Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa.

§ 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów

samorządu

województwa, określającą zasady i tryb

wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie

marszałkowskim, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania

dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem,

zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia .

§ 2. Rozporządzenie wchodzi w

1 styczn i a 1999 r.

życie

z dniem

Prezes Rady Ministrów: J. Buzek

Załączniki

Rozdział I

nia oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem

bądż utratą dokumentów w urzędach.

Postanowienia ogólne

3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "In-

tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą in-

strukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynno-

strukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szcze-

ści kancelaryjnych w urzędach marszałkowskich.

2. Określony w instrukcj i tryb i zasady wykonywa nia czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity

sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywa-

gółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.

4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy.

-

6344 -

§ 2. 1. Instrukcja kancelaryjna może być stosowana

w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych i wojewódzkich osobach prawnych.

2. O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1,

rozstrzyga marszałek.

Załącznik nr 2

o

N

CD

::l

::l

A

C

en

.....

C\)

DZIENNIK KORESPONDENCJI

~

.,Z

Sekretaria tu/Pion U

-"

en

O

NADAWCA

Lp.

l

nazwa jednostki organizacyjnej

lub nazwisko interesanta

2

Określenie sprawy

pIsmo

data

znak

3

4

5

Pismo

przydzielono/

załatwienia podpis odbiorcy

Tennin

6

7

Uwagi o

zalatwienitl

8

en

W

(J1

en

-

-

""O

O

N

.....

O

-.J

W

-

6357-

Poz. 1073

§ 3. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają

1) urząd -

urząd marszałkowski,

2) kierownik urzędu -

marszałka województwa,

3) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,

4) wydział -

wydział, biuro, oddział, referat lub inną

komórkę organizacyjną,

5) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację

sprawy w trakcie jej załatwiania,

6) kancelaria -

wewnętrzną komórkę organ (;zacyjną

właściwego urzędu lub stanowisko pra~y załatwia­

jące sprawy obsługi kancelaryjnej,

7) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy

obsługa organizacyjna marszałka i pozostałych

członków zarządu lub kierowników wydziałów

urzędu marszałkowskiego,

8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie,

pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

9) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są

lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej

sprawy,

10) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

11) korespondencja - każde pismo wpływające

urzędu lub wysyłane przez urząd,

do

12) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób za łatwienia sprawy,

13) przesyłka pisma (dokumenty) oraz pakiety

(paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednic­

twem poczty, gońca, wożnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy

i telefaksy,

14) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem

przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

15) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świa ­

dectwo itp.),

16) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem

herbu województwa pośrodku i nazwą w otoku lub

jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

Poz. 1073

17) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku

elektronicznym, nagłówkowe , imienne do podpisu

itp.,

18) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,

19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

20) znak akt - zespół symboli określających przynależ­

ność sprawy do określonej komórki organizacyjnej

i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

21) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw,

22) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy,

przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych

z jej załatwieniem,

23) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść

dokumentu, pisma itp.,

24) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

25) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania

jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw

ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą

akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie

odrębną jednostkę archiwalną ,

26) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowe­

go w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

27) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych

symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

28) paragrafy bez bliższego określenia niejszej instrukcji.

paragrafy ni-

Załączniki do instrukcji kance laryjnej d la

organów samo rządu województwa

Załącznik nr 1

STEMPEL WPL YWU KANCELARII OGÓLNEJ

WPŁYNĘŁO

Kancełaria Ogółna

(datownik)

ilość załączników ........................................

podpis..........................................................

Załącznik nr 3

Wzór formularza poleceń marszałka

Marszałek

Zachodniopomorski

Pan/Pani

1. Termin wykonania

Dnatychmiast

DdZiŚ do godz ....... ..

Dpiłne

Dbez terminu

OdO dnia ............godz... .. .

2. Polecenie - proszę o

3. Infonnacja

Drozmowę

Dzreferowanie załączonego materiału

Dakceptuję

Dzreferowanie stanu sprawy

Dnie mam uwag

DUWagi i wnioski

OdO wiadomości

Dwykonanie prośby

OdO wykorzystania

Oprzygotowanie pisma na mój podpis

Dudzielenie odpowiedzi w moim imieniu

4. Przesyłam w załączeniu materiały, które

należy

Dpo zapoznaniu się zwrócić do Sekretariatu Marszałka

Dpo zapoznaniu się przekazać do .. ....... ............................... ............................. .

D powIe. I"Cw I'ICZb'le ......... egz. . prze kazac'do .......... ........ ........................ ...... .... .

f

I

Dzachować w aktach wydziału

Data: ..... ....... .................... Podpis ...... ... ..... .. .... ............ .

Treść odpowiedzi

adresata

Dziennik Ust~w Nr 160

-

6358-

Poz. 1073

§ 4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia

14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27,

poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r.

Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47,

poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186,

z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201,

z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r.

Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368,

z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r.

Nr 75, poz. 471 , Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926

i Nr 141, poz. 944) .

Załącznik nr 4

19........... ......................... ..................................... ............ _............ .............................................................

rok

(referent) (svmbol kom. om.)

(oznacz. teczki)

(tytuł teczki w~ wykazu akt)

OD KOGO WPŁYNĘŁA

DATA

SPRAWA

UWAGI

(krótka treść)

z dnia

wszczęcia ostatecznego

znak pisma

(sposób

Lp.

sprawy

załatwienia)

załatwienia

I

J

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

Spis spraw

-

6359 -

§ 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych

należy

1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

2) prowadzenie ewidencji

i wartościowych,

wpływów

specjalnych

-

6345 -

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powiela nie,

!

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefono-

gramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty

elektronicznej itp.,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie po-

trzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów

lub stanowisk pracy.

2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują

1) kancelaria,

Poz. 1073

bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie wła ­

ściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyj nej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie

oznaczonych jako wartościowe , pieniądze, znaczki

skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej,

składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowa­

nie z depozytem.

7. Po otwarciu koperty sprawdza się

2) sekretariaty,

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie­

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

nie danej sprawy,

4) pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Załącznik nr 5

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDECYJNYCH, PIECZĘCI

NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU

W ORGANACH SAMORZĄDU WOJEWÓDZTW A

l. Wzory blankietów korespondenc~jn ych i pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych

stoso\''''anych w sprawach należących do kompetencji sejmiku województwa

l) naglówkowe

SEJMIK

WOJEWÓDZlWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

w Szczecinie

(adres)

2) podpisowe

PRZEWODNICZĄCY SEJMIKU

WICEPRZEWODNICZĄCY SEJMIKU

lub

imię i nazwisko

2.

imię i nazwisko

Blankiety korespondencyjne łub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe \V sprawach

należących do kompetencji przewodniczącego sejmiku województwa

l)

nagłówkowe

PRZEWODNICZĄCY SEJMIKU

WOJEWÓOZ1W A ZACHODNIOPOMORSKIEGO

w Szczecinie

(adres)

2) podpisowe

PRZEWODNICZĄCY

imię

3.

SEJMIKU

i nazwisko

Blankiety korcspondcn~jne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących

do wiccprzewodnicz~cego sejmiku województwa

l) naglówko\"e

SEJMIK

WOJEWÓDZTWA ZACHODNłOPOMORSKIEGO

w Szczecinie

(adres)

2)

-

6360 -

Poz. 1073

podpisowe

WICEPRZEWODNICZĄCY SEJMIKU

imię i nazwisko

4.

W sprawach należących do kompetencji komisji sejmiku województwa stosuje się blankiety

korespondencyjne lub pieczęcie naglówkowe ustalone dla sejmiku województwa oraz pieczęcie podpisowe

\\. brzmieniu

PRZEWODNICZĄCY

KOMISJI ......... ......... ............ ............... ..... .... .

imię i nazwisko

-----------------------------5.

Blankiety podpisowe i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do

kompetencji zarządu województwa

l)

nagłówkowe

ZARZĄD

WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

w Szczecinie

(adres)

2)

podpisowe

MARSZAŁEK WOJEWÓDZTWA

imię i nazwisko

lub

WZ.

MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA

imię i nar.....isko

.

Wiceprzewodniczący Zal7.ądu

6.

Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podri~o ·.ve w sprawach llaJeżąC)'ch do

marszałka województwa

l) nagłówkowe

MARSZAŁEK

WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

w Szczecinie

(adres)

2)

podpiso\\"e

MARSZAŁEK WOJEWÓDZTWA

imię i nazwisko

7.

Blankiety korespondenC)jne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach nalc7.ących do

\\ iceprzewodniczących zarządu województwa

ł)

nagłówkowe

-

6361 ZARZĄD

WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

w Szczecinie

(adres)

2)

podpisowe

WICEPRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

imi~ i na.misko

8.

------------------------------------oraz

podpisowe w sprawach 7.alatwi:mych

Blankiety korespondencyjne i picc7.ęcic nagłówkowe

piCC7.ęcie

upoważnienia marszałka województwa

l)

nagłówkowe

ZARZĄD

WOJEWÓDZTW A ZACHODNIOPOMORSKIEGO

w Szczecinie

(adres)

2)

podpisowe

z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA

imi~ i nazwisko

Wiceprzewodniczący Zarządu

lub

z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTW A

imi~ i nazwisko

członek Zarządu

lub leż

l)

nagłówkowe

URZĄD MARSZAŁKOWSKI

WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

\V Szczecinie

(adres)

2)

podpisowe

z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTW A

imi~ i nazwisko

Dyrektor Wydziału ..................................

lub

Z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA

iJlli~ i nazwisko

stars7.Y inspektor

w Wydziale ........... ............................ .

1-

-

6362 -

Poz. 1073

§ 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria

sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria

sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz

na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu

pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki

uszkodzonej.

3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma

organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe,

paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościo­

we) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika

wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych

w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczę­

ci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach -także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmują­

cego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.

4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem

1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które

przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,

3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie

lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem .

5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się, że przesyłka zawie- '

ra wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy

8. Brak załączników lub otrzymanie samych załącz­

ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym

(stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism

1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspreso-

wych, za dowodem doręczenia,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocz-

towego), np. skargi, odwołania,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma ,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodnie-

go,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością·

10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do

urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym

korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu

pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej

bez otwierania - na przedniej stronie koperty) piecząt­

kę wpływu określającą datę otrzymania.

13. Po wykonaniu czynności określonych w

ust. 1-12 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom

i wydziałom .

14. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego

doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednic­

twem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział III

Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

Załącznik nr 6

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

PRZYCHODZĄCE

Lp.

1

data

otrzymania

2

WYCHODZĄCE

data

\wslania

3

NAZWA

ADRESAT AlPlONU

4

ILOSC

PRZESYŁEK

S

POKWITOWANIE

ADRESATA

UWAGI

-

6363-

Poz. 1073

§ 7. 1. Marszałkowi kancelaria przekazuje za pośred ­

nictwem sekretariatu następującą korespondencję

-

6346Rozdział V

1) adresowaną do marszałka,

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

3) od organów naczelnych i centralnych,

Załącznik nr 7

OPIS TECZKI AKTOWEJ

............................

. .. .

.

.......................... .

ł .

..

.............................................

•

• II"""

•

'

symbol literowy

komórki

organizacyjne j

i symbol klasyfikacyjny

z wykazu akt

jednostka i komórka organizacyjna

kategoria archiwalna

..................................................................................................... ...........

tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego

(roczne daty końcowe akt)

Załącznik nr 8

oN

CD

::J

::J

"

C

~

Ol

~

Z

...,

.....

O'l

o

(nazwa jednostki i

komórki organizacyjnej)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr .......... .

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki

Daty skrajne od-do

Kat. akt

Data zniszczenia lub

Liczba teczek Miejsce przechowywania przekazania do arch.

akt

państwowego

O'l

W

O'l

~

Przekazujący akta

Kierownik komórki

organizacyjnej

Przyjmujący akta

imię i nazwisko

imię i nazwisko

imię i nazwisko

(podpis)

(podpis)

(podpis)

-u

oN

.....

o-..,J

w

§ 10. 1. Marszałek, wiceprzewodniczący lub członek

4) zastrzeżoną dla marszałka,

5) dotyczącą organizacji, zakresu

funkcjonowania urzędu,

zarządu, przeglądając korespondencję

działania

i zasad

6) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub

jego pracowników,

7) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,

8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych.

2. Wiceprzewodniczącym zarządu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję

1) imiennie do nich adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy marszałkiem, wiceprzewodniczącymi oraz

pozostałymi członkami zarządu,

3) zastrzeżoną dla wiceprzewodniczących zarządu.

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwie­

nia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń marszałka określa załącznik nr 3.

2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej

do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy,

umieszcza się dyspozycje dotyczące

1) spo sobu załatwienia sprawy,

2) terminu załatwienia sprawy,

3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.

4. Kierownicy

wydziałów przeglądają

korespon-

dencję

1) mającą dyspozycję marszałka, wiceprzewodniczących lub pozostałych członków zarządu,

3. Pozostałym członkom zarządu kancelaria przeka zuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję

2) adresowaną do nich imiennie,

1) imiennie do nich adresowaną,

3) zawierającą ponaglenie i interwencje,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy marszałkiem, wiceprzewodniczącymi oraz

4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości,

zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.

pozostałymi członkam i zarządu,

3) zastrzeżoną dla członka zarządu.

Rozdział IV

5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzą­

cych w zakres działania (czynności) różnych wydziałów

lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi , do którego należy załatwienie sprawy

w podstawowym zakresie.

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§ 8. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespon dencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żad ­

nego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespon dencji i przekazuje odpowiednio: marszałkowi, wiceprzewodniczącym lub pozostałym członkom zarządu,

a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia

jej w rejestrze kancelaryjnym .

2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik

nr 2.

§ 9. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez

marszałka,

wiceprzewodniczących

lub pozostałych

pracownik sekretariatu dzieli zgod nie z dyspozycjami na

Rozdział VI

Wewnętrzny obieg akt

§ 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się,

z zastrzeżeniem § 6 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednic­

twem kancelarii lub poczty elektronicznej.

§ 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za

pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział VII

członków zarządu

1) podlegającą załatwieniu przez marszałka, wiceprzewodniczących lub pozostałych członków zarządu,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2,

pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw

oraz archiwizacja akt

§ 13. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­

ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt

-

6347 -

powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera

ich kwalifikację archiwalną . Obejmuje on wszystkie za gadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone

w poszczególnych pozycjach symbolami , hasłami i ka tegorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji

dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na

dziesięć klas

pierwszego ~zędu sformułowanych

w sposób ogólny, oznaczony symbolam i od O do 9.

4. W ramach tych klas wprowadza się podział na

klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe)

oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi

przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od O do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział

niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę ­

du oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na kla sy czwartego rzędu oznaczone symbolami czte rocyfrowymi, to jest: 0000- 9999 .

5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych

tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kate gorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek

organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło

klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je

będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.

7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu

może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ra mach istniejących symboli z zachowaniem tej samej

kategorii archiwalnej.

8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

9. Do materiałów arch iwalnych oznaczonych sym bolem"A" zalicza się dokumentację mającą trwałą

wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do

archiwum państwowego .

10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej

symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zali cza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc"

zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne . Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywa nia jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach ckreślonych przez

właściwe archiwum państwowe .

12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE",

przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą

przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla

Poz. 1073

ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

§ 14.1 . Komórki organizacyjne mogą sporządzać na

własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierającyodpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne

oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące

w działalności tych komórek.

2. Wyciąg z wykazu akt dla ko'm órki organizacyjnej

w zależności od potrzeb może zawierać

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne)

utworzone przez rozbudowanie końcowych klas

trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy

bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń

kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt,

ustalonego dla klasy rozbudowanej,

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyż­

szego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

3. Wyc i ąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla

siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.

§ 15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu

lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu

mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządze­

nia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym

archiwum państwowym.

§ 16.1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji,

pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się

spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę

aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie

załatwionych . Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczą­

ce jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać

w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na

rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się,

w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

każdy

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych

spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki,

które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej

według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło

z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakła­

da się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądż w układzie numerowym.

4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla

niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem spravyy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano

w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę

wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie

cyfry roku (np. Or. 1-0258-10-6/98).

-

6348-

5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założo­

nych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz

w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy

spraw do teczek symbol. .. ". Po zakończeniu roku spisy

spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właści­

wych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 17.1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo­

nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

lub do rejestru kancelaryjnego.

Poz. 1073

stępnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez

wpisywania do nowych spisów spraw.

6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzę­

du, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożo na do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw

ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "prze niesiono do

teczki hasło ... ".

§ 19. 1. Nie podlegają rejestracji

książki,

afisze,

dołącza się

do akt

1) publikacje (gazety, czasopisma,

ogłoszenia, prospekty itp .),

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.

2) potwierdzenia odbioru , które

właściwej sprawy,

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz

na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie

otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz

urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się

do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd­

ku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw

określa załącznik nr 4.

3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do

załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już

wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwie­

nia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach

referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci

wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się

w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

§ 18.1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą

sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy

otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera

1) symbol literowy komórki organizacyjnej,

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczę­

to.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela

się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.1.0012-15/98, gdzie "Or.l" - oznacza symbol

wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale),

,,0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, ,,15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, ,,98" - oznacza dwie

ostatnie cyfry roku .

4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery

umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.

5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku na-

4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym

charakterze.

2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek

przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§ 20.1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których

mowa w § 16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na

specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny

symbol (znak) .

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właśc iwe go w sprawach organizacyjnych.

4. Rejestry prowadzą referenci spraw.

5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do

danego rejestru.

6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla

każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kil-

ka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat

zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić . Numerację zapisów rozpoczyna

się w każdym roku od nr 1.

7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się

z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do

spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru

zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu

w rejestrze.

§ 21 . 1. W urzędzie marszałkowskim prowadzone

są następujące centralne rejestry kancelaryjne

1) rejestr skarg i wniosków,

2) rejestr uchwał organów samorządu województwa,

-

6349 -

3) rejestr aktów wewnętrznych,

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

2. Sekretariat marszałka może prowadzić dziennik

korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako

rejestr inform atyczny), w którym rejestrowane będą

wszystkie pism a kierowane do marszałka według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego

w sprawa ch organizacyjnych .

3. Prowad zenie innych centralnych rejestrów kan celaryjnych niż wymienion e w ust. 1 dozwolone jest za

zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach

organizacyjnych.

Rozdział VIII

Załatwianie spraw

§ 22. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje

się następujące formy

1) odręczną,

2) koresponden cyjną,

3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu) .

2. Forma odręczn a jest skróconym sposobem zała­

twienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referen ta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na

otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiają­

cej sprawę lub na sporząd zeniu na nim odręcznej notatki wska zującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjn a polega na sporządze­

niu przez referenta projektu pisma załatwiającego

sprawę ·

§ 23. 1. Załatwien ie sp raw może być

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowa dzenia postępowania wyjaśniającego,

gdy odpowiedż udziel ona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo

w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2) ostateczne -

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej

rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony

(adresata) . Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te

same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopi i załatwie­

nia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który

oznacza "ostatecznie załatwione ".

§ 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami

oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest

dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbo­

we lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą

drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie

w załatwianej sprawie . Notatki dołącza się do akt wła­

ściwej sprawy.

§ 25. Przy sporządza niu kopii pisma lub dokumentu należy umieśc ić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę,

Poz. 1073

podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej

zgodność treści.

§ 26. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejnoś ci ich wpływu i stopnia pilno śc i . Każdą sprawę za-

łatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną

sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Referent opracowuje projekt pisma , który wraz

z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobują­

cy sprawdza prawidłowość projektowanego załatwie­

nia sprawy i po zaapro bowaniu zwraca projekt pisma

wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporzą­

dzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki

i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pism o ma być

rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnota cji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość

załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, moż­

na mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do

podpisania.

§ 27 . 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być

pod względem formy zewnętrznej dostosowane do

blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5

w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać

1) nagłówek -

druk lub podłużną pieczęć nagłówko ­

wą,

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedż dotyczy,

4) datę podpisania pisma przez osobę upoważ nioną,

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz

z adresem,

6) treść pisma,

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) .

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto

zawierać

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej

strony pod treścią pisma),

2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze­

nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­

ści arkusza.

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny

również zawierać dalsze następujące określenia

1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony",

"ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia",

"pilne", "poufne" itp.,

2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych za łączników (Zał .... ) lub wy-

-

6350 -

mienia się je z podaniem liczb porządkowych; na

każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym

rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma

Poz. 1073

stronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta .

znak ... l,

3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod

treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być

poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pi sma,

4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dn ia ... );

określenia tego używa się wyłącznie w stosunku

do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych

ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym

możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy

w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10,20,30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego

do załatwienia sprawy referent decyduje o wysła­

niu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten

odnotowuje w aktach sprawy,

5) ewentualne wskazówki dla kancelarii .

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą

zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi

terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnie ­

niem przepisów Kodeksu.

§ 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych

i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach

oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5.

2. Zakres kompetencji marszałka, wiceprzewodni i pozostałych członków zarządu w sprawie

aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji

określa regulamin organizacyjny urzędu.

czących

3. Na blankietach korespondencyjnych stosowa nych przez marszałka zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb województwa .

§ 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wi zerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia

określonych czynności prawnych, np. decyzja, świa ­

dectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na

innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej .

2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1,

oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

§ 31.1. Czystopisy pism sporządza się ściśle we dług

ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami

pism . Poprawki i uzupełnienia

mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za

zgodą referenta.

dotyczącymi układu

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwu-

Rozdział IX

Wysyłanie i doręczanie pism

§ 32. 1. Korespondencja może być przekazywana

odbiorcy w postaci pisma wysyłanego

1) przesyłką listową,

2) faksem,

3) teleksem lub dalekopisem,

4) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką

listową,

5) pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem

sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo

referentowi do uzupełnienia,

2) stwierdza swoją pa rafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma,

wraz z datą jego wysłania,

3) zwraca referentom kopie wysłanych pism,

4) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez

referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina

go do koperty.

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria

przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej czę­

ści zamieszcza adres odbiorcy składający się z

1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata

wysyła się w jednej kopercie.

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej

dyspozycji oznacza,

iż

pismo ma być wysłane jako

przesyłka zwykła .

§ 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism

miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka

doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych

sprawach z zakresu administracji państwowej regulują

Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór . książki

doręczeń określa załącznik nr 6.

-

6351 -

Rozdział X

Poz. 1073

akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik proarchiwum zakładowe . Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 8.

wadzący

Przechowywanie akt

§ 34. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach

i w archiwum zakładowym.

2. W wydziałach przechowuje się akta spraw zała­

twianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącz­

nik nr 7.

Rozdział XI

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§ 35. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakła ­

dowe.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy

przechowują na nośnikach papierowych w archiwach

zakładowych .

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje

do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kom pletnymi rocznikam i, pracownik wyznaczony do tych

spraw.

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu

z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin

przekazywania akt do archiwum zakładowego przez

poszczególne wydziały.

§ 36. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbio rczego , po szczegółowym

przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.

Przez uporządkowanie akt rozumie się

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych

spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie spra wy pisma ukła ­

da się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę ,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych

pism i akt kategor ii Bc,

3) ułożenie teczek, ksiąg , rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środ­

kówewidencyjnych ,

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem

zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej

stronie okładki liczby stron zawartych w teczce .

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno

w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii

A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent

i pracownik prowadzący archiwum

przekazujący akta

zakładowe.

§ 37 . 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do

archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.

2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu

dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze

względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po

dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo

będą one potrzebne.

§ 38. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb

korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum

zakładowym oraz zasady przekazywania materiałów

archiwalnych do archiwum państwowego określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 7 Ministra - Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13 marca

1991 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad i trybu postępowania

z dokumentacją w urzędach terenowych organów rzą­

dowej administracji ogólnej .

§ 39. 1. W razie zniesienia urzędu , w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do

właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) urzędowi przejmu jącemu sprawy jednostki .

2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwo­

wego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

Rozdział XII

Opłaty skarbowe

§ 40. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączni­

ków nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i za łączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej

należnej od załączników nakleja się na załącznikach .

2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole)

i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przy-

-

6352 -

jął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część

odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami.

3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci

poczty elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja

się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym

przez referenta załatwiającego sprawę.

4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy

oraz umieszczając swój podpis wten sposób, aby część

daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.

§ 41. 1. Rozpatrzenie podania , dokonanie czynności

urzędowej, a także wydanie świadectwa

lub zezwole-

nia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić

od uiszczenia tej opłaty.

kania osoby wnoszącej podanie, w celu

i pobrania należnych opłat.

że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zo-

stanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność

podlegająca opłacie nie zostanie dokonana . O wysła ­

niu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację

na podaniu .

3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym

terminie znaki opłaty ska rbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i ·kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opła ­

ty skarbowej na otrzym anym wezwaniu i doręczy je

organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbo wej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej

kwoty i datę doręczenia wezwania.

4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia

opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach ,

gdy

1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają wzglę­

dy społeczne lub ważny interes strony,

2) wniesienie podania stan()wi czynność, dla której

jest ustanowiony termin wniesienia,

3) podanie wniosła' osoba zamieszkała za granicą bez

pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1

i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia

opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej

nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania

należnej opłaty skarbowej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, od -

doręczenia

§ 42. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzę ­

dowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2.

2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu , kasuje się w sposób określony

w § 40 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się

odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa

lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki

opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie

i kasuje pieczęcią.

3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, ad notację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz nu-

mer pokwitowania lub numer rachunku bankowego

umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie

czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.

2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej

opłaty skarbowej , należy wezwać osobę zobowiązaną

do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem,

Poz. 1073

§ 43. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona

nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub

zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej,

referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo

zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opła­

ty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze

skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwi towaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi

skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.

2. Jeżeli podanie,

świadectwo ,

zezwolenie lub

czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej,

na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie

stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy praw-

nej.

Rozdział XIII

Postępowanie z aktami sejmiku, jego organów oraz

zarządu województwa

§ 44. Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej mają

również zastosowanie przy załatwianiu spraw związa ­

nych z działalnością sejmiku, jego organów, zarządu

oraz innych organów kolegialnych powołanych przez

sejmik, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie

stanowią inaczej.

§ 45. 1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczą­

cych sejmiku i ich zastępców oraz pieczęci do podpisu

według załącznika nr 5.

2. Na blankietach korespondencyjnych dla przezamieszcza się herb województwa . Sejmik moźe ustanowić dodatkowe oznaczenia na

blankietach korespondencyjnych.

wodniczącego sejmiku

powiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzę­

§ 46. 1. Sprawy związane z organizacją sesji sejmiku,

dowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamiesz-

posiedzeń komisji i zarządu województwa rejestruje się

-

6353 -

Poz. 1073

Rozdział XV

w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Protokoły sesji sejmiku, posiedzeń komisji, posiedzeń zarządu, a także akty tych organów (uchwały,

postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez sejmik.

Zbiory wspomagające

§ 51 . 1. W urzędach prowadzone są zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu.

2. Zasady gromadzenia

§ 47.1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolej-

ne numery, począwszy od numeru jeden.

2. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjąt­

kiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np.

nr 1/99, nr XXXI1/2000 itp.), protokoły zaś komisji (zarzą­

du) - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000) .

§

48. 1.

Oryginały

protokołów

przechowuje

się

i zbiorów

i zasady prowadzenia

zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.

§ 52.1. W zbiorach wspomagających urzędów przechowywane są

1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepi -

sów,

2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa

obce zakwalifikowane do zbiorów.

w zbiorach protokołów.

kadencji protokoły, ułożone

chronologicznie, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę

obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem

2. Po

zakończeniu

materiałów

wspomagających, organizację

2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniają ­

cy łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądż tytułu pozycji.

Rozdział XVI

"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ........................ .

Sejmiku nr ..... województwo .............. za rok ..... ... ... ".

3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu marszałkowskiego oraz w powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych.

§ 49. 1. W wydziale urzędu marszałkowskiego

wskazanym przez marszałka, niezależnie od spisów

spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być założone na okres

kadencji następujące rejestry

1) uchwał sejmiku i zarządu województwa,

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 53 . Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach organów administracji zespolonej,

pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza

ustawa.

§ 54. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w ce-

lu

2) wniosków i opinii komisji sejmiku,

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,

3) interpelacji i wniosków radnych.

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości

2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być

również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej

urzędu marszałkowskiego oraz w powszechnie dostęp ­

nych zbiorach danych.

Rozdział XIV

Powielanie i publikowanie

§ 50. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu

i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

2. Dyspozycja polecenia zawiera

1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,

2) format,

3) nakład,

4) datę.

wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących

obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

4) udostępnienia upoważnionym pracownikom

a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności

- edytorów tekstów,

- arkuszy kalkulacyjnych,

- baz danych,

- programów graficznych,

- oprogramowania antywirusowego,

b) zakupionych baz danych, a w szczególności

- prawnych,

- baz adresowych,

- baz danych statystycznych,

c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności

-

-

6354 -

ewidencji prawa miejscowego,

ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,

baz adresowych,

baz danych o regionie,

5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza

zajęć kierowników urzędu,

8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu ,

9) monitorowania obiegu

dokumentów

wewnątrz

urzędu,

10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu

stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze

kierowniczej i kompetencjach,

11) informowania interesantów o procedurach wyma ganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach organów administracji zespolonej osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do

spraw organizacji urzędu.

Poz. 1073

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych

w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich

nośnikach informatycznych oraz przechowywanie

ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym

pomieszczeniu ,

4) archiwizowan ie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich

nośnikach

i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu .

4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników

nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu

i z zainstalowanym programem antywirusowym).

5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie

w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej

sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych

do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy

o ochronie danych osobowych .

Rozdział XVII

§ 55. 1. Dane przechowywane w pamięci kompute-

rów zabezpiecza się przez

1) dopuszczenie do dostępu

nych pracowników,

wyłącznie upoważnio ­

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na

kach informatycznych.

nośni­

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w kompu terach ogranicza się przez

1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym

odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych

przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów

powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych

zakupionego oprogramowania

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych

przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

Nadzór nad wykonywaniem czynności

kancelaryjnych

§ 56. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancela ryjnych należy do obowiązków marszałka.

2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu

1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

2) prawidłowości załatwiania spraw,

3) terminowości załatwiania spraw,

4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,

5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,

6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania

zasad określonych w § 27,

7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego .

3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne

akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału , w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią .

-

6355 -

-

6343 -

Poz. 1073

1073

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 18 grudnia 1998 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa.

Na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. Nr 91,

poz.576 i Nr 155, poz. 1014) zarządza się, co następuje

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Ra-

dy Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r.

(poz. 1073)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA

Spis treści

Rozdział I

Rozdział II

Rozdział III

Rozdział IV

Rozdział V

Rozdział VI

Rozdział VII

Rozdział VIII

Rozdział IX

Rozdział X

Rozdział XI

Rozdział XII

Rozdział XIII

Rozdział XIV

Rozdział XV

Rozdział XVI

Rozdział XVII

Postanowienia ogólne

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

Czynności kancelaryjne sekretariatów

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Wewnętrzny obieg akt

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Załatwianie spraw

Wysyłanie i doręczanie pism

Przechowywanie akt

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Opłaty skarbowe

Postępowanie z aktami sejmiku, jego organów oraz zarządu województwa

Powielanie i publikowanie

Zbiory wspomagające

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych