DĖL SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOJE „AVILYS“ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO, ASMENŲ APTARNAVIMO „VIENO LANGELIO“ PRINCIPU IR INFORMACIJOS TEIKIMO PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖJE TVARKOS APRAŠO, PATVIRTIN

LIETUVOS RESPUBLIKA

Suvestinė redakcija nuo 2013-01-11

Įsakymas paskelbtas: TAR 2012-04-26, i. k. 2012-00985

PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖS

ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOJE „AVILYS“ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO, ASMENŲ APTARNAVIMO „VIENO LANGELIO“ PRINCIPU IR INFORMACIJOS TEIKIMO PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖJE TVARKOS APRAŠO, PATVIRTINTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2008 M. RUGPJŪČIO 20 D. ĮSAKYMU NR. A-896, 33–50 PUNKTŲ PRIPAŽINIMO NETEKUSIAIS GALIOS

2012 m. balandžio 26 d. Nr. A-340

Panevėžys

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049; 2000, Nr. 91-2832; 2008, Nr. 113-4290) 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 2, 3 punktais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 patvirtintomis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis (Žin., 2011, Nr. 88-4230), Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 patvirtintomis Dokumentų rengimo taisyklėmis (Žin., 2011, 88-4231; 2012, Nr. 15-683), Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 patvirtintomis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis (Žin., 2012, Nr. 3-104)

1. T v i r t i n u Panevėžio miesto savivaldybės dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ tvarkos aprašą (pridedama).

2. P a v e d u Informacinės visuomenės plėtros skyriui administruoti dokumentų valdymo sistemą „Avilys“ ir iki 2012 m. gegužės 15 d. parengti darbo „Avilyje“ metodiką, vartotojų instrukcijas.

3. N u s t a t a u, kad Savivaldybės gauti ir siunčiami dokumentai tvarkomi dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“.

4. P r i p a ž į s t u netekusiais galios Asmenų aptarnavimo „vieno langelio“ principu ir informacijos teikimo Panevėžio miesto savivaldybėje tvarkos aprašo, patvirtinto Panevėžio miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2008 m. rugpjūčio 20 d. įsakymu Nr. A-896, 33–50 punktus.

5. P a v e d u Savivaldybės administracijos skyrių vedėjams su šiuo įsakymu supažindinti pavaldžius darbuotojus pasirašytinai.

Administracijos direktorė Kristina Vareikienė

PATVIRTINTA

Panevėžio miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2012 m. balandžio 26 d. įsakymu Nr. A-340

PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOJE „AVILYS“ TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Panevėžio miesto savivaldybės dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato pagrindinius Panevėžio miesto savivaldybės (toliau – Savivaldybė) dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naikinimo reikalavimus.

2. Savivaldybės dokumentų valdymo tikslai yra

2.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;

2.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų;

2.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią įstaigos veiklą;

2.4. dokumentus saugoti teisės aktų nustatytą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

3. Už Savivaldybės dokumentų valdymą ir kontrolę yra atsakingas Savivaldybės administracijos Kanceliarijos vedėjas.

4. Šiame Apraše vartojamos sąvokos

4.1. Dokumentacijos planas – Savivaldybės administracijos ir Savivaldybės institucijų veiklos dokumentų sisteminimo kalendorinių metų planas, pagrindinis įstaigos dokumentų valdymo dokumentas;

4.2. dokumentas – veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos gavimo būdo, formos ir laikmenos;

4.3. dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis;

4.4. dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas;

4.5. dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (pvz.: rezoliucijos, vizų, parašų);

4.6. dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas;

4.7. Dokumentų ekspertų komisija – direktoriaus patariamoji komisija dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti;

4.8. dokumentų valdymas – vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą, naikinimą;

4.9. dokumentų valdymo sistema „Avilys“ (toliau –„Avilys“) – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema;

4.10. elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susisteminta elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkmena;

4.11. elektroninis dokumentas – informacinių technologijų priemonėmis parengta ir kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyta gauta, perduodama, saugoma informacija;

4.12. kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, sudarytas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu;

4.13. oficialus dokumentas – Savivaldybės institucijų, jų padalinių ar darbuotojų vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą „Avilyje“ arba į kitų teisės aktų nustatytas apskaitos informacines sistemas ar registrus;

4.14. oficialus elektroninis dokumentas – vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į „Avilio“ apskaitą arba į kitų teisės aktų nustatytas apskaitos informacines sistemas ar registrus;

4.15. Savivaldybės padaliniai (toliau – padaliniai) – Savivaldybės struktūriniai padaliniai ir neįeinantys į padalinius specialistai;

4.16. Savivaldybės vadovai – meras, mero pavaduotojai;

4.17. Savivaldybės administracijos vadovai – direktorius, direktoriaus pavaduotojai;

4.18. Savivaldybės teisės aktai – Savivaldybės kolegialių institucijų ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, tvarkos aprašai ir kt. dokumentai;

4.19. Sekretoriatas – savivaldybės Tarybos (toliau – Taryba) sprendimu įsteigtas padalinys, aptarnaujantis Tarybą, Savivaldybės vadovus, Tarybos sprendimais, mero potvarkiais sudarytas komisijas ir darbo grupes;

4.20. siunčiami dokumentai – Savivaldybėje parengti dokumentai, turintys siunčiamiems dokumentams būdingus rekvizitus: įstaigos duomenų, adresato, dokumento rengėjo ir kt.;

4.21. rengėjas – teisės akto projektą rengiantis valstybės tarnautojas (toliau –rengėjas);

4.22. vidaus dokumentai – Savivaldybėje parengti dokumentai, išskyrus Savivaldybės teisės aktus, naudojami Savivaldybės viduje (ataskaitos, aktai, protokolai ir kt.);

4.23. vidaus susirašinėjimas – Savivaldybės padalinių, specialistų raštai Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovams, kitiems Savivaldybės padaliniams (prilyginami vidaus dokumentams ir registruojami kaip gauti).

II. BENDRIEJI DOKUMENTŲ RENGIMO IR REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI

5. Dokumentų valdymo reikalavimų įgyvendinimą Savivaldybėje koordinuoja, metodines rekomendacijas dėl dokumentų valdymo teikia Savivaldybės administracijos Kanceliarija (toliau –Kanceliarija).

6. Savivaldybės dokumentai turi būti rengiami, tvarkomi ir registruojami vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 patvirtintomis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 patvirtintomis Dokumentų rengimo taisyklėmis (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 patvirtintomis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis (toliau – Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės), rašomi taisyklinga lietuvių kalba, surenkami kompiuteriu ir įrašomi į „Avilį“.

7. Dokumentų tekstai renkami pagal šiuos reikalavimus

7.1. Naudojama Microsoft Word (Open Office, Excel) programa, 12 dydžio Times New Roman šriftas su lietuvišku raidynu.

7.2. Lapo formatas – A4, paraštės: viršutinė – 20 mm, apatinė – 20 mm, kairioji – 30 mm, dešinioji – 10 mm, tarpai tarp eilučių – 1,5 eilutės, Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų dokumentų (aprašų, taisyklių, nuostatų ir kt.) – 1 eilutės.

7.3. Savivaldybės dokumentų teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu 20 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.

7.4. Spausdinama vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.

8. Dokumentų projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų ir teikiamų pasirašyti teisės aktų, dokumentų projektų ir teikiamų pasirašyti teisės aktų ir dokumentų įforminimą (paraštes, reikalingus rekvizitus ir jų dėstymo tvarką), turinį ir derinimo, vizavimo, pateikimo pasirašyti ir registruoti dokumentus procedūrą.

9. Savivaldybės dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina administracijos direktorius.

10. Savivaldybės dokumentai registruojami ir tvarkomi „Avilyje“ pagal dokumentų registrus, rūšis ir saugojimo terminus, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Už dokumentų, registruojamų ne „Avilyje“, o kitose teisės aktų nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose, registravimą atsakingi padalinių vadovai ar į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai.

11. Rezoliucijos, susipažinimo procedūros, atliktos „Avilyje“, prilyginamos parašo rekvizitui ir turi šių procedūrų teisinę galią.

12. Tarybos sprendimų, mero potvarkių, administracijos direktoriaus įsakymų projektų derinimo vizos, kol nėra elektroninio parašo, rašomos ant projektų, ne „Avilyje“.

13. Dokumentai Savivaldybėje registruojami vieną kartą ir decentralizuotai. Dokumentus, adresuotus Tarybai, Tarybos komitetams, Tarybos ar mero sudarytoms komisijoms, darbo grupėms, Savivaldybei, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijai, Savivaldybės administracijos vadovams, administracijos direktoriaus sudarytoms komisijoms, darbo grupėms, taip pat jų pasirašytus siunčiamus dokumentus registruoja Kanceliarija.

14. Padaliniams adresuotus dokumentus pagal Dokumentacijos planą (išskyrus Civilinės saugos, Civilinės metrikacijos, Socialinės paramos, Teisės, Vaiko teisių apsaugos ir Švietimo skyrių) registruoja Kanceliarijos interesantų aptarnavimo specialistai pagal aptarnaujamus padalinius. Civilinės saugos, Civilinės metrikacijos, Socialinės paramos, Teisės, Vaiko teisių apsaugos ir Švietimo skyriams adresuotus dokumentus pagal Dokumentacijos planą registruoja atsakingi minimų padalinių darbuotojai.

15. Savivaldybės gauti dokumentai registruojami jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

16. Savivaldybės dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, teisės aktų nustatyta tvarka registruoja ir tvarko už įslaptintos informacijos administravimą paskirti valstybės tarnautojai.

III. SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS

Bendrosios nuostatos

17. Savivaldybės teisės aktai tvarkomi ir registruojami laikantis bendrųjų dokumentų rengimo ir registravimo reikalavimų, nurodytų šio Aprašo II skyriuje.

18. Savivaldybės teisės aktų originaluose rengėjo viza nerašoma.

19. Tarybos sprendimų projektus (toliau – sprendimo projektas), Tarybos sprendimus, mero potvarkius, vadovaudamasis Dokumentacijos planu, pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus atskiruose registruose registruoja Sekretoriatas.

20. Administracijos direktoriaus įsakymus, vadovaudamasi Dokumentacijos planu, atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus registruoja Kanceliarija.

21. Tarybos sprendimų, mero potvarkių originalus ir visą jų rengimo medžiagą saugo ir nustatyta tvarka perduoda Savivaldybės archyvui Sekretoriatas, administracijos direktoriaus įsakymų originalus – Kanceliarija.

Dokumentų rezoliucijų rašymo ir užduočių vykdymo tvarka

22. Kanceliarijos darbuotojai, atsakingi už Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovų gaunamų ir siunčiamų dokumentų tvarkymą „Avilyje“, užregistravę gautus dokumentus nurodo užduočių įvykdymo terminus; Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovai (užduočių kuratoriai) susipažįsta su gautais dokumentais, įrašo rezoliucijas ir nustato kontrolės tipą; padalinių vadovai, kaip užduočių kuratoriai, jei dokumentas adresuotas padaliniui, susipažįsta su gautais dokumentais, įrašo rezoliucijas, nurodo užduočių vykdymo terminus ir nustato kontrolės tipą.

Punkto pakeitimai

Nr. A-20, 2013-01-10, paskelbta TAR 2013-01-10, i. k. 2013-00418

23. Pagal kontrolės tipą rezoliucijų užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis

23.1. Nekontroliuojamos užduotys – tai užduotys susipažinti su dokumentais. Vykdytojui pažymėjus, kad užduotis įvykdyta, kuratoriui nereikia patvirtinti jos įvykdymo.

23.2. Paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kai vykdytojas įpareigojamas per nustatytą terminą atlikti vadovo pavedimą. Užregistravus užduoties rezultatą, pažymima, kad užduotis įvykdyta. Kuratoriui reikia patvirtinti užduoties įvykdymą, kai patvirtinama pagrindinė užduotis ar užregistruojamas iš užduoties sukurtas atsakymas į pradinį registruotą dokumentą, sistemoje automatiškai pažymima, kad užduotis įvykdyta.

23.3. Ypatingos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurias nustatęs vadovas pageidauja susipažinti su parengtu atsakymu, asmeniškai kontroliuoti ir gauti informaciją, kaip vykdoma ši užduotis. Kiekviena užduotis turi būti pažymėta, kad įvykdyta, ir atskirai patvirtinama, kad įvykdyta. Ypatingos kontrolės užduotis gali suformuoti Savivaldybės vadovai ir Savivaldybės administracijos vadovai.

23.4. Savivaldybės meras ir jo pavaduotojai, vizuodami raštus Savivaldybės administracijos direktoriui (jo pavaduotojams), skiria jį kuratoriumi ir rašo vizą „Rašyti rezoliuciją“.

24. Savivaldybės administracijos vadovų rezoliucijas į „Avilį“ įkelia referentas. Rezoliucijoje nurodyto pavedimo atsakingu vykdytoju skiriamas padalinio vadovas, jei yra keli vykdytojai, pirmasis rezoliucijoje įrašytas – atsakingas vykdytojas, kiti – vykdytojai.

25. Padalinių vadovai, kaip atsakingi vykdytojai, gauna dokumentus su rezoliucijomis „Avilyje“ ir rezoliucijų pagrindu formuoja užduotis pavaldiems darbuotojams. Už užduoties įvykdymą yra atsakingi padalinių vadovai ar į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai. Padalinių vadovai negali formuoti užduočių kitiems padaliniams.

26. Užduoties vykdymo terminas ir jo pratęsimas nustatomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, kitų Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka ir gali būti nurodomas dokumento tekste ar rezoliucijoje. Pratęsti užduoties vykdymo terminą, kuris nurodytas rezoliucijoje, „Avilyje“ gali tik šią užduotį paskyręs asmuo.

27. Jeigu užduotį vykdyti priskirta padalinio ar į padalinius neįeinančiam valstybės tarnautojui ne pagal jo kompetenciją, vykdytojas privalo ne vėliau kaip kitą darbo dieną informuoti apie klaidingą paskyrimą rezoliuciją rašiusį asmenį „Avilyje“.

28. Visi rezoliucijų ir (ar) užduočių vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo tai pažymėti „Avilyje.“

29. Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovų pavedimų vykdymo kontrolę atlieka ir informaciją teikia Kanceliarijos darbuotojai, atsakingi už vadovų dokumentų tvarkymą ir apskaitą.

IV. GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMO IR REGISTRAVIMO TVARKA

30. Savivaldybės, Tarybos, Kolegijos, Tarybos komitetų, komisijų, Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovų vardu gautus dokumentus registruoja Kanceliarija.

31. Neregistruojama Tarybos nariams adresuota korespondencija, ji iš karto paskirstoma į Tarybos narių vardines dėžutes.

32. Neregistruojami be lydraščių gauti finansiniai dokumentai (paraiškos, mokėjimo pavedimai, sąskaitos ir kt.), jie iš karto perduodami registruoti skyriams pagal Dokumentacijos planą.

33. Neregistruojama periodinė spauda, sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, komerciniai pasiūlymai, privataus pobūdžio laiškai su nuoroda ant voko „asmeniškai“ ir Tarybos nariams adresuoti laiškai (įdedami į jų tarnybines dėžutes).

Jeigu kvietimas siuntėjo registruotas kaip siunčiamasis dokumentas, jis registruojamas ir tvarkomas, kaip gautas.

34. Neregistruojami neįskaitomai, nesuprantamai, necenzūriškai parašyti laiškai be siuntėjo rekvizitų (kai jų negalima nustatyti).

35. Gauti užsienio kalbomis dokumentai registruojami „Avilyje“, perduodami Užsienio ryšių skyriui išversti, vertimas nuskaitomas ir su originalu pateikiamas adresatui.

36. Kanceliarija atlieka pirminį gautų paštu ar pristatytų dokumentų, adresuotų Tarybai, Kolegijai, Tarybos komitetams ir komisijoms, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams, Savivaldybės administracijai, tvarkymą, patikrinimą, ar juose yra visi išvardyti dokumentai. Pastebėjus, kad trūksta priedų, apie tai pranešama siuntėjui. Kai Savivaldybės vardu gaunamas ne Savivaldybei adresuotas laiškas, jis neatplėštas grąžinamas paštui. Jeigu atplėšus voką nustatoma, kad adresatas – ne Panevėžio miesto savivaldybė, raštas persiunčiamas adresatui arba grąžinamas siuntėjui.

37. Gautus dokumentus užregistruoja ir nuskaito „Avilyje“

37.1. Kanceliarija, kai dokumentai adresuoti Tarybai, Kolegijai, Tarybos komitetams, komisijoms, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams, administracijos direktoriaus sudarytoms komisijoms;

37.2. padalinius aptarnaujantys Kanceliarijos interesantų aptarnavimo specialistai (išskyrus 14 punkte minimus skyrius), kai dokumentai adresuoti padaliniams ar į padalinius neįeinantiems valstybės tarnautojams pagal Dokumentacijos planą. Dokumentai perduodami padalinių vedėjams įrašyti rezoliuciją.

38. Susegti, surišti ir didelės apimties (daugiau kaip 30 lapų) dokumentai nenuskaitomi, nuskaitomas tik lydraštis ar titulinis lapas. Vykdytojui perduodamas visas dokumentas su spaudu „Grąžinti priimamajam“, apie tai pažymėjus „Avilyje“, kurį vykdytojas, įvykdęs užduotį, privalo grąžinti Kanceliarijai.

39. Padaliniai, valstybės tarnautojai ar darbuotojai, iš kitų institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų tiesiogiai gavę dokumentus, adresuotus Panevėžio miesto savivaldybei (Tarybai, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams), privalo juos ne vėliau kaip kitą darbo dieną perduoti Kanceliarijai užregistruoti.

40. Elektroniniu paštu, faksimiliniu ryšiu, per kompiuterinę sistemą gautų dokumentų kopijos registruojamos „Avilyje“ ir nuskaitomos ar įvedamos į „Avilį“ bendra tvarka.

41. Jei, užregistravus dokumento kopiją, vėliau atsiunčiamas to dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data, numeriu, kaip dokumento kopija, ir įsegamas į bylą (antrą kartą „Avilyje“ neregistruojama).

42. Užregistruota korespondencija, adresuota Savivaldybei, Tarybai, Kolegijai, merui, perduodama merui, adresuota Tarybos komitetams, Tarybos ar mero teisės aktais sudarytoms komisijoms, darbo grupėms – Sekretoriatui, adresuota Savivaldybės administracijai, administracijos direktoriui – administracijos direktoriui.

43. Korespondencija, adresuota administracijos direktoriaus teisės aktais sudarytoms komisijoms, darbo grupėms, perduodama jų pirmininkams. Korespondencija, adresuota Savivaldybės mero ar administracijos direktoriaus pavaduotojams, perduodama adresatams.

44. Gauti elektroniniai dokumentai registruojami ir tvarkomi vadovaujantis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis (spausdinama ir tvarkoma pagal Dokumentų apskaitos ir tvarkymo taisyklių reikalavimus, registre pažymint, kad el. dokumentas).

45. Neregistruojami Lietuvos Respublikos teisės aktų neatitinkantys elektroniniu paštu gauti ar elektroniniai dokumentai.

46. Panevėžio miesto savivaldybės oficialūs elektroninio pašto adresai yra šie

Savivaldybe@panevezys.lt – administruoja Kanceliarija;

meras@panevezys.lt – mero referentas;

priimamasis@panevezys.lt – Kanceliarija;

administracija@panevezys.lt – administracijos direktoriaus referentas.

V. SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO IR IŠSIUNTIMO TVARKA

47. Savivaldybės siunčiami dokumentai rengiami, vizuojami (jei reikia) ir registruojami „Avilyje“.

48. Šalies viduje siunčiami dokumentai rengiami lietuvių kalba. Užsienio korespondentams siunčiamuose ir užsienio kalba rašomuose dokumentuose dokumento sudarytojo pavadinimas turi būti rašomas lietuvių kalba, o po juo pateikiamas dokumento sudarytojo pavadinimas ir pasirinkta užsienio kalba.

49. Parengus siunčiamą dokumentą, „Avilyje“ nurodoma: vizuotojai, pasirašantys asmenys ir registratorius.

50. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis rengiamas iš užduoties „Avilyje“ kaip atsakymas, jei siunčiamas raštas yra tarpinis atsakymas į gautąjį raštą, jis rengiamas iš užduoties kaip siunčiamas raštas. Iniciatyvinis raštas rengiamas „Avilyje“ kaip siunčiamo dokumento projektas.

51. Siunčiamą dokumentą vizuoja rengėjas. Dokumentai finansiniais klausimais ar susiję su kitų padalinių ar į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų funkcijomis, papildomai vizuojami tų padalinių vadovų ar į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų.

52. Rengėjas vizuotą siunčiamą dokumentą su rengėjo nuoroda išspausdina 2 egzemplioriais (rengėjo viza antrajame egzemplioriuje) ir pateikia Kanceliarijai, kad perduotų Savivaldybės vadovams ar Savivaldybės administracijos vadovams pasirašyti ir „Avilyje“ siunčia Kanceliarijai registruoti. Kanceliarija registruoja, kai gauna vadovų pasirašytus dokumentus.

53. Tarybos, Tarybos komitetų, mero sudarytų komisijų pirmininkų, Savivaldybės vadovų, Savivaldybės administracijos vadovų pasirašytus dokumentus, adresuotus juridiniams ir fiziniams asmenims, registruoja ir išsiunčia Kanceliarija.

54. Padalinių ar į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų siunčiamus dokumentus registruoja juos aptarnaujantys Kanceliarijos interesantų aptarnavimo specialistai ar padaliniai pagal Dokumentacijos planą.

55. Dokumentus, adresuotus Prezidentūrai, Lietuvos Respublikos Seimui, Vyriausybei, Seimo kontrolierių įstaigai, ministerijoms, kitoms valstybės institucijoms, gali pasirašyti tik Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovai.

56. Pasirašomas ar tvirtinamas paprastai vienas dokumento egzempliorius. Siunčiamo dokumento, adresuoto keliems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ arba kiekvienam adresatui siunčiamame egzemplioriuje nurodomas konkretus adresatas.

57. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas vienas dokumento egzempliorius, o adresatams siunčiamos patvirtintos jo kopijos ar nuorašai.

58. Adresatų sąrašas įforminamas, dokumentai (jų kopijos) paruošiami siųsti pagal Dokumentų rengimo taisykles ir pateikiami Kanceliarijai išsiųsti.

59. Jei dokumentas bus siunčiamas tik faksimiliniu ryšiu ar elektroniniu paštu, pasirašyti teikiamame dokumente virš rengėjo nuorodos nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.

60. Rengėjo vizuoti siunčiamų dokumentų nuorašai patvirtinami registratoriaus spaudu ir segami į bylas pagal Dokumentacijos planą.

61. Savivaldybės raštai, lydraščiai rengiami ir įforminami nustatytos formos blanke („Avilio“ šablone). Blankų pavyzdžiai, suderinti su Kanceliarija, pateikiami Savivaldybės interneto svetainėje registruotam vartotojui ir įrašomi „Avilyje“.

62. Parengtas siunčiamasis dokumentas, kuriam suteiktas laikinas registracijos numeris, „Avilyje“ perduodamas registruoti Kanceliarijai pagal darbo vietai priskirtas funkcijas.

63. Telekomunikacijos įrenginiais ar elektroniniu paštu siunčiamuose dokumentuose virš rengėjo nuorodos paryškintomis raidėmis nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas/bus papildomai išsiųstas.

64. Siuntėjas, pateikdamas Kanceliarijai išsiųsti dokumentus, privalo nurodyti tikslius gavėjų adresus.

65. Už siunčiamųjų dokumentų išsiuntimą per elektronines ryšio priemones yra atsakingas dokumento rengėjas.

66. Vidaus susirašinėjimui nenaudojami blankai su herbu ir įstaigos rekvizitais, lapo viršuje didžiosiomis raidėmis nurodomas siuntėjas (padalinys, darbuotojo pareigos, vardas ir pavardė).

VI. VIDAUS DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO TVARKA

67. Savivaldybės vidaus dokumentai registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis

67.1. Tarybos, Kolegijos, komitetų, komisijų, darbo grupių, sudarytų Tarybos ar Savivaldybės vadovų teisės aktais, ir pasitarimų, kurių pirmininkai yra Savivaldybės vadovai, protokolus registruoja ir saugo Sekretoriatas pagal Dokumentacijos planą;

67.2. komisijų, darbo grupių, sudarytų Savivaldybės administracijos vadovų teisės aktais, ir pasitarimų, kurių pirmininkai yra Savivaldybės administracijos vadovai, protokolus registruoja ir saugo atsakingi už atitinkamą veiklos sritį padaliniai ar darbuotojai pagal Dokumentacijos planą;

67.3. Savivaldybės teisės aktai registruojami atskiruose registruose pagal Dokumentacijos planą, nuskaitomi ir „Avilyje“ siunčiami susipažinti informacinėje kortelėje nurodytiems adresatams, jeigu rengėjas nenurodo kitaip.

68. Tarnybiniai pranešimai, išvados, prašymai, sutikimai ir pan., adresuoti Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovams, Savivaldybės padalinių tarnybinio susirašinėjimo dokumentai rengiami laisva forma ir registruojami vieną kartą kaip gauti dokumentai.

69. Susirašinėjimas (keitimasis informacija) tarp Savivaldybės padalinių, neįeinančių į padalinius darbuotojų vyksta tik elektroniniu paštu. Šie dokumentai rengiami tik skaitmeniniu formatu ir neregistruojami.

VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

70. Aprašo įgyvendinimo kontrolę vykdo Kanceliarijos vedėjas.

71. Padalinių vadovai yra tiesiogiai atsakingi už jiems ar padalinių tarnautojams ir darbuotojams pavestų užduočių atlikimą laiku, į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai tiesiogiai atsakingi už jiems pavestų užduočių atlikimą laiku. Minimi darbuotojai, pažeidę šio Aprašo nuostatas, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.

72. Aprašo pakeitimai ar papildymai tvirtinami administracijos direktoriaus įsakymu.

____________________

Pakeitimai

1.

Panevėžio miesto savivaldybės administracija, Įsakymas

Nr. A-20, 2013-01-10, paskelbta TAR 2013-01-10, i. k. 2013-00418

Dėl Savivaldybės dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ tvarkos aprašo, patvirtinto savivaldybės administracijos direktoriaus 2012 m. balandžio 26 d. įsakymu Nr. A-340, 22 punkto pakeitimo