Valtioneuvoston päätös valtion viranomaisten asiakirjojen ulkoasusta

Asiakirjalla tarkoitetaan tässä päätöksessä valtion viranomaisen virkatoiminnassaan laatimaa kirjoitetussa tai siihen verrattavassa muodossa olevaa päätöstä, tuomiota, toimituskirjaa, kirjettä, muistiota, lausuntoa, mietintöä, esittelylistaa, pöytäkirjaa, ilmoitusta, tositetta, luetteloa ja kortistoa sekä niihin verrattavaa.

Muiden asiakirjojen yhteydessä kansioissa säilytettäviin A5-kokoisiin asiakirjoihin tulee yleensä käyttää vaakakokoa A5L.

Asiakirjoihin saadaan käyttää kaksilehtistä paperia vain, milloin se erityisten syiden vuoksi on tarpeellista eikä se aiheuta tarpeettomien tyhjien lehtien säilyttämistä.

Asiakirjaan tulee sitomista tai kansioimista varten jättää sekä etu- että takasivulle vähintään 20 mm:n kiinnitysreunus.

Jollei erityisistä syistä muuta johdu, on asiakirjaa kirjoituskoneella kirjoitettaessa käytettävä vakiosarkausta. Tällöin sarkaimet asetetaan noin 23 mm:n välein paperin vasemmasta reunasta lukien ja uusi rivi, merkintä tai sisennys aloitetaan sarkaimen kohdalta.

Asiakirjan pohjana käytettävät lomakkeet on pyrittävä suunnittelemaan sellaisiksi, että niitä kirjoituskoneella täytettäessä voidaan käyttää vakiosarkausta.

Asiakirjaa kirjoituskoneella kirjoitettaessa tulee rivinkorkeutena, mitattuna rivin alareunasta seuraavan rivin alareunaan, pyrkiä käyttämään perusriviä noin 4,24 mm tai puolitoistakertaista perusriviä noin 6,4 mm. Kun kirjoitetaan käyttäen rivinkorkeutena perusriviä, saa rivinpituus olla enintään kuusi vakiosarkainväliä eli noin 14 cm.

Jokaisessa asiakirjassa on oltava riittävät tunnistetiedot, joiden tulee sisältää ainakin merkintä asiakirjan laatineesta viranomaisesta ja laatimispäivämäärästä. Kirjeessä ja lausunnossa tulee yleensä olla myös viranomaisen osoite ja puhelinnumero. Tunnistetietojen merkitsemisessä pyritään vakioasetteluun.

Postiosoitteen kirjoittamisessa noudatetaan postisäännön määräyksiä.

Kirjeessä ja lausunnossa on vältettävä pitkiä johdantolauseita. Sen sijaan on lyhyesti viitattava siihen kirjeeseen, johon lähetettävä kirje tai lausunto on vastauksena. Kirjelomakkeissa tulee olla sana ''Viite'', jonka ohjaamalle kohdalle viitekirjeen numero ja päiväys kirjoitetaan, sekä A4-kokoisissa kirjelomakkeissa lisäksi sana ''Asia'', jonka kohdalla asia tulee lyhyesti ilmaista.

Allekirjoittajan ja varmentajan nimikirjoitus asiakirjassa on selvin kirjaimin joko konekirjoituksella tai muuten selvennettävä.

Allekirjoitusten yhteyteen tulee merkitä myös virka-asema, jolleivät erityiset syyt edellytä sen pois jättämistä. Merkintää ''Toimeksi saanut'', ''Tehtäväkseen saaneena'', ''Viran puolesta'' tai muuta siihen verrattavaa merkintää ei käytetä silloinkaan, kun on vain yksi allekirjoittaja.

Jollei muissa säännöksissä ole toisin määrätty, tulee lausuntoja pyydettäessä tai milloin se muutoin on tarkoituksenmukaista käyttää kirjeen sijasta lähetelomaketta tahi kirjoittaa tai leimasimella merkitä lähetetoimenpide itse asiakirjaan.

Lähetteeseen annettava vastaus tai lausunto voidaan kirjoittaa myös lähetelomakkeeseen tai asiakirjaan, jos niissä on sopivaa tilaa. Jollei vastauksen sisällöstä jää jäljennöstä, se tulee merkitä lyhyesti diaariin.

Ulkomaisessa kirjeenvaihdossa saadaan edellä annettujen määräysten estämättä noudattaa muitakin vakiintuneita muotoja.

Tarkempia ohjeita tämän päätöksen soveltamisesta antaa tarvittaessa valtiovarainministeriö.

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1971, ja sillä kumotaan 30 päivänä joulukuuta 1942 annettu valtioneuvoston päätös paperin käyttämisestä viranomaisissa sekä kirjeenvaihdon yksinkertaistamisesta (1118/ 42) .