DĖL ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2021 M. SAUSIO 13 D. ĮSAKYMO NR. A-23 „DĖL TARNYBINIŲ AUTOMOBILIŲ NAUDOJIMO STEBĖSENOS DUOMENŲ TVARKYMO APRAŠO PATVIRTINIMO“

ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2021 M. SAUSIO 13 D. ĮSAKYMO NR. A-23 „DĖL TARNYBINIŲ AUTOMOBILIŲ NAUDOJIMO STEBĖSENOS DUOMENŲ TVARKYMO APRAŠO PATVIRTINIMO“

PAKEITIMO

2021 m. gegužės 3 d. Nr. A-686

Šiauliai

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi

1. K eičiu Tarnybinių automobilių naudojimo stebėsenos duomenų tvarkymo aprašą, patvirtintą Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. sausio 13 d. įsakymo Nr. A-23 „Dėl Tarnybinių automobilių naudojimo stebėsenos duomenų tvarkymo aprašo patvirtinimo“ 1 punktu ir išdėstau jį nauja redakcija (pridedama).

2. Į p a r e i g o j u Šiaulių miesto savivaldybės administracijos (toliau – Administracija) Bendrųjų reikalų skyrių supažindinti su šiuo įsakymu visų Administracijos struktūrinių padalinių ir į padalinius neįeinančius valstybės tarnautojus ir darbuotojus per dokumentų valdymo sistemą DVS „Avilys“.

3. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. balandžio 29 d. įsakymą Nr. A-652 „Dėl Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. sausio 13 d. įsakymo Nr. A-23 „Dėl Tarnybinių automobilių naudojimo stebėsenos duomenų tvarkymo aprašo patvirtinimo“ pakeitimo“.

Administracijos direktorius Antanas Bartulis

PATVIRTINTA

Šiaulių miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2021 m. sausio 13 d.

įsakymu Nr. A-23

(2021 m. gegužės 3 įsakymo

Nr. A-686 redakcija)

TARNYBINIŲ AUTOMOBILIŲ NAUDOJIMO STEBĖSENOS DUOMENŲ TVARKYMO APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Tarnybinių automobilių naudojimo stebėsenos duomenų tvarkymo aprašo (toliau – Aprašas) tikslas – nustatyti tarnybinių automobilių naudojimo stebėjimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje (toliau – Administracija) tvarką, užtikrinant Europos Sąjungos ir Lietuvos Respublikos teisės aktų, reglamentuojančių asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą, laikymąsi ir įgyvendinimą.

2. Vykdant tarnybinių automobilių naudojimo stebėseną (toliau – Stebėsena) vadovaujamasi 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (toliau – ADTAĮ) ir kitais teisės aktais ir šaltiniais, reglamentuojančiais asmens duomenų apsaugą.

3. Pagrindinės Apraše vartojamos sąvokos

3.1. duomenų tvarkytojas – juridinis ar fizinis asmuo, kuris nėra duomenų valdytojo darbuotojas, tačiau duomenų valdytojo vardu yra įgaliotas tvarkyti asmens duomenis;

3.2. duomenų valdytojas – Šiaulių miesto savivaldybės administracija, kuri tvarkydama darbuotojų ir kitų asmenų duomenis nustato tų duomenų naudojimo būdus, priemones ir tikslus;

3.3. darbuotojai – Administracijoje dirbantys valstybės tarnautojai ir pagal darbo sutartis dirbantys asmenys bei į struktūrinius padalinius neįeinantys Administracijos darbuotojai.

4. Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Reglamente, ADTAĮ ir kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.

5. Duomenų valdytojas gali pasitelkti duomenų tvarkytoją tvarkyti Stebėsenos metu surinktus duomenis.

II SKYRIUS

STEBĖSENOS TIKSLAS IR APIMTIS

6. Administracijoje vykdoma nuolatinė tarnybinių automobilių Stebėsena (Aprašo 1 priedas).

7. Stebėsena pradedama vykdyti užvedus tarnybinį automobilį arba kitais būdais aktyvavus stebėjimo įrenginį.

8. Vykdant Stebėseną Administracijoje siekiama šių pagrindinių tikslų

8.1. operatyviai reaguoti į pranešimus apie galimus teisės pažeidimus, realiu laiku valdant turimus tarnybinius automobilius ir parenkant arčiausiai įvykio vietos esantį darbuotoją ar ekipažą;

8.2. užtikrinti darbuotojams saugias darbo sąlygas suteikiant neatidėliotiną pagalbą, jeigu darbuotojas dėl įvykių arba realios grėsmės negali pats pranešti savo buvimo vietos, pavyzdžiui, avarijos, užpuolimo atveju;

8.3. vadovaujantis Pavyzdinėmis tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo biudžetinėse įstaigose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. gegužės 27 d. nutarimu Nr. 543 „Dėl Pavyzdinių tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“ (12 p.), nuolat kontroliuoti, kad tarnybiniai automobiliai būtų naudojami tik tarnybinių (darbinių) funkcijų vykdymui ir įtariamų pažeidimų tyrimui atlikti;

8.4. vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl Tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“ 1.7 papunkčiu, taupiai, racionaliai naudoti valstybės lėšas, kontroliuojant tarnybinių automobilių kuro suvartojimą;

8.5. vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl Tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“ 1.7 papunkčiu optimizuoti tarnybinių automobilių panaudojimą, didinti efektyvumą, mažinti lėšų tarnybiniams automobiliams eksploatuoti poreikį, teikiant rekomendacijas, pasiūlymus darbuotojams dėl optimaliausio maršruto arba kitų, tinkamesnių kelionės priemonių pasirinkimo;

8.6. vadovaujantis Lietuvos Respublikos saugaus eismo automobilių keliais įstatymo 20 straipsnio 2 dalimi, siekiant nustatyti asmenis, įtariamus padariusius nusižengimus duomenų valdytojui priklausančia transporto priemone ir duomenis pateikti teisės pažeidimą tiriančiam asmeniui, pavyzdžiui, viršijus leistiną važiavimo greitį ar atlikus kitus kelių eismo taisyklių pažeidimus.

8.7. užtikrinti tarnybinių automobilių saugumą vagystės ar kitais neteisėto panaudojimo atvejais.

9. Stebėsenos metu gauti duomenys negali būti tvarkomi su Apraše nurodytais tikslais nesuderinamu būdu.

10. Vykdant Stebėseną tvarkomi (renkami) šie darbuotojų duomenys (toliau – Stebėsenos duomenys)

10.1. siekiant Aprašo 8.1 papunktyje nustatytų tikslų

10.1.1. tarnybinio automobilio numeris;

10.1.2. tarnybiniu automobiliu važiavęs asmuo (vardas, pavardė);

10.1.3. lankymosi tikrinamuose objektuose laikas;

10.1.4. tarnybinio automobilio buvimo vieta realiu laiku;

10.1.5. nuvažiuotas atstumas;

10.1.6. vidutinis kelionės greitis;

10.2. siekiant Aprašo 8.2 papunktyje nustatytų tikslų

10.2.1. tarnybinio automobilio numeris;

10.2.2. tarnybiniu automobiliu važiavęs asmuo (vardas, pavardė);

10.2.3. tarnybinio automobilio buvimo vieta realiu laiku;

10.2.4. lankymosi tikrinamuose objektuose laikas;

10.3. siekiant Aprašo 8.3 papunktyje nustatytų tikslų

10.3.1. tarnybinio automobilio numeris;

10.3.2. kelionės tikslas;

10.3.3. maršruto išvykimo ir atvykimo adresas;

10.3.4. tarnybinio automobilio naudojimo tikslas;

10.3.5. nuvažiuotas atstumas;

10.3.6. išvykimo ir atvykimo laikas, data;

10.3.7. laikas, sugaištas kelionės metu ir stovėjimo laikas;

10.3.8. tarnybinio automobilio vairuotojas (vardas, pavardė).

10.4. Siekiant Aprašo 8.4 papunktyje nustatytų tikslų

10.4.1. tarnybinio automobilio numeris;

10.4.2. kelionės tikslas;

10.4.3. maršruto išvykimo ir atvykimo adresas;

10.4.4. nuvažiuotas atstumas;

10.4.5. išvykimo ir atvykimo laikas, data;

10.4.6. kelionės tikslas;

10.4.7. laikas, sugaištas kelionės metu ir stovėjimo laikas;

10.4.8. tarnybinio automobilio odometro reikšmė laikotarpio pradžioje ir pabaigoje.

10.5. siekiant Aprašo 8.5 papunktyje nustatytų tikslų

10.5.1. tarnybinio automobilio numeris;

10.5.2. kelionės tikslas;

10.5.3. maršruto išvykimo ir atvykimo adresas;

10.5.4. nuvažiuotas atstumas;

10.5.5. išvykimo ir atvykimo laikas, data;

10.5.6. laikas, sugaištas kelionės metu ir stovėjimo laikas;

10.5.7. maksimalus važiavimo greitis;

10.5.8. vidutinis kelionės greitis;

10.5.9. tarnybinį automobilio vairuotojas (vardas, pavardė);

10.5.10. darbo laikas.

10.6. siekiant Aprašo 8.6 papunktyje nustatytų tikslų

10.6.1. tarnybinio automobilio numeris;

10.6.2. tarnybinį automobilio vairuotojas(vardas, pavardė);

10.6.3. maršruto išvykimo ir atvykimo adresas;

10.6.4. nuvažiuotas atstumas;

10.6.5. išvykimo ir atvykimo laikas, data.

10.7. siekiant Aprašo 8.7 papunktyje nustatytų tikslų

10.7.1. tarnybinio automobilio numeris;

10.7.2. tarnybinį automobilio vairuotojas (vardas, pavardė (kai žinoma);

10.7.3. kelionės tikslas (kai žinoma);

10.7.4. maršruto išvykimo ir atvykimo adresas (kai žinoma);

10.7.5. nuvažiuotas atstumas;

10.7.6. išvykimo ir atvykimo laikas, data;

10.7.7. laikas, sugaištas kelionės metu ir stovėjimo laikas;

10.7.8. maksimalus važiavimo greitis;

10.7.9. vidutinis kelionės greitis;

10.7.10. darbo laikas.

11. Vykdant Stebėseną vadovaujamasi duomenų kiekio mažinimo principu ir renkami tik tokie darbuotojų duomenys, kurie yra neišvengiamai būtini siekiant Aprašo 8 punkte nustatytų tikslų. Aprašo 10 punkte nurodyti asmens duomenys negali būti tvarkomi (naudojami) jokiais kitais, nei Aprašo 8 punkte nurodytais tikslais ir būdu, išskyrus atvejus, kai toks duomenų naudojimas gali būti laikomas suderinamu su pirminiais duomenų rinkimo tikslais.

12. Duomenys tvarkomi, vadovaujantis

12.1. 8.3, 8.4, 8.5 ir 8.6 papunkčiuose nustatytais tikslais

12.1.1. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies c punktu, t. y., įgyvendinant duomenų valdytojui pavestą teisinę prievolę, numatytą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarime Nr. 1341 „Dėl Tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“, Pavyzdinėse tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo biudžetinėse įstaigose taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. gegužės 27 d. nutarimu Nr. 543 „Dėl Pavyzdinių tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos saugaus eismo automobilių keliais įstatyme;

12.1.2. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies e punktu, t. y. atliekant užduotį, vykdomą viešojo intereso labui (užtikrinant, kad valstybės lėšos būtų naudojamos taupiai, valstybės tarnautojai elgtųsi nepriekaištingai, nedarytų teisės aktų pažeidimų, nediskredituotų valstybės tarnybos ir kt.).

12.2. Aprašo 8.1 papunktyje nustatytais tikslais

12.2.1. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies f punktu, t. y. siekiant įgyvendinti teisėtą duomenų valdytojo teisėtą interesą kaip įmanoma operatyviau reaguoti į daromus pažeidimus ar kitais skubiais atvejais, parenkant užduočiai atlikti arčiausiai esantį ekipažą ar darbuotoją;

12.2.2. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies e punktu, t. y. atliekant užduotį, vykdomą viešojo intereso labui (efektyviai užtikrinant visuomenės saugumą ir padarytų nusižengimų operatyvų išaiškinimą ir (ar) užkardymą).

12.3. Aprašo 8.2 papunktyje nustatytais tikslais

12.3.1. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies f punktu, t. y. siekiant įgyvendinti teisėtą duomenų valdytojo interesą apsaugoti darbuotojų sveikatą arba sumažinti žalos padarinius;

12.3.2. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies b punktu, t. y. duomenų valdytojo darbo sutartimi prisiimtų įsipareigojimų užtikrinti saugias darbo sąlygas, numatytų Lietuvos Respublikos Darbo kodekso 158 straipsnyje, vykdymui.

12.4. Aprašo 8.7 papunktyje nustatytais tikslais

12.4.1. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies f punktu, t. y. siekiant įgyvendinti teisėtą duomenų valdytojo interesą apsaugoti turimą turtą.

13. Stebėsenos duomenys saugomi vienus metus nuo informacijos gavimo dienos, po kurių yra automatiškai sunaikinami. Jeigu Stebėsenos duomenys naudojami kaip įrodymai civilinėje, administracinėje ar baudžiamojoje byloje arba kitais įstatymų nustatytais atvejais, Stebėsenos duomenys gali būti saugomi tiek, kiek reikalinga šiems duomenų tvarkymo tikslams pasiekti, ir sunaikinami nedelsiant, kai pasiekiamas tolesnis duomenų tvarkymo tikslas.

III SKYRIUS

DUOMENŲ VALDYTOJO IR TVARKYTOJO TEISĖS IR PAREIGOS

14. Duomenų valdytojas turi šias teises

14.1. spręsti dėl Stebėsenos duomenų rinkimo;

14.2. spręsti dėl asmens duomenų teikimo trečiosioms šalims;

14.3. rengti ir priimti vidinius teisės aktus, nustatančius Stebėsenos vykdymą;

14.4. gauti iš duomenų tvarkytojų visą informaciją, susijusią su Stebėsena ir asmens duomenų tvarkymu;

14.5. paskirti atsakingus už Stebėseną asmenis;

14.6. įgalioti duomenų tvarkytojus tvarkyti asmens duomenis;

14.7. teikti duomenų tvarkytojui privalomus nurodymus dėl duomenų tvarkymo.

15. Duomenų valdytojas turi šias pareigas

15.1. užtikrinti asmens duomenų tvarkymą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatytų asmens duomenų tvarkymo reikalavimų laikymąsi;

15.2. įgyvendinti duomenų subjekto teises Reglamente nustatyta tvarka;

15.3. užtikrinti asmens duomenų saugumą, įgyvendinant tinkamas organizacines ir technines asmens duomenų saugumo priemones;

15.4. parinkti tik tokį duomenų tvarkytoją, kuris garantuotų reikiamas technines ir organizacines asmens duomenų apsaugos priemones ir užtikrintų tokių priemonių laikymąsi;

15.5. užtikrinti Apraše nustatytą Stebėsenos subjektų informavimą apie Stebėjimo metu tvarkomis asmens duomenis ir visą kitą informaciją, kurią nustato Reglamento 13 straipsnis;

15.6. užtikrinti, kad prieiga prie Stebėsenos duomenų būtų suteikta tik Apraše nustatyta tvarka įgaliotiems asmenims;

15.7. užtikrinti, kad Stebėsenos apimtis nebūtų didesnė nei nustatyta Apraše;

15.8. užtikrinti, kad Stebėsenos duomenys būtų saugomi ir naikinami laikantis Apraše nustatytų terminų;

15.9. užtikrinti, kad Stebėsenos duomenys būtų tvarkomi vadovaujantis Aprašu, Reglamentu, ADTAĮ ir kitais asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais.

16. Duomenų valdytojas vykdo šias funkcijas

16.1. nustato Stebėsenos tikslus, priemones ir apimtį;

16.2. organizuoja Stebėsenos sistemos diegimo darbus;

16.3. suteikia prieigos teises ir įgaliojimus tvarkyti Stebėsenos metu surinktus asmens duomenis;

16.4. analizuoja technologines, metodologines ir organizacines duomenų tvarkymo problemas ir priima sprendimus, reikalingus tinkamam Stebėsenos vykdymui užtikrinti;

16.5. vykdo kitas funkcijas, reikalingas Aprašo 14 ir 15 punktuose nurodytoms duomenų valdytojo teisėms ir pareigoms įgyvendinti.

17. Duomenų tvarkytojas ir (ar) Administracijos darbuotojai, atsakingi už Stebėsenos sistemos priežiūrą, vykdo šias funkcijas

17.1. organizuoja Stebėsenos įrangos diegimą ir (ar) priežiūrą;

17.2. inicijuoja ir įgyvendina būtinas organizacines ir technines duomenų saugumo priemones siekiant užtikrinti, kad Stebėsenos duomenys būtų pasiekiami tik iš duomenų valdytojo arba duomenų tvarkytojo vidinio kompiuterių tinklo ir prieigos teisės prie Stebėsenos duomenų būtų suteiktos tik duomenų valdytojo įgaliotiems asmenims;

17.3. nustato Stebėsenos įrangos veikimo parametrus arba organizuoja jų nustatymą;

17.4. stebi ir prižiūri Stebėsenos įrangos veikimą, šalina arba organizuoja sutrikimų šalinimą;

17.5. registruoja Stebėsenos duomenų tvarkymo sistemos saugumo incidentus, informuoja apie juos asmens duomenų apsaugos pareigūną ir teikia pasiūlymus dėl saugos incidentų pašalinimo;

17.6. imasi priemonių, būtinų Stebėsenos duomenims apsaugoti nuo galimo neteisėto prisijungimo elektroninėmis priemonėmis;

17.7. užtikrina patalpų ir kompiuterinės įrangos, kuriose saugomi Stebėsenos duomenys, saugumą.

IV SKYRIUS

STEBĖSENOS DUOMENŲ TEIKIMAS IR DUOMENŲ GAVĖJAI

18. Duomenų valdytojo iniciatyva Stebėsenos duomenys trečiosioms šalims gali būti teikiami tik kai asmens duomenų teikimas atitinka Reglamento 5 straipsnio reikalavimus, esant teisėtam duomenų teikimo tikslui bei tik egzistuojant Reglamento 6 arba 9 straipsniuose nustatytai teisėtai duomenų tvarkymo sąlygai ir kai duomenis tvarkyti būtina įgyvendinant siekiamus tikslus.

19. Vienkartinio teikimo atveju, pagal gautą trečiosios šalies prašymą, duomenys teikiami vadovaujantis Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklėmis, patvirtintomis Administracijos direktoriaus 2017 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. A-664 „Dėl Šiaulių miesto savivaldybės administracijos asmens duomenų tvarkymo taisyklių patvirtinimo“ (su vėlesniais pakeitimais) (toliau – Asmens duomenų tvarkymo taisyklės). Stebėsenos duomenys trečiosioms šalims gali būti teikiami tik, kai duomenų gavėjas motyvuotame prašyme nurodo asmens duomenų naudojimo tikslą, teikimo bei gavimo teisinį pagrindą ir prašomų pateikti asmens duomenų apimtį. Daugkartinio duomenų teikimo atveju, duomenys teikiami pagal daugkartinio duomenų teikimo sutartį, kurioje numatoma duomenų tvarkymo dalykas ir trukmė, duomenų tvarkymo pobūdis ir tikslas, asmens duomenų rūšis ir duomenų subjektų kategorijos bei teikiamų duomenų teikimo ir gavimo pagrindas, apimtys ir kiti reikalavimai.

20. Stebėsenos duomenis duomenų valdytojas gali pateikti ikiteisminio tyrimo įstaigai, prokurorui ar teismui dėl jų žinioje esančių administracinių, civilinių, baudžiamųjų bylų kaip įrodymus ar kitais įstatymų nustatytais atvejais.

21. Prieš perduodant Stebėsenos duomenis Administracijoje turi būti įsitikinama, ar yra pagrindas perduoti Stebėsenos duomenis ir ar jie bus tvarkomi vadovaujantis Reglamente ir specialiuose teisės aktuose numatytais asmens duomenų ir kitų duomenų tvarkymo reikalavimais. Sprendimą dėl Stebėsenos duomenų teikimo priima duomenų valdytojo vadovas arba jo įgaliotas asmuo.

V SKYRIUS

TECHNINĖS IR ORGANIZACINĖS ASMENS DUOMENŲ SAUGUMO PRIEMONĖS

22. Siekiant užtikrinti duomenų tvarkymo saugumą, įgyvendinamos ir (ar) organizuojamos šios organizacinės ir techninės duomenų saugumo priemonės

22.1. patvirtinami rašytinės formos dokumentai (duomenų valdytojo patvirtintos asmens duomenų tvarkymo taisyklės, duomenų valdytojo ir duomenų tvarkytojo sudaryta sutartis ir pan.), kuriuose turi būti nurodyta

22.1.1. duomenų valdytojas;

22.1.2. duomenų tvarkytojai (jei tokie yra) ir jų atliekamos funkcijos;

22.1.3. teisės aktai ir standartai, kuriais vadovaujamasi tvarkant asmens duomenis;

22.1.4. apibrėžti ir teisėti asmens duomenų tvarkymo tikslai;

22.1.5. nustatytas baigtinis tvarkomų asmens duomenų sąrašas kiekvienu asmens duomenų tvarkymo tikslu;

22.1.6. konkretūs veiksmai ir (ar) procedūros, kurie leis įgyvendinti kitus asmens duomenų tvarkymo reikalavimus, pavyzdžiui, reaguoti į duomenų saugumo pažeidimus;

22.1.7. asmens duomenų saugojimo aktyviojoje ir (ar) pasyviojoje duomenų bazėse terminai ir veiksmai, kurie atliekami pasibaigus šiems terminams;

22.1.8. duomenų subjekto teisių įgyvendinimo tvarka;

22.1.9. asmens duomenų gavėjai ir asmens duomenų teikimo tvarka;

22.1.10. asmenų, kuriems suteikta teisė tvarkyti asmens duomenis, funkcijų paskirstymas;

22.1.11. prieigos teisių ir įgaliojimų tvarkyti asmens duomenis suteikimo, naikinimo ir keitimo tvarka;

22.1.12. asmens duomenų tvarkymo keliamos rizikos vertinimo atlikimo tvarka;

22.1.13. saugumo pažeidimų valdymas ir reagavimo į šiuos pažeidimus veiksmai;

22.1.14. duomenų atkūrimo avarinio praradimo atvejais tvarka;

22.1.15. užtikrinamos kitos organizacinės ir techninės duomenų saugumo priemonės;

22.1.16. periodiškas dokumentų, nurodytų Aprašo 22.1 papunktyje, peržiūrėjimas (prireikus atnaujinimas) ir jų nuostatų vykdymo kontrolė;

22.2. užtikrintas prieigos prie duomenų valdymas ir kontrolė

22.2.1. prieiga prie Stebėsenos duomenų gali būti suteikta tik tam duomenų valdytojo darbuotojui, kuriam asmens duomenys būtini priskirtoms funkcijoms vykdyti;

22.2.2. prieiga prie Stebėsenos įrangos ir (ar) Stebėsenos duomenų suteikiama tik tada, kai duomenų tvarkytojai ir darbuotojai, atsakingi už Stebėsenos duomenų tvarkymą, pasirašo Konfidencialumo įsipareigojimą, kurio forma nustatyta Aprašo 2 priede. Darbuotojų Konfidencialumo įsipareigojimų pasirašymą organizuoja Administracijos struktūrinio padalinio vedėjas, kurio darbuotojas atsakingas už Stebėsenos įrangą ir (ar) Stebėsenos duomenų tvarkymą. Administracijos struktūrinio padalinio vedėjas turi užtikrinti, kad pasirašytas Konfidencialumo įsipareigojimas, būtų pateiktas Administracijoje už asmens duomenų apsaugą atsakingam asmeniui;

22.2.3. su asmens duomenimis galima atlikti tik tuos veiksmus, kuriems atlikti yra suteiktos teisės;

22.2.4. užtikrintas slaptažodžių konfidencialumas juos suteikiant, pateikiant, reguliariai keičiant bei saugant, kai tapatybės patvirtinimas vykdomas naudojant slaptažodžius bei užtikrinti reikalavimus slaptažodžiams, numatytus Asmens duomenų tvarkymo taisyklėse;

22.2.5. užtikrintos organizacinės ir techninės duomenų saugumo priemonės, skirtos apsaugoti duomenų bazes nuo neteisėto prisijungimo elektroninių ryšių priemonėmis;

22.2.6. užtikrintas patalpų, kuriose saugomi asmens duomenys, saugumas (apribojamas neįgaliotų asmenų patekimas į atitinkamas patalpas ir pan.);

22.2.7. užtikrinta kompiuterinės įrangos apsauga nuo žalingų programų (antivirusinių programų įdiegimas, atnaujinimas ir pan.);

22.2.8. užtikrinti darbuotojų, susijusių su Stebėsenos duomenų tvarkymu, mokymus. Mokymai turi atitikti darbuotojų veiklos realijas ir apmokymą tinkamai dirbti su asmens duomenų tvarkymo sistemomis, registrais ir duomenų bazėmis. Mokymų periodiškumas – kartą per metus;

22.2.9. imantis kitų organizacinių ir techninių asmens duomenų saugumo priemonių, aprašytų Šiaulių miesto savivaldybės informacinių sistemų sistemos saugos nuostatuose, patvirtintuose Administracijos direktoriaus 2020 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. A-576 „Dėl Šiaulių miesto savivaldybės informacinių sistemų sistemos saugos nuostatų patvirtinimo“, Asmens duomenų tvarkymo taisyklėse ir Asmens duomenų tvarkymo taisyklių 1 priede “Bendras techninių ir organizacinių saugumo priemonių sąrašas”, duomenų valdytojo sudaromose sutartyse ar kitame duomenų valdytojo patvirtintame dokumente.

23. Prieigos teisės ir įgaliojimai tvarkyti Stebėsenos duomenis suteikiami, naikinami ir keičiami tokia tvarka

23.1. prieiga prie Stebėsenos įrangos ir įgaliojimai tvarkyti Stebėsenos duomenis suteikiami, naikinami ir keičiami duomenų valdytojo vadovo arba jo įgalioto asmens sprendimu;

23.2. už prieigos prie Stebėsenos duomenų suteikimo ar naikinimo vykdymą atsakingi duomenų valdytojo vadovo paskirti atsakingi asmenys.

24. Prieiga prie Stebėsenos duomenų naikinama pasibaigus darbuotojo, atsakingo už Stebėsenos įrangą ir (ar) Stebėsenos duomenų tvarkymą, darbo santykiams, pasikeitus darbo funkcijoms (jei joms vykdyti nereikalinga prieiga prie Stebėsenos duomenų), taip pat nutraukus asmens duomenų tvarkymo sutartį su asmens duomenų tvarkytoju ar šiai sutarčiai nustojus galioti.

25. Atsarginės Stebėsenos duomenų kopijos Administracijoje nedaromos.

26. Siekiant užtikrinti duomenų subjektų teises ir laisves ir, kad nebūtų perdėtai stebimas darbuotojų elgesys, imamasi papildomų techninių ir organizacinių saugumo priemonių

26.1. darbuotojo duomenų stebėjimas realiu laiku gali būti vykdomas tik įgyvendinant Aprašo 8.1, 8.2 ir 8.3 papunkčiuose nustatytus tikslus;

26.2. įgyvendinant Aprašo 8.2 ir 8.3 papunkčiuose nustatytus tikslus draudžiama nuolat stebėti darbuotojo judėjimą realiu laiku, jeigu nekyla pagrįstų įtarimų dėl tarnybinių automobilių naudojimo asmeniniais tikslais arba įtarimų dėl darbuotojui kilusio pavojaus;

26.3. įgyvendinant Aprašo 8.5 papunktyje nurodytus tikslus, duomenys tvarkomi (analizuojami) tik esant pagrįstų įtarimų arba informacijos dėl neefektyvaus Tarnybinių automobilių naudojimo;

26.4. draudžiama Aprašo nustatytais tikslais renkamus asmens duomenis naudoti kaltinant darbuotoją mažais disciplinos pažeidimais ir perduoti darbuotojų duomenis administracinius nusižengimus tiriantiems asmenims.

27. Duomenų valdytojo darbuotojai, pastebėję Stebėsenos duomenų saugumo pažeidimus (veiksmus ar neveikimą, galinčius sukelti ar sukeliančius grėsmę asmens duomenų saugumui) taip pat netikslius, neišsamius duomenis ir pan., vadovaujasi Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. A-478 „Dėl asmens duomenų saugumo pažeidimų Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje valdymo taisyklių patvirtinimo“ (su tolimesniais pakeitimais) patvirtintomis Asmens duomenų saugumo pažeidimų Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje valdymo taisyklėmis ir kitais galiojančiais teisės aktais.

VI SKYRIUS

DUOMENŲ SUBJEKTO TEISIŲ ĮGYVENDINIMAS

28. Bet kuris asmuo (duomenų subjektas), kurio duomenys tvarkomi, Stebėsenos metu turi šias teises

28.1. žinoti (būti informuotam) apie savo asmens duomenų tvarkymą;

28.2. susipažinti su savo asmens duomenimis ir tuo, kaip jie yra tvarkomi;

28.3. nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys;

28.4. kai duomenys tvarkomi nesilaikant Reglamento ir (ar) ADATĮ nuostatų teisės, reikalauti sunaikinti (ištrinti) savo asmens duomenis arba sustabdyti, išskyrus saugojimą, savo asmens duomenų tvarkymo veiksmus.

29. Duomenų subjektų teisės, kiek neaptarta Apraše, įgyvendinamos, vadovaujantis Duomenų subjektų teisės įgyvendinamos vadovaujantis Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. A-477 „Dėl duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ (su tolimesniais pakeitimais) patvirtintų Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklių nustatyta tvarka.

30. Duomenų subjekto teisė žinoti apie savo asmens duomenų tvarkymą įgyvendinama šia tvarka

30.1. Duomenų valdytojo darbuotojai apie vykdomą Stebėseną informuojami duomenų valdytojo dokumentų valdymo sistemoje susipažįstant su Aprašu, fiksuojant susipažinimo veiksmą;

30.2. Pateikiant darbuotojams Pranešimą apie tarnybinių automobilių naudojimo stebėsenos duomenų tvarkymą, kurio forma nustatyta Aprašo 3 priede (toliau – Pranešimas). Darbuotojas su Pranešimu supažindinamas pasirašytinai.

30.2.1. su Pranešime nurodyta informacija darbuotojai supažindinami arba pirmąją darbuotojo darbo dieną, arba pirmąją darbo dieną po darbuotojo atostogų, nedarbingumo laikotarpio ir pan., jeigu Stebėsena buvo pradėta vykdyti šiuo laikotarpiu. Darbuotojų supažindinimą su Pranešimu organizuoja Administracijos struktūrinio padalinio vedėjas, kurio darbuotojas naudojasi tarnybiniu automobiliu, kuriame yra vykdoma Stebėsena. Administracijos struktūrinio padalinio vedėjas taip pat turi užtikrinti, kad pasirašytas Pranešimas, būtų pateiktas Administracijoje už asmens duomenų apsaugą atsakingam asmeniui. Pranešimas saugomas visą darbuotojo darbo laiką ir teisės aktų nustatyta tvarka jam pasibaigus.

31. Duomenų subjekto teisė susipažinti su savo Stebėsenos duomenimis įgyvendinama šia tvarka

31.1. duomenų subjektas duomenų valdytojui turi pateikti

31.1.1. užpildytą Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklių 2 priede nustatytos formos prašymą leisti susipažinti su asmens duomenimis ir asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą;

31.1.2. kai prašymas teikiamas elektroniniu būdu, prašymas turi būti pasirašytas elektroniniu parašu;

31.1.3. jei prašymą duomenų subjektas siunčia paštu ar per pasiuntinį, prie prašymo turi būti pridėta notaro patvirtinta duomenų subjekto asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija, o kai dėl informacijos apie duomenų subjektą kreipiasi jo atstovas, jis turi pateikti atstovavimą patvirtinantį dokumentą ir savo asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą.

32. Jei duomenų subjekto teisė susipažinti su savo Stebėsenos duomenimis negali būti įgyvendinta per duomenų subjekto atstovą, nepateikus duomenų subjekto asmens tapatybę patvirtinančio dokumento ar jo patvirtintos kopijos, duomenų subjekto atstovas apie tai turi būti informuojamas ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo kreipimosi dienos. Jei duomenų subjekto atstovas pateikia rašytinį prašymą, duomenų valdytojas turi pateikti atsakymą raštu.

33. Gavus duomenų subjekto prašymą susipažinti su Stebėsenos duomenimis, informaciją, ar su juo susiję Stebėsenos duomenys yra tvarkomi, ir prašomi duomenys pateikiami ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo duomenų subjekto kreipimosi dienos.

34. Jeigu duomenų subjektas prašymą pateikia elektroninėmis priemonėmis, informacija apie duomenų tvarkymą duomenų subjektui taip pat pateikiama elektroninėmis priemonėmis, išskyrus atvejus, kai duomenų subjektas prašo juos pateikti kitaip.

35. Prašomi duomenys teikiami neatlygintinai. Kai duomenų subjekto prašymai yra akivaizdžiai nepagrįsti arba neproporcingi visų pirma dėl jų pasikartojančio turinio, duomenų valdytojas gali nustatyti pagrįstą atlyginimą už duomenų pateikimą arba atsisakyti vykdyti prašymą. Nustatytas atlyginimo dydis neturi viršyti duomenų teikimo sąnaudų. Duomenų teikimo atlyginimo dydį duomenų valdytojas nustato vadovaudamasis Duomenų teikimo duomenų subjektui atlyginimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. vasario 28 d. nutarimu Nr. 228 „Dėl Duomenų teikimo duomenų subjektui atlyginimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.

36. Įgyvendinant duomenų subjekto teisę susipažinti su savo Stebėsenos duomenimis, turi būti užtikrinama trečiųjų asmenų teisė į privatų gyvenimą ir duomenų apsaugą.

37. Duomenų valdytojas gali atsisakyti pateikti tvarkomus duomenis, jei toks duomenų pateikimas gali atskleisti valstybės ir tarnybos paslaptį sudarančią ar konfidencialią informaciją, susijusią su duomenų valdytojo veikla bei kitais teisės aktų nustatytais atvejais​.

38. Kai duomenų tvarkymas grindžiamas Reglamento 6 straipsnio 1 dalies e arba f punktais, duomenų subjektui sudaroma galimybė nesutikti su duomenų tvarkymu (rinkimu, teikimu, naudojimu ir pan.). Duomenų subjekto teisė nesutikti su Stebėsenos duomenų tvarkymu įgyvendinama šia tvarka

38.1. duomenų subjekto teisė nesutikti su Stebėsenos duomenų tvarkymu įgyvendinama, duomenų subjektą raštu informuojant apie ketinimą atlikti Stebėsenos duomenų tvarkymo veiksmus ir teisę pateikti teisiškai pagrįstą nesutikimą dėl duomenų tvarkymo;

38.2. apie teisę nesutikti su Stebėsenos duomenų rinkimu duomenų subjektai (darbuotojai) informuojami pateikiant Pranešimą, kuriame nurodoma

38.2.1. duomenų subjekto teisė nesutikti su tokiu duomenų tvarkymu;

38.2.2. protingas terminas (10 darbo dienų), per kurį duomenų subjektas turi teisę išreikšti savo argumentuotą ir teisiškai pagrįstą nesutikimą dėl duomenų tvarkymo.

38.3. jei duomenų subjektas per nustatytą terminą išreiškia argumentuotą ir teisiškai pagrįstą nesutikimą, duomenų valdytojas neatlieka Stebėsenos duomenų tvarkymo veiksmų ir duomenų subjekto prašymu praneša apie jo asmens duomenų tvarkymo veiksmų nutraukimą ar atsisakymą nutraukti duomenų tvarkymo veiksmus, nurodydamas atsisakymo motyvus.

39. Kai taikoma teisė reikalauti sunaikinti savo asmens duomenis arba sustabdyti, išskyrus saugojimą, savo asmens duomenų tvarkymo veiksmus, kai duomenys tvarkomi nesilaikant ADTAĮ ir kitų įstatymų nuostatų, įgyvendinama šia tvarka

39.1. jei duomenų subjektas, susipažinęs su savo asmens duomenimis, nustato, kad jo asmens duomenys tvarkomi neteisėtai, nesąžiningai, ir pats ar jo įgaliotas atstovas kreipiasi į duomenų valdytoją, duomenų valdytojas nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas neatlygintinai patikrina duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymo teisėtumą, sąžiningumą ir nedelsdamas organizuoja arba, esant galimybių pats sunaikina neteisėtai ir nesąžiningai sukauptus asmens duomenis ar sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą.

39.2. duomenų valdytojas, duomenų subjekto ar jo įgalioto atstovo prašymu sustabdęs duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymo veiksmus, asmens duomenis, kurių tvarkymo veiksmai sustabdyti, saugo tol, kol jie bus sunaikinti (duomenų subjekto prašymu arba pasibaigus duomenų saugojimo terminui). Kiti tvarkymo veiksmai su tokiais asmens duomenimis gali būti atliekami tik tokiais atvejais

39.2.1. turint tikslą įrodyti aplinkybes, dėl kurių duomenų tvarkymo veiksmai buvo sustabdyti;

39.2.2. jei duomenų subjektas tiesiogiai ar per įgaliotą atstovą duoda sutikimą toliau tvarkyti savo asmens duomenis;

39.2.3. jei reikia apsaugoti trečiųjų šalių teises ar teisėtus interesus;

39.3. duomenų valdytojas nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas praneša duomenų subjektui ar jo įgaliotam atstovui apie jo prašymu atliktą ar neatliktą duomenų subjekto asmens duomenų sunaikinimą ar asmens duomenų tvarkymo veiksmų sustabdymą;

39.4. duomenų subjekto asmens duomenys naikinami arba jų tvarkymo veiksmai sustabdomi pagal duomenų subjekto tapatybę ir jo asmens duomenis patvirtinančius dokumentus, gavus duomenų subjekto ar jo įgalioto atstovo prašymą Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklių nustatyta tvarka. Pareiga įrodyti, kad egzistuoja visos aplinkybės dėl kurių buvo sunaikinti asmens duomenys arba tvarkymo veiksmai sustabdyti tenka Duomenų valdytojui.

40. Duomenų valdytojas nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas informuoja duomenų gavėjus apie duomenų subjekto ar jo įgalioto atstovo prašymu sunaikintus duomenų subjekto asmens duomenis, sustabdytus asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus atvejus, kai pateikti tokią informaciją būtų neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, duomenų laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Tokiu atveju turi būti nedelsiant pranešama.

41. Duomenų valdytojas, teisės aktų nustatyta tvarka, turi teisę motyvuotai atsisakyti įgyvendinti duomenų subjekto teises.

VII SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

42. Darbuotojai, pažeidę šio Aprašo reikalavimus, atsako Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.

43. Už Aprašo laikymosi priežiūrą ir kontrolę atsakingi Administracijos skyrių ir poskyrių vedėjai.

44. Aprašas ne rečiau kaip kartą per dvejus metus peržiūrimas ir prireikus ar pasikeitus Stebėsenos duomenų tvarkymą reglamentuojantiems teisės aktams atnaujinamas. Kaip laikomasi šio Aprašo nuostatų, stebi ir atnaujinimą pagal poreikį inicijuoja Administracijoje už asmens duomenų apsaugą atsakingas asmuo.

45. Darbuotojai su Aprašu yra supažindinami per Administracijos dokumentų valdymo sistemą „Avilys“.

46. Šis Aprašas yra taikomas kartu su Asmens duomenų tvarkymo taisyklėmis.