SAV.500773

DĖL PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

1 Articles / Provisions · Lithuania

Open official source Machine-readable Markdown (.md)

Statutory Text (1 Articles)

e-TAR Suvestinė 2021-12-14

DĖL PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO Open official source

Suvestinė redakcija nuo 2021-12-14

Įsakymas paskelbtas: TAR 2013-07-03, i. k. 2013-02113

PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2013 m. liepos 3 d. Nr. DV-452

Pasvalys

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049; 2008. Nr. 113-4290; 2009, Nr. 159-7206) 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-l 18 (Žin., 2011, Nr. 88-4230)

1. T v i r t i n u Pasvalio rajono savivaldybės administracijos dokumentų valdymo tvarkos aprašą (pridedama).

2. P r i p a ž į s t u netekusiais galios

2.1. Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2006 m. rugpjūčio 10 d. įsakymą Nr. DV-399 „Dėl Pasvalio rajono savivaldybės administracijos dokumentų rengimo ir tvarkymo taisyklių patvirtinimo“;

2.2. Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2008 m. balandžio 15 d. įsakymą Nr. DV-267 „Dėl Pasvalio rajono savivaldybės administracijos dokumentų rengimo ir

tvarkymo taisyklių, patvirtintų administracijos direktoriaus 2006 m. rugpjūčio 10 d. įsakymu Nr. DV-399, pakeitimo“;

2.3. Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2009 m. vasario 18 d. įsakymą Nr. DV-115 „Dėl Savivaldybės administracijos direktoriaus 2006 m. rugpjūčio 10 d. įsakymo Nr. DV-399 „Dėl Pasvalio rajono Savivaldybės administracijos dokumentų rengimo ir tvarkymo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo.

Administracijos direktorius Rimantas Užuotas

PATVIRTINTA

Pasvalio rajono savivaldybės administracijos

direktoriaus 2013 m. liepos 3 d.

įsakymu Nr. DV-452

PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Pasvalio rajono savivaldybės administracijos (toliau - Savivaldybės administracijos) dokumentų valdymo tvarkos aprašas (toliau - Aprašas) nustato bendruosius Pasvalio rajono savivaldybės tarybos, savivaldybės administracijos, jos padalinių ir valstybės tarnautojų, nepriskirtų struktūriniams padaliniams, dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūrų reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ar laikmenos.

2. Šiame Apraše vartojamos sąvokos

Administracijos vadovai - Administracijos direktorius, jo pavaduotojas.

Blankas - spausdinta ar kitaip parengta dokumento forma su joje išdėstytais dokumento rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.

Dokumento rengimas - tai dokumento surašymas pagal nustatytus formos, struktūros, turinio ir kalbos reikalavimus, jo vizavimas, koregavimas ir pasirašymas.

Dokumentų tvarkymas - parengtų, gautų ar siunčiamų dokumentų registravimas, įsegimas į atitinkamą bylą ir saugojimas iki atidavimo toliau saugoti arba atrinkimo naikinti.

Dokumentacijos planas - kalendoriniais metais numatomų sudaryti bylų planas.

DVS - elektroninių ar kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistema.

Elektroninis dokumentas - tai dokumentas, pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Elektroninis parašas - duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susiejami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam asmeniui identifikuoti.

Oficialus dokumentas - su Savivaldybės veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.

Pavedimas - nurodymas vykdytojui atlikti užduotį.

Registras - dokumentų registravimo ir apskaitos dokumentas.

Rezoliucija - vadovo sprendimas ar nurodymas užduoties vykdytojui. Rezoliucijoje rašoma su dokumentu susijusio pavedimo vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (jei reikia), pavedimą davusio asmens parašas, data.

Savivaldybės vadovai - Savivaldybės meras, jo pavaduotojas.

Savivaldybės administracijos padaliniai - Savivaldybės administracijos struktūriniai ir struktūriniai teritoriniai padaliniai (seniūnijos) ir į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai.

Teisės aktai - Savivaldybės tarybos sprendimai, Savivaldybės mero potvarkiai, Administracijos direktoriaus, seniūnijų seniūnų įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, aprašai ir kiti dokumentai.

Vidaus susirašinėjimas - Savivaldybės padalinių susirašinėjimas tarpusavyje, su Administracijos vadovais, Savivaldybės vadovais, Savivaldybės tarybos komitetais, Savivaldybės tarybos nariais, Savivaldybės tarybos kolegija, Savivaldybės tarybos komisijomis, Administracijos direktoriaus sudarytomis komisijomis ir darbo grupėmis.

Viza - pritariamasis ar derinimo įrašas dokumente. Vizą sudaro: vizuojančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, mokslo laipsnis (daktaro ar habilituoto daktaro), jei yra suteiktas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data.

Užduotis - rezoliucijoje nurodytas pavedimas vykdytojui.

Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą, vartojamas sąvokas.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-824, 2017-12-22, paskelbta TAR 2017-12-22, i. k. 2017-20934

II. DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

3. Dokumentai Savivaldybės administracijoje valdomi naudojantis dokumentų valdymo sistema „DVS“ (toliau - DVS).

4. Savivaldybės administracijos darbuotojų veiksmai DVS prilyginami elektroniniam parašui ir turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas rašytiniuose dokumentuose.

Savivaldybės administracijoje elektroniniams dokumentams pasirašyti naudojami kvalifikuoti elektroniniai parašai, esantys valstybės tarnautojo pažymėjimuose, specialiai užsakytose plastikinėse kortelėse arba USB raktuose.

Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai nespausdinami.

5. Teisę matyti ar tvarkyti dokumentus DVS Savivaldybės darbuotojams suteikia sistemos administratorius pagal dokumentacijos planą, registrų sąrašą ir Savivaldybės administracijos padalinių vadovų raštu pateiktus motyvuotus prašymus, suderintus su Bendrojo skyriaus vedėju.

6. Savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius koordinuoja dokumentų valdymo reikalavimų įgyvendinimą Savivaldybės administracijoje, teikia metodines rekomendacijas dėl dokumentų valdymo reikalavimų.

7. Bendrojo skyriaus nurodymai dėl dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos yra privalomi visiems Savivaldybės administracijos darbuotojams.

8. Už dokumentų, susijusių su Savivaldybės veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo bei pavedimų vykdymą atsakingi dokumentų rengėjai.

9. Už dokumentų, susijusių su Savivaldybės veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo bei pavedimų vykdymo kontrolės organizavimą Savivaldybės administracijos padaliniuose atsakingi dokumentus parengusių padalinių vadovai.

10. Savivaldybės administracijos struktūriniams teritoriniams padaliniams (seniūnijoms) šis Aprašas taikomas tik dokumentams, kurie tvarkomi DVS.

11. Dokumentams, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, šis Aprašas taikomas tiek, kiek šių klausimų nereglamentuoja kiti teisės aktai.

III. DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS

12. Teisės aktai, siunčiamieji dokumentai, vidaus dokumentai rengiami naudojant į DVS sudėtus dokumentų ruošinius. Siunčiamieji dokumentai įforminami atitinkamuose blankuose, atsižvelgiant į tai, kas pasirašo dokumentą. Jei Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, turi jam suteiktą (daktaro ar habilituoto daktaro) mokslo laipsnį, tai šis laipsnis nurodomas prieš valstybės tarnautojo ar darbuotojo vardą, pavardę visuose dokumentuose, kuriuose toks valstybės tarnautojas, darbuotojas yra įvardijamas.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-824, 2017-12-22, paskelbta TAR 2017-12-22, i. k. 2017-20934

13. Dokumentai įforminami tokių formatų popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm) ir A4L (297 x 210 mm), paliekant tokio pločio paraštes: A4 (210 x 297 mm) kairioji - 30 mm, dešinioji - 10 mm, viršutinė - 20 mm, apatinė - 20 mm; A4L (297 x 210 mm) kairioji - 20 mm, dešinioji - 10 mm, viršutinė - 30 mm, apatinė - 20 mm.

14. Dokumentų teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos 1,27 mm atstumu nuo kairiosios paraštės. Dokumento teksto lygiuotė abipusė, tarpai tarp eilučių - viengubas.

15. Dokumentai rašomi 12 dydžio „Times New Roman“ šriftu. Prireikus lentelėje, priedų žymoje ar pan. gali būti naudojamas ir mažesnis dydis.

IV. BENDRIEJI DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI

16. Savivaldybės gauti, taip pat Savivaldybės administracijos padaliniuose parengti ar gauti su Savivaldybės veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška bei ryšys su jau užregistruotais dokumentais.

17. Dokumentai registruojami dokumentacijos plane nurodytuose registruose ir žurnaluose ar juos atitinkančiuose DVS registruose. DVS registruose registruojami dokumentai nuskenuojami, o skaitmeninė jų versija saugoma registracijos kortelėje, kurioje taip pat nurodoma

17.1. dokumento data (sudarymo, gavimo), numeris;

17.2. dokumento sudarytojo pavadinimas;

17.3. dokumento antraštė;

17.4. adresatai (siunčiamiesiems dokumentams);

17.5. vykdytojai ir kiti atsakingi asmenys, kuriems nukreipiami dokumentai;

17.6. kita reikalinga informacija.

18. Už dokumentų tvarkymą atsakingi Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ar darbuotojai, registruodami dokumentus, susijusius su jau užregistruotais dokumentais, privalo nurodyti ryšį tarp šių dokumentų (susieti dokumentus).

19. Dokumentai, gauti telekomunikacijų įrenginiais, ant kurių nurodyta, kad originalas nebus siunčiamas, ir jei pagal dokumento temą dokumentacijos plane yra numatyta byla, kurioje saugomos informacinių technologijų priemonėmis tvarkomos dokumentų skaitmeninės kopijos, nespausdinami, o registruojami ir išsaugomi atitinkamoje byloje DVS.

20. Gauti dokumentai, pasirašyti elektroniniu parašu arba prisijungus per VAIISIS sistemą, registruojami dokumentų registruose. Atsakymai į juos pateikiami pasirašant kvalifikuotu elektroniniu parašu, jei dokumento siuntėjas nenurodo kitaip.

21. Savivaldybės elektroniniais paštais rastine@pasvalys.lt dokumentai@pasvalys.lt gautus dokumentus, adresuotus Savivaldybės ar Administracijos vadovams, Savivaldybės administracijos padaliniams, darbuotojams, registruoja Bendrojo skyriaus specialistai ir pateikia adresatams bendra tvarka. Didelės apimties dokumentų priedai elektroniniu paštu persiunčiami vadovo rezoliucijoje nurodytam vykdytojui.

22. Į elektroniniu paštu gautus paklausimus atsakoma elektroniniu paštu. Paklausėjo pageidavimu rašytinis atsakymas siunčiamas paštu, jei jis nurodo vardą, pavardę ir gyvenamosios vietos adresą.

23. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas gauto dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu. Darbuotojai, atsakingi už dokumentų registravimą, turi išvengti dvigubo to paties dokumento registravimo.

24. Savivaldybės administracijos padaliniai. Administracijos darbuotojai, tiesiogiai gavę iš kitų institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų, fizinių asmenų dokumentus, adresuotus Savivaldybės ar Administracijos vadovams, Savivaldybės administracijai taip pat dokumentus, gautus tiesiogiai iš Savivaldybės ar Administracijos vadovų, privalo nedelsdami, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną, pateikti juos užregistruoti.

25. Savivaldybės administracijos padalinių parengti dokumentai, adresuoti Savivaldybės vadovams, Administracijos vadovams. Savivaldybės tarybos komitetams, kitiems Savivaldybės administracijos padaliniams registruojami dokumentų registruose, esančiuose DVS ir naudojant funkciją „Pateikimai“ persiunčiami nurodytiems adresatams. Tokie dokumentai paprastai nespausdinami.

26. Administracijos padaliniams tiesiogiai adresuotus dokumentus, taip pat padalinių raštus registruoja ir tvarko atsakingi už dokumentų tvarkymą ir apskaitą tų padalinių tarnautojai ar darbuotojai.

V. GAUTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS

27. Darbuotojai, atsakingi už dokumentų registravimą, peržiūri visus gautus dokumentus (ar gauta pagal paskirtį, ar nepažeisti paketai (vokai), ar yra visi dokumentai, ar jie nesugadinti, ar dokumentuose yra parašai, ar netrūksta dokumentuose nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų) ir sutikrina gautų dokumentų numerius su nurodytaisiais ant voko (jei tokie įrašai yra).

28. Paštu gautus ar tiesiogiai pateiktus dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, Savivaldybės, Administracijos vadovams, Savivaldybės administracijai, registruoja Bendrojo skyriaus specialistai.

29. Dokumentai, siuntėjų adresuoti Savivaldybės administracijos padaliniams, vadovaujantis Savivaldybės dokumentų registrų sąrašu, perduodami registruoti nurodytų padalinių atsakingiems darbuotojams.

Už šių dokumentų vykdymo kontrolę atsakingi skyrių vedėjai.

30. Jei padalinys dėl mažo gaunamų dokumentų kiekio neturi dokumentų registro, dokumentai, adresuoti Savivaldybės administracijos padaliniams, registruojami Bendrajame skyriuje šio Aprašo nustatyta tvarka.

31. Gyventojų prašymai, pranešimai adresuoti Savivaldybės tarybai, Savivaldybės, Administracijos vadovams, Savivaldybės administracijai registruojami Bendrajame skyriuje, DVS registruose.

32. Asmenų skundai bei jų nagrinėjimo dokumentai registruojami Bendrajame skyriuje. Apie tai, kad skundas yra gautas, jį pateikęs asmuo yra informuojamas raštu.

33. Gauti asmenų prašymai dėl administracinių paslaugų suteikimo yra priimami ir registruojami Bendrajame skyriuje arba tame padalinyje, kuris yra nurodytas paslaugos aprašyme, ir gali būti nukreipiami tiesiai paslaugos vadovui.

34. Registruojant vokus su viešųjų pirkimų pasiūlymais, nurodomas tikslus gavimo laikas. Užregistravus neatplėšti vokai perduodami Viešojo pirkimo komisijai.

35. Vokai su slaptumo žymomis pateikiami neatplėšti darbuotojui, atsakingam už slaptų dokumentų valdymą registruoti ir toliau tvarkyti.

36. Vokai su žyma „asmeniškai“ pateikiami neatplėšti tiesiogiai nurodytam adresatui.

37. Jei gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų arba jie apgadinti, jei dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentai nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ar pan.), apie tai informuojamas dokumento siuntėjas. Prireikus šie dokumentai gali būti registruojami ir apie pažeidimus ar trūkumus nurodoma dokumento registravimo kortelėje.

38. Reklaminiai lankstinukai, konferencijų programos, periodiniai leidiniai, kvietimai, sveikinimo laiškai, padėkos ir kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą, neregistruojami.

39. Užregistruotų dokumentų originalai lieka Bendrajame skyriuje esančiose susirašinėjimo bylose. Jei gautas dokumentas reikalauja atsakymo, parengto ir pasirašyto atsakymo kopija yra segama į bylą kartu su gautu dokumentu. Jei gauto dokumento originalą reikia saugoti Savivaldybės administracijos padalinyje, DVS pastabų skiltyje nurodoma, kur yra saugomas dokumento originalas.

40. Visi procesiniai dokumentai, kurie gaunami paštu, yra registruojami Savivaldybės administracijos Bendrajame skyriuje. Originalai po registracijos užrašymo perduodami Juridiniam ir personalo skyriui.

Naujos bylos, gaunamos naudojantis Lietuvos teismų informacinės sistemos (toliau – LITEKO) Viešųjų elektroninių paslaugų posistemiu (toliau – VEP posistemis arba posistemis), yra registruojamos atskirame Pranešimų apie gautas teismo bylas registre (GTB), kurį tvarko Savivaldybės administracijos specialistai, turintys teisės aktų nustatyta tvarka suteiktas atstovo teises posistemyje. Visi procesiniai dokumentai, gaunami naudojantis LITEKO VEP posistemiu, yra registruojami posistemyje teisės aktų nustatyta tvarka. Bylos formuojamos ir archyvuojamos LITEKO VEP posistemyje. Procesiniai dokumentai teikiami naudojantis LITEKO VEP posistemiu nustatyta tvarka ir terminais.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-428, 2014-07-23, paskelbta TAR 2014-07-23, i. k. 2014-10468

Nr. DV-571, 2014-10-21, paskelbta TAR 2014-10-21, i. k. 2014-14434

41. Dokumentai, adresuoti Savivaldybės tarybos komitetams, komisijoms. Tarybos nariams ir Savivaldybės administracijos direktoriaus sudarytoms komisijoms registruojami DVS šiame Apraše nustatyta tvarka. Jų originalai su registracijos numeriu gali būti pateikiami adresatams.

42. Buhalteriniai dokumentai (sąskaitos faktūros, sąskaitų (likučių) suderinimo aktai ir kt.) pateikiami registruoti ir toliau tvarkyti Apskaitos skyriui.

43. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas.

44. Vokai išsaugomi ir pridedami prie gautų dokumentų tik tais atvejais, kai gauto dokumento siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ir kai ant gauto dokumento nėra datos, o pašto antspaudas turi reikšmės gauto dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.

VI. REZOLIUCIJŲ RAŠYMO IR VYKDYMO TVARKA

45. Užregistruoti dokumentai nukreipiami Savivaldybės ar Administracijos vadovams rezoliucijoms užrašyti. Rezoliucijas Savivaldybės ir Administracijos vadovai gali rašyti ranka ant gauto dokumento arba DVS. Padalinių vadovai rezoliucijas ir pavedimus pavaldiems darbuotojams rašo DVS.

46. Rezoliucijoje trumpai išdėstoma, kokiu būdu turi būti sprendžiami dokumente keliami klausimai; nurodomi atsakingi vykdytojai, užduočių vykdymo terminai, jei jie nėra nurodyti dokumento tekste. Jei atsakymo data yra dokumento tekste, ją DVS dokumento registracijos kortelėje turi įrašyti darbuotojas, registruojantis gautą dokumentą.

47. Dokumentas turi būti pradėtas nagrinėti (užrašyta rezoliucija) ne vėliau kaip per dvi darbo dienas nuo dokumento gavimo.

48. Jeigu rezoliucijoje nurodyta, kad dokumento užduotį vykdyti pavedama keliems Savivaldybės administracijos padaliniams ar darbuotojams, pagrindiniu dokumento užduoties vykdymo organizatoriumi laikomas tas padalinys ar darbuotojas, kuris rezoliucijoje nurodytas pirmas. Rezoliuciją rašant DVS, prie pagrindinio vykdytojo nurodoma raidė „P“ Kiti pavedimą vykdantys Savivaldybės administracijos padaliniai. Administracijos darbuotojai yra vienodai atsakingi už pavedimo įvykdymą nurodytu laiku ir pagrindiniam vykdytojui turi per 10 darbo dienų pateikti būtiną medžiagą bei pasiūlymus, jeigu pavedimo įvykdymo terminas ne trumpesnis kaip 14 darbo dienų. Jei pavedimo vykdymo terminas trumpesnis ir dokumente ar rezoliucijoje nenumatyta kitaip, tai medžiaga turi būti pateikiama per kiek įmanoma trumpesnį laiką.

49. Savivaldybės ar Administracijos vadovams pavedus klausimą nagrinėti bendrovėms, įmonėms ir įstaigoms, priskirtoms savivaldybės tarybos ar administracijos reguliavimo sričiai, įvykdymo data DVS nurodoma ta, iki kada bendrovė. įmonė ar įstaiga turi pateikti atsakymą Savivaldybei, o vykdymo kontrolę atlieka rašto bendrovei, įmonei ar įstaigai rengėjas.

50. Jeigu pavedimą vykdyti nepriklauso padalinio kompetencijai, vykdytojas privalo nedelsiant informuoti rezoliuciją rašiusį vadovą, kad būtų nurodytas kitas vykdytojas.

51. Užduoties vykdymo terminas pradedamas skaičiuoti nuo gauto dokumento registravimo

dienos.

52. Jei nenurodyta konkreti užduoties įvykdymo data ar vykdymo dienų skaičius ir teisės aktai nenustato kitaip, tai pavedimai turi būti įvykdyti per 14 darbo dienų nuo rezoliucijos užrašymo datos.

53. Pagal kontrolės tipą rezoliucijų užduotys skirstomos į nekontroliuojamas užduotis, kontroliuojamas užduotis

53.1. Nekontroliuojamos užduotys - tai užduotys susipažinti su dokumentais; jų vykdymas sprendžiamas vykdytojo nuožiūra.

Nekontroliuojamos užduotys formuojamos pagal dokumentus, kuriuose pranešama apie posėdžius, pasitarimus, mokymus ir nurodomi ilgalaikiai tikslai ar gairės, kuriomis reikia nuolat vadovautis darbe. Šie dokumentai pateikiami vykdytojui susipažinti.

53.2. Kontroliuojamos užduotys - tai užduotys, kurios įpareigoja vykdytoją nustatytu terminu atlikti vadovo pavedimą.

54. Pavedimas įvykdytas, jeigu išspręsti visi dokumente iškelti klausimai, atsakyta motyvuotai, iš esmės.

Visi užduočių vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo apie tai pažymėti DVS veiklos žurnale.

Bendrojo skyriaus darbuotojai informaciją apie atsakymą ar užduoties įvykdymą užfiksuoja sistemoje DVS.

55. Užduočių įvykdymo terminas gali būti pratęstas, jeigu vykdytojas ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki nurodytos pavedimo įvykdymo datos pateikia tarpinį atsakymą apie užduoties įvykdymo terminų pratęsimo priežastį. Tik pasirašius tarpinį atsakymą užduoties vykdymo terminas pratęsiamas.

56. Tarpiniame atsakyme turi būti nurodyta dokumento gavimo data, jo registracijos numeris, prašymą nagrinėjančio Savivaldybės darbuotojo pareigos, vardas ir pavardė, tarnybinio telefono numeris, dokumento vykdymo termino atidėjimo priežastis ir jo įvykdymo terminas.

57. Jeigu institucija neįgaliota priimti sprendimo prašomu klausimu, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas dokumentas perduodamas kompetentingai institucijai ir raštu pranešama apie tai asmeniui, paaiškinant persiuntimo priežastis.

58. Apie pavedimų ir užduočių pagal gautus dokumentus vykdymą Bendrojo skyriaus darbuotojai informuoja Savivaldybės administracijos ir padalinių vadovus. Prireikus primena apie privalomas atlikti su dokumentų valdymu susijusias procedūras.

VII. SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR IŠSIUNTIMAS

59. Savivaldybės ir Administracijos vadovų pasirašytus siunčiamuosius dokumentus registruoja ir išsiunčia Bendrasis skyrius.

60. Savivaldybės administracijos padalinių vadovų pasirašytus dokumentus registruoja ir išsiunčia paskirti darbuotojai.

61. Visus rengiamus atsakymų projektus vizuoja atsakymo rengėjas ir atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas. Nustatyta tvarka vizuotas ir rengėjo pasirašytas dokumentas perduodamas pasirašymui (elektronine ar išspausdinta versija) į Bendrąjį skyrių, Sekretoriatą ar padalinio nustatytą darbo vietą (pagal gauto dokumento spaudą arba funkcinį paskirstymą).

Punkto pakeitimai

Nr. DV-824, 2017-12-22, paskelbta TAR 2017-12-22, i. k. 2017-20934

62. Rengėjų vizuoti dokumentai dedami į bylas pagal dokumentacijos planą.

63. Jei dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo nuorodos nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas, pasirašyti teikiamas vienas dokumento egzempliorius. Rengėjas pasirašo kitoje dokumento pusėje.

64. Parengtiems atsakymams į gautus dokumentus privalo būti nurodyta. į kurį dokumentą atsakoma.

65. Kartu su teikiamu pasirašyti siunčiamuoju dokumentu turi būti pateiktas antrasis šio dokumento egzempliorius, vizuotas 61 punkte nustatyta tvarka.

66. Jeigu siunčiamasis dokumentas turi priedų, jų kopijos pridedamos prie rengėjo vizuoto siunčiamojo dokumento egzemplioriaus. Jeigu priedai nepridedami, rengėjas privalo nurodyti, kurioje byloje jie saugomi.

67. Siunčiamuosius dokumentus pagal savo kompetenciją pasirašo Savivaldybės ar Administracijos vadovai, Savivaldybės administracijos padalinių vadovai ar jų pareigas atliekantys asmenys.

Raštus, siunčiamus Lietuvos Respublikos Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, ministerijoms, departamentams, pasirašo Savivaldybės ar Administracijos vadovai.

68. Siunčiamo dokumento rengėjas, atsižvelgdamas į dokumento svarbą, pildydamas rengiamo dokumento kortelę DVS, privalo nurodyti, kokiu būdu dokumentas (originalas ar kopija) turi būti išsiųstas: paštu, registruotu laišku, per kurjerį, per e. pristatymo sistemą, per DVS raštines, elektroniniu paštu ar kt.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-824, 2017-12-22, paskelbta TAR 2017-12-22, i. k. 2017-20934

69. Siunčiami Savivaldybės vadovų pasirašyti dokumentai registracijai ir išsiuntimui pateikiami Bendrajam skyriui ne vėliau kaip likus vienai valandai iki darbo pabaigos. Vėliau pateikti dokumentai registruojami kitą darbo dieną.

70. Dokumentai, užregistruoti iki 9 val., išsiunčiami tą pačią dieną, po 10 val. - kitą darbo dieną.

71. Siunčiami dokumentai rengiami naudojant DVS modulį „Rengiami dokumentai“. Rengėjas atsakyme, kuriame nurodomos atsisakymo suteikti prašomą administracinę paslaugą, informaciją, priimti administracinį sprendimą priežastys, arba kitame siunčiamame pranešime apie asmens prašymo nenagrinėjimo priežastis, privalo nurodyti: tikslią atsakymo apskundimo tvarką ir institucijos (-ų), kuriai (-ioms) gali būti paduotas skundas, pavadinimą (-us) ir adresą (-us), taip pat terminą (-us), per kurį (-iuos) gali būti pateiktas skundas. Rengėjas privalo užtikrinti, kad atsakymų į prašymus turinys atitiktų Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo 4 straipsnyje įtvirtintą informacijos išsamumo principą.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-546, 2016-08-23, paskelbta TAR 2016-08-24, i. k. 2016-22600

VIII. TEISĖS AKTŲ RENGIMAS, VIZAVIMAS IR TEIKIMAS PASIRAŠYTI

72. Teisės aktai rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo.“

Savivaldybės tarybos sprendimų projektai rengiami Pasvalio rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento nustatyta tvarka.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-221, 2014-04-07, paskelbta TAR 2014-04-07, i. k. 2014-04132

73. Pasirašyti teikiami teisės aktai turi būti nustaty ta tvarka įforminti ir suderinti.

74. Už pateiktus teisės aktų projektus atsako juos rengę darbuotojai, visi teisės aktų projektus vizavę ir derinę asmenys pagal savo kompetenciją.

Teisės aktų projektų rengėjai privalo įvertinti projekto sukeliamą administracinę naštą asmenims ir verslui pagal Lietuvos Respublikos administracinės naštos mažinimo įstatyme nustatytus administracinės naštos mažinimo principus.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-759, 2021-12-13, paskelbta TAR 2021-12-13, i. k. 2021-25710

75. Savivaldybės teisės aktų projektus rengėjai teikia vizuoti tokia eilės tvarka

75.1. projektą rengusio Savivaldybės administracijos padalinio vadovui;

75.2 Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui ar šio skyriaus specialistui, turinčiam teisinį išsilavinimą;

75.3. Bendrojo skyriaus vyresniajam specialistui (kalbos tvarkytojui) ar šio skyriaus specialistui, turinčiam humanitarinį išsilavinimą;

75.4. kitų Savivaldybės administracijos padalinių vadovams - kai klausimas susijęs su jų veiklos sritimi;

76. Savivaldybės tarybos sprendimų projektai turi būti suderinti su Administracijos direktoriumi ar direktoriaus pavaduotoju.

77. Savivaldybės tarybos sprendimų projektai gali būti derinami su kitomis suinteresuotomis įmonėmis, įstaigomis ir organizacijomis.

78. Juridinio ir personalo skyriaus specialistas, vizuodamas teisės akto projektą, pažymi, ar šis teisės aktas yra norminis teisės aktas (pažymi „Skelbti“).

Punkto pakeitimai

Nr. DV-843, 2013-12-20, paskelbta TAR 2013-12-20, i. k. 2013-03731

79. Jei vizuojantis tarnautojas nepritaria pateiktam dokumento projektui, jis gali jį vizuoti pateikdamas pastabas ir pasiūlymus. Tokiu atveju virš vizos parašoma nuoroda „Pastabos pridedamos“. Vizuotojai pastabas rašo aiškias ir konkrečias.

80. Dokumentai vizuojami gavimo dieną, bet ne vėliau kaip per 2 darbo dienas.

Sudėtingi, didesnės apimties dokumentai, kuriais tvirtinamos taisyklės, nuostatai, įstatai, tvarkos aprašai ir kt., gali būti vizuojami iki 5 darbo dienų.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-824, 2017-12-22, paskelbta TAR 2017-12-22, i. k. 2017-20934

81. Už rengiamo dokumento projekto derinimą ir vizų surinkimą atsakingas dokumento rengėjas. Jeigu dokumento projekto suderinti nepavyksta, rengėjas, gavęs vizuojančiųjų pastabas bei pasiūlymus, jas įvertina ir patikslina dokumento projektą. Jeigu į gautas pastabas ir pasiūlymus neatsižvelgiama, jos pridedamos prie dokumento projekto ir teikiamos įvertinti teisės aktą pasirašančiam vadovui.

82. Teisės aktų projektai rengiami naudojant DVS modulį „Rengiami dokumentai“. Teisės akto projekto rengėjas rengiamo teisės akto projekto derinimui naudoja darbų sekos šablonus.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-843, 2013-12-20, paskelbta TAR 2013-12-20, i. k. 2013-03731

Nr. DV-759, 2021-12-13, paskelbta TAR 2021-12-13, i. k. 2021-25710

83. Netinkamai įformintus dokumentus Bendrasis skyrius grąžina rengėjams.

84. Pasirašyti teisės aktai registruojami teisės aktų registruose DVS. Registruojant elektroninius teisės aktus, pastabų skiltyje nurodoma, kad registruojamas teisės aktas yra elektroninis.

Savivaldybės mero potvarkiai, Administracijos direktoriaus įsakymai registruojami jų pasirašymo data, Savivaldybės tarybos sprendimai - jų priėmimo data.

Pasirašyti teisės aktai saugomi dokumentacijos plane numatytose bylose.

Punkto pakeitimai

Nr. DV-221, 2014-04-07, paskelbta TAR 2014-04-07, i. k. 2014-04132

85. Jei teisės akte yra informacijos, susijusios su ypatingais asmens duomenimis (duomenys, susiję su fizinio asmens rasine ar etnine kilme, politiniais, religiniais, filosofiniais ar kitais įsitikinimais, naryste profesinėse sąjungose, sveikata, lytiniu gyvenimu, taip pat informacija apie asmens teistumą) arba nurodytas jo asmens kodas bei išmokėtos piniginės lėšos, dokumentas viešai neskelbiamas. Tai dokumento projekte nurodo dokumento rengėjas.

86. Rengėjų nurodytiems darbuotojams ar atsakingiems už tų dokumentų vykdymą Savivaldybės administracijos darbuotojams ir kitiems suinteresuotiems asmenims susipažinti dokumentai pateikiami DVS. Jei pasirašyto ir užregistruoto teisės akto kopiją reikia išsiųsti vykdytojams, ją išsiunčia dokumento rengėjas. Kopijos, nuorašai tvirtinama antspaudu „Pasvalio rajono savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius“.

Elektroninių dokumentų nuorašai spausdinami Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ nustatyta tvarka.

Elektroninių dokumentų nuorašai saugomi dokumentacijos plane numatytose bylose.

Papildyta pastraipa

Nr. DV-221, 2014-04-07, paskelbta TAR 2014-04-07, i. k. 2014-04132

87. Nustatytais atvejais, kai darbuotojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu ar duoti sutikimą, supažindinimo žymoje rašomi susipažinimą ar sutikimą reiškiantys žodžiai „Susipažinau“ arba „Sutinku (Nesutinku)“, parašas, vardas ir pavardė, data. Už supažindinimą su dokumentu atsakingas jo rengėjas.

IX. DOKUMENTACIJOS PLANO SUDARYMAS, BYLŲ TVARKYMAS, APSKAITA, SAUGOJIMAS

88. Savivaldybės dokumentų tvarkymui ir valdymui ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas - dokumentacijos planas.

Savivaldybės institucijų. Administracijos struktūrinių padalinių dokumentacijos planą rengia Bendrasis skyrius. Savivaldybės administracijos padaliniai dokumentacijos plano projektus pateikia Bendrajam skyriui iki einamųjų metų spalio 15 dienos.

89. Pagal Savivaldybės administracijos padalinių pateiktus projektus Bendrojo skyriaus darbuotojas, atsakingas už Savivaldybės dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų sudarymą, likus mėnesiui iki kalendorinių metų pradžios, parengia Savivaldybės dokumentacijos planą ir jo duomenis teikia derinti Panevėžio apskrities archyvui.

90. Rengiant dokumentacijos planą, būtina numatyti, kad nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentai į bylas bus grupuojami atskirai; kurie registrai bus pildomi DVS; nurodyti bylos formą (išskyrus popierinių dokumentų bylas).

91. Dokumentai dedami į dokumentacijos plane numatytas bylas. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę.

92. Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant popierinių dokumentų bylos segtuvo ar aplanko.

X. BYLŲ TVARKYMAS, APSKAITA, SAUGOJIMAS

93. Bylos tvarkomos praėjus vieniems kalendoriniams metams nuo bylų užbaigimo Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.

Savivaldybės administracijos padaliniuose esantys nuolat ir ilgai saugomi dokumentai sutvarkomi ir perduodami įrašyti į bylų (dokumentų) apskaitos dokumentus.

94. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos ir trumpai saugomų bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

95. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą galima rengti tik tada, kai tų metų nuolat ir ilgai saugomos bylos [rašytos į apskaitos dokumentus ir atliktos visos derinimo procedūros.

96. Trumpai saugomos bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose, iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas, po to nustatyta tvarka naikinamos.

97. Į apyrašus įrašytos ilgai ir nuolat saugomos bylos iki perdavimo į Panevėžio apskrities archyvą turi būti saugomos Savivaldybės archyve.

_________________

Pakeitimai