Henkilötietojärjestelmä ja rekisterinpitäjät

Työvoimapalvelujen henkilötietojärjestelmä on automaattisen tietojenkäsittelyn avulla pidettävä yhtenäinen tietojärjestelmä, joka muodostuu työvoimapalveluja käyttävän henkilöasiakkaan ammatillisen kehityksen ja työhön sijoittumisen edistämiseksi pidettävistä henkilörekistereistä.

Tietojärjestelmään kuuluvat työvoimatoimistojen pitämät työnvälitysrekisterit, ammatinvalinnanohjausrekisterit, työvoimapoliittisen aikuiskoulutuksen rekisterit sekä ammatillisen kuntoutuksen rekisterit.

Henkilörekistereihin voi kuulua myös manuaalisesti pidettyjä kortistoja sekä asiakirjoja samoin kuin muuten yhtenäisestä tietojärjestelmästä erillään pidettäviä tiedostoja.

Tietojärjestelmään kuuluviin työvoimatoimistojen pitämiin henkilörekistereihin voidaan henkilöasiakkaasta tallettaa asiakaspalvelua varten seuraavat perustiedot

sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite ja kotipaikka;

äidinkieli, muu kielitaito, kansalaisuus ja oikeustoimikelpoisuus; sekä

tiedot koulutuksesta, tutkinnoista ja työkokemuksesta.

Perustietojen lisäksi työvoimapalvelulain (1005/93) 19 §:n 1 momentissa tarkoitettuihin eri rekistereihin talletetaan myös muita tehtävien hoitamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja sen mukaan kuin 3 §:ssä säädetään.

Työnvälitysrekisteriin voidaan henkilöasiakkaasta tallettaa

tiedot tutkinnoista sekä tarpeellisin osin niiden sisällöistä ja arvosanoista, työhistoriasta työtodistuksista ilmenevine tietoineen, asevelvollisuuden suorittamisesta, erityisosaamisesta sekä työ- ja koulutustoiveista;

työntekijäaseman ja työn vastaanottamisen kannalta välttämättömät terveydentilaa koskevat tiedot;

työnhaun kannalta välttämättömät tiedot perhesuhteista; sekä

muut työnvälityksen, koulutukseen ohjaamisen ja työttömyysturvalain (602/84) mukaisen lausunnon antamisen kannalta välttämättömät tiedot, kuten tiedot asiakkaan työnhausta, työllistymis- ja koulutussuunnitelmista, ajankohtaisesta tilanteesta ja asiakasta koskevista lausunnoista.

Ammatinvalinnanohjausrekisteriin voidaan henkilöasiakkaasta tallettaa

työnvälitysrekisteriin talletettavat tiedot;

asiakkaan aikomukset ja suunnitelmat;

tutkimustulokset ja lausunnot;

soveltuvuutta, elämäntilannetta ja terveydentilaa koskevat tiedot; sekä

ammatillinen tai koulutussuunnitelma ja tiedot siitä, mitä asiakkaalle on suositeltu.

Työvoimapoliittisen aikuiskoulutuksen rekisteriin voidaan henkilöasiakkaasta tallettaa

työnvälitysrekisteriin talletettavat tiedot; sekä

lausunnot koulutukseen soveltuvuudesta ja koulutustarpeesta.

Ammatillisen kuntoutuksen rekisteriin voidaan henkilöasiakkaasta tallettaa

työnvälitysrekisteriin ja ammatinvalinnanohjausrekisteriin talletettavat tiedot; sekä

asiakkaan terveydentilaa, vajaakuntoisuutta, kuntoutustutkimuksia, työkokeilutuloksia ja kuntoutussuosituksia koskevat tiedot.

Talletettaessa henkilötietoja rekistereihin niihin tulee merkitä tietolähteet sekä tiedon merkitsijä, silloin kun tieto saadaan muutoin kuin asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevien tietojen oikeellisuus. Tarkastusoikeudesta ja virheen oikaisusta on voimassa, mitä henkilörekisterilaissa (471/87) säädetään.

Tietojärjestelmästä tulee viipymättä poistaa vanhentuneet ja käyttötarkoituksen kannalta tarpeettomat tiedot.

Yli kaksi vuotta vanhat henkilöasiakasta koskevat työvoimapoliittiset lausunnot samoin kuin työhön- ja sijoitusosoitukset sekä yhteydenotto- ja työllisyyden muutostiedot hävitetään tietojärjestelmästä. Kun työnhakijan viimeisimmästä työnhakujakson päättymisestä on kulunut kaksi vuotta hävitetään tilannearviotiedot. Kaikki työnhakijatiedot hävitetään, kun viimeisimmästä työnhakujakson päättymisestä on kulunut viisi vuotta.

Arkistolain (184/81) ja -asetuksen (1012/82) mukaiset arkistoitavat tiedot siirretään arkistoitavaksi.

Rekisteritoiminnassa tulee huolehtia siitä, että henkilötietoja kerättäessä, talletettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa ei perusteettomasti loukata yksityisyyden suojaa.

Tietojärjestelmä ja sen sisältämät tiedot ja asiakirjat on suojattava henkilörekisterilain mukaisesti.

Käyttöoikeudet eri henkilörekisterien tietoihin voidaan myöntää henkilörekisterilaki ja salassapitosäännökset huomioon ottaen vain kyseisiä tietoja työvoimapalvelutehtävien hoitamisessa tarvitseville virkailijoille siinä laajuudessa kuin heidän hoitamansa tehtävät edellyttävät.

Työvoimapalvelujen järjestämisen yhteydessä kertyvät ja tietojärjestelmään sisällytettävät tiedot työnantaja-asiakkaan liiketoiminnasta samoin kuin tämän henkilöstösuunnitelmiin liittyvät salaiset tiedot käsitellään luottamuksellisina.

Henkilöasiakkaalta pyydetään työministeriön määräämällä tavalla työvoimapalvelulain 19 §:n 2 momentissa tarkoitettu kirjallinen suostumus lain 20 §:n 2 momentin mukaan salassapidettävien tietojen luovuttamiseen työvoimatoimistojen välillä, kun hänet rekisteröidään työvoimapalveluasetuksen mukaisesti henkilöasiakkaaksi. Merkintä kirjallisesta suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä tehdään työvoimatoimiston asiakasrekisteriin.

Henkilöasiakkaalta pyydetään suostumus työpaikan täyttämistä varten tarpeellisten tietojen luovuttamisesta työnantaja-asiakkaalle siinä vaiheessa, kun hänet rekisteröidään työvoimapalveluasetuksen (1251/93) 14 §:n mukaisesti henkilöasiakkaaksi. Merkintä kirjallisesta suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä tehdään työvoimatoimiston asiakasrekisteriin.

Tarpeellisia tietoja voivat ainoastaan olla 2 §:n 1 momentissa tarkoitetut tiedot henkilötunnusta lukuun ottamatta sekä 3 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut tiedot.

Henkilöasiakkaiden työllistämiseksi voidaan heidän nimenomaisella suostumuksellaan valmistaa työnantaja-asiakkaita varten itsepalvelutiedostoja, yleisesitteitä ja luetteloita. Näissä voidaan ilmoittaa henkilöasiakkaan nimi sekä 3 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitetut tiedot.

Työministeriö voi maksua vastaan tehdä sopimuksia tietojärjestelmään sisältyvien henkilötietojen erityistiedostojen valmistamisesta, ajan tasalla pitämisestä ja luovuttamisesta sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka tuottavat työnvälityspalveluja. Edellytyksenä on, että henkilöasiakkaat ovat antaneet tähän nimenomaisen suostumuksen ja että tiedostot sisältävät vain 9 §:ssä tarkoitettuja tietoja.

Edellä 1 momentissa tarkoitetun tietojärjestelmän maksullisuudesta on voimassa, mitä työvoimapalvelulain 15 §:n 2 momentissa säädetään.

Työministeriö voi antaa tarkempia määräyksiä ja ohjeita tämän asetuksen täytäntöönpanosta.

Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1994.