Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpitolaissa tarkoitetusta mikrokuvauksesta ja optiselle tietovälineelle siirrosta

Kirjanpitovelvollisen, joka kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla kuvaa kirjanpitoaineistoa mikrofilmille tai siirtää sitä optiselle tietovälineelle tulee noudattaa tämän päätöksen määräyksiä.

Kirjanpitovelvollinen saa ilman kirjanpitolautakunnan lupaa säilyttää tositteet ja liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon sekä muun kuin kirjanpitolain 25§:n 1 momentissa mainitun kirjanpitoaineiston mikrofilmille kuvattuna tai optiselle tietovälineelle siirrettynä vain, mikäli tositeaineiston määrä on enemmän kuin 10 000 tositetta vuodessa. Samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä tämä on sallittua myös, mikäli koko konsernin tositeaineiston määrä on yhteensä enemmän kuin 10 000 tositetta vuodessa.

Kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle, jonka tositeaineiston määrä on enintään 10 000 tositetta vuodessa, luvan säilyttää kirjanpitolain 25§:n 3 momentissa tarkoitetun kirjanpitoaineiston mikrofilmille kuvattuna, optiselle tietovälineelle siirrettynä tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Kirjanpitolain 8 a§:n mukaisesti kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Mikrokuvauksessa ja optiselle tietovälineelle siirrossa on käytettävä luotettaviksi tunnettuja laitteita.

Mikrokuvauksessa on käytettävä erottuvuudeltaan, kopioitavuudeltaan ja säilyvyydeltään arkistokelpoisia filmejä.

Mikrokuvauksella ja optiselle tietovälineelle siirrolla on oltava vastuuhenkilö, jolla on riittävä kirjanpidon sekä kirjanpitovelvollisen käyttämästä menetelmästä riippuen mikrokuvauksen tai optisen tallennuksen tuntemus.

Kirjanpitovelvollisella on oltava käyttämästään mikrokuvausmenetelmästä ja optiselle tietovälineelle siirtomenetelmästä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta vastaava selvitys, joka on säilytettävä kuten mainittu menetelmäkuvaus.

Filmirullan, mikrokortin, optisen levyn tai muun vastaavan tietovälinekokonaisuuden alkuun on kuvattava tai tietovälineeseen on liitettävä otsake, josta laitteita käyttämättä voidaan lukea riittävät tunnistetiedot. Tietovälineen on oltava niiden avulla yksilöitävissä ja verrattavissa jäljempänä 9§:ssä tarkoitetun pöytäkirjan sisältöön.

Mikrokuvauksesta ja optiselle tietovälineelle siirrosta on pidettävä pöytäkirjaa, josta filmirullan, mikrokortin, optisen levyn tai muun vastaavan tietovälinekokonaisuuden tarkkuudella käy ilmi

mikrokuvatun tai optiselle tietovälineelle siirretyn kirjanpitoaineiston yksilöinti tositenumeroiden tai täsmällisten aikarajojen avulla,

kuvaus- tai siirtoajankohta,

kuvauksen tai siirron suorittaja,

kuvauksen tai siirron tarkastus,

mahdolliset jäljempänä 14§:ssä tarkoitetut toimenpiteet.

Pöytäkirja on säilytettävä selväkielisessä kirjallisessa muodossa yhtä kauan kuin filmillä tai optisella tietovälineellä oleva aineisto.

Mikrokuvaus ja optiselle tietovälineelle siirto on suoritettava niin huolellisesti, että koko alkuperäinen kirjanpitoaineisto liitteet mukaan lukien tulee kuvatuksi tai siirretyksi.

Alkuperäinen kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tilinavausta ja tilinpäätöstä koskevat alkuperäiset tositteet ja niiden liitteet on kuitenkin säilytettävä kirjanpitolain 25§:n 2 momentin mukaisesti vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Alkuperäisen kirjanpitoaineiston hävittämisestä on pidettävä päiväkirjaa, josta käy ilmi,

-mitä aineistoa on hävitetty, sekä

-hävittämisajankohta.

Mainittu päiväkirja on säilytettävä yhtä kauan kuin mikrokuvattu tai optiselle tietovälineelle siirretty aineisto.

Mikrokuvattu tai optiselle tietovälineelle siirretty aineisto on säilytettävä kirjanpitolain 25§:n 1-2 momentin mukaisesti.

Optiselle tietovälineelle siirretyn aineiston tulee olla saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon kirjanpitolain vaatimana koko säilytysaikana ja kirjanpitolain vaatimassa järjestyksessä (kirjausjärjestys, aika- tai asiajärjestys tms). Tarvittaessa on suoritettava varmuuskopiointi, tietovälineen kunto on määräajoin tarkistettava, tiedostot on muunnettava laitteistovaihdoksien yhteydessä tai tiedot on tulostettava muuhun kirjanpitolain sallimaan muotoon (paperille, filmille tms).

Kirjanpitovelvollisella on oltava käytettävissään luotettaviksi tunnettuja laitteita ja ohjelmistoja, joiden avulla mikrofilmillä, optisella levyllä tai muulla vastaavalla tietovälineellä oleva aineisto on vaikeuksitta luettavissa ja tarvittaessa saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Näitä laitteita ja niiden käyttöön tarvittavaa henkilökuntaa on kirjanpitovelvollisen kustannuksella asetettava riittävästi käytettäväksi myöhemmissä tarkastuksissa.

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä maaliskuuta 1990.