Noteikumi par publisku dokumentu legalizāciju ar apliecinājumu (apostille)

Noteikumi nosaka iesnieguma veidlapas paraugu publiska dokumenta legalizācijai ar apliecinājumu (apostille) (turpmāk – apliecinājums), kārtību, kādā tiek veikts apliecinājums vai pieņemts lēmums atteikt apliecinājumu, e-apostille reģistra (turpmāk – reģistrs) izveidošanas un uzturēšanas kārtību, tajā iekļaujamo ziņu apjomu, kā arī kārtību un apjomu, kādā ziņas iesniedz reģistrā un izsniedz no tā.

Personas iesniegumu par apliecinājumu (turpmāk – iesniegums) (1. pielikums) kopā ar legalizējamo dokumentu var iesniegt

2.1. klātienē zvērinātam notāram;

2.2. sūtot pa pastu zvērinātam notāram;

2.3. elektroniski zvērinātam notāram;

2.4. elektroniski Latvijas Zvērinātu notāru padomes tīmekļvietnē, izmantojot tajā pieejamos autentifikācijas rīkus. Šādā gadījumā iesniegumu nav nepieciešams atsevišķi parakstīt;

2.5. klātienē Latvijas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā, kas to pārsūta Latvijas Zvērinātu notāru padomei;

2.6. Latvijas Zvērinātu notāru padomē klātienē, sūtot pa pastu vai elektroniski iestāde, kurai atbilstoši tās kompetencei ārvalstī esoša persona izprasījusi dokumentu ar apliecinājumu. Šādā gadījumā iesniegumu nav nepieciešams atsevišķi parakstīt.

Pēc iesnieguma un legalizējamā dokumenta saņemšanas zvērināts notārs pārliecinās, vai legalizējamais dokuments atbilst Dokumentu legalizācijas likumā noteiktajām prasībām, un pārbauda dokumentu parakstījušās amatpersonas (turpmāk – amatpersona) statusu, kā arī paraksta un zīmoga vai spiedoga nospieduma atbilstību notāra rīcībā esošajai informācijai, amatpersonas paraksta paraugam un zīmoga vai spiedoga paraugam.

Ja legalizējamais dokuments ir parakstīts elektroniski, zvērināts notārs pārliecinās, vai legalizējamais dokuments atbilst Dokumentu legalizācijas likumā noteiktajām prasībām, un pārbauda, vai parakstītāja paraksts ir derīgs, dokumenta parakstītāja paraksta sertifikātā ietvertais vārds, uzvārds un personas kods sakrīt ar dokumentā minētās amatpersonas vārdu, uzvārdu un personas kodu, dokumentam ir pievienots laika zīmogs, personas dati ar dokumentā norādīto vārdu, uzvārdu un statusu atbilst viņa rīcībā esošajiem amatpersonas datiem.

(MK 12.10.2021. noteikumu Nr. 683 redakcijā)

Pēc šo noteikumu 3. vai 4. punktā minēto prasību izpildes zvērināts notārs taisa apliecinājumu.

Ja amatpersonas paraksta paraugs un (attiecīgajā gadījumā) zīmoga vai spiedoga nospieduma paraugs (turpmāk abi kopā – paraksta paraugs) zvērinātam notāram nav pieejams, viņš informē par to Latvijas Zvērinātu notāru padomi un iesniedzēju. Latvijas Zvērinātu notāru padome pieprasa, lai attiecīgā institūcija mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas dienas iesniedz Latvijas Zvērinātu notāru padomē legalizācijai nepieciešamo paraksta paraugu vai informāciju par to, ka paraksta paraugs nav pieejams. Pēc šajā punktā norādītās informācijas saņemšanas Latvijas Zvērinātu notāru padome nekavējoties nodrošina zvērinātu notāru pieeju saņemtajai informācijai, kā arī informē par to attiecīgo zvērināto notāru.

(MK 12.10.2021. noteikumu Nr. 683 redakcijā)

1 Ja legalizējamais dokuments ir parakstīts elektroniski un zvērinātam notāram nav pieejams amatpersonas personas kods, ko salīdzināt ar paraksta sertifikātā ietverto personas kodu, šīs amatpersonas personas kodu noskaidro šo noteikumu 6. punktā noteiktajā kārtībā.

(MK 12.10.2021. noteikumu Nr. 683 redakcijā)

Ārlietu ministrija un Latvijas Zvērinātu notāru padome savstarpēji apmainās ar Latvijas amatpersonu paraksta paraugiem Dokumentu legalizācijas likumā noteikto funkciju veikšanai.

Apliecinājumu taisa angļu valodā (2. pielikums) vienas darbdienas laikā no iesnieguma un legalizējamā dokumenta saņemšanas dienas vai šo noteikumu 6. vai 6.1 punktā norādīto ziņu saņemšanas dienas. Apliecinājumu sagatavo un paraksta ar drošu elektronisko parakstu, pievienojot laika zīmogu.

(Grozīts ar MK 12.10.2021. noteikumiem Nr. 683)

Zvērināts notārs apliecinājumu paraksta vienā datnē ar legalizējamo elektronisko dokumentu vai skenēto papīra formas dokumentu.

Zvērināts notārs Notariāta likumā noteiktajā kārtībā atsaka taisīt apliecinājumu, ja dokuments neatbilst Dokumentu legalizācijas likumā noteiktajām prasībām, kā arī ja paraksta paraugu vai personas kodu nav bijis iespējams iegūt šo noteikumu 6. punktā norādītajā kārtībā.

(Grozīts ar MK 12.10.2021. noteikumiem Nr. 683)

Reģistrs ir zvērinātu notāru Aktu un apliecinājumu reģistra apakšsistēma, un to uztur Latvijas Zvērinātu notāru padome.

Reģistrā zvērināts notārs iekļauj informāciju par iesniedzēju (fiziskās personas vārdu, uzvārdu, personas kodu vai ārvalstī piešķirtu identifikācijas kodu (ja koda nav, – dzimšanas gadu, dienu un mēnesi) vai juridiskās personas nosaukumu un reģistrācijas numuru, dokumenta saņemšanas veidu, kontaktinformāciju (adresi, elektroniskā pasta adresi, tālruņa numuru)) un par dokumentu (nosaukums, veids (elektronisks/papīra), skaits, atzīmi par to, kas legalizējams – dokumenta oriģināls, tulkojums vai atvasinājums), kā arī reģistra ierakstam pievieno šo noteikumu 8. un 9. punktā noteiktajā kārtībā elektroniski parakstīto dokumentu un apliecinājumu. Katram reģistrētajam apliecinājumam reģistrs automātiski piešķir unikālo identifikatoru.

Pēc apliecinājuma reģistrēšanas reģistrā zvērināts notārs informāciju par apliecinājuma pārbaudes iespējām kopā ar legalizēto dokumentu izsniedz iesniedzējam vai viņa pārstāvim. Ja iesniedzējs izteicis vēlmi saņemt informāciju elektroniski, zvērināts notārs to nosūta iesniedzējam vai viņa pārstāvim elektroniski. Šo noteikumu 2.5. un 2.6. apakšpunktā noteiktajos gadījumos informāciju par apliecinājuma pārbaudes iespējām kopā ar legalizēto dokumentu iesniedz Latvijas Zvērinātu notāru padomē, kas to izsniedz attiecīgajai Latvijas diplomātiskajai vai konsulārajai pārstāvniecībai, iesniedzējam vai viņa pārstāvim, vai iestādei, kurai atbilstoši tās kompetencei ārvalstī esoša persona izprasījusi dokumentu ar apliecinājumu.

Latvijas Zvērinātu notāru padome nodrošina apliecinājuma bezmaksas pārbaudi tiešsaistē Latvijas Zvērinātu notāru padomes tīmekļvietnē pēc apliecinājuma unikālā identifikatora vai verificējot elektroniski apliecināto dokumentu pēc tā augšupielādes.

Noteikumi stājas spēkā 2019. gada 1. jūlijā.