Arrêté du 26 septembre 2024 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à l'identification et l'authentification des personnes physiques au sein du ministère de la défense dénommé « Identité numérique et autorisations »

Il est créé au ministère de la défense un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé " Identité numérique et autorisations " dont le responsable est le commissaire au numérique de défense. Ce traitement a pour finalité d'assurer d'une part l'identification et l'authentification des agents du ministère de la défense et des personnes extérieures ayant un lien avec le ministère et d'autre part, l'automatisation de la gestion des accès aux systèmes d'information de ce ministère.

Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives à

1° L'identification des personnes ;

2° La vie professionnelle.

Elles sont précisées dans le document annexé au présent arrêté.

I. - Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement sont conservées, pour les agents du ministère

1° Pour les données mentionnées du 1° au 4° du I de l'annexe du présent arrêté, jusqu'à la rupture de tout lien au service puis sont versées en base d'archives intermédiaires pendant une durée de vingt ans ;

2° Pour les données mentionnées au 5° et 6° du I de l'annexe du présent arrêté, jusqu'à la fin de la deuxième année suivant la dernière opération de la personne concernée dans les systèmes d'information du ministère des armées puis versées en base d'archives intermédiaires pendant une durée de six ans ;

3° Pour les données mentionnées du 7° au 9° du I et du 1° au 4° du II de l'annexe du présent arrêté, jusqu'à la notification par les systèmes d'information des ressources humaines d'une modification ;

4° Pour la donnée mentionnée au 5° du II de l'annexe du présent arrêté, dans la limite de deux ans à compter soit de la dernière utilisation soit de l'expiration de la date de validité de l'identifiant.

II. - Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement sont conservées, pour les personnes autres que les agents du ministère de la défense disposant d'un compte intradef

1° Pour les données mentionnées du 1° au 6° du I de l'annexe du présent arrêté, jusqu'à la fin de la deuxième année suivant la dernière opération de la personne concernée dans les systèmes d'information du ministère de la défense puis versées en base d'archives intermédiaires pendant une durée de six ans ;

2° Pour la donnée mentionnée au 5° du II de l'annexe du présent arrêté, jusqu'à deux ans à compter de la dernière utilisation ou jusqu'à deux ans à compter de l'expiration de la date de validité de l'identifiant.

III. - Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement mentionnées du 1° au 6° du I de l'annexe du présent arrêté sont conservées, pour les personnes autres que les agents du ministère de la défense ne disposant pas d'un compte intradef, jusqu'à la fin de la deuxième année suivant la dernière opération de la personne concernée dans les systèmes d'information du ministère de la défense puis versées en base d'archives intermédiaires pendant une durée de six ans.

I. - Peuvent accéder, aux fins de consultation et de modification, aux données à caractère personnel et aux informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaitre : 1° Les agents du centre d'appui aux systèmes d'information de la défense du commissariat au numérique de défense ; 2° Les agents des états-majors, directions et services du ministère chargés de la gestion de l'annuaire du ministère. II. - Peuvent accéder, aux fins de consultation et de modification des données mentionnées au 2° de l'article 2, les personnes concernées par le traitement. Elles peuvent accéder, aux seules fins de consultation, à tout ou partie des données à caractère personnel et informations contenues dans le traitement. III. - Sont destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel et des informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, les gestionnaires des ressources humaines des systèmes d'information de ressources humaines dans le cadre de la gestion administrative.

Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'opération. Ces informations sont conservées pendant une durée d'un an maximum, avant, le cas échéant, archivage intermédiaire pour une durée ne pouvant excéder cinq ans.

L'information des personnes concernées est assurée dans les conditions prévues par l'article 14 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé par le biais de mentions légales sur le site internet du responsable de traitement et sur le portail intranet du ministère de la défense ainsi que d'un formulaire mis à la disposition de l'agent. Les droits d'accès, de rectification, de limitation et d'opposition prévus aux articles 15, 16, 18 et 21 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé s'exercent auprès du commissariat au numérique de défense, 60, boulevard du Général-Martial-Valin, CS 21623,75509 Paris Cedex 15, ou par courriel à l'adresse suivante : cnd.rrt.fct@intradef.gouv.fr Les droits d'effacement et de portabilité prévus aux articles 17 et 20 du même règlement ne s'appliquent pas dans le cadre de la mise en œuvre de ce traitement.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.

ANNEXE

LISTE DES DONNÉES TRAITÉES

I. - Données relatives à l'identification des personnes

1° Civilité ;

2° Nom et prénom(s), nom et prénom(s) d'usage ;

3° Date et lieu de naissance ;

4° Alias technique unique ;

5° Numéro de téléphone personnel ;

6° Adresse électronique personnelle ;

7° Adresse électronique professionnelle ;

8° Numéro de téléphone professionnel ;

9° Photographie de l'agent.

II. - Données relatives à la vie professionnelle

1° Armée, corps, grade ;

2° Affectation administrative dont : pays, ville, site, type de site, casernement, unité, numéro de bureau ;

3° Fonction ;

4° Poste ;

5° Identifiants rattachés à la carte CIMS, certificats.