Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 201420141793830-06-201419-06-201451321720141793830-06-201419-06-201451321702-07-2014

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder

archiefbeheer: de uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden;

archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Archiefwet 1995;

archiveringsysteem: het geheel van mensen, kennis, middelen, methoden, procedures en archiefbescheiden dat nodig is om archiveringsfuncties te kunnen vormgeven;

dienstonderdeel: onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, zoals genoemd in de Organisatieregeling Ministerie van Veiligheid en Justitie 2011 en de Organisatieregeling dienstonderdelen OM 2012;

metadata: gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer beschrijven;

minister: de Minister van Veiligheid en Justitie;

ministerie: het Ministerie van Veiligheid en Justitie;

registratiesysteem: middel voor het toekennen van metadata aan archiefbescheiden en het opnemen van deze metadata waardoor toegang wordt gegeven tot het archief.

Deze regeling is van toepassing op de dienstonderdelen.

1 De minister is zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie.

2 De secretaris-generaal is ambtelijk verantwoordelijk voor het archiefbeheer en het archiefbeleid van het ministerie.

3 De secretaris-generaal kan nadere regels vaststellen ten aanzien van het archiefbeheer.

4 Het hoofd van de directie Informatisering en Inkoop is belast met: a. formulering en onderhoud van het archiefbeleid van het ministerie; b. advisering over informatie- en communicatietechnologie en projecten op dat gebied; c. coördinatie van de vaststelling van selectielijsten; d. toezicht op het opstellen van een regeling voor het archiefbeheer ten aanzien van werkzaamheden die een dienstonderdeel of het ministerie overschrijden en e. advisering over archiefbeheer en -beleid als gevolg van reorganisaties.

5 Het hoofd van een dienstonderdeel is belast met: a. formulering, vaststelling, implementatie en onderhoud van het archiefbeleid voor zijn dienstonderdeel; b. inrichting van een archiveringsysteem voor zijn dienstonderdeel; c. vormgeving van het archiefbeheer voor zijn dienstonderdeel; d. vaststelling van een regeling voor het archiefbeheer, indien sprake is van werkzaamheden die zijn dienstonderdeel of het ministerie overschrijden.

Het hoofd van een dienstonderdeel rapporteert over het toezicht op het archiveringsysteem en de archiveringsfuncties in de jaarlijkse Planning & Control cyclus.

1 Het hoofd van een dienstonderdeel stelt voldoende financiële middelen beschikbaar voor het archiefbeheer.

2 Het hoofd van een dienstonderdeel ziet erop toe dat gegevensdragers, schrijfstoffen en verpakkingsmaterialen voldoen aan de eisen die in wet- en regelgeving daaraan worden gesteld om het archiefbeheer naar behoren te kunnen vormgeven.

3 Het hoofd van een dienstonderdeel ziet erop toe dat zijn dienstonderdeel beschikt over een registratiesysteem dat voldoet aan de functionele eisen in wet- en regelgeving.

1 De kaderregeling DIV van 24 november 1999, nr. 807133/99/DBOB wordt ingetrokken.

2 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014.