Eiropas Savienības fondu vadības un kontroles sistēmas izveidošanas prasības

Noteikumi nosaka Eiropas Savienības fondu vadības un kontroles sistēmas izveidošanas prasības.

Noteikumi attiecas uz vadošo iestādi, maksājumu iestādi, revīzijas iestādi, sertifikācijas iestādi, atbildīgo iestādi, sadarbības iestādi un Iepirkumu uzraudzības biroju (turpmāk - institūcijas).

Institūcijas nodrošina Eiropas Savienības fondu vadības un kontroles sistēmas izveidošanu atbilstoši iekšējās kontroles sistēmas izveidošanas jomu regulējošajos normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

Institūcijas Eiropas Savienības fondu vadības un kontroles sistēmu veido, ņemot vērā institūcijas lielumu, funkciju apjomu, dažādību un sarežģītību, risku lielumu sais­tībā ar katru darbības sfēru, pārvaldes centralizācijas pakāpi, kā arī citus faktorus, kuri ir būtiski konkrētās institūcijas funkciju īstenošanā Eiropas Savienības fondu vadības un kontroles nodrošināšanai.

Institūcijas saskaņā ar normatīvajos aktos par dokumentu izstrādi un glabāšanu noteiktajām prasībām, kā arī atbilstoši Eiropas Savienības fondu vadības jomu regulējošajiem normatīvajiem aktiem nosaka, kā tās nodrošina ar Eiropas Savienības fondu vadību saistīto dokumentu oriģinālu vai to atvasinājumu (ar juridisku spēku) glabāšanu.

Revīzijas iestāde sagatavo noslēguma izdevumu deklarācijas pārbaudes un sertifikācijas iestādes apstiprināto izdevumu izlases pārbaudes iekšējo procedūru aprakstu.

Revīzijas iestāde sagatavo atbildīgās iestādes, sadarbības iestādes un Valsts kases iekšējā audita struktūrvienību darba uzraudzības iekšējo procedūru aprakstu.

Revīzijas iestāde sagatavo gada kontroles ziņojuma un noslēguma kontroles ziņojuma sagatavošanas iekšējo procedūru aprakstu.

Lai nodrošinātu projektu iesniegumu atlases uzsākšanu, vadošā iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot

9.1. kārtību, kādā vadošā iestāde nodrošina uzraudzības komitejas un apakš­komiteju organizēšanu un to sekretariāta funkcijas, tai skaitā sagatavo plānošanas dokumentu grozījumus;

9.2. kārtību, kādā vadošā iestāde izvērtē, saskaņo un iesniedz Eiropas Komisijā lielā projekta iesniegumu un Eiropas Komisijas lēmuma grozījumu projektu, kā arī nodrošina Eiropas Komisiju ar informāciju, kas nepieciešama lielo projektu izvērtēšanai;

9.3. kārtību, kādā vadošā iestāde izskata atbildīgās iestādes izstrādāto attiecīgās darbības programmas papildinājumā norādītās Eiropas Savienības fonda aktivitātes vai apakšaktivitātes īstenošanu;

9.4. kā vadošā iestāde nodrošina informāciju par Eiropas Savienības fondu darbības programmām un to publicitāti un Eiropas Savienības fondu vadības un komunikācijas pasākumu izpildi Latvijā;

9.5. kā sagatavo Eiropas Savienības fondu darbības programmu komunikācijas plānu.

Lai nodrošinātu projektu ieviešanas uzraudzības uzsākšanu, vadošā iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot

10.1. kā vadošā iestāde nodrošina Eiropas Savienības fondu izvērtēšanu;

10.2. kārtību, kādā vadošā iestāde veic pārbaudes Eiropas Savienības fondu projektu īstenošanas vietās un uzrauga pārbaužu veikšanu;

10.3. kā nodrošina datu ievadi Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmā, ar Eiropas Savienības fondiem saistīto datu uzkrāšanu Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmā un Eiropas Savienības fondu vadībā iesaistīto institūciju ievadīto datu pārbaudi;

10.4. kā vadošā iestāde sniedz sertifikācijas iestādei informāciju par Eiropas Savienības fondu vadībā iesaistīto institūciju Eiropas Savienības fondu vadības iekšējiem normatīvajiem aktiem, kā arī informāciju par veiktajām pārbaudēm Eiropas Savienības fondu projektu īstenošanā;

10.5. kārtību, kādā vadošā iestāde nodrošina Eiropas Savienības fondu darbības programmu īstenošanas gada un noslēguma ziņojuma sagatavošanu un iesniedz šo ziņojumu Eiropas Komisijā;

10.6. kā vadošā iestāde nodrošina sadaļas par Eiropas Savienības fondu ieguldījumu sagatavošanu iekļaušanai gadskārtējā īstenošanas ziņojumā par valsts reformu programmas īstenošanu;

10.7. kārtību, kādā vadošā iestāde izvērtē Eiropas Savienības fondu vadībā iesaistīto institūciju ziņojumus par Eiropas Savienības fondu projektu īstenošanā konstatētajām neatbilstībām un sniedz informāciju Eiropas Krāpšanas apkarošanas biroja (OLAF) kontaktpunktam par neatbilstībām, kas jāziņo Eiropas Komisijai;

10.8. kā vadošā iestāde nodrošina Eiropas Savienības fondu tehniskās palīdzības plānošanu un efektīvu ieviešanu;

10.9. kā vadošā iestāde izvērtē atbildīgās iestādes, maksājumu iestādes un sertifikācijas iestādes ziņojumus par Eiropas Savienības fondu aktivitāšu ieviešanu;

10.10. kārtību, kādā vadošā iestāde uzrauga lielos projektus;

10.11. kārtību, kādā vadošā iestāde izvērtē revīzijas iestādes sniegto informāciju par Eiropas Savienības fondu kontroli, revīziju un tās rezultātiem;

10.12. kārtību, kādā vadošā iestāde izskata izdevumu deklarāciju par Eiropas Savienības fondu projektu ietvaros veiktajiem izdevumiem un sagatavo apliecinājumu;

10.13. kā vadošā iestāde nodrošina Eiropas Komisijā iesniedzamo Eiropas Savienības fondu līdzekļu pieprasījumu prognozes sagatavošanu kārtējam un nākamajam gadam.

Lai nodrošinātu projektu iesniegumu atlases uzsākšanu, atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot

11.1. kārtību, kādā atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde nodrošina Eiropas Savienības fondu projektu atlasi un vērtēšanu, kā arī pieņem lēmumu par Eiropas Savienības fonda projekta iesnieguma apstiprināšanu vai noraidīšanu;

11.2. Eiropas Savienības fondu projektu iesniegumu vērtēšanas un projektu iesniegumu vērtēšanas veidlapas aizpildīšanas metodiku;

11.3. ka atbildīgā iestāde un sadarbības iestāde attiecībā uz tās veiktajām Eiropas Savienības fondu aktivitātēm nodrošina Eiropas Savienības fondu informācijas un komunikācijas pasākumu izpildi Latvijā, tai skaitā sniedz sabiedrībai informāciju un nodrošina publicitāti jautājumos, kas saistīti ar Eiropas Savienības fondiem, kā arī publisko informāciju par tās apstiprinātajiem Eiropas Savienības fondu projektu iesniegumiem;

11.4. kā atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde, pamatojoties uz Eiropas Savienības fonda projekta iesniedzēja juridisko statusu, vienojas ar Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju par Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanas nosacījumiem un slēdz civiltiesisku līgumu vai vienošanos par Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanas saistību izpildi un izdara tajā grozījumus;

11.5. kā atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde veic iepirkumu pirmspārbaudes, kā arī izvērtē Eiropas Savienības finansējuma saņēmēja iepirkuma plānu un iesniedz to Iepirkumu uzraudzības birojā (ja attiecināms);

11.6. kā atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde, ja attiecināms, pieņem lēmumu par lielā projekta iesnieguma atbilstību Eiropas Savienības fonda projekta iesnieguma vērtēšanas kritērijiem un iesniedz lielā projekta iesniegumu vadošajā iestādē.

(Grozīts ar MK 10.04.2012. noteikumiem Nr.262)

Lai nodrošinātu projektu iesniegumu atlases uzsākšanu, atbildīgā iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot, kā atbildīgā iestāde izstrādā un Komercdarbības atbalsta kontroles likumā noteiktajā kārtībā iesniedz Finanšu minis­trijā sākotnējai izvērtēšanai atbalsta programmu vai Eiropas Savienības fonda projektu, ja darbības programmā paredzētais pasākums vai Eiropas Savienības projekts paredzēts komercdarbības atbalstam.

Lai nodrošinātu projektu ieviešanas uzraudzības uzsākšanu, atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot

13.1. kā atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde nodrošina Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanas uzraudzību un kontroli;

13.2. kārtību, kādā atbildīgā iestāde un sadarbības iestāde ziņo par Eiropas Savienības fondu projektu īstenošanā konstatētajām neatbilstībām un pieņem lēmumu par neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanu;

13.3. ka atbildīgā iestāde un sadarbības iestāde nodrošina informācijas uzkrāšanu Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmai, līdz tiek noslēgta starpresoru vienošanās ar Finanšu ministriju par vadības informācijas sistēmas izmantošanu;

13.4. kā atbildīgā iestāde un sadarbības iestāde nodrošina datu ievadi un apmaiņu Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmā;

13.5. kā atbildīgā iestāde un sadarbības iestāde nodrošina Eiropas Savienības fondu tehniskās palīdzības projektu īstenošanu;

13.6. kārtību, kādā atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde pārbauda un apstiprina Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēja maksājuma pieprasījumu un sagatavo starpposma un noslēguma izdevumu deklarāciju;

13.7. kā atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde sagatavo Eiropas Savienības fondu maksājumu prognozi un iesniedz to maksājumu iestādē un vadošajā iestādē.

Lai nodrošinātu projektu ieviešanas uzraudzības uzsākšanu, atbildīgā iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot

14.1. ka atbildīgā iestāde piedalās plānošanas dokumentu grozījumu izstrādē;

14.2. kā atbildīgā iestāde sagatavo ziņojumu par Eiropas Savienības fondu līdzfinansēto pasākumu un aktivitāšu ieviešanu un, ja attiecināms, lielā projekta uzraudzības ziņojumu un rīcības plānu.

Lai nodrošinātu iepirkuma pirms­pārbaudes, Iepirkumu uzraudzības birojs sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot

15.1. (svītrots ar MK 10.09.2013. noteikumiem Nr.764);

15.2. iepirkuma pirmspārbaužu plāna sagatavošanu un aktualizēšanu;

15.3. Eiropas Savienības fonda projekta iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma procedūras norises pārbaudes kārtību;

15.4. kā Iepirkumu uzraudzības birojs nodrošina atbildīgās iestādes un sadarbības iestādes veikto Eiropas Savienības fonda projekta iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma procedūras pirmspārbaužu uzraudzību.

(Grozīts ar MK 10.09.2013. noteikumiem Nr.764)

(Svītrots ar MK 10.09.2013. noteikumiem Nr.764)

Lai nodrošinātu izdevumu deklarāciju un maksājumu pieteikumu apstiprināšanu, sertifikācijas iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot, kā tiek nodrošināta

17.1. izdevumu deklarāciju un maksājumu pieteikumu apstiprināšana un iesniegšana Eiropas Komisijā;

17.2. saņemto ziņojumu par Eiropas Savienības fondu kontroli, revīziju un to rezultātu izskatīšana;

17.3. atbildīgās iestādes vai sadarbības iestādes informēšana par iespējamo neatbilstību;

17.4. Eiropas Savienības fondu ieviešanas kontrole un revīzija, kas nepieciešama izdevumu deklarācijas un maksājumu pieteikumu apstiprināšanai;

17.5. atgūstamo un atmaksāto neatbilstoši veikto izdevumu uzskaite un ziņošana par to Eiropas Komisijai;

17.6. (svītrots ar MK 10.09.2013. noteikumiem Nr.764).

(Grozīts ar MK 10.09.2013. noteikumiem Nr.764)

Lai nodrošinātu maksājumu veikšanu un finanšu uzskaiti, maksājumu iestāde sagatavo iekšējo procedūru aprakstu, nosakot, kā tiek nodrošināta

18.1. maksājumu veikšana Eiropas Savienības fonda ietvaros un veikto maksājumu finanšu uzskaite;

18.2. atbildīgās iestādes vai sadarbības iestādes informēšana par iespējamo neatbilstību;

18.3. ziņojuma sagatavošana par Eiropas Savienības fondu finansējuma izlietojumu un ziņojuma iesniegšana vadošajai iestādei.

(Grozīts ar MK 10.09.2013. noteikumiem Nr.764)

1 Institūcijas, izņemot vadošo iestādi, revīzijas iestādi un sertifikācijas iestādi, vismaz mēnesi pirms plānoto izmaiņu ieviešanas vadības un kontroles sistēmā nosūta saskaņošanai vadošajai iestādei informāciju par plānotajām būtiskajām izmaiņām vadības un kontroles sistēmā, kas saistītas ar vismaz vienu no šādiem jautājumiem

18.1 1. institūcijas reorganizācija;

18.1 2. izmaiņas funkciju sadalījumā starp institūcijām;

18.1 3. būtiskas strukturālas izmaiņas institūcijā, kas ietekmē vadības un kontroles sistēmas darbību vai kas attiecas uz jaunu funkciju veikšanu (ja tiek veikta funkciju iekšējā pārdale vai institūcijai tiek piešķirtas jaunas funkcijas Eiropas Savienības fondu īstenošanā un jaunu funkciju veikšanai tiek izstrādātas jaunās procedūras).

2 Vadošā iestāde pēc šo noteikumu 18.1 punktā minētās informācijas saņemšanas izvērtē institūcijas plānotās izmaiņas vadības un kontroles sistēmā un 10 darbdienu laikā tās saskaņo vai, ja vadošajai iestādei ir iebildumi, informē par tiem institūciju.

3 Institūcija atbilstoši vadošās iestādes iebildumiem precizē plānotās izmaiņas tās vadības un kontroles sistēmā un 10 darbdienu laikā pēc vadošās iestādes iebildumu saņemšanas nosūta saskaņošanai vadošajai iestādei.

4 Ja vadošā iestāde 10 darbdienu laikā nesniedz institūcijai iebildumus vai atkārtotus iebildumus pret plānotajām izmaiņām vadības un kontroles sistēmā, plānotās izmaiņas vadības un kontroles sistēmā ir uzskatāmas par saskaņotām.

5 Institūcijas, izņemot revīzijas iestādi un sertifikācijas iestādi, piecu darbdienu laikā pēc iekšējo procedūru apraksta aktualizēšanas ievieto šo noteikumu 11., 12., 13., 14. un 15.punktā, kā arī 18.3.apakšpunktā minēto iekšējo procedūru aktualizēto aprakstu Finanšu ministrijas uzturētajā procedūru aprakstu elektroniskajā vietnē (turpmāk – elektroniskā vietne).

6 Vadošā iestāde reizi gadā, pamatojoties uz Eiropas Savienības fondu vadībā iesaistīto institūciju risku analīzi, izlases veidā pārbauda elektroniskajā vietnē ievietoto iekšējo procedūru atbilstību normatīvajiem aktiem un vadošās iestādes izstrādātajiem metodiskajiem materiāliem.

Šo noteikumu 6., 7., 8. un 9.punktā, 11.1., 11.3., 11.4., 11.5. un 11.6.apakšpunktā, kā arī 12., 15. un 17.punktā minēto iekšējo procedūru aprakstu institūcijas sagatavo divu mēnešu laikā no šo noteikumu spēkā stāšanās dienas.

Šo noteikumu 10.1., 10.2., 10.3., 10.4., 10.5., 10.6., 10.7., 10.9., 10.10., 10.11., 10.12., 10.13., 13.1., 13.2., 13.3., 13.6. un 13.7.apakš­punktā, kā arī 14.punktā minēto iekšējo procedūru aprakstu institūcijas sagatavo četru mēnešu laikā no šo noteikumu spēkā stāšanās dienas.

Šo noteikumu 11.2.apakšpunktā minēto metodiku sagatavo līdz attiecīgās darbības programmas papildinājumā norādītās Eiropas Savienības fonda aktivitātes vai apakšaktivitātes īstenošanas kārtības spēkā stāšanās dienai.

Šo noteikumu 13.4.apakšpunktā minētās iekšējās procedūras aprakstu sagatavo mēneša laikā no Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmas izveidošanas dienas.

Šo noteikumu 10.8. un 13.5.apakš­punktā minēto iekšējo procedūru aprakstu sagatavo mēneša laikā no attiecīgās darbības programmas papildinājumā norādītās Eiropas Savienības fonda aktivitātes vai apakšaktivitātes īstenošanas kārtības spēkā stāšanās dienas.

Iekšējās procedūras, kuru apraksti ievietoti elektroniskajā vietnē līdz 2012.gada 30.martam, vadošā iestāde pārbauda līdz 2012.gada 30.jūnijam.

(MK 10.04.2012. noteikumu Nr.262 redakcijā)