DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2015-09-10 ĮSAKYMO NR. 30-2993 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS PROJEKTŲ RENGIMO IR ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠO IR SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS PROJEKTŲ VADOVO PAREIGYBĖS APRAŠY

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS

ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2015-09-10 ĮSAKYMO NR. 30-2993 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS PROJEKTŲ RENGIMO IR ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠO IR SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS PROJEKTŲ VADOVO PAREIGYBĖS APRAŠYMO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO

2017 m. spalio 31 d. Nr. 30-2689

Vilnius

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 3 punktu ir Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2017 m. rugpjūčio 30 d. įsakymu Nr. 40-439 „Dėl rekomendacijų, pateiktų vidaus audito ataskaitoje, įgyvendinimo priemonių plano tvirtinimo“,

1. K e i č i u Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2015 m. rugsėjo 10 d. įsakymą Nr. 30-2993 „Dėl Vilniaus miesto savivaldybės projektų rengimo ir įgyvendinimo tvarkos aprašo ir savivaldybės administracijos projektų vadovo pareigybės aprašymo patvirtinimo“ ir išdėstau jį nauja redakcija.

2. P a v e d u Vilniaus miesto savivaldybės administracijos Investicinių projektų valdymo skyriaus vedėjui, kontroliuoti, kaip vykdomas šis įsakymas.

Administracijos direktorė Alma Vaitkunskienė

PATVIRTINTA

Vilniaus miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2015 m. rugsėjo 10 d.

įsakymu Nr. 30-2993

(Vilniaus miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2017 m. spalio 31 d.

įsakymo Nr. 30-2689

redakcija)

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS PROJEKTŲ

RENGIMO IR ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠAS

1. Vilniaus miesto savivaldybės projektų rengimo ir įgyvendinimo tvarkos aprašas (toliau – tvarkos aprašas) nustato projektų, kaip vienos iš strateginių tikslų įgyvendinimo priemonių, valdymo procesus, apibrėžiant ir nustatant projektų tikslus ir apimtį, projektų organizacinę struktūrą, projekto dalyvių atsakomybes, bendravimo tarp projekto dalyvių principus, projekto rizikas ir jų valdymo priemones bei siekiant nustatyti Vilniaus miesto savivaldybės (toliau – VMS) projektų tikslų, uždavinių ir organizacinių aspektų bendru supratimu pagrįsto projektų valdymo ir kontrolės nuostatas.

2. Svarbiausios šiame tvarkos apraše vartojamos sąvokos

2.1. VMS projektas – tam tikrą laikotarpį vykdoma veikla, skirta unikaliai paslaugai ar produktui, tenkinantiems visuomenės poreikius, sukurti. Projektai gali būti įvairių tipų (rūšių) – socialiniai, inžineriniai, sistemų sukūrimo, paslaugų visuomenei sukūrimo, organizacinių pokyčių, tyrimų ir t. t. VMS įgyvendinami įvairaus pobūdžio (ilgalaikiai / trumpalaikiai, infrastruktūriniai / rinkodaros ir kt.) projektai gali būti finansuojami Europos Sąjungos fondų, viešosios ir privačios partnerystės, savo ar kitų šaltinių lėšomis;

2.2. projektų valdymas – žmogiškųjų, finansinių, materialinių, techninių resursų planavimas, organizavimas ir kontrolė efektyviems projekto tikslams pasiekti. Projektų valdymas susideda iš projekto inicijavimo, planavimo, vykdymo, stebėsenos ir kontrolės bei projekto pabaigos procesų visumos. Projektų valdymo procesuose vykdomi šie veiksmai – projekto apimties, laiko, kaštų, pirkimų, kokybės, komunikacijos, žmogiškųjų išteklių, keitimų, spręstinų klausimų ir rizikų valdymas;

2.3. projekto inicijavimas – tai veiksmų, atliekamų norint pradėti naują projektą, visuma. Projekto inicijavimo tikslas yra pradėti projektą, atitinkantį VMS poreikius ir veiklos prioritetus;

2.4. projekto planavimas – procesų grupė, kurioje nustatomi projekto valdymo metodai, detalizuojama projekto apimtis, užduotys bei siektini rezultatai. Planavimo procese, remiantis turima informacija, apibrėžiama projekto vykdymo eiga – konstruojamas užduočių išskaidymas ir darbų seka, planuojami reikiami ištekliai, vertinamos galimos rizikos;

2.5. projekto vykdymas – projekto valdymo plane numatytų veiklų vykdymas, siekiant gauti norimus rezultatus. Projekto vykdymas apima išteklių ir žmonių koordinavimą bei veiklų, numatytų projekto valdymo plane, integravimą ir vykdymą;

2.6. stebėsena ir kontrolė – procesų grupė, apimanti projekto progreso stebėjimo ir reguliavimo procesus bei sričių, kuriose reikia atlikti plano keitimus, nustatymą. Stebėsenos ir kontrolės veikla koncentruojama ties veiklų ir metodų, apibrėžtų projekto laiko, apimties, kaštų, kokybės, rizikos ir komunikacijos valdymo planuose, vykdymo ir laikymosi priežiūra;

2.7. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos (toliau – VMSA) projektų valdymo organizacinė struktūra – struktūra, leidžianti tinkamai organizuoti ir prižiūrėti projektų valdymo sistemą bei kontroliuoti, kaip vykdomi projektų inicijavimo, planavimo, priežiūros ir vykdymo bei užbaigimo procesai, sudaryta iš projekto komandų, projekto vadovų, projekto priežiūros komitetų, projekto kuratorių. VMSA projektų organizacinės struktūros dalyviai periodiškai dalyvauja rezultatų pristatymų susitikimuose, kurie organizuojami įvairiems klausimams aptarti, projekto eigai įvertinti, sprendimams priimti, projekto dalyviams informuoti apie iškilusias problemas, priimtus sprendimus bei pasiektus rezultatus;

2.8. projekto komanda – sutartinis konkretaus projekto organizacinės valdymo struktūros pagal numatytas funkcijas pavadinimas, reiškiantis unikalią specialistų komandą, kurios pareiga – per nustatytą laiką įgyvendinti projektą pagal patvirtintą projekto aprašą ir projekto įgyvendinimo planą bei nustatyta tvarka atsiskaityti už projekto įgyvendinimo eigą ir rezultatus Projekto priežiūros komitetui.

Projekto komandos nariai yra etatiniai VMSA specialistai. VMSA specialisto einamos projekto komandos nario pareigos yra papildomos ir lygiareikšmės administracinėms pareigoms pagal numatytas funkcijas, vykdomos per projekto įgyvendinimo laikotarpį įstatymais numatyto darbo laiko metu. Jei projektui įgyvendinti ar jam vadovauti reikalingos specialios kompetencijos ar (ir) speciali patirtis, kurios neturi arba dėl kitų pareigų specifikos negali panaudoti VMSA specialistai, į projekto komandą gali būti pasitelkiami ir kiti nariai (kviestiniai), nesantys VMSA specialistai. Projekto komandoje negali būti mažiau nei trys nariai. Projekto komandos narys yra atskaitingas projekto vadovui iki visiško pareigų įvykdymo ir projekto užbaigimo;

2.9. projekto vadovas – projekto komandos narys, paskirtas vadovauti projektui. Projekto vadovas parengia projekto aprašą, derina projektą taip, kaip numatyta šiame tvarkos apraše, ir patvirtinus projektą vadovauja projekto įgyvendinimui, paskirstydamas funkcijas kitiems projekto komandos nariams, užtikrindamas projekto įgyvendinimo plano laikymąsi ir atsiskaitydamas dėl projekto įgyvendinimo projekto priežiūros komitetui;

2.10. projekto priežiūros komitetas – mažiausiai trijų VMSA struktūrinių padalinių vadovų grupė, stebinti ir kontroliuojanti, ar projektas įgyvendinamas tinkamai ir nustatytais terminais.

Pagrindinė projekto priežiūros komiteto užduotis – kontroliuoti projekto rezultatų atitiktį projekto techninei užduočiai ar kitiems numatytiems reikalavimams. Projekto priežiūros komitetas atsako už VMS įsipareigojimų vykdymą bei strateginį projekto valdymą.

Projekto priežiūros komiteto sudėtį tvirtina VMSA direktorius. Kai įgyvendinami ypač didelio masto ar (ir) didelės svarbos projektai, tikslinga pakviesti dalyvauti projekto priežiūros komitete VMS tarybos narius. Kai pakviečiami arba išreiškia pageidavimą dalyvauti projekto priežiūros komitete VMS tarybos nariai, projektą ir projekto priežiūros komitetą tvirtina meras arba mero pavaduotojai pagal kuruojamas sritis. Projekto priežiūros komitete negali būti mažiau nei trys nariai;

2.11. projekto kuratoriai – Finansų ir strateginio planavimo, Teisės ir kitų departamentų direktoriai, Tarybos ir mero sekretoriato Rinkodaros ir komunikacijos skyriaus specialistas, departamentų vidaus struktūrinių padalinių vadovai arba šių padalinių specialistai, kurie nėra projekto komandos nariai, bet pagal numatytas funkcijas ir pareigas turi teikti nuolatinę pagalbą įgyvendinant projektą;

2.12. suinteresuotos šalys – bendruomenės, asocijuotos struktūros, fiziniai asmenys, fizinių asmenų grupės, VMS struktūriniai padaliniai, valdžios institucijos ir t. t., kurie daro įtaką projekto įgyvendinimo eigai arba kuriems yra daroma įtaka įgyvendinant projektą;

2.13. projekto aprašas – pagal priede nustatytą formą raštu išdėstyta projektą apibūdinanti esminė informacija, kurios pagrindu priimamas sprendimas dėl projekto įgyvendinimo tikslingumo. Detalesnė informacija apie projekto aprašo struktūrą ir būtinus aprašo elementus išdėstyta šios tvarkos aprašo 7 punkte;

2.14. projekto derinimo išvada – VMSA struktūrinio padalinio tarnybiniu raštu pateikta projekto aprašo išvada, kurioje nurodomos projekto aprašą vizuojančių VMSA departamentų – Finansų ir strateginio planavimo, Teisės – ir Investicinių projektų valdymo skyriaus pastabos ir išvados;

2.15. projekto kokybė – VMS projekto apraše nustatytų projekto techninių, technologinių, organizacinių, funkcinių, estetinių ir kitų savybių visuma, kuri užtikrina projekto atsiperkamumą ir jo naudą visuomenei;

2.16. projekto iniciatorius – VMSA struktūrinis padalinys;

2.17. projektų valdymo sistema – projektų valdymo sistema „Redmine“, esanti adresu http://investicijos.vilnius.lt, kurioje VMSA struktūriniai padaliniai, Savivaldybės kontroliuojamos įstaigos ir įmonės skelbia informaciją apie visus įgyvendinamus ir planuojamus įgyvendinti investicinius projektus.

3. Projekto vadovo funkcijos ir atsakomybės

3.1. derinti sprendimus, kurie gali daryti įtaką projekto organizavimui, projekto darbų apimčiai arba projekto finansavimui;

3.2. užtikrinti, kad projekto metu nebūtų nukrypstama nuo pradinės misijos, diegimo pradžioje užsibrėžtų tikslų ir naujų susitarimų (pagal poreikį);

3.3. užtikrinti projekto svarbos supratimą ir įtvirtinimą organizacijoje bei remti veiklos pokyčius;

3.4. šalinti kliūtis, kurios gali daryti įtaką kritiniams projekto sėkmės veiksniams;

3.5. planuoti, koordinuoti darbo grupių veiklą;

3.6. derinti pageidaujamus rezultatus;

3.7. nustatyti konkrečių užduočių įvykdymo terminus;

3.8. kontroliuoti rezultatų parengimą ir kokybę;

3.9. valdyti rizikas ir spręsti problemas;

3.10. koordinuoti projekto ryšius su kitais VMS vykdomais projektais;

3.11. organizuoti VMSA projekto valdymo organizacinės struktūros dalyvių susitikimus pagal informacijos srautų valdymo schemoje nustatytą tvarką ir juose dalyvauti;

3.12. apibrėžti bei pristatyti rezultatus projekto priežiūros komitetui;

3.13. rengti ir teikti projekto priežiūros komitetui ataskaitą apie projekto pažangą;

3.14. teikti siūlymus dėl projekto plano projekto priežiūros komitetui;

3.15. iškelti projekto priežiūros komitetui spręstinus klausimus, siūlyti problemų sprendimo būdus;

3.16. atlikti VMS projekto vykdymui skirtų išteklių paskirstymą;

3.17. užtikrinti projekto struktūros efektyvumą;

3.18. užtikrinti projekto infrastruktūrą;

3.19. prireikus deleguoti projekto vadovo įgaliojimus pavaduojančiam asmeniui;

3.20. valdant projektą, nuolat užtikrinti, kad būtų tinkamai vykdomi visi būtini procesai pagrindinėse projekto įgyvendinimo srityse: apimties, laiko, išteklių ir kaštų, kokybės, žmogiškųjų išteklių, komunikacijos, rizikos valdymo.

4. Projekto komandos funkcijos ir atsakomybės

4.1. tinkamai ir laiku vykdyti projekto priežiūros komiteto, projekto vadovo nustatytas su projekto vykdymu susijusias užduotis;

4.2. kontroliuoti visų projekto rezultatų tarpusavio suderinamumą, atitiktį teisės aktų ir kitų su projektu susijusių dokumentų reikalavimams;

4.3. prireikus inicijuoti operatyvių sprendimų, susijusių su projekto įgyvendinimu, priėmimą;

4.4. identifikuoti ir analizuoti problemas, teikti pasiūlymus projekto vadovui dėl šių problemų pašalinimo;

4.5. pagal kompetenciją bendradarbiauti su suinteresuotų šalių atstovais, teikti jiems informaciją;

4.6. projekto komandos veikla turi būti įforminama posėdžių protokolais.

5. Projekto priežiūros komiteto funkcijos ir atsakomybės

5.1. nustatyti projektų tarpusavio prioritetus;

5.2. koordinuoti ir kontroliuoti projekto įgyvendinimą, priimti nutarimus;

5.3. spręsti strateginius klausimus;

5.4. skirti reikiamus išteklius projekto vykdymui;

5.5. užtikrinti projekto finansavimą;

5.6. pašalinti projekto metu atsiradusias kliūtis;

5.7. tvirtinti projekto rezultatus;

5.8. teikti rekomendacijas dėl projekto įgyvendinimo tobulinimo;

5.9. spręsti klausimus, kurių negalėjo išspręsti projekto komanda.

Projekto priežiūros komitetas pirmininką renka iš savo narių. Projekto priežiūros komiteto pirmininkas pagal poreikį šaukia posėdžius komiteto narių susitarimu. Projekto priežiūros komitetas turi išklausyti projekto vadovo ir prireikus visos projekto komandos ataskaitą apie atliktus darbus, iškilusias problemas ir jų sprendimo būdus. Projekto priežiūros komiteto veikla turi būti įforminama posėdžių protokolais.

Projekto priežiūros komitetas turi įvertinti, konstatuoti ir įrašyti į posėdžio protokolą, ar projekto eiga atitinka projekto apraše išdėstytame grafike numatytus terminus, ar nėra vėlavimų; jeigu vėlavimų yra, išklausyti projekto komandos paaiškinimus, aptarti ir įrašyti į posėdžio protokolą priemonių planą vėlavimams panaikinti.

Projekto priežiūros komitetas sprendimus priima kolegialiai. Projekto priežiūros komitetas prireikus gali pasitelkti projekte dalyvaujančius atstovus, kurie posėdžiuose dalyvauja patariamojo balso teise. Jei yra svarstomas projekto apimties keitimas ir vykdant projektą dalyvauja suinteresuota šalis, be projekto priežiūros komiteto posėdyje privalo dalyvauti ir suinteresuotos šalies, kurios darbams ir (arba) įsipareigojimams gali būti daroma įtaka svarstomo sprendimo metu, atstovai. Šiuo atveju sprendimas dėl projekto apimties keitimo priimamas bendru sutarimu. Projekto priežiūros komitetas privalo ne rečiau kaip kas ketvirtį, o egzistuojant veiksniams, trukdantiems įgyvendinti projektą, nedelsiant raštu informuoti VMSA direktorių apie projekto įgyvendinimo tarpinius rezultatus.

Projekto priežiūros komitetas taip pat privalo įvertinti projekto vadovo ir projekto komandos darbą pagal pasiekimus projekto apimties, laiko, išteklių ir kaštų, kokybės, žmogiškųjų išteklių, komunikacijos ir rizikos valdymo srityse.

6. Projekto tikslai, uždaviniai ir laukiami rezultatai turi atitikti VMS strateginio plano nuostatas bei strategines kryptis įgyvendinant viešuosius interesus. Projekto tikslai išdėstomi projekto apraše.

7. Projekto aprašo tikslas – pagrįsti visoms suinteresuotoms šalims projekto idėją, išsamiai įvertinti projekto reikalingumą visuomenei, projektui įgyvendinti reikalingus išteklius, projekto biudžetą, projekto rizikas ir kitus projekto aspektus. Projekto iniciatorius ar projekto vadovas kartu su projekto komanda per 20 darbo dienų nuo projekto iniciavimo pradžios parengia projekto aprašą, jį registruoja VMS dokumentų valdymo sistemoje „@vilys“ ir tarnybiniu raštu teikia VMSA struktūriniam padaliniui derinti. Padaliniai projekto derinimo išvadą pateikia per 5 darbo dienas. Projekto aprašas gali būti tikslinamas atsižvelgiant į gautas padalinių išvadas.

Projekto apraše turi būti aiškiai išdėstyti projekto tikslai ir jų atitiktis strateginiams VMS tikslams ir kryptims, laukiamas projekto įgyvendinimo rezultatas ir jo nauda visuomenei, taip pat projekto įgyvendinimo planas, kuriame nurodoma projekto įgyvendinimo trukmė ir grafikas, atskirų projekto etapų darbų aprašymas ir grafikas, projekto komandos nariai, funkcijų ir darbų jiems paskirstymas, darbų atlikimo terminai, projektui įgyvendinti reikalingų išteklių identifikavimas ir paskirstymas. Taip pat projekto apraše projekto reikalingumas ir įgyvendinimo galimybės turi būti išsamiai aprašyti ir įvertinti pagal šiuos kriterijus

7.1. projekto ištekliai, įskaitant žmogiškuosius, žinių („know – how“), energetinius, techninius, administracinius bei kitus išteklius;

7.2. projekto įgyvendinimo rezultato vartotojų skaičius – viešojo intereso patenkinimo mastas, įvertinant, kokia visuomenės narių dalis galės naudotis projekto įgyvendinimo rezultatu ir kiek šis rezultatas visuomenei naudingas ir reikalingas. Šiam kriterijui įvertinti paprastai naudojami gyventojų apklausų duomenys;

7.3. projekto rinkos (teritorijos) dydis. Tai teritorija, kurioje įgyvendinamas projektas ir naudojamasi projekto rezultatu ir kurios dydis apraše nurodomas skaičiais kaip ploto išraiška, taip pat prireikus gali būti nurodomi gyventojų skaičiaus projekto rinkoje ar (ir) teritorijoje duomenys;

7.4. patalpos, sklypai ir kitas materialusis nekilnojamasis turtas, reikalingas projektui įgyvendinti, jei projekto specifika susijusi su tokių išteklių poreikiu;

7.5. inžinerinių, techninių ir kitų specialiųjų žinių, būtinų projektui sėkmingai įgyvendinti, aprašymas ir informacijos apie šių žinių išteklių turėjimą užtikrinimas;

7.6. ar įstaigoje reikalingi organizaciniai (struktūriniai) pokyčiai, dėl kurių reikia įgyvendinti projektą, ar turi įvykti tokių pokyčių, kurie būtų projekto įgyvendinimo rezultatas;

7.7. darbų, susijusių su projekto įgyvendinimu, saugos užtikrinimas;

7.8. aplinkosaugos reikalavimų laikymosi užtikrinimas;

7.9. projekto biudžeto ir finansavimo šaltinių suderinamumas su VMS biudžetu ir Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų panaudojimo galimybės;

7.10. projekto pelningumo (sąnaudų ir naudos santykio) ir (arba) kokybinių parametrų, apibūdinančių projekto naudingumą visuomenei ir jos gyvenimo kokybei, įvertinimas;

7.11. kviestinių specialistų konsultacijų poreikis ir su juo susijusios išlaidos;

7.12. projekto grėsmių, nesėkmės (neįvykdymo) rizikos veiksnių įvertinimas.

8. Projekto biudžetą rengia projekto vadovas. Projekto biudžetas turi būti numatytas iš anksto (iki pradedant jį įgyvendinti) kaip VMS biudžeto struktūrinė dalis. Projekto vadovas turi suderinti projekto biudžetą su Finansų ir strateginio planavimo departamento direktoriumi. Projekto biudžeto turinys

8.1. struktūruotas (išskaidytas), detalizuojant, kokie bus projekto tiesioginiai, pridėtiniai kaštai ir koks yra reikalingas projekto rizikos fondas;

8.2. biudžeto sudėtinė dalis – pinigų srauto analizė, parengiama padedant Finansų ir strateginio planavimo departamentui.

Finansų ir strateginio planavimo departamento direktorius turi suteikti projekto vadovui pagalbą, susijusią su projekto finansavimu ir finansavimo struktūrizavimu. Finansų ir strateginio planavimo departamento direktorius, pateikdamas projekto derinimo išvadą, turi parengti išvadą dėl projekto finansavimo tikslingumo, projekto finansavimo iš VMS biudžeto galimybių, projekto finansinio modelio, įskaitant finansavimo šaltinių struktūrizavimą, ir šio struktūrizavimo pagrįstumo.

9. Siekiant eliminuoti projekto finansinių nuostolių riziką, taikomi projekto atsiperkamumo (sąnaudų ir naudos santykio) įvertinimo metodai. Projektas laikomas atsipirkusiu, kai kaupiamasis pinigų srautas (angl. NPV (Net present value) tampa teigiamas. Projekto investicinė grąža (angl. ROI (Return on investments) apskaičiuojama kaip diskontuotų pajamų ir sąnaudų skirtumo santykis su diskontuotomis sąnaudomis, naudojant diskonto koeficientą, kuris pinigų kaupiamąjį srautą paverčia ne mažesnį nei lygų nuliui.

10. Per 3 darbo dienas nuo projekto aprašo derinimo išvadų gavimo, aprašas teikiamas vizuoti VMS merui ir (arba) atitinkamą padalinį kuruojančiam mero pavaduotojui. Vizuotas projekto aprašas teikiamas derinti VMSA Investicijų, akcijų, dalių viešosiose įstaigose valdymo ir pirkimų komitetui (toliau – IVPK). VMSA IVPK ne vėliau kaip per 15 darbo dienų nuo projekto aprašo ir projekto derinimo išvadų gavimo protokoliniu nutarimu priima sprendimą dėl projekto vykdymo.

11. Projekto vadovas atsako už santykių su suinteresuotomis šalimis (bendruomenės atstovais, asocijuotų struktūrų atstovais, VMSA struktūriniais padaliniais, VMS įmonėmis ir įstaigomis) valdymą: suinteresuotų šalių identifikavimą, jų interesų nustatymą, galimo jų interesų poveikio stiprumo įvertinimą ir apibrėžimą, komunikavimo plano, bendradarbiaujant su Savivaldybės tarybos ir mero sekretoriato Rinkodaros ir komunikacijos skyriumi, parengimą ir įgyvendinimą. Projekto priežiūros komitetas, atlikdamas projekto eigos įvertinimą, privalo įvertinti, ar suinteresuotos šalys tinkamai informuojamos apie projekto tikslus ir įgyvendinimo eigą, taip pat ar įtraukiamos į sprendimų dėl projekto apimties ir kitų svarbių sprendimų priėmimą.

12. Pradėjus projekte numatytus darbus, projektui pradedama taikyti atsiskaitymo už pasiektą pažangą procedūra. Projekto būklei ir eigai įvertinti rengiami projekto eigos (pažangos) susitikimai. Projekto pažangos susitikimus rengia projekto priežiūros komitetas pagal poreikį, bet ne rečiau kaip kas ketvirtį. Projekto eigos susitikimų metu įvertinama bendra projekto būklė vadovaujantis informacija, gauta projekto vykdymo metu.

13. Kokybės kontrolės tikslas – užtikrinti, kad projekto metu bus sukurti rezultatai, atitinkantys VMS poreikius, siekiant išsaugoti projekto veiklos (pvz., darbo laiko ir išlaidų) ir techninį (pvz., darbo rezultatų) integralumą ir vientisumą bei užtikrinti projekto tikslų ir uždavinių vykdymą.

Kokybė užtikrinama pagal projekto organizacinę struktūrą, kontrolę, ataskaitas, planus, sprendimų įgyvendinimą, kontrolės priemones reglamentuojančias procedūras, standartus, sutartis bei kitas teisės normas.

Kokybės valdymas įgyvendinamas kiekviename projekto etape visų projekte dalyvaujančių šalių pastangomis atliekant tokius veiksmus

visapusį projekto būklės atitikties projekto planui tikrinimą;

potencialių projekto rizikų ir problemų numatymą;

alternatyvių projekto įgyvendinimo būdų numatymą;

nuolatinę atskaitomybę ir peržiūrą visuose projekto etapuose;

kokybės peržiūros, vidinio bei išorinio testavimo procedūras;

naudojimąsi dokumentų standartais ir šablonais;

projekto įgyvendinimo darbo grupių tarpusavio bendravimo skatinimą.

Už kokybės kontrolės vykdymą atsako projekto vadovas, kitų projekto šalių atsakingi asmenys.

14. Projekto komunikavimo valdymas apima procesus, kurie užtikrina efektyvų informacijos kaupimą, perdavimą tinkamai ir laiku, saugojimą ir naudojimą. Į visų klausimų, susijusių su projekto valdymu ir organizavimu, sprendimą bei susipažinimą su galutiniais rezultatais turi būti įtraukiami projekto priežiūros komiteto nariai. Techniniai klausimai sprendžiami įtraukiant tik projekto komandos narius.

15. Projekto rizikos valdymas yra procesas, kurio metu yra nurodomas, analizuojamas, planuojamas bei mažinamas projekto rizikos poveikis. Jis turi mažinti neigiamų aplinkybių pasekmes ir didinti teigiamus aplinkybių rezultatus. Šiuo atveju projekto rizikos valdymas taip pat gali padėti nustatyti projekto galimybes.

Projekto rizikos valdymo tikslai yra

nustatyti projekto riziką;

parengti veiksmų planą, kuris padėtų žymiai sumažinti projekto riziką;

imtis konkrečių veiksmų projekto rizikai išvengti.

16. Visos atsiradusios problemos projekto metu pateikiamos projekto priežiūros komitetui ir atitinkamai dokumentuojamos projekto problemų registravimo formoje.

Kritinė projekto situacija skelbiama tada, kai pastebimi šie požymiai

projekto priežiūros komiteto patvirtintą projekto etapo trukmę numatoma viršyti daugiau kaip 10 proc.;

planuotas ir paskirtas personalas / ištekliai yra neprieinami arba iš dalies prieinami;

planuoti projekto etapo rezultatai negali būti pasiekti.

Jei laiko / biudžeto nukrypimai neviršija nurodytų tolerancijos ribų, planavimui, įgyvendinimui ir kontrolės užtikrinimui atitinkamai taikomos koregavimo priemonės. Jeigu tolerancijos ribos yra peržengtos, apie problemą nedelsiant pranešama Projekto priežiūros komitetui.

Iškilusi problema sprendžiama bendrame Projekto priežiūros komiteto, VMS projekto vadovo ir kitų projekto dalyvių susitikime. Jei problemos sprendimui Projekto priežiūros komiteto įgaliojimai yra nepakankami, pasiūlymas dėl problemos sprendimo perduodamas svarstyti aukštesniam VMS valdymo lygmeniui.

17. Pokyčių valdymo procedūra taikoma bet kokiam pakeitimui arba nukrypimui nuo susitarimo dėl projekto įgyvendinimo arba sutartyje apibrėžto laiko, išteklių ar sąnaudų.

Pokyčio poreikis gali būti inicijuotas VMS arba kitų suinteresuotų šalių, kai tik atsiranda pakeitimų poreikis, kurie daro įtaką sutartyje numatytiems darbams, t. y., darbų grafikams, sąnaudoms, funkcionalumui ir kt.

Pokyčio užsakymo dokumento patvirtinimas reiškia sutikimą su pokyčiu, įskaitant visas su tuo susijusias sąnaudas, funkcionalumo, darbų grafiko pakeitimus.

Visi pokyčiai tvirtinami atskiru projekto priežiūros komiteto nutarimu.

18. Projektas užbaigiamas įsitikinus, kad visi tarpiniai rezultatai pasiekti, projekto tikslai įgyvendinti (paslaugos ir (ar) produktai sukurti) ir nauda visuomenei yra akivaizdi bei tai patvirtina suinteresuotos šalys. Suinteresuotų šalių pritarimas galutinio projekto naudos įvertinimo metu yra būtina sąlyga projekto rezultato atitikčiai tikslui įvertinti. Už projekto užbaigimą atsakingas projekto vadovas turi raštu informuoti projekto priežiūros komitetą apie projekto užbaigimą. Projekto įgyvendinimo kokybei įvertinti gali būti atliekamas auditas.

___________________________________

Vilniaus miesto savivaldybės projektų rengimo ir įgyvendinimo tvarkos aprašo

1 priedas

(Projekto aprašo forma)

___________ tarnybinis raštas Nr. _________

(data)

PROJEKTO ___________________________________________________

(preliminarus projekto pavadinimas)

APRAŠAS

Preliminarus projekto pavadinimas

(Nurodomas inicijuojamo projekto preliminarus pavadinimas)

Projekto iniciatorius

(Nurodomas inicijuojamo projekto savininkas)

Projekto vadovas

(Nurodomas inicijuojamo projekto vadovas (idėjos pateikimo metu siūlomas projekto vadovas)

Projekto tikslas

(Nurodomas projekto tikslas)

Projekto tikslo suderinamumas su Savivaldybės, jai pavaldžios įstaigos ar įmonės strateginiais tikslais

(Pagrindžiama, kaip inicijuojamo projekto tikslas siejasi (atitinka, padeda įgyvendinti ir pan.) su Savivaldybės, jai pavaldžios įstaigos ar įmonės strateginiais tikslais, nurodytais strateginiuose dokumentuose)

Savivaldybės strateginė programa

Tikslas

Veiksmas

Trumpas projekto aprašymas

(Pateikiamas trumpas inicijuojamo projekto aprašymas, nurodant: - poreikius vykdyti projektą; - trumpą konteksto aprašymą; - siekiamą naudą; - projekto rizikos įvertinimą (pavadinimai, tikimybė (didelė, vidutinė, maža) ir reikšmė organizacijai (didelė, vidutinė, maža)

Preliminarūs projekto rezultatai

(Apibrėžiami preliminarūs inicijuojamo projekto rezultatai bei nauda, nurodant: - visuomenės narių dalį, kuri galės naudotis projekto rezultatais, projekto rinkos (teritorijos) dydį ir kt. (naudojami atliktų tyrimų, statistikos, gyventojų apklausų duomenys ir kt.); - projekto pelningumo (sąnaudų ir naudos santykio) ir (arba) kokybinių parametrų, apibūdinančių projekto naudingumą visuomenei ir jos gyvenimo kokybei, įvertinimą)

Projekto alternatyvos

(Nurodoma, ar yra kiti įmanomi būdai spręsti problemą. Trumpai aprašomos inicijuojamo projekto alternatyvos, pavyzdžiui, projekto įgyvendinimo galimybės, negavus finansavimo iš išorinių paramos fondų (ES, Norvegijos finansinių mechanizmų ir kt.), projekto neįgyvendinimo žala Savivaldybės, pavaldžios įstaigos ar įmonės veiklai ir pan.)

1 alternatyvos kaštai

2 alternatyvos kaštai

3 alternatyvos kaštai

Projekto alternatyvios technologijos

(Nurodoma, ar yra alternatyvios technologijos sprendžiant problemą pasirinktu būdu)

Preliminari projekto sąmata

(Nurodomas preliminarus projekto biudžetas (Eur), detalizuojant pagal veiklas)

Projekto finansavimo šaltiniai

(Nurodoma, kokiomis lėšomis (ES, Norvegijos finansinių mechanizmų, Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto ir kt.) bus finansuojamas projektas)

Biudžeto lėšos

Viešosios lėšos (įmonių, įstaigų)

Kitos lėšos (nurodyti)

Preliminari projekto trukmė

(Nurodoma preliminari inicijuojamo projekto trukmė (mėnesių tikslumu)

Pagrindinės projekto veiklos

(Pateikiamas numatomų pagrindinių inicijuojamo projekto veiklų aprašymas, nurodant pavadinimus)

Kiti reikalingi ištekliai

(Nurodomi kiti (išskyrus finansinius) projekto įgyvendinimo ištekliai: - žmogiškieji ištekliai (darbuotojų skaičius) ir kompetencijos („know – how“ – inžinerinių, techninių, energetinių, administracinių ir kitų specialiųjų žinių, būtinų projektui sėkmingai įgyvendinti, aprašymas ir informacijos apie šių žinių išteklių turėjimą užtikrinimas); - materialusis nekilnojamasis turtas (patalpos, žemės sklypai ir kt.) projektui įgyvendinti, jei projekto specifika susijusi su tokių išteklių poreikiu; - kviestinių specialistų konsultacijų poreikis ir su juo susijusios išlaidos; - organizacinių (struktūrinių) pokyčių įstaigoje, kurie yra reikalingi ar kurie būtų projekto įgyvendinimo rezultatas, poreikis)

Rizikos

Institucinės

Taip / ne (jei taip, kokios)

Finansinės

Taip / ne (jei taip, kokios)

Trūkstamos informacijos identifikavimas

(Nurodoma, ar yra informacijos trūkumas: taip / ne (jei taip, kokios trūksta)

Projekto komanda

(Pateikiamas preliminarus inicijuojamo projekto komandos narių sąrašas ir trumpas jų funkcijų, darbų aprašymas)

Suinteresuotų šalių ir jų poreikių aprašymas

(Nustatomos projekte tiesiogiai ir netiesiogiai dalyvaujančios šalys (darbuotojai, vadovybė, viešojo sektoriaus įstaigos ir pan.), jų interesai (dalyvavimo projekte poreikis) ir įsitraukimo lygis (tiesioginis dalyvavimas, poreikis gauti informaciją apie rezultatus ir kt.)

Iniciatorius / projekto vadovas _______________________________________ __________________

(vardas, pavardė) (parašas)