Règlement P13/10/ILR du 19 juillet 2013 fixant les critères et les procédures d’octroi d’autorisations de fournir des services postaux relevant en tout ou en partie du service postal universel, les normes de qualité à respecter par les titulaires, ainsi que le contrôle du respect de ces normes 2821 Institut Luxembourgeois de Régulation

Règlement P13/10/ILR du 19 juillet 2013 fixant les critères et les procédures d’octroi d’autorisations

de fournir des services postaux relevant en tout ou en partie du service postal universel, les

normes de qualité à respecter par les titulaires, ainsi que le contrôle du respect de ces normes 2821

Institut Luxembourgeois de Régulation

Règlement P13/09/ILR du 19 juillet 2013 fixant les taxes administratives destinées à couvrir

les coûts administratifs globaux du régulateur pour l’exercice 2013

Secteur Services postaux

La Direction de l’Institut Luxembourgeois de Régulation,

Vu la loi du 26 décembre 2012 sur les services postaux, et notamment ses articles 42 et 45;

Vu l’avis du Conseil de l’Institut du 18 juillet 2013;

L’avis du Conseil de la concurrence ayant été demandé;

Vu le résultat de la consultation publique du 28 mai 2013 au 28 juin 2013;

Considérant que pour le secteur «Services postaux» les comptes de 2011 s’élèvent à 392.391,38 EUR et le montant

du budget 2013 se chiffre à 410.649 EUR;

Arrête

Objet et champs d’application des taxes

L’Institut est autorisé à percevoir auprès des prestataires de services postaux en vertu de l’article 42 de la loi du

26 décembre 2012 sur les services postaux (ci-après «la Loi») des taxes destinées à couvrir ses frais administratifs

globaux occasionnés par la régulation du secteur postal. Les modalités de calcul et de paiement de ces taxes sont

déterminées par le présent règlement.

La demande d’autorisation

(1) Toute personne physique ou morale qui a l’intention de fournir des services postaux relevant en tout ou en partie

du service postal universel doit conformément à l’article 7 (2) de la loi du 26 décembre 2012 sur les services postaux

(ci-après «la Loi»), préalablement au commencement de l’exploitation de ces services, en demander l’autorisation

auprès de l’Institut Luxembourgeois de Régulation (ci-après «l’Institut»).

(2) Toute personne qui veut obtenir une telle autorisation doit introduire une demande à l’aide du formulaire mis à

disposition par l’Institut sur son site Internet. La demande doit être transmise soit par lettre recommandée avec accusé

de réception, soit par courrier électronique certifié.

(3) La demande d’autorisation doit être formulée par ou pour le compte d’une personne physique ou morale.

(4) La demande d’autorisation doit être datée et signée par la personne qui souhaite exploiter le service ou par son

mandataire.

Détermination des taxes administratives

(1) Tout prestataire de services postaux est soumis au paiement d’une taxe annuelle combinant une base forfaitaire

de 600 EUR, ainsi qu’un montant variable en fonction de son chiffre d’affaires. Pour l’exercice 2013, le taux de 0,24%

du chiffre d’affaires est applicable.

Le nombre de services notifiés ou autorisés n’est pas pris en compte pour le calcul de la taxe administrative à payer

par un prestataire de services postaux.

(2) Les prestataires de services postaux avec un chiffre d’affaires annuel global de services postaux de moins de

200.000 EUR sont considérés comme prestataires de services postaux d’importance mineure et ne devront payer que

la base forfaitaire de 600 EUR. Cette réduction de la taxe administrative ne peut être accordée que sur base de pièces

justificatives (chiffre d’affaires communiqué en vertu de l’article 42 (8) de la Loi).

(3) Pour le calcul des taxes administratives prévues au titre du présent règlement, le chiffre d’affaires servant de base

est celui réalisé au Grand-Duché de Luxembourg par la prestation de services postaux.

(4) Le chiffre d’affaires est à communiquer, pour chaque année civile, par tout prestataire de services postaux en

vertu de l’article 42 (8) de la Loi. Ce chiffre d’affaires est à communiquer à l’Institut pour le 15 avril de l’année suivante

au plus tard. A défaut de communication dans le délai prescrit, l’Institut procédera à une estimation du chiffre d’affaires

conformément à l’article 42 (9) de la Loi.

Informations à fournir par le demandeur

La demande d’autorisation doit contenir les informations suivantes

a) le nom et l’adresse du demandeur et, le cas échéant, de l’exploitant du service (si les deux ne sont pas identiques)

ainsi que, le cas échéant, l’adresse du siège d’exploitation au Grand-Duché de Luxembourg accompagnée d’un

extrait récent du registre de commerce et des sociétés;

b) les caractéristiques fonctionnelles et techniques des services dont l’exploitation est prévue. Cette description doit

notamment comprendre des informations sur la périodicité des prestations et les délais de livraison et spécifier

les moyens que le demandeur entend mettre en œuvre pour satisfaire à ses obligations légales et réglementaires

en matière de qualité des services. En outre, elle doit indiquer les mesures envisagées pour assurer le respect

des exigences essentielles et des règles définies dans l’article 5 de la Loi;

c) l’étendue géographique précise du territoire dont la couverture est envisagée. Dans le cas d’une couverture

partielle du territoire il y a lieu d’indiquer les communes desservies;

d) le cas échéant, l’intention de recourir à des moyens détenus ou contrôlés par le prestataire désigné du service

postal universel en application de article 10 de la Loi;

e) le cas échéant, la description d’activités, au Grand-Duché de Luxembourg ou à l’étranger, pour lesquelles le

demandeur jouit de droits exclusifs ou spéciaux. Le demandeur indique la manière selon laquelle il assurera la

séparation comptable entre ses différentes branches d’activité lorsqu’il dispose de droits spéciaux ou exclusifs;

f) les procédures de traitement des réclamations des utilisateurs des services postaux relevant en tout ou en partie

du service postal universel en cas de perte, de vol ou de non-respect des normes de qualité de service, y compris

dans les cas où plusieurs prestataires sont impliqués.

Compensation des coûts administratifs globaux

Les taxes administratives sont calculées de manière à permettre à l’Institut de compenser ses coûts administratifs

globaux. A la clôture d’un exercice, l’Institut établit un bilan des frais de personnel et de fonctionnement effectifs et des

taxes perçues au cours du même exercice. Tout solde débiteur ou créditeur sera réparti entre tous les prestataires de

services postaux proportionnellement au montant variable de la taxe annuelle à leur charge.

Instruction de la demande d’autorisation

(1) L’Institut instruit la demande d’autorisation. Il informe le demandeur du caractère complet ou incomplet de la

demande.

(2) Si la demande est incomplète, l’Institut précise les informations complémentaires qui doivent être fournies par le

demandeur et fixe un délai dans lequel les éléments faisant défaut doivent lui parvenir. Ce délai ne peut être supérieur à

quinze jours. A défaut de réponse complète du demandeur dans le délai fixé, la demande est considérée comme retirée.

(3) Si la demande est complète, l’Institut dispose d’un délai de quatre semaines à partir de la réception de la demande

complète pour délivrer l’autorisation sollicitée ou pour s’opposer à la prestation du service demandé conformément

à l’article 9 de la Loi.

Modalités de paiement

(1) Les taxes administratives périodiques sont perçues par année civile. Les taxes viennent à échéance aux dates

fixées sur les factures d’acompte ou de décompte établies par l’Institut.

(2) L’Institut procède à la perception des avances auprès des prestataires de services postaux. Pour l’exercice 2013,

il a établi le plan de facturation et de paiement des avances suivant, sous réserve de modification en cas de besoin

Date de facturation

Date limite de paiement

août 2013

Facturation d’une avance de 75%

31 octobre 2013

(3) Les paiements peuvent être effectués par domiciliation bancaire, virements, transferts et cartes de crédit. Tous

les paiements doivent être effectués sans frais supplémentaires pour l’Institut.

(4) Le décompte pour l’exercice 2013 sera effectué au cours du premier semestre de l’année 2014. Le solde de

l’exercice 2013 sera, selon le cas, facturé ou remboursé dès l’établissement du décompte.

(5) Toute taxe administrative échue et impayée porte intérêts au taux légal après mise en demeure.

Normes de qualité minimales à respecter

(1) La durée d’acheminement des envois postaux relevant en tout ou en partie du service postal universel, équivalant

au premier échelon de poids et au tarif des envois postaux du service postal universel du prestataire désigné du service

postal universel arrêtés par l’Institut, calculée de bout en bout selon la formule J + n (J représentant la date de dépôt et

n le nombre de jours ouvrables qui s’écoulent entre cette date et celle de la remise au destinataire), est fixée comme

suit

Service national

Service intracommunautaire

Durée

Objectif

Durée

Objectif

J + 2

85% des envois

J + 3

99% des envois

J + 3

85% des envois

J + 5

97% des envois

La date de dépôt à prendre en compte est la date du jour du dépôt de l’envoi, si le dépôt a lieu avant la dernière

levée indiquée pour le point d’accès au réseau. Si le dépôt s’effectue après la dernière levée du jour concerné, la date de

dépôt à prendre en considération est celle du jour de levée suivant. Tout délai qui expirerait normalement un samedi,

un dimanche, un jour férié légal ou un jour de rechange est prorogé au premier jour ouvrable suivant. Dans le cas de

plusieurs intervenants, ceux-ci sont solidairement responsables pour garantir ces délais.

(2) Tout retard donne droit à l’expéditeur à une indemnité de retard. Cette indemnité, qui est proportionnée à la

nature de l’envoi, est due par le premier intervenant dans la chaîne d’acheminement. Le montant de l’indemnité de

retard est fixé par le prestataire de services postaux relevant en tout ou en partie du service postal universel d’un

commun accord avec l’Institut et renseigné dans les conditions générales du prestataire concerné. La perte d’un envoi

donne droit à une indemnité de perte qui doit être un multiple de l’indemnité de retard.

(3) Les prestataires de services postaux relevant en tout ou en partie du service postal universel peuvent fixer des

critères de qualité plus exigeants. Dans ces cas les indemnités de retard et de perte doivent être adaptées.

Autres paiements éventuels

Le paiement des taxes administratives établies en vertu du présent règlement est sans préjudice d’éventuelles

redevances destinées à couvrir des coûts exceptionnels en vertu de l’article 42 (7) de la Loi, de tout autre paiement

éventuel à effectuer par le prestataire de services postaux en vertu de la réglementation applicable, ainsi que de toute

éventuelle contribution à un fonds pour le maintien du service postal universel.

Contrôle de qualité

Aux fins de permettre à l’Institut de vérifier les standards de qualité atteints par les prestataires de services postaux

relevant en tout ou en partie du service postal universel, chaque prestataire de services postaux titulaire d’une

autorisation doit transmettre à l’Institut annuellement, au plus tard le premier avril, la liste complète des réclamations

traitées au courant de l’année écoulée. A défaut de communication, l’Institut peut ordonner un audit de qualité. Cet

audit est à considérer comme un coût exceptionnel au sens de l’article 42 (7) de la Loi.

Disposition finale

Le présent règlement sera publié au Mémorial et sur le site Internet de l’Institut.

La Direction

(s. ) Paul Schuh

(s. ) Jacques Prost

(s. ) Camille Hierzig

Institut Luxembourgeois de Régulation

Règlement P13/10/ILR du 19 juillet 2013 fixant les critères et les procédures d’octroi d’autorisations

de fournir des services postaux relevant en tout ou en partie du service postal universel, les normes

de qualité à respecter par les titulaires, ainsi que le contrôle du respect de ces normes

Secteur Services postaux

La Direction de l’Institut Luxembourgeois de Régulation,

Vu la loi du 26 décembre 2012 sur les services postaux;

Vu l’avis du Conseil de l’Institut du 18 juillet 2013;

Vu l’avis du Conseil de la concurrence du 26 juin 2013;

Vu le résultat de la consultation publique du 29 mai 2013 au 1er juillet 2013;

Arrête

Modification de l’autorisation

Le détenteur de l’autorisation informe l’Institut de toute modification prévue relative à l’exploitation de ses services

susceptible d’affecter le respect des obligations imposées par l’autorisation. Le prestataire de services postaux relevant

en tout ou en partie du service postal universel ne peut mettre en œuvre la modification qu’il entend apporter à ses

services tant que son autorisation n’a pas été modifiée. L’autorisation est modifiée par l’Institut en suivant la même

procédure que celle prévue dans le présent règlement pour sa délivrance.

Dispositions finales

Le présent règlement sera publié au Mémorial et sur le site Internet de l’Institut.

La Direction

(s. ) Paul Schuh

(s. ) Jacques Prost

(s. ) Camille Hierzig

Editeur

Service Central de Législation, 43, boulevard F.-D. Roosevelt, L-2450 Luxembourg

Imprimeur: Association momentanée Imprimerie Centrale / Victor Buck