DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS ARCHYVE KAUPIAMŲ ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ FONDŲ RENGIMO, SAUGOJIMO IR NAUDOJIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

įs.2004-12-10 Nr.I-709

Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktorius

ĮSAKYMAS

DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS ARCHYVE KAUPIAMŲ ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ FONDŲ RENGIMO, SAUGOJIMO IR NAUDOJIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2019 m. gegužės 16 d. Nr. I(6.6 E)-259

Zarasai

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 1, 2 dalimis

1. T v i r t i n u Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašą (pridedama).

2. P a v e d u įsakymo vykdymo kontrolę Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus vedėjai Audronei Sažinienei.

3. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2010 m. rugpjūčio 19 d. įsakymą Nr. I-485 „Dėl rajono Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais.

Įsakymas skelbiamas Teisės aktų registre.

Administracijos direktorius Benjaminas Sakalauskas

PATVIRTINTA

Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. gegužės 16 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-259

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS ARCHYVE KAUPIAMŲ ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ FONDŲ RENGIMO, SAUGOJIMO IR NAUDOJIMO TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybė) administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve (toliau – Dokumentų valdymo skyriaus archyve) kaupiamų archyvinių dokumentų fondų saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašas (toliau – aprašas) nustato pagrindinius Dokumentų valdymo skyriaus archyve esančių Savivaldybės administracijos (toliau – administracijos) archyvo fondų saugojimą, naudojimą.

2. Dokumentų valdymo skyriaus archyvas (toliau – archyvas) – dokumentų saugojimo vieta (patalpa), kurioje kaupiami, saugomi ir naudojami Savivaldybės tarybos (toliau – Taryba), jos komitetų ir komisijų, Savivaldybės mero, jo pavaduotojo, administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo ir administracijos padalinių (Dokumentų valdymo, Apskaitos, Centralizuoto vidaus audito, Teisės ir civilinės metrikacijos skyrių, atskirų valstybės tarnautojų, neįeinančių į padalinius) veikloje susidarę nuolat, ilgai ir trumpai saugomi dokumentai.

3. Administracijos nuolat saugomi dokumentai, turintys istorinę, mokslinę, kultūrinę ir kitokią išliekamąją vertę, yra Lietuvos valstybės archyvo fondo dalis ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka ir terminais perduodami valstybės archyvui saugoti.

4. Archyviniai dokumentai tvarkomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro įsakymais patvirtintomis taisyklėmis ir reikalavimais, šiais nuostatais, taip pat kitais šią veiklos sritį reglamentuojančiais teisės aktais.

5. Už administracijos dokumentų valdymo organizavimą yra atsakingas įstaigos vadovas –administracijos direktorius arba jo įgaliotas padalinys.

6. Dokumentai iš Dokumentų valdymo skyriaus archyvo išduodami Savivaldybės darbuotojams jų atliekamoms funkcijoms atlikti, juridiniams ir fiziniams asmenims susipažinti ar laikinai naudotis teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka.

II SKYRIUS

UŽDAVINIAI NAUDOJANTIS FONDAIS

7. Svarbiausi uždaviniai

7.1. užtikrinti tinkamą archyvo fondo dokumentų kaupimą, jų apskaitymą, tvarkymą, naudojimą;

7.2. užtikrinti priėjimą prie archyvo fondų dokumentų Savivaldybės ir kitų asmenų poreikiams tenkinti;

7.3. apsaugoti archyvo fondų dokumentus nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, sunaikinimo;

7.4. vykdyti Savivaldybės institucijų ir jų administravimo subjektų veiklos dokumentų valdymo ir saugojimo būklės kontrolę;

7.5. teikti metodinę paramą Savivaldybės institucijoms ir jų administravimo subjektams.

III SKYRIUS

DARBO ORGANIZAVIMAS

8. Dokumentų valdymo skyriaus archyve saugoma administracijos archyvo fondo dalis, kurią sudaro

8.1. ilgai saugomos Zarasų rajono vykdomojo komiteto personalo bylos pagal apyrašą Nr. 2 nuo 1950 m. iki 1989 m. (imtinai);

8.2. ilgai saugomos Zarasų rajono valdybos ir Savivaldybės personalo bylos pagal apyrašą Nr. 2 nuo 1990 m.;

8.3. ilgai saugomos Zarasų rajono vykdomojo komiteto atleistų darbuotojų asmens bylos pagal apyrašą Nr. 3 – nuo 1950 m. iki 1989 m. (imtinai);

8.4. ilgai saugomos Zarasų rajono valdybos ir Savivaldybės atleistų darbuotojų asmens bylos pagal apyrašą Nr. 3 – nuo 1990 m.;

8.5. Tarybos, jos komitetų ir komisijų, Savivaldybės mero, mero pavaduotojo, valdybos (iki 2002 m. vasario 6 d.);

8.6. Tarybos, jos komitetų ir komisijų, Savivaldybės mero, mero pavaduotojo, administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo ir atskirų administracijos padalinių veiklos dokumentai pagal apyrašą Nr. 1 – nuo 2002 m.;

8.7. Savivaldybės atleistų tarnautojų nuolat saugomos asmens bylos pagal apyrašą Nr. 4 – nuo 2001 m. iki 2009 m.

9. Šio aprašo 1 punkte išvardintų administracijos padalinių atsakingi už šią veiklos sritį valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, kalendoriniams metams pasibaigus, parengia ilgai ir nuolat saugomas bylas pagal archyvinių bylų sudarymo reikalavimus, vadovaudamiesi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės) ir perduoda jas Dokumentų valdymo skyriui iki kovo 1 d. Bylų perdavimas už apskaitą atsakingam darbuotojui įforminamas (bylų) dokumentų perdavimo aktu pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 13 priede nustatytą formą.

10. Kiti šio aprašo 2 punkte neišvardinti administracijos padaliniai (Finansų, Kaimo plėtros, Socialinės paramos, Švietimo ir kultūros, Statybos ir komunalinio ūkio, Teritorijų planavimo, Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriai, seniūnijos savo veiklos dokumentų bylas sudaro ir komplektuoja į atskirus fondus, juos saugo tam tikrose atskirose patalpose ir naudoja analogiška šio aprašo tvarka.

11. Dokumentų valdymo skyrius

11.1. tvarko saugoti parengtų ir perduotų dokumentų bylų apskaitą – rengia nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašus, trumpai saugomų bylų sąrašą;

11.2. teikia bylų apskaitos dokumentus (apyrašus, aktus, registrų sąrašus ir kt.) derinti Vilniaus regioninio valstybes archyvo Utenos filialui EAIS sistemos pagalba

11.3. suderintus apskaitos dokumentus teikia tvirtinti administracijos direktoriui;

11.4. rengia Dokumentacijos planą, vedamų bylų suvestines;

11.5. rengia bylų nurašymo aktus;

11.6. rengia bylų apyrašų sąrašus;

11.7. rengia ir teikia informaciją apie archyvo fondo sudėties ir apimties pasikeitimus;

11.8. atlieka saugomų dokumentų fizinės būklės stebėseną ir įgyvendina dokumentų išsaugojimą užtikrinančias priemones, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje įvertinus galimus rizikos veiksnius;

11.9. teisės aktų nustatyta tvarka rengia ir išduoda asmenims archyvines pažymas;

11.10. direktoriaus įsakymu įgalioti valstybės tarnautojai ir darbuotojai rengia ir tvirtina tik Dokumentų valdymo skyriaus ir administracijos padalinių archyvo fonduose esamų dokumentų kopijas, išrašus bei nuorašus;

11.11. teisės aktų nustatyta tvarka juridiniams ir fiziniams asmenims išduoda saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) pagal Dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. sausio 21 d. įsakymu Nr. V-59 „Dėl dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formos patvirtinimo“;

11.12. veda išduodamų archyvinių pažymų, dokumentų kopijų, išrašų, nuorašų, bylų apskaitą tam tikruose registruose;

11.13. tikrina Savivaldybės institucijų ir jų administravimo subjektų dokumentų rengimo, naudojimo ir saugojimo būklę, teikia metodinę pagalbą.

IV SKYRIUS

NAUDOJIMOSI FONDAIS TVARKA

12. Asmuo, norintis susipažinti su dokumentais, prie kurių priėjimas neribojamas, turi kreiptis į dokumentų saugotoją Dokumentų valdymo skyrių, pateikdamas rašytinį prašymą. Prašyme nurodo savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą (jeigu pareiškėjas yra fizinis asmuo) arba pavadinimą, kodą, buveinės adresą (jeigu pareiškėjas yra juridinis asmuo) ir duomenis ryšiui palaikyti, kokią informaciją ar dokumentą pageidauja gauti. Jeigu dėl informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, nurodoma atstovo vardas, pavardė, adresas, atstovavimą liudijantis dokumentas bei pareiškėjas, kurio vardu jis kreipiasi.

13. Asmuo, prašydamas išduoti privačią informaciją apie save, prašyme turi nurodyti savo duomenis. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijantį dokumentą.

14. Žodiniai prašymai telefonu arba pareiškėjui atvykus į Savivaldybę gali būti pateikiami tais atvejais, kai pareiškėjas pageidauja gauti informaciją žodžiu arba susipažinti su dokumentu, neprašydamas to dokumento kopijos, kai informaciją galima pateikti tuoj pat, nepažeidžiant įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytos tvarkos.

15. Asmuo gali susipažinti su dokumentais, prie kurių priėjimas neribojamas, dokumentų saugotojo kabinete, arba naudodamasis saugotojo užtikrinama teisėta prieiga prie saugomų elektroninių dokumentų elektroninių ryšių priemonėmis.

16. Asmeniui susipažinti dokumentai išduodami pasirašytinai.

17. Asmeniui, paėmusiam susipažinti dokumentus, draudžiama

17.1. gadinti, klastoti, naikinti dokumentus;

17.2. perduoti dokumentus kitam asmeniui;

17.3. išnešti dokumentus iš patalpos, kurioje susipažįstama su dokumentais;

17.4. išimti iš bylos lapus, perdėti juos į kitą bylą;

17.5. lankstyti dokumentus ar juos perlenkti kitoje lenkimo vietoje, dėti į bylą skirtukus;

17.6. rašyti pastabas, žymas, braukyti, taisyti dokumentus;

17.7. liesti dokumentus nešvariomis, drėgnomis rankomis.

18. Administracijos struktūriniai padaliniai, remdamiesi saugomų dokumentų informacija, besikreipiančioms įstaigoms ar fiziniams asmenims gali išduoti pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus juridiniams faktams patvirtinti (apie pajamas, darbo stažą, šeimos sudėtį ir pan.), nepažeisdami Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimų.

19. Juridiniams ir fiziniams asmenims teisės aktų nustatyta tvarka išduodant saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) surašomas Dokumentų laikino perdavimo naudotis aktas (Forma patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. sausio 21 d. įsakymu Nr. V-59 „Dėl dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formos patvirtinimo“.) Aktas nesudaromas, kai prokuratūra ar ikiteisminio tyrimo įstaiga dokumentus paima pagal kratos arba poėmio protokolą.

20. Jei administracijos darbuotojas į kurį kreipiamasi, atsisako pateikti asmens nurodytus dokumentus, jis turi raštu paaiškinti atsisakymo priežastis ir galimybę šį atsisakymą apskųsti įstatymų nustatyta tvarka.

21. Priėjimas prie blogos fizinės būklės dokumentų gali būti ribojamas tol, kol bus pataisyta tokių dokumentų būklė ar pagamintos jų atsarginės kopijos.

22. Iš archyvinio fondo išduotos bylos Savivaldybės administracijos darbuotojams laikinam naudojimui apskaitomos tam skirtame registre.

V SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

23. Aprašas gali būti keičiamas administracijos direktoriaus įsakymu.

______________________