Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

Załączniki.

Postanowienia ogólne

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Przekazywanie korespondencji wojewodzie, wicewojewodom i kierownikowi urzędu

Czynności kancelaryjne sekretariatów

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Wewnętrzny obieg akt

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Załatwianie spraw

Wysyłanie i doręczanie pism

Przechowywanie akt

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Opłaty skarbowe

Powielanie i publikowanie

Zbiory wspomagające

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

-

12) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynno-

ści kancelaryjnych w urzędach zespolonej administracji rządowej w województwie .

2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania

oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź

utratą dokumentów w urzędach.

3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi

(poufnymi) stosuje się niniejszą

instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie

szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wia-

tajemnicę służbową

domościami

stanowiącymi

tajemnicę

państwową

4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepi-

sy.

Użyte

w instrukcji

następujące określenia

oznaczają

1) urząd -

13) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone

z nim pisma, broszury, książki itp.).

14) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdzi wość określonych w nim zdarzeń bądź danych (od pis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świa ­

dectwo itp.).

15) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem

orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na

nośniku elektronicznym,

16) pieczęć ---, stemple lub ich wizerunki na nośniku

elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, do podpisu

itp.,

17) paragrafy bez bliższego określenia niejszej instrukcji,

i służbową.

§ 2.

Poz. 1109

6454 -

urząd wojewódzki lub jednostkę organiza-

cyjną stanowiącą

paragrafy ni-

18) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,

19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

aparat pomocniczy odpowiednich kierowników zespolonych służb, inspekcji

i straży wojewódzkich,

20) znak akt - zespół symboli określających przynależ­

ność sprawy do określonej komórki organizacyjnej

i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

2) kierownik urzędu - dyrektora generalnego urzędu

wojewódzkiego lub kierownika zespolonych służb,

inspekcji i straży wojewódzkich,

21) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw,

3) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,

22) punkt zatrzymania każde stanowisko pracy,

przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej

4) wydział -

wydział, biuro, oddział. referat lub inną

komórkę organizacyjną,

załatwieniem,

5) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację

sprawy w trakcie jej załatwiania,

23) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Pol skimi Normami, na którym umieszczona jest treść

dokumentu, pisma itp.,

6) kancelaria -

wewnętrzną komórkę organizacyjną

właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwia­

jące sprawy obsługi kancelaryjnej,

24) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

7) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy

obsługa organizacyjna wojewody, wicewojewodów, kierownika urzędu oraz kierowników wydzia-

25) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp ., służące do przechowywania

jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw

ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą

akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie

łów,

8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie,

pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

9) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp.,

które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

10) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

11) korespondencja - każde pismo wpływające do

urzędu lub wysyłane przez urząd,

odrębną jednostkę archiwalną,

26) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem

poczty, gońca, woźnego itp ., a także otrzymywane

i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,

27) czystopis· - tekst dokumentu lub pisma urzędowe­

go w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpi su przez wystawcę,

28) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych

symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archi walną akt.

- l

-

6455-

§ 3. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia

14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27,

poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r.

Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47,

poz. 228, z 1987 r. Nr 21 , poz. 123 i Nr 33, poz. 186,

z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201,

z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r.

Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368,

z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r.

Nr 75, poz. 471 , Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926

i Nr 141, poz. 944) .

Poz. 1109

kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego

rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika

wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych

w urzędzie , sporządza o tym adnotację w ob rębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem . Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach, oprócz daty wpływu, zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także

imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego

i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącz­

nik nr 1.

4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrze-

§ 4. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych

należy

1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

żeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem

1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

specjalnych

2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które

przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom ,

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie

lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem .

2) prowadzenie ewidencji

i wartościowych,

wpływów

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty

elektronicznej itp.,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów

lub stanowisk pracy.

2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują

1) kancelaria,

2) sekretariaty,

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie­

nie danej sprawy,

4) pracownicy sporządzający czystopisy.

5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się , że zawiera ona

wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy

bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej koperc ie wła ­

ściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach , nie

oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki

skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej,

składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządz i dalsze postępowa ­

nie z depozytem.

7. Po otwarciu koperty sprawdza się

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 5. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a poda nia składane do protokołu przyjmują właściwi referen-

ci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria

sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria

sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz

na potwierdzen iu odbioru i żąda od pracownika urzędu

pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki

uszkodzonej.

3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki,

listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe)

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

8. Brak załączników lub otrzymanie samych załąc z­

ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym

(stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism

1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia ,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich za wartością·

10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

-

6456-

11 . Korespondencję mylnie doręczoną (adresowa do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do

urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

Poz. 1109

Rozdział IV

ną

12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym

korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu

pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej

bez otwieran ia - na przedniej stronie koperty) piecząt­

kę wpływu określającą datę otrzymania.

13. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12

kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.

14. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

Pojedyncze przesyłki wymagające natychmiastowego

doręczenia wydziały przekazują sobie za pośrednic­

twem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział III

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§ 7. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespon dencję oraz -

jeżeli nie została wprowadzona do żad ­

nego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespon dencji i przekazuje odpowiednio : wojewodzie, wicewojewodom lub kierownikowi urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym .

2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik

nr 2.

Załącznik nr 2

oN

CD

:::J

:::J

'"

DZIENNIK KORESPONDENCJI

...C

IJ)

OJ

:E

Sekretariatu/Pionu

..,z

Ol

.....

Nadawca

Lp.

1

Nazwa jednostki organizacyjnej

lub nazwisko interesanta

2

Określenie sprawy

Pismo

Data

Znak

3

4

Termin

załatwienia

6

5

Pismo

przydzielono/

podpis odbiorcy

7

Uwagi o

załatwieniu

8

~-~-

Ol

~

Ol

(J1

"tJ

oN

.....

o

CD

-

6466 -

Poz. 1109

Załączniki

do instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej

administracji rządowej w województwie

Załącznik nr 1

STEMPEL WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

WPŁYNĘŁO

Kancelaria Ogólna

(datownik)

Ilość załączników .............................................. .

podpis ............................................................... .

lit

Załącznik nr 3

WZÓR FORMU LARZA POLECEŃ WOJEWODY

Wojewoda Szczeciński

Pan/Pani ............... ..... ... .... ...... .... .... ..... .. .... ...................... ... ... ....... .

1. Termin wykonania

D natychmiast

D pilne

2. Polecenie -

D dziś do godz ... .... .. .. .. .. .. .

D bez terminu

proszę o

D do dnia .............. godz ........ ..

3. Informacja

D rozmowę

D zreferowanie załączonego materiału

D zreferowanie stanu sprawy

D uwagi i wnioski

D wykonanie prośby

D przygotowanie pisma na mój podpis

D akceptuję

D nie mam uwag

D do wiadomości

D do wykorzystania

D udzielenie odpowiedzi w moim imieniu

4. Przesyłam w załączeniu materiały, które należy

D po zapoznaniu się zwrócić do Sekreta riatu Wojewody

D po zapoznaniu się przekazać do ........ .... .... .. ..... .... ............. ...... .. ... .... ..... ..... .. .......... ..... ................................. ..

D powielić w liczbie ...... ...... .. . egz. i prze kazać do .. ...................... ...... .. .. .... .................................................. .. ..

D zachować w aktach wydziału

Data .. .. ................................................ Podpi s ....... ................... .. .. .... ... .... ... .. ..... ..

Treść odpowiedzi adresata

A

•

-

6467 -

Załącznik nr 4

WZÓR FORMULARZA SPISU SPRAW

19.........

rok

....... ..................

(referent)

Lp.

Sprawa

(krótka treść)

.... ............ ...... ......... ....

(symbol kom . org .)

....... .... ... .... ... ..... .............

(oznacz. teczki)

Od kogo wpłynęła

znak pisma

z dnia

. .... ....... ........ ...... ...... ...... .... .......

(tytuł teczki wg wykazu akt)

Data

wszczęcia

ostatecznego

sprawy

załatwienia

Uwagi

(sposób

załatwienia)

-

6468-

Poz. 1109

Załącznik nr 5

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH

I PIECZĘCI DO PODPISU DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach należących do zakresu działania

organów administracji zespolonej

MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

OCHRONY ŚRODOWISKA

W KRAKOWIE

(adres)

WOJEWODA MAŁOPOLSKI

(adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu

WOJEWODA MAŁOPOLSKI

WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

OCHRONY ŚRODOWISKA

W KRAKOWIE

(imię i nazwisko)

(imię i nazwisko)

II

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych w zastępstwie

kierownika urzędu

MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

OCHRONY ŚRODOWISKA

W KRAKOWIE

(adres)

WOJEWODA MAŁOPOLSKI

(adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu

w z. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO

w z. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO

INSPEKTORA

OCHRONY ŚRODOWISKA

(imię i nazwisko)

(imię i nazwisko)

ZASTĘPCA

I WICEWOJEWODA

WOJEWÓDZKIEGO

INSPEKTORA OCHRONY

ŚRODOWISKA

,

"

-

6469-

Poz. 1109

III

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach należących do zakresu działania

zastępców organów administracji zespolonej

WICEWOJEWODA

ZACHODNIOPOMORSKI

(adres)

\

2. Wzory pieczęci do podpisu

WICEWOJEWODA

(imię i nazwisko)

IV

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych z upoważnienia

organu rządowej administracji zespolonej oraz pracowników tego samego urzędu

MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI

W KRAKOWIE

(adres)

WOJEWÓDZKI INSPEKTORAT

OCHRONY ŚRODOWISKA

W KRAKOWIE

(adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu

Z up. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO

Z up. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO

INSPEKTORA

OCHRONY ŚRODOWISKA

(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe,

(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe,

np. Kierownik Oddziału

np. inspektor wojewódzki

w Wydziale Polityki Regionalnej)

w Wydziale Organizacyjno-Prawnym)

-

6470 -

Poz. 1109

§ 6. Do współpracy formacji ochronnych z obroną

cywilną przepis § 5 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

Załącznik nr 6

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

Lp.

1

Ilość

Data otrzymania

Wychodzące

Data wysłania

Nazwa

adresata/pionu

przesyłek

Pokwitowan ie

adresata

Uwagi

2

3

4

5

6

7

Przychodzące

"

..

-

6471 -

Poz. 1109

§ 7. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji

J. Tomaszewski

1109

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 18 grudnia 1998 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

Na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca

1998 r. o administracji rządowej w województwie

(Dz. U. Nr 91, poz. 577) zarządza się, co następuje

§ 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną, określającą

zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych

przez zespoloną administrację rządową, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony

przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia.

§ 2. Rozporządzenie wchodzi w

1 stycznia 1999 r.

życie

z dniem

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji

J. Tomaszewski

Załącznik nr 7

OPIS TECZKI AKTOWEJ

Symbol literowy kom. org.

i symbol klasyfikacyjny

z wykazu akt

Jednostka

i komórka organizacyjna

Kategoria arch iwal na

(tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego)

(roczne daty końcowe akt)

)

I

z.e.cznik nr •

~

~

li·

~

~

7f'

C

~

~

(Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej)

.,Z

~

Q)

~

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr ................... .

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki

Daty skrajne od -

do

Kat. akt

Liczba teczek

Miejsce

przechowywania akt

Data zniszczenia

lub przekazania

do arch. państwowego

C)

~

I\,)

Przekazujący akta

Kierownik komórki organizacyjnej

Imię i nazwisko

Imię i nazwisko

Przyjmujący akta

lo'-

Imię i nazwisko

<.

--.'

\J

.•••••••• ••••.•.••••.. :!.••.•..•..••..•......•••• ••....••.•.• •....

(podpis)

(podpis)

(podpis)

o

....r"

o

<.o

§ 8. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez

wojewodę ,

wicewojewodów lub kierownika urzędu

pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami

na

1) podlegającą załatwieniu przez wojewodę, wicewojewodów lub kierownika urzędu ,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.

Przekazywanie korespondencji wojewodzie,

wicewojewodom i kierownikowi urzędu

§ 6. 1. Wojewodzie kancelaria przekazuje za pośred-

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2,

pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydzia łom .

nictwem sekretariatu następującą korespondencję

Rozdział V

1) adresowaną do wojewody,

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

§ 9. 1. Wojewoda, wicewojewodowie lub kierownik

3) od organów naczelnych i centralnych,

urzędu, przeglądając korespondencję

4) zastrzeżoną dla wojewody,

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

5) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy nadrzędne lub inne

właściwe organy w zespolonych służbach , inspekcjach lub strażach wojewódzkich.

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwie­

nia przez właściwe wydziały bądż stanowiska pra cy. Wzór formularza poleceń wojewody określa załącznik nr 3.

2. Wicewojewodom kancelaria przekazuje, poprzez

ich sekretariaty, korespondencję

2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej

do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy,

umieszcza się dyspozycje dotyczące

1) imiennie do nich adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podzia łem zadań , kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy wojewodą a wicewojewodami,

3) zastrzeżoną dla wicewojewodów.

3. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za

sekretariatu następującą korespon-

pośrednictwem

1) sposobu załatwienia sprawy,

2) terminu załatwienia sprawy,

3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.

dencję

4. Kierownicy wydz i ałów

1) adresowaną imiennie do kierownika urzędu ,

2) dotyczącą korpusu służby cywilnej oraz spraw kadrowych,

3)

dotyczącą

organizacji , zakresu

funkcjonowania urzędu ,

działania

i zasad

4) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub

jego pracowników,

5) protokoły kontroli i zalecen ia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy nadrzędne lub inne organy kontrolne .

przeglądają

korespon-

dencję

1)

mającą dyspozycję wojewody, wicewojewodów

lub kierownika urzędu ,

2) adresowaną do nich imiennie,

3) zawierającą ponaglenie i interwencje,

4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości,

zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.

5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzą­

cych w zakres działania (czynności) różnych wydziałów

-

lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pra cownikowi , do którego należy załatwienie sprawy

w podstawowym zakresie .

Rozdział VI

Wewnętrzny obieg akt

§ 10. Obieg akt między wydziałami odbywa się,

z zastrzeżeniem § 5 ust. 14 zdan ie drugie, za pośrednic­

twem kancelarii lub poczty elektronicznej.

§ 11. Obieg akt odbywa się bez pokwitowan ia. Za

pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw

oraz archiwizacja akt

§ 12. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednol itym rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­

ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt

powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera

ich kwalifikację archiwalną . Obejmuje on wszystkie za gadnienia z zakresu dz i ałalności urzędu oznaczone

w poszczególnych pozycjach symbolami , hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji

dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na

dziesięć klas pierwszego

rzędu

sformułowanych

w sposób ogólny, oznaczony symbolami od O do 9.

4. W ramach tych klas wprowadza się podział na

klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe)

oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi

przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od O do 9, co daje: 00- 99 oraz dalszy podział

niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę­

du oznaczone symbolami trzycyfrowymi , to jest: 000999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.

5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych

tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym zna kiem akt co klasy końcowe w wykazie.

6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek

organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło

klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je

będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organ izacyjnej .

7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu

może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej

kategorii archiwalnej.

Poz. 1109

8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych sym bolem " A " zalicza się dokumentację mającą trwałą

wartość h i storyczną, przewidzianą do przekazan ia do

archiwum państwowego .

10. Do dokumentacji niearchiwalnej ozna czonej

symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwu m zakładowym , zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

11 . Do dokumentacji oznaczonej symbolem " Bc "

zalicza się dokumentację manipulacyjną mając ą krótkotrwałe znaczenie praktyczne . Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystan iu, bez przekazywa nia jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez

właściwe archiwum państwowe.

12. Dokumentacja zaliczana do kategorii " BE ",

przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą

przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla

ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji arch iwalnej tej dokumentacj i.

§ 13.1 . Komórki organizacyjne mogą sporząd z ać na

własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierającyodpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne

oraz kategorie archiwalne dokumentacji występuj ące

w działalności tych komórek.

2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej

w zależności od potrzeb może zawierać

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne)

utworzone przez rozbudowanie końcowych klas

trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy

bardziej szczegółowe przy zachowaniu ozna cz eń

kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt,

ustalonego dla klasy rozbudowanej,

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolam i wyż­

szego rzędu, z ustaleniem właściwej kategor ii archiwalnej z klas komasowanych .

3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch eg zemplarzach , z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla

siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego .

§ 14. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia

kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archi wum państwowym.

§ 15. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji,

pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się

spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące

jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać

w sposób umożl i wiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

-

6458-

2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na

rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się,

w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

każdy

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określo ­

nych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się pod teczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej .

Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w ukła­

dzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie

numerowym .

4. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla

niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje s i ę tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano

w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę

wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie

cyfry roku (np. Or. 1-0258-10-6/98).

5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach, zało­

żonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej

" Spisy spraw do teczek symbol ... ". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone

do właściwych teczek założonych według jednolitego

rzeczowego wykazu akt.

§ 16.1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pi sma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo ­

nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

lub do rejestru kancelaryjnego.

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczę

to.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela

się kropką, przecinkiem, kreskami poziomymi oraz kre-

ską poprzeczną, np. Or.1.0012-15/98, gdzie "Or.l" oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), ,,0012" - oznacza symbol liczbowy

grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, ,,15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw,

,,98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.

4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wevy'nętrznych wydziałów. Symbol litery

umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałó-At i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.

5. Spra~y nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnyrri bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez

wpisywania do nowych spisów spraw.

6. W przypadku konieczności wznowienia sprawy

z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona

w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki,

przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie

spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło ... ".

§ 18. 1. Nie podlegają rejestracji

1) publikacje (gazety, czasopisma,

ogłoszenia, prospekty itp.),

książki,

afisze,

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formula rzach lub w rejestrach elektronicznych.

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt

właściwej sprawy,

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz

na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie

otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz

urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się

do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd ­

ku chronologicznym . Wzór formularza spisu spraw

określa załącznik nr 4.

3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do

załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już

wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwie­

nia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci

wpływu . Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się

w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

§ 17.1. Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej

sprawy otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera

1) symbol literowy komórki organizacyjnej,

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym

charakterze.

2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do Odpowiednich zbiorów lub teczek

przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§ 19. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zamiast spisów spraw, o których

mowa w § 15, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny

symbol (znak).

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik urzędu bądź kierownik wydziału.

4. Rejestry prowadzą referenci spraw.

5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka, oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do

danego rejestru.

-

6459-

6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla

każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat

zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna

się w każdym roku od nr 1.

7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się

z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do

spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru

zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu

w rejestrze.

§ 20. 1. W urzędach organów administracji zespolonej prowadzone są następujące centralne rejestry

kancelaryjne

Poz. 1109

rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony

(adresata) . Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te

same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwie­

nia i w spisie spraw zamieszcza się znak: "Oz.", który

oznacza "ostatecznie załatwione".

§ 23. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami

oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest

dla nich przewidziana forma protokołu , notatki służbo­

we lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą

drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie

w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt wła­

ściwej sprawy.

1) rejestr skarg i wniosków,

§ 24. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzu lę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem " , a także datę ,

podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej

2) rejestr aktów prawnych wojewody,

zgodność treści.

3) rejestr aktÓw wewnętrznych kierownika urzędu,

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

2. Sekretariat wojewody może prowadzić dziennik

korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako

rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą

wszystkie pisma kierowane do wojewody według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału.

3. Prowadzenie innych certralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za

zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach

organizacyjnych .

Rozdział VIII

Załatwianie spraw

§ 21.1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje

się następujące formy

1) odręczną,

2) korespondencyjną,

3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tek-

stem, na formularzu itp.).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem zała ­

twienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na

otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiają­

cej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządze­

niu przez referenta projektu pisma załatwiającego

sprawę·

§ 22. 1. Załatwienie spraw może być

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo

w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2) ostateczne -

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej

§ 25.1. Referenci załatwiają sprawy według kolej ności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę za-

łatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną

sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz

z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobują­

cy sprawdza prawidłowość projektowanego załatwie­

nia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma

wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporzą­

dzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączn i­

ki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii

celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma

otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma

być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien

przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo

powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla

dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza

ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi , a kopię

pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z ap robującym, moż­

na mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do

podpisania .

§ 26. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być

pod względem formy zewnętrznej dostosowane do

blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5

w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać

1) nagłówek -

druk lub podłużną pieczęć nagłówko ­

wą ,

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) datę podpisania pisma przez osobę u poważnioną,

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz

z adresem,

6) treść pisma,

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) .

-

6460 -

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto

zawierać

1l parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej

strony pod treścią pisma l,

2l te rmin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze­

nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­

ści arkusza.

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny

również zawierać dalsze następujące określenia

1l nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony",

" ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczen ia " ,

"pilne", "poufne" itp.,

2l pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza l i czbę przesyłanych załączników (zał .... l lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na

każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym

rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma

znak ...l,

3l adresy tych instytucji lub osób umieszczone pod

treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być

poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii

pisma,

4l pod treścią pisma z lewej strony - termin wyzna czony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ... l,

o k reślenia tego używa się wyłącznie w stosunku do

jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możli ­

we jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasa dzie wyznaczać dekadowo: 10,20,30 danego mies iąca; po upływie terminu wyznaczonego do zała ­

twienia sprawy referent decyduje o wysłaniu pona glenia lub przesunięciu term inu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,

5l ewentualne wskazówki dla kancelarii .

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§"27. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe

1l n al eży postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązu j ący­

mi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia,

ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kod eksu,

2l gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów

wymienionych w pkt 1, a sprawa dotyczy organu

n a drzędnego, należy zwrócić się do tego organu

z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.

§ 28. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych lub

pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz

wzo ry pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5.

2. Zakres kompetencji wojewody, wicewojewodów, kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisy-

Poz. 1109

wania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin

urzędu.

3. Na blankietach korespondencyjnych stosowa nych przez wojewodę zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu godło Rzeczypospolitej Polskiej .

§ 29. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określo­

nych czynności prawnych, np . decyzja, świadectwo itp.

Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanow i ą inaczej.

2. Wzór pieczęci urzędowej , o której mowa w ust. 1,

oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

§ 30.1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według

ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczą­

cymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być

dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta .

Rozdział IX

Wysyłanie i doręczanie pism

§ 31. 1. Korespondencja może być przekazywana

odbiorcy w postaci pisma wysyłanego

1l przesyłką listową,

2l faksem,

3l teleksem lub dalekopisem,

4l na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką

listową,

5l pocztą e l ektroniczną .

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii

1l sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem

sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo

referentowi do uzupełnienia,

2l stwierdza swoją pa rafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma wraz

z datą jego wysłania,

3l zwraca referentom kopie wysłanych pism,

4l wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

5l do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez

referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina

go do koperty.

3. Dla pism ptrzymanych do wysyłki kancelaria

przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej czę ­

ści zamieszcza adres odbiorcy składający się z

.

•

-

1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata

wysyła się w jednej kopercie .

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej

dyspozycji oznacza,

iż

pismo ma

być wysłane

jako

przesyłka zwykła.

Poz. 1109

spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma ukła ­

da się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych

pism i akt kategorii Bc,

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł

klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu

akt,

4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środ­

kówewidencyjnych,

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

§ 32 . Do doręczenia niektórych terminowych pism

miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka

doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych

sprawach z zakresu administracji państwowej regulują

Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki

doręczeń określa załącznik nr 6.

Rozdział X

Przechowywanie akt

§ 33. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach

i w archiwum zakładowym.

2. W wydziałach przechowuje się akta spraw zała­

twianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącz­

niknr7.

Rozdział XI

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno

w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii

A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii

B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt,

pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-od biorczego określa załącznik nr 8.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracowni cy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent

i pracownik prowadzący archiwum

przekazujący akta

zakładowe.

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§ 36. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do

archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.

§ 34. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakłado­

we.

2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu

pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

2. Akta spraw ostatecznie

załatwionych

przechowują na nośnikach papierowych w

dołącza się zbędne w

urzędy

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze

archiwach

względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po

zakładowych.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje

do archiwum zakładowego po upływie 1 roku , kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych

spraw.

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu

z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin

przekazywania akt do archiwum zakładowego przez

poszczególne wydziały.

§ 35. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym

przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.

Przez uporządkowanie akt rozumie się

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych

fi(

6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowa nie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem

zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej

stronie okładki liczby stron zawartych w teczce .

dokonaniu formalności przekazania do archiwum za kładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo

będą one potrzebne.

§ 37. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb

korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum

zakładowym oraz zasady przekazywania materiałów

archiwalnych do archiwum państwowego określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 7 Mini stra - Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13 marca

1991 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad i trybu postępowania

z dokumentacją w urzędach terenowych organów rzą­

dowej administracji ogólnej.

§ 38.1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony

~.

-

6462-

przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do wła­

archiwum państwowego, a dokumentację

niearchiwalną (kategorii B) urzędowi przejmujące­

mu sprawy likwidowanej jednostki.

ściwego

2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału

terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały

archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum

państwowego . Dokumentację niearchiwalną (kategorii

B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

Rozdział XII

ganowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania,

na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty

i datę doręczenia wezwania.

4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia

opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach,

gdy

niezwłocznym

rozpatrzeniem przemawiają

względy społeczne lub ważny interes strony,

1) za

2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której

jest ustanowiony termin wniesienia,

3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez

pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.

Opłaty skarbowe

§ 39. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączni ­

ków nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej

należnej od załączników nakleja się na załącznikach.

2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole)

i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je

przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby

część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami .

3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci

poczty elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja

się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta

załatwiającego sprawę.

4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy

oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część

daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.

§ 40. 1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności

urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej naleźy uzależnić

od uiszczenia tej opłaty.

2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej

opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną

do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem,

że w razie niewykonania tego obowiązku podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność

podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysła­

niu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację

na podaniu.

3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym

terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opła­

ty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je or-

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1

i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia

opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej

nieuiszczenia - po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca

zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzę­

dowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia

i pobrania należnych opłat.

§ 41. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzę­

dowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2.

2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony

w § 39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się

odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa

lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki

opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie

i kasuje pieczęcią.

3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz nu-

mer pokwitowania lub numer rachunku bankowego

umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie

czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.

§ 42. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona

nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo je-

żeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub

zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej,

referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo

zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opła­

ty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze

skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądż z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi

skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.

,

2.

Jeżeli

podanie,

świadectwo,

zezwolenie lub

czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej,

na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie

stwierdzającym c~ynność urzędową należy uczynić ad-

-

notację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy praw-

nej.

Rozdział XIII

Powielanie i publikowanie

§ 43. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu

i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

2. Dyspozycja polecenia zawiera

1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,

2) format,

3) nakład,

4) udostępnienia upoważnionym pracownikom

a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności

- edytorów tekstów,

- arkuszy kalkulacyjnych,

- baz danych,

- programów graficznych,

- oprogramowania antywirusowego,

b) zakupionych baz danych, a w szczególności

- prawnych,

- baz adresowych,

- baz danych statystycznych,

c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności

4) datę.

Rozdział XIV

Zbiory wspomagające

§ 44. 1. W urzędach prowadzone są zbiory wspomagające,

Poz. 1109

6463-

które służą potrzebom pracowników urzę­

du.

2. Zasady gromadzenia

materiałów

i zbiorów

wspomagających, organizację i zasady prowadzenia

zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.

-

ewidencji prawa miejscowego,

ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,

baz adresowych,

baz danych o regionie,

5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eks-

ploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza

zajęć kierownika urzędu,

8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu,

9) monitorowania

1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepi-

10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu

stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze

kierowniczej i kompetencjach,

sów,

2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa

obce zakwalifikowane do zbiorów.

2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są ka talogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniają­

cy łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

Rozdział XV

Wykorzystanie informatyki

w czynnościach kancelaryjnych

§ 46. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie infor-

matyki w urzędach organów administracji zespolonej

pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza

ustawa .

§ 47 . 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w ce-

lu

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości

wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących

obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

obiegu dokumentów

wewnątrz

§ 45. 1. W zbiorach wspomagających urzędów przechowywane są

urzędu,

11) informowania interesantów o procedurach wyma ganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach organów administracji zespolonej osobie z wykształceniem informatycznym , zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do

spraw organizacji urzędu.

§ 48. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnio­

nych pracowników,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośni­

kach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez

1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system haseł ograniczających dostęp do wybra nych obszarów danych osobom nie posiadającym

odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych

przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

-

6464-

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów

powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych

zakupionego oprogramowania

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych

przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych

w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich

nośnikach informatycznych, oraz przechowywanie

ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym

pomieszczeniu,

4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach

i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.

4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników

nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu

i z zainstalowanym programem antywirusowym) .

5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie

w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej

sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych .

Poz. 1109

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych,

do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy

o ochronie danych osobowych.

Rozdział XVI

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§ 49. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.

2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu

1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

2) prawidłowości załatwiania spraw,

3) terminowości załatwiania spraw,

4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,

5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,

6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania

zasad określonych w § 26,

7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne

akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.

-

6453-

1) wymianie informacji o powstałych zagrożeniach,

2) wprowadzaniu na teren chronionych obszarów

i obiektów jednostek ratowniczych,

3) współdziałaniu przy przeprowadzaniu bezpiecznej

ewakuacji ludzi i mienia,

4) zabezpieczaniu miejsc po pożarze, klęsce żywioło­

wej lub innym miejscowym zagrożeniu, w tym uratowanego mienia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych

i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. (poz. 1109)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

Spis treści

Rozdział I

Rozdział II

Rozdział III

Rozdział IV

Rozdział V

Rozdział VI

Rozdział VII

Rozdział VIII

Rozdział IX

Rozdział X

Rozdział XI

Rozdział XII

Rozdział XIII

Rozdział XIV

Rozdział XV

Rozdział XVI