniem określonych całości

wydawn iczych,

b) poszyt - dla wydawnictw zwartych publikowanych w częściach przed skompletowaniem określonych całości wydawniczych.

-

5050-

Poz. 1077

§ 4. 1. Sumaryczna ewidencja wpływów polega na

wstępnym ujęciu ewidencyjnym wszystkich materiałów wpływających do biblioteki bez względu na źródło

ich wpływu.

2. W ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie ujmuje

się poszczególnych części wydawnictw ciągłych wpły­

wających na bieżąco z prenumeraty lub z innych źró­

deł.

3. Wartości materiałów ewidencjonowanych w

sposób sumaryczny nie dolicza się do wartości zbioru

biblioteki.

4. Sumaryczną ewidencję wpływów prowadzi się

w bibliotekach, w których wynika to z organizacji pracy.

5. Biblioteki ewidencjonujące materiały przy użyciu

programów komputerowych zwolnione są z obowiąz­

ku dokumentowania w formie wydruków sumarycznej

ewidencji materiałów.

załącznik nr 4 do rozporządzenia.

Załącznik nr 4

Wzór

Zestawienie zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych

za okres .............................................................. ............................ r.

Biblioteka.......................... ................... ......... dnia ...........................

WartoŚĆ

z zakupu

"'1J1:r",y z innych źródeł

razem

Wpływy mateńałów ujętych w zapisach ewidencyjnych

l) .. .... ........... .... ....... ...... .... od nr ...................... do nr ................... ..

2) ... ..... ........ .. .. .......... .. ...... od nr .. .................... do nr ....... ............ ..

Podpis pracownika

sporządzającego zestawienie

Podpis kierownika działu

(dyrektora biblioteki)

§ 5. 1. Sumaryczną ewidencję wpływów prowadzi

się w rejestrze wpływów, zapisując w jednej pozycji re-

jestru grupę materiałów objętych jednym dowodem

wpływu.

-

5043-

2. Zależnie od ogólnej rocznej liczby wpływów oraz

od liczby wpływów z poszczególnych źródeł biblioteki

prowadzą albo jeden rejestr przybytków wspólny dla

wszystkich rodzajów wpływów, albo odrębny rejestr

dla każdego rodzaju wpływu, których wzory określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3. Dowód wpływu i zarejestrowana jednostka ewidencyjna muszą być opatrzone numerami akcesji lub

innymi numerami ewidencyjnymi, które wskazują na

wzajemne powiązanie.

Załącznik nr 5

Wzór

Protokół ubytków

Dowód wpływu nr ................................ .. .................. .

Wpisano do rejestru ubytków

data .. ........ ..... ....... ............. .. ... ... .

nr ........................ .

PROTOKÓŁ z dnia ............ ........................................................ .

Pan(i).. .................................. .. ................................... za zagubione* - zniszczone*

mateńały biblioteczne

Nr

Nr

bieżący

WartoŚĆ

Autor-Tytuł-Tom

inwentarza

ubytku

przekazał

wpłacił kwotę zł ... ........... ........ ...... .... ............. ......... ....... nr kwitu ............................ .

(podpis czytelnika)

*) Niepotrzebne skreślić .

(podpis bibliotekarza)

-

5051 -

Poz. 1077

§ 6.1. Szczegółowa ewidencja wpływów obejmuje

materiały włączane do zbiorów.

2. Biblioteki, które nie prowadzą sumarycznej ewidencji wpływów, są obowiązane prowadzić na bieżąco

szczegółową ewidencję wpływów.

3. Szczegółową ewidencję wpływów wynikającą

z charakteru materiałów i potrzeb biblioteki w szczególności można prowadzić dla

1) dokumentów dźwiękowych, audiowizualnych oraz

elektronicznych,

2) norm i opisów patentowych.

4. Szczegółową ewidencję wpływów materiałów

o krótkim okresie użytkowania, wymagających stałej

aktualizacji, gromadzonych w większej liczbie egzemplarzy, a zwłaszcza skryptów i podręczników w bibliotekach szkół wyższych i w bibliotekach szkolnych, prowadzi się w sposób uproszczony, wpisując do rejestru

przeznaczonego dla tych materiałów.

5. W ewidencji, o której mowa w ust. 3 i 4, nie ujmuje się materiałów wykorzystywanych na bieżąco,

a w szczególności egzemplarzy wydawnictw ciągłych,

głównie dzienników i magazynów, wydawnictw reklamowych, katalogów, cenników i prospektów przemysłowo-handlowych oraz instrukcji obsługi maszyn

i urządzeń.

6. Wartość materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony dolicza się do wartości zbioru biblioteki.

Załącznik nr 6

Wzór

Protokół

komisji w sprawie ubytków

str. l

PROTOKÓŁ KOMISn

w sprawie ........................................................

z dnia ..................................................................................... .

Komisja w składzie: l. .... ....... ........ ............ ........ ....... 2.................................................

(imię i nazwisko)

(imię i nazwisko)

3. ..................... .... ......... .......... .

(imię i nazwisko)

stawia wniosek o wyłączenie ze zbiorów jako .................................................................. .

. z mwentarza następUJących.pozyCJl

l. skreślerue

Nr

Cena

Autor-TytułNr

bieżący

lub

Tom

inwentarza

(przyczyna)

Uwagi

wartość

l

2

3

4

5

6

4

5

6

Razem lub do

przeniesienia

str. 2

l

2

3

Z przeniesienia

Razem lub do

przeniesienia

(podpis kierownika biblioteki/

działu)

Podpisy członków

Komisji

Decyzja .......... .

l.

2.

Przekazano na makulaturę/

komórce druków zbędnych/bibliotece·)

3.

*) Niepotrzebne skreślić.

(data , podpis)

(data , podpis)

5052 -

str. 1

Wpisano do rejestru ubytków

§ 7. 1. Szczegółową ewidencję wpływów, z wyjąt­

kiem ewidencji, o której mowa w § 6 ust. 4, prowadzi

się w księdze inwentarzowej.

2. Wzór księgi inwentarzowej stanowi załącznik nr 2

do rozporządzenia.

Załącznik do protokołu

biet.ący

Nr

inwentarza

Autor-TytułTom

1

2

3

Nr

data ............ nr ......... ./......... .

Cena

lub

Uwagi

wartość

4

S

6

Razem lub do

I przeniesienia

str. 2

bidący

Nr

inwentarza

Autor-TytułTom

l

2

3

Nr

Cena

lub

Uwagi

wartość

4

5

6

Razem lub do

przeniesienia

........

~~~~)

Podpisy członków

Komisji

l. ...................................

.........

Decyzja .......... .

Przekazano na makulaturę/

komórce druków zbędnych/bibliotece·)

2.

3.....................•....•.........

(data , podpis)

(data , podpis)

-

5053-

Z.'lIcznik nr 7

Wzór

Rejestr ubytków

str.....

.......................

Rok ................... .

t"'ii

:;-

ii

.~

~

o

1

Liczba jednostek wg przyczyn ubytku

§OS .•

~ l i.•i :~..o .•~ tfł

·~i ~.g

8

z e ~.§ ~~ł

uE

g.~

Ił

J

'9

ł

2

S

6

7

-a

~.=

.= fł

-!:::-

~aN

3

4

'j:3

§

i~

·S

ł

.1

~ł

8

9

10

·a

~ł

::>

11

z przeniesienia

Do przeniesienia

Załllcznik nr 8

Wzór

Zestawienie ubytków

Dział ............................................................................

dnia ....................... .

W okresie od dn...................................... do dn. ............................. wpisano

do

rejestru ubytk6w

(rodzaj zbiorów, dział, oddział itp.)

od nr .................................... do nr .................... jedn. ............. za zł ............. .

..........................................................

. (podpis

.

.

zestawienie)

§ 8. Wykaz jednostek ewidencyjnych stosowanych

w sumarycznej i szczegółowej ewidencji wpływów,

zwanych dalej "jednostkami ewidencyjnymi", stanowi

§ 9. 1. Biblioteki oraz ich filie prowadzą księgi inwentarzowe dla wydawnictw zwartych i ciągłych oraz

zbiorów specjalnych.

2. Biblioteki, w których wydawnictwa ciągłe nie

tworzą wyodrębnionych zbiorów, mogą prowadzić jedną wspólną księgę inwentarzową dla druków zwartych

i ciągłych.

Poz. 1077

§ 10. 1. Księga inwentarzowa składa się z ponumerowanych stron i przesznurowanych kart, przy czym

końce sznurka są przytwierdzone do ostatniej strony

pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią urzędową biblioteki. Obok pieczęci kierownik biblioteki i główny

księgowy potwierdzają podpisem treść klauzuli podającej liczbę stron.

2. Karty księgi inwentarzowej, uzyskiwane w formie wydruku z komputerowej bazy danych, muszą być

opatrzone kolejnym numerem strony, a zapisy - uszeregowane według kolejnych, rosnących numerów inwentarzowych.

3. Wydruk kolejnych kart księgi inwentarzowej naz częstotliwością określoną przez kierownika

biblioteki, jednak nie rzadziej niż raz w roku.

stępuje

§ 11. 1. Wydawnictwa ciągłe przeznaczone do stałego

lub dłuższego przechowywania podlegają zinwentaryzowaniu po skompletowaniu określonych jednostek ewidencyjnych .

2. W przypadku wydawnictw ciągłych cennych

i ważnych dla biblioteki dopuszcza się inwentaryzowanie jednostek niekompletnych.

3. Części wydawnictw ciągłych przeznaczone do

lub dłuższego przechowywania i poszyty nie

stanowiące kompletnych jednostek ewidencyjnych

można zarejestrować do czasu ich skompletowania

w kartotekach niekompletnych (akcesyjnych) wydawnictw periodycznych i niekompletnych poszytów lub

prowadzić ich rejestrację komputerowo.

stałego

§ 12. 1. W terminach ustalonych przez kierownika

biblioteki, nie rzadziej jednak niż raz w roku, sporządza

się zestawienie liczby i wartości zinwentaryzowanych

jednostek ewidencyjnych.

.

2. Zestawienie podpisuje pracownik, który je spobibliotekach, które wchodzą w skład innych jednostek organizacyjnych, także kierownik biblioteki.

rządził, a w

3. W zestawieniu nie podaje się materiałów zewidencjonowanych w sposób uproszczony, o których

mowa w § 6 ust. 4.

4. Wzór zestawienia, o którym mowa w ust. 1, zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych stanowi

§ 13. 1. Biblioteka ma obowiązek sporządzać wykazy wpływów dla materiałów wpływających bez dokumentu towarzyszącego, które mają być włączone do

zbiorów, a dla materiałów przekazanych w darze - jeśli jest taka wola ofiarodawcy.

2. Nie sporządza się wykazów dokumentów życia

społecznego.

§ 14. 1. Materiały wpływające ewidencjonuje się po

sprawdzeniu ich zgodności z dowodami wpływów stanowiącymi podstawę ewidencji, o której mowa w § 3

ust. 1 pkt 1 i 2.

-

5044-

2. Dowodami wpływów są

1) rachunki i faktury za materiały zakupione,

Poz. 1077

3. Sumaryczną ewidencję ubytków prowadzi się

w rejestrze ubytków, którego wzór stanowi załącznik

nr 7 do rozporządzenia.

2) wykazy towarzyszące materiałom przekazanym

w formie egzemplarza obowiązkowego, wymiany

lub daru,

4. Ewidencję ubytków, o której mowa w § 16, prowadzi się oddzielnie dla każdej grupy zbiorów objętych

3) kopie wykazów sporządzonych w bibliotece, potwierdzających odbiór materiałów przekazanych

bez dokumentu,

5. Do rejestru ubytków stosuje się odpowiednio

przepisy § 10.

4) protokoły przyjęcia materiałów.

3. Dowody wpływów przechowuje się, zależnie od

ich rodzajów, w kolejności nadawanych im numerów

ewidencyjnych lub w kolejności chronologicznej.

4. Czas przechowywania dowodów ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1, zasady przekazywania

ich do archiwum i na makulaturę, określają przepisy regulujące sposób postępowania z dokumentami powstającymi w czasie działalności biblioteki.

5. Nie wymaga się dowodów wpływów przy prowadzeniu ewidencji szczegółowej wydawnictw cią­

głych, skompletowanych w bibliotece.

§ 15. 1. Dowód wpływów powinien zawierać spis

materiałów,

których dotyczy, sporządzony albo przez

instytucję (osobę) przekazującą dane materiały, albo

przez bibliotekę.

2. Jeżeli dowód wpływu obejmuje materiały, które

przedmiotem ewidencji szczegółowej, przy

każdej jednostce ewidencyjnej należy podać jej wartość; w przypadku materiałów zakupionych cenę

(rzeczywisty koszt zakupu), a w przypadku materiałów

otrzymanych bezpłatnie i nie posiadających informacji

o cenie oraz opracowanych lub wytworzonych w bibliotece - bieżącą szacunkową wartość nabycia.

mają być

3. Bieżącą szacunkową wartość nabycia ustala się

na podstawie okresowej wyceny opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki.

§ 16. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubyt-

ków obejmuje materiały wyłączane ze zbiorów.

§ 17. 1. Podstawę ewidencji ubytków, o której mowa w § 16, stanowią dowody ubytków, zaakceptowane

przez kierownika biblioteki.

2. Dowodami ubytków są

1) protokół ubytków dla materiałów niezwróconych

przez czytelników, za które biblioteka otrzymała

ekwiwalent lub zapłatę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia,

2) protokół komisji w sprawie ubytków dla materiałów

a) niezwróconych przez czytelników, za które biblioteka nie otrzymała ekwiwalentu,

b) wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub

nieodnalezionych w trakcie spisu, którego wzór

stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

odrębną księgą inwentarzową.

§ 18. Ubytki materiałów zewidencjonowanych

w sposób uproszczony, określony w § 6 ust. 4, ujmuje

się w oddzielnych protokołach i odnotowuje we wła­

ściwym rejestrze.

§ 19. 1. W terminach ustalonych przez kierownika,

jednak nie rzadziej niż raz w roku, prowadzi się zestawienie materiałów zarejestrowanych w rejestrach

ubytków, podając ich liczbę i wartość.

2. W zestawieniach, o których mowa w ust. 1, nie

ujmuje się ubytków materiałów ewidencjonowanych

w sposób uproszczony.

3. Wzór zestawienia ubytków stanowi załącznik nr 8

do rozporządzenia.

§ 20. 1. Przekazanie materiałów zbędnych innej bibliotece odbywa się na podstawie protokołów. Protokół

z pokwitowaniem odbioru materiałów stanowi dowód

ubytku dla biblioteki przekazującej materiały, a dowód

wpływu - dla biblioteki przyjmującej materiały.

2. Przekazywanie materiałów wycofanych na makulaturę stwierdza się odpowiednią adnotacją umieszczoną na dowodzie ubytku w protokole.

§ 21. Biblioteki ewidencjonujące materiały przy

użyciu programów komputerowych muszą posiadać

1) dokumentację oprogramowania,

2) ustalone sposoby zabezpieczania danych przed

zniszczeniem i ingerencją osób niepowołanych,

3) ustalone zasady użytkowania programów dla celów ewidencji materiałów przez upoważnionych

pracowników.

§ 22. Ewidencja materiałów prowadzona przy uży­

ciu programów komputerowych powinna zapewnić

możliwość

1) zapisania danych właściwych dla sumarycznej

i szczegółowej ewidencji,

2) przetwarzania i dostępu do tych danych zgodnie

z potrzebami biblioteki i wymogami wynikającymi

z przepisów o ewidencji materiałów,

3) wydruku całości lub wskazanych partii danych dla

celów tworzenia ksiąg inwentarzowych lub wynikających z innych potrzeb biblioteki.

§ 23. 1. W ewidencji finansowo-księgowej materiałów wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych ujmuje się ich wpływy i ubytki według rzeczywistych

kosztów nabycia, a w przypadkach materiałów otrzymanych bezpłatnie - według bieżącej szacunkowej

wartości, o której mowa w § 15.

-

5045-

2. Do kwot określających wartość nabycia materiałów nie wlicza się kwot wydatkowanych przez bibliotekę na oprawę i konserwację tych materiałów.

§ 24. 1. Podstawę zapisów księgowych stanowią rachunki i faktury sporządzone i zaakceptowane pod

względem merytorycznym przez kierownika biblioteki.

2. Materiały zakupione w celach wymiany księguje

się na koncie kosztów, a w bibliotekach prowadzi się

kontrolę ilościową dokonywanej wymiany.

§ 25. Kwoty wydatkowane na prenumeratę, a także

na zakup niekompletnych jednostek wydawnictw cią­

głych, księguje się w momencie ich wydatkowania tylko na koncie kosztów. Jeśli przedsiębiorca zajmujący

się sprzedażą wydawnictw ciągłych wystawia rachunki i faktury za wydawnictwa objęte prenumeratą,

przedpłaty księguje się na kontach rozrachunków, a na

konta kosztów wprowadza się wartość wydawnictw po

otrzymaniu rachunku.

§ 26. Przepisy § 23 stosuje się przy trybie postępo­

wania w stosunku do kwot wydatkowanych przez bibliotekę tytułem przedpłaty na określone materiały

oraz kwot wypłacanych za wydawnictwa zwarte ukazujące się w formie poszytów.

§ 27. Biblioteki zobowiązane są do ustalenia raz

w roku wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej z wartością wykazywaną

na koncie ewidencji majątkowej.

§ 28. Ustalenie zapisów w ewidencji sumarycznej

bądź szczegółowej ze stanem wykazanym na koncie

ewidencji majątkowej obejmuje następujące czynności

1) ustalenie wartości zbiorów zinwentaryzowanych

na podstawie ksiąg inwentarzowych lub rejestrów

wpływów i pomniejszenie jej o wartość ubytków

wykazaną w rejestrze ubytków,

2) porównanie wyników z zapisami na koncie ewidencji majątkowej, ustalenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic.

§ 29. 1. Zinwentaryzowane materiały

kontroli wewnętrznej polegającej na

podlegają

1) sprawdzeniu obiegu dowodów wpływów i ubytków oraz materiałów,

2) przeprowadzeniu skontrum części materiałów,

a przede wszystkim materiałów narażonych na

straty lub szczególnie cennych,

3) opracowywaniu zaleceń, których celem będzie poprawa gospodarki.

2. Kontrolę materiałów, o których mowa w § 6,

przeprowadza się w sposób ciągły.

§ 30. 1. Skontrum materiałów polega na

1) porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem

faktycznym materiałów,

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami

ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz

ustaleniu ewentualnych braków.

Poz. 1077

2. Podstawą przeprowadzenia skontrum mogą być

zapisy inwentarzowe z ksiąg inwentarzowych, komputerowych baz danych, katalogów topograficznych i innej dokumentacji, a dla materiałów wypożyczonych

poza bibliotekę - karty książki, karty czytelników, rewersy.

§ 31. 1. Skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej

raz na 5 lat.

2. W bibliotekach o innym systemie udostępniania

niż określony w ust. l, w których zbiory nie przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone co najmniej raz na 10 lat.

Skontrum można także przeprowadzać częściami wod-

niesieniu do części materiałów.

3. W bibliotekach o innym systemie udostępniania

niż określony w ust. l, w których zbiory przekraczają

100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, prowadzi się

kontrolę materiałów w sposób ciągły.

§ 32. 1. Skontrum przeprowadza komisja skontrowa, zwana dalej "komisją".

2. Liczbę członków komisji i jej skład osobowy ustala kierownik biblioteki.

3. Komisja działa na podstawie regulaminu nadanego przez kierownika biblioteki.

§ 33. Materiały nieodnalezione w czasie skontrum

przeprowadzonego po raz pierwszy ani nie figurujące

w ewidencji uznaje się za braki względne, a przy ponownym skontrum uznaje się za braki bezwzględne.

§ 34. Materiały uznane za braki bezwzględne wpisuje się do rejestru ubytków.

§ 35. 1. Z przeprowadzonego skontrum komisja

sporządza protokół komisji, który powinien zawierać

1) wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów

wraz z uzasadnieniem,

2) określenie wartości materiałów, o których mowa

w pkt 1.

2. Do protokołu załącza się regulamin komisji.

§ 36. 1. Jeżeli materiały uznane za braki bezwzględ­

ne i zarejestrowane jako ubytki zostaną odnalezione,

należy je traktować jako nowe wpływy.

2. Jeżeli pracownik zapłacił za materiały, o których

mowa w ust.l, otrzymuje zwrot wpłaconej kwoty.

§ 37. Materiały, które wpływają do biblioteki, lecz

nie odpowiadają jej potrzebom, tworzą oddzielną grupę materiałów zbędnych, nie objętych ewidencją

szczegółową i finansowo-księgową.

§ 38. Rozporządzenie wchodzi w

1 stycznia 2000 r.

życie

z dniem

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego

A. Zakrzewski

...

-

5046-

Poz. 1077

-

5042-

1

2

211

212

213

214

215

216

217

218

219

220

221

222

223

224

225

226

227

228

229

ex 9506 99 90 O

ochraniacze zjazdowe na ręce i nogi

ex 9506 99 90 O

ochraniacze na stopy

ex 9506 99 90 O

kije hokejowe

ex 9506 99 90 O

lotki do badmintona

Poz. 1076 i 1077

3

ex 9506 99 90 O

bobsleje -

ex 9506 99 90 O

skiboby

dwójka i czwórka

ex 9506 99 90 O

ochraniacze bramkarskie

ex 9506 99 90 O

laski hokejowe

ex 9506 99 90 O

sanki

ex 9506 99 90 O

biokinetic biometer

ex 9506 99 90 O

CATS -

ex 9506 99 90 O

power rack -

ex 9506 99 90 O

ląże obrotowe do skoków na lądzie

ex 9506 99 90 O

pałki aluminiowe lub drewniane, baseballowe lub softballowe

ex 9506 99 90 O

nartorolki

ex 9506 99 90 O

packi do taekwondo

ex 9506 99 90 O

ochraniacze zapaśnicze

ex 9506 99 90 O

sprzęt ochronny zawodnika -

ex 9508 00 00 O

tarcze do strzelania z broni pneumatycznej z wychwytywaczem, tarcze zapadkowe

urządzenia do wyrabiania siły specjalnej

urządzenia do pływania na uwięzi

hogo

1077

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

z dnia 5 listopada 1999 r.

w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.

Na podstawie art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539 i

z 1998 r. Nr 106, poz. 668) zarządza się, co następuje

Załączniki do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa

Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. (poz. 1077)

Załącznik nr 1

Wzór A

Rejestr przybytków

Rok ................... ..

....~

~:e~

~~

'G)

~

~

.... u

l

2

O

str............. .

Zr6dło

War-

Wpływu

tość

wg

dokumentu

materia-

towarzyszą-

łów

cego

(dowodu

kupionych

wl'lyWU)

wzł

3

4

Liczba jednostek ewidenC'dnych wg rodzaiu "}Tl~'-"U

kupno

c

dar

wymiana

c

c

'60

c

~

~

.§

~

~

~

cu

N

.~

~

~

....~

~

~

~

~

~

....~

~

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

CI}

~

CI}

CI}

~

Z przeniesienia

Do przeniesienia

Wzór B

Rok ................... ..

~c

....~

~

~

O

l

.~.=

.2

8

-e~

Z'-'

str....... .......... .

Zr6dło wpływu

WartoŚĆ

wg dokumentu

materia-

towarzyszącego

łów

(dowodu

kupionych·

3

Liczba jednostek ewidencyjnych

c

~

4

'60

~

~

CI)

~

~

wpływu)

2

co

~

G)

5

Z przeniesienia

Do przeniesienia

.) Wypełnia się tylko w rejestrze przybytków dla zakupów.

6

7

-

5047-