Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi

Noteikumi nosaka

1.1. publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās;

1.2. dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību, tai skaitā elektronisko dokumentu saglabāšanas kārtību un izvērtēšanas veidu;

1.3. kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai;

1.4. kārtību, kādā institūcija reģistrē un glabā personas paziņojumus par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī nodrošina paziņojumu sasaisti ar arhīva dokumentiem;

1.5. tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos;

1.6. kārtību, kādā institūcijas nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā saskaņā ar Arhīvu likuma 6. panta pirmo un otro daļu, kā arī elektronisko dokumentu nodošanas termiņu saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 6. panta piekto daļu;

1.7. kārtību, kādā institūcija nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā, pirms beidzies tiem noteiktais glabāšanas termiņš institūcijas arhīvā;

1.8. kārtību, kādā privātos dokumentus ar arhīvisko vērtību nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā juridiskas personas likvidācijas un citos gadījumos;

1.9. kārtību, kādā institūcija saņem Latvijas Nacionālā arhīva termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā;

1.10. Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām.

Noteikumos lietoti šādi termini

2.1. apraksta vienība – arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija un tās apakšlīmeņi, arhīva fonds un tā apakšfonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstam;

2.2. apraksta līmenis – apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhijas shēmā;

2.3. arhīva fonds – institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums – arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība;

2.4. arhīva apakšfonds – arhīva fonda sistematizācijas vienība – lielapjoma arhīva fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti. Arhīva fonda sadalījums apakšfondos iespējams pēc institūcijas organizatoriskās struktūras, arhīva dokumentu ģeogrāfiskajām, hronoloģiskajām, funkcionālajām vai citām kopīgām pazīmēm;

2.5. arhīvglabātava – ēka, ēkas daļa, telpa arhīva dokumentu glabāšanai;

2.6. dokumenta integritāte – dokumenta pilnīgums un nemainīgums;

2.7. dokumentu klasifikācijas shēma – hierarhiskā secībā sistematizēts visu institūcijas veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Dokumentu klasifikācijas shēmas pamatā ir lietu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida);

2.8. e-pakalpojumi – institūcijai pieejamie e-pakalpojumi Iestāžu portālā: Latvijas Nacionālā arhīva glabāto institūcijas datu apskate un aktualizēšana, Latvijas Nacionālā arhīva konsultāciju pieprasīšana un saņemšana, dokumentu iesniegšana saskaņošanai un citu dokumentu iesniegšana, institūcijas dokumentu aprakstīšana un saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu, glabājamo vienību nodošanas un pieņemšanas aktu sagatavošana un iesniegšana Latvijas Nacionālajam arhīvam, elektronisko dokumentu nodošana tiešsaistē un citi e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei;

2.9. glabājamā vienība – arhīva dokumentu uzskaites vienība ar atsevišķu uzskaites kodu, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa. Tā var būt, piemēram, papīra dokumentu lieta, kinolentes rullis, videokasete, audiokasete, elektronisko dokumentu mape, video, skaņas ieraksta vai foto datne;

2.10. fondradis – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā;

2.11. hibrīdlieta – lieta, kas satur dokumentus dažādās vidēs, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra dokumentus;

2.12. Iestāžu portāls – Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas funkcionāla sastāvdaļa, kurā pieejami Iestāžu portāla e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei;

2.13. kontrolsumma – baitu sekvence, parasti reprezentēta kā fiksēta garuma simbolu virkne, kas pēc noteikta algoritma atvasināta no lielāka izmēra cipardatu bloka un ko iespējams izmantot datu integritātes pārbaudei, lai konstatētu zudumus vai bojājumus, kas var būt radušies datu glabāšanas vai pārraides procesā;

2.14. lieta – noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu;

2.15. lietotājs – institūcijas noteikta amatpersona vai darbinieks, kam Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portālā Latvijas Nacionālais arhīvs ir izveidojis Iestāžu portāla lietotāja kontu;

2.16. paziņojumu reģistrs – Paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrs, kurā institūcija reģistrē personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu saskaņā ar Arhīvu likuma 13.1 pantu;

2.17. sērija – arhīva fonda sistematizācijas vienība vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums;

2.18. tveršana – dokumentu un datu iekļaušana informācijas sistēmā, tos saņemot no citas informācijas sistēmas, augšupielādējot, ievadot manuāli u. tml.;

2.19. uzskaites kods – glabājamās vienības identifikators, kuru veido arhīva fonda numurs, uzskaites saraksta numurs un glabājamās vienības numurs uzskaites sarakstā;

2.20. uzskaites saraksts – meklēšanas un uzskaites līdzeklis, kas atklāj glabājamo vienību saturu, parāda to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju;

2.21. uzziņu kods – apraksta vienības (fonda, apakšfonda, sērijas, sērijas apakšlīmeņa) identifikators, kuru veido konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību kārtas numuri.

Institūcija dokumentē savu darbību

3.1. īstenojot normatīvajos aktos noteiktos pienākumus radīt, saņemt, kā arī glabāt savus radītos, saņemtos un nosūtītos dokumentus, lai nodrošinātu pierādījumus un pamatu lēmumu pieņemšanai, darbību analīzei, sabiedrības informēšanai vai citiem mērķiem;

3.2. nodrošinot normatīvajos aktos noteiktās tiesības citām institūcijām un privātpersonām saņemt dokumentus no institūcijas.

Darbības ar dokumentiem institūcija organizē dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, kas parasti sakrīt ar kalendāra gadu. Dokumentu pārvaldības perioda ietvaros notiek dokumentu radīšana, saņemšana, sistematizācija, reģistrēšana un izpildes kontrole. Pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām institūcija dokumentus arhivē un apraksta.

Ja institūcijai ir noteiktas funkcijas, uzdevumi un pasākumi, kuru īstenošana nesakrīt ar kalendāra gadu (piemēram, ievēlēšanas un pilnvaru periods, darbības sezona, mācību gads), dokumentu pārvaldības periodu nosaka atbilstoši noteiktajam funkcijas, uzdevuma vai pasākuma sākuma un beigu datumam.

Dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumu risināšanai institūcijā var izveidot dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju (turpmāk – ekspertu komisija).

Ekspertu komisiju veido ne mazāk kā triju cilvēku sastāvā, no kuriem vismaz viens ir atbildīgs par institūcijas dokumentu vai arhīva pārvaldību.

Atbilstoši kompetencei ekspertu komisija izvērtē institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus, dokumentu arhīvisko vērtību, uzziņu sistēmas un aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai. Ekspertu komisijas kompetenci un darba organizāciju institūcijā nosaka ekspertu komisijas reglaments.

Institūcija, kuras padotībā ir citas institūcijas, var veidot centrālo dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju šo noteikumu 8. punktā minēto uzdevumu veikšanai resora ietvaros.

Ja institūcija neveido ekspertu komisiju vai ja attiecīgais uzdevums nav ekspertu komisijas kompetencē, ekspertu komisijas uzdevumus veic šo noteikumu 11.2. apakšpunktā minētās personas.

Lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona

11.1. nosaka dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijā;

11.2. norīko par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un nosaka to pienākumus;

11.3. mainoties institūcijas personālam, nodrošina institūcijas darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu.

Lai nodrošinātu tādu dokumentu un arhīvu pārvaldību, kuriem ir noteikta ierobežota pieejamība, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona

12.1. nosaka šo dokumentu sakārtošanas, aprakstīšanas, izmantošanas un glabāšanas kārtību;

12.2. veic atzīmes arhīviskā apraksta atbilstošajos līmeņos, norādot pieejamības ierobežojuma tiesisko pamatu un laiku;

12.3. nosaka pieejamības ierobežojumu termiņa fiksēšanas kārtību dokumentiem, kuriem noteikti ierobežojumi līdz vienam gadam.

Iestāžu portāla e-pakalpojumu izmantošanā institūcija ievēro noteikto kārtību. Iestāžu portāla e-pakalpojumus institūcija saņem bez maksas, ja ārējos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

Lai uzsāktu Iestāžu portāla izmantošanu, pieteiktu Iestāžu portāla lietotājus, informētu par izmaiņām lietotāju datos un atceltu lietotāju pieejas tiesības, institūcija iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu Iestāžu portāla izmantošanai (1. pielikums).

Latvijas Nacionālais arhīvs piecu darbdienu laikā izskata šo noteikumu 14. punktā minēto institūcijas pieteikumu un atbilstoši pieteikumā norādītajam Iestāžu portāla izmantošanas veidam piešķir Iestāžu portāla lietotāja tiesības, veic izmaiņas lietotāju datos vai atceļ lietotāju pieejas tiesības. Ja institūcijas pieteikums Iestāžu portāla izmantošanai neatbilst šo noteikumu prasībām, lēmumu par Iestāžu portāla lietotāja tiesību piešķiršanu, pieejas atcelšanu vai izmaiņām lietotāju datos Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem pēc tam, kad neatbilstības ir novērstas.

Iestāžu portālā autentificēti lietotāji Iestāžu portāla e-pakalpojumus var izmantot bez droša elektroniskā paraksta (e-pakalpojuma ietvaros Iestāžu portālā iesniegtie institūcijas dati un dokumenti ir uzskatāmi par pašrocīgi parakstītiem elektroniskajiem dokumentiem, un institūcija ir atbildīga par šādu datu un dokumentu patiesumu). Minētais nosacījums neattiecas uz institūcijas pieteikumu par Iestāžu portāla izmantošanu. Iestāžu portāla lietotāji e-pakalpojumus saņem atbilstoši institūcijas noteiktajam deleģējumam vai pilnvarojumam.

Latvijas Nacionālais arhīvs

17.1. nodrošina Iestāžu portāla pieejamību tiešsaistes datu pārraides režīmā;

17.2. pieņem apstrādei, pārbaudei un izskatīšanai Iestāžu portālā saņemtos dokumentus, datus un citu informāciju;

17.3. Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē nodrošina Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumu pieejamību, informē par Iestāžu portāla jaunumiem un plānotajiem darbības pārtraukumiem;

17.4. sniedz konsultācijas institūcijām par Iestāžu portāla pieejamību un funkcionalitāti;

17.5. piešķir un atceļ Iestāžu portāla lietotāju tiesības lietotājiem, kā arī veic izmaiņas lietotāju datos;

17.6. ir tiesīgs bez iepriekšēja brīdinājuma un saskaņošanas ar institūciju veikt piešķirto Iestāžu portāla lietotāja tiesību ierobežošanu vai atcelšanu, ja

17.6.1. lietotājs ir pārkāpis šo noteikumu vai Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumu prasības;

17.6.2. lietotājs veic darbības, kas saistītas ar Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības sistēmas apiešanu vai bojāšanu;

17.6.3. lietotājs ir radījis Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības apdraudējumu;

17.6.4. lietotājs veic darbības, kas rada riskus fizisko personu datu aizsardzībai;

17.6.5. lietotāja autentifikācijas dati ir kļuvuši zināmi citai personai vai tos izmanto cita persona;

17.7. triju darbdienu laikā elektroniski informē institūciju par lietotāja tiesību ierobežošanu vai atcelšanu, ja lietotāja tiesības ierobežotas vai atceltas bez iepriekšēja brīdinājuma vai saskaņošanas ar institūciju.

Institūcija

18.1. atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei nodrošina Iestāžu portāla e-pakalpojumu izmantošanu institūcijas darbībā un saziņai ar Latvijas Nacionālo arhīvu;

18.2. veic visas darbības un pasākumus, lai nodrošinātu, ka Iestāžu portāla lietotājs pieprasa un izmanto Iestāžu portāla datus tikai tiešo amata (darba) pienākumu veikšanai un atbilstoši fizisko personu datu apstrādes prasībām;

18.3. iepazīstina Iestāžu portāla lietotājus ar Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumiem pirms lietotāja tiesību piešķiršanas un nodrošina, ka lietotājs pirms Iestāžu portāla izmantošanas ir rakstiski apliecinājis, ka ievēros šos noteikumus, Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības, kas noteiktas Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulā (ES) Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula);

18.4. atbild par Iestāžu portāla lietotāju darbību tiesiskumu Iestāžu portālā;

18.5. piekrīt, ka Iestāžu portāla lietotāju iesniegtie dati un dokumenti uzskatāmi par institūcijas iesniegtiem datiem un dokumentiem un ir saistoši institūcijai;

18.6. nodrošina, ka Iestāžu portāla lietotājiem ir katram sava institūcijas elektroniskā pasta adrese un iespēja Iestāžu portālu izmantot tiešsaistes datu pārraides režīmā;

18.7. triju darbdienu laikā elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu par izmaiņām lietotāja datos, ja institūcijas iepriekš iesniegtajā pieteikumā Iestāžu portāla izmantošanai norādītajās ziņās par lietotāju ir izmaiņas, un norāda visu pieteikumā iekļaujamo informāciju par lietotāju;

18.8. nekavējoties, bet ne vēlāk kā vienas darbdienas laikā pēc attiecīga lēmuma pieņemšanas vai notikuma Iestāžu portālā atceļ Iestāžu portāla izmantošanas tiesības konkrētajam lietotājam vai arī elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu par Iestāžu portāla lietotāja tiesību atcelšanu

18.8.1. ja ar lietotāju ir izbeigtas dienesta (darba) tiesiskās attiecības;

18.8.2. ja lietotāju atstādina no amata (darba, dienesta) pienākumu pildīšanas;

18.8.3. ja ir izmaiņas lietotāja amata (darba, dienesta) pienākumos, kā rezultātā lietotājam amata (darba, dienesta) pienākumu izpildei vairs nav nepieciešama Iestāžu portāla izmantošana;

18.8.4. ja lietotājam ir ieplānota vai konstatēta ilgstoša (ilgāk par 60 dienām) prombūtne;

18.8.5. ja lietotājs neievēro šo noteikumu 19. punktā noteiktos lietotāja pienākumus;

18.8.6. ja rodas aizdomas, ka lietotāja autentifikācijas dati kļuvuši zināmi trešajām personām;

18.8.7. citos institūcijas noteiktos gadījumos.

Iestāžu portāla lietotājs

19.1. ievēro Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības;

19.2. pirms Iestāžu portāla izmantošanas rakstiski apliecina, ka Iestāžu portāla izmantošanā ievēros šos noteikumus, Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības, tai skaitā bez tiesiska pamata neveiks fizisko personu datu apstrādi (arī datu aplūkošanu Iestāžu portālā) un neizpaudīs Iestāžu portālā iegūtos fiziskās personas datus;

19.3. izmanto Iestāžu portālu tikai tiešo amata vai darba pienākumu veikšanai;

19.4. ja, nepareizi ievadot lietotāja autentifikācijas datus, ir bloķējis pieeju Iestāžu portālam, elektroniski no lietotāja e-pasta adreses, kura norādīta institūcijas pieteikumā Iestāžu portāla izmantošanai, lūdz Latvijas Nacionālajam arhīvam nosūtīt lietotājam jaunus autentifikācijas datus;

19.5. ir atbildīgs par visām darbībām, kas veiktas Iestāžu portālā, autentificējoties ar šī lietotāja vārdu un paroli;

19.6. nav tiesīgs

19.6.1. nodot citai personai savus lietotāja autentifikācijas datus, uzglabāt tos redzamā vietā vai citām personām pieejamā veidā;

19.6.2. veikt neatļautu Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas resursu iegūšanu, kopēšanu, pārsūtīšanu vai cita veida neautorizētas darbības;

19.6.3. veikt darbības, kas var tikt vērstas uz Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības aizsardzības sistēmas apiešanu vai bojāšanu;

19.6.4. lietot rīkus, programmatūras vai citus līdzekļus, kas var traucēt Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas darbību;

19.6.5. aizskart vai pārkāpt citu personu tiesības, tai skaitā veikt prettiesisku fizisko personu datu apstrādi vai pārkāpt citu personu intelektuālā īpašuma tiesības.

Institūcija radītos un saņemtos dokumentus grupē lietās viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros. Ja lieta attiecas uz jautājumu, kura risināšana notiek vairākus gadus (piemēram, projektu dokumenti, dokumenti par mācību, darba vai dienesta gaitu), lietu veido līdz attiecīgā jautājuma atrisināšanai (projekta pabeigšanai, dienesta, mācību vai darba tiesisko attiecību izbeigšanai).

Lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš un kuri pēc satura atbilst lietas nosaukumam.

Papīra dokumentiem lietu veido un glabā, dokumentus nodalot mapēs, ātršuvējos, reģistros, dokumentu skapjos. Lietas vāku noformē ar uzrakstu, kurā norāda institūcijas nosaukumu, lietas indeksu, lietas nosaukumu, datējumu un glabāšanas termiņu.

Elektroniskajiem dokumentiem lietu veido informācijas sistēmā vai ievietojot dokumentus elektroniskajās mapēs, pievienojot metadatus par katra dokumenta piederību attiecīgajai lietai. Elektroniskajiem dokumentiem metadatus, tai skaitā rekvizītus un dienesta atzīmes, veido elektroniski. Sarakstes dokumentiem nodrošina iniciatīvas dokumentu un atbildes dokumentu savstarpējo sasaisti ar metadatiem. Ja elektroniskos dokumentus nereģistrē informācijas sistēmā, tad dokumentu reģistrā, kur attiecināms, par dokumentu norāda

23.1. autoru;

23.2. satura atklāstu;

23.3. datumu;

23.4. reģistrācijas numuru;

23.5. datnes nosaukumu, iekļaujot tās paplašinājumu;

23.6. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem (piemēram, lietas indeksu).

Ja tiek veidota hibrīdlieta, dokumentiem dažādos informācijas nesējos veido atsevišķu lietas sējumu, nodrošinot to savstarpējo sasaisti ar metadatiem.

Dokumentus lietā sistematizē pēc hronoloģiskā (dilstošā vai augošā secībā), nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā vai cita principa.

Elektroniskos fotodokumentus, skaņas dokumentus un videodokumentus uzkrāj hronoloģiski informācijas sistēmās vai elektroniskajās mapēs viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, pievienojot metadatus par autoru, vietu, datējumu, notikumu, redzamajām un dzirdamajām personām un citus datus.

Informācijas sistēmas plānošanas, projektēšanas, ieviešanas un izmaiņu stadijā, kā arī nododot elektroniskos dokumentus Latvijas Nacionālajam arhīvam, institūcija ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņo ilgstoši un pastāvīgi glabājamo dokumentu sistēmas datu nodošanas funkcionalitāti un formātus.

Institūcijas informācijas sistēmā nodrošina dokumentu un metadatu rezerves kopēšanu saskaņā ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas noteikto kārtību, ja normatīvajos aktos nav noteiktas citas prasības.

Informācijas sistēmas nodrošina dokumentu, rekvizītu un dienesta atzīmju tveršanu, kā arī to saglabāšanu visā dokumenta glabāšanas laikā.

Dokumentiem, kuri informācijas sistēmās ir parakstīti bez droša elektroniskā paraksta, kontrolēti glabājamā atsevišķā datnē ģenerē

30.1. metadatus vismaz par laiku un personu, kura parakstījusi dokumentus;

30.2. katra dokumenta kontrolsummu parakstīšanas brīdī.

Lietas veido saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu, kurā norāda

31.1. klasifikācijas shēmas līmeni un lietas indeksu;

31.2. klasifikācijas līmeņa nosaukumu;

31.3. lietas nosaukumu;

31.4. lietas glabāšanas termiņu;

31.5. par lietas veidošanu atbildīgo struktūrvienību vai darbinieku;

31.6. lietas vidi (papīra, elektroniska vai cita);

31.7. lietas saistību ar informācijas sistēmu;

31.8. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem, piemēram, lietas pieejamības ierobežojumus, to tiesisko pamatu un laiku, atzīmi par hibrīdlietām.

Institūcijām, kurām ir līdzīgs darbības raksturs un dokumentu sastāvs, var izstrādāt nozares vai dokumentu veidu klasifikācijas shēmu, ko saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Dokumentu klasifikācijas shēmā lietas sistematizē pēc institūcijas funkcijām, struktūrvienībām, dokumentu veidiem vai jaukti, piemēram

33.1. pirmais līmenis – institūcijas funkcija vai institūcijas augstākā struktūrvienība, par attiecīgās funkcijas izpildi atbildīgā persona vai lielākā lietu grupa;

33.2. otrais līmenis – funkcijas izpildes nodrošināšanai nepieciešamie uzdevumi (procesi) vai augstākajā struktūrvienībā ietilpstošā zemākā struktūrvienība, par tās darbības virzieniem atbildīgā persona vai mazāka lietu grupa;

33.3. trešais līmenis – uzdevumu (procesu) veikšanai nepieciešamās darbības.

Lietu sistematizēšanai izmanto vismaz šo noteikumu 33.1. apakšpunktā minēto dokumentu klasifikācijas shēmas līmeni.

Katram dokumentu klasifikācijas shēmas līmenim un lietai ir noteikts savs unikāls indekss, kas norāda tās vietu dokumentu klasifikācijas shēmā. Lietas indeksu veido funkcijai vai struktūrvienībai piešķirtais apzīmējums (skaitlis vai burts) un lietas kārtas numurs attiecīgajā funkcijā vai struktūrvienībā (piemēram, lietas indekss 1.6, kur 1 – struktūrvienības apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs struktūrvienībā; lietas indekss A.2.6, kur A – funkcijas apzīmējums, 2 – funkciju veidojošā procesa vai struktūrvienības apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs).

Lietas nosaukumu veido, norādot šādu informāciju

36.1. dokumenta veids;

36.2. lietas dokumentu satura izklāsts;

36.3. kur attiecināms, – adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukums vai vārds un uzvārds, ja lietu veido pēc adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukuma vai vārda un uzvārda (piemēram, Rīkojumi par personālu; Sarakste ar Kultūras ministriju; Sarakste finansēšanas jautājumos; Līgumi ar piegādātājiem; Līgumi ar akciju sabiedrību "Latvenergo"; Dokumenti par projektu "Arhīvs" (līgums, atskaites)).

Ja veido hibrīdlietu, par to izdara attiecīgu atzīmi dokumentu klasifikācijas shēmā.

Ja dokumentu pārvaldības periodā rodas jaunas dokumentu klasifikācijas shēmā neietvertas lietas, shēmu attiecīgi papildina.

Izstrādājot dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus nosaka, ievērojot šādus kritērijus

39.1. normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš;

39.2. institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš;

39.3. Arhīvu likuma 8. panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji.

Nosakot dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus, institūcijas

40.1. var noteikt termiņu, pēc kura atkārtoti izvērtējams dokumenta glabāšanas laiks, veicot par to atbilstošu atzīmi dokumentu klasifikācijas shēmā (piemēram, EK (ar nozīmi "ekspertu komisija") vai AI (ar nozīmi "atkārtota izvērtēšana"));

40.2. var izmantot Latvijas Nacionālā arhīva izstrādātos un Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē publiski pieejamos dokumentu glabāšanas termiņu paraugsarakstus.

Dokumentu klasifikācijas shēmu institūcija izstrādā katram dokumentu pārvaldības periodam.

Institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu reizi piecos gados, bet ne vēlāk kā trīs mēnešus pirms jauna dokumentu pārvaldības perioda sākuma elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja institūcijām ir izstrādāta un ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņota nozares vai dokumentu veidu dokumentu klasifikācijas shēma, institūcijas reizi astoņos gados dokumentu klasifikācijas shēmu elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja visi arhīviski vērtīgo dokumentu glabāšanas termiņi noteikti ārējos normatīvajos aktos, tad institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu ar Latvijas Nacionālo arhīvu var nesaskaņot. Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par dokumentu klasifikācijas shēmas saskaņošanu vai par atteikumu saskaņot klasifikācijas shēmu.

Nākamā dokumentu pārvaldības perioda sākumā institūcija uzskaita iepriekšējā dokumentu pārvaldības periodā izveidotās un neizveidotās lietas un atzīmē nākamajā dokumentu pārvaldības periodā turpināmās lietas.

Ja mainās dokumentu klasifikācijas shēmā iekļautā informācija (institūcijas funkcijas, uzdevumi vai tās struktūra, kā arī dokumentu sastāvs un glabāšanas termiņi un cita informācija), institūcija par to informē Latvijas Nacionālo arhīvu. Latvijas Nacionālais arhīvs paziņo institūcijai par nepieciešamību veikt atkārtotu dokumentu klasifikācijas shēmas vai tās daļas saskaņošanu.

Institūcija dokumentu klasifikācijas shēmu glabā 10 gadus pēc visu tajā uzskaitīto pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanas un īslaicīgi glabājamo dokumentu iznīcināšanas.

Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Glabāšanai sagatavo pabeigtas lietas (lietas, kuras netiek papildinātas ar jauniem dokumentiem). Ja lieta tiek turpināta, to sagatavo glabāšanai pēc pabeigšanas.

Dokumentus ar informāciju, kas paredzēta institūcijas iekšējai lietošanai un kam noteikts ierobežotas pieejamības statuss līdz vienam gadam, sagatavo glabāšanai pēc pieejamības ierobežojuma termiņa beigām.

Sagatavojot pabeigtās lietas glabāšanai

49.1. tās sagrupē atbilstoši glabāšanas termiņiem – īslaicīgi glabājamās, ilgstoši glabājamās, pastāvīgi glabājamās;

49.2. sakārto pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas;

49.3. apraksta pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas.

Papīra dokumentu lietas sakārto, veicot šādas secīgas darbības

50.1. pārbauda dokumentu satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam un glabāšanas termiņam, dokumentu sistematizāciju lietā un dokumentu sastāva atbilstību lietas datējumam un attiecīgam reģistram, ja tāds veidots;

50.2. numurē lapas;

50.3. izstrādā apliecinājuma ierakstu (2. pielikums);

50.4. lietas dokumentus ievieto vākos vai mapēs vai iešuj;

50.5. noformē lietas vāku (3. pielikums).

Lietā saglabā oriģinālo dokumentu sistematizācijas kārtību. Ja dokumenti nav sistematizēti, tos lietā sistematizē pēc hronoloģiskā, nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā vai cita principa.

Ja lietā ir vairāki dokumenta oriģināla eksemplāri, lietā atstāj tikai vienu dokumenta oriģinālu, bet pārējos izņem. No lietas izņem neaizpildītās (tukšās) lapas un dokumentu kopijas, ja lietā ir attiecīgā dokumenta oriģināls. Dokumentus izņem no dokumentu kabatiņām, aploksnēm, mapēm un citiem materiāliem, kas neatbilst šo noteikumu 161.1. apakšpunkta prasībām.

No dokumentiem izņem visas saspraudes, skavas un citus sastiprinājuma elementus, kas neatbilst šo noteikumu 161.3. apakšpunkta prasībām.

Ievietojot lietā ar kniedēm sastiprinātu vai caurauklotu dokumentu (piemēram, līgumu), kniedes un auklu neizņem, ja dokumenti var tikt bojāti vai zaudēt juridisko spēku.

Lietas dokumentu lapas numurē ar arābu cipariem, rakstot ar vidēji cietu melnu grafīta zīmuli lapas augšējā labajā stūrī no teksta brīvajā vietā.

Ja lieta ir tipogrāfisks izdevums ar savu lapu numerāciju vai lietu veido viens dokuments ar secīgu numerāciju, to nepārnumurē un to norāda apliecinājuma ierakstā.

Ja lietā ir tajā esošo dokumentu saraksts vai reģistrs, lietas lapas var nenumurēt un apliecinājuma ierakstā un uz lietas vāka norāda dokumentu skaitu un atbilstošo apjoma mērvienību uzskaites sarakstā saskaņā ar šo noteikumu 86.1.6. apakšpunkta prasībām.

Diagrammas, kartes, skices, plānus, zīmējumus un citus ilustratīvos materiālus, ja tos var ievietot lietā kā patstāvīgas lapas, numurē dokumenta otrajā pusē augšējā kreisajā stūrī. To esību norāda apliecinājuma ierakstā.

Ja lietas biezums pārsniedz 30 mm, veido sējumus. Katrā sējumā lapas numurē atsevišķi, un katrs sējums ir atsevišķa glabājamā vienība.

Visas lapu numerācijas un citas dokumentu īpatnības norāda apliecinājuma ierakstā.

Lietas vākos un mapēs virs dokumentiem ievieto baltu papīra lapu, lai aizsargātu dokumenta pirmās lapas tekstu.

Lietas beigās ievieto lapu ar apliecinājuma ierakstu.

Lietu ievieto kartona vākos, kuros ir iestrādāta plāna un izturīga kokvilnas vai linu aukla, vai ievieto mapēs ar aizsienamām auklām, vai iešuj vākos, kas izgatavoti no balta vai nekrāsota neitrāla vai bezskābes arhīva kartona, kas atbilst šo noteikumu 161.1. apakšpunktā minētajām prasībām.

Lietas iešuj ar izturīgu kokvilnas vai linu diegu. A3 un A4 formāta lapas iešuj vismaz ar četriem dūrieniem, A5 formāta lapas – ar trim dūrieniem.

Ilgstoši glabājamus dokumentus var glabāt dokumentu pārvaldībā izmantojamās dokumentu mapēs, ievērojot šo noteikumu 51., 52., 55., 56., 58., 60. un 62. punktā minētās prasības un nodrošinot, ka mapes stiprinājumi nerada bojājumus dokumentiem. Lietas sākumā ievieto lapu, kas noformēta kā lietas vāks. Lietas beigās ievieto apliecinājuma ieraksta lapu vai apliecinājuma ierakstu noformē uz pēdējās lapas otras puses vai mapes vāka.

Par dokumentu sakārtošanas procesā konstatētajiem dokumentu bojājumiem rakstiski informē institūcijas vadītāju vai šo noteikumu 11.2. apakšpunktā minēto personu un veic pasākumus, lai novērstu dokumentu turpmāku bojāšanos.

Hibrīdlietas sagatavo glabāšanai, katrai videi (piemēram, papīra, elektroniska) un satura veidam (piemēram, tekstuāls, video, skaņas, foto) veidojot savu glabājamo vienību.

Datubāzu datus un dokumentus sakārto

68.1. Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) jaunākajā formātā – relāciju datubāzes;

68.2. Java Script Object Notation (JSON) jaunākajā formātā – nerelāciju datubāzes;

68.3. ar dokumentāciju, kurā iekļauj datubāzu tabulu kolonnu atšifrējumu un vaicājumus, saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Pārvaldes dokumentus sakārto

69.1. eksportējot no informācijas sistēmām atvērtās saglabāšanas apmaiņas (OPEX) pakotnēs

69.1.1. vienam nodevumam veido vienu pakotni;

69.1.2. pakotnē iekļauj vienu vai vairākas glabājamās vienības;

69.1.3. katra glabājamā vienība sastāv no viena vai vairākiem dokumentiem;

69.1.4. par katru dokumentu ģenerē metadatus saskaņā ar šo noteikumu 4. pielikumā norādīto XSD shēmu;

69.1.5. pakotnei ģenerē vienu kopēju kontrolsummu;

69.2. ja pārvaldes dokumenti nav informācijas sistēmā vai informācijas sistēmas funkcionalitāte nenodrošina atvērtās saglabāšanas apmaiņas (OPEX) pakotņu veidošanu, katrai glabājamai vienībai veido atsevišķu pakotni, kura sastāv no dokumentiem un dokumentu reģistra (izklājlapā) ar datņu nosaukumiem, pakotnei ģenerē vienu kontrolsummu.

Dokumentus, kuri nav parakstīti ar drošu elektronisko parakstu, sakārto datubāzēs šo noteikumu 68. punktā minētajā kārtībā, pievienojot saskaņā ar elektronisko dokumentu jomu reglamentējošām prasībām noslēgtās rakstveida vienošanās par dokumentu parakstīšanu ar elektronisko parakstu.

Aprakstot dokumentus, institūcija veido arhīvisko aprakstu, kas sastāv no savstarpēji hierarhiski saistītiem aprakstiem par katru apraksta vienību. Apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhiskajā struktūrā ir apraksta līmenis.

Apraksta vienības, kas vienlaikus ir arī apraksta līmenis, ir

72.1. arhīva fonds un arhīva apakšfonds;

72.2. sērija un tās apakšlīmeņi – apakšsērija, apakšsērijas apakšsērija utt.;

72.3. lieta;

72.4. dokuments.

Arhīva fonda hierarhiskās struktūras attēlojums ir arhīviskā apraksta shēma. Arhīviskā apraksta shēmu veido atbilstoši šo noteikumu 90. punktam, ieteicamākais veids – Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā.

Arhīviskā apraksta shēmā dokumentus sistematizē apakšfondos, sērijās un to apakšlīmeņos, dokumentiem ar dažādiem glabāšanas termiņiem paredzot atsevišķas sērijas vai to apakšlīmeņus.

Arhīviskā apraksta shēmā norāda

75.1. apraksta vienību uzziņu kodus (apraksta vienību identifikatorus);

75.2. sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) nosaukumu;

75.3. sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) glabāšanas termiņu;

75.4. sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) pieejamības nosacījumus.

Veidojot arhīvisko aprakstu, ievēro šādus pamatprincipus

76.1. apraksta no vispārīgā uz konkrēto. Arhīva fonda līmenī sniedz informāciju par visu arhīva fondu kā vienu veselumu. Zemāk pakārtotajos līmeņos sniedz informāciju par arhīva fonda daļām;

76.2. sniedz tikai apraksta līmenim atbilstošu informāciju, norādot apraksta vienības kontekstu un saturu;

76.3. aprakstus sasaista, norādot apraksta vienības vietu hierarhijā un sasaisti ar citām apraksta vienībām;

76.4. neatkārto informāciju zemākā līmenī, ja tā minēta augstākā līmenī. Augstākā līmenī sniedz visām apraksta vienībām kopīgu informāciju.

Pilns apraksta vienības apraksts satur šādus elementus

77.1. apraksta vienības uzziņu kods;

77.2. apraksta vienības nosaukums;

77.3. apraksta vienības datējums vai atsevišķa dokumenta datējums formātā no dd.mm.gggg līdz dd.mm.gggg, pieļaujams datējums no mm.gggg līdz mm.gggg vai no gggg līdz gggg. Punktu datējuma beigās neliek;

77.4. apraksta vienības apjoms un apjoma mērvienība (piemēram, glabājamās vienības, lapas, megabaiti, gigabaiti);

77.5. apraksta vienības fondradis vai autors – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā dokumenti radīti, uzkrāti, saglabāti;

77.6. fondraža administratīvā vēsture;

77.7. apraksta vienības arhīviskā vēsture;

77.8. apraksta vienības iegūšanas avots;

77.9. apraksta vienības informācijas joma un saturs;

77.10. informācija par apraksta vienības izvērtēšanu, glabāšanas termiņa noteikšanu un iznīcināšanu;

77.11. apraksta vienības iekšējā struktūra – sistematizācija;

77.12. apraksta vienības pieejamības nosacījumi;

77.13. apraksta vienības reproducēšanas noteikumi;

77.14. apraksta vienības valoda;

77.15. apraksta vienības informācijas vide (piemēram, papīra, elektroniska), nesējs un satura veids (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls);

77.16. apraksta vienības meklēšanas līdzekļi;

77.17. saistītās apraksta vienības, ja tādas ir (oriģinālu un kopiju esība un atrašanās vieta, pēc izcelsmes līdzīgu apraksta vienību esība un atrašanās vieta);

77.18. apraksta vienības fiziskais raksturojums;

77.19. piezīmes.

Institūcija apraksta dokumentus arhīva fonda un apakšfonda līmenī atbilstoši šo noteikumu 90. punktam (ieteicamākais veids – Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā) un arhīviskajā aprakstā norāda vismaz šādus elementus

78.1. arhīva fonda uzziņu kods – institūcijas kods Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā un arhīva fonda numurs, ja tāds ir piešķirts. Apakšfondam norāda kārtas numuru arhīva fonda ietvaros;

78.2. arhīva fonda nosaukums;

78.3. arhīva fonda datējums (formātā no dd.mm.gggg līdz dd.mm.gggg) vai periods (formātā mm.gggg līdz mm.gggg vai no gggg līdz gggg), par kādu tiek veikta arhīva fonda turpinājuma aprakstīšana. Punktu datējuma beigās neliek;

78.4. arhīva fonda, tā turpinājuma vai papildinājuma apjoms glabājamās vienībās;

78.5. arhīva fondā esošo dokumentu informācijas vide (piemēram, papīra vai elektroniska), nesējs (piemēram, fotonegatīvs, videokasete, plate) un satura veids (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls);

78.6. arhīva fonda administratīvā vēsture – īsa informācija par institūcijas izveidošanu, reorganizāciju vai likvidāciju, funkcionālās un strukturālās izmaiņas ar atsauci uz pamatojuma dokumentiem;

78.7. arhīva fonda informācijas joma un saturs – tematika un dokumentu veidi, dokumentu sastāva pilnība;

78.8. arhīva fonda sistematizācija – arhīviskā apraksta shēmas veidošanas principi;

78.9. pieejamības noteikumi – informācija par nosacījumiem, kas ietekmē arhīva fonda dokumentu pieejamību un izmantošanu, ja tādi ir (piemēram, informācijas pieejamība, autortiesību ierobežojumi, dokumentu fiziskās īpašības, kas var ietekmēt to izmantošanu);

78.10. informācija par valodu un rakstību;

78.11. meklēšanas līdzekļi (piemēram, informācija par izstrādātajiem uzskaites sarakstiem, rokasgrāmatām, reģistriem, katalogiem, datubāzēm).

Par katru sēriju un tās apakšlīmeni norāda vismaz šādus elementus

79.1. apakšfonda uzziņu kods, ja sērija pakārtota apakšfondam;

79.2. sērijas uzziņu kods;

79.3. sērijas nosaukums;

79.4. sērijas dokumentu glabāšanas termiņš;

79.5. pieejamības ierobežojumi, ja tādi ir.

Ja visi obligātie elementi par sēriju vai tās apakšlīmeņiem norādīti arhīviskā apraksta shēmā, atsevišķu sērijas vai tās apakšlīmeņu aprakstu neveido.

Ja sērija vai tās apakšlīmeņi veidoti pēc strukturālā principa, aprakstā iekļauj informāciju par struktūrvienības administratīvo vēsturi.

Ja sērijā vai tās apakšlīmenī sistematizēti dokumenti par pasākumu vai aktivitāti, aprakstā iekļauj informāciju par pasākumu vai aktivitāti.

Lietas uzskaita uzskaites sarakstos. Uzskaites sarakstus veido atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas videi (piemēram, papīra, elektroniska), nesējam (piemēram, fotonegatīvi, videokasetes, plates), satura veidam (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā.

Aprakstot dokumentus, uzskaites sarakstu turpinājumus veido par vienu dokumentu pārvaldības periodu. Ja vienā dokumentu pārvaldības periodā nav veidojušās vairāk par 50 pastāvīgi glabājamām lietām, aprakstīšanu var veikt un uzskaites sarakstu turpinājumus veidot par ne vairāk kā trijiem dokumentu pārvaldības periodiem vienlaikus.

Par katru uzskaites sarakstu norāda šādu informāciju

85.1. uzskaites saraksta numurs arhīva fonda ietvaros;

85.2. dokumentu glabāšanas termiņš;

85.3. dokumentu informācijas vide (piemēram, papīra, elektroniska);

85.4. dokumentu satura veids (piemēram, tekstuāls, foto, video).

Par katru glabājamo vienību uzskaites sarakstā

86.1. sniedz šādu informāciju

86.1.1. apakšfonda uzziņu kods, ja glabājamā vienība vai sērija, kam tā pakārtota, ir pakārtota apakšfondam;

86.1.2. sērijas vai tās apakšlīmeņa (t. i., apraksta vienības, kam glabājamā vienība pakārtota) uzziņu kods;

86.1.3. glabājamās vienības kārtas numurs uzskaites sarakstā, turpinot iepriekšējos periodos aprakstīto glabājamo vienību numerāciju;

86.1.4. glabājamās vienības nosaukums;

86.1.5. datējums (formātā no dd.mm.gggg līdz dd.mm.gggg), ja glabājamo vienību veido viena lieta bez sējumiem, pieļaujams datējums formātā no mm.gggg līdz mm.gggg vai no gggg līdz gggg;

86.1.6. apjoms un apjoma mērvienība (piemēram, lapas, dokumenti, megabaiti, gigabaiti);

86.1.7. hibrīdlietām – saistītās glabājamās vienības citos uzskaites sarakstos;

86.1.8. valoda;

86.1.9. ja noteikti pieejamības ierobežojumi, norāda pieejamības ierobežojumus, to tiesisko pamatu un laiku;

86.2. var sniegt arī šādu informāciju

86.2.1. saturs;

86.2.2. sistematizācija;

86.2.3. fiziskais raksturojums;

86.2.4. kopijas;

86.2.5. arhīviskā vērtība;

86.2.6. piezīmes;

86.3. audiovizuālajiem, foto un skaņas dokumentiem uzskaites sarakstā papildus šo noteikumu 86.1. apakšpunktā minētajiem nosacījumiem norāda fizisko raksturojumu un saturu.

Glabājamās vienības uzskaites sarakstā sistematizē pa sērijām un to apakšlīmeņiem.

Katra uzskaites saraksta beigās izveido kopsavilkuma ierakstu, norādot kopējo glabājamo vienību skaitu uzskaites sarakstā un glabājamo vienību numerācijas īpatnības (piemēram, litera numuri, izlaistie numuri).

Ja institūcija nenodod Latvijas Nacionālajam arhīvam elektroniskos dokumentus pakotnēs vai ar Latvijas Nacionālā arhīva saskaņotu shēmu XML formātā, shēmā iekļaujamo informāciju institūcija saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu, nodrošinot savietojamību ar Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu.

Institūcija, veidojot arhīviskā apraksta shēmu un arhīvisko aprakstu, aprakstīšanu veic vienā no trim veidiem

90.1. Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā;

90.2. institūcijas informācijas sistēmā, kas nodrošina dokumentu aprakstīšanu, ievērojot šādas prasības

90.2.1. no sistēmas iespējams izgūt visu nepieciešamo informāciju par katru aprakstīšanas līmeni un glabājamo vienību;

90.2.2. apraksti tiek izgūti elektroniskā formā (datu struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu);

90.3. izklājlapās (izklājlapu formu un saturu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu).

Aprakstīšanu var veikt visiem institūcijas arhīva fonda dokumentiem vai atsevišķai apraksta vienībai – apakšfondam, sērijai vai tās apakšlīmenim, ja ir saskaņota arhīviskā apraksta shēma.

Uzziņu sistēmu nākamajam aprakstīšanas periodam veido saskaņā ar iepriekš saskaņoto aprakstīšanas shēmu, ja nepieciešams, izdarot aprakstīšanas shēmā grozījumus un saskaņojot tos ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Arhīviskajā aprakstā katrai apraksta sadaļai (fondam, apakšfondam, sērijas līmeņa vai sērijas apakšlīmeņa aprakstam) norāda izstrādātāju (amats, vārds, uzvārds). Ja minētos dokumentus neiesniedz Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, visas arhīviskā apraksta sadaļas un uzskaites sarakstus par vienu periodu var parakstīt ar vienu drošu elektronisko parakstu, kas satur laika zīmogu. Ja aprakstīšanu veic saskaņā ar līgumu, norāda institūciju vai privātpersonu, kas veic aprakstīšanu.

Institūcijas uzziņu sistēmu (arhīviskā apraksta shēmu, arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus) elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja aprakstīšana netiek veikta Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, uzziņu sistēmu sagatavo un iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam saskaņošanai elektroniski izklājlapās. Izklājlapu paraugi un to lauku apraksti pieejami Latvijas Nacionālā arhīva oficiālajā tīmekļvietnē.

Latvijas Nacionālais arhīvs, saskaņojot uzziņu sistēmu (arhīviskā apraksta shēmu, arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus), izvērtē

95.1. aprakstīšanas principu pēctecību, lietderību un pārskatāmību;

95.2. iespējas iekļaut aprakstus un tajos ietverto informāciju Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā.

Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par uzziņu sistēmas saskaņošanu vai par atteikumu saskaņot uzziņu sistēmu.

Ja pēc uzziņu sistēmas saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu institūcija uzziņu sistēmā labo tehniskas vai acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas, veiktos labojumus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu institūcija reģistrē paziņojumu reģistrā. Paziņojumu reģistra pārzinis un turētājs ir institūcija, uz kuru attiecināms personas paziņojums par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu.

Institūcija paziņojumu reģistrā iekļauj šādas ziņas

99.1. datu subjekta vārds, uzvārds, pilns dzimšanas datums un personas kods (ja nav personas koda, norāda ziņas, pēc kurām datu subjektu var identificēt dokumentos);

99.2. datu subjekta sniegtās ziņas par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī papildinātie personas dati;

99.3. datums, kad parakstīts paziņojums par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem;

99.4. datu subjekta paziņojuma par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem iesniedzējs (datu subjekta vārds un uzvārds vai, ja paziņojuma atvasinājums saņemts no Latvijas Nacionālā arhīva vai citas institūcijas, iesniedzēja nosaukums, no kura saņemts datu subjekta paziņojuma atvasinājums) un saņemšanas datums institūcijā.

Paziņojumu reģistrā iekļautās ziņas institūcija izsniedz personai, kura izmanto tos arhīviski vērtīgos dokumentus, kas satur informāciju par attiecīgo datu subjektu.

Personai, kura izmanto arhīviski vērtīgos dokumentus, kuros ir informācija par attiecīgo datu subjektu, institūcija no paziņojumu reģistra sniedz šādas ziņas

101.1. datu subjekta vārds, uzvārds;

101.2. datu subjekta sniegtās ziņas par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem un papildinātajiem personas datiem;

101.3. datums, kad parakstīts paziņojums par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem.

Ja saņemtajā paziņojumā par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu ir norādīts, ka tas ir attiecināms uz vēl kādu konkrētu institūciju vai Latvijas Nacionālo arhīvu, vai to konstatē pati institūcija, saņemtā paziņojuma atvasinājumu elektroniski nosūta attiecīgajai institūcijai vai Latvijas Nacionālajam arhīvam.

Paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu un paziņojumu reģistra datus glabā pastāvīgi.

Par dokumentiem, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai (5. pielikums). Aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai elektroniski saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai var neizstrādāt, ja elektroniski radīto dokumentu automātiska iznīcināšana (dzēšana) konkrētam dokumentu veidam informācijas sistēmā ir noteikta ārējā normatīvajā aktā vai institūcija, ieviešot automātisku datu iznīcināšanu un nosakot iznīcināšanas termiņu, to ir saskaņojusi ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Aktā par dokumentu atlasi iznīcināšanai vienāda veida dokumentu un lietu nosaukumus ieraksta tikai vienu reizi, norādot to datējumu un kopskaitu.

Izskatot aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai, ekspertu komisija vai šo noteikumu 11.2. apakšpunktā minētā persona

106.1. pārbauda, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi;

106.2. salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.

Latvijas Nacionālais arhīvs izvērtē, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi ilgstoši glabājamiem dokumentiem, kā arī vai aktā starp īslaicīgi glabājamiem dokumentiem nav iekļauti ilgstoši glabājamie vai pastāvīgi glabājamie dokumenti, un pieņem lēmumu saskaņot aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai vai atteikt tā saskaņošanu.

Pēc Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojuma saņemšanas institūcija organizē dokumentu iznīcināšanu.

Pēc dokumentu iznīcināšanas institūcija aktā par dokumentu atlasi iznīcināšanai izdara atzīmi par to iznīcināšanu vai aktam pievieno dokumentu, kas satur informāciju par dokumentu iznīcināšanu.

Sakārtotos un aprakstītos dokumentus glabā institūcijas arhīvā, Latvijas Nacionālajā arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

Institūcijas arhīvam ir šādas funkcijas

111.1. dokumentu pieņemšana;

111.2. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu uzskaites nodrošināšana;

111.3. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu pieejamības un izmantošanas nodrošināšana (tai skaitā uzziņu sistēmas veidošana, izziņu un dokumentu atvasinājumu sagatavošana, dokumentu izsniegšana izmantošanai institūcijā);

111.4. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu saglabāšanas nodrošināšana;

111.5. citas iekšējos normatīvajos aktos noteiktās funkcijas.

Dokumentu uzskaiti veic, lai nodrošinātu informāciju par arhīva dokumentu sastāvu un skaitu. Uzskaites pamatvienības ir arhīva fonds un glabājamā vienība.

Uzskaites dokumenti institūcijas arhīvā ir

113.1. arhīviskais apraksts un uzskaites saraksti;

113.2. akti par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi;

113.3. citi dokumenti par arhīva dokumentu sastāvu, tā skaitliskajām izmaiņām, par arhīva fondiem un glabāšanas vietām.

Institūcijas arhīva fondam veido arhīva fonda lietu, kurā dokumentus grupē trijās daļās

114.1. pirmajā daļā apkopo dokumentus par arhīva fonda sastāvu un apjomu (piemēram, arhīviskos aprakstus, uzskaites sarakstus, aktus par iztrūkstošajiem dokumentiem);

114.2. otrajā daļā apkopo dokumentus par institūcijas arhīva fonda pārvaldību (piemēram, aktus par dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā, aktus, kas apliecina dokumentu nodošanu un pieņemšanu personāla maiņas gadījumā, aktus par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudēm);

114.3. trešajā daļā apkopo aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai.

Dokumentus arhīva fonda lietas katrā daļā grupē hronoloģiskā secībā. Fonda lietu glabā līdz arhīva fonda slēgšanai un kopā ar pastāvīgi glabājamiem dokumentiem nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā.

Lai nodrošinātu institūcijas pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu kontroli, laikus konstatētu dokumentu iztrūkumu un iespējamos bojājumus, institūcija regulāri veic esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Minēto pārbaudi var apvienot ar citiem darbiem, piemēram, ar dokumentu atputekļošanu, sagatavošanu skenēšanai, nolasāmības pārbaudi.

Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi institūcijas arhīvā veic pabeigtām un aprakstītām lietām ne retāk kā reizi astoņos gados. Ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 50 000 glabājamo vienību, pārbaudi veic ne retāk kā reizi 12 gados, bet, ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 200 000 glabājamo vienību, pārbaudes biežumu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa papildu pārbaudi veic

118.1. dokumentiem, kurus sagatavo nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā;

118.2. pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu vai elektronisko dokumentu migrācijas uz citu informācijas sistēmu;

118.3. pēc ugunsgrēka, applūšanas vai citām ārkārtas situācijām, kā arī pēc nepiederošas personas neatļautas iekļūšanas arhīvglabātavā;

118.4. mainoties arhīva vadītājam vai par arhīvu atbildīgajai personai (ja institūcijas arhīvā ir liels dokumentu apjoms, papildu pārbaudi var veikt izlases kārtībā);

118.5. ja institūciju likvidē vai reorganizē

118.5.1. ja institūcijai nav tiesību un saistību pārņēmēja, tā veic visu glabāšanā esošo dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajā arhīvā;

118.5.2. ja institūcijai ir norīkots likvidators vai tai ir tiesību un saistību pārņēmējs, kuram tiek nodoti institūcijas arhīva dokumenti, esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic komisija kopā ar likvidējamās vai reorganizējamās institūcijas pārstāvjiem un likvidatora vai tiesību un saistību pārņēmēja pārstāvjiem, noformējot nodošanas un pieņemšanas aktu.

Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic šādā kārtībā

119.1. izskata iepriekšējo esības un fiziskā stāvokļa pārbaužu dokumentus, ja tādas ir veiktas;

119.2. salīdzina uzskaites kodus un nosaukumus uzskaites sarakstos ar uzskaites kodiem un nosaukumiem uz lietām. Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nosaukumus un kontrolsummu atbilstību šo noteikumu 89. un 123. punktā minētajām prasībām.

Ja uzskaites sarakstu nav, dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic, par pamatu ņemot dokumentu klasifikācijas shēmu attiecīgajam gadam vai citu dokumentu, kurā izveidotās lietas ir uzskaitītas saskaņā ar šo noteikumu 43. punktu.

Izmantošanai izsniegto lietu esību pārbauda, par pamatu ņemot izsniegšanas dokumentus (piemēram, reģistru, žurnālu).

Papīra dokumentu fizisko stāvokli nosaka vizuāli.

Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nolasāmību – veic datņu kontrolsummu ģenerēšanu atbilstoši definēto kontrolsummu algoritmiem un ģenerēto kontrolsummu salīdzināšanu fiksētajām kontrolsummām.

Visus konstatētos trūkumus atzīmē dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes aktā (6. pielikums). Pēc esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes beigām izdara izmaiņas uzskaites dokumentos, noformējot attiecīgus aktus (piemēram, par tehniskām kļūdām uzskaites sarakstos, atrastām lietām), un aktus vai to kopijas elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā.

Veicot dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, nodrošina plauktos novietoto lietu kārtību, novieto vietā pārbaudes laikā atrastās nepareizi novietotās lietas, izņem un atsevišķi novieto bojātās lietas, ja tās apdraud blakus esošās lietas, un veic pasākumus bojājumu novēršanai, konsultējoties ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Ja pārbaudes gaitā atklāts dokumentu iztrūkums, organizē dokumentu meklēšanu.

Ja dokumentu iztrūkumu atklāj, veicot citus darbus, noformē aktu par iztrūkstošajiem dokumentiem (7. pielikums) un organizē dokumentu meklēšanu.

Meklējot iztrūkstošos dokumentus, izskata arhīva fonda lietu, pārbauda lietu izsniegšanas dokumentus, auditācijas pierakstus, organizē iztrūkstošo lietu meklēšanu struktūrvienībās (pie darbiniekiem), kur šīs lietas veidotas vai izmantotas, pārbauda citus arhīva fondus, ja institūcijas arhīvā tādi glabājas.

Meklēšanas procesā atrastās lietas novieto atpakaļ to glabāšanas vietā. Atrastos elektroniskos dokumentus, kas saglabāti datņu serveros, reģistros vai datubāzēs uz serveriem, izvieto datņu servera noteiktā direktorijā saskaņā ar institūcijas noteikto kārtību. Reģistros un datubāzēs atrastos elektroniskos dokumentus piesaista atbilstošajam reģistram vai datubāzes ierakstam.

Meklēšanas procesā neatrastās lietas uzskaita aktā par neatrastiem dokumentiem (8. pielikums), norādot attiecīgo dokumentu iespējamos zuduma iemeslus, kā arī citus dokumentus, kuri daļēji var kompensēt zudušā dokumenta informāciju.

Pēc visu meklēšanas iespēju izmantošanas dokumenta meklēšanas rezultātus attiecīgajā arhīva fondā apkopo aktā par dokumentu meklēšanas izbeigšanu (9. pielikums).

Bojātiem dokumentiem pēc konsultēšanās ar Latvijas Nacionālo arhīvu bojājumus novērš.

Ja dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes gaitā konstatē dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātus dokumentus, t. i., dokumentus ar smagiem fiziskiem bojājumiem un nenolasāmu informāciju, noformē aktu par dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem (10. pielikums).

Neglābjami bojātos un meklēšanas procesā neatrastos dokumentus, kas iekļauti nacionālajā dokumentārajā mantojumā, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā izslēdz no nacionālā dokumentārā mantojuma.

Dokumentus izsniedz izmantošanai, ievērojot Arhīvu likuma 12. un 13. panta nosacījumus. Izsniedzot izmantošanai dokumentus, dokumentu izmantošanu reģistrē institūcijā noteiktajā kārtībā.

Izziņas izstrādāšanai izmanto tikai dokumenta oriģinālu vai tā atvasinājumu, ja tas izstrādāts un apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

Izziņas teksta beigās norāda izziņā ietvertā satura pamatojumu – atsauci uz izmantotajiem dokumentiem. Aprakstītajiem dokumentiem norāda uzskaites kodu.

Lai saglabātu dokumentus, institūcija veido arhīvglabātavu vai slēdz līgumu ar attiecīgu pakalpojumu sniedzēju par dokumentu saglabāšanu.

Arhīvglabātavu var neveidot

139.1. ja arhīviski vērtīgo dokumentu kopapjoms nepārsniedz 1000 lietu;

139.2. īslaicīgi glabājamiem dokumentiem;

139.3. analogiem audiovizuālajiem, fotodokumentiem un skaņas dokumentiem.

Dokumentus, kuriem nav izveidota arhīvglabātava, glabā slēdzamos skapjos tādās telpās, kas nav pieejamas institūcijas apmeklētājiem un kurās ir informācijas nesējam atbilstošs mikroklimats.

Atkarībā no arhīvā glabājamo dokumentu apjoma un sastāva institūcija veido vienu vai vairākas arhīvglabātavas. Vairākas arhīvglabātavas veido

141.1. ja institūcija arhīvā glabā dokumentus dažādos informācijas nesējos, kuru optimālie glabāšanas apstākļi atšķiras vairāk par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma;

141.2. ja nepieciešamā platība arhīvglabātavai pārsniedz 200 m2;

141.3. ja nepieciešams nošķirt ierobežotas pieejamības dokumentus.

Arhīvglabātavas telpas ir atdalītas no apmeklētājiem pieejamām telpām. Arhīvglabātavas telpas ir nodrošinātas pret jebkāda veida neatļautu iekļūšanu, dokumentu tīšu bojāšanu un neatļautu iegūšanu. Arhīvglabātavās nodrošina apsardzes un ugunsdrošības signalizāciju.

Arhīvglabātavā veic tikai tādas darbības, kas saistītas ar dokumentu izvietošanu, pārvietošanu, kartonēšanu (dokumentu ievietošanu glabāšanas palīglīdzekļos, piemēram, kārbās, mapēs) un ar esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Aizliegts apvienot arhīvglabātavu ar darba telpu.

Izstrādājot civilās aizsardzības plānus, ugunsdrošības instrukcijas un līdzīgus dokumentus, tajos iekļauj pasākumus institūcijas arhīva aizsardzībai un evakuācijai, nosakot prioritātes noteiktu dokumentu grupu glābšanai.

Arhīvglabātavas nedrīkst apvienot ar laboratoriju, ražošanas, noliktavu un citu veidu telpām, kurās glabā pārtikas produktus vai ķīmiskās vielas, un tām nedrīkst būt kopēja ventilācijas sistēma. Ja arhīvglabātavās ir gāzes, apkures, ūdensvada vai kanalizācijas caurules, veic pasākumus iespējamā apdraudējuma novēršanai.

Konstruējot arhīvglabātavu grīdas un starpstāvu pārsegumus, ņem vērā arhīva dokumentu svaru. Strukturālo inženiertehnisko risinājumu izstrādā, ņemot vērā arhīvglabātavu izvietojumu un paredzamo noslogojumu. Pārseguma slodzes izturība atkarībā no plauktu tipa un augstuma ir ne mazāka kā 800 kg/m2 stacionārajiem plauktiem un 1200–2400 kg/m2 kompaktajiem (mobilajiem) plauktiem. Grīdām izmanto antistatiskus un antiseptiskus pārklājumus, lai tās būtu viegli kopjamas.

Arhīvglabātavā nodrošina informācijas nesējam atbilstošu mikroklimatu, ņemot vērā šo noteikumu 11. pielikumā minētos glabāšanas apstākļus.

Lai nodrošinātu stabilu mikroklimatu, iekšējai apdarei izmanto materiālus ar termisko un higroskopisko kapacitāti, kas neizdala kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas.

Papildu drošībai un stabilam mikroklimatam, kā arī lai pasargātu dokumentus no gaismas iedarbības, arhīvglabātavas veido bez logiem ar dabisko vai piespiedu ventilāciju, nodrošinot gaisa apmaiņu. Ja nav iespējams izveidot arhīvglabātavas bez logiem, veic pasākumus dokumentu aizsardzībai pret gaismu (piemēram, uzstāda slēģus, speciālus pārklājumus uz logu stikliem vai blīvus aizkarus). Lai dokumentus pasargātu no gaismas iedarbības, tos var glabāt arī slēgtos skapjos, slēgta tipa plauktos, saiņos, kārbās vai konteineros, kā arī novietojot sastatņu plauktus perpendikulāri logiem.

Lai kontrolētu temperatūru un relatīvo gaisa mitrumu, arhīvglabātavā uzstāda mēriekārtas. Mēriekārtas uzstāda galvenajā ejā pie plauktiem un vietās, kur mikroklimats var būtiski atšķirties (piemēram, pie ventilācijas lūkām, apkures ierīču tuvumā, pie ārsienām).

Regulāri seko mēriekārtu rādījumiem un, ja konstatē mikroklimata svārstības un novirzes no normas par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma, veic pasākumus mikroklimata stabilizācijai.

Pēc mēriekārtas garantijas termiņa beigām institūcija reizi gadā pārbauda arhīvglabātavu mēriekārtu precizitāti, salīdzinot to rādījumus.

Arhīvglabātavai nodrošina vismaz divu stundu ugunsizturību.

Arhīvglabātavās izmanto slēgta tipa elektroinstalāciju. Pārnēsājamo elektroierīču (piemēram, putekļusūcēju, gaisa atmitrinātāju) vadiem ir gumijas izolācija. Elektropievades un elektroinstalācijas kontaktligzdas ir hermētiski noslēgtas.

Arhīvglabātavas uztur kārtībā, nepieļaujot pelējuma, insektu un grauzēju invāziju un putekļu uzkrāšanos.

Atklājot glabātavā pelējumu, kukaiņus vai grauzējus, nekavējoties veic drošības pasākumus, lai tos likvidētu. Inficētos dokumentus izolē.

Dezinfekcijai izmanto dezinfekcijas līdzekļus, kas neizdala dokumentiem un cilvēku veselībai kaitīgas vielas. Pirms to lietošanas konsultējas ar Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem.

Arhīvglabātavu aprīko ar sastatņu plauktiem (stacionārajiem vai mobilajiem), slēgtiem skapjiem vai seifiem (turpmāk – glabāšanas aprīkojums). Glabāšanas aprīkojums ir no metāla vai cita dokumentiem nekaitīga materiāla, kas neizdala kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas (piemēram, peroksīdus, oksīdus).

Dokumentus uz magnētiskajiem nesējiem neglabā plauktos, kuri izgatavoti no materiāliem, kuriem piemīt magnētiskās īpašības.

Īslaicīgi glabājamos dokumentus glabā atsevišķi no pastāvīgi glabājamiem dokumentiem un ilgstoši glabājamiem dokumentiem.

Kārbas, konteinerus, aploksnes, karšu turētājus, balstus un glabāšanas aprīkojumu, ko izmanto dokumentu glabāšanai, izgatavo no materiāla, kas nav kaitīgs dokumentiem. Piemērotākie materiāli ir

161.1. kārbām, aploksnēm un vākiem – papīrs un kartons, kuram ir 100 % balinātā celuloze, pH robežās 7,5–9,5, sārmu rezerve vismaz 2 % un nav pievienotas makulatūras vai kokmasas šķiedras;

161.2. konteineriem un kārbām, kas paredzētas optiskajiem diskiem, filmām un mikrofilmām, – polietilēns, augstblīvuma polietilēns, polipropilēns, poliesteris baltā krāsā, melnā krāsā vai bezkrāsains;

161.3. glabāšanas aprīkojumam – nerūsošs metāls, piemēram, anodizēts alumīnijs, nerūsošs tērauds vai tērauds, kas labi aizsargāts ar pretkorozijas pārklājumu (piemēram, ar lakām, politūru, alvojumu vai plastmasu). Pārklājums nedrīkst izdalīt kaitīgas gāzes – peroksīdus vai oksīdus.

Lietas plauktos izvieto atbilstoši glabājamo vienību secībai uzskaites sarakstos. Ja uzskaites sarakstu secību nevar ievērot, veido topogrāfiju (sarakstus par lietu izvietojumu plauktos).

Lielformāta dokumentus (lielāki par A3 formātu), mīksta kartona mapēs ievietotus dokumentus, mīkstos vākos iesietas vai iešūtas lietas glabā horizontāli. Iesējumus cietos vākos vai cieta kartona mapē blīvi saliktus dokumentus glabā vertikāli.

Lielformāta iesējumus (lielāki par A3 formātu) glabā horizontāli. Tos novietojot vienu uz otra, ņem vērā to svaru, lai nepieļautu pārāk lielu spiedienu uz apakšējo iesējumu un nodrošinātu iespēju tos viegli izņemt un atlikt vietā. Ja lielformāta iesējumus nav iespējams novietot horizontāli, tos glabā vertikāli uz iesējuma muguriņas.

Rasējumus glabā izklātus plauktos ar izvelkamām atvilktnēm, kartes glabā pakārtas uz speciāliem rāmjiem vai izklātas (kā rasējumus). Ļoti liela izmēra dokumentus, kurus nevar ievietot aizsargapvalkos vai nevar glabāt izklātus horizontāli, glabā sarullētus uz speciāli izgatavotām pamatnēm.

Bukletus, audumu paraugus un tamlīdzīgus nestandarta materiāla dokumentus glabā aploksnēs.

Fotodokumentus (fotopozitīvus, fotonegatīvus, diapozitīvus) glabā vertikāli, katru ievietojot atsevišķā neitrāla papīra aploksnē. Fotonegatīvus neglabā rullīšos, glabā sagrieztus loksnēs atbilstoša izmēra aploksnēs. Ja nepieciešams, uz aploksnes norāda saistītās papīra lietas numuru. Lai glabātu fotodokumentus uz stikla pamatnes, izmanto skapjus ar plauktiem, kas sadalīti nišās, vai speciālas kārbas, kurās katrā ir ne vairāk kā 30 negatīvu. Fotoalbumus glabā tāpat kā lielformāta iesējumus.

Kinolentes glabā kārbās horizontāli eglītes tipa plauktos. Ja tādu nav, filmu kinolenšu kārbas glabā vaļējos plauktos horizontāli kaudzēs.

Videokasetes un audiokasetes glabā vertikāli oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotās kārbās.

Magnētiskās lentes, uztītas uz plastmasas spolēm, glabā oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotā kārbā. Līdz 6,25 mm platas lentes glabā vertikāli, bet 16 mm un 35 mm platas – horizontāli.

Skaņu plates un to matricas glabā vertikāli. Skaņu plates ievieto neitrāla materiāla aploksnē (piemēram, polietilēna, papīra). To matricas glabā speciālā kārbā, kas nepieļauj matricas pārvietošanos tajā un mehānisku bojājumu rašanos.

Mikrofilmu oriģinālnegatīvus glabā polipropilēna, polietilēna vai neitrāla kartona kārbās. Atsevišķus kadrus glabā neitrāla papīra aploksnēs. Mikrofilmas glabā vertikāli uz sānu malas kārbās vai horizontāli eglīšu tipa plauktos. Mikrofišas un džeketus glabā aploksnēs vertikāli.

Elektroniskos dokumentus glabā drošos datu serveros, nodrošinot rezerves kopiju veidošanu un glabāšanu.

Sagatavojot dokumentus nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcija un privātpersona ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņo dokumentu nodošanas datumu un dokumentu apjomu. Latvijas Nacionālais arhīvs saskaņo dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā nākamajam kalendāra gadam līdz kārtējā gada 1. martam. Vienojoties ar Latvijas Nacionālo arhīvu, institūcija pirms Arhīvu likuma 6. panta pirmajā un otrajā daļā noteiktā termiņa beigām var nodot dokumentus depozitārā glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā saskaņā ar šajos noteikumos noteikto dokumentu nodošanas kārtību, ja institūcija nespēj nodrošināt dokumentu saglabāšanu un tādēļ var notikt dokumentu neatgriezeniska bojāeja, kā arī citos gadījumos.

Institūcija vai privātpersona dokumentus kopā ar uzziņu sistēmu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā nodod sakārtotus un aprakstītus saskaņā ar šajos noteikumos noteiktajām publisko dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas prasībām. Dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā nodod ar dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktu.

Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktā par aprakstītu dokumentu nodošanu valsts glabāšanā norāda

176.1. dokumentu nodošanas pamatojumu;

176.2. institūciju vai privātpersonu, kura nodod dokumentus

176.2.1. nosaukumu, reģistrācijas numuru un juridisko adresi;

176.2.2. atbildīgās vai pilnvarotās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

176.3. Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību, kura pieņem dokumentus

176.3.1. nosaukumu;

176.3.2. atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

176.4. arhīva fonda numuru, fonda, apakšfonda nosaukumu un glabājamo vienību un uzziņu sistēmas hronoloģiskās robežas (gadus), par kurām nodod dokumentus;

176.5. par nododamajiem dokumentiem

176.5.1. uzskaites sarakstu veidus, nosaukumus un numurus;

176.5.2. glabājamo vienību skaitu katrā uzskaites sarakstā;

176.6. bez glabājamo vienību skaita un fiziskā stāvokļa pārbaudes nodoto un pieņemto glabājamo vienību skaitu, papildus norādot informāciju par šajā skaitā esošajām glabājamām vienībām un to numuriem, kas ir ierobežotas pieejamības dokumenti;

176.7. pēc Latvijas Nacionālā arhīva glabājamo vienību skaita un fiziskā stāvokļa pārbaudes pieņemto glabājamo vienību skaitu Latvijas Nacionālajā arhīvā, norādot informāciju par pārbaudē konstatētajām neatbilstībām (trūkstošo, atrasto glabājamo vienību skaitu un atsauci uz aktu, kurā tas konstatēts, konstatēto tehnisko kļūdu skaitu uzskaites sarakstos), neatbilstību novēršanas termiņu un neatbilstību novēršanas rezultātus.

Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktā par neaprakstītu dokumentu nodošanu valsts glabāšanā norāda

177.1. dokumentu nodošanas pamatojumu;

177.2. institūciju vai privātpersonu, kura nodod dokumentus

177.2.1. nosaukumu, reģistrācijas numuru un juridisko adresi;

177.2.2. atbildīgās vai pilnvarotās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

177.3. Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību, kura pieņem dokumentus

177.3.1. nosaukumu;

177.3.2. atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

177.4. arhīva fonda numuru, fonda, apakšfonda nosaukumu un glabājamo vienību un uzziņu sistēmas hronoloģiskās robežas (gadus), par kurām nodod dokumentus;

177.5. par nododamajiem dokumentiem – neaprakstīto glabājamo vienību nosaukumus, apjoma mērvienību (piemēram, lietas, dokumenti, lapas, kilogrami) un apjomu;

177.6. bez glabājamo vienību skaita un fiziskā stāvokļa pārbaudes nodoto un pieņemto glabājamo vienību skaitu, papildus norādot informāciju par šajā skaitā esošajām glabājamām vienībām un to numuriem (ja tādi ir), kas ir ierobežotas pieejamības dokumenti.

Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktā par elektronisko dokumentu (elektronisko tekstuālo dokumentu, fotodokumentu, skaņas un video dokumentu) nodošanu valsts glabāšanā norāda

178.1. dokumentu nodošanas pamatojumu;

178.2. institūciju vai privātpersonu, kura nodod dokumentus

178.2.1. nosaukumu, reģistrācijas numuru un juridisko adresi;

178.2.2. atbildīgās vai pilnvarotās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

178.3. Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību, kura pieņem dokumentus

178.3.1. nosaukumu;

178.3.2. atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

178.4. arhīva fonda numuru, fonda, apakšfonda nosaukumu un glabājamo vienību un uzziņu sistēmas hronoloģiskās robežas (gadus), par kurām nodod dokumentus;

178.5. par nododamajiem dokumentiem

178.5.1. uzskaites sarakstu veidus, nosaukumus un numurus;

178.5.2. par katru uzskaites sarakstu – glabājamo vienību skaitu, dokumentu skaitu, apjomu, apjoma mērvienību un datnes formātu;

178.6. kopā nodoto un pieņemto glabājamo vienību skaitu, papildus norādot informāciju par šajā skaitā esošajām glabājamām vienībām un to numuriem, kas ir ierobežotas pieejamības dokumenti.

Institūcijas, kurām ir teritoriālās struktūrvienības, dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā nodod attiecīgajā Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienībā atbilstoši institūcijas teritoriālās struktūrvienības darbības vietai (dokumentu radīšanas vietai). Par citu teritoriālo struktūrvienību dokumentu nodošanas vietu institūcija rakstiski vienojas ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Privātpersonas dokumentus glabāšanā nodod attiecīgajā Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienībā atbilstoši tās pēdējai darbības vietai.

Arhīvu likuma 7. panta otrajā daļā noteiktajā gadījumā institūcija, ja tai nav tiesību un saistību pārņēmēja, īslaicīgi glabājamos dokumentus līdz tiem noteiktā glabāšanas termiņa beigām nodod valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ar sarakstu, kurā norāda lietu virsrakstus, lietu datējumus, lietu skaitu vai apjomu, lietu glabāšanas termiņus, plānoto iznīcināšanas gadu un pieejamības laika ierobežojumu.

Ja valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā nododamie dokumenti nav sakārtoti un aprakstīti atbilstoši šo noteikumu prasībām, attiecīgā institūcija vai privātpersona sedz izdevumus par pastāvīgā valsts glabāšanā nododamo dokumentu sakārtošanu un aprakstīšanu.

Elektroniskos dokumentus nodod pastāvīgā valsts glabāšanā, veidojot pakotnes. Pakotnes struktūru un pakotnes apraksta datņu struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Institūcija vai privātpersona elektroniskos, audiovizuālos, foto un skaņas dokumentus nodod Latvijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgā valsts glabāšanā oriģinālā kvalitātē.

Nododot Latvijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgā valsts glabāšanā elektroniskos, audiovizuālos, foto un skaņas dokumentus, institūcija vai privātpersona

185.1. pirms dokumentu nodošanas

185.1.1. saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu saglabāšanas formātu, kodējumu un informācijas nesēju, nodošanas pakotnes struktūru elektroniskajiem dokumentiem, saturu un noformējumu, nodošanas veidu un termiņu, apjomu un informācijas nesēju eksemplāru skaitu;

185.1.2. iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam kontrolpārbaudei elektronisko dokumentu nodošanas pakotnes paraugus. Ja pēc kontrolpārbaudes nodošanas pakotnē tiek veiktas izmaiņas, tās saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu ne vēlāk kā trīs mēnešus pirms dokumentu nodošanas;

185.2. informē Latvijas Nacionālo arhīvu par dokumentu izmantošanas un pieejamības tiesībām un to ierobežojumiem, ja tādi ir noteikti;

185.3. ja dokumenti ir autortiesību objekts, iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam ar darba (dokumentu) autoru noslēgtā līguma vai cita dokumenta oriģinālu vai tā apliecinātu kopiju par dokumentu autortiesībām, ja tāds dokuments ir. Ja Latvijas Nacionālajam arhīvam tiek iesniegta minētā līguma vai dokumenta kopija, tad ar darba autoru noslēgto līgumu vai dokumentu glabā pastāvīgi;

185.4. novērš neatbilstības un atkārtoti nodod dokumentus, ja Latvijas Nacionālais arhīvs, veicot šo noteikumu 185.1.2. apakšpunktā paredzēto kontrolpārbaudi, konstatē neatbilstības šo noteikumu prasībām;

185.5. analogā formātā nodotajiem dokumentiem novērš Latvijas Nacionālā arhīva konstatētās neatbilstības šo noteikumu prasībām.

Lai pagarinātu termiņu dokumentu glabāšanai institūcijā, institūcija Arhīvu likuma 6. panta trešajā daļā noteiktajā gadījumā mēnesi pirms dokumentu glabāšanas termiņa beigām iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniegumu par dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanu.

Iesniegumā par termiņa pagarināšanu dokumentu glabāšanai institūcijā norāda

187.1. saziņas līdzekļus – tālruņa numuru un e-pasta adresi;

187.2. ziņas par dokumentiem, kam vajadzīgs termiņa pagarinājums

187.2.1. fonda nosaukumu un numuru;

187.2.2. dokumentu hronoloģiskās robežas;

187.2.3. uzskaites saraksta veidu un numuru;

187.2.4. glabājamo vienību numurus un skaitu;

187.2.5. elektroniskajiem dokumentiem – dokumentu apjomu;

187.2.6. datumu, līdz kuram nepieciešams glabāšanas termiņa pagarinājums;

187.3. glabāšanas termiņa pagarinājuma nepieciešamības pamatojumu;

187.4. dokumentu glabāšanas faktisko adresi;

187.5. par arhīvu atbildīgās amatpersonas amatu, vārdu, uzvārdu, tālruņa numuru, e-pastu.

Latvijas Nacionālais arhīvs pēc institūcijas iesnieguma saņemšanas izvērtē dokumentu glabāšanas apstākļu atbilstību šo noteikumu prasībām un iesniegumā norādīto pamatojumu un pieņem lēmumu par termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā vai atteikumu izsniegt atļauju.

Latvijas Nacionālais arhīvs atsaka izsniegt termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā, ja institūcijā netiek nodrošināti dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumu prasībām atbilstoši dokumentu glabāšanas apstākļi, kā arī ja iesniegums nav pamatots.

Latvijas Nacionālais arhīvs anulē termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā, ja, veicot pārbaudi institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības jomā, konstatē, ka institūcijā netiek nodrošināti attiecīgi dokumentu glabāšanas apstākļi.

Ja starp Latvijas Nacionālo arhīvu un institūciju noslēgts līgums par Iestāžu portāla lietošanu, institūcijas lietotāji, kuriem lietotāja tiesības piešķirtas saskaņā ar līgumu, turpina izmantot Iestāžu portālu bez atkārtota pieteikuma un apliecinājuma iesniegšanas līdz brīdim, kad veicamas izmaiņas lietotāja datos, vai anulē pieeju Iestāžu portālam saskaņā ar šo noteikumu 14. punktu.

Atzīt par spēku zaudējušiem

192.1. Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumus Nr. 748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" (Latvijas Vēstnesis, 2012, 177. nr.);

192.2. Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumus Nr. 749 "Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā" (Latvijas Vēstnesis, 2012, 177. nr.);

192.3. Ministru kabineta 2004. gada 2. marta noteikumus Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" (Latvijas Vēstnesis, 2004, 36. nr.; 2005, 46. nr.).