Tallinna Linnavolikogu — Välisrahastusega projektides osalemise kord — KO, 29, 331

Määrus kehtestatakse Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõike 1 punkti 8 ning Valla- ja linnaeelarve seaduse § 8 lõike 1’ alusel ja kooskõlas Tallinna põhimääruse § 26 lõike 1 punktiga 8. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Reguleerimisala (1) Välisrahastusega projektides osalemise kord (edaspidi kord) reguleerib Tallinna linna ametiasutuste ja nende hallatavate asutuste (edaspidi linna asutus) tegevust välisrahastusega projektide (edaspidi projekt) algatamisel, projektides osalemisel ning saadud vahendite kasutamisel. (2) Linn osaleb projektides: 1) juhtpartnerina, kui linn vastutab kogu projekti juhtimise, rakendamise, osapoolte tegevuste koordineerimise ja projekti tulemuste saavutamise eest; 2) lihtpartnerina, kui linn vastutab proportsionaalselt oma osalusele tulemuste saavutamise eest projektiga võetud kohustuste ulatuses. § 2. Mõisted (1) Korras kasutatakse mõisteid alljärgnevas tähenduses: 1) projekt – linna asutuse ühtsete eesmärkidega ning ajas ja ruumis piiritletud tegevus või tegevuste kogum, mille kulud kaetakse täielikult või osaliselt välisrahastaja poolt; 2) välisrahastaja – Euroopa Liit, rahvusvaheline organisatsioon, välisriigi riiklik organisatsioon või välisriigi valitsusväline organisatsioon; 3) välisrahastuse saaja – projektis osalev linna asutus, kellele lepingu järgselt kantakse üle välisraha; 4) projekti hoidja – linna ametiasutus, mille haldusalas viiakse projekt ellu. Projekti hoidjat esindab linna ametiasutuse juht, kes vastutab projektiga võetud ülesannete täitmise ja projekti tulemuste saavutamise eest ning omab allkirjaõigust projekti dokumentidel; 5) projekti juht – projekti hoidja poolt määratud projekti igapäevase juhtimise ja elluviimise eest vastutav isik; 6) projekti meeskond – projekti hoidja poolt määratud isikud, kes on seotud projekti läbiviimisega ning kes on andnud nõusoleku projektis osalemiseks; 7) kontaktisik – projekti dokumentatsiooni hoidmise ning projektiga seotud informatsiooni edastamise eest vastutav isik; 8) projekti idee – projekti algataja esialgne huvi projekti algatamiseks; 9) sildfinantseerimine – välisrahastuse saajale täiendava rahastamise avamine enne välisraha laekumist lepingus sätestatud vajalike kulutuste tegemiseks tingimusel, et välisrahastuse saaja tagastab eraldatud raha linnakantselei finantsteenistusele (edaspidi finantsteenistus) välisraha laekumisel; 10) kaasfinantseerimine – linna rahaline ja/või mitte-rahaline kohustus välisrahastusega projekti elluviimiseks, milleks vajalikud vahendid nähakse ette välisrahastuse saajale Tallinna linna eelarves või eraldatakse linna kaasfinantseerimise reservist; 11) rahaline kohustus – projekti elluviimisega kaasnevad kulud ja nende katteks tehtavad rahalised väljamaksed; 12) mitte-rahaline kohustus – projekti tegevuste elluviimisega seotud kaudsete kulude ümberarvestamine projekti kuludeks välisrahastaja poolt lubatud piires; 13) kaasfinantseerimise reserv – Tallinna linna eelarves nende välisrahastusega projektide kaasrahastamiseks ettenähtud vahendite reserv, milles osalemist ei olnud võimalik eelarvet koostades ette näha ja kaasfinantseerimiseks vajalikke vahendeid välisrahastuse saajale linnaeelarves planeerida; 14) välisrahastusega projektide andmebaas (edaspidi välisprojektide andmebaas) - linnakantselei arenguteenistuse välisprojektide rakendamise osakonna (edaspidi välisprojektide osakond) tööks vajalik informatsioon projekti käivitamise, jälgimise, sisulise ja finantsilise aruandluse kohta. 2. peatükk PROJEKTI ALGATAMINE JA KÄIVITAMINE § 3. Projekti idee kooskõlastamise taotlemine (1) Projekti hoidja esitab välisprojektide osakonnale taotluse projekti idee kooskõlastamiseks. (2) Investeeringutega seotud projekti puhul saab projekti hoidjaks olla üksnes linnavalitsuse amet. (3) Taotlus esitatakse elektrooniliselt korra lisas toodud vormil. (4) Taotlus peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) projekti kirjeldus; 2) projekti vastavus Tallinna linna arengukavale või valdkondliku arengukavale; 3) projekti hoidja; 4) koostööpartnerid; 5) planeeritav eelarve; 6) kaasfinantseerimise vajadus ja suurus liikide lõikes (rahaline/mitterahaline); 7) sildfinantseerimise vajadus; 8) projekti kestvus. § 4. Taotluse läbivaatamine (1) Välisprojektide osakond kontrollib taotluse vastavust paragrahvi 3 lõikele 3 kolme tööpäeva jooksul. Kui taotluses esineb puudusi, määrab välisprojektide osakond projekti hoidjale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. (2) Projekti idee kooskõlastamisel kannab välisprojektide osakond taotluses esitatud andmed välisprojektide andmebaasi ning teavitab sellest projekti hoidjat. (3) Projekti idee kooskõlastamata jätmisel esitab välisprojektide osakond projekti hoidjale põhjendused kooskõlastamata jätmisest. § 5. Projektis osalemise huvi kinnitamine koostööpartneritele Projekti idee kooskõlastamisel saadetakse vastavalt välisrahastaja sätestatud projekti reeglitele projekti koostööpartneritele kinnituskiri või kavatsuste protokoll, mille allkirjastab vastava valdkonna abilinnapea või linnasekretär. § 6. Projektis osalemise otsustamine (1) Projektis osalemise otsustab linnavolikogu, kui projektis osalemisega kaasnevad varalised kohustused järgnevateks eelarveaastateks. (2) Projektis osalemise otsustab linnavalitsus, v.a käesoleva paragrahvi lõikes 1 sätestatud juhul. (3) Projekti hoidja valmistab ette õigusakti eelnõu projektis osalemise otsustamise ja finantseerimise korraldamise kohta. (4) Eelnõus tuleb märkida: 1) otsus linna osalemise kohta projektis; 2) projekti nimetus; 3) projekti hoidja määramine; 4) projekti finantseerimise korraldamine: projekti kogueelarve, välisrahastuse summa, kaasfinantseerimise vajadus ja summad aastate lõikes ning vajadusel sildfinantseeringu summad aastate lõikes. (5) Eelnõule lisatakse seletuskiri, mis peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) projekti idee kooskõlastus või kui välisprojektide osakond ei kooskõlastanud projekti ideed, siis põhjendused kooskõlastamata jätmisest; 2) kokkuvõte projekti sisu, juhtimise, eesmärkide ja etappide kohta; 3) projekti kogumaksumus ja linna rahaliste ning mitterahaliste kohustuste suurus sh partnerite olemasolul ka nende rahaliste ning mitterahaliste kohustuse suurus; 4) projekti vastavus Tallinna linna arengukavale või valdkondlikule arengukavale; 5) sildfinantseeringu ja/või kaasfinantseeringu vajadus ja suurus aastate lõikes; 6) projekti partnerite loetelu ja kontaktandmed; 7) välisrahastaja andmed; 8) projekti taotluse esitamise ja elluviimisega seotud tähtajad. § 7. Projektis osalejate määramine (1) Linna asutuse kontaktisiku määrab projekti hoidja. (2) Projekti hoidja otsustab vajadusel projekti meeskonna määramise ja muutmise. § 8. Projekti käivitamine (1) Projektis osalemise otsustamise korral esitab projekti juht projekti hoidjale allkirjastamiseks välisrahastaja poolt projekti käivitamiseks ette nähtud dokumentatsiooni. (2) Viie tööpäeva jooksul pärast projektitaotluse esitamist välisrahastajale saadab projekti juht elektroonselt koopiad projektitaotlusest ja kõigist esitatud lisadest ja dokumentidest projekti hoidjale ning välisprojektide osakonnale. (3) Projekti juht sisestab eelnõus esitatud andmed välisprojektide andmebaasi. 3. peatükk PROJEKTI SILDFINANTSEERIMINE § 9. Projekti sildfinantseerimise taotlemine (1) Projekti hoidja taotleb välisrahastusega projekti sildfinantseerimist, kui: 1) vajadus sildfinantseerimiseks tuleneb projekti tingimustest; 2) välisrahastaja on teinud otsuse välisraha andmise kohta, kuid eelnevalt tuleb vajalikud kulutused teha linna vahenditest, mille välisrahastaja hiljem hüvitab vastavalt lepingus kokkulepitud tingimustele; 3) välisraha ei laeku välisrahastuse andmise otsuses nimetatud tähtaja jooksul. (2) Projekti sildfinantseerimise taotlemine võib toimuda samaaegselt projektis osalemise otsustamisega või projekti rakendamise käigus. (3) Sildfinantseerimise taotlemisel projekti rakendamise käigus esitatakse linnavalitsuse korralduse eelnõu, kus tuleb märkida: 1) välisrahastuse saaja; 2) sildfinantseeringu sihtotstarve; 3) sildfinantseeringu kestus; 4) sildfinantseeringu suurus. (4) Korralduse eelnõule lisatakse järgmised dokumendid: 1) seletuskiri, kus on välja toodud põhjendused sildfinantseerimise vajaduse kohta, viide projektis osalemise otsusele ning välisrahastuse laekumise eeldatav tähtaeg; 2) välisrahastuse saajaga sõlmitud leping või muu dokument, milles on sätestatud välisrahastuse kasutamise tingimused. § 10. Sildfinantseeringu eraldamine (1) Sildfinantseerimise maht aastas määratakse linnaeelarvega. (2) Projekti sildfinantseerimise otsustab linnavalitsus. (3) Linnavalitsuse korralduse vastuvõtmisel esitatakse korralduse koopia finantsteenistusele ja sildfinantseeringu saajale. (4) Finantsteenistus korraldab sildfinantseeringu summa eraldamise kümne tööpäeva jooksul korralduse jõustumisest arvates. § 11. Sildfinantseeringu arvestus ja kontroll (1) Linna asutused kajastavad sildfinantseerimiseks eraldatud summade kasutamist oma raamatupidamises vastavalt finantsteenistuse poolt määratud tunnusele. (2) Sildfinantseerimiseks eraldatud summade, nende alusel tehtud väljamaksete ja raha tagastamise kohta peab arvestust projekti hoidja. (3) Linna asutused tagavad sildfinantseerimiseks eraldatud vahendite sihipärase ja säästliku kasutamise. § 12. Sildfinantseerimiseks eraldatud summade tagastamine Välisraha laekumisel korraldab finantsteenistus sildfinantseeritava summa osas tasaarvelduse. 4. peatükk KAASFINANTSEERIMISE RESERV § 13. Kaasfinantseerimise reservist vahendite taotlemine projekti algatamise käigus (1) Projekti kaasfinantseerimiseks vajalikke vahendeid linna kaasfinantseerimise reservist võib taotleda projektidele, mis on kooskõlas linna arengukava või valdkondliku arengukavaga, kuid milles osalemist ei olnud võimalik ette näha ja selleks vajalikke vahendeid linnaeelarvesse planeerida. (2) Kaasfinantseerimise reservist tehakse eraldisi üksnes jooksval eelarveaastal tehtavate kulutuste katteks. (3) Kaasfinantseerimise reservist vahendite taotlemisel projekti algatamisel esitatakse linnavalitsuse korralduse eelnõu, kus tuleb märkida lisaks paragrahvi 6 lõikes 4 sätestatule järgmised andmed: 1) otsus raha eraldamise kohta linna kaasfinantseerimise reservist; 2) kaasfinantseeringu saaja; 3) kaasfinantseerimise sihtotstarve; 4) kaasfinantseeringu suurus. (4) Korralduse eelnõule lisatakse seletuskiri, kuhu on märgitud lisaks paragrahvis 6 lõikes 5 sätestatule järgmised andmed: 1) projekti vajalikkus; 2) põhjendused, miks ei ole eelarves kaasfinantseerimiseks vahendeid ettenähtud. § 14. Kaasfinantseerimise reservist vahendite eraldamisest otsustamine Projekti kaasfinantseerimise reservist otsustab linnavalitsus. 5. peatükk ARUANDLUS JA AUDITEERIMINE § 15. Projekti juhi aruandluskohustus (1) Projekti juht on aruandekohustuslik projekti hoidja ja oma vahetu ülemuse ees ning konkreetse projekti jälgimisega tegeleva välisprojektide osakonna ametniku ees. Projekti juht on kohustatud koheselt teatama kõigist asjaoludest, mis võivad põhjustada projekti mittenõuetekohast täitmist. (2) Projekti juht esitab projekti hoidjale ja välisprojektide osakonnale viie tööpäeva jooksul pärast välisrahastajale saatmist: 1) projekti reeglite kohaselt koostatud alg-, vahe- ja lõpparuande; 2) finantskokkuvõtte, sh aruandeperioodil tehtud tegelikud kulutused, põhjendused ettenägematute kulutuste kohta, põhjendused eelarves planeeritust suuremate või tunduvalt väiksemate kulutuste või laekumata jäänud välisrahastuse kohta. § 16. Välisrahastuse mittelaekumine Tähtajaks laekumata jäänud välisrahastuste kohta esitab välisrahastuse saaja informatsiooni linnavalitsuse istungile koos põhjendustega: 1) kuni aastase projekti puhul 3 kuu jooksul; 2) üle aastase projekti puhul 6 kuu jooksul. § 17. Sildfinantseeringu kasutamise aruanne Linnavalitsus esitab linnavolikogule ülevaate projekti sildfinantseerimise kohta eelarve täitmise aastaaruande koosseisus. § 18. Projekti auditeerimise korraldamine Projekti auditeerimine korraldatakse vastavalt välisrahastaja ja riigi poolt sätestatud korrale. 6. peatükk RAKENDUSSÄTTED § 19. Määruse kehtetuks tunnistamine Tallinna Linnavolikogu 20. detsembri 2004. a määrus nr 55 Välisrahastusega projektides osalemise korra kehtestamine tunnistatakse kehtetuks. § 20. Projektide arvestus Projektide üle peetakse arvestust linnapea käskkirjaga sätestatud korras. § 21. Määruse jõustumine Määrus jõustub 1. veebruaril 2006. a. Volikogu esimees Toomas VITSUT