Arrêté du 26 février 1979 relatif au fonctionnement des caisses autonomes mutualistes

Les opérations des caisses autonomes mutualistes s'effectuent sous la responsabilité du conseil d'administration de la société mutualiste, de l'union ou fédération gestionnaire.

La commission de contrôle du groupement gestionnaire vérifie la comptabilité ainsi que les fonds de la caisse autonome, fournit un rapport écrit concernant les opérations effectuées au cours de l'année écoulée et la situation de l'organisme en fin d'année, avant que l'inventaire ne soit transmis au ministre chargé de la mutualité.

Le rapport est joint à l'inventaire. Il est, d'autre part, présenté à l'assemblée générale du groupement gestionnaire et annexé au procès-verbal de la délibération de cette assemblée.

Le conseil d'administration de chaque caisse autonome peut déléguer une partie de ses pouvoirs à des agents placés sous son contrôle, et notamment charger un comptable de l'exécution des opérations financières, du maniement des fonds de la caisse autonome et de la tenue de la comptabilité. Lorsque le conseil d'administration a délégué une partie de ses pouvoirs à un directeur, le comptable est placé sous l'autorité administrative de ce dernier. Lorsque le conseil d'administration a chargé un caissier du maniement des espèces, ce dernier est placé sous l'autorité du comptable.

Par. 1er. Les comptables sont astreints à fournir un cautionnement réalisé soit en numéraire, soit en rentes sur l'Etat, soit par affiliation à une société française de cautionnement mutuel agréée à cet effet par un arrêté des ministres chargés de la mutualité et du budget. Ces divers modes de réalisation ne peuvent être employés simultanément.

Par. 2. Les cautionnements en numéraire ou en rentes doivent être déposés à la caisse des dépôts et consignations dans les conditions déterminées pour les consignations judiciaires et administratives.

Lorsque le cautionnement est constitué au moyen d'inscriptions nominatives directes des différents fonds de la dette publique, il doit faire l'objet d'une déclaration d'affectation souscrite sur papier timbré par le titulaire des rentes. Cette déclaration est transmise en même temps que les extraits d'inscription à la caisse des dépôts et consignations.

Le capital nominal des rentes est évalué au premier cours coté le jour de la nomination de l'intéressé.

Lorsqu'une rente consignée appartient à une série appelée au remboursement, le propriétaire de la rente fait connaître à la caisse des dépôts et consignations en quel fonds il désire que la portion du cautionnement remboursée soit reconstituée. S'il s'agit d'une rente nominative, la nouvelle rente achetée en remploi donne lieu à la souscription d'un acte d'affectation.

Le comptable est responsable vis-à-vis du conseil d'administration des opérations qui lui sont confiées. Lorsqu'il fait effectuer des travaux par d'autres agents placés sous ses ordres, et notamment un caissier, il peut faire prendre, en accord avec le conseil d'administration, toutes garanties utiles en ce qui concerne les opérations des agents travaillant sous sa responsabilité et notamment exiger d'eux la constitution d'un cautionnement.

Toutefois, la responsabilité du comptable ne peut être réduite que dans la mesure où les opérations des agents susvisés sont garanties par le cautionnement ainsi constitué.

Le montant du cautionnement est fixé par le conseil d'administration à raison de 5 p. 1000 des cotisations perçues au cours de l'année précédente et ne peut être inférieur à 500 F ni supérieur à 250.000 F.

Il devra être procédé à la revision dudit cautionnement lorsque, pendant deux ans consécutifs, il aura été reconnu inférieur du quart au moins à celui qui résulterait de l'application des dispositions de l'alinéa précédent ou, lorsque pendant un an, il aura été reconnu inférieur de moitié à celui résultant de ces dispositions.

Le conseil d'administration ne peut délivrer un certificat de quitus au comptable, lors de la cessation des fonctions de cet agent, qu'après une vérification complète de sa gestion, effectuée par un fonctionnaire dépendant soit du ministre chargé de la mutualité, soit du ministre du budget.

En cas de fusion ou de dissolution d'une caisse, le conseil d'administration ne peut donner quitus au comptable avant que n'ait été opéré le transfert des engagements à une autre caisse autonome ou à la caisse nationale de prévoyance.

La comptabilité des caisses autonomes comprend, d'une part, les documents qui décrivent les opérations financières et qui constituent la comptabilité financière et, d'autre part, les documents destinés à dégager la situation actuarielle de l'organisme, à fixer les bases de ses tarifs et à préciser les droits de chacun des adhérents et qui constituent la comptabilité technique.

La comptabilité financière est tenue en partie double au moyen des livres suivants

1° Un journal grand livre qui peut être remplacé par des journaux auxiliaires centralisés au journal général. Le grand livre peut être tenu sur des feuillets mobiles ;

2° Des carnets à souches foliotés et portant le visa du président du conseil d'administration. Ces carnets servent à l'établissement de quittances pour tous les encaissements ;

3° Un répertoire des biens appartenant à la caisse, qui doit faire apparaître toutes indications permettant de suivre l'emploi des fonds placés. Ce livre peut être constitué par des fiches mobiles ;

4° Un livre des balances (au moins trimestrielles) ;

5° Un livre des inventaires donnant les résultats des inventaires annuels. A cet effet, les caisses autonomes réunissent en brochure les documents ayant servi à établir l'inventaire et les comptes de fin d'année, ainsi que toutes pièces contenant les éléments de référence permettant de retrouver immédiatement dans la comptabilité les indications portées sur ces documents.

Les livres obligatoires sont foliotés et portent mention du nombre de folios ainsi que le visa du président du conseil d'administration.

Pour la tenue de leur comptabilité, les caisses autonomes mutualistes doivent utiliser la nomenclature générale de comptes annexée au présent arrêté.

Les comptes de provisions techniques des caisses autonomes qui pratiquent l'assurance annuelle en cas de décès, d'invalidité ou d'accident comportent notamment les comptes divisionnaires suivants

Cotisations pour risques en cours ;

Prestations à payer ;

Capitaux de couverture des rentes en cours de jouissance.

La provision pour risques en cours prévue par l'article 26 du décret du 3 août 1946 modifié est déterminée en tenant compte du mode d'encaissement des cotisations.

La provision pour prestations à payer prévue par l'article 25 du décret précité est calculée en évaluant dossier par dossier le montant des sommes éventuellement dues.

Le prélèvement opéré sur la réserve de capitalisation pour compenser l'écart qui pourrait apparaître entre le taux des tarifs appliqués au cours d'une année et le taux de rendement des placements afférents à cet exercice est égal à la différence entre les intérêts des provisions mathématiques au 31 décembre précédent, calculés au taux du tarif appliqué par la caisse et les revenus nets perçus au cours de l'exercice.

Pour le calcul du taux de rendement visé au paragraphe 3 de l'article 13 du décret du 3 août 1946 modifié, les immeubles sont évalués en tant qu'éléments composant l'actif de la caisse soit à leur prix de revient s'il n'a pas été fait de prélèvement pour insuffisance d'actif sur la réserve de capitalisation, soit à leur prix de revient augmenté de la part de la réserve de capitalisation provenant de la réévaluation des immeubles qui a servi à amortir le déficit.

Les excédents d'actif, après constitution du fonds de réserve prévu à l'article 7 du décret du 3 août 1946 modifié peuvent être affectés dans les conditions fixées par l'assemblée générale, sous réserve de l'approbation du ministre chargé de la mutualité

Soit à une majoration des prestations servies ou des engagements pris par la caisse autonome. La part des excédents d'actif consacrée à l'augmentation des engagements est versée aux provisions techniques ;

Soit à un service d'allocations remboursables, ouvert aux membres participants de la caisse autonome, en vue de leur permettre d'acquérir, de construire ou d'améliorer leur habitation.

Les excédents d'actif affectés au service susvisé sont mis à la disposition du groupement gestionnaire de la caisse autonome et font retour à celle-ci au fur et à mesure des remboursements effectués par les bénéficiaires.

L'attribution des allocations visées au présent article est subordonnée à la souscription, auprès d'une caisse autonome mutualiste ou de la caisse nationale de prévoyance d'une assurance garantissant, en cas de décès ou d'invalidité des bénéficiaires, le remboursement des capitaux restant dus au groupement gestionnaire de la caisse autonome.

Les pièces justificatives des recettes et des dépenses sont conservées et classées par ordre chronologique.

Les pièces et la correspondance sont conservées par la caisse pendant un délai de cinq ans. A l'expiration de ce délai, la production d'une pièce justificative ne peut être refusée que si sa destruction résulte d'un procès-verbal signé par un administrateur ou par un comptable.

Les caisses autonomes présentent, à toute réquisition des fonctionnaires habilités pour exercer les contrôles prévus à l'article 25 du code de la mutualité, les livres comptables, les fonds de valeurs détenus par l'organisme contrôlé, la correspondance et les pièces de toute nature intéressant ledit organisme.

Chaque caisse autonome mutualiste doit confondre en une seule caisse tous les fonds qu'elle détient.

Toutefois, lorsque le caissier gère à la fois les fonds d'une caisse autonome et d'autres fonds, il est tenu, soit d'avoir une caisse espèces spéciale pour la caisse autonome, soit d'établir un livre de caisse espèces retraçant jour par jour l'ensemble des opérations de maniement d'espèces qu'il effectue pour le compte des divers organismes ou établissements dont il est caissier.

Les caisses autonomes mettent à la disposition des sociétés mutualistes affiliées une provision dont le montant est fixé par leur conseil d'administration et qui est établie en fonction des paiements et des encaissements effectués par les sociétés mutualistes pour le compte de la caisse.

Les sociétés mutualistes qui effectuent des opérations pour le compte d'une caisse autonome lui adressent périodiquement un relevé détaillé des recettes et des dépenses effectuées pour son compte en y joignant les pièces justificatives. La caisse autonome vérifie ces relevés et procède à la réinscription des recettes et des dépenses dans chacun des comptes et livres où elles doivent figurer par application des dispositions du présent arrêté.

Par. 1er. La comptabilité technique des caisses autonomes mutualistes comprend notamment

1° Un répertoire des adhérents constitué à l'aide de fiches mobiles établies au nom de chaque membre et indiquant la société à laquelle il appartient.

Ce répertoire doit permettre de suivre les droits des adhérents eu égard aux cotisations versées.

2° a) Pour les caisses autonomes de retraites, un livre d'enregistrement des retraites ou allocations où sont portées, par ordre chronologique, toutes indications relatives aux droits liquidés ou éventuels des adhérents.

b) Pour les caisses autonomes pratiquant l'assurance en cas de vie, de décès ou d'accidents, un livre d'enregistrement des sinistres ou règlements où sont inscrits, par ordre chronologique, toutes indications permettant de suivre les événements susceptibles d'entraîner des obligations pour la caisse, ainsi que les paiements effectués pour leur règlement.

3° Un répertoire des retraites, rentes ou allocations en cours de jouissance établi sur des fiches mobiles ouvertes au nom de chaque titulaire et permettant de suivre le paiement des arrérages à chaque échéance.

4° Un répertoire des oppositions tenu par ordre chronologique, sur lequel il est fait mention des oppositions formulées des arrérages retenus et réglés aux créanciers.

Par. 2. Les caisses utilisant des moyens informatiques pour la tenue de la comptabilité technique doivent être en mesure de produire par ces moyens les fiches ou les informations permettant l'établissement des répertoires et des états correspondant aux livres d'enregistrement prévus au paragraphe 1er ci-dessus.

Les caisses autonomes remettent à chaque titulaire d'une retraite, rente ou allocation une pièce établissant ses droits.

Le paiement est effectué dans les conditions fixées par le règlement de chaque caisse soit sur présentation de cette pièce à la caisse autonome ou à la société mutualiste chargée du paiement, soit directement par chèque ou mandat.

Les caisses autonomes établissent chaque année un inventaire donnant la situation active et passive de la caisse et qui doit être soumis, avant le 1er juillet de l'année suivante, à l'examen du ministre chargé de la mutualité.

Cet inventaire annuel fait l'objet d'une vérification de la conformité des écritures par les inspecteurs des directions régionales des affaires sanitaires et sociales.

Les états de synthèse annuels (bilan, compte de résultats et annexe) doivent être établis conformément aux modèles annexés au présent arrêté.

L'arrêté du 16 août 1946, modifié par les arrêtés des 3 mars 1953 et 26 mars 1964, relatif à la comptabilité des caisses autonomes mutualistes, à l'établissement des inventaires et au cautionnement des agents comptables est abrogé.

Le directeur de la sécurité sociale est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.