DĖL DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKOS

Suvestinė redakcija nuo 2023-05-31

Įsakymas paskelbtas: TAR 2020-12-23, i. k. 2020-28409

Nauja redakcija nuo 2023-05-31

Nr. V35-439, 2023-05-30, paskelbta TAR 2023-05-30, i. k. 2023-10536

DRUSKININKŲ SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKOS

APRAŠO PATVIRTINIMO

2020 m. gruodžio 23 d. Nr. V35-1170

Druskininkai

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 34 straipsnio 1 dalimi, 6 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“,

t v i r t i n u Dokumentų valdymo tvarkos aprašą (pridedama).

Šis įsakymas gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.

Savivaldybės administracijos direktorė Vilma Jurgelevičienė

PATVIRTINTA

Druskininkų savivaldybės administracijos

direktoriaus 2020 gruodžio 23 d.

įsakymu Nr. V35-1170

(Druskininkų savivaldybės administracijos

direktoriaus 2023 m. gegužės 30 d.

įsakymo Nr. V35-439 redakcija)

DRUSKININKŲ SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Druskininkų savivaldybės dokumentų valdymo tvarkos Aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Druskininkų savivaldybės (toliau – Savivaldybė) oficialių dokumentų valdymo, rengimo, tvarkymo, naudojimo ir kontrolės procedūrų reikalavimus, kurie taikomi nepaisant šių dokumentų parengimo būdo ir laikmenos.

2. Aprašas parengtas vadovaujantis

2.1. Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu;

2.2. Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu;

2.3. Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir Savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu;

2.4. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu;

2.5. Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų gamybos įstatymu;

2.6. Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu;

2.7. Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu;

2.8. Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“;

2.9. Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“;

2.10. Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“;

2.11. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės);

2.12. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“;

2.13. Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“;

2.14. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“.

2.15. Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“;

2.16. 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu);

2.17. Kitais teisės aktais.

3. Šiame apraše vartojamos sąvokos

ADOC – „konteineris“, į kurio vidų įdedamas pasirašomas el. parašu elektroninis dokumentas (pvz. pavadinimas.docx arba pavadinimas.pdf dokumentas po pasirašymo įgauna plėtinį .adoc, t. y. pavadinimasadoc – el. parašu pasirašytas dokumentas).

Byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys.

Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.

DEK – dokumentų ekspertų komisija.

Dokumentacijos planas – Savivaldybės administracijos kalendoriniais metais numatomų sudaryti bylų planas.

Dokumento data – dokumento registravimo data.

Dokumento įforminimas – dokumento sutvarkymas griežtai laikantis nustatytų rekvizitų ir jų išdėstymo tvarkos reikalavimų.

Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas.

Dokumento priedas – dokumento atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis.

Dokumento sudarytojas – Savivaldybės taryba, Savivaldybės tarybos narys, Savivaldybės meras, Savivaldybės administracijos direktorius ir Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojas, Savivaldybės administracija, Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas, Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, turintys teisės aktų suteiktus įgaliojimus sudaryti dokumentus.

Dokumentų registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą.

Dokumento registras – dokumento registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).

Dokumento rengimas – dokumento surašymas pagal nustatytus formos, struktūros, turinio ir kalbos reikalavimus, jo koregavimas, vizavimas ir pasirašymas.

Dokumento nuorašas –atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų).

Dokumento skaitmeninė kopija (skenavimas) – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis, perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną.

Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymas į apskaitos dokumentus procesas.

Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.

DVS – elektroninių ar kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistema.

Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.

Elektroninis parašas – duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susiejami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam asmeniui identifikuoti.

Elektroninė byla – pagal nustatytus ar pasirinktus kriterijus susistemintas elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkinys.

Elektroninė užklausa – elektroninio ryšio kanalais gautas laiškas, kuriame informacija pateikta nesilaikant nustatytų dokumentų rengimo reikalavimų.

Įstaigos dokumentas – Savivaldybės siunčiamasis ar vidaus dokumentas, kuriame pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis institucijomis, įstaigomis ar organizacijomis bei asmenimis (raštas, pažyma, aktas, sutartys, protokolas ir kt.).

Kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus.

Kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, naudojamas elektroniniam dokumentui pasirašyti, patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, leidžiančiu identifikuoti pasirašiusįjį asmenį.

Metaduomenys – dokumento galiojimo patvirtinančių duomenų rinkinys.

Oficialus dokumentas – su Savivaldybės veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.

Nuolatinis saugojimas – išliekamąją vertę turinčių dokumentų saugojimas neribotą laiką.

Pavedimas – nurodymas vykdytojui atlikti užduotį.

Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.

Rezoliucija – vadovo sprendimas ar nurodymas užduoties vykdytojui, įvestas į kompiuterizuotą Savivaldybės dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS) ir, jei reikia, užrašytas ant dokumento. Rezoliucijoje rašomas su dokumentu susijusios užduoties vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė ar Savivaldybės padalinio pavadinimas, užduoties turinys, įvykdymo terminas (jei reikia), rezoliuciją rašiusio asmens parašas ir data (jei rezoliucija užrašyta ant dokumento).

Savivaldybės padaliniai – Savivaldybės administracijos skyriai, filialai – seniūnijos.

Saugojimo vienetas – kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.

Saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti saugomas.

Tvirtinamasis dokumentas – teisės aktu tvirtinimas kitas teisės aktas, nustatantis įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai, pareigybių aprašymai ir kt.).

Teisės aktai – Savivaldybės tarybos, mero, administracijos direktoriaus, jo įgaliotų asmenų ar administracijos padalinių vadovų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (sprendimas, įsakymas, potvarkis).

Viza – pritariamasis ar derinamo įrašas dokumente. Vizą sudaro: vizuojančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data.

Vidaus susirašinėjimas – Savivaldybės administracijos padalinių susirašinėjimas tarpusavyje, padalinių susirašinėjimas su Savivaldybės meru, Savivaldybės administracijos direktoriumi ir Savivaldybės tarybos komitetais.

Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytas sąvokas.

II SKYRIUS

DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

4. Dokumentų valdymo organizavimo tikslai

4.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;

4.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus laikantis duomenų apsaugos principų taip, kad būtų užtikrinta visų turimų dokumentų greita paieška;

4.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią Savivaldybės veiklą, administravimą ir atsiskaitymą.

4.4. išsaugoti dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti Savivaldybės veiklos įrodymai ir su šia veikla susijusių asmenų teisės.

5. Dokumentai Savivaldybėje rengiami, tvarkomi, registruojami ir saugojami naudojantis elektronine dokumentų valdymo sistema (toliau - DVS).

6. Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyrius organizuoja, koordinuoja ir kontroliuoja Savivaldybės dokumentų valdymo procedūras, teikia metodines rekomendacijas dėl dokumentų valdymo.

7. Atsakingas Savivaldybės administracijos specialistas valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis supažindina su jiems aktualiais Savivaldybės teisės aktais bei jų pakeitimais DVS, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

8. Šio aprašo reikalavimų vykdymą užtikrina Savivaldybės administracijos direktorius, kuris Savo įsakymu

8.1. tvirtina (arba įgalioja kitą Savivaldybės administracijos darbuotoją) Savivaldybės dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus;

8.2. tvirtina (arba įgalioja kitą Savivaldybės administracijos darbuotoją) Savivaldybės dokumentų registrų sąrašą.

8.3. rašo (arba įgalioja kitą Savivaldybės administracijos darbuotoją/us) rezoliucijas gautiesiems dokumentams DVS.

9. Už dokumentų, susijusių su Savivaldybės veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo ir dokumentų užduočių (pavedimų) vykdymo organizavimą Savivaldybės administracijos padaliniuose atsakingi jų vadovai.

10. Savivaldybės dokumentų blankų formos tvirtinamos administracijos direktoriaus įsakymu, už blankuose pateiktos informacijos teisingumą atsako Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyrius.

11. Savivaldybėje naudojamų dokumentų blankų formos, kurios tvirtinamos Savivaldybės teisės aktais, vadovaujantis Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų gamybos įstatymu, turi būti pateiktos Saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos nustatymo komisijai įvertinti, priskirti ar nepriskirti saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui.

12. Savivaldybėje parengti dokumentai turi būti registruojami DVS, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška. Savivaldybėje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi ar patvirtinami.

III SKYRIUS

DOKUMENTŲ RENGIMAS

13. Savivaldybės dokumentai rengiami ir įforminami vadovaujantis Druskininkų savivaldybės dokumentų valdymo tvarkos aprašu, įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis, dokumentų rengimo taisyklėmis.

14. Rengiant fiziniam ar juridiniam asmeniui atsakymą į jo prašymą ar skundą, turi būti nurodyti pagrįsti sprendimo dėl prašymo ar skundo priėmimo motyvai, taip pat turi būti nurodyta, kad šis sprendimas gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka (atsižvelgiant į klausimo esmę gali būti pateikiama nuoroda į kitą teisės aktą, kuriame numatyta tokio sprendimo apskundimo tvarka).

15. Jei atsakymas asmeniui gali būti parengtas tik jį išnagrinėjus Savivaldybės tarybos posėdyje, vykdytojas apie tai informuoja pareiškėją, nurodydamas tikslią Savivaldybės tarybos posėdžio datą, laiką, registravimosi į posėdį tvarką ir asmens, galinčio suteikti tikslesnės informacijos apie posėdžių organizavimą, kontaktinius duomenis.

16. Siunčiamojo dokumento rengėjas, atsižvelgdamas į dokumento, pasirašyto Savivaldybės mero, vicemerų, Savivaldybės administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo, svarbą, privalo rengiamo dokumento kortelėje pasirinkus adresatą nurodyti kokiu būdu bus teikiamas dokumentas, kortelės pastabose nurodyti jei dokumentas turi būti išsiųstas registruotu laišku.

17. Siunčiamieji dokumentai rengiami ir įforminami ant atitinkamų blankų, atsižvelgiant į tai, kas pasirašo dokumentą, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

18. Dokumento priedai keliami į DVS kartu su pagrindiniu dokumentu.

19. Dokumentų rengėjai, rengdami dokumento projektą, kuris susijęs su jau su užregistruotais dokumentais, privalo nurodyti ryšį tarp šių dokumentų (susieti šiuos dokumentus).

IV SKYRIUS

DOKUMENTŲ VIZAVIMAS

20. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti įforminti ir pateikiami vizuoti Aprašo nustatyta tvarka.

21. Savivaldybėje parengti dokumentai DVS siunčiami derinti Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistui, toliau vizuojami atsakingų darbuotojų.

22. Parengtų dokumentų projektai ir priedai rengėjų paprastai derinami su šiais Administracijos padaliniais ir į padalinius neįeinančiais tarnautojais

22.1. savo padalinio vadovu;

22.2. Savivaldybės administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriumi;

22.3. su Savivaldybės administracijos skyrių, su kurių veikla yra susiję derinami dokumentų projektai, vedėjais.

23. Raštus, kuriuos pasirašo Savivaldybės meras ar vicemerai, vizuoja Savivaldybės administracijos direktorius arba Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojas atsižvelgiant į rašte parašytas rezoliucijas ir kuravimo sritis.

24. Siunčiamuosius dokumentus pagal kompetenciją pasirašo savivaldybės vadovai, komisijų pirmininkai ir pagal suteiktus įgaliojimus - Savivaldybės administracijos padalinių vadovai, kiti darbuotojai. Jei siunčiamasis raštas yra atsakomasis, jis teikiamas pasirašyti asmeniui, kuriam buvo adresuotas iniciatyvinis raštas. Dokumentus registruojantys darbuotojai juos registruoja DVS siunčiamųjų dokumentų registre ir DVS priskiria susirašinėjimo bylai pagal temą.

25. Pasirašytą dokumentą registruoja atsakingi Savivaldybės administracijos specialistai

25.1. dokumentai pasirašomi elektroniniu parašu, užregistruojami ir siunčiami DVS arba el. paštu;

25.2. dokumentai pasirašomi fiziniu parašu, užregistruojami, pasirašius nuskenuojami, įkeliami į DVS ir išsiunčiami adresatams.

26. Trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ir juridiniams asmenims Savivaldybės rengiami veiklos elektroniniai dokumentai (tarnybiniai pranešimai, atostogų, komandiruočių prašymai, komandiruočių ataskaitos, biudžeto projekto sudarymo, biudžeto sudarymo ir vykdymo dokumentai, finansinės ir biudžeto vykdymo ataskaitos ir kt.) vizuojami, derinami, pasirašomi ar tvirtinami DVS priemonėmis teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas.

V SKYRIUS

PARENGTŲ IR SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS

27. Savivaldybės administracijos specialistai, derinantys, registruojantys bei siunčiantys dokumentus, turi teisę DVS matyti visus rengiamuosius dokumentus, prireikus – juos redaguoti (jei darbuotojui dokumentas nėra perduotas arba jis nėra dokumento rengėjas).

28. Registruojant parengtus dokumentus DVS dokumento kortelėje suvedami dokumentą identifikuojantys duomenys (registracijos data, dokumentų registro identifikavimo žymuo, eilės numeris ir byla).

29. Savivaldybės dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus vadovaujantis kasmetiniu Dokumentacijos planu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

30. Savivaldybės mero, vicemerų, Savivaldybės administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo pasirašytus siunčiamuosius dokumentus registruoja ir išsiunčia Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyrius.

31. Pasirašytas dokumentas, kuris siunčiamas adresatui elektroniniu paštu, DVS ar kitomis elektroninėmis priemonėmis pateikimas ADOC formatu arba suformavus elektroninio dokumento nuorašą.

32. Jeigu siunčiamasis dokumentas adresuotas keliems adresatams, o dokumentas bus pasirašomas fiziniu parašu, teikiama tiek šio dokumento egzempliorių, kiek nurodyta adresatų. Jei adresatų daugiau kaip 4, rašomas adresatų sąrašas, o kiekviename rašto egzemplioriuje rašomas tik vienas adresatas. Pasirašomas kiekvienas siunčiamas dokumento egzempliorius. Adresatų sąrašas pasirašančiam vadovui pateikiamas kartu su siunčiamuoju dokumentu.

33. Savivaldybės administracijos direktoriaus ar jo pavaduotojo, turinčio įgaliojimą, pasirašyti įsakymai registruojami ir toliau tvarkomi Dokumentų ir informacijos skyriuje. Įsakymų rengėjai, prieš teikdami juos registruoti Dokumentų ir informacijos skyriui, privalo užpildyti įsakymo išsiuntimo rodyklę, o įsakymo kompiuterinę rinkmeną pateikti per DVS. Užpildyta rodyklė pridedama prie teikiamo registruoti įsakymo.

34. Savivaldybės tarybos sprendimų projektai, tarybos sprendimai ir Savivaldybės mero potvarkiai registruojami ir toliau tvarkomi Savivaldybės Dokumentų ir informacijos skyriuje. Sprendimo projektų, direktoriaus įsakymų rengėjai, prieš teikdami juos registruoti, privalo užpildyti minėto rengiamo dokumento išsiuntimo rodyklę DVS. Užpildyta rodyklė pridedama prie teikiamo registruoti dokumento.

35. Savivaldybės mero potvarkius, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus, siunčiamuosius dokumentus, Savivaldybės tarybos sprendimus ir kt. DVS registruoja Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas.

VI SKYRIUS

SUTARČIŲ TVARKYMAS

36. Darbo sutartys registruojamos DVS, Savivaldybės administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus specialisto atsakingo už personalo valdymą.

37. Sutarčių pasirašymo ir registravimo procesas

37.1 . elektroniniu parašu pasirašomą sutartį - sutarties rengėjas įkelia į DVS vizavimui ir pasirašymui. Sutartį su pasirašančio asmens parašu, atsakingas Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas išsiunčia pasirašyti kitai šaliai. Sutartis registruojama su abiejų šalių parašais.

37.2 . rengdamas fiziniu parašu pasirašomą sutartį - sutarties rengėjas surenka atsakingų specialistų vizas ir pateikia pasirašyti vadovams. Sutartį su pasirašančiojo asmens parašu išsiunčia pasirašyti kitai šaliai. Sutartis registruojama tik su abiejų šalių parašais.

37.3 . rengdamas mišriu būdu pasirašomą sutartį – sutarties rengėjas dokumentą pdf formatu su kitos šalies parašais įkelia į DVS vizavimui ir pasirašymui. Sutartis registruojama su abiejų šalių parašais.

37.4 . sutarties rengėjas kontroliuoja, kad kita šalis sutartį pasirašytų laiku ir grąžintų atsakingam specialistui.

37.5 . Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus pasirašytos sutartys registruojamos ir kontroliuojamos DVS atsakingo Dokumentų ir informacijos skyriaus specialisto.

38. Sutarties registracijos kortelėje įrašomi tokie papildomi duomenys: užduotis, užduoties vykdytojas ir įvykdymo terminas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir kiti reikalingi duomenys.

39. Už Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos pasirašytų sutarčių vykdymo ir terminų kontrolę bei vadovų užduočių vykdymą atsakingi padalinių vadovai. Stebėjimą atlieka ir informaciją vadovams teikia Dokumentų ir informacijos skyrius.

40. Programų kuratoriai gautas sąskaitas portale esaskaita.lt turi patikrinti ir patvirtinti pagal pasirašytas sutartis per 3 darbo dienas nuo sąskaitos gavimo. Į sąskaitų modulį importuotas sąskaitas programų kuratoriai turi susieti su savo kuruojama sutartimi.

VII SKYRIUS

GAUTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS

41. Už dokumentų tvarkymą atsakingi Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojai peržiūri gautus dokumentus: ar jie gauti pagal paskirtį, ar nepažeisti paketai (vokai), ar jie nesugadinti, ar ant dokumentų yra parašai, ar netrūksta dokumentuose nurodytų pridedamų dokumentų bei priedų. Jei pažeidimų ar trūkumų nėra, gauti dokumentai registruojami atitinkamuose registruose DVS.

42. Visi gauti dokumentai, registruojami vieną kartą DVS, administracijos direktoriaus paskirto atsakingo specialisto „viename langelyje“ ir pateikiami Savivaldybės vadovams pagal kompetenciją.

43. Gaunamieji dokumentai registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška. Registracija vykdoma jų gavimo dieną, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

44. Registruojant dokumentus, įrašomi tokie privalomi duomenys

44.1. gautame dokumente (popieriniame variante) – dokumento registracijos data ir numeris (numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir eilės numeris);

44.2. DVS – gauto naujo dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, pavadinimas (antraštė).

45. Jei gautas dokumentas yra apgadintas, dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentai nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ar pan.), dokumentas neregistruojamas, o grąžinamas rengėjui/siuntėjui.

46. Jei gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, per 3 darbo dienas jis gražinamas asmeniui, nurodant grąžinimo priežastį. Rašto įvykdymo terminas skaičiuojamas gavus prašomus dokumentus.

47. Savivaldybės dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus vadovaujantis kasmetiniu Dokumentacijos planu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

48. Oficialiu Savivaldybės elektroniniu paštu – info@druskininkai.lt gauti dokumentai, prašymai, skundai ar paklausimai be patvirtintų formų, jei galima identifikuoti siuntėjo parašą, registruojami DVS bendra tvarka ir paskiriami Savivaldybės administracijos direktoriui, Savivaldybės administracijos padaliniams. Jei nėra galimybės identifikuoti siuntėjo parašo, dokumentai neregistruojami.

49. Prašymas raštu atsiųstas elektroninėmis priemonėmis, turi būti pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu arba pasirašytas ir nuskanuotas/nufotografuotas, kad būtų užtikrintas teksto vientisumas ir nepakeičiamumas, pateikiama asmens dokumento kopija jei to reikalauja teisės aktai.

50. Savivaldybės administracijos specialistui gavus elektroninę užklausą, į ją turi būti atsakyta ne vėliau kaip per 24 valandas.

50.1. jei į klausimą įmanoma atsakyti nedelsiant, klientui pateikiamas atsakymas.

50.2. jei klausimas reikalauja nagrinėjimo, klientui siunčiamas tipinis (automatinis)atsakymas dėl laiško gavimo patvirtinimo ir informavimas apie atsakymo rengimą. Laiškas registruojamas ir nukreipiamas atsakingiems specialistams nagrinėjimui, jeigu galima identifikuoti siuntėjo parašą.

51. Elektroninėmis priemonėmis gautos užklausos nėra registruojamos DVS. Siuntėjams atsakoma iškart, atsakingiems specialistams pagal užklausos sritį parengus atsakymą.

52. Savivaldybės vadovai, gavę užregistruotą dokumentą, rašo rezoliuciją, kurioje gali nurodyti vykdymo terminą, jei jis nėra nurodytas dokumento tekste, arba reikia įvykdyti per trumpesnį terminą, nei numato teisės aktai.

53. Dokumentų ir informacijos skyriaus atsakingi specialistai popierinius dokumentus su vadovo rezoliucija skenuoja ir įkelia į DVS bei pateikia juos vykdytojams. Jei atsakymo data yra dokumento tekste, ją DVS dokumento registracijos kortelėje turi įrašyti darbuotojas, registruojantis gautą dokumentą. Jei dokumentas reikalauja atsakymo, tačiau data nėra nurodyta, registruojantis darbuotojas kortelėje įrašo 20 darbo dienų laikotarpį. Laukai dokumento registracijos kortelėje, kuriuose nurodoma, ar dokumentas reikalauja atsakymo, ar ne, yra privalomi. Už jų pildymą atsako paskirti atsakingi darbuotojai.

54. Užregistruotus dokumentus perdavus Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovams bei padalinių vadovams, laikoma, kad vadovai dokumentus gavo ir su jais susipažino. Užregistruotų popierinių dokumentų originalai segami į dokumentų bylas ir vykdytojams neteikiami.

55. Prašymai ir skundai, atsiųsti Savivaldybei naudojantis elektroninių paslaugų sistema registruojami DVS ir nukreipiami Savivaldybės administracijos direktoriui, Savivaldybės administracijos padaliniams

56. Savivaldybės merui ar vicemerams pagal sritis adresuoti dokumentai pateikiami popieriniu variantu.

57. Jeigu dokumento kortelėje nurodoma, kad dokumento užduotį vykdyti pavedama keliems Savivaldybės administracijos padaliniams ar darbuotojams, visi prie gauto dokumento pridėti administracijos specialistai yra vienodai atsakingi už užduoties įvykdymą nurodytu laiku ir pagrindiniam vykdytojui turi pateikti būtiną medžiagą bei pasiūlymus. Nurodytas pagrindinis užduoties vykdytojas parengia atsakymą ir jį išsiunčia.

58. Dokumentų ir informacijos skyriaus atsakingas specialistas DVS formuoja pavedimus – pildo pavedimų korteles pagal gautų dokumentų, adresuotų Savivaldybės merui, vicemerams, Savivaldybės administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams, rezoliucijas ir tuo atveju, kai siunčiamieji vidaus dokumentai yra pasirašyti minėtų asmenų, taip pat kontroliuoja šių pavedimų vykdymo terminų laikymąsi ir tvarko pavedimų vykdymo apskaitą.

59. Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyrius atlieka pirminį gautų paštu, elektroniniu paštu, elektroninių ar pristatytų dokumentų, adresuotų Savivaldybės tarybos nariams, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams ir padaliniams tvarkymą

59.1. visų lygių teismų šaukimai, pranešimai, procesiniai dokumentai registruojami „viename langelyje“, vadovaujantis šio aprašo tvarka.

59.2. dokumentai, adresuoti Savivaldybės tarybos komitetams, komisijoms, tarybos nariams ir administracijos direktoriaus sudarytoms komisijoms, „viename langelyje“ registruojami DVS šiame apraše nustatyta tvarka. Jų originalai su registracijos numeriu pateikiami adresatams.

59.3. sąskaitos ir sąskaitos faktūros, sąskaitų (likučių) suderinimo aktai tvarkomi Savivaldybės administracijos Finansų ir apskaitos skyriuje;

59.4. dokumentai, adresuoti Savivaldybės administracijos padaliniams, registruojami Dokumentų ir informacijos ir Socialinės paramos skyriuose bei seniūnijose vadovaujantis šio aprašo nustatyta tvarka.

59.5. asmenų prašymai bei susirašinėjimo su Savivaldybės įstaigomis dokumentai registruojami dokumentacijos plane numatytuose registruose „viename langelyje“;

59.6. asmenų skundai bei jų nagrinėjimo dokumentai registruojami atskirame registre DVS „viename langelyje“.

59.7. priėmus prašymą ar skundą, asmens pageidavimu įteikiama, o jeigu prašymas ar skundas gautas paštu arba elektroninėmis priemonėmis, asmens pageidavimu per 3 darbo dienas nuo prašymo ar skundo gavimo institucijoje dienos asmens nurodytu adresu arba elektroninio pašto adresu išsiunčiama teisės aktais nustatyta formos pažyma apie priimtus dokumentus.

60. Prašymas, pateiktas žodžiu, panaudojant garso ir vaizdo nuotolinio perdavimo ir įrašymo priemones prašymo turinį fiksuojant ir saugant, nagrinėjamas kaip prašymas, pateiktas raštu.

61. Teikdamas prašymą garso ir vaizdo nuotolinio perdavimo ir įrašymo priemonėmis asmuo ar jo atstovas privalo prisistatyti, pasakyti savo vardą, pavardę (pavadinimą), nurodyti adresą arba kitus kontaktinius duomenis ryšiui palaikyti. Prašymą priimantis valstybės tarnautojas, atsakingas už asmenų aptarnavimą, turi įspėti asmenį apie prašymo turinio fiksavimą garso ir vaizdo nuotolinio perdavimo ir įrašymo priemonėmis ir saugojimą institucijoje. Asmeniui sutinkant, pradedamas garso ir vaizdo įrašymas, kurio metu asmuo privalo aiškiai išdėstyti prašymo turinį. Prašymas žodžiu registruojamas valstybės tarnautojui užpildant Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu patvirtintos formos pažymą apie priimtus dokumentus ir saugomas kartu su garso ir vaizdo įrašu.

62. Laiškai su slaptumo žymomis neatplėšti įteikiami darbuotojui, atsakingam už slaptų dokumentų valdymą, registruoti ir toliau tvarkyti;

63. Laiškai su žyma „asmeniškai“ neatplėšti tiesiogiai įteikiami adresatams.

VIII SKYRIUS

DOKUMENTACIJOS PLANO RENGIMAS IR BYLŲ SUDARYMAS

64. Savivaldybės dokumentų valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti kiekvienais metais iki spalio 31 d. Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (toliau − EAIS) turi būti parengtas ateinančių metų dokumentacijos planas ir jo papildymų sąrašas suderintas su Kauno regiono valstybės archyvo Alytaus filialu bei EAIS patvirtintas Savivaldybės administracijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens.

65. Pagal Savivaldybės administracijos padalinių pateiktus sąrašus atsakingas Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojas, likus dviem mėnesiams iki naujų kalendorinių metų pradžios, parengia Savivaldybės dokumentacijos plano projektą. Dokumentacijos plane prie kiekvienos bylos nurodomi už bylos sudarymą atsakingi darbuotojai.

66. Sudarant dokumentacijos planą, kiekvienos jame įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais ir kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai nustatyti kitais teisės aktais, nurodomas tas saugojimo terminas, kuris yra ilgesnis.

67. Savivaldybės administracijos padaliniai kasmet sudaro ateinančiais metais numatomų sudaryti bylų sąrašus iki einamųjų metų rugsėjo 1 dienos ir pateikia Dokumentų ir informacijos skyriui Savivaldybės dokumentacijos planui parengti.

68. Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal Savivaldybės funkcijas ir veiklos sritis.

69. Kiekvienais metais iki kovo 1 d. EAIS parengiama praėjusių metų Savivaldybės administracijos dokumentacijos plano suvestinė (pagal Savivaldybės administracijos padalinių pateiktą informaciją apie praėjusiais metais sudarytas bylas) ir suderina su Kauno regiono valstybės archyvo Alytaus filialu.

70. Kiekvienų metų pradžioje Druskininkų Savivaldybės administracijos dokumentų valdymo sistemoje atnaujinami dokumentacijos plano duomenys pagal einamųjų metų dokumentacijos planą (dokumentacijos planas pildomas naujomis bylomis, registrais: keičiamos teisės aktų nuorodos ir saugojimo terminai: naikinamos nereikalingos bylos, registrai: keičiama už bylų sudarymą atsakingų struktūrinių padalinių pavadinimai, darbuotojų pavardės).

IX SKYRIUS

BYLŲ TVARKYMAS

71. Bylos tvarkomos praėjus vieniems kalendoriniams metams po bylų užbaigimo Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka.

72. Savivaldybės administracijos padaliniuose esantys dokumentai, po vienų kalendorinių metų sutvarkyti ir paruošti pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, perduodami saugoti Savivaldybės administracijos archyvui. Padalinių vadovai pagal nurodytus dokumentų reikalingumo kriterijus parengia perdavimo aktą. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos. Kiekvienai perduodamai bylai yra rašomas bylos baigiamasis įrašas ir bylos antraštinis lapas, bylų lapai yra sunumeruojami.

73. Padalinių atrinktos bylos (dokumentai), kurios turi būti naikinamos, surašomas į naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus ir bylų apyrašus, suderintus su Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialu sistemoje EAIS, tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas tvirtinamas, kai tų metų nuolat ir ilgai saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus.

74. Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

75. Prireikus DEK svarsto dokumentų vertės ekspertizę atlikusių Savivaldybės padalinių siūlymus, motyvus dėl dokumentų atrinkimo naikinti ar tolesnio jų saugojimo tikslingumo ir pateiktus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodytus dokumentus. DEK pritarus, jos pirmininkas vizuoja pateiktus apskaitos dokumentus.

X SKYRIUS

BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS

76. Nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylas iki perdavimo į Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialą saugo ir už jų apskaitą atsako Dokumentų ir informacijos skyriaus Savivaldybės administracijos archyvo darbuotojas.

77. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos EAIS per dvejus metus nuo bylų užbaigimo. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas, po to nustatyta tvarka naikinamos.

78. Ilgai ir nuolat saugomų bylų apskaita daroma atskiruose bylų apyrašuose.

79. Bylų apyrašų sąrašą ir apyrašus elektroninėje sistemoje EAIS tvirtina administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo. Sąraše turi būti kiekvieno bylų apyrašo numeris, pavadinimas ir jų saugojimo terminai.

80. EAIS patvirtintuose bylų apyrašuose taisymai negalimi. Visi dokumento koregavimai pataisymai, papildymai aprašomi pažymoje apie dokumentų sutvarkymą. Žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų, kitomis procedūromis, Savivaldybėje gali atlikti tik Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojai, atsakingi už bylų apskaitos tvarkymą.

81. Parašęs reikalingą įrašą ar žymą ir nurodęs pagrindą, valstybės tarnautojas ar darbuotojas turi pasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą, pavardę ir datą.

82. Į apyrašus įrašytos ilgai ir nuolat saugomos bylos turi būti saugomos Savivaldybės administracijos archyve, atitinkančiame reikalavimus dokumentų saugykloms.

83. Trumpai saugomos bylos saugomos visuose Savivaldybės padaliniuose, o ilgai saugomos bylos – Savivaldybės padaliniuose, atsakinguose už ilgai saugomų bylų saugojimą, iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas. Pasibaigus bylų saugojimo terminui, Savivaldybės padalinys parengia dokumentų naikinimo aktą ir Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojas – Savivaldybės archyvaras teikia per EAIS derinti Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui. Suderintą aktą EAIS tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo. Dokumentų naikinimo aktas rengiamas pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytą formą.

84. Patvirtinus dokumentų naikinimo akto duomenis, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

XI SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

85. Aprašo įgyvendinimo kontrolę vykdo Dokumentų ir informacijos skyriaus vedėjas.

86. Padalinių vadovai yra tiesiogiai atsakingi už jiems ar padalinių darbuotojams pavestų užduočių atlikimą laiku, į padalinius neįeinantys darbuotojai tiesiogiai atsakingi už jiems pavestų užduočių atlikimą laiku. Visi darbuotojai privalo DVS nurodyti darbuotoją, kuris jį pavaduos, jam nesant. Jeigu darbuotojas dėl nenumatytų priežasčių (liga, nelaimė) negali to padaryti, pavadavimą padalinio vadovo prašymu atlieka DVS administratoriaus teises turintis Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas.

87. Už dokumentų valdymo sistemos ir sistemos naudotojų administravimą, procedūrų schemų parengimą, vartotojų apmokymą ir konsultavimą atsakingas Dokumentų ir informacijos skyriaus vedėjas.

88. Aprašo pakeitimai ar papildymai tvirtinami Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu.

89. Apraše neaptarti klausimai nagrinėjami pagal Lietuvos Respublikos norminiuose teisės aktuose nustatytus reikalavimus. Jei Aprašo nuostatos tampa prieštaraujančiomis Lietuvos Respublikos norminių teisės aktų reikalavimams, taikomos Lietuvos Respublikos norminių teisės aktų nuostatos.

90. Savivaldybės administracijos darbuotojai, atliekantys darbo funkcijas pagal darbo sutartį arba asmenys pagal paslaugų teikimo sutartį, sudarytą su Savivaldybės administracija, turi laikytis konfidencialumo reikalavimų.

91. Siekdamas nepažeisti konfidencialumo principo, Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, arba asmuo, teikiantis paslaugas įstaigoje pagal paslaugų teikimo sutartį, privalo

91.1. neatskleisti konfidencialios informacijos sudarančių duomenų tretiesiems asmenims, išskyrus teisės aktų nurodytus atvejus;

91.2. nenaudoti konfidencialią informaciją sudarančių duomenų asmeniniams arba trečiųjų šalių interesams tenkinti;

91.3. užtikrinti visų dokumentų, turinčių konfidencialią informaciją sudarančių duomenų, saugumą, nedaryti tokių dokumentų kopijų, išskyrus atvejus, kai jų reikia nustatytoms funkcijoms vykdyti;

91.4. imtis visų įmanomų priemonių, kad konfidenciali informacija nebūtų atskleista.

______________________________

Papildyta priedu

TAR pastaba. Nauja redakcija

Nr. V35-439, 2023-05-30, paskelbta TAR 2023-05-30, i. k. 2023-10536

part_41067cd4e82848a58b933158e872e9ff_end

part_387b7d88b9834518870b9bb51c82cb30_end

Pakeitimai

1.

Druskininkų savivaldybės administracija, Įsakymas

Nr. V35-439, 2023-05-30, paskelbta TAR 2023-05-30, i. k. 2023-10536

Dėl Druskininkų savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. gruodžio 23 d. įsakymo Nr. V35-1170 „Dėl Dokumentų valdymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo