Règlement du Commissariat aux Assurances N° 20/03 du 30 juillet 2020 relatif à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

N° 696 du 20 août 2020

Règlement du Commissariat aux Assurances N° 20/03 du 30 juillet 2020 relatif à la lutte contre le

blanchiment et contre le financement du terrorisme.

La Direction du Commissariat aux Assurances,

Vu l’article 108bis de la Constitution ;

Vu la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances, notamment son article 2, paragraphe

er, lettre c) ;

Vu la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du

terrorisme et le règlement grand-ducal modifié du 1

er février 2010 portant précision de certaines dispositions

de ladite loi ;

Vu l’avis du Comité consultatif de la réglementation prudentielle ;

Arrête

Chapitre 1 Dispositions générales

Définitions et abréviations

(1) Pour l’application du présent règlement (ci-après désigné par le « Règlement »), on entend par

a) « bénéficiaire » : toute personne physique ou morale, toute construction juridique ou toute catégorie de

personnes en faveur desquelles sont stipulées des prestations découlant du contrat d’assurance ou de

capitalisation. Cette personne peut être distincte de la personne du « bénéficiaire effectif » au sens de

l’article 1

er, point (7) de la Loi.

b) « CAA » : le Commissariat aux Assurances.

c) « Compliance Officer » : le responsable du contrôle du respect des obligations professionnelles visé par

l’article 4, paragraphe 1, alinéa 2, point a) de la Loi.

d) « CRF » : la cellule de renseignement financier sous la surveillance administrative du procureur général

d’État.

e) « Directive (UE) 2015/849 » : la directive (UE) 2015/849 du Parlement européen et du Conseil du 20 mai

2015 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du

financement du terrorisme, modifiant le règlement (UE) n° 648/2012 du Parlement européen et du Conseil

et abrogeant la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil et la directive 2006/70/CE de

la Commission, telle que modifiée et les actes pris pour son exécution.

f) « direction » : les personnes qui ont une influence réelle sur la conduite générale des activités du

professionnel se situant au niveau des organes de gestion du professionnel, en ce compris le conseil

d’administration, le comité de direction, le collège de gérance et, dans la mesure où ils ne sont pas compris

dans ces organes, la direction effective.

g) « direction effective » : la ou les personnes chargées de la gestion journalière du professionnel en ce

compris les dirigeants agréés et les mandataires généraux des succursales établies au Luxembourg.

h) « domicile » : lieu du domicile de la personne physique concernée ainsi que sa résidence principale, si

cette dernière ne correspond pas à son domicile. Les mots « résidence » et « domicile » ont la même

signification dans le cadre du Règlement.

i) « GAFI » : le Groupe d’Action Financière.

j) « LBC/FT » : la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

k) « Loi » : la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le

financement du terrorisme.

l) « loi relative à la mise en oeuvre des mesures restrictives en matière financière » : la loi du 27 octobre

2010 relative à la mise en œuvre des résolutions du Conseil de Sécurité des Nations Unies et d’actes

adoptés par l’Union européenne comportant des interdictions et mesures restrictives en matière financière

à l’encontre de certains personnes, entités et groupes dans le cadre de la lutte contre le financement du

terrorisme ou toute loi abrogeant et remplaçant celle-ci relative à la mise en œuvre des mesures restrictives

en matière financière, y inclus les mesures prises pour son exécution.

m)« loi sur le secteur des assurances » : la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances

ainsi que ses règlements d’exécution.

n) « mandataire » : toute personne agissant au nom et pour le compte du client ou prétendant agir au nom

et pour le compte de ce dernier.

o) « membre d’un niveau élevé de la hiérarchie » : tout dirigeant possédant une connaissance suffisante

de l’exposition du professionnel au risque de blanchiment et de financement du terrorisme et occupant

une position hiérarchique suffisamment élevée pour prendre des décisions ayant une incidence sur cette

exposition. Pour les besoins du Règlement, sont visées uniquement des personnes nommées au niveau

de la direction ou de la direction effective.

p) « obligations professionnelles » : les obligations incombant aux professionnels en matière de LBC/FT.

q) « personnel » : toutes les personnes physiques contribuant à l’activité des professionnels visés à l’article

2, paragraphe 1, du Règlement, à titre salarié ou non salarié.

r) « professionnels » : les personnes visées à l’article 2, paragraphe 1, du Règlement.

s) « Règlement grand-ducal » : le règlement grand-ducal modifié du 1

er février 2010 portant précision de

certaines dispositions de la Loi.

t) « responsable du respect des obligations professionnelles » : le membre de la direction ou de la

direction effective responsable du respect des obligations professionnelles en matière de la lutte contre

le blanchiment et le financement du terrorisme et repris pour les besoins du Règlement sous le terme

« Responsable du Respect ».

(2) Les termes qui ne sont pas autrement définis au présent article sont réputés avoir la signification qui leur

est attribuée, le cas échéant, dans la Loi, le Règlement grand-ducal ou la loi sur le secteur des assurances.

Champ d’application

(1) Les dispositions du Règlement sont applicables aux professionnels qui sont visés à l’article 2 de la Loi

et qui sont soumis à la surveillance du CAA, y inclus les succursales de professionnels étrangers notifiés

au CAA ainsi que les professionnels de droits étrangers notifiés au CAA qui fournissent des prestations de

services au Luxembourg sans y établir de succursale.

Pour les entreprises d’assurance, les entreprises de réassurance et les intermédiaires, le Règlement

s’applique dès l’obtention de l’agrément leur permettant d’exercer les branches d’assurance vie visées à

l’annexe II de la loi sur le secteur des assurances et/ou les branches 14 (crédit) et 15 (caution) de l’assurance

non-vie visées par l’annexe I de la loi sur le secteur des assurances ou dès réception par le CAA de la

notification d’une activité en libre établissement ou en libre prestations de services relative à ces branches.

Pour les fonds de pension, le Règlement s’applique dès l’obtention de l’agrément leur permettant d’exercer

les branches d’activité visées à l’annexe IV de la loi sur le secteur des assurances.

Le Règlement s’applique aux professionnels du secteur de l’assurance pour leurs activités qui tombent sous

la surveillance du CAA.

(2) Sans préjudice du paragraphe qui précède, les dispositions de l’article 31 et des paragraphes 2 et 3 de

l’article 37 du Règlement concernant les États, personnes physiques et morales, entités et groupes visés

par des mesures restrictives en matière financière s’appliquent à toutes les personnes physiques et morales

soumises à la surveillance du CAA, y compris celles qui tombent sous la Loi.

(3) Le Règlement s’applique également dans les situations visées à l’article 4-1, paragraphe 3, de la

Loi, relatives à l’application de mesures au moins équivalentes dans les succursales et filiales détenues

majoritairement situées à l’étranger.

(4) En matière de co-assurance, les obligations énoncées par la Loi incombent au seul apériteur à condition

que son administration centrale soit située au Luxembourg, dans un État membre ou un pays tiers imposant

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

des obligations équivalentes à celles prévues par la Loi ou la Directive (UE) 2015/849. Si l’apériteur n’a pas

son administration centrale au Luxembourg ni dans un État membre ni dans un pays tiers imposant des

obligations équivalentes à celles prévues par la Loi ou la Directive (UE) 2015/849, les obligations énoncées

dans la Loi incombent au(x) co-assureur(s) établis au Luxembourg.

Chapitre 2 Approche fondée sur le risque

Section 1 Identification, évaluation et compréhension des risques

Évaluation globale au niveau du professionnel

(1) En vertu de l’article 2-2 de la Loi, les professionnels procèdent à une évaluation globale des risques

de blanchiment et de financement du terrorisme auxquels ils sont exposés. À cette fin, ils envisagent tous

les facteurs de risques pertinents avant de déterminer le niveau de risque global et le niveau et le type de

mesures appropriées à appliquer pour gérer et atténuer ces risques.

La nature et l’étendue de cette évaluation des risques doivent être adaptées à la nature et au volume de

leur activité commerciale.

(2) Aux fins de l’évaluation globale des risques, les professionnels doivent en outre se référer à différentes

sources y inclus notamment

- l’évaluation nationale des risques en matière de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ;

- le rapport supranational de la Commission européenne sur les risques de blanchiment et de financement

du terrorisme ;

- les orientations émises par les autorités européennes de surveillance ;

- les règles y relatives émises par le CAA.

(3) Les professionnels revoient et tiennent à jour l’évaluation globale des risques au minimum sur base

annuelle et doivent disposer de mécanismes adaptés pour communiquer les informations sur leur évaluation

des risques au CAA, selon les formes et les modalités déterminées par celui-ci.

(4) Les professionnels doivent également identifier, évaluer et comprendre les risques de blanchiment et

de financement du terrorisme pouvant résulter (i) du développement de nouveaux produits et de nouvelles

pratiques commerciales, y compris de nouveaux mécanismes de distribution, et (ii) de l’utilisation de

technologies nouvelles ou en développement en lien avec de nouveaux produits ou les produits préexistants.

Cette évaluation des risques doit avoir lieu avant le lancement ou l’utilisation de ces nouveaux produits,

pratiques et technologies. Les professionnels doivent prendre des mesures appropriées pour gérer et

atténuer ces risques.

Évaluation individuelle au niveau du client

(1) Pour les besoins de l’article 3, paragraphe 2bis, de la Loi, les professionnels classent leurs clients selon

différents niveaux de risque par rapport au blanchiment et au financement du terrorisme.

En dehors des cas où le niveau de risque est à considérer comme élevé en vertu de la Loi, du Règlement

grand-ducal ou du Règlement, ce niveau est évalué suivant une combinaison cohérente de facteurs de risque

définis par chaque professionnel en fonction de l’activité qu’il exerce et qui sont inhérents aux catégories

de risques suivants

- type de clients (clients/preneurs ou souscripteurs d’assurance, mandataires et bénéficiaires effectifs) ;

- pays ou zones géographiques ;

- produits, services ;

- opérations, transactions ; ou

- canaux de distribution.

Conformément à l’article 3, paragraphe 2ter, alinéa 3, de la Loi, les professionnels prennent en compte le

bénéficiaire d’un contrat d’assurance vie comme un facteur de risque pertinent lorsqu’ils déterminent si des

mesures de vigilance renforcées sont applicables.

(2) Lors de l’évaluation du niveau de risque, les professionnels prennent en considération les variables

de risques liées aux catégories de risques susmentionnées. Ces variables, prises en compte de manière

individuelle ou combinée, peuvent augmenter ou diminuer le risque potentiel et, par conséquent, avoir une

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

incidence sur le niveau approprié des mesures de vigilance à mettre en œuvre. Ces variables comprennent,

outre les variables énoncées à l’annexe II de la Loi

- le montant des primes versées ou à verser par un client ;

- le mode de paiement des primes ;

- les caractéristiques, y compris les options et les aspects fiscaux, du contrat d’assurance ;

- la nature des actifs représentatifs d’un contrat d’assurance en unités de comptes.

(3) Afin de déterminer s’il est dans une situation qui présente un risque plus élevé et mis à part les cas prévus

explicitement à l’article 3-2 de la Loi ou les mesures prises pour son exécution, le professionnel se base

sur la liste non exhaustive des facteurs de risque prévue à l’annexe IV de la Loi. La liste reprise à l’annexe

IV est une liste de minimis des facteurs de risque potentiellement plus élevés à prendre en considération

par le professionnel dans son évaluation des risques de blanchiment et de financement du terrorisme. Le

professionnel doit également tenir compte de tout autre facteur de risque qu’il jugerait utile afin de déterminer

si la relation d’affaires requiert l’application de mesures de vigilance renforcées.

(4) Afin de déterminer s’il est dans une situation qui présente un risque plus faible, le professionnel se base

sur la liste non exhaustive des facteurs de risque prévue à l’annexe III de la Loi. La liste reprise à l’annexe

III est une liste de minimis des facteurs de risque potentiellement moins élevés auxquels le professionnel

peut appliquer des mesures de vigilance simplifiées s’il peut le justifier. Le professionnel peut également tenir

compte d’autres facteurs de risque qu’il jugerait pertinents afin de déterminer si des mesures de vigilance

simplifiées peuvent être appliquées à la relation d’affaires. Le professionnel doit tenir les justifications à

disposition des autorités compétentes et doit être en mesure de démontrer la pertinence de ces facteurs

de risques.

(5) L’évaluation du niveau de risque ne doit en aucun cas permettre de déroger à l’application des mesures

de vigilance renforcées dans les cas prévus par la Loi ou le Règlement grand-ducal.

(6) L’évaluation du niveau de risque à attribuer à un client doit être préalable à l’acceptation du client par le

professionnel. Lors du suivi de la relation d’affaires, le professionnel veille à l’évolution des risques et adapte

son évaluation en fonction de toute modification significative les affectant ou de tout nouveau risque.

(7) Les professionnels doivent disposer de mécanismes adaptés pour communiquer les informations sur leur

évaluation des risques au CAA, selon les formes et les modalités déterminées par celui-ci.

(8) Sans préjudice de l’obligation mentionnée au paragraphe 7, les professionnels doivent être organisés de

manière à pouvoir remplir de manière correcte et exhaustive tout questionnaire quantitatif ou qualitatif ou

tout autre document ou demande émanant du CAA relatif à la collecte d’informations en matière de la lutte

contre le blanchiment et le financement du terrorisme et être à même de les lui soumettre en temps utile

via les canaux qu’il détermine.

Section 2 Gestion et atténuation des risques

Approche générale

(1) Les professionnels doivent disposer de politiques, de contrôles et de procédures leur permettant de gérer

et d’atténuer efficacement les risques de blanchiment et de financement du terrorisme auxquels ils sont

exposés. Ces politiques, contrôles et procédures doivent être approuvés par la direction. Les politiques et

procédures telles qu’approuvées par la direction doivent être communiquées aux membres du personnel

par le Compliance Officer selon le degré de leur implication dans la LBC/FT. Le Compliance Officer s’assure

également que les membres du personnel prennent connaissance des politiques et procédures qui les

concernent selon les modalités qu’il juge adéquates.

(2) Conformément à l’article 3, paragraphe 2bis, de la Loi les professionnels déterminent l’étendue des

mesures de vigilance énoncées à l’article 3, paragraphe 2, de la Loi en fonction du niveau de risque attribué

à chaque client conformément à la section 1 du présent chapitre.

(3) L’adaptation de l’étendue des mesures de vigilance au niveau de risque s’effectue dès le stade de

l’identification et de la vérification de l’identité au sens de l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, points a) à c), de

la Loi et est continuée par la suite, dans le cadre de la vigilance constante au sens de l’article 3, paragraphe

2, alinéa 1, point d), de la Loi.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

Équivalence des obligations imposées par un État membre ou un pays tiers

(1) Pour les besoins de l’application des articles 3-1 et 3-3 de la Loi ainsi que des articles 3 et 4 du Règlement,

il appartient à chaque professionnel d’apprécier si un État membre ou un pays tiers impose des obligations

équivalentes à celles prévues par la Loi ou la Directive (UE) 2015/849. Les raisons menant à la conclusion

qu’un État membre ou un pays tiers impose des obligations équivalentes doivent être documentées au

moment de la prise de décision et doivent se baser sur des informations pertinentes et à jour. Les obligations

imposées par un État membre sont présumées être équivalentes, excepté dans le cas où des informations

pertinentes laissent à penser que cette présomption ne peut pas être maintenue. La conclusion que des

obligations sont équivalentes doit régulièrement faire l’objet d’une révision, notamment lorsque de nouvelles

informations pertinentes sont disponibles sur le pays concerné.

(2) La conclusion qu’un État membre ou un pays tiers impose des obligations équivalentes à celles prévues

par la Loi ou la Directive (UE) 2015/849 ne dispense pas le professionnel d’effectuer une évaluation des

risques conformément au présent chapitre lors de l’acceptation du client et ne dispense notamment pas le

professionnel de l’obligation d’appliquer des mesures de vigilance renforcées dans les situations qui par leur

nature peuvent présenter un risque élevé de blanchiment ou de financement du terrorisme.

Chapitre 3 Obligations de vigilance à l’égard de la clientèle

Section 1 Acceptation d’un nouveau client

Politique d’acceptation des clients

Les professionnels arrêtent et mettent en œuvre une politique d’acceptation des clients appropriée aux

activités qu’ils exercent, permettant de soumettre l’entrée en relation d’affaires avec les clients à une

évaluation préalable des risques telle que prévue à la section 1 du chapitre 2 du Règlement.

Processus d’acceptation du client

(1) Sans préjudice des obligations prévues par l’article 3-2, paragraphes 2, 3 et 4, de la Loi, l’article 3,

paragraphes 1 et 4, du Règlement grand-ducal et par le Règlement, l’acceptation d’un nouveau client doit

être soumise pour autorisation à un organe du professionnel spécifiquement habilité à cet effet en prévoyant

un niveau hiérarchique de décision adéquat ou à défaut, au Compliance Officer. L’autorisation doit se faire

par écrit ou par le biais d’un outil configuré selon les procédures mises en place par le professionnel de

manière telle que l’intervention des différentes personnes physiques dans le processus d’acceptation soit

clairement retraçable.

L’acceptation d’un nouveau client présentant un faible risque en matière de blanchiment et de financement

du terrorisme, suivant l’approche basée sur les risques telle que mise en place par le professionnel, peut être

effectuée sur base d’un processus d’acceptation automatisé n’impliquant pas l’intervention d’une personne

physique du côté du professionnel. Ce processus doit être préalablement autorisé par le CAA, être en

ligne avec les politiques et procédures LBC/FT du professionnel et devra être revu régulièrement par le

professionnel afin d’assurer que ce processus ne puisse être détourné à des fins de blanchiment et de

financement du terrorisme.

(2) Quand la taille et la nature des activités le permettent et à défaut de nomination d’un Compliance Officer

et de mise en place d’un organe spécifique pour l’acceptation des clients, le Responsable du Respect doit

porter une mention quant au niveau de risque et quant à l’acceptation du client au dossier du client.

Mesures additionnelles pour l’acceptation de clients susceptibles de présenter des niveaux

de risque élevés

La politique d’acceptation des clients doit prévoir un examen spécifique pour l’acceptation des clients

susceptibles de présenter des niveaux élevés de risque de blanchiment ou de financement du terrorisme et

doit prévoir l’intervention du Compliance Officer et d’un membre d’un niveau élevé de la hiérarchie.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

Documentation de toute entrée en contact

(1) La politique d’acceptation des clients doit exiger la documentation de toute entrée en contact, quelle

que soit sa forme, et doit prévoir, notamment, un formulaire adapté à la nature du contact et de la relation

d’affaires.

(2) La politique d’acceptation des clients doit également prévoir les procédures à suivre lors d’un soupçon ou

de motifs raisonnables de soupçon de blanchiment, d’une infraction sous-jacente associée ou de financement

du terrorisme en cas de non aboutissement d’une entrée en contact avec un client potentiel. Les raisons d’un

refus de la part du client ou du professionnel de nouer une relation d’affaires ou d’effectuer une opération

doivent être documentées et conservées selon les modalités prévues à l’article 25 du Règlement, et ce,

même si le refus de la part du professionnel ne découle pas de la constatation d’un indice de blanchiment

ou de financement du terrorisme.

Section 2 Entrée en relation d’affaires

Moment de l’entrée en relation d’affaires

L’entrée en relation d’affaires visée à l’article 1, paragraphe 13, de la Loi s’établit dans le secteur des

assurances

- pour les entreprises d’assurances et les fonds de pension au moment où une décision est prise sur une

proposition d’assurance signée par le client ;

- pour les entreprises de réassurance au moment de la décision sur l’acceptation des risques cédés en

réassurance ;

- pour les intermédiaires d’assurances ou de réassurances au moment où ils accomplissent, pour le compte

du client, des actes précontractuels dans le cadre de la conclusion d’un contrat d’assurance ;

- pour les professionnels du secteur de l’assurance (« PSA ») au moment où une décision sur la conclusion

d’une convention de services est prise.

Transfert de portefeuille

Préalablement à tout transfert de portefeuille d’assurances ou de réassurances au sens de l’article 66 de

la loi sur le secteur des assurances, le professionnel auquel le portefeuille doit être transféré est tenu de

procéder à l’analyse des politiques et procédures LBC/FT mises en place par le cédant et des rapports d’audit

internes ou externes y relatifs des trois dernières années afin de lui permettre de s’assurer que les politiques

et procédures LBC/FT comprennent des mesures de vigilance à l’égard de la clientèle conformes à celles

prévues par la Loi ou la Directive (UE) 2015/849.

Section 3 Mesures d’identification et de vérification de l’identité à l’égard des clients

Définition du terme « clients »

Pour les besoins du Règlement, le terme « clients » désigne les preneurs ou souscripteurs d’un contrat

d’assurance (personnes physiques, personnes morales ou autres constructions juridiques).

En ce qui concerne les opérations de réassurance, le terme « clients » désigne les entreprises cédantes

ou rétro-cédantes.

Pour les professionnels du secteur de l’assurance, le terme « clients » désigne les personnes qui ont signé

la convention de services et à qui les services sont prestés.

Identification des clients

Aux fins de l’identification des clients conformément à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point a), et alinéa

2, de la Loi, les professionnels doivent recueillir et enregistrer au minimum les informations suivantes

1. en ce qui concerne les clients qui sont des personnes physiques

- nom(s) et prénom(s) ;

- lieu et date de naissance ;

- nationalité(s) ;

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

- adresse postale complète du domicile du client ;

- le cas échéant, le numéro d’identification national officiel.

2. en ce qui concerne les clients qui sont des personnes morales ou des constructions juridiques

- dénomination ;

- forme juridique ;

- adresse du siège social, ainsi que, si elle est différente, celle de l’un des principaux lieux d’activité ;

- le cas échéant, le numéro d’identification national officiel ;

- les noms des administrateurs, des gérants ou des personnes exerçant des positions similaires et, le

cas échéant, de toute autre personne exerçant des fonctions de direction et intervenant dans le cadre

de la relation d’affaires avec le professionnel.

Déclaration des clients

(1) Au moment de l’identification des clients, et en vue des obligations d’identification et de vérification du

bénéficiaire effectif prévues dans la section 6 de ce chapitre, les professionnels doivent déterminer si les

clients agissent pour leur propre compte ou, le cas échéant, pour le compte d’autres personnes.

Les clients sont tenus de signer une déclaration explicite à cet égard et doivent s’engager à communiquer

tout changement ultérieur sans délai au professionnel. Les professionnels sont tenus de s’assurer de la

crédibilité de ces déclarations.

(2) Lorsque le client n’agit pas pour son propre compte, le professionnel est tenu d’obtenir du client les

informations nécessaires relatives à l’identité de la personne pour laquelle il agit.

Vérification de l’identité des clients personnes physiques

(1) La vérification de l’identité au sens de l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point a), de la Loi des clients

qui sont des personnes physiques doit se faire au minimum au moyen d’un document d’identification officiel

en cours de validité, émanant d’une autorité publique et muni de la signature et d’une photo du client, tel

que le passeport du client ou sa carte d’identité. Si le client est néanmoins dans l’impossibilité matérielle de

produire une carte d’identité ou un passeport, le professionnel doit obtenir sa carte de séjour ou son permis

de conduire ou tout autre document similaire.

(2) Des moyens d’identification électronique, en ce compris les services de confiance pertinents prévus par

le règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification

électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, ou

tout autre processus d’identification sécurisé, électronique ou à distance, règlementé, reconnu, approuvé ou

accepté par les autorités nationales concernées peuvent être utilisés par les professionnels pour remplir leur

obligation de vigilance visée à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point a), de la Loi.

(3) En fonction de leur évaluation des risques, sans préjudice d’autres mesures à prendre dans le cas d’une

vigilance renforcée, les professionnels prendront des mesures de vérification complémentaires, telles que

notamment, la certification des documents d’identification par une autorité compétente, la vérification de

l’adresse indiquée par le client au moyen d’un justificatif du domicile ou une prise de contact avec le client,

notamment par courrier recommandé avec accusé de réception.

Vérification de l’identité des clients personnes morales

(1) En vertu de l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point a), et alinéa 2, de la Loi, la vérification de l’identité des

clients qui sont des personnes morales ou autres constructions juridiques doit se faire au minimum au moyen

des documents suivants, qui sont à conserver selon les modalités prévues à l’article 25 du Règlement

- les derniers statuts coordonnés ou statuts à jour (ou document constitutif équivalent) ;

- un extrait du registre des sociétés récent et à jour (ou document probant équivalent).

Sans préjudice de ce qui précède, au cas où un délai de plus de trois mois s’écoule entre l’entrée en relation

d’affaire et la conclusion d’un contrat d’assurance, le profesionnel doit s’assurer que les documents sont

encore à jour au moment de la conclusion du contrat.

(2) En fonction de leur évaluation des risques, sans préjudice d’autres mesures à prendre dans le cas d’une

vigilance renforcée, les professionnels prendront des mesures de vérification complémentaires, telles que

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

- un examen des derniers comptes annuels et du dernier rapport de gestion, le cas échéant certifiés par un

réviseur d’entreprises agréé (ou équivalent) ;

- la vérification, après consultation du registre des sociétés ou de toute autre source de données

professionnelles, que la société n’a pas fait, ou ne fait pas, l’objet d’une dissolution, d’une radiation, d’une

mise en faillite ou d’une liquidation ;

- la vérification des informations recueillies auprès de sources indépendantes et fiables, telles que,

notamment, des banques de données publiques et privées ;

- une visite de la société, dans la mesure du possible, ou une prise de contact avec la société, notamment

par courrier recommandé avec avis de réception.

Section 4 Mesures d’identification à l’égard des assurés

Identification des assurés

(1) Aux fins de l’identification des assurés, si ces derniers ne sont pas les clients, les professionnels doivent

recueillir et enregistrer au minimum les informations suivantes

- nom(s) et prénom(s) ;

- lieu et date de naissance ;

- nationalité(s) ;

- adresse postale complète du domicile ;

- le cas échéant, le numéro d’identification national officiel.

En ce qui concerne les professionnels exerçant les branches 14 (crédit) et 15 (caution) de l’assurance

non-vie visées par l’annexe I de la loi sur le secteur des assurances, si les assurés sont des personnes

morales ou autres constructions juridiques, les professionnels doivent recueillir et enregistrer au minimum

les informations suivantes si ces derniers ne sont pas les clients

- dénomination ;

- forme juridique ;

- adresse du siège social ;

- le cas échéant, le numéro d’identification national officiel.

Dans le cadre de contrats d’assurance-vie groupe, quand les assurés ont des pouvoirs actifs sur les contrats,

ces personnes sont à considérer comme étant des clients et le professionnel doit remplir les conditions des

articles 14 à 17 du présent chapitre à leur égard.

(2) Outre les mesures d’identification, les professionnels procèdent au contrôle de ces données

d’identification des assurés par rapport aux personnes visées par des mesures restrictives en matière

financière conformément aux dispositions de l’article 31 du Règlement.

Section 5 Mesures d’identification et de vérification

de l’identité à l’égard des mandataires des clients

Identification et vérification de l’identité des mandataires

(1) Les mesures d’identification et de vérification de l’identité à l’égard des mandataires des clients

conformément à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 2, point a), de la Loi sont soumises aux dispositions des

articles 14 à 17 du présent chapitre sans préjudice des mesures de vigilance renforcées ou simplifiées.

(2) Les professionnels prennent en outre connaissance des pouvoirs de représentation des personnes

agissant au nom des clients et procèdent à leur vérification au moyen de documents susceptibles de faire

preuve qui sont à conserver selon les modalités prévues à l’article 25 du Règlement.

(3) Sont notamment visés au présent article

- les représentants légaux des clients qui sont des personnes physiques incapables ;

- les personnes physiques ou morales autorisées à agir au nom et pour le compte des clients en vertu d’un

mandat ;

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

- les personnes autorisées à représenter des clients qui sont des personnes morales ou des constructions

juridiques dans leurs relations avec le professionnel.

Section 6 Mesures d’identification et de vérification de l’identité à l’égard des bénéficiaires effectifs

Identification des bénéficiaires effectifs

L’identification des bénéficiaires effectifs déterminés en vertu de l’article 1, paragraphe 7, de la Loi, se fait

conformément à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point b), et alinéa 2, de la Loi et porte sur leur

- nom(s) et prénom(s) ;

- nationalité(s) ;

- date et lieu de naissance ;

- adresse postale complète du domicile ;

- le cas échéant, le numéro d’identification national officiel.

Dans le cas de fiducies, de trusts ou de constructions juridiques similaires, dans le cadre de l’identification

des bénéficiaires effectifs visés à l’article 1, paragraphe 7, point b) de la Loi, si les bénéficiaires de ces

fiducies, trusts ou constructions juridiques similaires sont désignés par des caractéristiques ou une catégorie

particulières, le professionnel doit recueillir suffisamment d’informations sur ces derniers pour se donner

l’assurance d’être à même de pouvoir les identifier au moment du versement des prestations ou de l’exercice

des droits acquis.

En cas de cession partielle ou totale à un tiers d’une assurance vie ou d’un autre type d’assurance liée à

des placements, les professionnels ayant connaissance de cette cession identifient le bénéficiaire effectif au

moment de la cession à la personne physique ou morale ou à la construction juridique qui reçoit pour son

propre profit la valeur du contrat cédé.

Vérification de l’identité des bénéficiaires effectifs

(1) La vérification de ces données s’effectue, notamment, au moyen des informations obtenues auprès du

client, des registres centraux au sens des articles 30, paragraphe (3) et 31, paragraphe 3bis de la Directive

(UE) 2015/849 ou de toute autre source indépendante et fiable disponible. Le seul recours aux registres

centraux ne constitue pas un moyen suffisant afin de remplir les obligations de vigilance. Le professionnel

prendra toutes mesures raisonnables afin d’acquérir l’assurance de connaître l’identité réelle du bénéficiaire

effectif. Le caractère raisonnable de ces mesures est déterminé, notamment, en fonction du niveau de risque

de blanchiment ou de financement du terrorisme que le professionnel estime associé au profil du client ou à

la nature de la relation d’affaires ou de l’opération souhaitée par le client.

(2) Lorsque malgré ces mesures, le professionnel a un doute quant à l’identité réelle du bénéficiaire effectif,

et lorsqu’il n’arrive pas à lever ce doute, il refusera de nouer la relation d’affaires ou d’effectuer la transaction

souhaitée par le client et, en présence d’un soupçon de blanchiment, d’une infraction sous-jacente associée

ou de financement du terrorisme, procédera à une déclaration en conformité avec l’article 5 paragraphe 1

et 1bis de la Loi.

Vérifications complémentaires relatives aux bénéficiaires effectifs

(1) Le bénéficiaire effectif au sens de l’article 1, paragraphe 7, de la Loi désigne toute personne physique

qui en dernier lieu, directement ou indirectement, possède ou contrôle, en fait ou en droit, le client ou toute

personne physique pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité est réalisée.

Dans le cas des sociétés, les seuils de participation tels qu’indiqués à l’article 1, paragraphe 7, point a) de

la Loi ne sont que des signes de propriété directe ou indirecte. Le professionnel est donc tenu d’ajuster ses

mesures d’identification et de vérification de l’identité à l’égard du ou des bénéficiaire(s) effectif(s) en fonction

du niveau de risque de blanchiment ou de financement du terrorisme que le professionnel estime associé

au profil du client.

(2) La vérification de l’identité du ou des bénéficiaire(s) effectif(s) d’une personne morale ou d’une

construction juridique inclut l’obligation de comprendre la structure de propriété et de contrôle du client. La

nature et l’étendue des informations et documents à collecter et à analyser par le professionnel dépendent

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

de l’évaluation préalable des risques telle que mentionnée à l’article 7 du Règlement et peuvent varier lors

de la relation d’affaires.

Section 7 Mesures de vigilance relatives aux bénéficiaires

Identification et vérification de l’identité des bénéficiaires

(1) Les professionnels appliquent les mesures de vigilance énoncées ci-après à l’égard des bénéficiaires

de contrats d’assurance vie et d’autres types d’assurance liée à des placements, dès que les bénéficiaires

sont identifiés ou désignés

a) dans le cas de bénéficiaires qui sont des personnes physiques ou morales ou des constructions juridiques

nommément identifiées – relever leur nom(s), prénom(s), nationalité(s), date et lieu de naissance et

adresse postale complète du domicile ou le cas échéant la dénomination et l’adresse du siège social ;

b) dans le cas de bénéficiaires qui sont désignés par leurs caractéristiques, par catégorie ou par d’autres

moyens – obtenir suffisamment d’informations sur ces bénéficiaires pour donner l’assurance aux

professionnels d’être à même d’établir l’identité du bénéficiaire au moment du versement des prestations.

La vérification de l’identité des bénéficiaires intervient au plus tard au moment du versement des prestations

et, dans tous les cas, avant la mise à disposition des fonds, selon les modalités décrites aux articles 16 et

17 du Règlement.

Si conformément à l’article 3, paragraphe 2ter, alinéa 3, de la Loi et l’article 4, paragraphe 1 du

Règlement, le professionnel a établi que le bénéficiaire d’un contrat d’assurance vie, qui est une personne

morale ou une construction juridique, présente un risque plus élevé, les mesures de vigilance renforcées

doivent comprendre des mesures raisonnables pour identifier et vérifier l’identité du bénéficiaire effectif du

bénéficiaire du contrat d’assurance vie au moment du versement des prestations et, dans tous les cas, avant

la mise à disposition des fonds.

(2) Les informations recueillies en vertu du paragraphe qui précède doivent être conservées et maintenues

à jour conformément aux dispositions de la Loi et du Règlement.

(3) Au plus tard au moment du versement des prestations et, dans tous les cas, avant la mise à disposition des

fonds, les professionnels procèdent au contrôle de ces données d’identification des bénéficiaires par rapport

aux personnes visées par des mesures restrictives en matière financière conformément aux dispositions de

l’article 31 du Règlement.

Section 8 Évaluation, compréhension et obtention d’informations

sur l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires

Évaluation, compréhension et obtention d’informations sur l’objet et la nature envisagée de

la relation d’affaires

L’obligation des professionnels de connaître leur client comprend celle de recueillir et d’enregistrer, au

moment de l’identification du client, des informations permettant de déterminer l’origine des fonds qui

transitent à travers le produit, en ce compris l’origine géographique et économique des primes, que ces

dernières soient payées en numéraire ou en nature, et permettant de déterminer la finalité de la relation

d’affaires envisagée dans le chef du client conformément à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point c), de

la Loi. Ces informations devront permettre au professionnel d’exercer une vigilance constante effective à

l’égard du client telle que visée à la section 11 du présent chapitre.

En fonction du profil de risque du client et sans préjudice des mesures de vigilance renforcées visées à

la section 10 du présent chapitre, les professionnels prennent les mesures appropriées afin d’obtenir des

documents probants justifiant notamment la nature des activités du client, l’origine de ses revenus et/ou de

son épargne, l’origine et la composition de son patrimoine ainsi que sa résidence fiscale.

Au cas où une personne, physique ou morale, tierce au contrat procède au paiement de la prime d’assurance,

le professionnel doit identifier et vérifier l’identité de cette personne conformément aux articles 14 à 17 du

Règlement et comprendre les motifs d’un tel paiement.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

Section 9 Obligation de conservation des documents, données et informations

Obligation de conservation des documents, données et informations

(1) L’obligation de conservation des documents, données et informations prévue à l’article 3, paragraphe 6,

alinéa 1, point a), et l’alinéa 3, de la Loi et l’article 1, paragraphe 5, du Règlement grand-ducal ainsi que dans

le Règlement, porte sur tous les documents et informations obtenus dans le cadre des mesures de vigilance

relatives à la clientèle, qui sont nécessaires pour se conformer aux obligations de vigilance à l’égard de la

clientèle prévues aux articles 3 à 3-3 de la Loi. Ceci inclut les résultats de toute analyse réalisée, ainsi que

les informations et documents relatifs aux mesures qui ont été prises par les professionnels afin d’identifier

les bénéficiaires effectifs.

(2) L’obligation de conservation des documents, données et informations relatifs aux relations d’affaires et

transactions, telle que prévue à l’article 3, paragraphe 6, alinéa 1, point b), de la Loi et à l’article 1, paragraphe

5, du Règlement grand-ducal ainsi que dans le Règlement, comprend également l’obligation de conserver

les rapports écrits transmis au Compliance Officer conformément à l’article 37, paragraphe 4, du Règlement,

ainsi que les analyses des transactions et faits contenus dans ces rapports que le Compliance Officer a

réalisées et les décisions qu’il a prises sur cette base, de même que les résultats de toute autre analyse

réalisée.

(3) La conservation des documents conformément à l’article 3, paragraphe 6, de la Loi et l’article 1,

paragraphe 5, du Règlement grand-ducal peut s’effectuer sur quelque support d’archivage que ce soit, à

condition que les documents répondent aux conditions pour servir de preuve dans le cadre d’une enquête

ou instruction pénale ou analyse sur le blanchiment ou le financement du terrorisme par les autorités

compétentes en matière de LBC/FT.

Section 10 Obligations de vigilance simplifiées et renforcées à l’égard de la clientèle

Mesures de vigilance simplifiées

Les mesures de vigilance simplifiées que peuvent appliquer les professionnels à l’égard de la relation

d’affaires, en cas de risque faible justifié, comprennent notamment

- pour les clients soumis à un régime d’autorisation ou d’agrément obligatoire, une preuve attestant cette

autorisation ou agrément est suffisante pour satisfaire aux mesures de vérification de l’identité du client

visée à l’article 17 du Règlement ;

- pour les mandataires d’une institution financière régulée et intervenant dans le cadre de la relation

d’affaires, au lieu de demander l’identification complète de ces personnes, l’obtention d’une lettre

confirmant que l’institution financière a appliqué à ces personnes des mesures de vigilance et qu’elle

effectue un contrôle régulier de ces personnes par rapport aux listes de sanctions financières ;

- la présomption qu’un paiement débité d’un compte détenu au nom du client auprès d’un établissement de

crédit ou d’un établisement financier réglementé dans un pays de l’espace économique européen remplit

les exigences prévues à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, points a) et b) de la Loi.

Mesures de vigilance renforcées

Sans préjudice des cas où des mesures de vigilance renforcées sont spécifiquement prescrites par la Loi ou

le Règlement grand-ducal, les mesures de vigilance renforcées qui peuvent être appliquées à des relations

d’affaires présentant un risque plus élevé comprennent notamment

- l’obtention d’informations supplémentaires sur le client et la mise à jour plus régulière des données

d’identification du client et du bénéficiaire effectif ;

- l’obtention d’informations sur les raisons des opérations envisagées, notamment en cas de rachat total

ou partiel du contrat d’assurance ;

- l’obtention de l’autorisation d’un membre d’un niveau élevé de la hiérarchie pour engager ou poursuivre

la relation d’affaires ;

- l’acceptation en dépôt des contrats de capitalisation au porteur auprès de l’entreprise d’assurance

émettrice du contrat ;

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

- le paiement de la première prime d’assurance par l’intermédiaire d’un compte ouvert au nom du client

auprès d’un autre professionnel assujetti à des normes de vigilance au moins aussi élevées que celles

prévues par la Directive (UE) 2015/849 ;

- la vérification auprès de sources indépendantes et fiables d’informations supplémentaires recueillies ;

- une visite du client ou de la société ou une prise de contact avec le client ou la société par courrier

recommandé avec avis de réception ;

- la mise en œuvre d’une surveillance renforcée de la relation d’affaires par l’augmentation du nombre et

de la fréquence des contrôles et la sélection des schémas d’opérations qui nécessitent un examen plus

approfondi.

Entrée en relation d’affaires à distance sans autres garanties adéquates

Lorsque le client n’est pas physiquement présent ou n’a pas été rencontré par ou pour le compte du

professionnel aux fins de l’identification, relation dite « non présentielle », et que le professionnel n’a pas mis

en place des moyens d’identification électronique, des services de confiance pertinents au sens du règlement

(UE) n° 910/2014 ou tout autre processus d’identification sécurisé, électronique ou à distance, réglementé,

reconnu, approuvé ou accepté par les autorités nationales concernées, conformément à l’annexe IV, point 2)

c) de la Loi, des mesures spécifiques doivent être appliquées par le professionnel pour compenser le risque

potentiellement plus élevé que présente ce type de relation.

Personnes politiquement exposées

(1) Les systèmes adéquats de gestions des risques, y compris les procédures fondées sur les risques, mis en

place afin de déterminer si le client ou son mandataire ou bénéficiaire effectif est une personne politiquement

exposée, telle que définie à l’article 1

er, paragraphes 9 à 12, de la Loi et requis à l’article 3-2, paragraphe

4, de la Loi peuvent comprendre, notamment, la sollicitation d’informations pertinentes auprès du client, le

recours à des informations publiquement disponibles ou l’accès à des bases de données informatiques sur

les personnes politiquement exposées.

(2) Conformément à l’article 3-2, paragraphe 4, de la Loi, les professionnels doivent appliquer une procédure

d’acceptation et de suivi spécifique quant aux personnes politiquement exposées, requérant des mesures de

vigilance renforcées, efficaces et proportionnées au risque. Outre celles spécifiées dans la Loi, ces mesures

comprennent notamment

- l’implication systématique du Compliance Officer dans la procédure d’acceptation des clients et

l’autorisation d’un membre d’un niveau élevé de la hiérarchie pour nouer la relation d’affaires ;

- la prise de toute mesure appropriée pour documenter l’origine et la composition du patrimoine et l’origine

des fonds impliqués dans la relation d’affaire ou la transaction avec de telles personnes ;

- la surveillance continue renforcée de la relation d’affaires.

(3) En ce qui concerne les contrats d’assurance vie ou d’un autre type d’assurance liée à des placements,

les professionnels doivent prendre des mesures raisonnables en vue de déterminer si le(s) bénéficiaire(s)

d’un tel contrat ou, le cas échéant, le bénéficiaire effectif du bénéficiaire sont des personnes politiquement

exposées. Ces mesures sont prises au plus tard au moment du versement des prestations et, dans tous

les cas, avant la mise à disposition des fonds, ou au moment de la cession, partielle ou totale, du contrat

d’assurance.

Lorsque des risques plus élevés sont identifiés, les professionnels, outres les mesures de vigilance prévues

au paragraphe qui précède et à l’article 3 de la Loi, doivent prendre les mesures prévues à l’article 3-2,

paragraphe 4, alinéa 3, de la Loi.

Pays à haut risque

(1) En vertu de l’article 3-2, paragraphe 2 de la Loi, les professionnels doivent prêter une attention particulière,

et appliquer des mesures de vigilance renforcées, aux relations d’affaires et opérations impliquant des pays

à haut risque au sens de l’article 1, paragraphe 30, de la Loi.

(2) Les professionnels doivent appliquer une procédure d’acceptation et de suivi spécifique quant aux

relations d’affaires et opérations visées ci-dessus, requérant des mesures de vigilance renforcées, efficaces

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

et proportionnées au risque, conformément à l’article 3-2, paragraphe 2, de la Loi. Ces mesures comprennent

notamment

- l’implication systématique du Compliance Officer dans la procédure d’acceptation des clients et

l’autorisation d’un membre d’un niveau élevé de la hiérarchie pour nouer la relation d’affaires ;

- l’obtention d’informations supplémentaires sur le client et sur le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) et la mise à

jour régulière des données d’identification du client et du bénéficiaire effectif ;

- l’obtention d’informations supplémentaires sur l’origine des fonds et l’origine du patrimoine du client et

de(s) bénéficiaire(s) effectif(s) ;

- la surveillance continue renforcée de la relation d’affaire en augmentant le nombre et la fréquence des

contrôles et en déterminant les schémas de transaction qui nécessitent un examen plus approfondi (que

ce soit des transactions en provenance ou à destination des pays à haut risque visés à l’article 3-2,

paragraphe 2, de la Loi).

(3) Les professionnels doivent mettre en place des procédures et des systèmes garantissant l’application

des mesures particulières précisées, le cas échéant, par le CAA conformément à l’article 3, paragraphe 1

er,

du Règlement grand-ducal.

Section 11 La vigilance constante

Détection des opérations et transactions complexes ou inhabituelles

Au titre de la vigilance constante des professionnels prévue à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point d),

de la Loi, les professionnels sont tenus d’accorder une attention particulière à toute activité leur paraissant

particulièrement susceptible, par sa nature, d’être liée au blanchiment et au financement du terrorisme et

doivent dès lors détecter les transactions complexes ou d’un montant inhabituellement élevé ainsi que tous

les types inhabituels de transactions n’ayant pas d’objet économique apparent ou d’objet licite visible tels

que visés à l’article 3, paragraphe 7, de la Loi comme notamment dans les cas suivants

le client souscrit plusieurs contrats d’assurances vie avec les mêmes caractéristiques sans justification

évidente ;

l’institution bancaire dont doit provenir les primes est implantée dans un autre État que celui du domicile

du client sans justification économique évidente ;

le paiement de la prime est effectué en espèces, par chèque au porteur ou par remise de titres ou valeurs

au porteur ;

les versements et leur périodicité ne correspondent pas aux renseignements fournis à la souscription

respectivement au cours de la vie du contrat ;

le contrat est cédé ou ses droits sont transférés à un tiers sans lien ou justification plausible ;

le nombre de rachats non programmés est important ;

le paiement des prestations entraîne des pénalités économiques démesurées ;

le paiement des prestations doit être fractionné et payé sur un nombre de comptes bancaires supérieur

à celui de bénéficiaires ;

une absence de lien économique apparent entre la résidence du destinataire du paiement et l’État

d’implantation de l’institution financière vers laquelle le paiement est destiné ;

un changement de clause bénéficiaire avant l’échéance du contrat.

À cette fin, les professionnels doivent tenir compte des guidances publiées à ce sujet, notamment à travers

les circulaires du CAA.

États, personnes physiques et morales, entités et groupes visés par des mesures

restrictives en matière financière

(1) Le devoir de vigilance constante visé à l’article 3, paragraphe 2, alinéa 1, point d), de la Loi inclut

également l’obligation de mettre en place des mesures afin de détecter

- en vertu de l’article 8, paragraphe 2, du Règlement grand-ducal et conformément à la loi relative à

la mise en œuvre des mesures restrictives en matière financière, les États, personnes physiques et

morales, entités et groupes impliqués dans une transaction ou une relation d’affaires qui sont visés par des

mesures restrictives en matière financière dans le cadre de la lutte contre le financement du terrorisme,

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

dont notamment celles introduites au Luxembourg par le biais de règlements de l’Union européenne

directement applicables en droit national, ou par l’adoption de règlements ministériels ; et

- les personnes, entités ou groupes impliqués dans une transaction ou une relation d’affaires qui sont visés

par des mesures restrictives en matière financière, dont notamment celles introduites au Luxembourg par

le biais de règlements de l’Union européenne directement applicables en droit national.

Les vérifications doivent porter sur les clients, les mandataires, les bénéficiaires effectifs et les bénéficiaires

des contrats d’assurance ainsi que, le cas échéant, sur les intermédiaires, les assurés, les objets identifiés

faisant l’objet de la couverture d’assurance ou de réassurance, les prestataires de services et les

destinataires d’indemnités.

(2) Le professionnel doit veiller à ce que l’outil de filtrage, interne ou externe au professionnel, utilisé pour

effectuer ces vérifications soit mis à jour sans délai lors de toute modification des listes officielles émises

par les Nations Unies, l’Union européenne et les autorités compétentes luxembourgeoises en matière de

sanctions financières. Le professionnel doit également veiller à ce que cet outil de filtrage intègre tous les

États, personnes physiques et morales, entités et groupes visés. Si, eu égard à la taille et à la nature de

ses activités et de sa clientèle, le professionnel ne recourt pas à un outil de filtrage, il devra effectuer les

vérifications requises manuellement par rapport aux listes officielles émises par les Nations Unies, l’Union

européenne et les autorités compétentes luxembourgeoises en matière de sanctions financières et devra

documenter ces vérifications.

(3) En cas de détection d’États, de personnes physiques ou morales, d’entités ou de groupes visés au présent

article, et sans préjudice des obligations prévues à l’article 5 de la Loi et à l’article 8 du Règlement grand-

ducal, le professionnel est tenu d’appliquer les mesures restrictives requises et d’informer sans délai les

autorités compétentes en matière de sanctions financières. Copie de cette communication est à adresser

en même temps au CAA.

Activités requérant une attention particulière

Dans le cadre de la vigilance constante, constituent notamment des activités requérant une attention

particulière en vertu de l’article 3, paragraphe 7, de la Loi

- les activités des clients dont l’acceptation a été soumise à un examen spécifique en vertu de la procédure

d’acceptation des clients visée à l’article 9 du Règlement ;

- les contrats ayant pour sous-jacents des titres ou instruments non négociés sur un marché réglementé.

Dans ce cas, le professionnel doit prendre les mesures nécessaires afin de savoir quelles sont la nature et

l’étendue de sa participation dans ces sociétés et mettre en place, si sa participation lui permet d’exercer

une influence dominante ou un contrôle sur ces sociétés, les procédures adéquates afin de pouvoir prendre

connaissance de toute transaction envisagée par ces dernières et d’avoir une vue d’ensemble de leurs

différents flux financiers.

Revue et tenue à jour des informations

(1) Le devoir de vigilance constante inclut l’obligation de vérifier et, le cas échéant, de mettre à jour selon

une fréquence déterminée par le professionnel en fonction de son évaluation des risques, les documents,

données ou informations collectés lors de l’accomplissement des obligations de vigilance à l’égard de

la clientèle, telles que précisées en particulier au chapitre 3 du Règlement. Conformément à l’article 1,

paragraphe 4, du Règlement grand-ducal, la fréquence des mesures de vigilance à l’égard de la clientèle

ne peut néanmoins pas excéder 7 ans.

(2) Le professionnel doit être en mesure de prouver que l’étendue et la fréquence des mesures de vigilance

à l’égard de la clientèle sont appropriées au vu des risques de blanchiment et de financement du terrorisme.

(3) La vérification et la mise à jour des documents, données et informations doivent néanmoins toujours être

faites sans délai dans les situations suivantes qualifiées de moments opportuns conformément à l’article 3,

paragraphe 5, de la Loi et à l’article 1, paragraphe 4, du Règlement grand-ducal et ce, quelle que soit la

fréquence déterminée par le professionnel conformément au paragraphe 1

er du présent article

- une opération ou une transaction significative intervient en ce compris un rachat ou un versement

complémentaire non programmés ;

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

- lors de la première opération ou changement intervenant sur un contrat inclus dans un transfert de

portefeuille visé à l’article 12 du Règlement et ce, quelle que soit la nature de l’opération ou du changement

effectué ;

- lorsque les normes relatives aux documents d’identification des clients changent substantiellement ;

- lorsque le professionnel s’aperçoit qu’il ne dispose pas d’informations adéquates sur un client existant ;

- lorsque le professionnel est tenu, en raison d’une obligation légale de contacter le client afin de réexaminer

toute information pertinente en rapport avec le ou les bénéficiaires effectifs ou si cette obligation incombe

au professionnel en application de la loi modifiée du 18 décembre 2015 relative à la Norme commune

de déclaration (NCD).

(4) Le professionnel est tenu de vérifier si les conditions ayant permis l’application de mesures de vigilance

simplifiées aux clients sont encore à jour avant toute opération sur les contrats.

(5) Lors de la revue et la mise à jour des informations relatives aux clients, mandataires et bénéficiaires

effectifs, le professionnel doit notamment tenir compte d’informations provenant de sources fiables et

indépendantes ainsi que de toute presse négative éventuelle à leur égard.

(6) Des mesures internes de suivi doivent être arrêtées pour les cas pour lesquels le professionnel ne peut

satisfaire son obligation de mise à jour de la documentation suivant les délais fixés en application de l’article

33(1) et (3) du Règlement.

Section 12 Exécution des mesures de vigilance par des tiers

Conditions d’exécution des mesures de vigilance par des tiers

(1) L’intervention d’un tiers au sens de l’article 3-3 de la Loi est soumise aux conditions suivantes

- le professionnel doit s’assurer, préalablement à l’intervention de celui-ci, qu’il répond à la qualité de tiers

telle que précisée à l’article 3-3, paragraphe 1, de la Loi. La documentation ayant servi à la vérification de

la qualité du tiers doit être conservée en conformité avec les dispositions de la Loi et du Règlement ;

- le tiers s’engage préalablement, par écrit, à remplir les obligations telles que précisées à l’article 3-3,

paragraphe 2, de la Loi, nonobstant toute règle de confidentialité ou de secret professionnel applicable

au tiers le cas échéant ;

- le tiers n’est pas établi dans un pays à haut risque, sauf s’il s’agit d’une succursale ou filiale détenue

majoritairement par un professionnel établi dans l’Union européenne qui respecte intégralement les

procédures à l’échelle du groupe.

(2) La responsabilité quant au respect des dispositions de la Loi, du Règlement grand-ducal ainsi que du

Règlement continue d’incomber au professionnel recourant au tiers.

Externalisation

(1) Le contrat entre le professionnel et le tiers intervenant dans le cadre d’une relation d’externalisation (sous-

traitance) telle que visée par l’article 3-3, paragraphe 5, de la Loi doit inclure, au minimum

- une description détaillée des mesures de vigilance et procédures à mettre en œuvre, dans le respect de

la Loi, du Règlement grand-ducal et du Règlement et, en particulier, des informations et documents à

réclamer et à vérifier par le prestataire de service encore appelé tiers délégué ;

- les conditions relatives à la transmission des informations au professionnel, dont notamment la mise à

disposition immédiate, sans opposition de règles de confidentialité ou de secret professionnel ou d’autres

obstacles quelconques, des informations recueillies dans le cadre de l’accomplissement des obligations

de vigilance à l’égard de la clientèle, et la transmission, sur demande et sans délai, d’une copie ou des

originaux des documents probants obtenus à cet égard.

(2) Les procédures internes du professionnel souhaitant recourir à des tiers dans le cadre d’une relation

d’externalisation doivent contenir des dispositions détaillées sur les procédures à suivre en cas de recours

à un tiers délégué (processus de sélection), ainsi que sur les critères relatifs déterminant le choix du tiers

délégué. En particulier, le professionnel doit s’assurer que le tiers délégué a les ressources nécessaires pour

effectuer l’ensemble des fonctions externalisées.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

(2bis) Une évaluation des risques par rapport aux fonctions externalisées doit avoir été réalisée avant la

conclusion du contrat d’externalisation.

Les professionnels doivent effectuer un contrôle régulier du respect par le tiers délégué de ses engagements

découlant du contrat. En fonction de l’approche basée sur les risques, le contrôle régulier vise le fait pour

le professionnel qui externalise de se donner les moyens de tester (par exemple via échantillonnage) et

de contrôler de manière régulière et ponctuelle (par exemple en effectuant des visites sur place) le respect

des obligations qui incombent au prestataire de services. En ce qui concerne les données de ses clients, le

professionnel et le CAA doivent avoir les droits d’accès aux systèmes/bases de données du tiers délégué.

(3) La responsabilité quant au respect des dispositions de la Loi, du Règlement grand-ducal ainsi que du

Règlement continue d’incomber entièrement au professionnel recourant au tiers délégué.

(4) Le professionnel recourant à un tiers délégué doit s’assurer que les dispositions légales et réglementaires

applicables au Luxembourg et relatives au secret professionnel et à la protection des données personnelles

sont respectées.

Chapitre 4 Obligations d’organisation interne adéquate

Section 1 Politiques et procédures LBC/FT

Politiques et procédures au niveau du professionnel

(1) Les procédures, politiques et mesures de contrôle interne telles que visées à l’article 4, paragraphe 1,

de la Loi et à l’article 7, paragraphe 1, du Règlement grand-ducal doivent tenir compte des particularités du

professionnel telles que, notamment, son activité, sa structure, sa taille, son organisation et ses ressources.

(2) Les politiques et procédures LBC/FT du professionnel doivent viser toutes ses obligations

professionnelles et doivent comprendre, le cas échéant, notamment

la politique d’acceptation des clients telle que prévue au chapitre 3, section 1, du Règlement ;

le détail des procédures quant à l’identification, l’évaluation, la surveillance, la gestion et l’atténuation

des risques de blanchiment ou de financement du terrorisme telles que visées au chapitre 2 du

Règlement. Ces procédures doivent permettre de suivre l’évolution des risques identifiés, de les réévaluer

régulièrement et d’identifier toute modification significative les affectant ou tout nouveau risque ;

les procédures sur les dispositions à prévoir en cas de versement des prestations prévues à l‘article 23

du Règlement ;

les dispositifs de gestion des risques spécifiques liés aux relations d’affaires ou aux opérations

n’impliquant pas la présence physique des parties sans que d’autres garanties aient été mises ;

les mesures destinées à empêcher l’utilisation abusive de produits ou la réalisation de transactions

favorisant l’anonymat visées à l’article 3-2, paragraphe 6, de la Loi, notamment dans le domaine des

technologies nouvelles ;

la procédure d’acceptation et de suivi des relations d’affaires visées au chapitre 3, section 10 du

Règlement ;

les procédures à suivre en cas de recours à un tiers au sens de l’article 3-3 de la Loi ;

les procédures à suivre en cas de recours à des tiers intervenant dans le cadre d’un contrat

d’externalisation tel que visé à l’article 35 du Règlement ;

les procédures à respecter afin de suivre l’évolution des relations d’affaires ainsi que des opérations

effectuées pour les clients, en vue, notamment, de la détection d’opérations suspectes ;

les procédures à suivre en cas de soupçon ou de motifs raisonnables de soupçon de blanchiment,

d’infraction sous-jacente associée ou de financement du terrorisme ;

les procédures d’embauche ainsi que le programme de formation et de sensibilisation du personnel tels

que visés à la section 5 du présent chapitre ;

la définition exacte des responsabilités respectives des diverses fonctions au sein du personnel en

matière de LBC/FT, ainsi que la nomination du Compliance Officer et la désignation du Responsable du

Respect ;

la procédure permettant de signaler en interne les violations des obligations professionnelles en

matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme par une voie spécifique,

indépendante et anonyme, tel que visée à l’article 4, paragraphe 4, de la Loi ;

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

les procédures en matière de mesures restrictives financières.

(3) Les politiques et procédures LBC/FT doivent faire l’objet d’un contrôle et d’une revue réguliers par le

Compliance Officer en vue de les adapter, au besoin, à l’évolution des activités, de la clientèle et des normes

et mesures en matière de LBC/FT. Tout changement des procédures LBC/FT doit être approuvé par la

direction, conformément à l’article 5, paragraphe 1, du Règlement.

Politiques et procédures à l’échelle du groupe

(1) En vue du respect de l’article 4-1, de la Loi, les professionnels mettent en œuvre une politique et des

procédures LBC/FT à l’échelle du groupe concernant la lutte contre le blanchiment et contre le financement du

terrorisme et comprenant notamment des politiques de protection de données, ainsi que des politiques et des

procédures relatives au partage des informations au sein du groupe aux fins de la lutte contre le blanchiment

et contre le financement du terrorisme (les « Politiques Groupe »). Les professionnels coordonnent les

Politiques Groupe ainsi que leur mise en œuvre au niveau du groupe avec leurs succursales et filiales au

Luxembourg et à l’étranger. Les Politiques Groupe incluent les politiques, contrôles, procédures et garanties

mentionnés à l’article 4-1, paragraphe 1, de la Loi en ce compris les politiques, contrôles et procédures mis

en place en vertu du Règlement délégué (UE) 2019/758 de la Commission du 31 janvier 2019 complétant

la Directive (UE) 2015/849 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne les normes techniques

de réglementation en précisant les actions que doivent au minimum engager les établissements de crédit et

les établissements financiers et le type de mesures supplémentaires qu’ils doivent prendre pour atténuer les

risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme dans certains pays tiers (le « Règlement

délégué (UE) 2019/758 »).

(2) Si le droit d’un pays ne permet pas de mettre en œuvre des Politiques Groupe, les professionnels

prennent des mesures supplémentaires et veillent à ce que leurs succursales et leurs filiales détenues

majoritairement dans ce pays appliquent des mesures supplémentaires pour traiter efficacement le risque

de blanchiment et de financement du terrorisme. À cet égard, les professionnels tiennent également compte

des dispositions prévues au Règlement délégué (UE) 2019/758 et tout autre règlement émis à cet égard.

Ils prévoient notamment des procédures de communication au CAA en cas d’interdiction ou de restriction

d’applications de certaines mesures et respectent les délais de communication prévus par ce Règlement.

(3) Les Politiques Groupe doivent faire l’objet d’un contrôle et d’une revue réguliers par le Compliance

Officer en vue de les adapter, au besoin, à l’évolution des activités, de la clientèle et des normes et

mesures en matière de LBC/FT. Tout changement des Politiques Groupe doit être approuvé par la direction,

conformément à l’article 5, paragraphe 1, du Règlement.

Section 2 Dispositif de surveillance des relations d’affaires, des opérations et des transactions

Dispositif de surveillance des relations d’affaires, des opérations et des transactions

(1) Les professionnels doivent disposer de procédures et mettre en place des mécanismes de contrôle leur

permettant, lors de l’acceptation des clients et du suivi des relations d’affaires, de détecter notamment

- les personnes telles que visées aux articles 28, 29 et 31 du Règlement ;

- les fonds en provenance ou à destination d’États, de personnes physiques ou morales, d’entités ou de

groupes tels que visés à l’article 31 du Règlement, ou de pays à haut risque tels que visés à l’article 29

du Règlement ;

- les opérations et transactions complexes ou inhabituelles telles que visées à l’article 30 du Règlement.

(2) Sans préjudice des dispositions de l’article 31, ce dispositif de surveillance doit couvrir l’intégralité des

clients et de leurs opérations et doit viser tant les clients, les mandataires et bénéficiaires effectifs que, les

bénéficiaires des contrats d’assurances ou de réassurances. Il doit tenir compte des risques identifiés par

le professionnel pour ce qui le concerne en fonction, notamment, des caractéristiques de son activité et de

sa clientèle. Il doit être automatisé, sauf si le professionnel peut démontrer que le volume et la nature des

clients et des opérations à surveiller ne requièrent pas une telle automatisation.

(3) Les recherches de détection effectuées à l’aide du dispositif de surveillance doivent être dûment

documentées, y compris dans les hypothèses où elles ne donnent pas de résultats positifs.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

(4) Les opérations ou personnes détectées, ainsi que les critères ayant conduit à leur détection, doivent

faire l’objet de rapports écrits. Ces rapports doivent être transmis au Compliance Officer aux fins requises,

notamment, au vu du respect de l’article 5 de la Loi. Le professionnel doit préciser par écrit la procédure

relative à la transmission des rapports écrits au Compliance Officer, incluant les délais de transmission requis.

(5) Le dispositif de surveillance doit permettre au professionnel de prendre rapidement les mesures requises

en cas de détection d’une activité ou opération suspecte, le cas échéant, de manière automatique. Le

Compliance Officer est seul compétent pour décider de l’application et de l’envergure de ces mesures ainsi

que de leur levée, le cas échéant, en concertation avec le Responsable du Respect ou la direction.

(6) Un dispositif de surveillance adéquat comprend une organisation interne appropriée pour surveiller

l’exigibilité des prestations d’assurance et y identifier les contrats d’assurance susceptibles de tomber en

déshérence.

(7) Le dispositif de surveillance doit faire l’objet d’une validation initiale par le Responsable du Respect et

d’un contrôle régulier par le Compliance Officer en vue de l’adapter, au besoin, à l’évolution des activités, de

la clientèle et des normes et mesures en matière de LBC/FT.

Section 3 Le Responsable du Respect et le Compliance Officer

Le Responsable du Respect et le Compliance Officer

(1) En application de l’article 4, paragraphe 1, alinéa 4, de la Loi, les professionnels désignent un

Responsable du Respect au niveau de la direction.

(1bis) En application des articles 4, paragraphe 1, alinéa 2, point a) et 5, paragraphe 1, de la Loi, et en

fonction de leurs activités, de leur taille et de leur organisation, les professionnels doivent également nommer

un Compliance Officer qui est responsable du contrôle du respect des obligations de la LBC/FT.

À défaut de nomination d’un Compliance Officer, le Responsable du Respect peut également être désigné

pour assumer la fonction de Compliance Officer.

(2) Le Responsable du Respect et le Compliance Officer désignés conformément aux paragraphes 1 et 1bis

ci-dessus, ainsi que tout changement relatif à ces fonctions, doivent être communiqués au préalable au CAA

selon les formes et modalités déterminées par celui-ci.

(3) Le Responsable du Respect doit avoir une connaissance suffisante de l’exposition du professionnel au

risque de blanchiment et de financement du terrorisme.

(4) Le Compliance Officer doit disposer de l’expérience professionnelle, de la connaissance du cadre légal et

réglementaire luxembourgeois en matière de LBC/FT, du niveau hiérarchique approprié et des pouvoirs au

sein du professionnel (y compris le pouvoir d’accès en temps voulu aux données d’identification des clients

et à d’autres renseignements, informations et documents relevant des mesures de vigilance, aux pièces

relatives aux transactions et aux autres renseignements pertinents), ainsi que de la disponibilité qui sont

nécessaires à l’exercice effectif et autonome de ses fonctions. Le Compliance Officer doit assurer, par sa

présence physique régulière au Luxembourg, une gestion efficace et permanente de sa fonction.

Délégation des fonctions du Compliance Officer

Sans préjudice de sa responsabilité, le Compliance Officer peut déléguer l’exercice de ses fonctions à un

ou plusieurs employés du professionnel, à condition que ces derniers satisfassent aux critères de l’article

38, paragraphe 4, du Règlement.

Obligations du Compliance Officer

(1) Le Compliance Officer met en application la politique et les procédures LBC/FT du professionnel et

dispose du pouvoir de proposer, de sa propre initiative, à la direction effective ou la direction toutes mesures

nécessaires ou utiles à cet effet, en ce compris la libération des moyens requis.

(2) Si le professionnel est la société mère du groupe, le Compliance Officer contrôle le respect des obligations

professionnelles applicables aux succursales et filiales au Luxembourg et à l’étranger et ce, le cas échéant,

en concertation avec les compliance officers nommés au niveau des succursales et filiales susmentionnées.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

À cette fin, il analyse notamment la synthèse de tous les rapports de mission d’audit et, le cas échéant, de

la fonction compliance de ces sociétés que le professionnel doit obtenir.

(3) Si le professionnel fait partie d’un groupe et n’est pas la société mère de ce groupe, le Compliance

Officer veille au respect par le professionnel des politiques, procédures et mesures mises en place à l’échelle

du groupe concernant notamment la protection des données et le partage des informations au sein du

groupe aux fins de la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, et ce, conformément

aux dispositions légales en vigueur au Luxembourg. Le Compliance Officer contrôle également le respect

des obligations professionnelles applicables aux succursales et filiales détenues majoritairement par le

professionnel. À cette fin, il analyse notamment la synthèse de tous les rapports de mission d’audit et, le cas

échéant, de la fonction compliance de ces sociétés que le professionnel doit obtenir.

(4) Il met en place et veille à la réalisation du programme de formation et à la sensibilisation du personnel

visées à l’article 44, paragraphe 2, du Règlement.

(5) Le Compliance Officer est la personne de contact privilégiée des autorités compétentes en matière de

LBC/FT pour toutes questions relatives à la LBC/FT. Il est également en charge de la transmission de toute

information ou déclaration auprès desdites autorités.

(6) Le respect de la politique LBC/FT doit faire l’objet de contrôles et de vérifications réguliers, à une

fréquence déterminée en fonction des risques de blanchiment et de financement du terrorisme auxquels le

professionnel est exposé. Le Compliance Officer rapporte par écrit régulièrement et si nécessaire sur base

ad hoc au Responsable du Respect et à la direction. Ces rapports portent sur le suivi des recommandations,

des problèmes, déficiences et irrégularités relevés par le passé ainsi que sur les nouveaux problèmes,

déficiences et irrégularités identifiés. Chaque rapport spécifie les risques y liés ainsi que leur degré de gravité

(mesure de l’impact) et propose des mesures correctrices, de même qu’en règle générale une prise de

position des personnes concernées. Ces rapports doivent permettre d’évaluer l’ampleur des soupçons de

blanchiment ou de financement du terrorisme qui ont été détectés, et d’émettre un jugement sur l’adéquation

de la politique LBC/FT et de la collaboration des services du professionnel à la LBC/FT. À cet égard, le

Compliance Officer doit prendre en compte, notamment, les rapports écrits qui lui sont transmis en vertu de

l’article 37, paragraphe 4, du Règlement.

(7) Le Compliance Officer prépare au moins une fois par an un rapport de synthèse sur ses activités et son

fonctionnement (y inclus les recommandations, problèmes, déficiences et irrégularités majeurs). Ce rapport

est transmis au Responsable du Respect et soumis pour approbation à la direction, et, le cas échéant, à ses

comités spécialisés. Le rapport de synthèse doit être tenu à la disposition du CAA sur simple demande et

ce dès le sixième mois après la fin de l’exercice social.

Cumul de fonctions

(1) Le cumul de la fonction de Compliance Officer avec une ou plusieurs autres fonctions ne doit pas mettre

en cause l’indépendance, l’objectivité, et l’autonomie de décision du Compliance Officer. Sa charge de travail

doit être adaptée afin de ne pas compromettre l’efficacité du dispositif LBC/FT.

(2) Le cumul de la fonction de Responsable du Respect avec une ou plusieurs autres fonctions ne doit pas

mettre en cause son indépendance et son objectivité.

Section 4 Contrôle exercé par l’audit interne

Contrôle exercé par l’audit interne

(1) Le contrôle de la politique et des procédures LBC/FT doit faire partie intégrante des missions de la fonction

d’audit interne du professionnel, pour autant que celui-ci dispose d’une telle fonction.

(2) L’audit interne doit tester et évaluer de manière indépendante les procédures, politiques, et mesures de

contrôle et rendre compte à la direction (ou à ses comités spécialisés) en lui présentant au moins une fois par

an un rapport de synthèse sur le respect de la conformité à la politique et aux procédures LBC/FT. Il doit faire

preuve de diligence en veillant à ce que ses recommandations ou mesures correctrices soient suivies d’effet.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

Section 5 Embauche, formation et sensibilisation du personnel

Procédures d’embauche du personnel

Les professionnels mettent en place des procédures d’embauche pour l’ensemble du personnel et plus

particulièrement pour le Compliance Officer et le Responsable du Respect visant à assurer que tout membre

du personnel réponde à des critères d’honorabilité et d’expérience adéquates en fonction des risques de

blanchiment et de financement du terrorisme liés aux tâches et fonctions à exercer. En particulier, pour

l’embauche de personnes relevant de la direction ainsi que pour le Compliance Officer et le Responsable

du Respect, des informations devront être obtenues quant à l’éventuel passé judiciaire des personnes

concernées, en requérant notamment de la personne concernée un extrait du casier judiciaire ou un

document équivalent.

Formation et sensibilisation du personnel

(1) Sans préjudice des exigences de formation visées à l’article 39 du Règlement du Commissariat aux

Assurances n° 19/01 du 26 février 2019 relatif à la distribution d’assurances et de réassurances, les mesures

de formation continue et de sensibilisation prises par le professionnel en vertu de l’article 4 paragraphe 2,

de la Loi concernent l’ensemble du personnel, en ce compris les membres de la direction et de la direction

effective. Ces mesures doivent être adaptées au besoin du personnel.

(2) Chaque professionnel est tenu de disposer d’un programme de formation continue et de sensibilisation

pour l’ensemble de son personnel répondant à des critères qualitatifs élevés et dont le contenu et le

calendrier tiennent compte des nécessités spécifiques du professionnel. Ce programme, ainsi que sa

réalisation, doivent être documentés par écrit. Le programme doit tenir compte de l’évolution des techniques

du blanchiment et de financement du terrorisme et doit être adapté lors d’un changement des exigences

légales ou réglementaires en la matière.

Le programme de formation et de sensibilisation du personnel doit comporter, notamment

- pour le personnel nouvellement recruté, dès son embauche, la participation à une formation interne ou

externe de base, le sensibilisant à la politique de LBC/FT du professionnel ainsi qu’aux exigences légales

et réglementaires en la matière ;

- pour l’ensemble du personnel, des formations internes ou externes comportant des explications claires

sur les exigences légales et réglementaires en matière de LBC/FT en ce compris les obligations

professionnelles, les exigences applicables en matière de protection des données et sur la politique LBC/

FT du professionnel et ce, en particulier si cette dernière a fait l’objet de modifications ;

- pour les membres du personnel en contact direct avec la clientèle ou dont les tâches les exposent au risque

d’être confrontés à des tentatives de blanchiment ou de financement du terrorisme ou dont les tâches

consistent directement ou indirectement dans la LBC/FT, outre les formations dispensées à l’ensemble du

personnel, des formations continues visant à les tenir informés des nouvelles évolutions, y compris des

informations sur les techniques, méthodes et tendances de blanchiment et de financement du terrorisme

et à les aider à reconnaître les opérations susceptibles d’être liées au blanchiment ou au financement du

terrorisme et à les instruire à la manière de procéder en pareil cas ;

- des réunions d’information régulières pour le personnel concerné afin de le tenir au courant des évolutions

quant aux techniques, méthodes et tendances de blanchiment et de financement du terrorisme ainsi qu’aux

règles et procédures préventives à respecter en la matière ;

- la désignation d’une ou plusieurs personnes de contact pour le personnel, compétentes et disponibles

pour répondre à toute question ayant trait au blanchiment ou au financement du terrorisme, et pouvant

porter, notamment, sur tous les aspects des lois et obligations en matière de LBC/FT, sur les procédures

internes, les devoirs de vigilance auprès de la clientèle et de déclaration d’opérations suspectes ;

- la diffusion périodique d’une documentation de LBC/FT, citant notamment des exemples d’opérations de

blanchiment ou de financement du terrorisme.

(3) Les professionnels prennent les mesures nécessaires afin que le CAA puisse avoir accès aux supports

des formations internes et externes et ce, indépendamment du format choisi pour ces formations.

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

(4) Dans la mesure où les professionnels reprennent un programme de formation et de sensibilisation élaboré

à l’étranger, ils sont tenus d’adapter ce programme aux normes légales et réglementaires applicables au

Luxembourg et à leurs activités spécifiques.

Chapitre 5 Obligations de coopération avec les autorités

Obligations et moyens de coopération avec les autorités

(1) En vertu de l’article 4, paragraphe 3, et de l’article 5, paragraphe 1, de la Loi et de l’article 8, paragraphes

3 et 4, du Règlement grand-ducal, les professionnels doivent être en mesure de répondre rapidement et de

façon complète aux demandes d’information de la part des autorités luxembourgeoises responsables de la

LBC/FT, et notamment celles tendant à déterminer s’ils entretiennent ou ont entretenu des relations d’affaires

ou s’ils effectuent ou ont effectué des opérations en relation avec des personnes données y compris celles

visées aux articles 29 et 31 du Règlement. Cette obligation de coopération ne cesse pas avec la fin de la

relation d’affaires ou de l’opération.

(2) Afin d’être en mesure de se conformer aux exigences du précédent paragraphe, les professionnels

prennent les mesures nécessaires pour s’enregistrer auprès de l’outil informatique mis en place par la CRF

afin de permettre aux professionnels d’effectuer les déclarations d’opérations suspectes.

Étendue des obligations de coopération, mise en œuvre et suivi

(1) L’obligation d’informer sans délai la CRF, telle que prévue à l’article 5, paragraphe 1, point a), de la Loi,

couvre également le cas où le professionnel est entré en contact avec une personne physique ou morale,

ou construction juridique sans qu’une relation d’affaires ait été nouée ou qu’une opération ait été effectuée,

pour autant qu’il y a des soupçons ou des motifs raisonnables de soupçon de blanchiment, d’infraction sous-

jacente associée ou de financement du terrorisme.

(2) Le professionnel doit se donner les moyens requis en termes de procédures et d’organisation de la

fonction du Compliance Officer permettant de procéder à une analyse des rapports qui lui sont transmis et de

déterminer s’il y a lieu de procéder à la communication d’un fait ou d’une transaction à la CRF conformément

à l’article 5, paragraphe 1, point a), de la Loi. Les procédures doivent prévoir les conditions, les délais et les

étapes de la communication des rapports par le chargé de clientèle au Compliance Officer. L’analyse et la

décision en résultant doivent être conservées par écrit et tenues à la disposition des autorités compétentes.

(3) Sans préjudice des obligations prévues à l’article 5, paragraphe 3, de la Loi, une relation d’affaires qui

a fait l’objet d’une déclaration de soupçon auprès de la CRF, doit être suivie par le professionnel avec une

vigilance accrue et, le cas échéant, en ligne avec les instructions de la CRF. En cas d’indices nouveaux, les

professionnels procèdent à une déclaration d’opérations suspectes complémentaire.

Chapitre 6 Le contrôle par le réviseur d’entreprises agréé

Le contrôle par le réviseur d’entreprises agréé

(1) Le contrôle des comptes annuels de toute entreprise d’assurance ou de réassurance par le réviseur

d’entreprises agréé doit porter également sur le respect des obligations et dispositions légales et

réglementaires de LBC/FT. À cet égard, le réviseur d’entreprises agréé procède notamment à des tests par

échantillonnage, dont il décrira la méthodologie et dont il commente les résultats dans un rapport spécial.

(2) Le rapport spécial du réviseur doit comporter, notamment

- la description de la politique LBC/FT mise en place par l’entreprise en vue de la prévention du blanchiment

et du financement du terrorisme, la vérification de sa conformité aux dispositions des articles 301 et 302

de la loi sur le secteur des assurances, de la Loi, du Règlement grand-ducal, des règlements et des lettres

circulaires du CAA en matière de LBC/FT, et le contrôle de leur bonne application ;

- l’appréciation de l’analyse faite par l’entreprise des risques de blanchiment et de financement du terrorisme

auxquels elle est exposée. Le réviseur d’entreprises agréé doit vérifier si les procédures, infrastructures et

contrôles mis en place, ainsi que l’étendue des mesures prises en matière de LBC/FT, sont appropriés face

aux risques de blanchiment et de financement du terrorisme auxquels l’entreprise est exposée, notamment

par ses activités, la nature de sa clientèle et les produits et services offerts ;

JOURNAL OFFICIEL du Grand-Duché de Luxembourg

MÉMORIAL A - 696 du 20 août 2020

- une déclaration sur la réalisation d’un contrôle régulier du respect de la politique LBC/FT de l’entreprise

par la fonction audit interne et le Compliance Officer ;

- la vérification des mesures de formation et de sensibilisation du personnel en matière de blanchiment et de

financement du terrorisme, et en particulier en ce qui concerne la détection des opérations de blanchiment

et de financement du terrorisme ;

- un historique statistique des opérations suspectes détectées, renseignant sur le nombre de déclarations

d’opérations suspectes faites par l’entreprise à la CRF ainsi que le montant total des fonds impliqués.

(3) Le contrôle annuel doit englober les succursales et filiales détenues majoritairement par l’entreprise à

l’étranger. Il doit couvrir, notamment, le respect par les succursales et filiales détenues majoritairement des

dispositions applicables en matière de prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et doit

comporter, à cet égard

- une analyse des risques encourus par les succursales et filiales détenues majoritairement en matière de

blanchiment et de financement du terrorisme ;

- une description et une appréciation de la gestion des risques dans les succursales et filiales détenues

majoritairement ;

- la vérification de l’implémentation et du respect de la politique LBC/FT de l’entreprise dans les succursales

ou filiales détenues majoritairement.

Disposition abrogatoire

Le Règlement modifié du Commissariat aux Assurances N° 13/01 du 23 décembre 2013 relatif à la lutte

contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme est abrogé.

Entrée en vigueur

Le Règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au Journal officiel du Grand-Duché de

Luxembourg.

Luxembourg, le 30 juillet 2020.

LE COMMISSARIAT AUX ASSURANCES,

Claude WIRION

Directeur

Annick FELTEN

Membre de la Direction

Yves BAUSTERT

Membre de la Direction