Justiitsminister — Notari dokumentide säilitamise ja üleandmise korra kinnitamine — RTL, 48, 631

Notariaadiseaduse (RT I 1993, 45, 640; 1994, 5, 49; 93, 1571; 1995, 61, 1028; 1996, 23, 456; 38, 752; 80, 1435; 1998, 30, 411) paragrahvi 211 alusel määran: 1. Kinnitada «Notari dokumentide säilitamise ja üleandmise kord» (lisatud). 2. Tunnistada kehtetuks justiitsministri 28. juuni 1996. a määrusega nr 14 (RTL 1996, 85/86, 494) kinnitatud «Notari teenistuskorra» punktid 24.6--24.15. Minister Paul VARUL Kantsler Mihkel OVIIR Kinnitatud justiitsministri 3. märtsi 1999. a määrusega nr 10 NOTARI DOKUMENTIDE SÄILITAMISE JA ÜLEANDMISE KORD 1. Üldsätted 1.1. Käesolev kord reguleerib notari dokumentide kasutamist, säilitamist, hävitamist, ettevalmistamist arhiveerimiseks ja arhiivi üleandmist. Korras käsitlemata juhtudel tuleb juhinduda arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja vastavatest sätetest. 1.2. Notari dokumentideks käesoleva korra mõistes on notariaadiseaduse §-s 211 nimetatud dokumendid, mida käsitatakse avalike arhivaalidena ja mille suhtes kohaldatakse arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja avalikke arhivaale puudutavaid sätteid. 1.3. Notar on kuni arhivaalide üleandmiseni riigi või kohtu arhiivi, teisele notarile või notariasendajale nende valdaja ja arhiivieeskirja mõistes arhiivimoodustaja. 1.4. Notar on kohustatud oma ametisoleku ajal süstematiseerima, arhiivitehniliselt ette valmistama ja säilitama punktis 1.2 nimetatud dokumente. 1.5. Kuni notari dokumentide üleandmiseni riigi arhiivi säilitab notar neid oma büroos või muudes ruumides, milles on tagatud dokumentide säilitamiseks sobivad tingimused. 1.6. Arhiiviseaduses sätestatud arhiiviteenuste kasutamisel peab lisaks dokumentide säilimisele olema tagatud notariaaltoimingu saladuse hoidmine. 2. Dokumentide loetelu 2.1. Ametitegevuse käigus loodud või saadud dokumentide süstematiseerimiseks ja leidmise kergendamiseks koostab notar dokumentide loetelu, mis sisaldab põhiliste dokumendikogumite (sari) ja nende alljaotiste (rühm) loetelu ning vastavaid säilitustähtaegu. 2.2. Notari dokumentide loetelu koostamisel lähtutakse notariaadiseaduses sätestatud notari poolt tehtavate toimingute loetelust, seda vajadusel üldistades (sarjade moodustamisel) ja detailiseerides (rühmade eristamisel). 2.3. Loetelu koostatakse tabelivormis: Notari dokumentide loetelu Notari tööpiirkond ja nimi Tähis Sarja nimetus Rühma nimetus Säilitustähtaeg Märkused 1 xxxxxx 1/1 xxxxx xxx 1/2 xxxxx xxx 2 xxxxxxx 2/1 xxxxx xxx 3 xxxxxxx jne (notari allkiri) 2.4. Loetelus kasutatavad tähised eeldavad sarjade jagunemist rühmadeks. Kui mõne sarja piires sellist jagunemist ei esine, loetakse sarja nimetus ka rühma nimetuseks ja tähiseks on «sarja tähis / 0». 2.5. Dokumentide loetelu võib muuta, kui notari ametipidamisel tekivad uued dokumentide sarjad või rühmad või kui muutub sarjale (rühmale) kehtestatud säilitustähtaeg. 2.6. Dokumentide leidmise kergendamiseks võib rühmi jagada allrühmadeks, lisades tähisesse kolmanda järgu (näit 2 / 8 / 2). 3. Dokumentide hoidmine enne arhiivi andmist 3.1. Konkreetsete lõpetatud notariaaltoimingute dokumendid paigutatakse kas eraldi toimikusse või koondatakse üksikute toimingute kaupa ühisesse toimikusse, järgides dokumentide loetelu. 3.2. Toimikuna käsitletakse käesolevas korras ka notari registreid ja raamatuid. 3.3. Punktides 3.1 ja 3.2 nimetamata notari dokumendid koondatakse toimikutesse vastavalt dokumentide loetelule. 3.4. Toimiku seljale või kaanele märgitakse dokumendi rühma tähis ja nimetus, toimiku pealkiri, säilitustähtaeg dokumentide loetelu järgi ning aastaarv. 3.5. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajadus või otstarbekus on põhjustatud töö iseloomust. 3.6. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitustähtajaga dokumente. 3.7. Mitmest lehest koosnevaid alatisele või pikaajalisele säilitamisele kuuluvaid dokumente ei tohi omavahel ühendada metallkinnitiga. Toimikusse pandav eksemplar tuleb kokku õmmelda ja kinnitada viimase lehe tagaküljel pitsatiga. 3.8. Toimikusse pannakse igast dokumendist üks eksemplar. Toimikusse ei paigutata liigseid dokumentide koopiaid, mustandeid ja muid säilitamisele mittekuuluvaid materjale. 3.9. Toimikusiseselt paigutatakse dokumendid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel, liites dokumendi lisad ja alusdokumendid põhidokumendiga. 3.10. Arhiivi andmata toimikuid hoitakse kas lukustatavates kappides või ruumis, mis on kõrvalistele isikutele suletud. 4. Dokumentide hindamine 4.1. Pärast asjaajamisaasta lõppemist dokumendid hinnatakse. 4.2. Hindamine on vajalik: 1) dokumentide ettevalmistamisel säilitamiseks notaribüroo arhiivis või üleandmiseks mitme notaribüroo või notarite koja ühisesse arhiivi; 2) dokumentide ettevalmistamisel riigi arhiivi üleandmiseks või hävitamiseks. 4.3. Dokumentide hindamise viib läbi punkti 4.2 alapunktis 1 nimetatud juhtudel heade arhiivindusalaste teadmistega spetsialist, alapunktis 2 nimetatud juhtudel riigi arhiiv. 4.4. Riigi arhiivi poolse hindamise läbiviimiseks punkti 4.2 alapunkti 2 alusel tuleb notaril teha nimetatud arhiivile vastav taotlus. Taotlusele lisatakse arhiivieeskirjas loetletud hindamise läbiviimiseks vajalikud dokumendid. 4.5. Riigi arhiivi poolt väljastatud hindamisotsus on notarile alusdokumendiks arhivaalide üleandmisel või hävitamisel. 5. Dokumentide korrastamine ja arhiveerimine 5.1. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid korrastatakse arhiivitehniliselt ja paigutatakse notaribüroo arhiivi või antakse üle mitme notaribüroo või notarite koja ühisesse arhiivi hiljemalt kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu. 5.2. Notari arhiivi korrastamisel lähtutakse järgmistest tasanditest: 1) arhiiv, mille moodustab notari ametitegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum (mitme notari ühises büroos moodustavad iga notari dokumendid õiguslikult eraldi arhiivi); 2) sari (rühm), mis kujutab endast üheliigiliste või üheotstarbeliste dokumentide kogumit, mida on võimalik hallata tervikuna (kirjavahetus, pärimistoimikud, käskkirjad jms); 3) säilik, milleks on arhivaalide füüsilise haldamise üksus ehk konteiner (toimik, mapp jms). 5.3. Dokumentide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks notaribüroo, mitme notaribüroo või notarite koja ühises arhiivis toimub arhiivieeskirja vastavate sätete alusel. 5.4. Dokumendid kinnitatakse nende säilitamiseks sobivasse ümbrisesse nii, et neid oleks võimalik vabalt lugeda ja et säilikute kasutamine ei põhjustaks dokumentide füüsilist kahjustamist. Dokumentide kinnitamise viis peab kaasa aitama üksikute lehtede eemaldamise, äravahetamise või kahjustamise ärahoidmisele. 5.5. Arhiiviruum peab vastama arhiivieeskirjas sätestatud nõuetele. Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise korra määrab notar. 6. Dokumentide kasutamine ja hävitamine 6.1. Dokumentide kasutamisel ja kasutada andmisel lähtub notar notariaadiseaduse §-s 9 sätestatud notariaaltoimingu saladuses hoidmise kohustusest. 6.2. Õigust kasutada ja välja nõuda notari dokumente omavad: 1) kohtud nende menetluses olevates kriminaal-, tsiviil- või haldusasjades; 2) uurimisorganid kohtu määruse alusel; 3) notari ametitegevuse üle järelevalvet teostavad ametiisikud. 6.3. Originaaldokumendi väljastab notar punktis 6.2 sätestatud juhtudel ainult siis, kui kriminaal-, tsiviil-, haldus- või distsiplinaarasja on võimalik lahendada ainult originaaldokumendi alusel. Muudel juhtudel väljastatakse notari dokumendist tõestatud koopia. 6.4. Originaaldokumendi väljastamisel paigutatakse selle asemele tõestatud koopia. Originaaldokumendi tagasisaamisel pannakse see viivitamatult tagasi oma kohale ja koopia hävitatakse. 6.5. Notari dokumendi väljaandmise vormistab notar aktiga, millesse märgitakse: 1) dokumendi saaja ja seda esindava ametiisiku andmed; 2) väljastamise alus; 3) toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed; 4) tagastamise tähtaeg (kui seda on võimalik kindlaks määrata). 6.6. Aktis fikseeritakse dokumenti saaja kohustused: 1) hoida notariaaltoimingu saladust notariaadiseaduses märgitud alustel ja korras; 2) hävitada saadud dokumendi ärakiri, kui seda taotluse aluseks olevas asjas enam vaja ei ole; 3) tagastada saadud originaaldokument kas kokkulepitud ajaks või võimalikult kiiresti (kui tagastamise aega ei ole võimalik ette kindlaks määrata) notarile. 6.7. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad osapooled. 6.8. Dokumendi tagastamisel notarile kirjutavad mõlemad osapooled alla aktis olevale tagastamise märkusele. 6.9. Isikule, kelle ülesandel või kelle suhtes notariaaltoimingud tehti (pärast tema surma pärijale) või tema volinikule väljastab notar oma arhiivis säilitatavate dokumentide ärakirju. Originaaldokumente esitab notar sellele isikule ainult kohapeal vaatamiseks. 6.10. Kolmandal isikul on õigus saada notariaaltoimingut puudutavaid andmeid seaduses sätestatud juhtudel või notariaaltoimingus osaleja kirjalikul nõusolekul, millel osaleja allkiri on notariaalselt tõestatud. 6.11. Teatisi või ärakirju dokumentide kohta, millele ei laiene notariaaltoimingu saladuses hoidmise kohustus, väljastab notar oma äranägemisel. 6.12. Dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada pärast nende hindamise läbiviimist. 6.13. Dokumentide ettevalmistamisel hävitamiseks koostab notar hävitamisakti ja esitab selle hävitamise loa saamiseks riigi arhiivile, kelle arhiivijärelevalve alla ta kuulub. 6.14. Notar korraldab dokumentide hävitamise ühe kuu jooksul pärast hävitamise loa saamist. Dokumendid hävitatakse loas kindlaksmääratud mahus. Dokumentide hävitamisviisi otsustab notar. 6.15. Kasutuskõlbmatuse tõttu enne säilitustähtaja möödumist hävitamisele kuuluvad dokumendid kopeeritakse võimaluse korral enne hävitamist, koostades kopeerimise kohta vastava akti. Notar tõestab koopia vastavuse hävitatavale dokumendile. 7. Dokumentide korrastamine riigi arhiivi üleandmiseks 7.1. Dokumentide ettevalmistamisel riigi arhiivi üleandmiseks koostab notar arhiivieeskirja nõuetele vastava arhiiviskeemi. 7.2. Arhiiviskeem koostatakse või muudetakse enne arhiivi või selle osa korrastamist. Arhiiviskeemi ja selle muudatused kooskõlastab notar riigi arhiiviga, esitades selleks vastava taotluse ja arhiiviskeemi projekti. 7.3. Riigi arhiivile üleantav arhiiv korrastatakse vastavalt arhiiviskeemile ja valmistatakse säilitamiseks ette vastavalt arhiivieeskirja nõuetele. 7.4. Üleantavate dokumentide olemi kindlakstegemiseks ja juurdepääsu tagamiseks neile koostab notar arhiivieeskirja nõuetele vastava arhiivinimistu. 8. Notari dokumentide üleandmine 8.1. Ametipidamise kestel annab notar riigi arhiivis säilitamisele kuuluvad notari dokumendid üle viie aasta jooksul pärast arhiiviseaduses sätestatud üleandmise kohustuse tekkimist. Kokkuleppel riigi arhiiviga võib dokumendid üle anda ka enne üleandmiskohustuse tekkimist. 8.2. Kui notar ametist vabastatakse või teise tööpiirkonda notariks nimetatakse, annab ta notari dokumendid üle senise tööpiirkonna järgsele riigi arhiivile. 8.3. Notari surma, raske haiguse või tagandamise korral annab notari dokumendid riigi arhiivile üle notarite koja eestseisuse määratud isik, kes võtab notari dokumendid vastu ühepoolse ülevõtmisakti alusel. Notarite koda määrab notari dokumentide üleandja viivitamatult pärast vastava teate saamist. 8.4. Notarite koja eestseisuse ettepanekul võib justiitsminister kohustada ametist vabastatud või tagandatud notari dokumente kas täielikult või osaliselt üle võtma vabanenud notari ametikohale ajutiselt nimetatud notari asendajat või alustatud notariaaltoimingute lõpuleviimiseks ka samas tööpiirkonnas ametit pidavat notarit. 8.5. Notari dokumentide üleandmiseks riigi arhiivile esitab üleandja vastava taotluse. Üleandmise ettevalmistamisel korrastab ja kirjeldab dokumentide üleandja need arhiivieeskirja kohaselt, laseb riigi arhiivil dokumendid hiljemalt üleandmise ajaks hinnata (kui seda veel tehtud ei ole) ning pakib ja tähistab need. 8.6. Notari dokumendid antakse arhiivi üleandmis-vastuvõtmisakti alusel. Ärakirja aktist esitab dokumentide üleandja Justiitsministeeriumile. 8.7. Notari dokumentide üleandmiseks ettevalmistamine ja üleandmine toimub üleandja kulul. Punktis 8.4 nimetatud juhtudel käsitletakse üleandjana notarite koda. 9. Rakendussätted 9.1. Notarid esitavad punktis 2.1 nimetatud dokumentide loetelud notarite koja eestseisusele kolme kuu jooksul pärast käesoleva korra kehtima hakkamist. 9.2. Notarite koja eestseisus tagab punktis 9.1 nimetatud loetelude analüüsimise ning esitab selle alusel väljatöötatud notaribüroo dokumentide näidisloetelu justiitsministrile kinnitamiseks hiljemalt 1999. a 30. detsembriks. 9.3. Notarid on kohustatud viima oma büroodes dokumentide säilitamise tingimused vastavusse arhiivieeskirjas sätestatud arhivaalide säilitamise alustega 2002. a 1. jaanuariks. 9.4. Notaribüroo personali- ja raamatupidamisdokumentide ning muude notariaadiseaduse §-s 211 nimetamata dokumentide säilitamise ja üleandmise korra töötab kehtivate õigusaktide alusel välja notarite koda, esitades selle kooskõlastamiseks justiitsministrile hiljemalt 1999. a 30. detsembriks. Kantsler Mihkel OVIIR