Arrêté du 10 décembre 2024 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif au suivi du temps de travail et des absences des personnels dans les établissements du service du commissariat des armées et les formations soutenues par leurs soins dénommé « GAETAN »

Il est créé au ministère de la défense un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Gestion Automatisée et Eligible du Temps de travail et des Absences Nominatives (GAETAN) » dont le responsable est le directeur central du service du commissariat des armées.

Ce traitement a pour finalité la gestion du temps de travail et des absences des personnels militaires et civils relevant des établissements du service du commissariat des armées et des formations soutenues par les groupements de soutien.

Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives

1° A l'identification des personnes ;

2° A la vie personnelle ;

3° A la vie professionnelle.

Elles sont précisées dans l'annexe au présent arrêté.

Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement sont conservées pendant cinq ans en base active.

I. - Peuvent accéder, aux fins de consultation et de modification aux données à caractère personnel et aux informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître

1° Les agents des services d'administration des ressources humaines du personnel relevant de leur périmètre ;

2° Les supérieurs hiérarchiques du personnel relevant de leur périmètre.

II. - Peuvent être destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel et des informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître les personnels des services chargés d'établir la solde et la paye.

Dans le cadre de la finalité définie à l'article 1er et dans la limite des informations nécessaires, le traitement « GAETAN » peut être mis en relation avec le traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SOURCE WEB ».

Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'opération. Ces informations sont conservées pendant une durée d'un an maximum, avant, le cas échéant, archivage intermédiaire pour une durée ne pouvant excéder cinq ans.

L'information des personnes concernées est assurée dans les conditions prévues par l'article 13 et l'article 14 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé par des mentions d'informations dédiées dans l'outil GAETAN et sur le site intradef du service du commissariat des armées.

Les droits d'accès, de rectification, de limitation et d'opposition prévus aux articles 15, 16, 18 et 21 du même règlement s'exercent auprès du représentant du responsable de traitement de la direction centrale du service du commissariat par voie électronique à l'adresse suivante : sca.rrt.fct@intradef.gouv.fr

Les droits d'effacement et de portabilité prévus aux articles 17 et 20 du même règlement ne s'appliquent pas dans le cadre de la mise en œuvre de ce traitement.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.

ANNEXE

LISTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET INFORMATIONS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT DÉNOMMÉ « GAETAN »

I. - Identification des personnes

1° Civilité ;

2° Nom(s) et prénom(s) ;

3° Sexe ;

4° Date et lieu de naissance ;

5° Adresses personnelle et professionnelle ;

6° Numéros de téléphone personnel et professionnel ;

7° Coordonnées du point de contact (POC) en cas d'urgence ;

8° Adresse mail professionnelle ;

9° Identifiant défense ;

10° Numéro d'identification SAP ;

11° Référence CIMS.

II. - Vie personnelle

1° Situation matrimoniale ;

2° Date de mariage ;

3° Données relatives aux enfants

a) Nom ;

b) Prénom ;

c) Date de naissance ;

d) Age ;

e) Handicap (oui/non).

III. - Vie professionnelle

1° Armée, corps, grade ;

2° Position administrative et statutaire ;

3° Affectation administrative ;

4° Positions statutaires et postes successifs occupés ;

5° Permissions, absences, autres congés et motifs ;

6° Ancienneté ;

7° Cessation de fonctions ;

8° Matricule Paie ;

9° Matricule Etablissement ;

10° Données relatives au badgeage (date, heure et lieu).