Kārtība, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā

Noteikumi nosaka kārtību, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabā iegūtos dokumentus un iznīcina publiskos dokumentus, kuri pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē (turpmāk – pārvērstie publiskie dokumenti).

Noteikumos lietoti šādi termini

2.1. digitālais objekts – elektroniski radīti dati, kas satur publiskā dokumenta informāciju;

2.2. kontrolsumma (jaucējsumma) – unikālu simbolu virkne, kas nodrošina integritātes pārbaudi;

2.3. nodalīts segments – datori, serveru iekārtas, informācijas nesēji, datu pārraides tīkli, kuri ir fiziski vai loģiski (programmatūra, ugunsmūri vai datu pārraides tīklu iekārtu uzstādījumi) nodalīti no pārējiem tehniskajiem līdzekļiem, vienlaikus izmantojot vismaz divus atšķirīgus informācijas šifrēšanas algoritmus (piemēram, AES256, Serpent vai Twofish);

2.4. oriģināla forma – publiskā dokumenta sākotnējais attēlojums pirms pārvēršanas elektroniskā formā;

2.5. pakotne – elektroniski veidota mape, kas paredzēta digitālo objektu, metadatu, kontrolsummu un iegūtā dokumenta ievietošanai;

2.6. pārvēršanas tehniskie līdzekļi – līdzekļi, ko izmanto publiskā dokumenta pārvēršanas procesā, piemēram, darbstacijas, serveru iekārtas, informācijas nesēji, datu pārraides tīkli.

Publiskā dokumenta pārvēršanu elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē (turpmāk – pārvēršanas process) īsteno Latvijas Nacionālais arhīvs (turpmāk – arhīvs) vai institūcijas Arhīvu likuma izpratnē.

Pārvēršanas procesam ir šādi posmi

4.1. publiskā dokumenta sagatavošana pārvēršanai;

4.2. digitālā objekta izveide;

4.3. dokumenta izveide glabāšanai elektroniskā formā.

Šo noteikumu 4.punktā minētos pārvēršanas posmus dokumentē, norādot šo noteikumu 1.pielikumā minētos metadatus.

Pirms publisko dokumentu pārvēršanas institūcija saskaņo ar arhīvu iznīcināšanai paredzētos dokumentus, iesniedzot to aprakstu vai aprakstu izrakstus, kuros norādītas iznīcināšanai paredzētās dokumentu lietas. Ja dokumenti nav aprakstīti, institūcija iesniedz par dokumentu šādu informāciju

6.1. lietas nomenklatūras indekss (ja tāds ir);

6.2. nosaukums;

6.3. glabāšanas termiņš;

6.4. sējumu skaits.

Sagatavojot publiskos dokumentus pārvēršanai, izvērtē

7.1. katra dokumenta esību institūcijas uzziņu sistēmā;

7.2. katra dokumenta oriģināla formas piemērotību tā pārvēršanai elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē;

7.3. pārvēršanas procesa metodes piemērotību attiecīgajam publiskā dokumenta veidam un tā specifiskajām īpatnībām, ievērojot šo noteikumu 2.pielikumā minētās prasības;

7.4. pārvēršamā publiskā dokumenta atbilstību šo noteikumu 1.pielikuma 1.punktā minētajiem metadatiem.

Publisko dokumentu nepārvērš, ja

8.1. publiskā dokumenta specifiskās īpatnības liedz tā satura identificēšanu (piemēram, krāsa, tonis, asums, bojājumi);

8.2. nav pieejama pārvēršanas metode atbilstoši šo noteikumu 2.pielikumā minētajām prasībām.

1 Ja publiskais dokuments ir uz vairākām lapām, bet tā lapas nav numurētas atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu, pirms dokumenta pārvēršanas tā lapas numurē ar arābu cipariem, rakstot ar vidēji cietu melnu grafīta zīmuli lapas augšējā labajā stūrī no teksta brīvajā vietā.

(MK 03.05.2016. noteikumu Nr. 274 redakcijā)

2 No publiskā dokumenta drīkst izņemt saspraudes, skavas, kniedes, auklu un citus sastiprinājuma elementus, ja normatīvajos aktos dokumenta cauršūšana (caurauklošana) nav noteikta kā obligāta un ja dokumenta saturs tādējādi nevar tikt bojāts.

(MK 03.05.2016. noteikumu Nr. 274 redakcijā)

Publiskā dokumenta pārvēršanai izveido pakotni.

Pakotnei pievieno metadatus saskaņā ar šo noteikumu 1.pielikuma 1. un 2.punktu un pārbauda, vai tie ir pilnīgi un negrozīti. Ja šo noteikumu 1.pielikuma 1.punktā norādītie metadati atrodas papīra dokumentu reģistrācijas žurnālos, tos var pārvērst elektroniskā formā un katrā pakotnē ievietot norādi uz papīra dokumenta reģistrācijas žurnālu.

Pēc datņu ievietošanas pakotnē to saglabā vismaz divos nodalītos segmentos.

Uzsākot digitālā objekta izveidi, pārbauda pārvēršanas tehniskos līdzekļus un pārliecinās, ka

12.1. pārvēršanas tehniskie līdzekļi pārvēršanas procesā nodrošina publiskiem dokumentiem ar ilgstošu glabāšanas termiņu un pastāvīgi glabājamiem publiskiem dokumentiem digitālā objekta, metadatu un kontrolsummas rezerves kopiju saglabāšanu dažādos nodalītos segmentos;

12.2. pārvēršanas tehnisko līdzekļu ekspluatācijas, apkopes un atbilstības pārbaudes veiktas un dokumentētas atbilstoši ražotāja noteiktai specifikācijai un termiņiem, bet ne retāk kā reizi divos gados.

Digitālo objektu veido, izmantojot atbilstošajam dokumenta veidam izvēlēto pārvēršanas metodi un fiksējot digitālā objekta veidošanas procesa identificējošos metadatus saskaņā ar šo noteikumu 1.pielikuma 3.punktu.

Katram digitālam objektam

14.1. izveido kontrolsummas, izmantojot vismaz divus atšķirīgus kontrolsummu veidošanas algoritmus (piemēram, SHA2, CRC32 ar atslēgas garumu ne mazāku kā 32 biti);

14.2. nosaka lietotāju piekļuves tiesības;

14.3. paredz papildu drošības metožu izmantošanu, ja attiecīgās drošības metodes atbilst saskaņā ar šo noteikumu 2.pielikumu izvēlētajam formātam (piemēram, JPEG 2000 (JPSEC) formātu);

14.4. uzstāda un saglabā automātisku sistēmas datuma un laika (ar precizitāti līdz 1 sekundei) pievienošanu;

14.5. pievieno šo noteikumu 13.punktā minētos metadatus.

Pārvēršanas procesā digitālo objektu aizliegts neatgriezeniski mainīt vai koriģēt. Pieļaujamas tikai atgriezeniskas izmaiņas (piemēram, orientācijas maiņa un kontrasta palielināšana dziestoša teksta salasāmībai), nodrošinot iespēju atgriezt digitālo objektu oriģināla formā pēc pārvēršanas procesa pabeigšanas.

Digitālais objekts ir pilnīgs un negrozīts, ja ir iespējams identificēt publisko dokumentu pēc digitālā objekta satura un struktūras un ir pievienoti šo noteikumu 1.pielikuma 3.punktā minētie metadati.

Ja digitālais objekts neatbilst šo noteikumu 16.punktā minētajām prasībām, tā veidošanu sāk no jauna atbilstoši šo noteikumu 12., 13., 14., 15. un 16.punktam.

Lai izveidotu dokumentu glabāšanai elektroniskā formā, pakotnei pievieno digitālo objektu, kontrolsummas un šo noteikumu 1.pielikuma 4.punktā minētos metadatus (turpmāk – iegūts dokuments).

Pakotnei ir nodrošināta integritāte, ja tā atbilst šo noteikumu 10. un 16.punktā minētajām prasībām.

Iegūtos dokumentus glabā šo noteikumu 2.pielikumā minētajos formātos un saskaņā ar normatīvajos aktos par elektronisko dokumentu glabāšanu minētajām prasībām.

1 Ja publiskā dokumenta pārvēršanai no tā tika izņemtas saspraudes, skavas, kniedes, aukla vai citi sastiprinājuma elementi, publisko dokumentu drīkst glabāt, neatjaunojot sākotnējo dokumenta sastiprinājumu.

(MK 03.05.2016. noteikumu Nr. 274 redakcijā)

Pirms pārvērsto publisko dokumentu iznīcināšanas institūcija iesniedz arhīvā saskaņošanai dokumentu iznīcināšanas aktu un sarakstu xml vai txt formātā. Sarakstā iekļauj iegūto dokumentu datņu nosaukumus, kontrolsummas un datņu uzskaites numurus vai uzziņu kodus uzziņu sistēmā.

Arhīvs pārbauda iegūto dokumentu un pārvēršanas procesa atbilstību šiem noteikumiem un Arhīvu likuma 9.panta pirmās daļas noteikumiem un saskaņo dokumentu iznīcināšanas aktu vai pieņem lēmumu atteikt saskaņojumu.

Pārvērstos uz laiku glabājamos publiskos dokumentus (ar ilgstošu glabāšanas termiņu) un pārvērstos pastāvīgi glabājamos publiskos dokumentus iznīcina pēc iegūto dokumentu aprakstīšanas.

Ja iznīcina aprakstīto dokumentu lietu, kas pārvērsta elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, aprakstā izdara atzīmi, norādot atsauci uz iegūtā dokumenta uzziņu kodu. Apraksta kopsavilkumā norāda iznīcinātās lietas numuru.

Publiskos dokumentus, kas pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pirms šo noteikumu spēkā stāšanās, atzīst par iegūtiem dokumentiem, ja to pārvēršanas process veikts saskaņā ar Arhīvu likuma 9.panta pirmās daļas noteikumiem.

Noteikumi stājas spēkā 2012.gada 1.jūlijā.