Kārtība, kādā no Latvijas Republikas uz laiku drīkst izvest nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautu dokumentu, kā arī izgatavo šā dokumenta nodrošinājuma kopijas un nosaka to skaitu

Noteikumi nosaka kārtību, kādā no Latvijas Republikas uz laiku drīkst izvest nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautu dokumentu, kā arī izgatavo šā dokumenta nodrošinājuma kopijas un nosaka to skaitu.

Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļauta dokumenta izvešanu (tai skaitā nosūtīšanu pa pastu) un izsniedz atļauju uz laiku izvest to no Latvijas Republikas (turpmāk – atļauja).

Lai saņemtu atļauju, privātpersona vai institūcija (turpmāk – pieprasītājs), vai pieprasītāja pilnvarota persona iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniegumu atļaujas saņemšanai (1.pielikums) un apdrošina nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļauto dokumentu.

Iesniegumam pievieno dokumentus, kas apliecina iesniegumā norādītās ziņas

4.1. pilnvaru vai citu dokumentu, kas apliecina pilnvarojumu, ja iesniegumu iesniedz pieprasītāja pilnvarota persona;

4.2. nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta īpašnieka rakstisku piekrišanu tā izvešanai, ja dokuments neatrodas pieprasītāja vai Latvijas Nacionālā arhīva īpašumā;

4.3. nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta īpašnieka apliecinājumu par arhīvu jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasībām atbilstošu nodrošinājuma kopiju esību, ja dokuments neatrodas Latvijas Nacionālā arhīva īpašumā;

4.4. nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta apdrošināšanas polises kopiju;

4.5. izvešanas mērķi apliecinoša dokumenta (piemēram, ielūgums, sadarbības līgums) kopiju.

Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par atļaujas izsniegšanu vai atteikumu izsniegt atļauju.

Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par atteikumu izsniegt atļauju šādos gadījumos

6.1. iesniegumā norādītā informācija ir nepatiesa;

6.2. pieprasītājs nav iesniedzis šo noteikumu 4.punktā minētos dokumentus;

6.3. nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta fiziskais stāvoklis ir neapmierinošs, un tā izvešana var apdraudēt dokumenta saglabāšanu;

6.4. nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautajam dokumentam tehnisku iemeslu dēļ nav iespējams izgatavot nodrošinājuma kopijas, lai tā zuduma vai bojājuma gadījumā aizstātu dokumenta oriģinālu;

6.5. nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautajam dokumentam saskaņā ar Arhīvu likumu noteikti izmantošanas vai pieejamības ierobežojumi;

6.6. nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta īpašnieks nepiekrīt tā izvešanai.

Ja pieņemts lēmums atļaut izvest nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļauto dokumentu, Latvijas Nacionālais arhīvs sagatavo atļauju (2.pielikums) divos eksemplāros. Vienu atļaujas eksemplāru kopā ar pieprasījumu glabā Latvijas Nacionālajā arhīvā, bet otru izsniedz pieprasītājam uzrādīšanai pēc attiecīgo amatpersonu vai iestāžu pieprasījuma.

Nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļauto dokumentu apdrošina atbilstoši tā vērtībai naudas izteiksmē. Dokumenta vērtību nosaka dokumenta īpašnieks. Vērtēšanā piedalās Latvijas Nacionālā arhīva pārstāvis.

Latvijas Nacionālā arhīva lēmumu pieprasītājs var apstrīdēt Kultūras ministrijā Administratīvā procesa likumā noteiktajā kārtībā.

Ja nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta īpašniekam nav tā nodrošinājuma kopiju vai esošās nodrošinājuma kopijas neatbilst arhīvu jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasībām, pieprasītājs organizē divu digitālu nodrošinājuma kopiju izgatavošanu dažādās nesējvidēs. Nodrošinājuma kopiju izgatavošanu saskaņo ar dokumenta īpašnieku. Izgatavotās dokumenta nodrošinājuma kopijas glabā dokumenta īpašnieks, kurš pieprasītājam izsniedz apliecinājumu par arhīvu jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasībām atbilstošu nodrošinājuma kopiju esību.

Par nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta ievešanu atpakaļ Latvijas Republikā vai atļaujas neizmantošanu noteiktā termiņā pieprasītājs iesniedz rakstisku iesniegumu Latvijas Nacionālajā arhīvā septiņu dienu laikā pēc atļaujā noteiktā izvešanas termiņa beigām.

Šo noteikumu 11.punktā minētajam iesniegumam pieprasītājs pievieno nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā dokumenta īpašnieka rakstisku apliecinājumu, ka atdots tas pats nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautais dokuments, kura izvešanai izsniegta atļauja (izņemot gadījumu, ja tā īpašnieks ir Latvijas Nacionālais arhīvs).