Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken

In dit besluit wordt verstaan onder

digitale vervanging: routinematige vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke archiefbescheiden;

minister: de Minister-President, Minister van Algemene Zaken;

ministerie: het Ministerie van Algemene Zaken;

zorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

1 De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden van de organisatieonderdelen die vallen onder het verzorgingsgebied van de minister, die: a. deel uitmaken van de werkprocessen van de bewindspersonen van het ministerie en die, op grond van de geldende selectielijsten voor de daaronder ressorterende organisatieonderdelen, voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen; en b. en archiefbescheiden die zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem van het ministerie.

De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de specificaties die zijn vastgelegd in het Handboek routinematige digitale vervanging Plato behorend bij dit besluit.

1 De originele, vervangen papieren archiefbescheiden worden vernietigd in overeenstemming met het in artikel 4 genoemde handboek.

2 De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard alvorens te worden vernietigd of overgebracht op basis van een geldende selectielijst.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken.