DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS ARCHYVE KAUPIAMŲ ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ FONDŲ RENGIMO, SAUGOJIMO IR NAUDOJIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

Zarasų rajono savivaldybėS ADMINISTRACIJos

direktorius

ĮSAKYMAS

DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS ARCHYVE KAUPIAMŲ ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ FONDŲ RENGIMO, SAUGOJIMO IR NAUDOJIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2023 m. birželio 14 d. Nr. I(6.6 E)-300

Zarasai

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 34 straipsnio 6 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu

1. T v i r t i n u Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašą (pridedama).

2. P a v e d u įsakymo vykdymo kontrolę Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus vedėjai Audronei Sažinienei.

3. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. gegužės 27 d. Nr. I(6.6 E)-352 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais ir papildymais.

Įsakymas skelbiamas Teisės aktų registre.

Administracijos direktorius Aurelijus Banys

PATVIRTINTA

Zarasų rajono savivaldybės administracijos

direktoriaus 2023 m. birželio 14 d.

įsakymu Nr. I(6.6 E)-300

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS ARCHYVE KAUPIAMŲ ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ FONDŲ RENGIMO, SAUGOJIMO IR NAUDOJIMO TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybė) administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve (toliau – Dokumentų valdymo skyriaus archyve) kaupiamų popierinių ir elektroninių archyvinių dokumentų fondų saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašas (toliau – aprašas) nustato pagrindinius Dokumentų valdymo skyriaus archyve esančių Savivaldybės administracijos (toliau – administracijos) archyvo fondų saugojimą, naudojimą.

2. Dokumentų valdymo skyriaus archyvas (toliau – archyvas) – dokumentų saugojimo vieta (patalpa), kurioje kaupiami, saugomi ir naudojami Savivaldybės tarybos (toliau – Taryba), jos komitetų ir komisijų, Savivaldybės mero, vicemerų, administracijos direktoriaus ir administracijos padalinių (Dokumentų valdymo, Apskaitos ir materialinio aprūpinimo, Centralizuoto vidaus audito, Investicijų ir plėtros, Teisės ir civilinės metrikacijos skyrių, atskirų valstybės tarnautojų, neįeinančių į padalinius) veikloje susidarę nuolat, ilgai ir trumpai saugomi popieriniai ir elektroniniai dokumentai (toliau – dokumentai). Dokumentai saugomi Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“ nustatyta tvarka.

3. Administracijos nuolat saugomi dokumentai yra Lietuvos valstybės archyvo fondo dalis ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo bei Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro įsakymais nustatytomis tvarkomis ir terminais, šiais nuostatais, taip pat kitais šią veiklos sritį reglamentuojančiais teisės aktais tvarkomi, perduodami Lietuvos valstybės archyvui saugoti.

4. Už administracijos dokumentų valdymo organizavimą yra atsakingas įstaigos vadovas –administracijos direktorius arba jo įgaliotas padalinys.

5. Dokumentai iš Dokumentų valdymo skyriaus archyvo išduodami Savivaldybės ir administracijos darbuotojams jų atliekamoms funkcijoms atlikti, juridiniams ir fiziniams asmenims susipažinti ar laikinai naudotis teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka.

II SKYRIUS

UŽDAVINIAI NAUDOJANTIS FONDAIS

6. Svarbiausi uždaviniai

6.1. užtikrinti tinkamą archyvo fondo dokumentų kaupimą, jų apskaitymą, tvarkymą, naudojimą;

6.2. užtikrinti priėjimą prie archyvo fondų dokumentų Savivaldybės ir administracijos darbuotojų ir kitų asmenų poreikiams tenkinti;

6.3. apsaugoti archyvo fondų dokumentus nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, sunaikinimo;

6.4. vykdyti Savivaldybės institucijų ir jų administravimo subjektų veiklos dokumentų valdymo ir saugojimo būklės kontrolę;

6.5. teikti metodinę paramą Savivaldybės institucijoms ir jų administravimo subjektams.

III SKYRIUS

DARBO ORGANIZAVIMAS

7. Dokumentų valdymo skyriaus archyve saugoma administracijos archyvo fondo dalis, kurią sudaro

7.1. ilgai saugomos Zarasų rajono vykdomojo komiteto personalo bylos pagal apyrašą Nr. 2 nuo 1950 m. iki 1989 m. (imtinai);

7.2. ilgai saugomos Zarasų rajono valdybos ir Savivaldybės personalo bylos pagal apyrašą Nr. 2 nuo 1990 m.;

7.3. ilgai saugomos Zarasų rajono vykdomojo komiteto atleistų darbuotojų asmens bylos pagal apyrašą Nr. 3 – nuo 1950 m. iki 1989 m. (imtinai);

7.4. ilgai saugomos Zarasų rajono valdybos ir Savivaldybės atleistų darbuotojų asmens bylos pagal apyrašą Nr. 3 – nuo 1990 m.;

7.5. Tarybos, jos komitetų ir komisijų, Savivaldybės mero, mero pavaduotojo, administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo ir atskirų administracijos padalinių veiklos dokumentai pagal apyrašą Nr. 1 – nuo 2006 m., dokumentai 1950 m. iki 2005 m. saugoti perduoti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui;

7.6. Savivaldybės atleistų tarnautojų nuolat saugomos asmens bylos pagal apyrašą Nr. 4 – nuo 2001 m. iki 2009 m.

8. Šio aprašo 2 punkte išvardinti administracijos padalinių atsakingi už darbą su archyviniais dokumentais valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – atsakingi darbuotojai), kalendoriniams metams pasibaigus, parengia ilgai ir nuolat saugomas bylas pagal archyvinių bylų sudarymo reikalavimus, vadovaudamiesi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“ ir perduoda jas Dokumentų valdymo skyriui bei pateikia konkretų skaičių, kiek elektroninių dokumentų susidarė iki kovo 1 d. Prieš tai Bylų perdavimas už apskaitą atsakingam darbuotojui įforminamas (bylų) dokumentų perdavimo aktu.

9. Kiti šio aprašo 2 punkte neišvardinti administracijos padaliniai (Buvęs Civilinės metrikacijos skyrius, Finansų, Kaimo plėtros, Socialinės paramos, Švietimo ir kultūros, Statybos ir urbanistikos, Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriai, seniūnijos) savo veiklos dokumentų bylas sudaro ir komplektuoja į atskirus fondus, juos saugo tam tikrose atskirose patalpose ir naudoja analogiška šio aprašo tvarka.

10. Visų administracijos padalinių atsakingi darbuotojai kalendoriniams metams pasibaigus, prieš perduodami dokumentus Dokumentų valdymo skyriui iki kovo 1 d. privalo patikrinti numatomų perduoti nuolat ir ilgai saugomų dokumentų kiekį, aprašymo duomenų tikslumą, ar perduodami dokumentai sutvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus.

11. Prieš perduodami Dokumentų valdymo skyriui elektroninius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus atsakingi darbuotojai privalo patikrinti

11.1. elektroninio dokumento atitiktį elektroninio dokumento specifikacijai (elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0);

11.2. ar elektroniniame dokumente yra visi privalomi elektroninio dokumento metaduomenys (ar tinkamas registras, bylos indeksas, numeris; ar yra tinkama dokumento antraštė. Jei elektroninei bylai yra priskirta elektroninių dokumentų, kurie neatitinka elektroninės bylos antraštės ar nurodyto saugojimo termino, jie priskiriami reikiamoms elektroninėms byloms);

11.3 ar tinkamas dokumentų kiekis elektroninėje byloje – sulyginamas kiekis dokumentų, esamų byloje pagal bylos indeksą, su kiekiu registre;

11.4. dokumentų formatą – ar visi bylos dokumentai yra parengti ADOC formatu ir pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, ar elektroninis parašas ne žemesnio kaip XAdES-X-L formato ir galiojantis, atitinkantis specifikacijoje nustatytus reikalavimus. Jei nustatoma, kad elektroninio parašo formatas žemesnis, pakelti parašo lygį, t. y. sudėti laiko žymas, kiekvieną dokumentą apgaubti ir pasirašyti kopijų tikrumo paskirties kvalifikuotu parašu XAdES-X-L;

11.5. ar yra visi elektroniniai dokumentai. Jei nustatoma, kad dalis elektroninių dokumentų yra prarasti, sudaromas prarastų elektroninių dokumentų sąrašas.

12. Dokumentų valdymo skyrius

12.1. tvarko saugoti parengtų ir perduotų dokumentų bylų apskaitą – rengia nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašus, trumpai saugomų bylų sąrašą;

12.2. teikia bylų apskaitos dokumentus (apyrašus, aktus, registrų sąrašus ir kt.) derinti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui naudojantis Elektroninės dokumentų valdymo sistemos @vilys, turinčios integracines sąsajas su Elektroninio archyvo informacine sistema (toliau – EAIS) pagalba;

12.3. formuoja ir perduoda ilgai ir nuolat saugomų veiklos elektroninių dokumentų paketus (vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma) toliau saugoti į valstybės archyvus;

12.4. suderintus apskaitos dokumentus teikia tvirtinti administracijos direktoriaus įgaliotam Dokumentų valdymo skyriaus vedėjui;

12.5. rengia Dokumentacijos planą, vedamų bylų suvestines;

12.6. rengia bylų nurašymo aktus;

12.7. rengia bylų apyrašų sąrašus;

12.8. rengia ir teikia informaciją apie archyvo fondo sudėties ir apimties pasikeitimus;

12.9. atlieka saugomų dokumentų fizinės būklės stebėseną ir įgyvendina dokumentų išsaugojimą užtikrinančias priemones, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje įvertinus galimus rizikos veiksnius;

12.10. teisės aktų nustatyta tvarka rengia ir išduoda asmenims archyvines pažymas;

12.11. direktoriaus įsakymu įgalioti valstybės tarnautojai ir darbuotojai rengia ir tvirtina tik Dokumentų valdymo skyriaus ir administracijos padalinių archyvo fonduose esamų dokumentų kopijas, išrašus bei nuorašus;

12.12. teisės aktų nustatyta tvarka juridiniams ir fiziniams asmenims išduoda saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) pagal Dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. sausio 21 d. įsakymu Nr. V- 59 „Dėl dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formos patvirtinimo“;

12.13. veda išduodamų archyvinių pažymų, dokumentų kopijų, išrašų, nuorašų, bylų apskaitą tam tikruose registruose;

12.14. tikrina Savivaldybės institucijų ir jų administravimo subjektų dokumentų rengimo, naudojimo ir saugojimo būklę, teikia metodinę pagalbą.

13. Prieš perduodamas Dokumentų valdymo skyriui fotodokumentus ar vaizdo medžiagą, viešųjų ryšių specialistas privalo patikrinti ar

13.1. fotodokumentai, vaizdo įrašai turi politinę, sociologinę išliekamąją vertę ir juos reikia saugoti;

13.2. fotofailo dydis ne mažesnis nei 3500 pikselių ilgoji vaizdo kraštinė (nepriklausomai ar vaizdas vertikalus ar horizontalus);

13.3. fotodokumentas atitinka rekomenduojamą TIFF formatą (esant galimybei .raw, priimtinas ir .jpeg, jei atitinka failo dydį);

13.4. tinkamai aprašyti fotodokumentų pavadinimai;

13.5. ar kompiuterių sistemų specialistas, kuris prireikus taip pat filmuoja, fotografuoja rajono Savivaldybės renginius, perdavė reikiamus fotodokumentus;

13.6. metų pabaigoje, sudarius atrinktų fotodokumentų, vaizdo ir garso dokumentų apyrašą, su jų autoriumi ar autoriais (jeigu yra) sudaryta dvišalė sutartis, numatanti autoriaus išimtinių turtinių teisių perdavimą rajono Savivaldybės administracijai, atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymo 15 straipsnį ir apyrašas pridėtas kaip priedas prie sutarties.

IV SKYRIUS

NAUDOJIMOSI FONDAIS TVARKA

14. Asmuo, norintis susipažinti su dokumentais, prie kurių priėjimas neribojamas, turi kreiptis į dokumentų saugotoją Dokumentų valdymo skyrių, pateikdamas rašytinį prašymą. Prašyme nurodo savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą (jeigu pareiškėjas yra fizinis asmuo) arba pavadinimą, kodą, buveinės adresą (jeigu pareiškėjas yra juridinis asmuo) ir duomenis ryšiui palaikyti, kokią informaciją ar dokumentą pageidauja gauti. Jeigu dėl informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, nurodoma atstovo vardas, pavardė, adresas, atstovavimą liudijantis dokumentas bei pareiškėjas, kurio vardu jis kreipiasi.

15. Asmuo, prašydamas išduoti privačią informaciją apie save, prašyme turi nurodyti savo duomenis. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijantį dokumentą.

16. Žodiniai prašymai telefonu arba pareiškėjui atvykus į Savivaldybę gali būti pateikiami tais atvejais, kai pareiškėjas pageidauja gauti informaciją žodžiu arba susipažinti su dokumentu, neprašydamas to dokumento kopijos, kai informaciją galima pateikti tuoj pat, nepažeidžiant įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytos tvarkos.

17. Asmuo gali susipažinti su dokumentais, prie kurių priėjimas neribojamas, dokumentų saugotojo kabinete, arba naudodamasis saugotojo užtikrinama teisėta prieiga prie saugomų elektroninių dokumentų elektroninių ryšių priemonėmis.

18. Asmeniui susipažinti dokumentai išduodami pasirašytinai.

19. Asmeniui, paėmusiam susipažinti dokumentus, draudžiama

19.1. gadinti, klastoti, naikinti dokumentus;

19.2. perduoti dokumentus kitam asmeniui;

19.3. išnešti dokumentus iš patalpos, kurioje susipažįstama su dokumentais;

19.4. išimti iš bylos lapus, perdėti juos į kitą bylą;

19.5. lankstyti dokumentus ar juos perlenkti kitoje lenkimo vietoje, dėti į bylą skirtukus;

19.6. rašyti pastabas, žymas, braukyti, taisyti dokumentus;

19.7. liesti dokumentus nešvariomis, drėgnomis rankomis.

20. Administracijos struktūriniai padaliniai, remdamiesi saugomų dokumentų informacija, besikreipiančioms įstaigoms ar fiziniams asmenims gali išduoti pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus juridiniams faktams patvirtinti (apie pajamas, darbo stažą, šeimos sudėtį ir pan.), nepažeisdami Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimų.

21. Juridiniams ir fiziniams asmenims teisės aktų nustatyta tvarka išduodant saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) surašomas Dokumentų laikino perdavimo naudotis aktas (Forma patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. sausio 21 d. įsakymu Nr. V-59 „Dėl dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formos patvirtinimo“). Aktas nesudaromas, kai prokuratūra ar ikiteisminio tyrimo įstaiga dokumentus paima pagal kratos arba poėmio protokolą.

22. Jei administracijos darbuotojas į kurį kreipiamasi, atsisako pateikti asmens nurodytus dokumentus, jis turi raštu paaiškinti atsisakymo priežastis ir galimybę šį atsisakymą apskųsti įstatymų nustatyta tvarka.

23. Priėjimas prie blogos fizinės būklės dokumentų gali būti ribojamas tol, kol bus pataisyta tokių dokumentų būklė ar pagamintos jų atsarginės kopijos.

24. Iš archyvinio fondo išduotos bylos administracijos darbuotojams laikinam naudojimui apskaitomos tam skirtame registre.

V SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

25. Aprašas gali būti keičiamas administracijos direktoriaus įsakymu.

______________________

part_e936e3c1e65240e6813b0745c667beb4_end