Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpitolaissa tarkoitetusta mikrotulostuksesta

Mikrotulostuksella tarkoitetaan magneettinauhoilla, magneettilevyillä tai muilla koneellisilla tietovälineillä olevan aineiston tulostamista COM- (Computer Output Microfilm) tai muilla vastaavilla laitteilla filmille jotakin pienennyssuhdetta käyttäen.

Kirjanpitovelvollisen, joka kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla käyttää mikrotulostusta kirjanpitoaineiston laatimisessa, tulee noudattaa tämän päätöksen määräyksiä.

Kirjanpitolain 8 a§:n mukaisesti kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Mikrotulostuksessa on käytettävä luotettaviksi tunnettuja tulostus- ja jälkikäsittelylaitteita.

Mikrotulostuksessa on käytettävä erottuvuudeltaan, kopioitavuudeltaan ja säilyvyydeltään arkistokelpoisia filmejä.

Mikrotulostuksella on oltava vastuuhenkilö, jolla on riittävä kirjanpidon ja mikrotulostuksen tuntemus.

Kirjanpitovelvollisen on sisällytettävä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukseen selvitys mikrotulostuksesta.

Filmirullan tai muun mikrotulostuksessa syntyneen filmikokonaisuuden alkuun on kuvattava otsake, josta laitteita käyttämättä voidaan lukea riittävät tunnistetiedot, joiden avulla filmi on yksilöitävissä ja verrattavissa jäljempänä 9§:ssä tarkoitetun mikrotulostuspöytäkirjan sisältöön.

Mikrotulostuksesta on pidettävä pöytäkirjaa, josta filmirullan tai muun filmikokonaisuuden tarkkuudella käy ilmi

mikrotulostettujen tietojen tai tietokokonaisuuksien yksilöinti tositenumeroiden tai täsmällisten aikarajojen avulla,

tulostusajankohta,

tulostuksen suorittaja,

tulostuksen tarkastus.

Mikrotulostuspöytäkirja on säilytettävä selväkielisessä kirjallisessa muodossa yhtä kauan kuin mikrotulostettu aineisto.

Mikrotulostettu aineisto on säilytettävä kirjanpitolain 25§:n 1-2 momentin mukaisesti.

Kirjanpitovelvollisella on oltava käytettävissään luotettaviksi tunnettuja laitteita, joiden avulla mikrotulostettu aineisto on vaikeuksitta luettavissa ja tarvittaessa saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Näitä laitteita ja niiden käyttöön tarvittavaa henkilökuntaa on kirjanpitovelvollisen kustannuksella asetettava riittävästi käytettäväksi myöhemmissä tarkastuksissa.

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä maaliskuuta 1990.

Tällä päätöksellä kumotaan kirjanpitolaissa tarkoitetusta mikrotulostuksesta 1 päivänä syyskuuta 1978 annettu kauppa- ja teollisuusministeriön päätös (700/78).