Noteikumi par iekšējās kontroles sistēmu tiešās pārvaldes iestādēs

Noteikumi nosaka iekšējās kontroles sistēmas pamatprasības un tās izveidošanas, uzraudzības un uzlabošanas kārtību tiešās pārvaldes iestādēs (turpmāk – iestāde).

Iekšējās kontroles sistēmas darbības pamatprasības ir

2.1. efektīva, lietderīga un ekonomiska iestādes darbība atbilstoši tās kompetencei, izvirzītajiem mērķiem, uzdevumiem un pieejamajiem resursiem;

2.2. iestādes darbība sabiedrības interesēs, nodrošinot labu pārvaldību;

2.3. iestādes darbība atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai kompetencei;

2.4. iespējamo korupcijas un interešu konflikta izveidošanās risku novēršana;

2.5. mantas un finanšu līdzekļu izšķērdēšanas, neefektīvas un nelietderīgas izmantošanas novēršana;

2.6. pieļauto kļūdu savlaicīga identificēšana un novēršana un nepieciešamo uzlabojumu veikšana;

2.7. savlaicīgas ticamas finanšu vai vadības informācijas iegūšana un aizsardzība pret informācijas neatļautu izpaušanu.

Lai nodrošinātu šo noteikumu 2.punktā minēto pamatprasību izpildi, iekšējās kontroles sistēmas izveidošana, uzraudzība un uzlabošana tiek īstenota, paredzot nepieciešamo risku vadības, uzraudzības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopumu.

Iekšējās kontroles sistēma sastāv no šādiem savstarpēji saistītiem elementiem

4.1. iestādes darbības plānošana;

4.2. kontroles vides izveidošana;

4.3. risku noteikšana, analīze un novērtēšana;

4.4. kontroles pasākumu īstenošana;

4.5. informācijas un saziņas nodrošināšana;

4.6. uzraudzība.

Iestādes darbības plānošanai

5.1. noteikts iestādes mērķis un vērtības;

5.2. apstiprināti institūcijas vadības dokumenti;

5.3. noteikti sasniedzamie darbības rezultāti;

5.4. amatpersonām un darbiniekiem (turpmāk – darbinieki) noteikti mērķi un uzdevumi atbilstoši institūcijas vadības dokumentiem.

Kontroles vides izveidošanai

6.1. noteikta iestādes mērķiem un darbībai atbilstoša iestādes struktūra;

6.2. apstiprināti struktūrvienību reglamenti un darbinieku amatu apraksti (minētie dokumenti regulāri tiek pārskatīti un, ja nepieciešams, aktualizēti);

6.3. iestādes iekšējos normatīvajos aktos noteikta loģiska, viegli pārskatāma un kontrolējama rīcības un atbildības deleģēšana, nodrošinot lēmumu pieņemšanas efektivitāti;

6.4. apstiprināta un ieviesta iestādes personāla vadības politika, kas nodrošina atbilstošu personālu iestādes mērķu sasniegšanai;

6.5. apstiprināti iekšējās kārtības noteikumi;

6.6. apstiprinātas iestādes ētikas prasības, kas ir saistošas iestādes vadībai un darbiniekiem un nosaka to uzvedību un rīcību lēmumu pieņemšanā.

Risku (iespējamību, ka kāds notikums negatīvi ietekmēs iestādes mērķu sasniegšanu) noteikšanai, analīzei un novērtēšanai

7.1. apzināti iekšējie un ārējie riski, kas var traucēt iestādes mērķu sasniegšanu;

7.2. novērtēta riska rašanās varbūtība (risku lielums) un ietekme uz mērķa sasniegšanu;

7.3. apzināts iestādes pieņemamais risku līmenis, tos klasificējot no būtiskiem līdz maznozīmīgiem.

Kontroles pasākumu īstenošanai

8.1. noteiktas un ieviestas tiesību deleģēšanas, pārvaldes lēmumu pārbaudes, saskaņošanas un apstiprināšanas procedūras;

8.2. nodrošināta materiālo un finanšu resursu aizsardzība;

8.3. noteiktas un ieviestas pienākumu (atbildības) nošķiršanas, korupcijas un interešu konflikta novēršanas procedūras;

8.4. izveidota sistēma (kārtība) pārskatu sniegšanai par sasniegtajiem rezultātiem atbilstoši institūcijas vadības dokumentiem;

8.5. veikta regulāra darbinieku darba izpildes novērtēšana;

8.6. noteikti un regulāri pārskatīti iestādes galvenie procesi un jomas, kurās nepieciešama vienveidīga rīcība vienādos gadījumos, un noteikta iekšējā kārtība to īstenošanā;

8.7. īstenoti risku vadības pasākumi, lai samazinātu iestādes būtiskākos riskus un nodrošinātu iestādes mērķa sasniegšanu;

8.8. izstrādātās un ieviestās procedūras nodrošina, ka grāmatvedības uzskaite un cita informācija ir patiesa, salīdzināma, savlaicīga, nozīmīga, saprotama un pilnīga;

8.9. veikti citi kontroles pasākumi, lai nodrošinātu finanšu un citu resursu efektīvu un lietderīgu izmantošanu, ievērojot labas pārvaldības principus.

Informācijas un saziņas nodrošināšanai

9.1. iestādes darbinieki ir informēti par iestādes mērķi, institūcijas vadības dokumentiem, iekšējiem normatīvajiem aktiem un ētikas principiem;

9.2. iekšējās informācijas aprites un saziņas sistēma nodrošina visu līmeņu vadītājiem un darbiniekiem nepieciešamo informāciju, lai būtu iespējams efektīvi veikt uzdevumus un tiktu sasniegti iestādes mērķi;

9.3. ja nepieciešams, izstrādātas procedūras, lai sniegtu informāciju sabiedrībai un nodrošinātu sabiedrības pārstāvju līdzdalību;

9.4. izveidota dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēma, lai iestādē nodrošinātu atbilstošu, aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju;

9.5. izstrādāta informācijas sistēmu drošības politika, un darbinieki ar to ir iepazīstināti.

Iekšējās kontroles sistēmas uzraudzība tiek īstenota kā

10.1. iekšējā audita veikta periodiska iekšējo kontroļu novērtēšana;

10.2. kontroļu darbības regulāras pārbaudes;

10.3. informācijas sistēmās iestrādāti nepārtrauktās uzraudzības elementi;

10.4. to iestādes darbības pārskatu vai rādītāju analīze, kas identificē iekšējās kontroles trūkumus, un trūkumu novēršana;

10.5. iestādes vides un pārraudzības funkciju efektivitātes pašnovērtējumi;

10.6. iekšējo un ārējo auditu rezultātu izvērtējumi;

10.7. iekšējā audita struktūrvienības kvalitātes novērtējumi, ja iestādē ir izveidota šāda struktūrvienība.

Iestādes vadītājs ir atbildīgs par iekšējās kontroles sistēmas izveidi, uzraudzību un uzlabošanu, nodrošinot pastāvīgu, ekonomisku, efektīvu un lietderīgu iestādes darbību atbilstoši Valsts pārvaldes iekārtas likumā noteiktajiem valsts pārvaldes principiem un normatīvo aktu prasībām.

Iestādes vadītājs, pieņemot lēmumu par iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un uzlabošanu

12.1. izvairās no formālu, darbību traucējošu, kā arī no tādu prasību noteikšanas, kuru ieviešanai nepieciešamie izdevumi pārsniedz finanšu ieguvumus un citus ieguvumus no tām;

12.2. atbilstoši nozares specifikai var noteikt citus iekšējās kontroles sistēmas papildelementus.

Iestādes vadītājs nodrošina regulāru iekšējās kontroles sistēmas uzraudzību atbilstoši šo noteikumu 10.punktā minētajiem pasākumiem un novērš uzraudzības procesā konstatētās nepilnības.

Iestādes, kas ir ministrijas padotībā, savā darbībā var izmantot attiecīgās ministrijas iekšējos normatīvos aktus. Pārresoru koordinācijas centrs savā darbībā var izmantot citas iestādes iekšējos normatīvos aktus, pamatojoties uz savstarpēju vienošanos.

Noteikumi stājas spēkā 2012.gada 1.jūlijā.