Välisminister — Konsulaarametniku ametitoimingute andmekogu asutamine ja pidamine — RTL, 18, 322

Määrus kehtestatakse «Konsulaarseaduse» § 10 lõike 1 ja «Andmekogude seaduse» § 39 lõike 2 alusel. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Andmekogu asutamine ja ametlik nimi Määrusega asutatakse Välisministeeriumi andmekogu ametliku nimega «Konsulaarametniku ametitoimingute register» (edaspidi register). § 2. Registri pidamise eesmärk Registri pidamise eesmärk on konsulaarametniku osutatud konsulaarteenuse (edaspidi teenus) ja tehtud konsulaarabitoimingu (edaspidi toiming) registreerimine ja koondatud arvestuse pidamine ning registris kajastatud andmete operatiivne vahetamine Välisministeeriumi ja välisesinduste vahel. § 3. Registri vastutav ja volitatud töötleja Registri vastutav ja volitatud töötleja on Välisministeerium. 2. peatükk REGISTRI ÜLESEHITUS § 4. Registri objekt ja registri pidamise viis (1) Registri objektiks on teenuse osutamisel ja toimingu tegemisel välja antud haldusaktid ja nendele kantavad andmed, samuti teenuse ja toimingu kajastamine. (2) Registrit peetakse ühetasandilise andmebaasina digitaalselt. § 5. Registriandmete koosseis (1) Registrisse kantakse andmed järgmiste teenuste ja toimingute kohta: 1) tõendi andmine; 2) tõestamistoiming; 3) tõestamistoiming Välisministeeriumi nõusolekul; 4) ametlik kinnitamine; 5) avaliku dokumendi legaliseerimine; 6) perekonnaseisutoiming (sünni- või surmaakti koostamine; abieluakti koostamine; perekonnaseisuakti muutmine, parandamine, taastamine või tühistamine; korduva perekonnaseisutunnistuse andmine); 7) kodaniku registreerimine; 8) kodakondsusest vabastamise toiming (taotluse edastamine; dokumendi väljastamine; tagastatud Eesti kodaniku passi edastamine); 9) toiming Eesti laeva suhtes (liputunnistuse andmine; laevadokumentide pikendamine; muud toimingud); 10) laevaloa taotlemine; 11) lennuloa taotlemine; 12) tõlketeenuse osutamine; 13) dokumendi tellimine; 14) dokumendi edastamine; 15) välismaalase passi väljastamine; 16) dokumendi väljastamine ametiabi korras; 17) Eesti kodaniku passi taotluse edastamine ja passi väljastamine; 18) elamis- ja tööloa taotluse edastamine ning elamisloa andmete reisidokumenti kandmine; 19) tagasipöördumistunnistuse andmine; 20) tagasipöördumise loa andmine; 21) konsulaarabi andmine (huvide kaitse; abi õnnetusjuhtumi või haiguse korral, surmajuhtumi korral, kuriteo ohvrile, katastroofi, sõja või relvakonflikti korral; rahalise abi andmine; abi kinnipeetud või karistust kandvale Eesti kodanikule; abi välisriigi kodanikule õigusabi lepingu raames; abi Euroopa Liidu kodanikule). (2) Iga teenuse ja toimingu kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) teenuse või toimingu registreerimise number; 2) kuupäev; 3) teenuse osutanud või toimingu teinud ametniku nimi, amet ja asukoht; 4) taotleja või osaleja eesnimi; 5) taotleja või osaleja perekonnanimi; 6) taotleja või osaleja isikukood; 7) taotleja sugu; 8) taotleja sünniaeg; 9) teenuste puhul, mille eest on ette nähtud riigilõiv, märgitakse «Riigilõivuseaduse» asjaomane paragrahv, riigilõivu määr ja makseviis; 10) märkused konsulile teada olevate täiendavate asjaolude kohta. (3) Lisaks lõikes 2 toodud andmetele täidetakse teenuse ja toimingu kohta registris järgmised väljad: 1) tõendi andmisel: taotleja isikut tõendava dokumendi liik ja number; märge isiku tuvastamise ja tõendi sisu kohta; asutuse nimi, kellele tõend esitatakse; dokumendi nimetus, mille alusel tõend antakse; 2) tõestamistoimingu tegemisel: taotleja aadress ning isikut tõendava dokumendi liik ja number; esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ja sünniaeg ning sugu ja aadress; teiste osapoolte ees- ja perekonnanimi, isikukood ja sünniaeg, isikut tõendava dokumendi number; toimingu sisu; tehingu väärtus; 3) tõestamistoimingu tegemisel Välisministeeriumi nõusolekul: taotleja isikut tõendava dokumendi liik ja number ning taotleja aadress; teiste osapoolte ees- ja perekonnanimi, isikukood ja sünniaeg ning isikut tõendava dokumendi number; toimingu sisu ja tehingu väärtus; 4) allkirja, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte õigsuse ametlikul kinnitamisel: taotleja isikut tõendava dokumendi liik ja number; märge toimingu sisu kohta; allkirjastatud või kinnitatud dokumendi nimetus ja asutus, kellele dokument esitatakse; 5) dokumendi legaliseerimisel: dokumendi liik, dokumendi päritolu- ja sihtriik; toimingu sisu; märge jaatava või eitava otsuse kohta, eitava otsuse korral keeldumise alus; dokumendi kättetoimetamise viis; taotleja kontaktandmed; 6) perekonnaseisutoimingu tegemisel: sünniakti koostamisel: vanema isikut tõendava dokumendi liik ja number; mõlema vanema ees- ja perekonnanimi ning isikukood; lapse ees- ja perekonnanimi, isikukood ja sugu; surmaakti koostamisel: avaldaja isikut tõendava dokumendi liik ja number, surnud isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood ja sünniaeg ning sugu; abieluakti koostamisel: Eesti kodanikust taotleja isikut tõendava dokumendi liik ja number; abikaasa ees- ja perekonnanimi, sugu, isikukood ja sünniaeg; abielu saatkonnas registreerimise põhjendus; toimingu liik; perekonnaseisuakti muutmisel, parandamisel, taastamisel, tühistamisel või korduva perekonnaseisuakti andmisel: taotleja isikut tõendava dokumendi liik ja number; aktiliik; 7) Eesti kodaniku registreerimisel: taotleja isikut tõendava dokumendi liik ja number; riigi nimetus, riigis viibimise alus ja aeg, taotleja kontaktandmed välisriigis; elukoht Eestis, andmed lähisugulaste või kontaktisiku kohta Eestis; kaasareisiva perekonnaliikme ees- ja perekonnanimi ning isikukood; märge soovi kohta edastada andmed Rahvastikuregistrisse või mitte; 8) kodakondsusest vabastamisel: taotleja isikut tõendava dokumendi liik ja number; märge isiku tuvastamise kohta; esitatud dokumendid; taotleja kontaktandmed asukohariigis; Kodakondsus- ja Migratsiooniametist dokumendi saabumise kuupäev; kodakondsusest vabastamise otsuse kätteandmise kuupäev; tagastatud Eesti passi Kodakondsus- ja Migratsiooniametisse saatmise kuupäev, toimingu sisu; 9) toimingu tegemisel Eesti laeva suhtes: toimingu sisu; 10) laevaloa taotlemisel: Eesti laevaloa taotluse korral: laeva nimi ja marsruut, taotletav ajavahemik; edastatud materjalide sisu esindusele ja taotlejale, edastatud materjalide lehekülgede arv; välisriigi laevaloa taotluse korral: välisriigi nimi; laeva nimi, sisenemise või läbisõidu eesmärk, taotletav ajavahemik; edastatud materjalide sisu asutusele ja taotlejale; märked taotluse saanud asutuste nõusolekute kohta, edastatud materjalide lehekülgede arv; 11) lennuloa taotlemisel: Eesti lennuloa taotluse korral: lennuki tüüp ja registreerimise number, marsruut; taotletav ajavahemik; edastatud materjalide sisu esindusele ja taotlejale, edastatud materjalide lehekülgede arv; lennuluba taotlenud esinduse nimi; riigi nimi, kellelt luba taotletakse; ülelennu või maandumise kuupäev ja tingimused; välisriigi lennuloa taotluse korral: välisriigi nimi, lennuki tüüp ja registreerimise number; ülelennu või maandumise eesmärk; taotletav ajavahemik; edastatud materjalide sisu asutusele ja taotlejale; märked taotluse saanud asutuste nõusolekute kohta; edastatud materjalide lehekülgede arv; 12) tõlketeenuse osutamisel: tõlgitava dokumendi nimetus ja lehekülgede arv; toimingu sisu; 13) dokumendi tellimisel: tellitava dokumendi liik; asutus, kust dokument tellitakse; tellija kontaktandmed; toimingu sisu; dokumendi saamise ja kätteandmise või postitamise kuupäev; 14) dokumendi edastamisel: dokumendi liik; asutus, kuhu dokument edastatakse; toimingu sisu; dokumendi kätteandmise või postitamise kuupäev; 15) välismaalase passi väljastamisel: väljastatava dokumendi number; märge isiku tuvastamise kohta; isikut tõendava dokumendi liik ja number; dokumendi kätteandmise kuupäev; 16) dokumendi väljastamisel ametiabi korras: taotleva asutuse nimi; dokumendi liik ja number; isikut tõendava dokumendi liik ja number; dokumendi kätteandmise kuupäev; 17) Eesti kodaniku passi taotluse edastamisel ja passi väljastamisel: taotluse edastamisel: isiku eelmised perekonnanimed; taotlusele lisatavad dokumendid; taotleja kontaktandmed; märge isiku tuvastamise kohta; isikut tõendava dokumendi liik ja number; välisriigi passi number, kehtivuse aeg ja väljaandja; dokumentide edastamise kuupäev; toimingu sisu; passi väljastamisel: märge isiku tuvastamise kohta; väljastatud passi number ja väljastamise kuupäev; 18) elamis- ja tööloa taotluse edastamisel ja elamisloa väljastamisel: taotluse edastamisel: märge isiku tuvastamise kohta; isikut tõendava dokumendi liik ja number, dokumendi kehtivuse aeg ja väljaandja; elamisloa väljastamise viis; taotleja kontaktandmed välisriigis ja Eestis; taotlusele lisatavad dokumendid; toimingu sisu; elamisloa väljastamisel: elamisloa väljastamise viis; märge isiku tuvastamise kohta; elamisloa number, väljastamise kuupäev; 19) tagasipöördumistunnistuse andmisel: taotleja sünnikoht, eelmised perekonnanimed, elukoht Eestis, kontaktandmed välisriigis; märge foto vajaduse kohta; isikut tõendava dokumendi liik ja number; kõlbmatuks muutunud dokumendi liik ja number; taotlemise põhjus; riigist lahkumise kuupäev; tagasipöördumistunnistuse kehtivuse aeg ja number; märge tagasipöördumistunnistuse tühistamise kohta; märkused tagasipöördumistunnistuse taotluse vormil; 20) tagasipöördumise loa andmisel: taotleja sünnikoht, eelmised perekonnanimed, elukoht Eestis, kontaktandmed välisriigis; märge foto vajaduse kohta; isikut tõendava dokumendi liik ja number; kõlbmatuks muutunud dokumendi liik ja number; taotlemise põhjus; elamisloa kehtivus; riigist lahkumise kuupäev; tagasipöördumise loa kehtivuse aeg ja number; märge tagasipöördumise loa tühistamise kohta; märkused tagasipöördumise loa taotluse vormil; 21) konsulaarabi osutamisel: taotleja sünnikoht, isikut tõendava dokumendi liik ja number, elukoht Eestis; andmed lähisugulaste või kontaktisiku kohta Eestis; osutatava abi liik. Abi andmisel õnnetusjuhtumi või haiguse korral kantakse registrisse juhtunust teavitaja nimi, õnnetusjuhtumi või haiguse põhjus, haigla kontaktandmed, märkused; katastroofi, sõja või konflikti korral – märkused; esindamise korral – märkused; surmajuhtumi korral – juhtumist teavitaja nimi, surma kuupäev ja põhjus, surmatunnistuse andmed, matusebüroo andmed, märkused; rahalise abi osutamisel – abi tüüp, taotleja töökoht ja tema tööandja kontaktandmed, taotluse esitamise põhjus, otsus abi andmise või sellest keeldumise kohta, keeldumise korral selle alus, abi kasutamise eesmärk (sõiduraha, elatis, muud kulud) ja antud rahalise abi kogusumma, märkused; abi andmisel Euroopa Liidu kodanikule – märkused; kuriteo ohvri abistamisel – korraldatud abi, politseijaoskonna andmed, kuriteo kirjeldus, kompensatsiooni taotlemine, märkused; kinnipeetud või karistust kandva Eesti kodaniku abistamisel – tema kinnipidamise ja vabanemise kuupäev, kinnipidamise põhjus, määratud karistus, kinnipidamisasutuse kontaktandmed, advokaadi kontaktandmed, märkused kinnipeetu külastamise kohta, osutatud abi, märkused. 3. peatükk ANDMETE KANDMINE REGISTRISSE JA ANDMETELE JUURDEPÄÄS § 6. Andmete esitaja Andmete esitajaks on füüsiline või juriidiline isik, kes taotleb teenust või toimingu tegemist. § 7. Alusdokumendid Andmete registrisse kandmise aluseks olevad dokumendid on haldusaktid ning füüsiliste ja juriidiliste isikute taotlused või teatised. § 8. Andmete registrisse kandmine Registri volitatud töötleja kannab teenuse osutamisel antud haldusakti või tehtud toimingu andmed registrisse taotluse menetlusse võtmise või teenuse osutamise päeval. § 9. Registrisse kantud andmete õiguslik tähendus 1) Paragrahvi 5 lõike 1 punktides 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 15, 17, 18, 19 ja 20 nimetatud andmetel on õiguslik tähendus. 2) Registrisse kantud ülejäänud andmetel on informatiivne tähendus. § 10. Registrisse kantud andmete töötlemine Registri vastutav ja volitatud töötleja tagab registrisse kantud andmete töötlemise «Andmekogude seaduse» ja «Isikuandmete kaitse seaduse» kohaselt. § 11. Registrisse kantud andmete väljastamine (1) Paragrahvi 5 lõike 1 punktides 2 ja 3 nimetatud andmed väljastatakse «Notariaadiseaduse» § 3 kohaselt. (2) Paragrahvi 5 lõike 1 punktis 5 nimetatud andmed väljastatakse huvitatud isikule sõltuvalt päringu tegemise viisist kas paberkandjal, elektrooniliselt või suuliselt. (3) Paragrahvi 5 lõike 1 punktides 2, 3 ja 5 nimetatud andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu ja andmete saaja kohta tehakse märge registrisse. (4) Paragrahvi 5 lõike 1 punktis 6 nimetatud andmed väljastatakse «Perekonnaseaduse» § 109 kohaselt. (5) Paragrahvi 5 lõike 1 punktides 8, 15, 17 ja 18 nimetatud andmed edastatakse koos dokumentidega menetlemiseks Kodakondsus- ja Migratsiooniametile. (6) Paragrahvi 5 lõike 1 punktides 19 ja 20 nimetatud andmed edastatakse Kodakondsus- ja Migratsiooniametile kasutuskõlbmatuks muutunud, kaotatud või hävinud dokumendi kehtetuks tunnistamiseks. (7) Registrist andmete väljastamise eest tasu ei võeta. § 12. Registrisse kantud andmete säilitamine (1) Registrisse kantud andmeid säilitatakse alaliselt. (2) Andmete registrisse kandmise aluseks olevate taotluste ja dokumentide koopiaid, välja arvatud § 5 lõike 3 punktides 2 ja 3 toimingute aluseks olevad dokumendid, säilitatakse viis aastat ja nad hävitatakse «Arhiiviseaduse» kohaselt. Paragrahvi 5 lõike 3 punktides 2 ja 3 toimingute aluseks olevad dokumendid säilitatakse alaliselt. § 13. Registrisse kantud andmete õigsuse tagamine Registrisse kantavate ja sealt väljastatavate andmete vastavuse eest registris esitatud andmetele vastutab volitatud töötleja oma pädevuse piires. 4. peatükk ANDMEBAASI JÄRELEVALVE, ANDMEBAASI FINANTSEERIMINE JA LIKVIDEERIMINE § 14. Järelevalve (1) Registri pidamise seaduslikkuse järele valvavad Andmekaitse Inspektsiooni ja volitatud töötleja ametnikud oma pädevuse piires. (2) Registri pidamise järele valvama volitatud isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta. (3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on vastutav töötleja kohustatud viivitamatult kõrvaldama järelevalvet teostanud isikute ettekirjutustes kajastatud põhjendatud puudused. § 15. Saladuse hoidmise kohustus Registri pidamisega seotud isikud on kohustatud hoidma saladuses neile tööülesannete täitmisel teatavaks saanud andmeid, mida ei ole antud avalikuks kasutamiseks. § 16. Finantseerimine Registri projekteerimist ja väljatöötamist finantseeritakse vastutava töötleja eelarvest. Hooldus- ja arendustöid ning iga-aastast pidamist finantseeritakse riigieelarvest vastutavale töötlejale selleks eraldatud vahenditest. § 17. Likvideerimine (1) Registri likvideerimise otsustab ja registri likvideerib Välisministeerium. (2) Registri likvideerimisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse või avalikku või riigiasutuse arhiivi. Välisminister Urmas PAET