LU
convention entre la Fédération des hôpitaux luxembourgeois (FHL) et la Caisse nationale de santé. (fhl)
Table des dispositions (40)
Texte législatif (40 Articles)
DU GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG
N° 687 du 13 août 2020
Cahier des charges relatif aux documents et formulaires standardisés ainsi qu’aux moyens de
transmission des données entre les établissements hospitaliers, les personnes protégées, la Caisse
nationale de santé (CNS), le Contrôle médical de la sécurité sociale (CMSS), pris en exécution de la
convention entre la Fédération des hôpitaux luxembourgeois (FHL) et la Caisse nationale de santé.
I. DOCUMENTS ET FORMULAIRES STANDARDISÉS
Les documents, formulaires et fichiers visés par le présent cahier des charges sont les suivants
a) Glossaire (Annexe I) ;
b) Dénomination des fichiers électroniques (Annexe II) ;
c) Descriptif du fichier – Cadre Facturation (Annexe III) ;
d) Les motifs de refus de PEN2 (Annexe IV) ;
e) Codifications à utiliser dans le cadre des demandes et des déclarations (Annexe V) ;
f)
Déclaration d’entrée (Annexe VI) ;
g) Déclaration de transfert (Annexe VII) ;
h) Déclaration de sortie (Annexe VIII) ;
i)
Déclaration de changement de médecin traitant (Annexe IX) ;
j)
Demande initiale de rééducation stationnaire ou ambulatoire (Annexe X) ;
k) Demande de prolongation de rééducation stationnaire/ambulatoire (Annexe XI) ;
l)
Fichier facturation de l’activité extrahospitalière de la pharmacie (Annexe XII) ;
m) Relevé médicaments, implants, prothèses, transplants et frais connexes à coût élevé (Annexe XIII) ;
n) Liste des médecins agréés par établissement hospitalier (Annexe XIV) ;
o) Relevé des actes prestés aux patients dans les établissements hospitaliers par les médecins y agréés
(Annexe XV) ;
p) Suivi budgétaire mensuel des frais variables (Annexe XVI) ;
q) Suivi budgétaire mensuel du nombre d’ETP (Annexe XVII) ;
r) Suivi budgétaire trimestriel des frais fixes (Annexe XVIII) ;
s) Liste des codes prestataires des médecins (Annexe XIX) ;
t)
Réhabilitation physique et post-oncologique : demande de prise en charge (Annexe XX) ;
u) Réhabilitation physique et post-oncologique : Relevé journalier des entrées et sorties (Annexe XXI) ;
v) Relevé individuel des séjours stationnaires et de jour (Annexe XXII) ;
w) Classification des actes de la génétique et de l’anatomopathologie (Annexe XXIII).
Remarque explicative : Tous les formulaires visés par le présent cahier des charges s’appliquent dans les
relations entre les personnes protégées, le corps médical, les caisses de maladie, la Caisse nationale de
santé et le Contrôle médical de la sécurité sociale.
À l’annexe I du cahier des charges, qui fait partie intégrante de la convention conclue entre la FHL et la CNS,
un glossaire explique les termes et expressions utilisés dans le cadre des échanges entre les parties liées
par la présente convention.
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II. TRANSMISSION DES DONNÉES PAR VOIE ÉLECTRONIQUE
Mise en œuvre de la transmission par voie électronique de données
Pour effectuer la transmission par voie électronique, un raccordement au réseau Healthnet1 avec authentification
forte est requis.
L’établissement hospitalier s’engage à se doter des moyens de communication suffisants et à suivre la
procédure publiée sur le site Internet de la CNS qui sera notifiée et mise à disposition des établissements
hospitaliers2 pour accéder au transfert par voie électronique de données structurées et normalisées, de
système informatique à système informatique.
Un établissement hospitalier doit disposer d’au moins deux (2) accès personnalisés. La CNS communique
à l’établissement hospitalier la décision d’accord ou de refus du droit d’accès à la transmission par voie
électronique via le réseau Healthnet. Un refus d’accès est à justifier par la CNS. Les accès nécessaires sont
mis à disposition de l’établissement hospitalier sur demande. En cas d’accord, le Centre Commun de la
Sécurité Sociale (CCSS), en sa qualité de sous-traitant dans le cadre du traitement de données visé,
communique aux collaborateurs de l’établissement hospitalier leur code et leur mot de passe initial pour
qu’ils puissent accéder à leur compte personnel.
Leurs identifiant et authentifiant sont strictement personnels et ne doivent pas être divulgués aux tiers, y
inclus les proches collaborateurs. Tout changement de fonction ou départ d’un collaborateur de l’établissement
hospitalier ayant un accès personnel doit être signalé par ce dernier à la CNS dans les plus brefs délais.
Dénomination des fichiers
La dénomination des fichiers prévus par la convention et le présent cahier des charges est définie dans les
annexes du présent cahier des charges.
Lors de la transmission par voie électronique des fichiers, l’établissement hospitalier s’engage à respecter
cette dénomination ainsi que les libellés et le contenu des différentes zones définies dans les fichiers
électroniques.
Notification du dépôt d’un fichier
L’accusé de réception d’un fichier électronique prend la forme d’un email automatique envoyé aux adresses
email fournies par l’établissement hospitalier immédiatement après la réception et le contrôle du format du
fichier. Cette information constitue une simple notification de dépôt et n’a pas de valeur juridique.
Conservation des preuves numériques
Dans le cadre des processus de transmissions électroniques des fichiers de déclarations, de demandes et
de facturation, les pièces justificatives numériques sont intégrées et sauvegardées dans les archives électroniques
de l’établissement hospitalier et de la CNS. L’intégration et la conservation se font conformément aux
conditions et modalités prévues par les lois, règlements et conventions en vigueur. L’établissement
hospitalier garantit la mise en place de procédures d’impression des documents numériques.
Transmission des formulaires par voie électronique
Tous les formulaires visés par le présent cahier des charges sont échangés par voie électronique sécurisé.
La transmission sur support papier des formulaires entre l’établissement hospitalier et la CNS est limitée aux
situations découlant d’incidents techniques.
1 www.healthnet.lu (lien valide au 20/4/2020)
2 http://www.cns.public.lu/fr/formulaires/demande-acces/demande-acces.html (lien valide au 20/4/2020)
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Dans le cadre de la transmission sur support papier, les formulaires doivent respecter les exigences relatives
au contenu et au layout telles que définies dans le présent cahier des charges, sous peine de ne pas être
opposable à l’assurance maladie (voir annexe V ; annexe VI ; annexe VII ; annexe VIII ; annexe IX ; annexe
X ; annexe XI).
En principe l’établissement hospitalier émet un seul original. Exceptionnellement un deuxième original,
opposable à l’assurance maladie, peut être émis. Le deuxième original doit être daté à la date de l’émission
de l’original qu’il remplace.
Toute rature et modification apportée à un document existant, de quelque nature qu’il soit, est utilement
paraphée et authentifiée par l’estampille de l’établissement hospitalier.
Toute évolution technique des règles concernant l’échange de données est signalée par écrit par la CNS à
chaque établissement hospitalier qui dispose d’un délai de trois (3) mois pour s’y conformer. Un délai
spécifique déviant de trois (3) mois et des modalités transitoires peuvent être décidés par la CTF.
III. Les Déclarations
Les déclarations d’entrée, de transfert ou de sortie
À l’admission d’un patient pour un séjour en milieu hospitalier, l’établissement hospitalier déclare une entrée.
À la sortie de ce dernier, l’établissement hospitalier déclare une sortie.
Par dérogation à l’alinéa précédent, si au cours d’un traitement stationnaire la nature du traitement exige un
transfert du patient vers un autre hôpital pour y recevoir des soins qui ne peuvent être dispensés dans
l’établissement hospitalier d’origine et que le patient réintègre l’établissement hospitalier d’origine avant
minuit du même jour l’établissement hospitalier qui reçoit le patient effectue une déclaration de transfert en
lieu et place des déclarations d’entrée et de sortie respectives.
Toute déclaration doit être parvenue à la CNS dans les deux (2) jours ouvrables suivant respectivement
l’admission, le transfert ou la sortie du patient à l’exception des admissions selon l’article 13 du présent
document.
Le CCSS met à disposition de l’établissement hospitalier, les accès informatiques nécessaires et en nombre
suffisant aux outils leur permettant de saisir directement les déclarations d’entrée et de sortie, ainsi que les
transferts entre hôpitaux dans la mesure où les contraintes du système Pen2 le permettent.
Les droits d’accès accordés aux établissements hospitaliers ne permettent que la création d’une admission,
la saisie d’un transfert et d’une sortie, ainsi que des recherches sur des enregistrements existants et ce
uniquement par l’utilisateur, dont l’accès a été mis à disposition par le CCSS. Toute modification d’une
déclaration doit être communiquée à la CNS sur support papier ou par e-mail sécurisé dans les plus brefs
délais. La CNS se chargera de la mise à jour.
Les déclarations de changements de médecin traitant
Les établissements hospitaliers déclarent tout changement de médecin traitant à la CNS par le formulaire
prévu à l’annexe IX.
La déclaration doit parvenir à la CNS au plus tard cinq (5) jours ouvrables suivant le changement du médecin
traitant.
IV. Les Demandes
Demandes d’accord pour rééducation et réhabilitation
Les traitements stationnaires au Centre national de rééducation fonctionnelle et de réadaptation
(CNRFR), dans un service de rééducation gériatrique ou dans le service national de réhabilitation
physique ou de réhabilitation post-oncologique
Le traitement stationnaire au CNRFR ou dans un service de rééducation gériatrique d’un établissement
hospitalier requiert une autorisation du Contrôle médical de la sécurité sociale et il est subordonné à la
production à la CNS endéans les 3 jours ouvrables suivant l’admission du patient du formulaire de demande
défini à l’annexe X du présent cahier des charges dûment rempli et accompagné sous pli fermé à l’adresse
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du Contrôle médical de la sécurité sociale d’un rapport médical détaillé tel que défini au niveau des
dispositions statutaires de la CNS.
Les demandes de prise en charge pour réhabilitation physique ou réhabilitation post-oncologique au Centre
de Réhabilitation du Château de Colpach sont réalisées par le formulaire prévu à l’annexe XX. Pour le relevé
journalier des entrées et sorties au Centre de Réhabilitation du Château de Colpach, le formulaire prévu à
l’annexe XXI est à transmettre sous forme électronique à la CNS.
En cas d’un accord, la CNS transmet à l’assuré et à l’établissement hospitalier demandeur un titre qui certifie
la prise en charge du traitement demandé pour une période définie en application des dispositions et
conditions définies dans les statuts de la CNS.
En cas de refus, la CNS adressera une décision de refus à l’assuré, à l’établissement hospitalier demandeur
ainsi qu’au médecin demandeur. L’établissement hospitalier ayant fait une demande informe le patient ou
l’accompagnateur selon la loi modifiée du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient, sans
délai, sur le refus et sur les coûts qui seront à sa charge personnelle.
Les traitements ambulatoires au CNRFR ou dans un service de rééducation gériatrique ou cardiaque
Le traitement ambulatoire au CNRFR ou dans un service de rééducation gériatrique ou dans un service de
rééducation cardiaque d’un hôpital est subordonné à la production à la CNS endéans les 3 jours ouvrables
suivant l’admission du patient du formulaire de demande défini à l’annexe X du présent cahier des charges
dûment rempli et accompagné sous pli fermé à l’adresse du Contrôle médical de la sécurité sociale d’un
rapport médical détaillé tel que défini au niveau des dispositions statutaires de la CNS ou d’une ordonnance
médicale dans le cas d’une rééducation cardiaque.
En cas d’un accord, la CNS transmet à l’assuré et à l’établissement hospitalier demandeur un titre qui certifie
la prise en charge du traitement demandé pour une période définie en application des dispositions et
conditions définies dans les statuts de la CNS.
En cas de refus la CNS adressera une décision de refus à l’assuré, à l’établissement hospitalier demandeur
ainsi qu’au médecin. L’établissement hospitalier ayant fait une demande informe le patient ou l’accompagnateur
selon la loi modifiée du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient, sans délai, sur le refus et
les coûts qui seront à sa charge personnelle.
Demandes de prolongation pour rééducation au CNRFR ou dans un service de rééducation gériatrique
Si l’accord pour le traitement stationnaire ou ambulatoire vient à échéance, le CNRFR ou l’établissement
hospitalier fait parvenir, au plus tard quatre (4) jours ouvrables avant l’échéance de la prise en charge, la
demande de prolongation, à la CNS. Les informations médicales, tel que définies par les dispositions
statutaires de la CNS, sont à envoyer sous pli fermé au CMSS.
Le formulaire à utiliser pour la demande de prolongation fait l’objet de l’annexe XI au présent cahier des
charges.
Les décisions d’accord respectivement de refus de prolongation sont communiqués de la même façon que
pour les demandes initiales.
V. FACTURATION
Contenu de la facture
Le fichier électronique de facturation comporte obligatoirement les données figurant sur le modèle prévu à
l’annexe III du présent cahier des charges.
Formats des fichiers
Le fichier électronique de facturation échangé respecte les règles de nommage définies à l’annexe II.
Le fichier électronique de facturation échangé est un fichier plat respectant les spécifications techniques
définies à l’annexe III.
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Entrée des données de facturation à la CNS
L’établissement hospitalier fait parvenir le fichier de facturation par voie électronique à la CNS selon les
modalités définies aux articles 2 à 8 du présent cahier des charges.
La transmission du fichier de facturation vaut demande de paiement des prestations opposables. L’établissement
hospitalier est responsable de la conformité des données de facturation.
Pour chaque code prestataire facturier, il ne peut être introduit qu’un seul fichier de facturation par mois de
calendrier à la CNS.
La CNS procède au paiement des prestations non contestées au plus tard le trentième (30ième) jour à partir
de la date de réception du fichier de facturation telle qu’elle est renseignée sur l’accusé de réception.
Retour de données à l’établissement hospitalier
La CNS envoie par voie électronique une information de dépôt des fichiers sur le serveur de l’établissement
hospitalier lorsque les données entrées dans le fichier électronique de facturation sont exploitables et
conformes à l’annexe III du présent cahier des charges. Dans le cas contraire, le fichier n’est pas traité et est
retourné par voie électronique à l’établissement hospitalier avec indication des motifs du retour. La liste des
codes refus utilisés est repris à l’annexe IV.
Contestation des prestations
En cas de contestation de prestations, la CNS transmet les motifs de refus prévus à l’annexe IV renseignés
sous forme de codes dans les fichiers retournés au plus tard 30 jours après la date de réception par la CNS
du fichier de facturation.
VI. Autres dispositions
Activité extrahospitalière de la pharmacie : Délivrance de fournitures
Le pharmacien hospitalier ne délivre les fournitures (médicaments et dispositifs médicaux) prévues à l’article
9 du règlement grand-ducal du 1er mars 2002 relatif à la pharmacie hospitalière et au dépôt hospitalier de
médicaments vers le secteur extrahospitalier que sur ordonnance médicale originale nominative. Le fichier
de facturation de l’activité extrahospitalière de la pharmacie sera transmis à la CNS par fichier électronique
sous le format prévu à l’annexe XII. Les fichiers informatiques sont accompagnés d’un relevé récapitulatif
indiquant la période de facturation, le nombre d’enregistrements et la somme des nombres d’emballages
(somme de la zone 14 (quantité) du fichier de l’annexe XII).
Dès réception et lecture du fichier informatique, un accusé de réception est transmis à l’hôpital, confirmant
la lecture correcte des paramètres ci-dessus.
En cas de non-concordance, le fichier est retourné immédiatement à l’hôpital sans avoir été traité. En cas de
conformité des données, le fichier est retourné à l’hôpital dans le délai de 30 jours. Le transfert du fichier de
facturation de l’activité extrahospitalière de la pharmacie sera complété par un dépôt mensuel des
ordonnances par l’établissement hospitalier concerné à la CNS en vue d’un remboursement des frais
engendrés.
Prestations prises en charge individuellement
Dans le cadre de la prise en charge des médicaments, implants, prothèses, transplants et frais connexes à
coût élevé conformément à l’article 21 de la convention, les ordonnances originales avec un relevé
récapitulatif sous le format décrit à l’annexe XIII sont à adresser à la CNS par courrier postal sur base
semestrielle
31 janvier de l’année n pour les prestations relatives au 2ème semestre n-1
30 juillet de l’année n pour les prestations relatives au 1er semestre de l’année n
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Demande des titres de prises en charge de kinésithérapie
Les établissements hospitaliers doivent obligatoirement utiliser la procédure électronique pour la demande
des titres de prise en charge de la kinésithérapie en milieu ambulatoire. La procédure électronique pour la
demande d’un titre de prise en charge est décrite dans le cahier des charges de la convention entre la CNS
et l’Association luxembourgeoise des kinésithérapeutes diplômés.
Mise à disposition des informations par la CNS
La CNS met à la disposition des établissements hospitaliers un accès informatique permettant de vérifier
l’affiliation des assurés et le statut d’un accident de travail.
L’accès au système du Centre informatique de la sécurité sociale permet en principe la consultation par
télétraitement 24 heures sur 24 heures et 7 jours sur 7. Les données consultables comprennent le numéro
matricule de la personne protégée affiliée pour la date de la consultation, du nom, du nom marital, des
prénoms et de l’adresse postale de la personne protégée telle que reprise du RNPP, de la date des accidents
relevant de la compétence de l’assurance contre les accidents et du numéro de l’accident. Le Centre
informatique de la sécurité sociale permettra de faire une recherche du numéro matricule sur base de la date
de naissance et sur base du nom et du prénom.
Les établissements hospitaliers et la CNS sont en charge de mettre en place l’infrastructure et les règles de
gestion nécessaires au respect de la législation en vigueur concernant la protection des données à caractère
personnel.
Dans le cadre de la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection
des données et mise en oeuvre du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27
avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère
personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur
la protection des données), portant modification du Code du travail et de la loi modifiée du 25 mars 2015
fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’État , et
à ses mises à jour à venir, et plus généralement conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la
protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre
circulation de ces données et à la demande de la CNS, les établissements hospitaliers pourront être amenés
à expliquer et justifier l’utilisation faite des données mises à disposition par la CNS.
Référentiels
La CNS met à disposition des établissements hospitaliers
a) la liste des codes prestataires des médecins sur base hebdomadaire tel que définie à l’annexe XIX ;
b) la version coordonnée de la nomenclature des actes et services des médecins et médecins-dentistes et
de leurs tarifs applicables ;
c) la version coordonnée de la nomenclature des actes et services des infirmiers, des masseurs-
kinésithérapeutes, des rééducateurs en psychomotricité, des sages-femmes, des orthophonistes, des
laboratoires d’analyses médicales et de biologie clinique, des prestataires de soins palliatifs et des
diététiciens et leurs tarifs applicables.
En cas de mise à jour de l’un des documents mentionnées sous b) ou c), la CNS s’engage à transmettre un
nouveau référentiel aux établissements hospitaliers dans un délai d’une semaine après publication au
Journal officiel sous format Excel.
La liste actualisée des codes prestataires des médecins prescripteurs sera transmise dans des intervalles
mensuels. La description et la dénomination du fichier d’échange reprenant cette liste de codes prestataires
est reprise à l’annexe XIX. La CNS tient à disposition des établissements hospitaliers le fichier électronique
correspondant à la description complète du layout du fichier reprenant la liste des médecins prescripteurs.
Cas de simple hébergement
Lorsque le séjour à l’hôpital d’une personne est qualifié de simple hébergement au sens de l’article 17,
alinéa 2 du Code de la sécurité sociale, les frais de séjour à l’hôpital ne sont pas opposables à l’assurance
maladie. Dans ce cas l’établissement hospitalier informe le patient sur les coûts qui lui incombent et qui ne
sont pas pris en charge par l’assurance maladie. Les séjours sont à indiquer dans le fichier de facturation
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(annexe III). La CNS tiendra compte de ces séjours au niveau des unités d’œuvre non opposables dans le
cadre du décompte de fin d’exercice prévu à l’article 37 de la convention.
VII. Transmission de données dans le cadre du suivi budgétaire prévu à l’article 45 de la convention
Suivi budgétaire mensuel des frais variables
Dans le cadre du suivi budgétaire les établissements hospitaliers transmettent trimestriellement à la CNS le
suivi budgétaire mensuel des frais variables.
La description et la dénomination du fichier reprenant les données du suivi budgétaire mensuel des frais
variables figurent à l’annexe XVI. Les données du trimestre précédent doivent être transmis à la CNS avant
la fin du trimestre subséquent.
Suivi budgétaire mensuel du nombre d’ETP
Dans le cadre du suivi budgétaire les établissements hospitaliers transmettent trimestriellement à la CNS, le
suivi budgétaire du nombre d’ETP sous forme de la moyenne mensuelle.
La description et la dénomination du fichier reprenant les données du suivi budgétaire du nombre d’ETP est
reprise à l’annexe XVII.
Suivi budgétaire trimestriel des frais fixes
Dans le cadre du suivi budgétaire les établissements hospitaliers transmettent à la CNS, le suivi budgétaire
trimestriel des frais fixes. Les données du trimestre précédent sont transmises à la CNS avant la fin du
trimestre subséquent moyennant un fichier électronique.
La description et la dénomination du fichier reprenant les données du suivi budgétaire des frais fixes est
reprise à l’annexe XVIII.
Pour les trois fichiers de suivi budgétaires repris aux art. 31, 32 et 33, la CNS tient à disposition des établissements
hospitaliers le fichier électronique correspondant à la description complète de ces fichiers.
VIII. Documentation hospitalière
Déclaration du diagnostic et de la classification des séjours
En vertu de l’article 47bis de la convention, les établissements hospitaliers communiquent sur une base
semestrielle le relevé individuel des séjours stationnaires et de jour à la CNS. Les délais à respecter sont le
15 octobre de l’année n pour la transmission des données relatives aux séjours du 1er semestre de l’année n
et le 15 avril de l’année n+ 1 pour la transmission des données relatives aux séjours du 2ème semestre de
l’année n.
Les modalités de codage pour les données sur les séjours hospitaliers sont publiées sur le site internet
(www.dcsh.lu).3 La dénomination ainsi que la structure du fichier d’échange reprenant les données du relevé
individuel des séjours stationnaires sont repris à l’annexe II. Les variables à transmettre à la CNS sont repris
à l’annexe XXII.
La CNS tient à disposition des établissements hospitaliers le fichier électronique correspondant à la
description complète du fichier reprenant relevé individuel des séjours stationnaires.
Un fichier XML est utilisé pour le transfert de la documentation hospitalière des établissements hospitaliers
spécialisés avec les variables suivantes
Code fournisseur
Matricule
Sexe déclaré à l’état civil
Date de naissance
3 https://www.dcsh.lu/ressources (lien valide au 20/4/2020)
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Pays de résidence
Code postal de résidence
Numéro d’admission
Date d’admission
Heure d’admission
Provenance du patient
Code de l’établissement de provenance
Date de sortie
Heure de sortie
Modalité de sortie
Code de l’établissement de destination de sortie
Date du début de la prise en charge
Heure du début de la prise en charge
Date de la fin de la prise en charge
Heure de la fin de la prise en charge
Type de service hospitalier assurant la prise en charge
Code site hospitalier
Diagnostic principal
Diagnostics secondaires
Présent à l’admission
La CNS tient à disposition des établissements hospitaliers le fichier électronique correspondant.
Les catalogues des classifications à utiliser seront mis à disposition des établissements hospitaliers par la
société qui fournit l’outil de codage et de groupage.
Relevé des actes prestés aux patients par les médecins agréés dans les établissements hospitaliers
Pour que la CNS puisse mettre à disposition de chaque établissement hospitalier le relevé des actes prestés
aux patients par les médecins y agréés conformément à l’article 74 alinéa 10 du CSS, l’établissement
hospitalier transmet à la CNS une liste de ses médecins agréés avec code prestataire, date début de
l’agréation et date fin de l’agréation des médecins agréés pendant le semestre concerné. La CNS transmet
par la suite le relevé des actes prestés aux patients par les médecins y agréés à l’établissement hospitalier.
Les délais à respecter pour le transfert sont les suivants
Délai pour la transmission de la liste des
médecins agréés par l’établissement hospitalier
à la CNS
Délai pour la transmission du relevé des actes
prestés aux patients par la CNS à l’établissement
hospitalier
31 mars de l’année n pour la transmission de la liste
des médecins agréés par l’établissement hospitalier
au cours du 2ème semestre n-1
30 juin de l’année n pour la transmission du relevé
des actes prestés aux patients au cours du 2ème
semestre n-1
30 septembre de l’année n pour la transmission de
la liste des médecins agréés par l’établissement
hospitalier au cours du 1er semestre de l’année n
31 décembre de l’année n pour la transmission du
relevé des actes prestés aux patients au cours du
1er semestre n
La dénomination ainsi que la structure du fichier d’échange reprenant la liste des médecins agréés sont
repris à l’annexe XIV.
La dénomination ainsi que la structure du fichier d’échange reprenant le relevé des actes prestés aux patients
par les médecins y agréés sont repris à l’annexe XV.
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IX. Dispositions transitoires
Tous les déclarations d’entrée, de sortie et de prolongation des traitements pour rééducation ou
réhabilitation (voir annexes X, XI, XX et XXI) qui ne peuvent pas se faire par saisie directe, doivent être faites
par l’établissement hospitalier sur support papier jusqu’à la mise à disposition d’un outil informatique
permettant une intégration de ces déclarations dans le système informatique de l’établissement hospitalier.
Pendant la phase d’implémentation des formats de fichier repris aux annexes XVI, XVIII et XIX, la CNS
continue de recevoir les fichiers de suivi budgétaires transmis par les établissements hospitaliers
trimestriellement au format Excel. La description et la dénomination des fichiers Excel reprenant les données
du suivi budgétaire sont reprises respectivement aux annexes XVI, XVII, XVIII. Les fichiers en question
seront mis à disposition par la CNS.
X. Date d’application
Ce cahier des charges est applicable à partir du 1er octobre 2020.
En foi de ce qui précède les soussignés, dûment autorisés par leurs mandants, ont signé le présent cahier
des charges.
Fait à Luxembourg, le 9 juillet 2020 en deux exemplaires.
Pour la Caisse Nationale de Santé,
Le président,
Christian Oberlé
Pour la Fédération des hôpitaux
luxembourgeois,
Le président,
Paul Junck
Le secrétaire général,
Marc Hastert
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Annexe I - Glossaire
Avis administratif Caisse
Nationale de Santé
La conclusion de l’instruction du dossier de demande d'autorisation
avant l’émission d’une décision peut être conditionnée par
l’accomplissement des conditions administratives. Cet avis peut se
traduire par un accord ou un refus. Cet avis peut être préalable ou
non à la prestation.
Avis médical du Contrôle
médical de la Sécurité
Sociale
La conclusion de l’instruction du dossier de demande d'autorisation
avant l’émission d’une décision peut être conditionnée par
l’obtention d'un avis du Contrôle médical de la sécurité sociale. Cet
avis peut se traduire par accord ou refus. Cet avis peut être préalable
(APCM) ou non (ACM) à la date prestation.
Code de l’organisme payeur
Code à deux positions numériques définissant l’organisme de
sécurité sociale compétent.
Code de l'acte
Notion nomenclature : identifiant de l’acte aussi appelé code tarif
Code prescripteur
Code prestataire individuel du médecin qui a le droit d'établir une
ordonnance aussi appelé code médecin.
Code prestataire
Code prestataire attribué à une personne physique ou morale qui a
un lien conventionnel ou contractuel avec l’assurance maladie aussi
appelé code fournisseur.
Conditions administratives
Par exemple condition de la validité de l’affiliation, du code
prestataire, contrôle du nombre maximum de prestations prises en
charge pour une période définie, etc.
Contrôles sémantiques
Contrôles de fond et de contenu
Contrôles syntaxiques
Contrôle de forme, de format, contrôle de l’exploitabilité des
données figurant au fichier.
Date de l’avis du CMSS
Date à laquelle le CMSS a émis son avis qui se traduit par un accord
ou un refus.
Date d’établissement du
titre de prise en charge
Date à laquelle le titre de prise en charge est émis par la CNS
Date de début de validité du
titre de prise en charge
Date de début de droit à la prise en charge des prestations accordées
suivant les conditions inscrites sur le titre de prise en charge.
Date de fin de validité du
titre de prise en charge
Date de début de droit à la prise en charge des prestations accordées
suivant les conditions inscrites sur le titre de prise en charge.
Date début de traitement
Date à laquelle la première prestation du traitement prescrit est
réalisée.
Date fin de traitement
Date jusqu’à laquelle le traitement prescrit peut être effectué. Date
liée à la prestation et non à l’ordonnance. Date de fin de période sur
laquelle le traitement prescrit prend fin.
Date d’entrée à la CNS
Date à laquelle le dossier (demande, déclaration ou facturation) est
entré à la CNS ou auprès d’une autre institution de sécurité sociale.
Date d’établissement du
dossier
Date à laquelle le dossier (demande, déclaration ou facturation) est
créé par le prestataire (date reprise sur le formulaire ou sur
l’ordonnance)
Date d’établissement de la
facture
Date à laquelle la facture est établie par le prestataire.
Date de décompte
Indique le mois décompté dans le fichier de facturation.
Date prestation
(JJMMAAA)
La date prestation correspond à
• la date de l’exécution d’une unité d’œuvre
Décision de la CNS
Décision positive ou négative prise par la CNS en conclusion de
l’instruction d’un dossier de demande.
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Décision d’autorisation de la
CNS
Décision d’accorder un droit à la personne protégée pour une
prestation subordonnée à une autorisation documentée sur un titre
de prise en charge.
Décision de refus de prise en
charge
Décision négative qui n’est jamais documentée sur un titre de prise
en charge.
Demande d’autorisation
déposée à la CNS
Dossier de demande pour l’obtention de la prise en charge par
l’assurance maladie d’une prestation de soins subordonnée à une
autorisation préalable ou non.
Doublon
Deux factures différentes concernant une même personne protégée
pour un même acte et pour la même date de prestation. La dernière
facture présentée est refusée.
Justificatif de paiement
Pièce comptable établie par la CNS suite à la demande de paiement
présentée sur le relevée récapitulatif, retournée au prestataire pour
le renseigner sur les montants effectivement payés, les
redressements et corrections, les retenus et les contestations.
Motif de refus
Les motifs de refus de PEN2 (voir annexe IV)
Numéro accident
Numéro de référence du dossier de l’accident du travail, du trajet
déclaré ou de la maladie professionnelle déclarée suivant les règles
décrites en application du règlement grand-ducal du 17 décembre
2010 déterminant la procédure de déclaration des accidents.
Numéro d’admission
Numéro de dossier attribué au patient lors de son entrée à l’hôpital
Numéro ordonnance
Numéro de dossier externe défini et géré par l’hôpital
Ordonnance médicale
motivée
Ordonnance émise par le médecin prescripteur, comportant des
motivations médicales et accompagnée, le cas échéant, de toutes les
pièces justificatives nécessaires pour étayer la demande.
Participation statutaire
Participation personnelle à charge de la personne protégée, définie
dans les statuts de la CNS.
Prestation
Prestation de soins de santé suivant l’article 17, alinéa premier du
CSS.
Saisie directe
Les établissements hospitaliers disposent d’un accès accordé par le
CCSS, qui leur permet de saisir dans l’environnement de leur propre
système informatique les déclarations d’entrée et de sortie, ainsi que
les transferts entre établissements dans la mesure où les contraintes
du fichier « prise en charge » du système PEN2 le permettent.
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Annexe II - Dénomination des fichiers électroniques
I.
Structure de dénomination des fichiers
Tous les fichiers entrant à la CNS auront une structure de nom identique.
Les noms des fichiers peuvent être en lettres minuscules ou en majuscules.
Les noms des fichiers commencent toujours
o par la lettre ‘F’ pour les fichiers de l’assurance maladie suivi
o par le code prestataire à 8 positions
o puis par l’année de décompte sur 4 positions
o puis par le mois de décompte sur 2 positions
o puis par le caractère ‘_’
o puis par un identifiant convention à 3 positions qui définit une convention dans le cadre
de laquelle la facturation est demandée
o puis par le caractère ‘_’
o puis par le type de fichier sur 6 positions
o puis par le caractère ‘_’
o puis par le numéro de layout sur 3 positions
o puis par le caractère ‘_’
o puis par la date d’envoi du fichier sur 8 positions
o puis par le caractère ‘_’
o puis par une référence sur 30 positions
Illustration schématique
[F][Code prestataire][Année][Mois]_[Cadre légal]_[Type fichier]_[Numéro Layout]_[Date]_[Référence]
Libellé des données
Désignation
F
Fichiers assurance maladie
Code prestataire
Code prestataire à 8 positions
Année
Année à 4 positions numériques
Mois
Mois d’envoi à 2 positions numériques
Cadre légal
Cadre légal : CLN
Type fichier
Identifiant du fichier qui servira à déterminer le
type de fichier dont il s’agit (voir ci-après)
Numéro Layout
Numéro du layout transmis (voir ci-après)
Date envoi
Date d’envoi au format AAAAMMJJ
Référence
Référence externe propre à chaque prestataire
La zone [type fichier] a une des valeurs suivantes
Type fichier
Désignation
FAC
Facturation
RETFAC
Retour facturation
PREFAC
Préfacturation
RETPREFAC
Retour préfacturation
MEDEXT
Médicaments extrahospitaliers
RETMEDEXT
Retour médicaments extrahospitaliers
DIS
Dispositifs médicaux
RETDIS
Retour dispositifs médicaux
MEDAGR
Liste des médecins agréés
RETMEDAGR
Retour liste des médecins agréés
SFV
Suivi frais variables
RETSFV
Retour suivi frais variables
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ETP
Suivi ETP
RETETP
Retour suivi ETP
SFF
Suivi frais fixes
RETSFF
Retour suivi frais fixes
DOCHOS
Documentation hospitalière
RETDOCHOS
Retour documentation hospitalière
DOCSPE
Documentation
hospitalière
établissements
spécialisés
RETDOCSPE
Retour documentation hospitalière établissements
spécialisés
ENTSOR
Entrée Sortie
La zone [Numéro Layout] aura la valeur 001. Tout changement de format de fichier ou de zones à
l’intérieur du fichier affectera obligatoirement le numéro de layout. Cette information sera mise à
disposition par la CNS à chaque changement de layout.
La zone [Référence] est propre à chaque prestataire avec une longueur maximale de 30 caractères.
Les zones numériques sont ajustées à droite avec les zéros non significatifs présents. Ces zéros non
significatifs peuvent être remplacés par des blancs.
Les zones alphanumériques ou alphabétiques sont ajustées à gauche.
Les enregistrements sont à présenter soit dans l’ordre du numéro matricule du patient, soit dans
l’ordre du numéro de la facture
II.
Format de compression des fichiers
Le format de compression supporté pour les fichiers plats est le format gz (extension .gz) pour les fichiers
plats et le zip (extension .zip) pour les fichiers XML.
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Annexe III -Descriptif du fichier – Cadre Facturation
Description de l'enregistrement entête €
Enregistrement en-tête
Pos 1 - 32
Clé de l'enregistrement
Pos 1 - 2
Esi10-cc 2 positions numériques
Code organisme compétent. 18 = CNS
Pos 3 - 8
Esi10-cl 6 positions numériques Numéro code du fournisseur de soin de santé qui
facture les prestations.
Pos 9 - 21
Esi10-pat 13 positions numériques
Numéro matricule du patient.
Pos 22 - 23
Esi10-enr 2 positions numériques
Code de l'enregistrement.
11 = enregistrement entête.
21 = enregistrement détail.
31 = enregistrement total.
Pos 24 - 32
Esi10-nr 9 positions alphanumériques
Numéro d'admission du client ou numéro client. Cette zone est utilisée pour
distinguer plusieurs groupes d'enregistrements avec un même numéro patient.
Pour les prestations effectuées en milieu hospitalier cette zone doit être remplie.
Dans les autres cas cette zone peut être égale à blanc.
Pos 33 - 42
Libre
Pos 43 - 50
Esi10-perdec 8 positions numériques.
Date indiquant le mois décompté sous la forme AAAAMMJJ et où AAAA et MM
indiquent l'année respectivement le mois décompté et où JJ est égal à zéro.
Pos 51 - 74
Dates et heures d'entrée et de sortie de l'hôpital.
Pour les prestations en milieu ambulatoire, pour les prestations effectuées par
un médecin et facturées par lui-même, et pour les prestations des pharmacies
ces zones doivent contenir des zéros.
Pos 51 – 58
Esi10-entrée 8 positions numériques.
Date d'entrée dans l'hôpital sous la forme AAAAMMJJ.
Pos 59 – 62
Esi10-heuent 4 positions numériques.
Heure d'entrée dans l'hôpital sous la forme HHMM. L'heure peut varier entre
0001 et 2400 inclus.
Pos 63 – 70
Esi10-sortie 8 positions numériques.
Date de sortie de l'hôpital sous la forme AAAAMMJJ. Si le patient n'est pas sorti
de l'hôpital cette zone doit contenir des zéros.
Pos 71 – 74
Esi10-heusor 4 positions numériques.
Heure de sortie de l'hôpital sous la forme HHMM. L'heure peut varier de 0001 à
2400 inclus. Si le patient n'est pas sorti de l'hôpital cette zone doit contenir des
zéros.
Pos 75 – 76
Esi10-typadm 2 postions alphabétiques.
Type d'admission.
AP = Acte médical soumis à un accord du CMSS
HE = Cas d’un simple hébergement
MT = Maternité
ML = Maladie
AD = Accident ne relevant pas de la compétence de l’assurance accident
CA = Chimiothérapie ambulatoire
AT = Accident relevant de la compétence de l’assurance accident
DG = Dommage de Guerre
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Pos 77 – 94
Zones seulement en rapport avec des prestations pour le compte de l'AAA. Pour
les autres organismes ces zones doivent rester égales à zéro.
Pos 77 – 84
Esi10-datacc 8 positions numériques
Cette zone doit renseigner la date de l'accident sous la forme AAAAMMJJ.
Pos 85 – 94
Esi10-numacc 10 positions alphanumériques.
Cette zone contient le numéro accident attribué par l’assurance accident.
Pos 85
L = Ancien numéro accident agricole
U = Numéro accident de l'assurance accident.
Pos 87 – 89
Exercice de l'accident sous la forme AAAA.
Pos 90 – 94
Numéro courant de l'accident.
Pos 95 – 96
Esi10-classe 2 positions alphanumériques.
Classe dans laquelle le traitement a eu lieu.
A = ambulatoire (classe 0)
H1 = chambre à 1 lit
H2 = chambre à 2 lits
H3 = chambre à 3 lits
HI = soins intensifs
HE = cas d'hébergement
H4 = Chimiothérapie ambulatoire
H6 = Hôpital de jour (pédiatrique/chirurgical/non chirurgical)("Prise en charge P")
H7 = Hôpital de jour psychiatrie
Pos 97 - 106
Esi10-factur 10 positions alphanumériques.
Numéro facture attribué par le fournisseur. Cette zone est éditée en entête des
feuilles de refus.
Pos 123 – 131
Esi10-totpat-euro 9 positions numériques.
Somme des zones Esi20-moncai d'un même patient.
Pos 123 - 129
Esi10-totpat-flux 7 positions numériques
Pos 132 - 140
Esi10-totrem-euro 9 positions numériques.
Somme des zones Esi20-monrem d’un même patient. Cette zone est utilisée pour
le retour fichier vers la clinique.
Pos 132 - 138
Esi10-totrem-flux 7 positions numériques
Pos 141 - 143
Esi10-devise 3 positions alphabétiques
EUR
Pos 144 - 146
Esi10-cauref 3 positions numériques Numéro du refus. Cette zone est utilisée
pour le retour fichier vers la clinique.
Pos 147 - 162
Zones techniques utilisées en interne
Pos 163 – 174
Esi10-luxis-pas 12 positions alphanumériques
Enregistrement détail €
Pos 1 - 32
Clé de l'enregistrement.
Identique à la clé de l'enregistrement entête Sauf
Pos 22 - 23
Esi20-enr 2 positions numériques.
21 = Enregistrement détail.
Pos 33 - 42
Esi20-acte 10 positions alphanumériques.
Code de l’acte ou de l’entité fonctionnelle
Pos 43 - 50
Esi20-dtedeb 8 positions numériques.
Date de la prestation ou date début des prestations sous la forme AAAAMMJJ.
Pos 51 - 54
Esi20-heudeb 4 positions numériques.
Heure de la prestation ou heure début des prestations sous la forme HHMM.
L'heure peut varier entre 0001 et 2400 inclus. La valeur zéro veut dire que l'heure
est inconnue. L’heure début est obligatoire pour l’entité fonctionnelle
Urgences/policlinique non programmée triée.
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Pos 55 – 62
Esi20-dtefin 8 positions numériques.
Date fin des prestations sous la forme AAAAMMJJ. Si la date est égale à la date
début cette zone peut être égale à zéro.
Pos 63 – 66
Esi20-heufin 4 positions numériques.
Heure fin de la prestation sous la forme HHMM. L'heure peut varier entre 0001
et 2400 inclus. La valeur zéro veut dire que l'heure est inconnue ou sans intérêt.
Si la date fin est égale à zéro, l'heure fin doit aussi être égale à zéro. L’heure fin
est obligatoire pour l’entité fonctionnelle Urgences/policlinique non programmée
triée.
Pos 67 – 69
Esi20-nombre 3 positions numériques.
Nombre de fois que le code tarif a été presté.
Pos 70 – 78
Esi20-brut-euro 9 positions numériques.
Montant facturé à l'assuré. Ce montant contient également le montant d'une
éventuelle participation.
Si le montant est zéro, l’enregistrement est utilisé pour mémoriser la référence à
la nomenclature.
Pos 70 – 76
Esi20-brut-flux 7 positions numériques.
Pos 78 – 87
Esi20-moncai-euro 9 positions numériques.
Montant à rembourser par les organismes de sécurité sociale.
Pos 79 - 85
Esi20-moncai-flux 7 positions numériques.
Pos 99
Libre
Pos 100 – 109
Esi20-actint 10 positions alphanumériques.
Référence à la nomenclature – obligatoire pour les entités fonctionnelles salles
opératoires, salles d’accouchement, laboratoires, imagerie médicale, IRM,
radiothérapie, lithotritie extracorporelle, kinésithérapie et policlinique
endoscopique.
Pour l’entité fonctionnelle Urgences/policlinique non programmée triée
indication obligatoire du tri : U1-U5 pour les urgences et U1S-U5S pour les
policliniques non programmées triées selon l’échelle canadienne de triage et de
gravité.
Pour les entités fonctionnelles génétique et anapath, la référence à la
classification décrite à l’annexe XXIII est obligatoire.
Pos 110 – 115
Esi20-presta 6 positions numériques.
Code du fournisseur qui a exécuté la prestation.
Pos 116 – 121
Esi20-prescr 6 positions numériques.
Code du fournisseur qui a prescrit la prestation.
Pos 122 – 125
Esi20-numcou 4 positions numériques.
Numéro courant de l'enregistrement détail pour un même patient.
Pos 127 – 133
Esi20-dteord 8 positions numériques.
Date de l’ordonnance AAAAMMJJ
Pos 134 – 141
Esi20-dteval 8 positions numériques.
Date validité de l’ordonnance AAAAMMJJ.
Pos 142 – 143
Esi20-cdepro 2 positions numériques.
Provenance de la demande de prestation.
Pos 145 - 147
Esi20-titcha 4 positions numériques.
Numéro du titre de prise en charge.
Pos 148 – 156
Esi20-monrem-euro 9 positions numériques.
Montant remboursé. Cette zone est utilisée pour le retour fichier vers
l’établissement hospitalier.
Pos 148 - 154
Esi20-monrem-flux 7 positions numériques
Pos 157 - 159
Esi20-devise 3 positions alphabétiques.
EUR
Pos 160 - 162
Esi20-cauref 3 positions numériques.
Numéro du refus. Cette zone est utilisée pour le retour fichier vers la clinique.
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Pos 163 - 171
Zone technique utilisée en interne
Pos 171 – 183
Esi20-luxis-pas 12 positions alphanumériques
Pos 184 – 198
ESI20-AUT 15 positions alphanumériques
Nouveaux types titre/autorisations émis depuis le 01 janvier 2017
Enregistrement total €
Pos 1 - 32
Clé partielle.
Pos 1 - 8
Voir enregistrement entête.
Pos 20 - 21
Esi30-enr 2 positions numériques.
31 = enregistrement total
Pos 51 - 61
Esi30-totcai-euro 11 positions numériques.
Total des zones Esi20-moncai de tous les patients.
Pos 51 - 59
Esi30-totcai-flux 9 positions numériques.
Pos 62 - 72
Esi30-totrem-euro 11 positions numériques
Total des zones Esi20-monrem de tous les patients. Cette zone est utilisée pour le
retour fichier vers la clinique
Pos 62 - 69
Esi30-totrem-flux 9 positions numériques
Pos 73 - 75
Esi30-devise 3 positions alphabétiques.
EUR
Pos 76 - 78
Esi30-cauref 3 positions numériques.
Numéro du refus. Cette zone est utilisée pour le retour fichier vers la clinique
Pos 79 - 89
Pas utilisé
Pos 79 - 87
Libre
Pos 88 – 99
Esi30-luxis-pas 12 positions alphanumériques
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Annexe IV - Les motifs de refus PEN2
Les motifs des refus signalés par le système PEN2 peuvent être les suivants
Code
refus
Libellé
PAS D'AFFILIATION
Il n'existe aucune affiliation pour une des dates du traitement au moins.
PATIENT DECEDE
La date de décès du patient est inférieure à la date de la prestation.
ENTITE INCONNU
Remarque en provenance du batch de facturation des cliniques suite à des erreurs
syntaxiques dans le fichier.
PASSAGE OU REFERENCE ?
Le montant à rembourser est à zéro et la référence à la nomenclature est remplie.
DATES ENTREE SORTIE
Date d'entrée ou date de sortie invalide.
DATES INVERSEES
Dates d'entrée et de sortie inversées.
Type admission
Type d'admission non valable.
Type DG pour un fournisseur extra-hospitalier.
REFERENCE ET PASSAGE
La zone esi20-acte de l'enregistrement de la référence à la nomenclature diffère du
contenu de la zone esi20-acte du passage.
NUMERO ACCIDENT
Mauvais numéro accident pour le patient.
LEISTUNGSNACHWEIS FEHLT
<Leistungsnachweis> manque
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MAUVAISE CLASSE
La classe d'hospitalisation n'est pas correcte.
UNO ET DATE MANQUENT
Le numéro accident et la date manquent.
H4 ET PRISE EN CHARGE
TYPE ACCIDENT INVALIDE
Type numéro accident invalide
Le numéro accident saisi doit commencer par un L ou un U.
SIEGE LESION MANQUE DI
Siège lésion manque dans DI
La zone "Siège lésion" n'est pas remplie pour ce numéro accident dans l'application
"DI".
Veuillez saisir la donnée dans l'application "DI".
ACCIDENT REJETE
La prise en charge de cet accident a été refusée.
La saisie des données n'est pas possible.
PATIENT NON NUMERIQUE
Matricule patient non numérique
Le numéro matricule du patient doit être numérique.
Veuillez contrôler le numéro matricule et saisir le numéro exact.
PATIENT INEXISTANT
Matricule patient inexistant
Ce numéro matricule n'existe pas.
Veuillez contrôler le numéro matricule et le nom du patient et faire la recherche du
numéro matricule correct.
MAT DESACT
Matricule patient désactivé
Le numéro matricule du patient est désactivé.
DATE ORDONNANCE INVALIDE
Veuillez contrôler la date d'ordonnance.
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PRESCRIPTEUR INEXISTANT
Le code prescripteur saisi n'existe pas.
CLASSE NON NUMERIQUE
Dans la zone "classe" doit se trouver un chiffre numérique
0 = traitement ambulatoire (défaut si pas rempli)
1 = première classe
2 = deuxième classe
Veuillez contrôler et saisir le numéro exact.
DATE ACCIDENT LE
Date prestation avant date accident
Concerne assurance accidents.
La date de l'accident est antérieure à la date des prestations
Veuillez contrôler la date des prestations sur les factures.
UNO ET CHARGE ML
Il existe une incohérence entre le type du fichier de facturation (Accident) et le type
de la prise en charge.
PRESCRIPTION DEUX ANS
Prescription de deux ans
HEURES INVERSEES
L'heure fin doit toujours être supérieure à l'heure début (heure début dans
zone "HEURE" et heure fin dans zone "TAUX").
TARIF INEXISTANT
Le tarif saisi est inexistant.
BASE MANQUE
Tarif invalide dans zone BASE
Vous venez de saisir un tarif invalide dans la zone "BASE".
PRISE EN CHARGE NON ACCORDEE
La prise en charge n'a pas été accordée.
PRISE EN CHARGE NON ACCORDEE
La prise en charge n'est pas accordée pour tout le traitement.
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FIN HOPITAL
Date fin de la prestation dépasse la prise en charge
PATIENT HOSPITALISE
Classe zéro et prise en charge présentée
Il existe une prise en charge dans la fichier "PRISES EN CHARGE" pour la date
prestation saisie.
PRISE EN CHARGE MANQUE
Classe différente de zéro et pas de prise en charge
DELAI NON RESPECTE
Délai non respecté
PATIENT EN HOP DU JOUR
Vous venez de saisir une prestation pour un patient traité en ambulatoire en place
de surveillance. Au niveau de la saisie, la remarque 265 "Patient en hôpital de jour"
est affichée dès que le système informatique détecte une prise en charge avec dans
l'indicateur =P.
CUMUL DEFENDU
Vous venez de cumuler des entités fonctionnelles dont le cumul est défendu
AUTORISATION MANQUE
Les prestations J7, J8 et passage 12 en ambulatoire doivent être autorisées dans le
fichier autorisation. La date prestation doit se trouver dans l'intervalle date-du et
date-au.
CHANGEMENT CATEGORIE
L'assuré a changé de catégorie entre les différentes dates enregistrées. Veuillez
scinder la facture en différent écrans.
CUMUL DEFENDU
Le cumul des positions prévues pour les différentes unités d'œuvres 01 (soins
normaux) 02 (soins intensifs) et 35-37 (hôpital de jour) n'est pas possible.
PATIENT EN HOP JOUR PSY
Patient en hôpital de jour psychiatrique
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TITRE DE TROP
Pour le passage 12 (kinésithérapie) le numéro de titre de prise en charge est
seulement nécessaire pour les actes de kinésithérapeutes.
DATE ORDONNANCE
Date d'ordonnance invalide.
DATE EXPIRATION
Date expiration invalide
INDIC ML AU LIEU DE MT
L'enregistrement dans le fichier facturation est renseigné "ML" pour maternité.
Cependant la prise en charge correspondante dans PEN2 est marqué
comme hospitalisation.
TYPE ADMIN ET PDC
Le type admission dans le fichier de facturation ne correspond pas à la prise en
charge correspondante
CDE INDIVIDUEL PREST
Le code individuel doit être utilise comme prescripteur.
NUMERO TITRE MANQUE
Les prestations des kinésithérapeutes doivent être saisies avec le numéro titre.
DELAI
Vous venez de saisir le tarif pour le passage "Salles d'accouchement". Pour ce tarif
un délai de 6 mois est prévu, or ce délai n'est pas respecté.
MATERNITE IMPOSSIBLE
Refus général d'une facture marqué par "MT" pour maternité. La personne assurée
ne correspond pas aux critères suivantes : féminin, > 10 ans et < 60 ans
PAS DE PRISE EN CHARGE
Pas de prise en charge pour journées
Vous venez de saisir un tarif concernant des frais de séjour.
Pour ce tarif une prise en charge pour la même période et les mêmes heures
ENTREE et SORTIE doit être enregistrée dans le fichier "PRISES EN CHARGE".
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SORTIE HOPITAL MANQUE
La sortie de la prise en charge n'est pas encore enregistrée dans le fichier "PRISES EN
CHARGE".
INTERSECTION SEJOUR
Vous avez saisi 2 prestations de frais de séjour sur le même écran de saisie. La date
"AU" de la première ligne est la même que la date "DU" de la 2eme ligne.
AGE
Age invalide
Vous venez de saisir un acte technique ou général pour une personne protégée pour
laquelle l'âge ne répond pas aux critères énoncés par les différentes nomenclatures.
PRESTATION DOUBLE
Le même tarif a déjà été remboursé.
A VERIFIER
Vous venez de saisir une prestation qui se trouve déjà dans le fichier <HIS>.
Veuillez vérifier le bien-fondé du remboursement et présenter le cas au CMSS.
PRESC DATE ORDONNANCE
Date de l'ordonnance
Vous venez de saisir une facture sans saisir la date de l'ordonnance.
TITRE SOINS PALLIATIFS
Titre soins palliatifs manque
PRESCRIPTEUR NON AUTORI
Pour la date ordonnance saisie, le prescripteur n'a pas d'autorisation dans le fichier
fournisseur.
PRESCRIPTION < ORDONNANCE
Vous venez de saisir une date de prestation qui se situe avant la date de
l'ordonnance.
ENTITE 05 NON PERMISE
Une prestation de laboratoire est considérée comme hospitalière, si elle est soit
précédée d'une unité d'œuvre d'une autre entité fonctionnelle dans un délai de 24
heures, soit suivie d'une unité d'œuvre d'une autre entité fonctionnelle dans un
délai de 2 heures.
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DATE FIN MANQUE
Pour une entité fonctionnelle 01 ou 02, sauf pour la chimiothérapie, la date fin et
l'heure fin de prestation manquent.
DEBUT = FIN
Pour une entité fonctionnelle 01 ou 02, sauf pour la chimiothérapie, la date début et
l'heure début de prestation sont identiques à la date fin et à l'heure fin.
TITRE INEXISTANT
Ce numéro titre n'existe pas pour ce patient.
TITRE EPUISE
Toutes les prestations ont été liquidées pour ce tarif et ce titre
TARIF NON AUTORISE
TARIF NON AUTORISE
TITRE NON VALABLE
La date prestation n'est pas incluse dans les bornes de validité du titre de prise en
charge.
Ou
Un APCM est requis et la date début se situe avant la date accord du contrôle
médical.
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Annexe V - Codifications à utiliser dans le cadre des demandes et des déclarations
Types d’admission
Le type d’admission est à compléter aussi bien pour les traitements ambulatoires que pour les
traitements stationnaires. Les codes alphabétiques utilisés pour documenter le type d’admission
sont les suivants
AP
Hospitalisation en vue d’une intervention chirurgicale comportant un acte médical
soumis à un accord du CMSS
HE
Hospitalisation en cas d’un simple hébergement en application de l’article 17, alinéa 2
du code de la sécurité sociale
MT Hospitalisation en vue d’un accouchement
ML Hospitalisation en vue du traitement d’un cas de maladie
AD
Hospitalisation en relation avec un accident privé ne relevant pas de la compétence de
l’assurance contre les accidents
CA
Chimiothérapie ambulatoire
AT
Hospitalisation en relation avec un accident industriel, agricole ou forestier, scolaire ou
assimilé relevant de la compétence de l’assurance contre les accidents
DG Hospitalisation dans le cas d’un traitement de la compétence du Dommage de Guerre
Mode d’entrée
Les codes alphabétiques à utiliser pour documenter le mode d’entrée sont les suivants
N
admissions non programmées
P
admissions programmées
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Annexe VI – Déclaration d’entrée
Données : Déclaration d’entrée
Libellé des données
Définition
la date d’émission
Date à laquelle la déclaration est remplie
comprenant le jour, le mois et l’année
le code de la clinique suivi du check-digit
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
La dénomination de l’établissement
Nom de l’hôpital
le nom du patient
le(s) prénom(s) du patient
le numéro matricule du patient
Identifiant unique à 13 positions
Le numéro d’admission du patient
Numéro
attribué
par
l’établissement
hospitalier
la date d’entrée
Le jour, mois et l’année d’admission
jj/mm/aaaa
l’heure d’entrée
l’heure en heures et minutes hh :mm
le code suivi du check-digit et le nom du
médecin traitant ayant admis le patient
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions plus 2 positions pour le check digit
le type d’admission
Code alphabétique à 2 positions
Renseigne s’il s’agit d’une admission avec
ACM/APCM, d’un cas d’hébergement,
d’une admission en maternité, pour cause
de maladie ou d’accident
le numéro et/ou la date de l’accident
A compléter uniquement s’il s’agit d’un
accident relevant de la compétence de
l’assurance contre les accidents
le mode d’admission
Renseigne si l’admission est programmée
ou non programmée
date de sortie estimée du patient
Jour, mois et année de la sortie estimée
jj/mm/aaaa
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Formulaire : Déclaration d’entrée
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Annexe VII – Déclaration de transfert
Données : Déclaration de transfert
Libellé des données
Définition
la date d’émission
Date à laquelle la déclaration est remplie
comprenant le jour, le mois et l’année
le code de la clinique vers laquelle le
patient est transféré suivi du check-digit
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
La dénomination de l’établissement
Nom de l’hôpital
le nom du patient
le(s) prénom(s) du patient
le numéro matricule du patient
Identifiant unique à 13 positions
Le numéro d’admission du patient
Numéro
attribué
par
l’établissement
hospitalier
la date
Le jour, mois et l’année du transfert
jj/mm/aaaa
l’heure du transfert
L’heure en heures et minutes hh :mm
la date du retour du patient
Le jour, mois et l’année du retour
jj/mm/aaaa
l’heure du retour du patient
l’heure en heures et minutes hh :mm
le code suivi du check-digit du médecin
traitant ayant admis le patient
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions plus 2 positions pour le check-
digit
Le nom du médecin traitant ayant admis le
patient
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Formulaire : Déclaration de transfert
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Annexe VIII – Déclaration de sortie
Données : Déclaration de sortie
Libellé des données
Définition
la date d’émission
Date à laquelle la déclaration est remplie
comprenant le jour, le mois et l’année
le code de l’établissement suivi du check-
digit
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
La dénomination de l’établissement
Nom de l’hôpital
le nom du patient
le(s) prénom(s) du patient
le numéro matricule du patient
Identifiant unique à 13 positions
Le numéro d’admission du patient
Numéro attribué pat l’établissement
Les dates des période(s) accordée(s)
depuis l’admission
Le jour, mois et l’année
jj/mm/aaaa
heures des période(s) accordée(s) depuis
l’admission
L’heure en heures et minutes hh :mm
pour chacune des périodes
d’hospitalisation accordées depuis
l’admission
le code suivi du check-digit du médecin en
fonction du changement du médecin
traitant,
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
pour chacune des périodes
d’hospitalisation accordées depuis
l’admission
le nom du médecin en fonction du
changement du médecin traitant.
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Formulaire : Déclaration de sortie
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Annexe IX – Déclaration de changement de médecin traitant
Données : Déclaration de changement de médecin traitant
Libellé des données
Définitions
la date d’émission
Date à laquelle la déclaration est remplie
comprenant le jour, le mois et l’année
le code de la clinique suivi du check-digit
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
La dénomination de l’établissement
Nom de l’hôpital
le nom du patient
le(s) prénom(s) du patient
le numéro matricule du patient
Identifiant unique à 13 positions
le code suivi du check-digit de l’ancien
médecin traitant
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions
le nom de l’ancien médecin traitant
Spécialité de l’ancien médecin traitant
Domaine de compétence du médecin
le code suivi du check-digit du nouveau
médecin traitant
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions
le nom du nouveau médecin traitant
Spécialité du nouveau médecin traitant
Domaine de compétence du médecin
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Formulaire : Déclaration de changement de médecin traitant
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Annexe X – Demande initiale de rééducation stationnaire ou ambulatoire
Données : Demande de rééducation
Libellé des données
Définitions
Date d’établissement de la demande
Devra correspondre à la date d’envoi du
fichier
le code de l’établissement suivi du check-
digit
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
Nom de la personne protégée
Prénom de la personne protégée
Matricule de la personne protégée
Identifiant unique à 13 positions
Date d’entrée
Jour, mois et année jj/mm/aaaa
Heure d’entrée
l’heure en heures et minutes hh :mm
Code suivi du check-digit du médecin
traitant
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions et 2 positions pour le check-digit
Nom du médecin traitant
Type d’admission
Maladie (ML) ou Accident (AT)
Type de traitement
stationnaire ou ambulatoire
Nature du traitement
Rééducation
fonctionnelle
et
réadaptation ;
Rééducation gériatrique ;
Rééducation cardiaque.
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Formulaire : demande de rééducation
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Annexe XI - Demande de prolongation de rééducation stationnaire / ambulatoire
Données : Demande de prolongation de rééducation
Libellé des données
Définitions
Date d’établissement de la demande
Devra correspondre à la date d’envoi du
formulaire
le code de l’établissement suivi du check-
digit
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
Nom de la personne protégée
Prénom de la personne protégée
Matricule de la personne protégée
Identifiant unique à 13 positions
Date d’entrée
Jour, mois et année jj/mm/aaaa
Heure d’entrée
l’heure en heures et minutes hh :mm
Code du médecin traitant
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions pour le code de la clinique et 2
positions pour le check-digit
Nom du médecin traitant
Type d’admission
Maladie (ML) ou Accident (AT)
Type de traitement
stationnaire ou ambulatoire
Nature du traitement
Rééducation
fonctionnelle
et
réadaptation ;
Rééducation gériatrique ;
Rééducation cardiaque.
pour chacune des périodes d’hospitalisation accordées depuis l’admission et le nom du
médecin en fonction d’éventuels changements du médecin traitant
les dates et heures de la ou des période(s)
accordée(s) depuis l’admission
Date de début et date de fin de chaque
période
d’hospitalisation
consécutive
depuis la déclaration d’entrée
le code suivi du check-digit du médecin
traitant
Code fournisseur attribué par la CNS sur 6
positions
le nom du médecin traitant
Numéro accident
Numéro de référence du dossier de
l’accident du travail, du trajet déclaré ou
de la maladie professionnelle déclarée
suivant les règles décrites en application
du règlement grand-ducal du 17 décembre
2010 déterminant la procédure de
déclaration des accidents.
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Formulaire : Demande de prolongation de rééducation
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Annexe XII : Fichier facturation de l’activité extrahospitalière de la pharmacie
ZONE
Position
BYTES
FORMAT
VERSION
ENREGISTREMENT
VALID INTEGER = 2 = version euro
TYPE ENREGISTREMENT
Alphabétique et/ou SPACES
Tableau 3.2
CODE FOURNISSEUR
Code identifiant le fournisseur
VALID INTEGER et commençant par 8
DATE DU DECOMPTE
Date définie par le fournisseur
VALID DATE
Type : Date AAAAMMJJ valable
NUMERO DE
L’ORDONNANCE
Numéro unique pour une Date prestation et un Code
fournisseur donné, attribué par le système informatique
du fournisseur
VALID INTEGER
MATRICULE SIGNALETIQUE
DU PATIENT
VALID INTEGER
Type : Matricule AAAAMMJJXXC avec checkdigit « C » valable
DATE ORDONNANCE
Date attribuée par le prescripteur le jour de
l’établissement de l’ordonnance
VALID DATE
Type : Date AAAAMMJJ valable
CODE PRESCRIPTEUR
Code identifiant le prescripteur
VALID INTEGER et commençant par 9 ou 3
DATE PRESTATION
VALID DATE
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Date de délivrance d’un ensemble de prestations,
attribué par fournisseur
Type : Date AAAAMMJJ valable
HEURE DE DELIVRANCE
Heure de délivrance d’un ensemble de prestations,
attribué par fournisseur
VALID TIME
Type : Heure HHMM valable
DATE D'EXPIRATION
attribué par le prescripteur ou en cas d’omission attribué
par le fournisseur en fonction des statuts en vigueur
VALID DATE
Type : Date AAAAMMJJ valable
TITRE DE PRISE EN CHARGE
numéro unique pour un matricule donné, attribué par le
service autorisations et liquidation CNS
VALID INTEGER
Pas de SPACES
Numéro indiqué sur le titre de prise en charge
NUMERO NATIONAL OU
CODE HONORAIRES
Code identifiant la prestation
VALID INTEGER
7 chiffres obligatoires cadré gauche suivi de blanc
QUANTITE
nombre égal au multiple de prestations spécifiques
délivrées
VALID INTEGER
Pas de SPACES
Nombre d’emballages
RESERVE FILLER
N° DE DELIVRANCE
SUCCESSIVE
Nombre spécifiant si le document introduit à la CNS est
l’original ou s’il s’agit d’une copie et si oui de laquelle
VALID INTEGER
Pas de SPACES
01,02, etc (01 = originale, 02 = 1ère copie 03,04 pour chaque
délivrance successive)
RESERVE FILLER
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MONTANT BRUT TTC
Montant brut de l’ensemble d’une ligne
VALID INTEGER
Pas de SPACES
(Al-A2 prix public tva comprise, Bl-A2 prix facturé à l'assuré)
MONTANT CNS NET TTC
Participation CNS sur MONTANT BRUT TTC
VALID INTEGER
Pas de SPACES
(Al-A2 remboursement
statutaire 0/40/80/100%. Bl-A2 prix de remboursement maximal)
NUMERO ACCIDENT DU
TRAVAIL
attribué par Assurance accident
Alphanumérique
U ou L puis numéro d’accident de 9 bytes
si vide alors 10 SPACES
U =accident professionnel
L=accident agricole
DATE ACCIDENT
attribué par Assurance accident
VALID DATE
Type : Date AAAAMMJJ
valable
si vide alors 10 SPACES
Total BYTES
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Chaque enregistrement est terminé par CR oD hex) et NL (Oahex)
*pour les zones non obligatoires les bytes sont remplis par ZEROES
Erreur syntaxique = refus de l’UT
Une erreur des valeurs uniques pour une UT = refus de l’UT
UT = Unité de Traitement
Prix public TTC = prix unitaire d’un médicament ou d’un honoraire ou prix de référence d’un dispositif médical pour un N° national donné
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Annexe XIII – Relevé médicaments, implants, prothèses, transplants et frais connexes à coût élevé (Annexe XIII)
Règles de nommage du fichier
Voir annexe II du présent cahier des charges
Données à reprendre dans le fichier
Libellé des données
Définitions
Date
Date de la délivrance
Code prestataire
Code prestataire à 8 positions
Nom prescripteur
Nom et prénom du prescripteur
Matricule du patient
Identifiant unique à 13 positions
Nom du patient
Nom et prénom du patient
Dénomination
Dénomination de l’article délivré au patient
dans la liste positive
Numéro national
Numéro national de l’article délivré au patient
dans la liste positive
Unités par emballage
Nombre d’unités par emballage
Quantité
Quantité d’unités facturées
Prix HTVA
Prix total sans taxes
Prix TTC
Prix total avec tous les taxes (TVA)
Remarque
Case libre pour une remarque de l’hôpital
Layout du tableau Excel
Mois Année
Date
Code
prestataire
Nom du
prescripteur
Matricule patient
Nom du patient
Dénomination
Numéro
national
Unités par
emballage
Quantité
Prix HTVA
Prix TTC
Remarque
TOTAL
0,00
0,00
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Annexe XIV – Liste des médecins agréés par établissement hospitalier
Règles de codage
1. Chaque fichier couvre une période de 6 mois (01/01 au 30/06 ou 01/07 au 31/12).
2. Chaque établissement transmet un seul fichier pour la période concernée
avant le 30/09 pour le fichier couvrant le 1er semestre de l'année en cours
avant le 31/03 pour le fichier couvrant le 2ème semestre de l'année précédente
3. Date "Du"
Si la date de début de l'agrément est antérieure à la date de début de la période concernée; alors
mettre la date de début de la période concernée ;
Si non, mettre la date effective du début de l'agrément (comprise entre la date de début et de fin
de la période concernée).
4. Date "Au"
Si la date de fin de l'agrément est postérieure à la date de fin de la période concernée ; alors mettre
la date de fin de la période concernée ;
Si non, mettre la date effective de fin de l'agrément (comprise entre la date de début et de fin de
la période concernée).
5. Interruption et reprise d'un agrément au cours de la période concernée
Si, pour un médecin donné, son agrément prend fin pendant la période concernée et qu'un nouvel
agrément lui est donné avant la fin de la période concernée, alors pour ce médecin, il y aura autant
de lignes dans le fichier que de périodes d'agrément non interrompues.
Semestre concerné
Année/Semestre
Liste des médecins agréés
Etablissement
Code médecin
Du
Au
70XXXXXX
90XXXXXX
YYYYMMDD
YYYYMMDD
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Annexe XV – Relevé des actes prestés aux patients dans les établissements hospitaliers par les médecins y agréés
Données : Relevé des actes prestés aux patients dans les établissements hospitaliers par les médecins y agréés
Libellé des données
Définitions
Matricule du patient
Identifiant unique à 13 positions
Lien PEC Premier Dernier Jour
Indication s’il s’agit du premier ou dernier jour
du séjour
Date
Date de la prestation
Nomenclature Lib
Acte de la nomenclature des médecins
(MEDECINS) ou unité d’œuvre facturé (ENTITE
FONCTIONNELLE)
Acte CD
Code de l’acte de la nomenclature des
médecins ou numéro de l’entité fonctionnelle
Acte Designation
Libellé de l’acte de la nomenclature des
médecins ou numéro de l’entité fonctionnelle
Code Suffixe
Code suffixe du code de la nomenclature des
médecins
Nombre
Nombre d’actes ou d’unité d’œuvre facturés
Grand Total
Total pour le nombre
Tableau : Relevé des actes prestés aux patients dans les établissements hospitaliers par les médecins y agréés
Matricule du patient
Lien PEC Premier Dernier Jour
Date Nomenclature Lib
Acte
CD
Acte Designation Code Suffixe
Nombre
Grand Total
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Annexe XVI – Suivi budgétaire mensuel des frais variables
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Annexe XVII – Suivi budgétaire mensuel du nombre d’ETP
Suivi du nombre d'ETP
Budget
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Août
Septembre
Octobre
Novembre
Décembre
Salarié CA1
CA1
Salarié CS2
CS2
Aide-soignant
CS4(bis/ter)
Educateur
CS6
Infirmier
CS7
ATM Laboratoire
CS7
Inf. Psychiatrie
CS8(bis/ter)
Inf. Pédiatrie
CS8(bis/ter)
ATM Chirurgie
CS8(bis/ter)
ATM Radiologie
CS8(bis/ter)
Inf. Anesthésiste
CS8(bis/ter)
Sage-femme
CS8(bis/ter)
Educ. gradué dipl.
CS9
Inf. hosp. gradué
CS9
Laborantin
CS9
Diététicien
CS9
Ergothérapeute
CS9
Psychomotricien
CS9
Assist. hyg. social
CS9
Assistant social
CS9
Ortophoniste
CS9
Kinésitherapeute
CS9
Autres
CS9
Salarié CS10
CS10
Salarié CA2
CA2
Salarié CA3
CA3
Salarié CA3bis
CA3bis
Salarié CA4
CA4
Salarié CA5
CA5
Salarié CA6
CA6
Salarié CA7
CA7
Salarié CA8
CA8
Salarié CA9
CA9
Salarié CA10
CA10
Autres hors CCT
Total
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Annexe XVIII – Suivi budgétaire trimestriel des frais fixes
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Annexe XIX : Liste des codes prestataires des médecins
Prestataires sélectionnés
Le fichier XML contient tous les prestataires qui remplissent les deux conditions suivantes
Une catégorie, une spécialité ou une activité valide du prestataire lui donne droit de
prescrire
o (Catégorie MED (Médecins) ou Z0 (Médecin-dentiste) ou Z2 (Médecin-dentiste
spécialiste en orthodontie) ou Z3 (Médecin-dentiste spécialiste en chirurgie
buccale)) et (début catégorie ≤ date d’établissement ≤ fin catégorie)
o OU (Activité A1 (Médecin en formation spécifique en médecine générale) ou A2
(Médecin en formation spécifique en médecine générale remplaçant) ou A3
(Médecin en formation de spécialisation) ou A4 (Médecin-dentiste en formation
de médecin-dentiste) ou A5(Médecin-dentiste en formation de médecin-dentiste
remplaçant)) et (début activité ≤ date d’établissement ≤ fin activité)
Le prestataire n’est pas une association
Données reprises par prestataire
Code prestataire (8 positions)
Nom
Prénom
Adresse
o Numéro
o Rue
o Boite postale
o Code postale
o Localité
o Pays (Code ISO 2)
Catégories
o Pour chaque catégorie inclure
Code
Début validité (seulement s’il n’y pas de spécialité pour la catégorie)
Fin validité (seulement s’il n’y pas de spécialité pour la catégorie)
Spécialités
Pour chaque catégorie inclure
o Code
o Début validité
o Fin validité
Activités
o Pour chaque activité inclure
Code
Début validité
Fin validité
Le fichier XSD qui décrit le fichier XML utilisé par la CNS pour la transmission de la liste des codes
prestataires des médecins prescripteurs est publiée sur le site internet de la CNS.
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ANNEXE XX - Réhabilitation physique et post-oncologique : demande de prise en charge
Centre de Réhabilitation du Château de Colpach
Code clinique : 701425-18
Date d’émission : ……/……/………………
Patient
Nom
Matricule patient
Prénom(s)
Date de naissance
Adresse
Numéro d’admission
CP et Localité
Assuré (à compléter uniquement en cas de défaut des données complètes du patient)
Nom
Matricule patient
Prénom(s)
Date de naissance
Adresse
Numéro d’admission
CP et Localité
Date d’entrée
Médecin traitant
Date
Heure
Code
Nom
Type d’admission (cocher la case qui convient)
Maladie
ML
Accident : AT
Date de l’accident
N° accident
Le patient n’a pas bénéficié d’un séjour antérieur (au cours de l’année calendaire) au CRCC pour le
même motif. (à indiquer uniquement à partir du deuxième séjour)
Nature du traitement
Durée prévisible
(max. 30 jours)
Réhabilitation physique
Réhabilitation post - oncologique
Nombre de jours
Signature du médecin traitant avec validation du respect des délimitations prévues à l’art. 82 des
statuts de la CNS
, le ………………………
Cachet/Signature
Demande de prise en charge
(à adresser à la Caisse Nationale de Santé)
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Annexe XXI : Réhabilitation physique et post-oncologique : Relevé journalier des entrées et sorties
Personne protégée
Entrées journaliers
Nature du traitement
Médecin
Remarques
Numéro
d’identification
unique de la
personne
protégée
Nom et prénom de
la
personne
protégée
Date
entrée
Heure
d’entrée
Réhabilitation
physique
Réhabilitation
post-
oncologique
Code prestataire du
médecin traitant
Personne protégée
Sorties journaliers
Nature du traitement
Médecin
Remarques
Numéro
d’identification
unique de la
personne
protégée
Nom et prénom de
la
personne
protégée
Date
sortie
Heure
de
sortie
Réhabilitation
physique
Réhabilitation
post-
oncologique
Code prestataire
du médecin traitant
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Annexe XXII : Relevé individuel des séjours stationnaires et de jour
I.
Définition des variables et modalités de codage à transmettre à la CNS1
1. Identification de l’établissement hospitalier
a. Code fournisseur : code numérique repris au tableau i) du chapitre IV
2. Identification du patient / du nouveau-né
a. Matricule : pour les personnes protégées le numéro de matricule au format
AAAAMMJJXXXC1C2, et pour les personnes non visées le matricule générique
7000010105084
b. Sexe déclaré à l'état civil : « M » s’il s’agit d’un sujet de sexe masculin, « F » s’il
s’agit d’un sujet de sexe féminin, « U » si l’information n’est pas connue
c. Date de naissance : pour les personnes protégées selon les informations
présentes sur la carte d’identité ou le passeport au format AAAAMMJJ. Pour les
personnes non-visées AAAA0101.
d. Pays de résidence : indication du pays de résidence suivant la codification
internationale des pays à deux lettres définies suivant la norme ISO 3166-1 alpha
2. "LU" si l'information n'est pas connue.
e. Code postal de résidence selon le format du pays de résidence, non précédé par
la lettre du pays. 0000 pour les patients RCAM, 0001 pour les personnes non
visées et 0002 pour les sans-abris.
g. Âge en jours : Identifier l'âge d'un nourrisson à l’entrée sous forme d’une
valeur numérique entre 0 et 365
h. Matricule de la mère : Identifier la mère d'un nouveau-né en indiquant le
numéro de matricule au format AAAAMMJJXXX C1C2 pour les personnes
protégées, et pour les personnes pour les personnes non visées le matricule
générique 7000010105084
3. Données sur l’admission du patient
a. Numéro d'admission : numéro décerné au séjour du patient par l’établissement,
code alphanumérique à 9 caractères (le numéro doit être préfixé d'un ou de
plusieurs 0 si le numéro utilisé en interne dispose de moins de 9 caractères)
b. Date d'admission : date au format AAAAMMJJ
c. Heure d'admission : heure au format hhmm
d. Mode d'admission
« P » : admission programmée : il s’agit d’un séjour enregistré au
service des admissions de l’établissement hospitalier au moins 24
heures avant l'admission physique effective du patient dans
l’établissement
« N » : admission non-programmée : il s’agit d’un séjour non-prévu
ou prévu dans les 24 heures précédant l’arrivée du patient dans
l’établissement
1 Numérotation suivant le document « Modalités de codage pour les données sur les séjours hospitaliers » avec
omission des variables non destinées à la CNS.
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e. Provenance du patient : code alphanumérique repris au tableau ii) du chapitre
IV
f. Code de l'établissement de provenance : code alphanumérique repris au tableau
iii) du chapitre IV (à indiquer si la variable « Provenance du patient » = H0 ou
H1 ou H2 ou H3 ou H4)
g. Modalité d'entrée : indication d’un code à deux caractères selon les modalités
suivantes
« AI » Service héliporté médicalisé / Air Rescue
« SA » Service d'aide médicale urgente
« AM » Ambulance, services de secours non-
médicalisés
« MP » Arrivée à l'établissement par moyens
personnels
« AT » Autre modalité, dont admission sous
contrainte
« NN » Né à l'hôpital
i. Passage par le service d'urgence : « 1 » si le patient est passé par le service
d’urgence, « 0 » dans le cas contraire.
j. Code médecin individuel : identifier le médecin traitant hospitalier (responsable
pour l'hospitalisation du patient) selon le code numérique individuel attribué à
chaque médecin par la CNS
4. Données sur la sortie du patient
a. Date de sortie : date au format AAAAMMJJ
b. Heure de sortie : heure au format hhmm
c. Modalité de sortie : code numérique à 2 chiffres repris au tableau iv) du
chapitre IV. A noter que le code 7 prime sur tous les autres codes en cas de conflit.
d. Code de l'établissement de destination de sortie : définir le site hospitalier de
destination du patient par indication du code alphanumérique repris au tableau
iii) du chapitre IV, le code est à indiquer uniquement si la valeur de "Modalité de
sortie" est 2 ; 51; 62; 63 ou 65
5. Données relatives aux services ayant pris en charge le patient, à indiquer pour
chaque service qui prend en charge le patient au cours du séjour
a. Date du début de la prise en charge : date au format AAAAMMJJ
b. Heure du début de la prise en charge : heure au format hhmm
c. Date de la fin de la prise en charge : date au format AAAAMMJJ
d. Heure de la fin de la prise en charge : heure au format hhmm
e. Type de service hospitalier assurant la prise en charge : indication du code à 4
caractères repris au tableau v) du chapitre IV
f. Code site hospitalier : indication du site hospitalier dans lequel le service se situe
selon la table iii) du chapitre IV
8. Données sur les diagnostics, à coder selon les règles du manuel de codage ICD-10-
BE
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a. Diagnostic principal : code alphanumérique selon la classification ICD-10-CM, la
définition du diagnostic principal suit les règles du manuel de codage ICD-10-BE
b. Diagnostics secondaires : code alphanumérique selon la classification ICD-10-
CM, la définition des diagnostics secondaires suit les règles du manuel de codage
ICD-10-BE, à indiquer pour tous les diagnostics secondaires
c. Présent à l’admission : « Y » pour chaque diagnostic qui était présent au
moment de l'admission du patient, « N » dans le cas contraire, « E » pour les
diagnostics pour lesquels la notion de présent à l’admission n’est pas applicable
selon les règles de codage. A indiquer pour tous les diagnostics (aussi bien pour les
diagnostics principaux que pour les diagnostics secondaires).
10. Résultats du groupage en APR-DRG, à indiquer pour chaque séjour
a. DRG : code à 3 caractères représentant le groupe DRG dans lequel le séjour a été
affecté par le grouper APR-DRG
b. Major disease category : code à 3 caractères représentant la « Major disease
category » dans laquelle le séjour a été affecté par le grouper APR-DRG
c. Severity of Illness : code numérique selon la table viii) représentant la sévérité
d’une maladie dans laquelle le séjour a été affecté par le grouper APR-DRG
d. Risk of Mortality : code numérique selon la table viii) représentant le risque de
mortalité dans lequel le séjour a été affecté par le grouper APR-DRG
e. DRG à l'admission : code à 3 caractères représentant le groupe DRG à l’admission
dans lequel le séjour a été affecté par le grouper APR-DRG
f. Major Disease Category à l’admission : code à 3 caractères représentant la « Major
disease category » à l’admission dans laquelle le séjour a été affecté par le grouper
APR-DRG
g. Severity of Illness à l’admission : code numérique selon la table viii) représentant la
sévérité d’une maladie à l’admission dans laquelle le séjour a été affecté par le
grouper APR-DRG
h. Risk of Mortality à l’admission : code numérique selon la table viii) représentant le
risque de mortalité à l’admission dans lequel le séjour a été affecté par le grouper
APR-DRG
i. Medical/Surgical : Définir si un séjour est classé en médecine ou chirurgie selon la
norme suivante (résultat du groupage APR-DRG)
« 1 » - pour les séjours classés en médecine
« 2 » - pour les séjours classés en chirurgie
« 0 » - pour les séjours classés ni en médecine, ni en chirurgie
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II.
Tableaux de l’annexe XXII
Table i) Codes fournisseur des établissements hospitaliers
Établissement hospitalier
Code
CHL
70100179
CHEM
70101189
CHNP
70131101
HIS
70126148
BACLESSE
70135040
INCCI
70125037
Rehazenter
70140801
CHdN
70105031
OMEGA90
70128067
HRS
CRCC
70129077
70142518
Table ii) Provenance du patient
Code Libellé
D0
Domicile et assimilable (amis, famille …)
D1
Voie publique
D2
Lieu dédié au sport (stade, gymnase, piscine, piste de ski, parcours santé, …)
D3
Lieu de travail
D4
Structure scolaire ou d'enseignement
D5
Autre lieu accessible au public (gare, salle de spectacle, restaurant, …)
D9
Autre
DX
Non connu
E0
CIPA, maison de soins, logements encadrés, foyers et autres institutions de
long séjour
E1
Lieu de détention
N0
Nouveau-né, né à l'hôpital
N1
Nouveau-né, né hors de l'hôpital
H0
Etablissement hospitalier luxembourgeois - service de soins aigus
H1
Etablissement hospitalier luxembourgeois - service de moyen séjour
H2
Etablissement hospitalier luxembourgeois - service de longue durée
H3
Etablissement hospitalier luxembourgeois - service ne disposant pas de lit
hospitalier
H4
Etablissement de soins étranger
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Table iii) Code des établissements et des sites hospitaliers
Établissement hospitalier
Site hospitalier
Code
CHEM
Esch-sur-Alzette
A1
Dudelange
A2
Niederkorn
Site inconnu
A3
A0
CHL
CHL-Centre
B1
CHL-Maternité
B3
CHL-Kannerklinik
B4
CHL-Eich
Site inconnu
B2
B0
HRS
Hôpital Kirchberg
C1
Clinique privée Dr E. Bohler
C2
Zithaklinik
C3
Clinique Ste Marie
Site inconnu
C4
C0
CHdN
Ettelbruck
D1
Wiltz
Site inconnu
D2
D0
INCCI
INCCI - Luxembourg
E1
CFB
CFB - Esch-sur-Alzette
F1
CNRFR
CNRFR - Luxembourg
G1
CHNP
CHNP - Ettelbruck
H1
HIS
HIS - Steinfort
I1
CRCC
CRCC - Colpach
J1
CTH
CTH - Mondorf
K1
Maison Omega
Haus Omega
L1
Hôpital de soins aigus situé à l'étranger
X1
Hôpital de moyen séjour ou de longue
durée situé à l'étranger
Y1
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Table iv) Modalité de sortie
Code Modalité
Correspondance grouper APR-DRG
1 Domicile
Home, Self Care
2 Hôpital aigu
Short Term hospital
3 CIPA et maisons de soins
Skilled nursing facility (SNF)
Foyer / habitation
protégée
Disch./transfer to facility providing custodial or
supportive care
Réseau de soins à
domicile
Home Health Service
7 Contre avis médical
Against Medical Advice
20 Décédé
Expired
50 SP domicile
Hospice - Home
51 SP hôpital
Hospice - Medical Facility
62 Rééducation et réhab.
Rehab Facility/Rehab Unit
63 Lit de longue durée
Long Term Care Hospital
65 Psychiatrie
Psych Hospital / Unit
70 Prison / internement
Other institution
95 Prison / internement
Other institution with planned readmission
Table v) : Type de service selon la loi hospitalière
Service spécialisé
Code
Cardiologie
MCAR
Cardiologie interventionnelle et chirurgie
cardiaque
CICC
Chirurgie esthétique
CEST
Chirurgie pédiatrique
CPED
Chirurgie plastique
CPLA
Chirurgie vasculaire
CVAS
Chirurgie viscérale
CVIS
Dialyse
MDIA
Gastroentérologie
MGAS
Gériatrie aiguë
MGER
Gynécologie
GYNE
Hémato-oncologie
MHON
Hospitalisation de jour chirurgicale
CHDJ
Hospitalisation de jour non chirurgicale
MHDJ
Hospitalisation de longue durée médicale
HLDM
Hospitalisation de longue durée psychiatrique
HLDP
Imagerie médicale
IMAG
Immuno-allergologie
MIMA
Maladies infectieuses
MINF
Médecine de l’environnement
MENV
Médecine interne Générale
MINT
Néonatologie intensive
SINN
Néphrologie
MNEP
Neurochirurgie
CNEU
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Neurologie
MNEU
Neuro-vasculaire de niveau 1 (stroke unit
niveau 1)
MNVA
Neuro-vasculaire de niveau 2 (stroke unit
niveau 2)
MNVB
Obstétrique
OBST
Oncologie
MONC
Ophtalmologie spécialisée
COPH
ORL
CORL
Orthopédie
CORT
Pédiatrie de proximité
PEDP
Pédiatrie spécialisée
PEDS
Pneumologie
MPNE
Procréation médicalement assistée
PMA
Psychiatrie aiguë
PSYA
Psychiatrie infantile
PSYI
Psychiatrie juvenile
PSYJ
Radiothérapie
RADT
Rééducation fonctionnelle
REFO
Rééducation gériatrique
REGE
Réhabilitation physique
REPH
Réhabilitation post-oncologique
REPO
Réhabilitation psychiatrique
REPY
Soins intensifs et anesthésie
SIAN
Soins intensifs pédiatriques
SIPE
Soins palliatifs
SPAL
Traumatologie
CTRA
Urgence
URGE
Urgence pédiatrique
URGP
Urologie
CURO
Table vi) : Spécialités en médecine reconnues au Luxembourg
Spécialités en médecine
Code
Anesthésiologie
B0
Allergologie
F3
Anatomie pathologique
C1
Biologie clinique
C0
Cardiologie
D0
Chimie biologique
C2
Chirurgie dentaire, orale et maxillo-faciale (formation médicale de base et formation
dentaire)
E6
Chirurgie des vaisseaux
E3
Chirurgie plastique
E2
Chirurgie gastro-entérologique
E7
Chirurgie générale
E0
Chirurgie maxillo-faciale (formation de base de médecine)
E5
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Chirurgie pédiatrique
E4
Chirurgie thoracique
E1
Dermatologie
F1
Dermato-vénérologie
F0
Endocrinologie
H0
Gastro-entérologie
I0
Gériatrie
A5
Gynécologie et obstétrique
J0
Hématologie biologique
C3
Hématologie générale
K0
Immunologie
L2
Maladies contagieuses
L3
Médecine génétique
L5
Médecine interne
L0
Médecine du travail
MT
Médecine nucléaire
G1
Médecine physique et réadaptation
Q0
Médecine tropicale
L6
Microbiologie-bactériologie
C4
Néphrologie
L1
Neurochirurgie
M0
Neurologie
O0
Neurophysiologie clinique
O1
Neuropsychiatrie
N0
Oncologie médicale
L4
Ophtalmologie
R0
Orthopédie
S0
Oto-rhino-laryngologie
T0
Pédiatrie
U0
Pharmacologie
C7
Pneumologie
V0
Psychiatrie
P0
Psychiatrie infantile
P1
Radiodiagnostic
G0
Radiologie
G3
Radiothérapie
G2
Rhumatologie
W0
Santé publique et médecine sociale
SP
Traumatologie et médecine d’urgence
S1
Urologie
X0
Vénérologie
F2
Médecin généraliste
A0
Spécialités en médecine dentaire reconnues au Luxembourg
Orthodontie
Z3
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Chirurgie buccale
Z2
Médecin dentiste
Z0
Stomatologie
Z1
Inconnu
XX
Table vii) Séquence de naissance
Code Modalité
Naissance d'un seul enfant
Premier-né lors d'une naissance multiple
Deuxième-né lors d'une naissance multiple
Troisième-né lors d'une naissance multiple
Quatrième né lors d'une naissance multiple
Cinquième-né lors d'une naissance multiple
Sixième-né lors d'une naissance multiple
Septième-né lors d'une naissance multiple
À partir du huitième nouveau-né d'une naissance multiple
Non spécifié
Le fichier XSD qui décrit le fichier XML utilisé par la CNS pour la transmission de la liste des codes
prestataires des médecins prescripteurs est publié sur le site internet de la CNS.
Table viii) Severity of illness / risk of mortality
Code Libellé
No class specified
Minor
Moderate
Major
Severe
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Annexe XXIII : Classification des actes de la génétique et de l’anatomopathologie
Classification génétique
Code composé
(=code CNS + nombre sur 2
positions + code OMIM sur
6 positions)
Description
Remarques
ADNNOOOOOO
Caryotype conventionnel postnatal
L'analyse ADNNOOOOOO inclut
les étapes de cultures et de
colorations requises pour la
recherche.
AANNOOOOOO
Caryotype conventionnel pour le diagnostic ou suivi
d'une affection maligne
APNNOOOOOO
Caryotype conventionnel prénatal
BDNNOOOOOO
Analyse de cytogénétique moléculaire ciblée
(FISH,qfPCR) postnatal
BANNOOOOOO
Analyse de cytogénétique moléculaire ciblée
(FISH/CISH/SISH) somatique
BPNNOOOOOO
Analyse de cytogénétique moléculaire ciblée
(FISH,qfPCR) prénatal
CDNNOOOOOO
analyse pangénomique quantitative (recherche de
CNVs cryptiques) postnatal
y compris l'extraction d'acides
nucléiques et le cas échéant la
synthèse d'ADNc ou la
modification par traitement au
bisulfite
CANNOOOOOO
analyse pangénomique quantitative, transcriptionelle
ou épigénétique (recherche de CNV, analyse du
méthylome, établissement d'un profil d'expression
génique) somatique
CPNNOOOOOO
analyse pangénomique quantitative (recherche de
CNVs cryptiques) prénatal
DDNNOOOOOO
Analyse de fragment(s) (quantitatif ou qualitatif),
postnatal
DANNOOOOOO
Analyse de fragment(s) (quantitatif ou qualitatif),
somatique
DPNNOOOOOO
Analyse de fragment(s) (quantitatif ou qualitatif),
prénatal
EDNNOOOOOO
Séquençage d'un seul gène, postnatal
EANNOOOOOO
Séquençage d'un seul gène pour les affections
acquises
EPNNOOOOOO
Séquençage d'un seul gène, prétnatal
FANNOOOOOO
Séquençage d'un panel de gènes (<100 gènes),
somatique
GDNNOOOOOO
Séquençage d'un panel de gènes (<600 gènes),
postnatal
GANNOOOOOO
Séquençage d'un panel de gènes (<600 gènes),
somatique
HDNNOOOOOO
whole-exome-sequencing (WES), postnatal
HANNOOOOOO
whole-exome-sequencing (WES), somatique
HPNNOOOOOO
whole-exome-sequencing (WES), prénatal
IDNNOOOOOO
whole genome sequencing (WGS), postnatal
IANNOOOOOO
whole genome sequencing (WGS), somatique
J0NNOOOOOO
DPNI / NIPT
K0NNOOOOOO
Southern Blot
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Classification anatomopathologie
1er
caractère
2ème caractère
3 et 4ème caractère
5ème
caractère
suffixes
suffixes
code
prélèvement
libellé
localisation
libellé
grade
Lammens
nb de
blocs
nb de
lames
B
Exérèse - pièce opératoire
Appareils génital masculin et urinaire
01-99 001-999
B
Biopsie
Appareil génital féminin et seins
K
Autopsie médicale
Appareil digestif
L
Foetopathologie
Appareils cardio-vasculaire et respiratoire
M
Position libre
Système nerveux central et périphérique, tissus mous et ostéo-squelettique
N
Position libre
Tête-et-cou
P
Ponction
Systèmes lymphatique et hématopoïétique
Q
Position libre
Systèmes cutané et ophtalmologique
R
Frottis
divers
S
Sang
T
Technique complémentaire
U
Position libre
V
Position libre
W
Position libre
X
Position libre