Torgu Vallavolikogu — Torgu valla asjaajamiskorra kehtestamine — KO, 265, 2435

Lähtudes Vabariigi Valitsuse 26.veebruari 2001. a määrusest nr 80 Asjaajamiskorra ühtsed alused § 53 lg 4 Torgu Vallavolikogu m ä ä r a b : 1. Kehtestada Torgu valla asjaajamiskord vastavalt lisale 1. 2. Tühistada Torgu Vallavolikogu 21.jaanuari 2002.a määrus nr 1-3/2 Torgu valla asjaajamise korra kehtestamine. 3. Torgu Vallavalitsusel korraldada asjaajamine lähtudes kehtestatud asjaajamiskorrast. 4. Määrus jõustub kolmandal päeval peale avaldamist elektroonilises Riigi Teatajas. Volikogu esimees Mihkel UNDREST K I N N I T A T U D Torgu vallavolikogu 03.05.2005.a. määrusega nr.1-1/7 TORGU VALLA ASJAAJAMISKORD I ÜLDALUSED 1. Valla asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded vallas (valitsuses ja volikogus). Asjaajamise erisused volikogus, volikogu komisjonides ja valitsuses on fikseeritud valla põhimääruses. 2. Asjaajamine korra mõttes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Korras reguleeritakse: 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduuri; 6) asjaajamise üleandmist-vastuvõtmist teenistuja teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- ja töösuhete peatumise korral; 7) dokumentide hoidmist ja sälilitamist. 3. Asjaajamine peab tagama: 1) vallale pandud ülesannete täitmise ja küllaldase dokumenteerimise; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ja asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise vastavalt dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegadele. 4. Töös salastatud dokumentidega juhindutakse käesolevast korrast, rakendades erisusi tulenevalt riigisaladuse seadusest ja selle alusel antud õigusaktidest. 5. Kui õigusakt dokumendi koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni teel, elektronposti või läbirääkimiste teel. Sel juhul tehakse dokumendiregistris vastav täitmismärge, kus näidatakse kus, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. 6. Asjaajamise korraldamise, asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamise, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli ning arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise eest vastutab vallasekretär. 7. Dokumentide registreerimise ja ringluse eest vastutab vallasekretär. 8. Töö avalikustamine ja dokumentidele juurdepääsu või juurdepääsupiirangu tagamine on reguleeritud korraga, mis on kinnitatud vallavolikogu määrusega. 9. Asjaajamisperioodiks on kalendriaasta. Töörühmade või komisjonide asjaajamisperioodiks võib olla nende tegevusperiood. 10. Valla ametlik elektronposti aadress on torgu@torgu.saare.ee 11. Juhul, kui sideandmed muutuvad, tuleb need avalikustada vähemalt kümme tööpäeva enne nende muutumist. Vastutab vallavanem. 12. Ametliku elektornposti muutumisel tuleb tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuus kuud pärast aadressi muutumist. II DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED 13. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. 14. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ning võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus (näiteks: vald teatab, tõendab, esitab või teatame teile, kooskõlastame, esitame). 15. Kui dokumendile kirjutab alla mitu eri staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikoha tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti (allkiri) ühe rea võrra allapoole. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega isikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele perekonnanime tähestikulises järjekorras. 16. Dokumentidele kirjutatakse alla sinist värvi tindi või pastapliiatsiga. 17. Dokumendi tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv (näiteks: Lisa 9 lehel 2 eks). Kui dokumendil on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede arv ja eksemplarid (näiteks: Lisa Torgu valla asjaajamiskord10 lehel 2 eks). Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt: Lisa: Riigiarhiivi arhiiviteatis 15.05.2001 nr.1.17/1001 2 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 5 lehel 2 eks. 18. Õigusaktide (vallavanema korraldus) ja protokollide puhul märgitakse lisa pealkiri dokumendi tekstis. 19. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülemisse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb need nummerdada (Lisa 1, Lisa 2, jne). Igal lisal peab olema pealkiri. Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette. 20. Õigusaktiga kinnitatav dokument (põhimäärus, ametijuhend jne) vormistatakse valgele paberile. @LPT# = Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: K I N N I T A T U D Torgu vallavalitsuse 15.mai 2001.a. korraldusega nr.10 Lisa Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt: K I N N I T A T U D Torgu vallavalitsuse 15.mai 2001.a. korraldusega nr.10 Lisa 2 21. Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (asjaajamise ja üleandmise-vastuvõtmisakt, riikliku järelvalve akt jm), vormistatakse üldplangile ja tehakse vajadusel kinnitusmärge järgmiselt: K I N N I T A N (allkiri) Kalev Laar Vallavanem 15.05.2001. 22. Kui dokumendi jõustumiseks on ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga « Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe parempoolsesse nurka. 23. Kõigil dokumentidel peab olema allkiri. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama dokumendi sisu. Üldjuhul märgitakse pealkiri nimetavas käändes. 24. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Kasutatakse lillat pitserit. 25. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. 26. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 1) dokumendi liigist; 2) sarjast, kuhu dokument kuulub ja sälitustähtajast (dokumendid, mille säilitusaeg on üle kümne aasta, säilitatakse paberkandjal); 3) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 27. Kõik dokumendid, mis on loodud või saadud ühe küsimuse ehk asja lahendamisel, peavad olema koos, et tagada asjaajamise terviklikkus. 28. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 29. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 30. Võimaluse korral allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal. 31. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulistele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 32. Juhul, kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi ka selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja telefoninumber. 33. Kuupäeva märkimiseks dokumendi rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi. Ühe dokumendi tekstis kasutatakse ühte kuupäeva kirjutusviisi. Näiteks: 15.05.2001 (kuupäev, kuu, aasta) 15.05.01 15.august 2001.a. 15.aug.2001.a. 15.august 2001.aasta 34. Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi (15.august 2001.a.) 35. Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allakirjutamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev; 4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. 36. Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks on tema registreerimise kuupäev. 37. Valda saabunud dokumendist võib teha tõestamata koopia või väljavõtte vallasiseseks kasutamiseks pärast dokumendi läbivaatamist ja resolutsiooni kirjutamist vallavanema poolt. Valla dokumendist võib teha koopia või väljavõtte pärast dokumendi allakirjutamist. Koopial ja väljavõttel peavad olema loetavalt kõik nõutavad rekvisiidid. 38. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest kas ülal või all lehe keskel. III DOKUMENDI LÄBIVAATAMINE 39. Kui dokumendil on märge «KIIRE», esitatakse dokument läbivaatamiseks viivitamata. 40. Vallavanem saadab dokumendi lahendamiseks resolutsiooniga, milles määrab vajadusel kindlaks asja lahendamise korra ja tähtaja ning muud asjaolud. Kui vallavanemal või tema asendajal on jäänud resolutsioonis oluline ametnik märkimata, kelle kaasamine antud dokumendi täitmisel oleks vajalik, siis pöördub vallavanemalt ülesande saanud ametnik vallavanema, tema puudumisel vallasekretäri poole täiendava resolutsiooni saamiseks. Vallasekretär kirjutab esmasele dokumendile juurde lisaresolutsiooni (ametniku nime, keda on vaja kaasata) ja suunab dokumendi asjaajamistalituse kaudu vastavale ametnikule täitmiseks. Dokumendi täitmise eest vastutab ametnik, kellele vallavanem oli dokumendi suunanud. 41. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi koopiad igale täitjale. 42. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitus isik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik. 43. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. Vallavanem või tema asendaja võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. 44. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise vallavanem või tema asendaja. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale või saatjale enne tähtaja saabumist. 45. Kui asja lahendamine ei kuulu valla pädevusse, edastatakse see vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust, märgukirja või pöördumist kohtule edastamata. 46. Dokumentide lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui seadusest ei tulene teisiti. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi edastamine faksi või e-posti teel. 47. Vastust või lahendamist vajavad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla. Kui dokumendi tähtajaline täitmine ei ole võimalik, esitab täitja vallavanemale kirjaliku taotluse (võib ka e-posti teel) tähtaja pikendamiseks vähemalt kolm tööpäeva enne tähtaja saabumist. Kui dokument on tähtajaks täitmata ja tähtaja pikendamiseks ei ole taotlust esitatud, informeerib täitja sellest vallavanemat. 48. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud (sh teatamine asjaomastele isikutele ja asutustele) on sooritatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Dokumendiregistrisse tehakse vastav täitmismärge, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. Näiteks: Lahendatud telefoni teel (asutuse nimi) osakonnajuhataja hr. Karuga (allkiri) Toomas Tamm Maaosakonna juhataja 30.12.1999 IV DOKUMENTIDE VORMINÕUDED Dokumendiplangid ja nende vorminõuded 49. Dokumendid vormistatakse plankidele 50. Vallasiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada arvutil või koopiamasinal. Dokumendi töövariandid (projektid, eelnõud) vormistatakse valgele paberile. 51. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid peavd olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada. 52. Vallal on valitsusasutuste poolt väljaantavate dokumentide näidiste registris registreeritud valla üldplank, kirjaplank, vallavalitsuse korralduse plank, üldplangi alusel valmistatakse konkreetse dokumendiliigi planke (näiteks: protokoll, akt). Mitteadresseritavad dokumendid (protokollid, aktid) vormistatakse üldplangile. Vallavolikogu, vallavalitsus ja ametnikud kasutavad valla üld- ja kirjaplanki, lisades valla nimele volikogu, valitsuse või ametikoha nime. 53. Komisjonid kasutavad neid moodustanud volikogu või valitsuse dokumendiplanke, lisades komisjoni nime, juhul kui see ei ole sätestatud teisiti. Seadusega ettenähtud komisjonidel võivad olla oma plangid. 54. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse kahte paberi formaati – A4 (210x297mm) ja A5 210x148mm) 55. Dokumendi veeriste laiused on: vasak 30mm ülemine 8mm parem 12mm alumine 9mm 56. Dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetuse trükkimiseks tuleb kasutada trükikirja suurusega 12 kuni 24 punkti, kontaktandmete trükkimiseks 8 kuni 10 punkti. Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast pooljämeda (0,35mm) pidevjoonega. Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis. Suurema kirjaga võib esile tõsta ainult dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetust. 57. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles. Dokumendi rekvisiidid 58. Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on: 1) dokumendi väljaandja nimi (Torgu Vallavalitsus); 2) dokumendi kuupäev; 3) tekst; 4) allkiri või allkirjad. 59. Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisarekvisiite: 1) olemasolu korral valla vapp; 2) valla registrikood; 3) väljaandmise koht (Iide); 4) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks « KIIRE», AK (asutusesiseseks kasutamiseks), AKEA (asutusesiseseks kasutamiseks sisaldab eraelulisi andmeid); 5) adressaat; 6) registreerimise indeks; 7) dokumendiliigi nimetus, (akt, protokoll, volikiri, õiend jt); 8) kinnitusmärge; 9) pöördumine; 10) märkus lisade kohta; 11) lisaadressaadid; 12) kooskõlastusmärge; 13) viisa; 14) pitser; 15) ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral; 16) dokumendi koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed; 17) dokumendi arvutifaili tähis. 60. Igal dokumendil on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutuse kord dokumendil peab olema püsiv. 61. Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad järgmiselt: 1) kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1,2,3 ja võidakse tähistada rekvisiitidega 5,6,7 asukohad; 2) üldplangile trükitakse rekvisiidid 1,2 ja võidakse tähistada rekvisiitide 5,6,8 asukohad; 3) dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1,2,4, ja vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 5,6,8 asukohad võidakse tähistada. Rekvisiitide vormistamise nõuded 62. Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja number. Algatus- ja vastuskirja kuupäev (ad) ja number (numbrid) eristatakse sõnade «Teie» või «Viide» (Viited)» ja «Meie» abil. 63. Üldplangile koostatavatel dokumentidel (akt, protokoll) märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes. 64. Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või tema kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge («KIIRE», «VALLASISESEKS KASUTAMISEKS») suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule. 65. Kiri adresseeritakse ametiisikule, asutuse struktuuriüksusele, asutusele, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond. Näiteks: Hr. Mait Mets N. Ministeerium N. Ministeerium personaliosakond Kase 37 Kase 37 20100 TALLINN 20100 TALLINN 66. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist aadressaati. 67. Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja –riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. 68. Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt: 1) Riigikogule, Presidendile ja Vabariigi Valitsusele (või peaministrile) adresseeritud kirjadel märgitakse adressaadid esitatud järjekorras. Üldjuhul ei saadeta samasisulist kirja Vabariigi Valitsusele või peaministrile ja ühele ministeeriumile; 2) saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla (näide 1); 3) kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse aadressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu «Sama», «Teadmiseks» või «Koopia (d)» (näide 2). Näide 1: Adressaadiväljal Lisaadressaatide real L. minister Peeter Puu M. minister Laine Lepp Koopia: Eesti Linnade Liit N. minister Mait Mets Näide 2: J. minister Kalju Kadakas Sama: L. mimister Peeter Puu N. minister Laine Lepp N. minister Mait Mets Teadmiseks: R.vallavanem Kalev Laar S.vallavanem Uno Vaher Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiaadressaadile määratud kirjast. Kui konkreetseid kirja saajaid on rohkem kui üks, tõmmatakse vastavale adressaadile joon alla; 4) valitsusasutuste ja teiste püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse aadressiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgivad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita. Näide: Aadressiväljal: Lisaadressaatide real: Pärnu Linnavalitsus Sama: Narva Linnavalitsus Uus 4 Tartu Linnavalitsus 23600 PÄRNU 5) kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja; 6) valla poolt üheliigiliste asutuste või isikute grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi (näiteks: volikogu liikmed, koolid). Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, vallale jääb originaal; 7) paljude adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja valda jääva ärakirja adressaadiväljale märkus « Vastavalt nimekirjale», väljasaadetavale kirjale märgitakse iga adressaat eraldi. 69. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktidega. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid (näide 1). Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse (näide2). Näide1: Näide2 1. Peatükk (osa) I osa 1.1.Jagu (alaosa) 1. Punkt 1.2. ............. 2. ................... 1.2.1. Punkt 1) Alapunkt 1.2.2. ................. 2).................... 1.2.2.1 Alapunkt 3) ..................... 70. Rekvisiit «Allikri» koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 kuni 5 rida. Näide: (allkiri) Kalev Laar Vallavanem 71. Komisjoni või nõukogu nimel allakirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele ametinimetuse vastavas komisjonis. Näide: vallasekretär Valla valimiskomisjoni esimees 72. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poole. 73. Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Pitser peab riivama allkirja viiamaseid tähti. Kasutada lillat pitserit. 74. Dokumendi töövariandi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas peab olema märge «EELNÕU» (vallavanema korraldusel) või «PROJEKT» (muul dokumendil) koos vastava variandi koostamise kuupäevaga ja koostaja nimega. Kuupäev ja koostaja nimi võivad olla ka dokumendi kooskõlastuslehel. Koopiad, ärakirjad ja väljavõtted 75. Vallasiseselt võib kasutada paljundatud allkirjafaksiimilega dokumendikoopiad. Dokumendi ärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke pitseriga. Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» («KOOPIA») ning tehakse viimasele lehele vastav tõestusmärge. Näide: ÄRAKIRI ÕIGE (KOOPIA ÕIGE) (allkiri) Juta Karpov Vallasekretär 16.08.1999 76. Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse valla plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna « VÄLJAVÕTE» .Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga analoogiliselt punktis 75 märgitule. Vallasiseselt võib dokumendi väljavõtteid tõestada ainult pitseriga. 77. Valda saabunud dokumendist võib teha tõestamata koopia või väljavõtte vallasiseseks kasutamiseks pärast dokumendi läbivaatamist ja resolutsiooni kirjutamist vallavanema (vajadusel volikogu esimehe) poolt. Valla dokumendist võib teha koopia või väljavõtte pärast dokumendi allakirjutamist. Koopial või väljavõttel peavad olema loetavalt kõik nõutavad rekvisiidid. Dokumendi vormistamine arvutil 78. Dokumentide vormistamisel arvutiga kasutatakse soovitavalt püstkirja sriftiga Times New Roman suurusega 12 kuni 14 79. Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitav kasutada mitut eri srifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas. 80. Dokumentide vormistamisel kasutatakse arvutil üht reavahet (automaat reavahe). 81. Vdokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada veerise järgi või kasutada taandrida. Kui lõiku alustatakse taandreaga, algab see vasakust veerisest 15mm kaugusel. Sama teksti eri lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva reavahega. 82. Õigusaktidel (korraldustel) ja teistel mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu (näiteks 3 (7)). 83. Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. Arvutis salvestatud dokumentide viimase lehe alumisse vasakpoolsesse nurka märkida arvutifaili tähis. V DIGITAALNE DOKUMENDIHALDUS Üldmõisted 85. Digitaalne dokumendihaldus on infotehnoloogiliste ja organisatsiooniliste vahendite abil loodav asutuse asjaajamist toetav süsteem. 86. Elektrooniline dokument on elektroonilisel teel valminud dokumendi ning vajalike manuste kogum, mis annavad antud dokumendi ulatuses salgamise vääramise teenuse. 87. Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Digitaalallkiri on osa elektroonilisest dokumendist (manus). 88. Digitaaldokument käesoleva korra mõistes on digitaalselt allkirjastatud elektrooniline dokument. Infotehnoloogilistele süsteemidele esitatavad nõuded 89. Asutuse asjaajamist toetavad infotehnoloogilised süsteemid peavad tagama asutuse nõuetekohase asjaajamise, sealhulgas võimaldama: 1. dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast; 2. dokumendi vormistamise vastavalt kehtestatud vorminõuetele ja kõigi vormielementide muutumatuna säilimise kogu vastavale dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul; 3. kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise; 4. lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; 5. asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumendisarjadega; 6. asutustevahelise dokumendivahetuse selliselt, et oleks tagatud elektrooniliste dokumentide terviklikkus ja autentsus. Digitaalallkirja infrastruktuur ja selle kasutamise tingimused 90. Digitaalallkirja infrastruktuuri osad on sertifitseerimisteenuse osutaja, ajatempliteenuse osutaja ja sertifitseerimise riiklik register. 91. Asutus valib sertifitseerimise riiklikus registris registreeritud sertifitseerimisteenuse osutaja ja ajatempliteenuse osutaja, kes hakkavad ametnikele ja töötajatele ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks kasutatavaid sertifikaate ja ajatempleid väljastama. 92. Sertifitseerimisteenuse osutaja ja ajatempliteenuse osutaja valikul lähtutakse õigusaktides sätestatud kriteeriumidest. 93. Sertifikaadi taotleb asutuses ametnike ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks asutuse juht. 94. Vallavanema (hallatavas asutuses asutuse juhi) käskkirjaga reguleeritakse: 1) asutuse ametnike või töötajate poolt ametikohajärgsete või muude ülesannete täitmiseks vajalike sertifikaatide taotlemise, kasutamise, kehtivuse peatamise ning kehtivuse peatatuse lõpetamise ja kehtivuse tühistamise kord; 2) isikliku ja avaliku võtme moodustamise kord; 3) isikliku võtme kaitse ja saladuses hoidmise kord ning nõuded; 4) tegevuskava juhuks, kui isiklikku võtit on olnud võimalik kasutada ilma isiku nõusolekuta; 5) muud juhud, mida asutus peab vajalikuks reguleerida digitaalallkirja andmisel ja kasutamisel ning ajatemplite võtmisel. Piirangud ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaatidele 95. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaatide kasutusvaldkonna piirangute kirjeldusena märgitakse ametniku või töötaja ametikoha nimetus. 96. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatakse sertifikaat ametikohustuste või töökohustuste täitmise ajaks, kuid mitte kauemaks kui kolmeks aastaks. Elektroonilise dokumendi allkirjastamine ja saatmine 97. Kui dokument kirjutatakse alla nii digitaalselt kui paberkandjal, on kohustuslik veenduda, et mõlemad allkirjastatavad dokumendid on identsed. Esimesena tuleb allkirjastada elektrooniline dokument ning seejärel paberdokument. Paber- ja digitaaldokumendi omavahelise vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 98. Kui elektroonilise dokumendi allkirjastab üks ametnik, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkiri lisandub dokumendile ja moodustub üks allkirjastatud digitaaldokument. 99. Kui elektroonilise dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkirjadest moodustuvad digitaaldokumendi lahutamatud osad. 100. Elektroonilise dokumendi saatmiseks on 4 võimalust: 1) elektronposti teel e-kirjana koos vajalike lisadega ja allkirjastatuna, kui see on nõutud; digitaaldokument tuuakse kõigi vajalike rekvisiitidega elektronkirja sõnumiväljal; 2) elektronposti teel teatena, milles on märgitud dokumenti saatva asutuse nimetus, dokumendi pealkiri, kuupäev ja indeks ning teatele on manusena lisatud digitaalselt allkirjastatud dokument (ilma indeksita); sel juhul võib dokument olla mõningatest oma rekvisiitidest eraldi, näiteks väljasaatmise kuupäevast ja indeksist. Nimetatud rekvisiidid sisalduvad e-kirjaga saadetavas teates, millele on manusena lisatud digitaaldokument ning teate allkirjastab digitaalselt vastavat pädevust omav ametnik; 3) elektronposti teel teatena, milles on märgitud dokumenti saatva asutuse nimetus ning viide saadetava dokumendi asukohale; sel juhul on rekvisiidid koos dokumendiga dokumendiregistris ning adressaadile saadetakse teade dokumendi saatmise kohta; teates ei sisaldu dokument, vaid viide dokumendi asukohale registris; 4) elektronposti teel teatena, millele lisatakse manusena digitaaldokument koos kõikide vajalike rekvisiitidega; sel juhul lisatakse elektroonilisele dokumendile enne allkirjastamist kõik vajalikud rekvisiidid ning alles seejärel dokument allkirjastatakse; adressaadile saadetakse digitaaldokument elektronposti teel. VI DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokumentide registreerimise üldnõuded 101. Dokumendiregistrit peab vallasekretär 102. Dokumentide registreerimine vallas on ühekordne 103. Registreerimisele kuuluvad: 1) õigusaktid; 2) protokollid ja aktid; 3) lepingud; 4) arved; 5) saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded, taotlused jne. 6) kõik e-postiga saabunud või väljasaadetud dokumendid; 7) faksiga või e-postiga saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kelle faksile või e-posti aadressile dokument saabus või välja saadeti; 8) käsipostiga valda saabunud või ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse kantseleile üleandmise päeval. Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik. 104. Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile number, mis koosneb: 1) toimiku indeksist, mis koosneb selle struktuuriüksuse tähisest, kus dokument koostati või kuhu dokument läbivaatamiseks või lahendamiseks saadeti ja dokumentide loetelu järgsest järjekorranumbrist. Küsimust korduvalt käsitleva dokumendi registreerimisel kasutatakse viiteid eelnevale kirjavahetusele; 2) registri järjekorranumbrist. Näiteks: Väljasaadetud kirja indeks on 10-12/267, kus 10 on struktuuriüksuse tähis, 12 dokumentide loetelu number ja 267 järjekorranumber registris. 105. Dokumendi järjekorranumbrid algavad uuel kalendriaastal numbrist 1. Kindla ülesande või tähtajaga loodud komisjonide protokollid ja muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. 106. Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase dokumendi registreerimisel. Samas asjas saabunud ja väljasaadetavad vastusdokumendid registreeritakse esmase dokumendi numbri all. 107.Registreerimisele ei kuulu: 1) kutsekaardid, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 2) reklaamtrükised; 3) perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jne); 4) informatiivse sisuga trükised; 5) kirjad märkega «ISIKLIK»; 6) dokumendid, milles puudub märge saatja nime elu- või asuoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud aadressile. MärkegaAK (asutusesiseseks kasutamiseks) dokumendid peab ametnik kohale viima isiklikult. Dokumendiregister 108. Dokumendiregister peab sisaldama kõiki andmeid viimase kande tegemise päeva seisuga. Registri pidamine peab vastama andmekaitse nõuetele. 109. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest. Dokumendiregistrisse kantavad andmed 110. Õigusaktide (määrused, korraldused, otsused ja käskkirjad) kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) õigusakti andja nimetus; 2) õigusakti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed õigusakti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 111. Protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine); 6) protokollile allakirjutanud isikud. 112. Lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused (füüsilise isiku puhul sünniaeg, juriidilise isiku puhul registrikood; 2) lepingu liik; 3) number; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 113. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saaja nimi või nimetus; 2) saabumise kuupäev; 3) saatja e-posti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, kiri, teabenõue jm); 5) pealkiri või sisu lühike kokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult); 9) dokumendi saatja märgitud indeks või number; 10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine); 11) sarja tähis; 12) struktuuriüksuse nimetus või ametniku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 13) lahendamise tähtaeg; 14) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal). Dokumendi registreerimine 114. Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib vallasekretär dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning aadressi õigsust. 115. Isiklikud ja valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asjaajamistalituses registreerimata. 116. Kui dokument ei vasta punktis 98 sätestatud nõuetele, teatatakse sellest viivitamata dokumendi saatjale või koostajale. Vajadusel märgitakse dokumendile puuduvad andmed. Lisade puudumise korral tehakse dokumendi registrisse vastav märge ja teatatakse sellest saatjale. 117. Kui dokumendil ei ole ettenähtud allkirju, saadetakse dokument tagasi. 118. Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud punkti 97 alapunktides 1-9 nimetatud andmed. 119. Saabunud dokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis sisaldab valla nime, saabumise kuupäeva ja indeksit. 120. Registreeritavate dokumentide numeratsioon algab üldjuhul igal asjaajamisaastal numbrist 1. Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud komisjonide või töörühmade protokollid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. 121. Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge « KIIRE», siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. 122. Õigusakti, protokooli, akti, avalduse või lepingu numbrile lisatakse sarja tähis või liigi tunnus. Tähistena võib kasutada araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. 123. Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel indeks,mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregisrti järgi. 124. Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe kalendriaasta piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all. 125. Dokumendid, mis on esitatud kantseleisse kell 13.00 nig mis on sisult ja vormilt korrektsed, esitatakse vallavanemale allkirjastamiseks ja saadetakse üldjuhul välja samal päeval. 126. Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad (aktid, protokollid) saadetakse välja üldjuhul koos kaaskirjaga. Saabunud dokumentide registreerimine 127. Esmased andmed dokumendi kohta kantakse dokumendiregistrisse dokumendi saabumise päeval. 128. Saabunud kirja esimese lehekülje vabale pinnale tehakse registreerimisel saabumismärge. 129. Faksi või elektronpostiga saabunud dokument registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse asjaajamiskorra kohaselt. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema saabumise kuupäev, suunatakse ta antud asjaga tegelevale ametnikule ja tehakse dokumendiregistrisse (lahtrisse kommentaar) täiendav sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta. Dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksiga või elektronpostiga saabumise kuupäevast. 130. Kõik käsipostiga valda saabunud ja valla ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras kantseleile üleandmise päeval. Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik. 131. Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on adresseeritud. Väljasaadetavate dokumentide registreerimine 132. Postiga saadetavad dokumendid tuuakse väljasaatmiseks ümbrikuta või masinkirjas vormistatud lahtise ümbrikuga. Suletud ümbrikus võivad olla juurdepääsupiiranguga dokumendid, kutsed ja pühade- või õnnitluskaardid. Juurdepääsupiirangu märge tehakse ka ümbrikule. 133. Välja ei saadeta ega registreerita konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Sel juhul tagastab registreerimise ja väljasaatmise eest vastutav ametnik dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks. 134. Dokumendid saadetakse üldjuhul välja registreerimise kuupäeval. Dokumendid märkega « KIIRE» saadetakse välja või edastatakse pärast registreerimist viivitamata. 135. Dokumendi menetluse lõppedes kantakse registrisse täitmise kuupäev ja toimiku number. Dokumentide koostamine, kooskõlastamine ja allakirjutamine 136. Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ettenähtud sisu- ja vorminõuetest ning käesolevast asjaajamiskorrast. Soovitatav on kirjas käsitleda üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad. 137. Dokumenditekst peab olema võimalikult lühike, täpne kellelt ja stiililt korrektne ning üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolamdas või mitmuse esimeses isikus (näiteks: Torgu vald teatab, tõendab, esitab jne). 138. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja kasutamine hõlbus. Väga pikkade (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada siukord. Dokumendi kooskõlastamine 139. Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult , kooskõlastusmärkega või viseerimise teel. 140. Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle (eelnõu, projekti) viseerimine. Dokumendi eelnõu (projekti) viseerivad asjaomased ametiisikud. Viisa koosneb viseerija allkirjast, ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest ja kuupäevast. Viisa paigutatakse dokumendi kooskõlastuslehele (lisa ..) või dokumendi projekti esikülje parempoolsele nurgale (nii paberkandjal kui e-posti teel esitatud). 141. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu (projekti) kõigepealt vahetu ülemusega ning seejärel vastavalt vajadusele kõigi asjaosalistega. Dokumentide eelnõud (projektid), mis käsitlevad finantsküsimusi, kooskõlastatakse üldjuhul pearaamatupidajaga. Enne allakirjutamist kooskõlastab dokumendi (olemasolu korral) jurist või vallasekretär. 142. Vallasisesed dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul viie tööpäeva jooksul. Mõjuvatel põhjustel võivad dokumentide kooskõlastajad kooskõlastustähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat. 143. Asutustevaheliselt vormistatakse dokumendi kooskõlastamine kirja või kooskõlastusmärkega. Kui dokumendi jõustumine on seotud tema kohustusliku kooskõlastamisega vallavanema või valla ametnikuga, vormistatakse see kooskõlastamismärke abil. Õigusakti eelnõu kooskõlastatakse kirjaga, kus esitatakse ettepanekud ja märkused eelnõu kohta. 144. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumendid kooskõlastatakse 10 tööpäeva jooksul, kui dokumendis ei ole teist tähtaega. Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti tagasi saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, loetakse dokument kooskõlastatuks. Asutusevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast. 145. Käesolevas korras sätestatud dokumendi kooskõlastamise tähtajad kehtivad niivõrd, kuivõrd seaduse alusel antud õigusaktidest ei tulene teisiti. 146. Kui dokument on asjaomaste ametnike ja asutustega kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks või otsustamiseks (vastuvõtmiseks) seaduse või selle alusel vastavale dokumendiliigile ettenähtud menetluse kohaselt. 147. Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade ja muude materjalidega. Dokumendi lisadele kirjutab alla vastav ametnik. 148. Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ja pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale ametnikule. 149. Väljasaadetavad kirjad kirjutatakse alla kahes eksemplaris. 150. Dokumendi õige menetlemise eest vastutab dokumendi koostaja. Vallavanema käskkiri 151. Vallavanema käskkirja eelnõu esitab koostaja koos kooskõlastuslehe ja õiendiga (õiendi vajalikkuse otsustab viseerija) viseerimiseks järgmises järjekorras: 1) vahetu ülemus; 2) kõik asjaosalised (näiteks: komisjoni koosseis); 3) finantsküsimustes pearaamatupidaja; 4) jurist; 5) vallasekretär. 152. Kooskõlastamisele esitatud eelnõu juurde lisab koostaja dokumendid, mille alusel on eelnõu koostatud, ja korralduse ( või muu õigusakti) koopiad, mis eelnõu alusel muudetakse või tühistatakse. Regulaarsete käskkirjade puhul lisatakse eelmise kooskõlastatud ja allakirjutatud käskkirja koopia. 153. Käskkirja tekstis peab olema märgitud aluseks olevate õigusaktide nimetus, vastuvõtmise kuupäev ja number (välja arvatud seadustel) pealkiri ja sätted, millest tuleneb vallavanema õigus korraldust välja anda ja mis antud küsimust reguleerivad. Vajadusel tagatakse eelnõule lisatud materjalid koostajale pärast käskkirjale allakirjutamist. 154. Käskkirjas esitatud andmete õigsuse eest vastutab käskkirja projekti esitaja. 155. Komisjoni moodustamise käskkiri peab sätestama komisjoni tegevuse õiguslikud alused, töö- ja asjaajamise korra. 156. Käskkirjale ja korralduse lisale kirjutab alla vallavanem. 157. Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. 158. Käskkiri jõustub käskkirjas toodud kuupäeval, kui seaduses ei ole sätestatud hilisemat kuupäeva. 159. Käskkirjad tehakse viivitamata teatavaks asjaosalistele, kui seadusega ei ole sätestatud teistsugune teatavakstegemine. Käskkirjad, millel on üldine tähtsus, avalikustatakse käskkirjas sätestatud korras ja tähtajal. 160. Käskkirjad registreeritakse kantseleis eraldi registris, neile antakse järjekorranumber ja kuupäev. 161. Käskkirja originaale ja nende alusdokumente, kooskõlastuslehti ja õiendeid hoitakse kantseleis. Dokumentide loetelu koostamine ja toimikute moodustamine 162. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks valla asjaajamises on dokumentide loetelu. 163. Valla dokumentide loetelu koostab ja muudab vallasekretär ametnike ja volikogu komisjonide esitatud ettepanekute põhjal. Dokumentide loetelu on tähtajatu. 164. Juhul, kui valla struktuuri või ülesandeid muudetakse aasta keskel, viiakse dokumentide loetelu kooskõlla valla uue struktuuri ja ülesannetega. Teisest asutusest selle ümberkorraldamisel või lõpetamisel ülevõetud toimikud, mille pidamine asjaajamises jätkub, kantakse dokumentide loetelusse. Koos toimikutega tuleb üle anda ümberkorraldatava või lõpetatava asutuste dokumendiregister. 165. Dokumentide loetelusse ei kanta riiklikke registreid ja teisi registreid, millel on oma põhimäärus. Kui toimikute loetelu kasutatakse ajutise säilitustähtajaga toimikute nimistuna, täiendatakse loetelu lahtriga « Toimikute arv». 166. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitustähtajaga dokumente. 167. Dokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale või kaanele märgitakse toimiku pealkiri ja indeks dokumentide loetelu järgi ning aastaarv. 168. Toimiku pealkiri peab kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. 169. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse saabunud või väljasaadetav esmane kiri koos vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab peale dokumendi liigi nimetuse (kirjavahetus) sisaldama vähemalt kaht tunnust, millest üks on sisu tunnus. Näiteks: Kirjavahetus õiguskantsleriga õigustloovate aktide kooskõlla viimiseks põhiseaduse ja seadustega. 170. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (näiteks: isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm). 171. Toimikutesse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid tagastatakse koostajale. 172. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus järjekorras. Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. Igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument. Toimikute (dokumentide) säilitamine, kasutamine ja hävitamine 173. Teenistujad peavad tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. 174. Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse lukustatud ruumides. 175. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid antakse valla arhiivi kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni kolm aastat) dokumente võib säilitada ametniku kabinetis. 176. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid süstematiseeritakse valla arhiivis ja koostatakse nimistu. 177. Nimistu kooskõlastatakse Saare Maa-arhiiviga hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Nimistu kinnitab vallasekretär. 178. Vald väljastab valla arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt päringutele teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid. 179. Dokumente, mille säilitusaeg on möödunud, võib hävitada. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis. 180. Dokumentide säilitamine, kasutamine ja hävitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 29.detsembri 1998.a. määrusega nr. 308 kinnitatud arhiivieeskirjadele. VII ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 181. Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- ja töösuhte peatumist on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. 182. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmiseaktiga, juhul kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. 183. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmiseakt peab sisaldama: 1) üleandja täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleliolevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) üleandja lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 5) ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule. Alapunktides 1-4 nimetatud dokumentide loetelu märgitakse üleandmise-vastuvõtmiseakti juhul, kui vastavate toimingute tähtaeg langeb ametniku ajutise äraoleku ajale. 184. Vallavanema ameti üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmiseakt sisaldama peale käesoleva korra punktis 167 nimetatud andmete valla kohta tervikuna järgmisi andmeid: 1) koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) valla eelarvevahendite seis; 3) pitsatite arv, liigid ja asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava ametniku kohta; 4) vallavanema poolt allakirjutatud viimase õigusakti, lepingu ja kirja indeks või number; 5) muud olulised andmed valla asjaajamise kohta ( ei ole kohustuslik); 6) üldandmed valla arhiivi kohta. 185. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmiseakt võidakse vormistada koos vara üleandmise aktiga vastavalt «Valla põhimäärusele» (seal peab olema reguleeritud valla vara kasutamise kord). 186. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmiseakt vormistatakse kolmes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale ja kolams vallale ning sellele kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibiv(ad) ametnik(ud). Akti kinnitab vahetu ülemus. Vallasekretäri vahetumise korral koostatava akti kinnitab vallavanem. Vallavanema ja volikogu komisjonide esimeeste vahetumise korral koostatava akti kinnitab volikogu esimees. Volikogu esimehe vahetumise korral koostatava akti kinnitab valimiskomisjoni esimees. Vallavanema ja volikogu esimehe vahetumisel koostatavad aktid avalikustatakse Torgu Raamatukogus. 187. Kui üks osapool ei ole akti sisuga nõus, siis esitab ta enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. 188. Kui lahkuv ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt vallasekretäri või vallavanema juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmise-vastuvõtmisakti vastav märge.