DĖL PRIENŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2020 M. RUGSĖJO 9 D. ĮSAKYMO NR. A3-757 „DĖL PRIENŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO IR KONTROLĖS PROCEDŪRŲ APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO

PRIENŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL PRIENŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2020 M. RUGSĖJO 9 D. ĮSAKYMO NR. A3-757 „DĖL PRIENŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO IR KONTROLĖS PROCEDŪRŲ APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO

2021 m. lapkričio 19 d. Nr. A3-1022

Prienai

1. P a k e i č i u Prienų rajono savivaldybės dokumentų valdymo ir kontrolės procedūrų aprašą, patvirtintą Prienų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. rugsėjo 9 d. įsakymu Nr. A3-757 „Dėl Prienų rajono savivaldybės dokumentų valdymo ir kontrolės procedūrų aprašo patvirtinimo“

1.1. pakeičiu 3 punkte nurodytą sąvoką „Savivaldybės administracijos padaliniai“ ir ją išdėstau taip

„Savivaldybės administracijos padaliniai – struktūriniai padaliniai, į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai ir savivaldybės administracijos filialai – seniūnijos (savivaldybės administracijos struktūriniai teritoriniai padaliniai).“;

1.2. papildau 221 punktu

„221. Įslaptintų dokumentų rengimo, įforminimo, registravimo, gabenimo, siuntimo, gavimo, tvarkymo, dauginimo, sunaikinimo, įslaptintų bylų apskaitos, įslaptintų dokumentų inventorizavimo ir informacijos išslaptinimo tvarką nustato Įslaptintos informacijos administravimo ir išslaptinimo tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. rugpjūčio 13 d. nutarimas Nr. 820 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo įgyvendinimo.“;

1.3. pakeičiu 28 punktą ir jį išdėstau taip

„28. Dokumentai registruojami pagal patvirtintą dokumentacijos planą, teisės aktai (sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.), įstaigos rengiami (protokolai, sutartys, aktai, pažymos ir kt.) siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose DVS registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus.“;

1.4. pakeičiu 33 punktą ir jį išdėstau taip

„33. Savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius, vadovaudamasis teisės aktais, rengia Savivaldybės administracijos ir jos padalinių metų dokumentacijos planą, esant poreikiui, dokumentacijos plano papildymų sąrašus EAIS sistemoje, teikia derinti Kauno regioninio valstybės archyvo direktoriui, suderintus dokumentus teikia tvirtinti Savivaldybės administracijos direktoriui arba jo įgaliotam asmeniui.“;

1.5. pakeičiu 35 punktą ir jį išdėstau taip

„35. Savivaldybėje gautus paštu, kurjerių paštu, elektroniniu paštu, per e. pristatymo sistemą, taip pat piliečių ir kitų asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus) (toliau – gauti dokumentai) priima Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus darbuotojas, kuris yra atsakingas už dokumentų registravimą (toliau – darbuotojas).“;

1.6. pakeičiu 38 punktą ir jį išdėstau taip

„38. Savivaldybės darbuotojas, tiesiogiai gavęs Savivaldybei adresuotą dokumentą, ne vėliau kaip kitą darbo dieną privalo jį pristatyti Bendrojo skyriaus darbuotojui, išskyrus seniūnijose ir Bendrojo skyriaus archyvarui pateikiamus dokumentus. Savivaldybės vadovybės rezoliucijos ir užduotys įvedamos tik užregistravus dokumentus DVS.“;

1.7. pakeičiu 53 punktą ir jį išdėstau taip

„53. Savivaldybės darbuotojai rengia tik vieną dokumento egzempliorių (originalas), išskyrus atvejus, kai keletui adresatų reikia pateikti popierinį dokumentą (atitinkamai tiek egzempliorių ir rengiama). Dokumentai rašomi 12 dydžio „Times New Roman“ šriftu. Prireikus lentelėje, priedų žymoje ar pan. gali būti naudojamas ir mažesnis šrifto dydis. Tarpų tarp dokumento teksto eilučių dydis – 1 arba 1,15. Dokumento lapai numeruojami (numeruojamas antras ir tolesni lapai). Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Jei dokumentas turi priedų, kiekvieno priedo lapai numeruojami atskirai. Trumpai saugomi dokumentai spausdinami abiejose lapo pusėse.“;

1.8. pakeičiu 67 punktą ir jį išdėstau taip

„67. Parengtas siunčiamas dokumentas, kuris bus pasirašomas kvalifikuotu elektoriniu parašu, kartu su priedais (negali būti pridedamas priedas adoc formatu) įkeliamas į DVS ir užpildoma siunčiamo dokumento registracijos kortelė, inicijuojamas suderinimo su tiesioginiu vadovu ir pasirašymo procesas. Jeigu siunčiamas atsakomasis raštas, jis būtinai turi būti susietas su dokumentu, į kurį atsakoma.“;

1.9. pakeičiu 69, 70, 71, 72 ir 73 punktus ir juos išdėstau taip

„69. Siunčiamojo dokumento rengėjas, atsižvelgdamas į dokumento svarbą, privalo informuoti Bendrojo skyriaus darbuotoją, atsakingą už siunčiamųjų dokumentų tvarkymą, kad dokumentas turi būti išsiųstas paštu. Kitu atveju dokumentai siunčiami per DVS – e. pristatymą arba el. paštu.

70. Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovybės pasirašytus siunčiamuosius dokumentus (popierinius) registruoja ir išsiunčia Bendrojo skyriaus darbuotojas, atsakingas už siunčiamųjų dokumentų tvarkymą.

71. Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentus (tarnybinius pavedimus, tarnybinius pranešimus, tarnybinius raštus, prašymus ir kt.) registruoja dokumentų rengėjai arba Bendrojo skyriaus darbuotojas DVS. Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentų gavėjai neregistruoja. Šie dokumentai rengiami tik elektroniniu formatu ir pasirašomi elektroniniu parašu.

72. Padalinių parengtus siunčiamus dokumentus, kuriuos jie įgalioti pasirašyti, registruoja ir siunčia rengėjas.

73. Dokumentai, kurių bylos indeksas pagal dokumentacijos planą papildytas „E“ arba „Mr“ simboliu, rengiami tik elektroniniu formatu. Administracijos darbuotojų parengtas dokumento projektas siunčiamas el. paštu Bendrojo skyriaus darbuotojams, atsakingiems už tos rūšies dokumentų registravimą. Dokumento pasirašymo, derinimo ir užduoties inicijavimo procesą inicijuoja rengėjas arba Bendrojo skyriaus atsakingi už dokumentų registravimą darbuotojai, išskyrus seniūnijų rengiamus vidinius dokumentus.“;

1.10. papildau 871 punktu

„871 Vyriausybės atstovų įstaigai suteikiama prieiga prie mero potvarkių ir Administracijos direktoriaus įsakymų veiklos organizavimo klausimais. Savivaldybės kontrolės ir audito tarnybai prieigos suteikiamos teisės aktų nustatyta tvarka atliekant auditą.“

1.11. pakeičiu 89 punktą ir jį išdėstau taip

„89. Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus darbuotojas gali peržiūrėti visus registruotus dokumentus, rašyti vadovų rezoliucijas ir pavedimus, kontroliuoti vykdymo terminus.“;

1.12. pakeičiu 102, 103 ir 104 punktus ir juos išdėstau taip

„102. Bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, pasibaigus kalendoriniams metams užbaigiamos ir sutvarkomos Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodyta tvarka.

103. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas Savivaldybės darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti kitam padalinio darbuotojui visas turimas bylas (dokumentus). Bylų (dokumentų) perdavimas įforminamas aktu (7 priedas), suderintu su padalinio vadovu, kurį pasirašo perduodantis ir priimantis darbuotojai.

104. Savivaldybės administracijos padaliniuose esantys dokumentai, pasibaigus kalendoriniams metams sutvarkyti ir parengti pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, perduodami saugoti Savivaldybės administracijos archyvui pagal aktą (7 priedas), kurį, suderintą su padalinio vadovu, pasirašo perduodantis ir priimantis darbuotojai.“;

1.13. pakeičiu 106 punktą ir jį išdėstau taip

„106. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus, suderintus Kauno regioninio valstybės archyvo direktoriaus, tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo (seniūnijose – seniūnai). Bylų (dokumentų) naikinimo aktai rengiami, derinami ir tvirtinami per EAIS. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas tvirtinamas, kai tų metų nuolat ir ilgai saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į aprašus. Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.“;

1.14. pakeičiu 108 punktą ir jį išdėstau taip

„108. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos įrašomos į apyrašus, trumpai saugomos bylos į trumpai saugomų bylų sąrašus. Bylų apyrašai ir sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo. Trumpai saugomos bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose arba Bendrojo skyriaus archyve, kol pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas, po to nustatyta tvarka naikinamos.“;

1.15. pakeičiu 110 punktą ir jį išdėstau taip

„110. Ilgai ir nuolat saugomų bylų apskaita vedama atskiruose bylų apyrašuose. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, bylų apyrašai nustatomi:“;

1.16. pakeičiu 112.6 papunktį ir jį išdėstau taip

„112.6. užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto: bylos indeksas, bylos antraštė, chronologinės ribos, lapų skaičius;“.

N u r o d a u

2.1. Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vyriausiajai specialistei Dianai Martusevičienei

2.1.1. su šiuo įsakymu supažindinti Savivaldybės administracijos skyrių ir seniūnijų vadovus;

2.1.2. šį įsakymą paskelbti Savivaldybės interneto svetainėje ir Teisės aktų registre.

2.2. Savivaldybės administracijos skyrių ir seniūnijų vadovams su šiuo įsakymu supažindinti pavaldžius darbuotojus.

Administracijos direktorė Jūratė Zailskienė