SAV.510059

DĖL KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS PROCESŲ PROCEDŪRŲ APRAŠŲ PATVIRTINIMO

1 Articles / Provisions · Lithuania

Open official source Machine-readable Markdown (.md)

Statutory Text (1 Articles)

e-TAR Suvestinė 2013-10-12

DĖL KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS PROCESŲ PROCEDŪRŲ APRAŠŲ PATVIRTINIMO Open official source

LAZDIJŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS PROCESŲ PROCEDŪRŲ APRAŠŲ PATVIRTINIMO

2013 m. spalio 11 d. Nr. 10V-776

Lazdijai

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049; 2008, Nr. 113-4290; 2009, Nr. 159-7206) 29 straipsnio 8 dalies 3 punktu

1.TvirtinuLazdijų rajono savivaldybės administracijos kokybės vadybos sistemos procesų procedūrų aprašus

1.1. Lazdijų rajono savivaldybės administracijos kokybės vadybos sistemos vidaus auditų proceso procedūros aprašą (pridedama);

1.2. Lazdijų rajono savivaldybės administracijos kokybės vadybos sistemos tobulintinų sričių nustatymo, koregavimo, korekcinių ir prevencinių veiksmų valdymo proceso procedūros aprašą (pridedama).

2. Laikau netekusiais galios Lazdijų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus

2.1. 2011 m. lapkričio 30 d. įsakymo Nr. 10V-1006 „Dėl kokybės vadybos sistemos procesų procedūrų aprašų patvirtinimo“ 1.2 punktą;

2.2. 2011 m. gruodžio 21 d. įsakymo Nr. 10V-1087 „Dėl kokybės vadybos sistemos proceso procedūros aprašo patvirtinimo“ 1 punktą.

Administracijos direktorius Gintautas Salatka

PATVIRTINTA

Lazdijų rajono savivaldybės

administracijos direktoriaus

2013 m. spalio 11 d.

įsakymu Nr. 10V-776

LAZDIJŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS VIDAUS AUDITŲ PROCESO PROCEDŪROS APRAŠAS

KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS VIDAUS AUDITAI

Nr. PR-02

Versija 3

1. Paskirtis

1.1. Ši Lazdijų rajono savivaldybės administracijos kokybės vadybos sistemos auditų proceso procedūra (toliau – procedūra) nustato Lazdijų rajono savivaldybės administracijos kokybės vadybos sistemos auditų proceso (toliau – procesas) vykdymo tvarką.

2. Taikymo sritis

2.1. Lazdijų rajono savivaldybės administracija.

3. Atsakomybė

3.1. Už proceso vykdymą atsakingi visi šiame procese dalyvaujantys darbuotojai. Už proceso vykdymo priežiūrą, stebėjimą, matavimą ir analizę, tobulinimą, procedūros aprašo atnaujinimą yra atsakingas proceso šeimininkas – vadovybės atstovas kokybei. Darbuotojai, atsakingi už tam tikrų proceso etapų vykdymą, atsiradus pakeitimams (teisės aktų, vykdymo ir pan.), nedelsdami raštu, el. paštu arba dokumentų valdymo sistemoje informuoja proceso šeimininką.

4. Sutrumpinimai, apibrėžimai

4.1. Direktorius – Lazdijų rajono savivaldybės administracijos direktorius.

4.2. Vadovybė – asmuo ar grupė asmenų, kurie nukreipia ir valdo organizaciją aukščiausiu lygiu.

4.3. VAK – vadovybės atstovas kokybei.

4.4. Kokybės vadybos sistema – vadybos sistema, t.y. kokybės politikos ir tikslų nustatymo bei jų pasiekimo sistema (priemonių visuma), skirta organizacijos veiklai, susijusiai su kokybe, nukreipti ir valdyti.

4.5. ISO standartas – kokybės vadybos sistemos standartas LST EN ISO 9001:2008 „Kokybės vadybos sistemos. Reikalavimai“.

4.6. Kokybės vadybos sistemos vidaus auditas (toliau – auditas) – sistemingas, nepriklausomas ir dokumentais įformintas procesas audito įrodymams surinkti ir objektyviai juos įvertinti, kad būtų nustatytas audito kriterijų atitikties laipsnis.

4.7. Audito planas – veiklų ir pasirengimų auditui aprašymas..

4.8. Audito kriterijai – kokybės politikos, procedūrų ar reikalavimų visuma.

4.9. Kokybės vadybos sistemos vidaus auditorius (toliau – auditorius) - darbuotojas, direktoriaus įsakymu paskirtas atlikti kokybės vadybos sistemos vidaus auditą Lazdijų rajono savivaldybės administracijos padaliniuose, kurio kompetencija leidžia atlikti auditą.

4.10. Audituojamasis – padalinys, kuriame atliekamas auditas.

4.11. Vertinamoji analizė - veikla, atliekama analizuojamo dalyko tinkamumui, adekvatumui ir rezultatyvumui nustatyti, siekiant užsibrėžtų tikslų.

4.12. Vadovybinė vertinamoji analizė (toliau – vadovybinė analizė) – kokybės vadybos sistemos vertinamoji analizė.

4.13. Proceso gaviniai – ištekliai, reikalingi darbui atlikti: teisės aktai, reikalavimai, duomenų bazės, naudojamos programos ir pan.

4.14. Dokumentų valdymo sistema – Lazdijų rajono savivaldybės kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema.

4.15. Įrašas – dokumentas, kuriame pateikti pasiekti rezultatai arba atliktų darbų įrodymai.

4.16. Dokumentas – informacija ir jos laikmena (informacijos laikmenos priemonėmis gali būti popierius, magnetinis, elektroninis ar optinis kompiuterio diskas, fotografija, registracijos knyga ar jų derinys).

4.17. Reikalavimas – poreikis, lūkestis ar pareiga, kurie numanomi ar nurodyti įstaigos, jos klientų ar kitų suinteresuotų šalių.

4.18. Atitiktis – reikalavimo įvykdymas.

4.19. Tobulintina sritis – reikalavimo neįvykdymas.

4.20. Koregavimas – veiksmas, kuris atliekamas siekiant pašalinti nustatytą reikalavimo neįvykdymą.

4.21. Korekcinis veiksmas – veiksmas, kuris atliekamas siekiant pašalinti nustatyto reikalavimo neįvykdymo ar kitos nepageidaujamos situacijos priežastį.

5. Proceso aprašymas

Proceso etapas, trumpas jo aprašymas

Atsakingas

Proceso etapo gaviniai

Proceso etapo rezultatas, įrašai

1. Auditorių parengimas

1.1. Auditoriai turi būti kompetentingi atlikti auditą, suprasti ISO standartо reikalavimus, žinoti vidaus audito atlikimo dalykus, turėti tinkamų asmeninių savybių. Keldami savo kvalifikaciją, auditoriai dalyvauja mokymuose (pagal proceso Nr. PR-06 „Personalo kompetencijos valdymas“ procedūrą)

VAK

Reikalavimai auditoriams, nurodyti ISO standarte

Parengti auditoriai. Direktoriaus įsakymas dėl kokybės vadybos sistemos vidaus auditorių paskyrimo. Įrašai apie auditorių mokymą (pagal proceso Nr. PR-06 „Personalo kompetencijos valdymas“ procedūrą)

2. Vidaus audito plano parengimas

2.1. Ne rečiau kaip vieną kartą per metus turi būti atliktas visų kokybės vadybos sistemos elementų auditas. Svarbesnės ir silpnesnės sritys numatomos tikrinti dažniau. Nustatomi audito kriterijai, apimtis, dažnumas ir metodai

VAK

Procesų bei sričių būklė ir svarba, ankstesnių auditų rezultatai

Parengtas audito planas (forma PR-10. F02), 1 priedas

3. Pasirengimas auditui

3.1. Auditoriai atlieka parengiamuosius audito atlikimui darbus: –parengia klausimyną-ataskaitą; –suderina audito laiką su numatomų audituoti padalinių vadovais; –susipažįsta su audituojamą sritį reglamentuojančiais ISO standarto reikalavimais; –susipažįsta su audituojamą sritį reglamentuojančių teisės aktų reikalavimais; –peržiūri ankstesnių audituojamos srities auditų rezultatus

VAK Auditoriai

Metinis audito planas. Kokybės vadybos sistemos dokumentai, norminiai aktai, ISO standartas, ankstesnių auditų ataskaitos ir kiti dokumentai

Atlikti pasiruošimo darbai. Parengtas audito klausimynas- ataskaita (forma PR-02. F03), 3 priedas

4. Kokybės vadybos sistemos audito atlikimas

4.1. Atliekamas auditas. Užpildomi audito klausimynai-ataskaitos. Užfiksavus, kad nėra laikomasi reikalavimų, pildomos rekomendacijos dėl tobulintinos srities, kurios pateikiamos vadovybės atstovui kokybei. Rekomendacijos dėl tobulintinos srities pildomos dokumentų valdymo sistemoje

Auditoriai

Praktinė veikla, dokumentai, įrašai. Parengti audito klausimynai-ataskaitos. Įvertinimui reikalingi dokumentai. Proceso Nr. PR-04 „Tobulintinų sričių nustatymas, koregavimo, prevencinių ir korekcinių veiksmų valdymas“ procedūra

Atliktas auditas. Užpildyti audito klausimynai-ataskaitos, rekomendacijos dėl tobulintinos srities ir pateikti VAK. Įrašai audito plane (forma PR-02. F02)

5. Veiksmai po audito

5.1. Veiksmai po audito: -rekomendacijos dėl tobulintinos srities perduodamos audituotiesiems (padalinio vadovui, proceso šeimininkui) -atliekamas rekomendacijų dėl tobulintinos srities koregavimas, korekciniai arba prevenciniai veiksmai (jei taikoma) pagal proceso Nr. PR-04 „Tobulintinų sričių nustatymas, koregavimo, prevencinių ir korekcinių veiksmų valdymas“ procedūros aprašą

VAK Audituojamieji

Rekomendacijos dėl tobulintinos srities

Atlikti nustatytų tobulintinų sričių koregavimai (korekciniai veiksmai). Įrašai apie tobulintinų sričių koregavimą (korekcinius veiksmus) rekomendacijose dėl tobulintinos srities

5.2. Atliekama audito duomenų analizė, surašoma audito rezultatų ataskaita apie auditą, audito eigą, tobulintinas sritis, problemas, koregavimus, korekcinius veiksmus ir kitą. Audito išvados ir įvertinimai pristatomi vadovybei, vadovybinei analizei

VAK

Audito klausimynai-ataskaitos, rekomendacijos dėl tobulintinos srities

Audito rezultatų ataskaita (forma PR-02. F04), 4 priedas

6. Įrašų kaupimas ir saugojimas

Eil. Nr.

Įrašų dokumento pavadinimas

Įrašų kaupimo, saugojimo vieta (darbo kabinetas arba adresas elektroninėje laikmenoje)

Direktoriaus įsakymai

Dokumentų valdymo sistema, Dokumentų ir informacijos skyrius (202 kab.)

Kokybės vadybos sistemos vidaus audito planai (forma PR-02. F02)

VAK darbo kabinetas (104 kab.)

Kokybės vadybos sistemos vidaus audito klausimynai-ataskaitos (forma PR-02. F03)

VAK darbo kabinetas (104 kab.)

Rekomendacijos dėl tobulintinos srities

VAK darbo kabinetas (104 kab.): 4.77. Kokybės vadybos sistemos neatitikties aktai ir jų registras JKV16 (2012); 56.10. Kokybės vadybos sistemos neatitikties aktai ir jų registras KV3 (2013); 56.13. Kokybės vadybos sistemos rekomendacijos dėl tobulintinų sričių ir jų registras KV6; Dokumentų valdymo sistema, bylos: 4.78. E. Kokybės vadybos sistemos neatitikties aktai (2012); 56.11. E. Kokybės vadybos sistemos neatitikčių aktai ir jų registras KV4 (2013); 56.14.E. Kokybės vadybos sistemos rekomendacijos dėl tobulintinų sričių ir jų registras KV7

Kokybės vadybos sistemos vidaus audito rezultatų ataskaita (forma PR-02. F04)

VAK darbo kabinetas (104 kab.)

7. Dokumentų ir įrašų valdymas

7.1. Dokumentai rengiami, derinami, įforminami, registruojami, saugomi ir archyvuojami vadovaujantis Lazdijų rajono savivaldybės dokumentų rengimo, derinimo ir įforminimo taisyklėmis, patvirtintomis administracijos direktoriaus 2011 m. spalio 4 d. įsakymu Nr. 10V-823 (aktuali redakcija), Lazdijų rajono savivaldybės dokumentų valdymo procedūrų aprašu, patvirtintu administracijos direktoriaus 2011 m. spalio 25 d. įsakymu Nr. 10V-894 (aktuali redakcija) ir Lazdijų rajono savivaldybės administracijos dokumentacijos planu.

8. Priedai

1 priedas. (PR-02. F01) Kokybės vadybos sistemos vidaus audito programos forma.

2 priedas. (PR-02. F02) Kokybės vadybos sistemos vidaus audito programos įgyvendinimo plano forma

3 priedas. (PR-02. F03) Kokybės vadybos sistemos vidaus audito klausimyno-ataskaitos forma.

4 priedas. (PR-02. F04) Kokybės vadybos sistemos vidaus audito rezultatų ataskaitos forma.

_______________________________

1 priedas

(Kokybės vadybos sistemos vidaus audito programos forma)

________ METŲ KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS VIDAUS AUDITO PROGRAMA

___________ Nr.___________

AUDITO TIKSLAI

AUDITO PAGRINDAS

AUDITO KRITERIJAI

AUDITO VIETA

AUDITO VYKDYTOJAI

AUDITO METODAI

AUDITO TRUKMĖ

Parengė: ______________________________________________________________________

(pareigos, v. pavardė, parašas, data)

____________________________

2 priedas

(Kokybės vadybos sistemos vidaus audito plano forma)

________ METŲ KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS VIDAUS AUDITO PLANAS

___________ Nr.___________

Audito kriterijai

Lazdijų rajono savivaldybės administracijos padaliniai (darbuotojai, neįeinantys į struktūrinius padalinius)

Sutartiniai žymėjimai

2013-10-07 - 2013-10-11 G.J., R.G.

Audito data ir auditoriai

atliktas auditas (tobulintinų sričių neužfiksuota arba jos išspręstos)

atliktas auditas ir užfiksuotos tobulintinos sritys

_________________________________________________

3 priedas

(Kokybės vadybos sistemos vidaus audito klausimyno-ataskaitos forma)

Registracijos Nr.___________

Data ___________

KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS VIDAUS AUDITO KLAUSIMYNAS–ATASKAITA

Audituojamas padalinys -

Auditorius(-iai)

Audituojamo padalinio vadovas -

Dalyvavę audituojamieji

Numatoma audito data

Faktinė audito data

Trukmė

Tikrinama sritis

Tikrinami klausimai

Įvertinimas, įrodymai, nuorodos į rekomendacijas dėl tobulintinų sričių

Pastabos

IŠ VISO REKOMENDACIJŲ DĖL TOBULINTINOS SRITIES: ___

AUDITO REZULTATŲ APIBENDRINIMAS

Auditoriai

(parašas) (vardas, pavardė)

___________________________________________

4 priedas

(Kokybės vadybos sistemos vidaus audito rezultatų ataskaitos forma)

LAZDIJŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS VIDAUS AUDITO REZULTATŲ ATASKAITA

___________ Nr.___________

1. VIDAUS AUDITO UŽDUOTIS

1.1. Auditoriaus (-ių), vardai, pavardės ir pareigos

1.2. Vidaus audito pagrindas

1.3. Vidaus audito užduotis, tikslas ir apimtis

1.4. Vidaus audito kriterijai

1.5. Audituoti savivaldybės administracijos padaliniai

2. VIDAUS AUDITO REZULTATAI

2.1. Tobulintinos sritys

2.2. Pastabos

3. TOBULINTINŲ SRIČIŲ IR PASTABŲ APIBŪDINIMAS

4. VIDAUS AUDITO IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

Pridedama

Kokybės vadybos sistemos vidaus audito ataskaitą parengė

(Kokybės vadybos sistemos vidaus auditoriaus pareigos, vardas, pavardė, parašas)

____________________________________

PATVIRTINTA

Lazdijų rajono savivaldybės

administracijos direktoriaus

2013 m. spalio 11 d.

įsakymu Nr. 10V-776

LAZDIJŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS TOBULINTINŲ SRIČIŲ NUSTATYMO, KOREGAVIMO, KOREKCINIŲ IR PREVENCINIŲ VEIKSMŲ VALDYMO PROCESO PROCEDŪROS APRAŠAS

TOBULINTINŲ SRIČIŲ NUSTATYMAS, KOREGAVIMO, KOREKCINIŲ IR PREVENCINIŲ VEIKSMŲ VALDYMAS

Nr. PR-04

Versija 4

1. Paskirtis

1.1. Ši Lazdijų rajono savivaldybės administracijos tobulintinų sričių nustatymo, koregavimo, prevencinių ir korekcinių veiksmų valdymo procedūra (toliau – procedūra) nustato Lazdijų rajono savivaldybės administracijos tobulintinų sričių nustatymo, koregavimo, prevencinių ir korekcinių veiksmų proceso (toliau – procesas) vykdymo tvarką.

2. Taikymo sritis

2.1. Lazdijų rajono savivaldybės administracija.

3. Atsakomybė

3.1. Už proceso vykdymą atsakingi visi šiame procese dalyvaujantys darbuotojai. Už proceso vykdymo priežiūrą, stebėjimą, matavimą ir analizę, tobulinimą, procedūros aprašo atnaujinimą yra atsakingas šio proceso šeimininkas – vadovybės atstovas kokybei. Darbuotojai, atsakingi už tam tikrų proceso etapų vykdymą, atsiradus pakeitimams (teisės aktų, vykdymo ir pan.), nedelsiant raštu, el. paštu arba dokumentų valdymo sistemoje informuoja proceso šeimininką.

4. Sutrumpinimai ir apibrėžimai

4.1. LR – Lietuvos Respublika.

4.2. LRSA- Lazdijų rajono savivaldybės administracija.

4.3. Direktorius – Lazdijų rajono savivaldybės administracijos direktorius.

4.4. VAK – vadovybės atstovas kokybei.

4.5. Kokybės vadybos sistema (toliau - KVS) – vadybos sistema, skirta organizacijos veiklai, susijusiai su kokybe, nukreipti ir valdyti.

4.6. Proceso gaviniai – ištekliai, reikalingi darbui atlikti: teisės aktai, reikalavimai, duomenų bazės, naudojamos programos ir pan.

4.7. Įrašas – dokumentas, kuriame pateikti pasiekti rezultatai arba atliktų darbų įrodymai.

4.8. Dokumentas – informacija ir jos laikmena (informacijos laikmenos priemonėmis gali būti popierius, magnetinis, elektroninis ar optinis kompiuterio diskas, fotografija, registracijos knyga ar jų derinys).

4.9. Reikalavimas – poreikis, lūkestis ar pareiga, kurie numanomi ar nurodyti įstaigos, jos klientų ar kitų suinteresuotų šalių.

4.10. Atitiktis – reikalavimo įvykdymas.

4.11. Tobulintina sritis – reikalavimo neįvykdymas.

4.12. Koregavimas – veiksmas, kuris atliekamas siekiant pašalinti nustatytą reikalavimo neįvykdymą.

4.13. Korekcinis veiksmas – veiksmas, kuris atliekamas siekiant pašalinti nustatyto reikalavimo neįvykdymo ar kitos nepageidaujamos situacijos priežastį.

4.14. Prevencinis veiksmas – veiksmas, skirtas galimo reikalavimo neįvykdymo ar kitos nepageidaujamos potencialios situacijos priežasčiai pašalinti.

5. Proceso aprašymas

Proceso etapas, trumpas jo aprašymas

Atsakingas

Proceso etapo gaviniai

Proceso etapo rezultatas, įrašai

1. Tobulintinos srities nustatymas

1.1. Darbuotojas pastebėtą tobulintiną sritį, tai yra teisės aktais nustatytų tvarkų, procedūrų nevykdymą arba netinkamą vykdymą bei kitą iškilusią veiklos problemą, užfiksuoja užpildydamas nustatytos formos rekomendacijos dėl tobulintinos srities I dalį (dokumentų valdymo sistemoje arba popierinį variantą) ir pateikia VAK, kuris rekomendaciją registruoja kokybės vadybos sistemos rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre. Klientų skundai priimami ir nagrinėjami pagal proceso Nr. PR-05 „Klientų skundų nagrinėjimas“ procedūros aprašą. Techninės ir programinės įrangos gedimai registruojami pagal proceso Nr. PR-12 „Informacinių technologijų infrastruktūros valdymas“ procedūros aprašymą

Visi darbuotojai

Reikalavimo neįvykdymas, veiklos problema

Užfiksuota tobulintina sritis. Užpildyta rekomendacijos dėl tobulintinos srities I dalis (forma PR-04. F01). Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

2. Koregavimas

2.1. VAK, atsižvelgdamas į tobulintos srities pobūdį perduoda rekomendaciją dėl tobulintinos srities spręsti atsakingam padalinio vadovui arba proceso šeimininkui

VAK

Rekomendacija dėl tobulintinos srities

Rekomendacija dėl tobulintinos srities perduota padalinio vadovui arba proceso šeimininkui

2.1. Priimamas sprendimas dėl tobulintinos srities koregavimo (jei konkrečioje procedūroje nenumatyta kitaip)

Padalinio vadovas Proceso šeimininkas

Rekomendacija dėl tobulintinos srities. Reikalavimai

Įrašas dėl tobulintinos srities koregavimo rekomendacijos dėl tobulintinos srities II dalyje (forma PR-04. F01). Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

2.2. Atliekami rekomendacijoje dėl tobulintinos srities numatyti koregavimo veiksmai

Padalinio vadovas Proceso šeimininkas Atsakingas už koregavimą darbuotojas

Rekomendacija dėl tobulintinos srities

Atliktas tobulintinos srities koregavimas. Įrašas apie koregavimo atlikimą rekomendacijos dėl tobulintinos srities II dalyje (forma PR-04. F01). Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

3. Korekciniai veiksmai

3.1. Jei reikalavimo neįvykdymas yra neatsitiktinis, pasikartojantis, tuomet turi būti priimtas sprendimas dėl korekcinių veiksmų, skirtų tobulintinos srities atsiradimo priežasties nustatymui ir pašalinimui, planavimo ir vykdymo. Korekciniai veiksmai gali būti vykdomi atsižvelgiant į: - gautus klientų skundus; - tyrimų aktus; - Centralizuoto savivaldybės vidaus audito skyriaus ataskaitas; - apklausų ir tyrimų rezultatus; - kitus šaltinius

Direktorius VAK

Pasikartojantis reikalavimo neįvykdymas. Informacija apie tobulintinas sritis iš įvairių šaltinių

Sprendimas dėl korekcinių veiksmų. Įrašas rekomendacijos dėl tobulintinos srities III dalyje (forma PR-04. F01). Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02).

3.2. Atliekamas tyrimas, kurio tikslas yra nustatyti tobulintinos srities (problemos) atsiradimo priežastis, ieškoma sisteminių spragų

Padalinio vadovas Proceso šeimininkas

Pasikartojantis reikalavimo neįvykdymas. Statistiniai duomenys, susiję su tobulintina sritimi. Rekomendacijos dėl tobulintinos srities III dalis

Nustatytos tobulintinos srities atsiradimo priežastys. Įrašas rekomendacijos dėl tobulintinos srities IV dalyje (forma PR-04. F01)

3.3. Išsiaiškinus tobulintinos srities atsiradimo priežastį, planuojami korekciniai veiksmai jai pašalinti. Planuojant korekcinius veiksmus, būtina numatyti jų galimą poveikį, pasekmes, finansavimo apimtį ir šaltinius, kitas sąnaudas. Korekciniai veiksmai turi būti suplanuoti ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo sprendimo atlikti korekcinius veiksmus sprendimo

Padalinio vadovas Proceso šeimininkas

Nustatytos tobulintinos srities atsiradimo priežastys. Rekomendacijų dėl tobulintinos srities IV dalis

Korekcinių veiksmų planavimas. Įrašai rekomendacijos dėl tobulintinos srities IV dalyje (forma PR-04. F01). Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

3.4. Vykdoma korekcinių veiksmų atlikimas

Padalinio vadovas Proceso šeimininkas VAK

Rekomendacijos dėl tobulintinos srities IV dalis

Įrašas - atžyma apie veiksmų atlikimą rekomendacijos dėl tobulintinos srities IV dalyje. Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

3.5. Korekcinių veiksmų rezultatyvumo įvertinimas atliekamas praėjus numatytam laikotarpiui, bet ne vėliau kaip per 6 mėn. Įvertinama, ar atlikus korekcinius veiksmus buvo pašalintos tobulintinos srities atsiradimo priežastys ir reikalavimo neįvykdymas nebesikartoja. Esant neigiamam korekcinių veiksmų rezultatyvumui, korekciniai veiksmai turi būti kartojami, t.y. kartojamas tobulintinos srities atsiradimo priežasties nustatymas, jos pašalinimo planavimas ir vykdymas. Šiuo atveju tęsiamas tos pačios rekomendacijos dėl tobulintinos srities pildymas arba užpildoma nauja rekomendacija dėl tobulintinos srities (žr. 3.1-3.5)

VAK Vidaus auditoriai

Atlikti korekciniai veiksmai. rekomendacijų dėl tobulintinos srities IV dalis

Atliktas korekcinių veiksmų įvertinimas. Įrašas rekomendacijos dėl tobulintinos srities V dalyje (forma PR-04. F01). Įrašai toje pačioje rekomendacijoje dėl tobulintinos srities arba užpildyta nauja rekomendacija (žr. 3.1-3.5, kartojami korekciniai veiksmai). Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

4. Tobulintinų sričių analizė

4.1. Ne rečiau kaip 1 kartą per metus (prieš vadovybinę analizę) procesų šeimininkai turi peržiūrėti ir išanalizuoti visas tobulintinas sritis, problemas (užfiksuotas rekomendacijose dėl tobulintinos srities, skundų registravimo žurnale, Centralizuoto savivaldybės vidaus audito skyriaus ataskaitose ir rekomendacijose) ir inicijuoti korekcinius veiksmus pagal šio proceso vykdymo tvarką. Duomenys apie tobulintinas sritis, reikalaujančias korekcinių veiksmų pateikiami vadovybei (vadovybinei analizei). Vykdomi korekciniai veiksmai

Padalinių vadovai Proceso šeimininkai VAK

Rekomendacijos dėl tobulintinos srities. Informacija apie tobulintinas sritis, problemas

Atlikta tobulintinų sričių analizė ir įvardintos tobulintinos sritys, reikalaujančios korekcinių veiksmų. Užpildyta rekomendacija dėl tobulintinos srities (forma PR-04. F01). Rekomendacija dėl tobulintinos srities perduota vadovybės atstovui kokybei. Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

5. Prevenciniai veiksmai

5.1. Siekdami užtikrinti teikiamų paslaugų kokybę ir procesų kokybę, išvengti galimo reikalavimų neįvykdymo atsiradimo, gali būti inicijuojami tobulintinų sričių prevenciniai veiksmai. Prevencinių veiksmų imamasi remiantis šios informacijos analize: -klientų rekomendacijos; -kokybės vidaus ir išorės audito išvados; -vadovybinės analizės išvados; -kokybės duomenys; -iš oficialių institucijų gauta informacija; -informacija žiniasklaidoje; -darbuotojų pasiūlymai ir pastabos. Prevencinių veiksmų vykdymas, t.y. jų planavimas, atlikimo kontrolė, rezultatyvumo vertinimas, vykdomas analogiškai korekcinių veiksmų vykdymui (aprašyta aukščiau)

Visi darbuotojai

Įvairių šaltinių informaciją apie KVS, LRSA paslaugas ir procesus

Galima tobulintina sritis arba problema įforminama rekomendacija dėl tobulintinos srities (forma PR-04. F01). Rekomendacija dėl tobulintinos srities perduota vadovybės atstovui kokybei. Įrašai rekomendacijų dėl tobulintinos srities registre (forma PR-04. F02)

6. Įrašų kaupimas ir saugojimas

Eil. Nr.

Įrašų dokumento pavadinimas

Įrašų kaupimo, saugojimo vieta (darbo kabinetas arba adresas elektroninėje laikmenoje)

Rekomendacijos dėl tobulintinos srities (forma PR-04.F01)

Rekomendacijų dėl tobulintinos srities registras (forma PR-04.F02)

VAK darbo kabinetas (104 kab.); Dokumentų valdymo sistema

7. Dokumentų ir įrašų valdymas

8. Priedai

1 priedas. (PR-04. F01) Rekomendacijos dėl tobulintinos srities forma.

2 priedas. (PR-04. F02) Kokybės vadybos sistemos rekomendacijų dėl tobulintinos srities registro forma.

___________________________________

1 priedas

(Rekomendacijos dėl tobulintinos srities forma)

REKOMENDACIJOS DĖL TOBULINTINOS SRITIES

[Reg. data] Nr. [Registracijos Nr.] .

Rekomendacijos pagrindas

KVS reikalavimo neįvykdymas/ vidaus auditas

Prevenciniai veiksmai

Paslaugos reikalavimo neįvykdymas

Darbuotojo pastebėjimas (pasiūlymas)

Kliento pretenzija, skundas

Kita ..... [Kita] ................. (įrašyti)

I dalis

Tobulintinos srities užfiksavimo vieta: padalinys/veikla/procesas

Tobulintiną sritį užfiksavęs darbuotojas, auditorius (-iai) (v. pavardė)

Tobulintina sritis (galima tobulintina sritis - prevencinių veiksmų atveju)

Reikalavimas, kurio atžvilgiu nustatyta robulintina sritis (konkretus reikalavimas, kurio atžvilgiu nustatyta tobulintina sritis, dokumento pavadinimas, punktas, reikalavimo tekstas)

II dalis

** KOREGAVIMAS (Padalinio vadovas, proceso šeimininkas įrašo informaciją apie numatomą koregavimą, atsakingą už koregavimą darbuotoją (-us), įvykdymo terminus arba datą ir pasirašo, nurodant pareigas vardą, pavardę ir datą. Ši skiltis nepildoma prevencinių veiksmų atveju)

Atžyma apie koregavimo atlikimą

III dalis

Sprendimas - ar imtis korekcinių veiksmų: TAIP NE . (pildo vadovybės atstovas kokybei)

IV dalis

* KOREKCINIAI * PREVENCINIAI VEIKSMAI

Tobulintinos srities atsiradimo priežastis

Suplanuoti veiksmai (Padalinio vadovas, proceso šeimininkas įrašo informaciją apie planuojamus veiksmus tobulintinos srities atsiradimo priežasčiai pašalinti (veiksmai turi būti adekvatūs tobulintinai sričiai), atsakingą (-us) už korekcinių veiksmų vykdymą darbuotoją (-us), įvykdymo terminus arba datą ir pasirašo, nurodant pareigas vardą, pavardę ir datą )

Atžyma apie veiksmų atlikimą (rezultatas, data, pareigos, v. pavardė, parašas)

V dalis

***Atliktų veiksmų rezultatyvumo įvertinimas (ar pašalinta tobulintinos srities atsiradimo priežastis ir reikalavimo neįvykdymas nebesikartoja. Rezultato įvertinimas, data, pareigos, v. pavardė, parašas)

* tinkamą pažymėti

** pildo proceso šeimininkas arba padalinio vadovas

*** pildo patikrinimą atlikęs auditorius arba vadovybės atstovas kokybei

_______________________________

2 priedas

(Kokybės vadybos sistemos rekomendacijų dėl tobulintinos srities registro forma)

KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS REKOMENDACIJŲ DĖL TOBULINTINOS SRITIES REGISTRAS

Rekomendacijos dėl tobulintinos srities Reg. Nr.

Reg. data

Nustatyta tobulintina sritis

Tobulintinos srities užfiksavimo vieta, padalinys, procesas

Koregavimas

Numatoma užbaigimo data

Tikroji užbaigimo data

Atliktas koregavimas

Ar priimtas sprendimas atlikti korekcinius veiksmus

Suplanuoti korekciniai (prevenciniai) veiksmai

Atsakingi už koregavimo, korekcinių, prevencinių veiksmų įvykdymą

Planuojama įvykdymo data

Faktinė įvykdymo data

Atžyma apie veiksmų atlikimą

Atliktų veiksmų rezultatyvumo įvertinimas

____________________________________

DĖL KOKYBĖS VADYBOS SISTEMOS PROCESŲ PROCEDŪRŲ APRAŠŲ PATVIRTINIMO

Statutory Text (1 Articles)

Need to analyze how this provision applies to your matter?