Põltsamaa Linnavalitsus — Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamise sise-eeskiri — KO, 248, 2317

Määrus antakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lõike 1 punkti 3, raamatupidamise seaduse § 11 ja § 36 lõike 3 ning rahandusministri 11. detsembri 2003 määruse nr 105 «Riigi raamatupidamise üldeeskiri» alusel. 1. Kinnitada Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamise sise-eeskiri vastavalt määruse lisale. 2. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamisarvestuse korraldamise aluseks lisaks käesolevale sise-eeskirjale on direktori käskkirjaga kinnitatud Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamise sise-eeskiri. 3. Ametiasutuse eelmised raamatupidamise sise-eeskirjad kaotavad kehtivuse määruse jõustumisel. 4. Põltsamaa linna ametiasutuse hallatavate asutuste juhtidel (v.a Põltsamaa Ühisgümnaasiumi direktoril) tunnistada kehtetuks eelmised hallatavate asutuste juhtide käskkirjadega kinnitatud asutuste raamatupidamise sise-eeskirjad. 5. Määrus jõustub 03. novembril 2005. Linnapea Jaan AIAOTS Linnasekretär Tiia VAHTER Põltsamaa Linnavalitsuse 31. oktoobri 2005 määruse nr 37 LISA Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamise sise-eeskiri 1. Üldpõhimõtted 1.1. Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamise sise- eeskirja eesmärgiks on Põltsamaa linna kui avalik-õigusliku juriidilise isiku ametiasutuse ja tema koosseisus olevate iseseisva raamatupidamisarvestusega hallatavate asutuste raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine. 1.2. Raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi sise-eeskiri) lähtub Eesti heast raamatupidamistavast, «Raamatupidamise seadusest», Raamatupidamise Toimkonna Juhenditest (edaspidi RTJ) ja «Riigi raamatupidamise üldeeskirjast» (edaspidi üldeeskiri). 1.3. Sise-eeskirjas sätestatakse nõuded Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimisel ja kirjendamisel, algdokumentide käibel ja säilitamisel, vara liigitamisel põhi- ja käibevaraks, varade ja kohustuste inventeerimisel, arvutitarkvara kasutamisel raamatupidamisarvestuses ning finantsaruannete koostamisel. 1.4. Põltsamaa Ühisgümnaasium, kui ametiasutuse hallatava asutuse koosseisus peetava raamatupidamisarvestusega asutus, kehtestab direktori käskkirjaga kinnitatud üldeeskirjaga ja käesoleva sise-eeskirjaga kooskõlas olevad iseseisvad Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamise sise-eeskirjad. 1.5. Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamisarvestuses kasutatakse üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani. 2. Raamatupidamise korraldamine 2.1. Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust peetakse Põltsamaa Linnavalitsuse raamatupidamisosakonnas iseseisva raamatupidamisarvestusega asutuste kaupa. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamisarvestust peetakse hallatavas asutuses koha peal. 2.2. Ametiasutusel ja igal ametiasutuse hallataval asutusel on oma registreerimisnumber, rahandusministeeriumi poolt eraldatud oma tehingupartneri kood, iseseisev(iseseisvad) arveldusarve(arveldusarved) pangas ja kassa. 2.3. Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatava asutuse igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. 2.4. Põltsamaa Linnavalitsuse kui kohaliku omavalitsusüksuse ja ametiasutuse raamatupidamisarvestust korraldab raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. 2.5. Ametiasutuse hallatava asutuse raamatupidamisarvestust korraldavad Põltsamaa Linnavalitsuse raamatupidamisosakonna vanemraamatupidajad, kelle õigused, kohustused, vastutus ja millise hallatava asutuse raamatupidamist nad korraldavad on määratud nende ametijuhendites. 2.6. Ametiasutuse ja hallatava asutuse juht vastutab majandustehinguid tõestavate algdokumentide õigeaegse esitamise eest vastava asutuse raamatupidamisarvestust korraldavale raamatupidajale. 2.7. Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning asutuse juhi või volitatud isiku ja raamatupidaja poolt allkirjastatud. 2.8. Hallatavas asutuses on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik. 2.9. Asutuse juht või volitatud isik vastutab, et: 1) dokument vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele; 2) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 3) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 4) tehing on seaduspärane ja vajalik; 5) tehing on kooskõlas eelarvega; 6) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 8) dokumendile oleksid märgitud valdkonna eest vastutava isiku poolt kulu täpsustavad selgitused juhul, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendi sisust; 9) dokument jõuaks allkirjaga kinnitatult õigeaegselt raamatupidamisse. 2.10. Raamatupidamisosakonna vanemraamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: 1) tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega; 2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 3) maksetähtpäev; 4) tekkepõhine periood; 5) saaja andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele; 6) kas antud kauba, teenuse või mõne muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 7) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt; 2.11. Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. 2.12. Rahaliste tehingute esimese allkirjaõiguslikuks isikuks on ametiasutuses linnapea või abilinnapea, hallatavas asutuses vastava asutuse juht või tema määratud isik. Teise allkirjaõigusega isikuks on ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja või vanemraamatupidaja, kes vastavalt ametijuhendile asendab raamatupidamisosakonna juhatajat, hallataval asutusel on teise allkirjaõiguslikuks isikuks vastava asutuse raamatupidamisarvestust korraldav vanemraamatupidaja. 2.13. Asutuse pangatehingute teostamiseks volitab asutuse juht vastava asutuse raamatupidamisarvestust korraldavat vanemraamatupidajat teostama interneti telepanga ülekandeid. Pangaülekannete teostamisel kinnitab esimese allkirjaõigusega isik õigust raha ülekandeks kuludokumendil oma allkirjaga ja teise allkirjaõigusega isik kinnitab ülekannete teostamise õigust interneti telepanga maksekorralduste kinnitamisel panga poolt teise allkirjaõigusega isikule väljastatud paroolidega. 2.14. Ametiasutuse kassatehinguid teostab vanemraamatupidaja, kelle ametijuhendis on määratud vastavad tööülesanded. Ametiasutuse kassa väljaminekuorderid allkirjastatakse linnapea, raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja vanemraamatupidaja kui kassa eest vastutava isiku poolt. Ametiasutuse kassalimiit on 10 000 krooni. Hallatava asutuse kassatehinguid teostab asutuse juht ise või asutuse juhi poolt määratud isik, kellega sõlmitakse materiaalse vastutuse leping. Hallatava asutuse kassa väljaminekuorderid allkirjastatakse asutuse juhi ja kassa eest vastutava isiku poolt. Põltsamaa Lasteaia Mari kassa eest vastutavaks isikuks on majandusjuhataja, Põltsamaa Lasteaia Tõruke kassa eest vastutav isik on sekretär. Kassa eest vastutavad isikud vastutavad kassa dokumentide vormistamise õigsuse eest, trükivad kassa liikumise kuu koondaruande ja esitavad allkirjastatult asutuse juhile kinnitamiseks aruande kuule järgneva kuu 1. tööpäeval. Kassa sisse- ja väljaminekuorderid vormistatakse raamatupidamisprogrammiga. Asutuse juht esitab kinnitatud kassa koondaruande vanemraamatupidajale, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. Hallatava asutuse juht kehtestab turvalisuse huvides oma käskkirjaga asutuse kassalimiidi. 2.15. Hallatava asutuse juhile väljastatakse asutuse raamatupidamisarvestust korraldava vanemraamatupidaja poolt vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab. 2.16. Ametiasutuse sotsiaalosakonna poolt füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse paberkandjal sotsiaalosakonnas ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks sotsiaalosakonna juhataja poolt. Sotsiaaltoetuste algdokumendid edastab sotsiaalosakonna juhataja ametiasutuse vanemraamatupidajale, kes tegeleb ametiasutuse pangaülekannetega ja kassaga. Füüsiliste isikute pangakontole panka ülekandmiseks eraldatud toetused edastatakse sotsiaalosakonna juhataja poolt vanemraamatupidajale elektrooniliselt programmi SPUNK kaudu. Sotsiaaltoetuste algdokumentidele lisatakse teise allkirjaõigusega raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja allkiri. 2.17. Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust peetakse raamatupidamisprogrammiga Pmen. 3. Aruanded 3.1. Iga iseseisva raamatupidamisega asutus, kes omab üldeeskirja tehingupartnerite nimekirjas iseseisvat tehingupartneri koodi, on kohustatud koostama ja esitama rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt saldoandmikke ja majandusaasta aruandeid vastavuses üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetega, tähtaegadeks ja korras. 3.2. Põltsamaa Linnavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes «Raamatupidamise seaduses» ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest ja avalikustab selle linna kodulehel. 3.3. Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud põhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. 3.4. Põltsamaa linna eelarve täitmise kuuaruanded koostatakse rahandusministri poolt kinnitatud vormil ja esitatakse Jõgeva Maavalitsusele elektrooniliselt tema toodud tähtajaks. Eelarve täitmise kuuaruanded koostab raamatupidamisosakonna juhtaja/pearaamatupidaja ametiasutuse ja hallatavate asutuste eelarve täitmise kuuaruannete alusel. 3.5. Põltsamaa linna eelarve täitmise kuuaruanne avalikustatakse koos reservfondi kasutamise aruandega linna kodulehel hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 15. kuupäevaks. 3.6. Ametiasutuse eelarve täitmise kuuaruande koostab ja esitab vastavad andmed valdkondade eest vastutavatele ametnikele raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja. 3.7. Hallatava asutuse eelarve täitmise aruande koostavad ametiasutuse vanemraamatupidajad ja Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamisarvestust korraldav raamatupidaja. Vanemraamatupidajad esitavad hallatavate asutuste eelarve täitmise kuuaruande enne asutuse juhile allkirjastamiseks andmist kontrollimiseks raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidajale. Raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja kinnitab kontrollimist oma allkirjaga ja tagastab kontrollitud aruande vanemraamatupidajale. Vanemraamatupidaja edastab kontrollitud eelarve täitmise kuuaruande kolmes eksemplaris allkirjastamiseks hallatava asutuse juhile. Üks allkirjastatud eksemplar jääb hallatava asutuse juhile, kaks eksemplari tagastatakse vanemraamatupidajale. Tagastatavatest eksemplaridest üks esitatakse raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidajale ja teine jääb vanemraamatupidajale hallatava asutuse dokumentide kausta panemiseks. Hallatavate asutuste eelarve täitmise kuuaruanded esitatakse hallatava asutuse juhi ja aruande koostaja poolt allkirjastatuna Põltsamaa Linnavalitsuse raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidajale hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 8. kuupäevaks. 3.8. Hallatavad asutused koostavad ja esitavad allasutuse juhi poolt allkirjastatud majandusaasta aruande koos lisadega linnapea määratud tähtajaks. 3.9. Maksudeklaratsioonid koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. Maksudeklaratsioonid trükitakse igakuuliselt pärast elektroonilist edastamist maksuametile ja allkirjastatakse asutuse juhi ja aruande koostaja poolt. Maksudeklaratsioonid koostab ja esitab vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. 3.10. Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel. Statistika aruanded allkirjastatakse asutuse juhi ja aruande koostaja poolt. Statistika aruanded koostab ja esitab vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust või lähtuvalt statistika aruande sisust asutuse vastava valdkonna eest vastutav isik. 4. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine 4.1. Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. 4.2. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). 4.3. Andmete kirjendamisel raamatupidamisregistritesse on aluseks majandustehinguid tõestavad algdokumendid või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid. Algdokumendil peavad olema järgmised rekvisiidid: 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitavad majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. 4.4. Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendi nimetus ja number. 4.5. Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend. Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiendada viitega hilisemale parandusdokumendile ja – kirjendile. 4.6. Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse raamatupidamisarvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Programmi kasutatakse järgmiselt: 1) pank/kassa; 2) arveldused; 3) palk; 4) põhivara; 5) pearaamat. 4.7. Programmi väljatrükid teostatakse igakuuliselt järgmiselt: 1) panga kanded; 2) kassa kanded; 3) hankijate kanded ja koond; 4) ostjate kanded ja koond; 5) palgalehed; 6) tasuliikide tabelid; 7) palgalipikud. 4.8. Programmi väljatrükid teostatakse kvartaalselt järgmiselt: 1) pearaamatu koond; 2) põhivarade nimekiri; 3) saldoandmik. 4.9. Raamatupidamisregistrites raamatupidamiskirjendite kajastamise õigsuse eest vastutab raamatupidaja. 5. Tulude, kulude, sihtfinantseerimiste ja siirete kajastamine 5.1. Maksutulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja esitatud teatisele. Maksutulud kajastatakse tekkepõhiselt. 5.2. Lõivutulu kajastab ametiasutus. 5.3. Tulud majandustegevusest, muud tulud ja finantstulud kajastatakse selle asutuse tuludes, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas. 5.4. Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele. 5.5. Kulud kajastatakse tekkepõhiselt selle asutuse tulemiaruandes, kelle tegevuseks kulu kasutati. 5.6. Kululimiitide ületamisi kajastatakse nõuetena teenistujatele või töötajatele. 5.7. Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu kajastatakse kontol 601000 olenemata käibemaksu tagasisaamisest. 5.8. Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse üldeeskirja põhimõtetest ja rahandusministeeriumi juhenditest. 5.9. Sihtfinantseerimisena arvestatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi, mille korral kasutatakse neid ainult teatud kohustuste või teatud tingimuste tagamiseks. Toetused, mille sihtotstarve on määramata ja eritingimustega sidumata arvestatakse mittesihtotstarbeliste finantseerimistena. 5.10. Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama, renoveerima või muul viisil soetama teatud põhivara. 5.11. Kui toetuse andja ja saaja on mõlemad avaliku sektori üksused, siis peavad nad kokku leppima toetuse liigi, kannete tegemisel kasutatavad kontod ja tekkepõhised kuupäevad. 5.12. Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. 5.13. Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid vastavad kulutused on veel tegemata, kajastatakse saadud vahendid sihtfinantseerimise kohustustega seotud kontol. Laekunud sihtfinantseerimist arvestatakse kohustuste kontol seni kuni kõik kulutused on tehtud ja toetuse andja poolt ka aktsepteeritud. Sihtfinantseerimine kantakse tuludesse pärast kulude aktsepteerimisteatise saamist. 5.14. Mittesihtotstarbeline sihtfinantseerimine kajastatakse toetuse laekumisel või ülekandmisel. 5.15. Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse üldeeskirjast ja rahandusministeeriumi juhenditest. 5.16. Ametiasutuse poolt hallatavale asutusele finantseerimiseks ülekantud summad kajastatakse siiretena. Samuti kajastatakse siiretena linna asutuste vahelisi varade ja kohustuste vastastikuseid üleandmisi. 5.17. Omavalitsuse koondaruandes asutuste vahelised siirded elimineeritakse. 6. Varade arvestus 6.1. Vara kajastatakse selle asutuse bilansis, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. 6.2. Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. 6.3. Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50% tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest. 6.4. Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50%. 6.5. Osalusi tütar- ja sidusettevõtjate aktsiates ja osades kajastatakse kapitaliosaluse meetodil. 6.6. Ametiasutuse bilansis kajastatakse neid osalusi sihtasutustes ja mittetulundusühingutes, mille üle raamatupidamiskohustuslasel on valitsev või oluline mõju. Osalused kajastatakse bilansis kapitaliosaluse meetodil. 6.7. Asutuste bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Sellised varad kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse asutuse raamatupidamise aastaaruandes. 6.8. Ametiasutuse ja hallatavate asutuste omandis oleva vara haldus, müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub linnavolikogu poolt vastuvõetud linnavara valitsemise korrast lähtudes. 6.9. Asutuse juht võib määrata asutusesiseselt vastava valdkonna varade eest materiaalselt vastutava isiku ja sõlmida temaga materiaalse vastutuse lepingu. 6.10. Kinnisvarainvesteeringud: 1) kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 põhimõtetest ja üldeeskirjast; 2) kinnisvarainvesteeringuteks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksuse ei kasuta oma põhitegevuses; 3) kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil (soetusmaksumus, millest on maha arvatud kogunenud kulu ja võimalikud allahindlused); 4) kinnisvarainvesteeringud hinnatakse ühekordselt ümber vastavalt üldeeskirjas toodud põhimõtete kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest; 5) kinnisvarainvesteeringu amortisatsioon ja kinnisvarasvarainvesteeringu müügi tehing kajastatakse vastavalt üldeeskirjale; 6) kinnisvarainvesteeringute arvestust peavad ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja hallatavas asutuses vanemraamatupidaja, kes korraldab vastava asutuse raamatupidamisarvestust. 6.11. Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestus: 1) materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ 5 esitatud põhimõtetest ja üldeeskirjast; 2) põhivaraks loetakse varasid, mille hinnanguline kasulik tööiga on üle ühe aasta ja kapitaliseerimise alampiir on alates 01.01.2004 10 000 krooni ilma käibemaksuta ja alates 01.01.2005 30 000 krooni ilma käibemaksuta, väljaarvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest; 3) põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda- ja asukohta (vara soetamismaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele); 4) põhivara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitu- või lähetuskulu, vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelvalve), kui seda tehakse oma töötajate poolt, vara soetamiseks võetud laenude kulu (sh intressikulu), käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (va tööjõukuludelt arvestatud maksud); 5) maa arvestatakse bilansis maa maksustamishinnaga; 6) põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need pikendavad vara kasulikku tööiga ja tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme; 7) põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset vara kasutamisea lõpuni, samuti parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööd kajastatakse tulemiaruandes aruandeperioodi kuluna; 8) põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused; 9) materiaalne põhivara võetakse raamatupidamises arvele arve, ostu-müügilepingu, vastuvõtmis-üleandmisakti või muu dokumendi alusel; 10) iga põhivaraobjekti kohta peetakse üldeeskirja kohast arvestust põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta; 11) põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul; 12) juhul kui 100% amortiseerunud vara on veel kasutuses, siis kajastatakse nii soetusmaksumust kui kogunenud kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud; 13) amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi vara tundva spetsialisti ettepanekul, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast; 14) amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: - hooned, eluhooned, korterid 2%; - rajatised 5 %; - masinad ja seadmed 20%; - inventar 20%; - arvutustehnika 20-33%; - kontoritehnika 20-33%; - transpordivahendid 20%; - muu inventar 20%; 15) maad ja kunstiväärtusi ei amortiseerita; 16) juhul kui aastainventuuri ajal ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb inventuurikomisjon ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks, asutuse juhi käskkirjaga kehtestatakse uus amortisatsiooninorm; 17) amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt; 18) materiaalse põhivara ümberhindlusel lähtutakse üldeeskirjas sätestatust, ümberhindlust on lubatud läbi viia ainult üks kord ja ainult varale, mis on soetatud enne 1995. aastat ja mille tegelik väärtus erineb oluliselt bilansilisest väärtusest; 19) ümberhinnatud vara järelejäänud eluiga tuleb hinnata ja kulumi normi muutus on kohustuslik; 20) materiaalse põhivara allahindlust tehakse varale, mille bilansiline jääkväärtus on oluliselt kõrgem vara kasutusväärtusest, vara soetamisaeg ei ole oluline; 21) materiaalse põhivara allahindlusel ei tohi eemaldada varasemat soetusmaksumust, vaid täiendava kandega korrigeeritakse kogunenud kulumit; 22) materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestust peavad ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja hallatavas asutuses vanemraamatupidaja, kes korraldab vastava asutuse raamatupidamisarvestust. 6.12. Varud: 1) ametiasutusel ja ametiasutuse hallatavatel asutustel varusid strateegiliste varude mõistes ei ole; 2) materjalid kantakse soetamise hetkel kuludesse ja materjalide analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutustes kohapeal; 3) toiduained kantakse soetamise hetkel kuludesse ja toiduainevarude analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutustes kohapeal; 4) toiduainete laoarvestust peavad Põltsamaa Lasteaia Mari majandusjuhataja, Põltsamaa Lasteaia Tõruke peakokk ja Põltsamaa Ühisgümnaasiumi peakokk; 5) toiduainete sissetuleku aluseks on arved, saatelehed, ostu-müügilepingud ja väljamineku aluseks on menüülehed; 6) toiduained inventeeritakse iga kuu viimase tööpäeva seisuga, koostatakse toiduainete liikumise kuukoondaruanne, mis allkirjastatakse koostaja ja asutuse juhi poolt; 7) toiduainete kuukoondaruande esitab asutuse juht raamatupidamisele; 8) bilansiväliselt arvestatavate materjalide ja toiduainete aastainventuuri tulemuste põhjal võetakse bilansiväliselt arvestatud ja kuludesse kantud materjalid ja toiduained varude kontole bilanssi arvele, kui aasta lõpu jäägid ületavad põhivara kapitaliseerimise alampiiri. 6.13. Bilansiväliste varade arvestus: 1) varad, mille kasutamisiga on üle 1 aasta ja mille soetamismaksumus on 1 000 krooni (Põltsamaa Ühisgümnaasiumil 3 000 krooni) kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini, arvestatakse bilansivälise varana; 2) bilansivälise vara arvele võtmise alla 1 000 krooni (Põltsamaa Ühisgümnaasiumil alla 3 000 krooni) otsustab hallatava asutuse juht, tehes vastava märke arvele või mõnele muule vara saamist tõendavale dokumendile; 3) olenemata maksumusest peetakse bilansiväliste varade nimekirjades arvestust mööbli ja rendile antud vara kohta; 4) bilansiväliste varade nimekirjas peetakse raamatuid nii nendes avalikes raamatukogudes, kus raamatute hoidmine ja väljalaenutamine avalikkusele on põhitegevuseks kui ka haridusasutuste raamatukogudes; 5) bilansiväline vara kantakse soetamise hetkel kuludesse ja arvestust jätkatakse bilansiväliselt; 6) bilansivälise vara arvestust peetakse nimekirjaliselt, koguseliselt, summaliselt ja vastutavate isikute lõikes alljärgnevate isikute poolt: - Põltsamaa Linnavalitsus - raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja; - Jõgeva Maakonna Keskraamatukogu, Põltsamaa Muusikakool, Põltsamaa Kultuurikeskus, Põltsamaa Spordikool, Põltsamaa Muuseum - asutuse juht; - Põltsamaa Ühisgümnaasium - majandusdirektor; - Põltsamaa Lasteaed Mari, Põltsamaa Lasteaed Tõruke – majandusjuhataja. 7) bilansivälise vara hulka kuuluva kindla valdkonna vara arvestuse pidajaks võib asutuse juht oma käskkirjaga määrata vastava valdkonna eest vastutava isiku. 7. Nõuete ja kohustuste arvestus 7.1. Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastatakse tekkepõhiselt kontoplaanis sõltuvalt nende sisust ja jaotatakse lühi- või pikaajalisteks lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna kuni üks aasta või kauem. 7.2. Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastatakse selle asutuse bilansis, kes esindab omavalitsust nõude sissenõudmisel või kes on juriidiliselt kohustatud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud. 7.3. Põltsamaa Linnavalitsuse nõudeid koostab vanemraamatupidaja, kelle ametijuhendis on vastavad tööülesanded määratud. Trükitud arve ühe eksemplari edastab vanemraamatupidaja linnavalitsuse spetsialistile, kes postitab arve nõude saajale. Teise arve eksemplari paneb vanemraamatupidaja arvete kausta kronoloogilises järjekorras. Nõuete arvestust peab raamatupidamisosakonna juhataja/ pearaamatupidaja, kes trükib igakuuliselt nõuete arvestuse koonddokumendid, jälgib nõuete tasumist ja suhtleb võlgnikega. 7.4. Nõuete arvestus lapsevanematega või teiste isikutega õppe- ja kohatasude, toitlustamise või muu teenuse eest toimub asutustes koha peal. Nõuete arvestamise eest vastutavad asutustes järgmised isikud: 1) Põltsamaa Lasteaed Mari majandusjuhataja; 2) Põltsamaa Lasteaed Tõruke sekretär; Vanemraamatupidaja edastab panka laekunud õppe- ja kohatasude ning muude tasuliste teenuste tasude andmed nõuete arvestamise eest vastutavale isikule. Vastutavad isikud esitavad iga kuu asutuse raamatupidamisarvestust korraldavale vanemraamatupidajale asutuses kohapeal peetava asutuse juhi poolt kinnitatud nõuete arvestuse koondaruande tehingupartnerite lõikes, mille alusel vanemraamatupidaja koostab vastavad raamatupidamise kirjendid pearaamatus. 7.5. Põltsamaa Spordikooli nõuete arvestust lapsevanematega peab asutuse juht, kes edastab vanemraamatupidajale, kes korraldab spordikooli raamatupidamisarvestust, nõuete arvestuse andmed. Asutuse juht koostab arved lähtudes õpilaste nimekirjadest ja lapsevanematega sõlmitud lepingutest. Koostatud arvetest ühe eksemplari edastab asutuse juht vahetult pärast koostamist lapsevanemale. Teise, asutusele jääva eksemplari, koondab kuudokumentide kausta ja edastab koos nõuete arvestuse koondaruandega vanemraamatupidajale. Vanemraamatupidaja edastab asutuse juhile lapsevanemate poolt tasutud summad, mille alusel juht saab koostada lapsevanematele esitatud nõuete arvestuse koondaruande. Vanemraamatupidaja koostab ja peab arvestust asutuse juhi andmete alusel koostatud muude tasuliste teenuste arvete kohta. Asutuse juht edastab trükitud arved nõude saajale. 7.6. Jõgeva Maakonna Keskraamatukogu ja Põltsamaa Muuseumi arved koostatakse asutuse juhi poolt asutuses koha peal ja edastatakse vanemraamatupidajale arveldustesse kandmiseks. Vanemraamatupidaja peab nõuete arvestust raamatupidamise programmis. 7.7. Põltsamaa Kultuurikeskuse ja Põltsamaa Muusikakooli nõuete arvestust peavad vanemraamatupidajad, kes korraldavad asutuse raamatupidamisarvestust. Arved koostatakse asutuse juhi poolt antud andmete alusel, asutuse juht edastab trükitud arve nõude saajale 7.8. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi nõuete ja kohustuste arvestust peab ja selle õigsuse eest vastutab raamatupidaja. Tasuliste teenuste eest koostab arved raamatupidaja. 7.9. Laenud kajastatakse ametiasutuse bilansis korrigeeritud soetusmaksumuses jaotatuna eraldi lühi- ja pikaajaliseks osaks. 7.10. Ettemaksete tegemist võimaluse korral välditakse. 7.11. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata. Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi omavahel kokku. 7.12. Vähemalt iga kvartali lõpuks hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust. 7.13. Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 1) 90-180 päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses. 7.14. Nõuete laekumise tunnistamine ebatõenäoliseks vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja linnapea ning hallatavas asutuses vanemraamatupidaja ja asutuse juht. 7.15. Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga. 7.16. Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. 7.17. Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. 7.18. Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. 7.19. Nõuete lootusetuks tunnistamise otsustab: 1) linnavalitsus, kui nõue on väiksem kui 200 000 krooni; 2) muudel juhtudel linnavolikogu. 7.20. Ettemaksena saadud tulu võetakse esmalt arvele kohustusena ning kantakse tuluks perioodis, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri kanda kohe tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. 7.21. Nõuete kajastamise õigsuse eest asutuse raamatupidamisarvestuses vastutab vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. 7.22. Kohustuste arvestust hankijate ja tehingupartnerite lõikes peavad vanemraamatupidajad, kes vastutavad asutuse kohustuste tekkepõhise kajastamise eest raamatupidamisarvestuses. 7.23. Põltsamaa Linnavalitsuse kohustused hankijate viisi sisestab raamatupidamise programmi vanemraamatupidaja, kelle ametijuhendis on see määratud. Vanemraamatupidaja vastutab kohustuste tekkepõhise kajastamise eest. Raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja trükib igakuuliselt kohustuste koonddokumendid, jälgib kohustuste tasumist ja saadab tehingupartneritele saldode võrdlused, saldode kinnitused. 8. Arveldused töötajatega ja aruandvate isikutega 8.1. Analüütilist arvestust töötajatega ja aruandvate isikutega peetakse töötajate ja aruandvate isikute lõikes. 8.2. Palgaarvestuse aluseks on kehtiv seadusandlus, linnavolikogu või linnavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööajaarvestamise tabel. Ametiasutuse tööajaarvestust peab vormikohase tööajatabeli alusel spetsialist, kes esitab kuu viimasel tööpäeval kell 9.00-ks allkirjastatult ja linnapea poolt kinnitatult vanemraamatupidajale, kes tegeleb ametiasutuse palgaarvestusega. Muudatustest tööajatabelis teatab spetsialist vanemraamatupidajale viivitamatult ja esitab uue muudetud tööajatabeli. Hallatava asutuse tööajaarvestuse tabelit peab hallatava asutuse juht. Põltsamaa Lasteaia Tõruke tööajatabelit peab õppealajuhataja. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi tööajaarvestuse pidajaks on kassapidaja. Hallatava asutuse juhid vastutavad koostaja poolt allkirjastatud ja asutuse juhi poolt kinnitatud tööajaarvestuse tabeli õigeaegse jõudmise eest vanemraamatupidajale, et palgaarvestus ja töötajale teostatav palga pangaülekanne või sularahas väljamaksmine toimuks õigeaegselt. 8.3. Palka makstakse vastavalt asutuste sise-eeskirjades määratud kuupäeval pangaülekandega teenistuja või töötaja pangakontole või tasutakse sularahas kassast. Turvalisuse huvides ja kokkuleppel töötajaga eelistada pangaülekannet. Palgapäevad on vastavalt asutuste sise-eeskirjadele järgmised: 1) kuu viimasel tööpäeval Põltsamaa Linnavalitsus, Jõgeva Maakonna Keskraamatukogu, Põltsamaa Spordikool, Põltsamaa Kultuurikeskus, Põltsamaa Muuseum; 2) kuu 5. kuupäeval Põltsamaa Muusikakool, Põltsamaa Lasteaed Mari, Põltsamaa Lasteaed Tõruke 3) kuu 10. kuupäeval Põltsamaa Ühisgümnaasium. Juhul kui kuu 5. ja 10. kuupäev satuvad olema puhkepäevadel, siis on palgapäev puhkepäeva(de)le eelneval tööpäeval. Palga avanssi võib maksta asutuste sise-eeskirjades sätestatud korras. 8.4. Ametiasutuses koostatakse palgalehed tegevusalade lõikes ja arvestust peetakse tegevusalade lõikes. 8.5. Vanemraamatupidajad trükivad palgalehtede alusel igakuuliselt raamatupidamise programmist tasuliikide jaotuse ja tasuliikide tabeli. Töötajale esitamiseks trükitakse palgalipik. Vanemraamatupidajad annavad trükitud tabelid ja palgalipikud hallatava asutuse juhile. Asutuse töötajale edastab palgalipiku asutuse juht või kassa eest vastutav isik palga väljamaksmisel kassast. Ametiasutuse palgalipikud edastab teenistujatele või töötajatele vanemraamatupidaja, kes tegeleb ametiasutuse palgaarvestusega. 8.6. Aruandeaasta kohta trükivad vanemraamatupidajad raamatupidamise programmist iga teenistuja ja töötaja kohta isikukontokaardid. 8.7. Majanduskulude avanss kantakse aruandva isiku pangakontole või makstakse aruandvale isikule sularahas kassast. 8.8. Majanduskuludeks avanssi saanud aruandev isik on kohustatud esitama asutuse kassa eest vastutavale isikule või vanemraamatupidajale hiljemalt jooksva kuu viimaseks tööpäevaks kulusid tõendavad asutuse juhi poolt kinnitatud dokumendid ja avansiaruande. 8.9. Kassa eest vastutav isik kontrollib kuludokumentide maksumuse vastavust aruandvale isikule jooksval kuul kassast väljamakstud avansiga, vanemraamatupidaja kontrollib kuludokumentide maksumuse vastavust aruandva isiku pangakontole kantud avansiga. 8.10. Juhul, kui kulutõendavad dokumendid on suuremas maksumuses, kui jooksval kuul saadud avanss, makstakse avanssi ületav summa aruandvale isikule sularahas kassast või kantakse aruandva isiku pangakontole hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. 8.11. Juhul, kui kulutõendavad dokumendid on väiksemas maksumuses kui jooksval kuul saadud avanss, tuleb aruandval isikul kasutamata majanduskulude avanss asutusele tagastada hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. Avansilist makset järgmisse kuusse üle ei viida. 8.12. Lähetuse kulude ja päevarahade hüvitamise aluseks on asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud asutuse juhi allkirjaga kinnitatud lähetusaruanne. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse linnapea käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab linnapea. 8.13. Lähetus hõlmab nii tööalaseid- kui koolituslähetusi. 8.14. Lähetusega seotud kulud ja päevarahad makstakse lähetatule sularahas kassast või kantakse lähetatu pangakontole hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast vajalike dokumentide esitamist kassa eest vastutavale isikule või vanemraamatupidajale. 8.15. Asutuse ametiautode kasutamise jooksva kuu sõiduleht esitatakse jooksvale kuule järgneva kuu 7. tööpäevaks ametiauto kasutaja poolt asutuse juhi allkirjaga kinnitatult vanemraamatupidajale, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. Vanemraamatupidaja võrdleb iga ametiauto sõidulehe andmeid jooksva kuu kütusekulu andmetega. Vastavalt esitatud sõidulehe andmetele koostab vanemraamatupidaja ametiauto kasutajale arve ametiauto kasutamise kohta ametisõitudega mitteseotud sõitudeks. Aluseks võetakse juhtkonna poolt kinnitatud vastavad tasumäärad. Esitatud arve kuulub tasumisele arvel märgitud tähtajaks. 8.16. Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise aluseks on: 1) hallatava asutuse juhile kulude hüvitamisel linnapea käskkiri; 2) ametiasutuse teenistujale või töötajale kulude hüvitamisel linnapea käskkiri; 3) hallatava asutuse töötajale kulude hüvitamisel hallatava asutuse juhi käskkiri; 4) volikogu liikmele volikogu esimehe poolt kinnitatud hüvitise saaja kirjalik avaldus. Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitis kantakse hüvitist saava isiku pangakontole või makstakse sularahas kassast kuu viimasel tööpäeval. 8.17. Asutuse mobiiltelefonidele kehtestatud kuulimiitide ületamisel koostavad vanemraamatupidajad mobiiltelefoni kasutajale arve lähtudes asutusele esitatud mobiiltelefonide kuluarvest ja linnapea või hallatava asutuse juhi poolt käskkirjaga mobiiltelefoni kasutajale määratud kuulimiidist. Kuulimiidi ülekulu kuulub mobiiltelefoni kasutaja poolt asutusele tasumisele vastavalt esitatud arvel märgitud tähtajale. 9. Inventeerimise ja hindamise protseduurid 9.1. Hallatava asutuse juht määrab oma käskkirjaga kinnisvarainvesteeringute, materiaalse põhivara, bilansiväliste varade, varude ja rahaliste vahendite füüsilise aastainventuuri läbiviimiseks inventuurikomisjoni. Inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuuri töös selgituste andjana. Inventuurikomisjoni liikmete koosseisu kuuluvad inventeeritava asutuse töötajad ja vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. 9.2. Ametiasutuse inventeerimiskomisjoni liikmeteks on ametikohajärgselt abilinnapea, raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja, vanemraamatupidaja, kes tegeleb ametiasutuse raamatupidamisarvestusega, majandusnõunik, ehitusnõunik ja maanõunik. 9.3. Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu. 9.4. Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad: 1) kinnisvarainvesteeringud; 2) materiaalne põhivara; 3) bilansivälised varad; 4) nõuded ja ettemaksud, analüütiliste nimekirjade koostamine ja nõuete kohta saldokinnituskirjade saatmine; 5) kohustused, analüütiliste nimekirjade koostamine ja kohustuste kohta kinnituskirjade saatmine; 6) sularahakassad; 7) pangakontod, võrdlemine telepanga saldodega ja pankadele kinnituskirjade saatmine; 8) finantsinvesteeringud; 9) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheliste saldode võrdlemine; 10) muud varad. 9.5. Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumendiks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. 9.6. Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtajaks. 9.7. Inventeerimise aktile kirjutavad alla nii inventeerimiskomisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. 9.8. Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki sularaha kassas ja raha pangakontol raamatupidamiskontodel kajastatuga. 9.9. Iga kuu lõpus kontrollitakse muude nõuete ja ettemaksude, kohustuste ja saadud ettemaksete allregistrite saldosid ja võrreldakse pearaamatu konto saldodega. 9.10. Kuu lõpu seisuga viiakse läbi toiduainete inventuur ladudes ja selle alusel korrigeeritakse kuludesse kantud materjalide maksumust. 9.11. Kord kvartalis viiakse läbi maksunõuete ja -kohustuste võrdlus e-Maksuameti kontokaartidega. 9.12. Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid e-posti teel või rahandusministeeriumi lehel oleva saldoandmikuga. 9.13. Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas. 9.14. Läbiviidud võrdlused fikseeritakse kirjalikult. Analüütilisele dokumendile tehakse kontrolli teostaja poolt märge kontrolli teostamise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli oma allkirjaga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded, mis dokumenteeritakse. 9.15. Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid. 9.16. Sularaha inventuur: 1) kassainventuuri viib läbi asutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon; 2) loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse akt vanemraamatupidajale; 3) vanemraamatupidaja kontrollib sularaha inventuuriakti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga, kinnitab oma allkirjaga ja lisab aktile võrdluse kuupäeva; 4) sularaha puudujääk kajastatakse kuni hüvitamiseni nõudena, ülejääk kantakse tuludesse; 5) puudujääk kuulub hüvitamisele kassa eest vastutava isiku poolt. 9.17. Pangakontode kontrollimisel: 1) võrreldakse igapäevaselt telepanga pangaväljavõtete ja pangakontode vastavust; 2) aasta viimase kuupäeva seisuga võrreldakse kõikide finantsasutuste, kus asutusel pangakonto on avatud, saldosid saldokinnitusega, mis lisatakse asutuse juhi poolt kinnitatuna asutuse aastaaruande materjalidele; 3) ametiasutuse raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja taotleb finantsasutustelt ametiasutuse ja kõigi hallatavate asutuste pangakontode saldokinnitused ja lisab need hallatavate asutuste juhtide poolt kinnitatuna kohaliku omavalitsuse aastaaruande materjalidele. 9.18. Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega, saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummad, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi. 9.19. Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi; 3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus; 4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks; 5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamisüksuses vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse; leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele vastavatele kontodele. 9.20. Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Inventuuri läbiviimisel tehakse järgmised toimingud: 1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust; 3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 4) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja või vanemraamatupidaja koostab kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded. 9.21. Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste (va ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus; 5) maksukohustuste võrdlemise e-Maksuameti väljavõtetega; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega; 7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine. 9.22. Saldoandmike võrdlus: 1) avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid; 2) maksude saldosid võrreldakse e-Maksuameti kontokaartidega ja maksuameti poolt ametiasutusele esitatud teatistega; 3) saldode võrdluseks saadab asutus e-posti teel teisele tehingupartnerile saldode võrdluse kõikide saldode kohta juhul kui asutuste saldod rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemis erinevad või teine tehingupartner ei ole saldoandmiku esitamise tähtajaks Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi oma saldoandmikku esitanud; 4) kui omavahelistes saldodes on erinevused, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku; 5) kui omavahelistes saldodes on erinevused ja võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsustele, teatakse sellest Rahandusministeeriumile, kes pakub välja lahenduse või koostab ministeeriumipoolsed konsolideerivad kanded. 9.23. Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab vanemraamatupidajale või Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidajale personalitöö eest vastutav isik hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks. Dokumendi andmete õigsust kinnitavad personali töö eest vastutav isik ja asutuse juht oma allkirjadega. 10. Raamatupidamisdokumentide säilitamine 10.1. Ametiasutuse raamatupidamise dokumente hoitakse raamatupidamises 2 aastat. Seejärel antakse dokumendid üle ametiasutuse arhiivi eest vastutavale ametnikule, dokumendid säilitatakse ametiasutuse arhiivis. Ametiasutuse põhivara arvestuse, bilansiväliste varade arvestuse ja inventuuride dokumendid hoitakse raamatupidamisosakonnas raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja kapis. 10.2. Hallatava asutuse majandusaasta raamatupidamise dokumendid antakse hallatava asutuse juhile üle vanemraamatupidaja poolt, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust, pärast omavalitsusüksuse majandusaasta aruande kinnitamist linnavolikogus. Hallatava asutuse raamatupidamise dokumente säilitatakse hallatavas asutuses arhiivis. 10.3. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamise dokumentide hoidmise eest aruandeperioodil vastutab raamatupidaja. Raamatupidaja annab aruande perioodi raamatupidamise dokumendid üle asutuse arhiivi pärast omavalitsuse majandusaasta aruande kinnitamist linnavolikogus. 10.4. Ametiasutuse isikukontokaardid antakse vanemraamatupidaja poolt arvutiprogrammist prindituna üle linnasekretärile ja hallatavate asutuste isikukontokaardid antakse vanemraamatupidajate poolt arvutiprogrammist prindituna üle allasutuse juhile hiljemalt majandusaastale järgneva aasta 20. jaanuariks. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi isikukontokaardid trükitakse raamatupidaja poolt personalitöö arvestuse eest vastutavale isikule hiljemalt majandusaastale järgneva aasta 20. jaanuariks. 10.5. Raamatupidamise dokumentide säilitustähtajad: 1) majandusaasta aruannet säilitatakse alaliselt; 2) isikukontokaarte säilitatakse 50 aastat; 3) 7 aastat säilitatakse: - raamatupidamise algdokumente alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati; - raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid dokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, alates vastava majandusaasta lõpust; - pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud dokumente pärast kehtimisaja möödumist; - raamatupidamise sise-eeskiri pärast selle muutmist või asendamist. 11. Sise-eeskirja rakendamine 11.1. Käesoleva sise-eeskirjaga sätestatud põhimõtteid on rakendatud Põltsamaa linna ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamise korraldamises üldeeskirja ja kehtiva seadusandluse alusel alates 01.01.2004. 11.2. Käesolevad sise-eeskirjad sätestavad põhimõtteid, mida ei ole kajastatud seni kehtinud ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamise sise-eeskirjades. 11.3. Kui asutuse raamatupidamisarvestuses tekib dokumenteerimisel olukord, mida ei kajastata käesolevates sise-eeskirjades, siis lähtutakse « Raamatupidamise seadusest», RTJ-dest, üldeeskirjast ja rahandusministeeriumi poolsetest juhenditest. 11.4. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi, kui ametiasutuse hallatava asutuse koha peal peetava raamatupidamisarvestusega asutuse, raamatupidamisarvestuse põhimõtted sätestatakse lisaks käesolevale sise-eeskirjale direktori käskkirjaga kinnitatud Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamise sise-eeskirjaga. 11.5. Sise-eeskirjades esitatud põhimõtete muutumisel seoses seadusandluse muutusega või asutuse sisemiste raamatupidamise korraldamise vajaduste muutumisel tehakse sise-eeskirjades vastavad parandused. 11.6. Sise-eeskirjade muutmise ja asendamise eest vastutavaks isikuks on raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja. 11.7. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamise sise-eeskirjade muutmise ja asendamise eest vastutavaks isikuks on Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidaja.