Tartu Linnavolikogu — Tartu linna andmekogude asutamise ja pidamise korra kinnitamine — RTL, 197, 798

Võttes aluseks kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT 1993, 37, 558; 1994, 12, 200; 19, 340; 72, 1263; 84, 1475; 1995, 16, 228; 17, 237; 23, 334; 26--28, 355; 59, 1006; 97, 1664; 1996, 36, 738; 37, 739; 40, 773; 48, 942; 89, 1591; 1997, 13, 210; 29, 449; 450; 69, 1113; 1998, 28, 356) paragrahvi 6 lõike 3 punktid 1 ja 2 ja andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423) paragrahvi 43 lõike 1, Tartu Linnavolikogu määrab: 1. Kinnitada Tartu linna andmekogude asutamise ja pidamise kord vastavalt lisale. 2. Määrus jõustub Riigi Teataja Lisas avaldamisele järgneval päeval. Volikogu esimees Väino KULL Lisa Tartu Linnavolikogu 28. mai 1998. a määrusele nr 48 Tartu linna andmekogude asutamise ja pidamise kord I. ÜLDSÄTTED § 1. Eesmärk Tartu linna andmekogude asutamise ja pidamise korra (edaspidi kord) eesmärgiks on sätestada Tartu linna omandis olevate andmekogude asutamise protseduurid ja pidamise põhimõtted. § 2. Rakendusala Kord reguleerib Tartu linnaga teenistussuhetes olevate isikute ja kolmandate isikute tegevust Tartu linna andmekogude asutamisel, pidamisel, kasutamisel ning nendest andmete saamisel. § 3. Riiklike registrite pidamine (1) Tartu linn peab riiklikku registrit seaduses sätestatud juhtudel ja korras. (2) Tartu linna poolt peetava riikliku registri volitatud töötleja ülesandeid teostab Tartu Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) määratud struktuuriüksus, kui seaduses ei ole määratud teisiti. § 4. Andmekogu pidamine lepingu alusel Linnavalitsus võib sõlmida lepingu kolmanda isikuga avaliku andmekogu või registri pidamiseks ainult juhul, kui andmekogu pidamisel kolmanda isiku poolt on tagatud seaduses, käesolevas korras ja andmekogu põhimääruses sätestatud nõuete täitmine. § 5. Tartu linna andmekogud (1) Tartu linna andmekogud jagunevad alljärgnevalt: 1) registrid; 2) muud andmekogud. (2) Avalik register on seaduses sätestatud või seadusega Tartu linnale pandud ülesande täitmiseks üldistes huvides peetav Tartu linna andmekogu. (3) Piiratud kasutusega register on üldist tähtsust omavaid andmeid sisaldav linnavalitsuse ja linnavolikogu töö korraldamiseks asutatud Tartu linna andmekogu, mis temas sisalduvate andmete olemusest, strateegilisest tähtsusest või isikuandmete kaitse vajadusest tingitult ei ole üldkasutatav. (4) Avalik andmekogu on Tartu linna andmekogu, mis sisaldab üldist tähtsust omavaid andmeid ja on andmete üldtuntuse või avalikkuse tõttu avatud kõigile isikutele vabaks kasutamiseks. (5) Osakonnasisene andmekogu on Tartu linna andmekogu, milles sisalduvate andmete kasutamine on töökorralduslikult seotud ainult linnavalitsuse ühe struktuuriüksusega. (6) Kanderaamat on linnavalitsuse struktuuriüksuse asjaajamise korraldamiseks peetav andmekogu. § 6. Andmekogude avalikkus (1) Tartu linna andmekogud on avalikud. (2) Tartu linna piiratud kasutusega register, osakonnasisene andmekogu ja kanderaamat on avalikud nende pidamise põhimääruses sätestatud ulatuses. (3) Tartu linna andmekogu võib sisaldada andmeid, mis ei ole avalikud. Selliste andmete loetelu sätestatakse andmekogu pidamise põhimääruses. (4) Lõikes 3 nimetatud andmeid on õigus saada isikutel, kellel on selleks õigustatud huvi, v.a kui seadus või andmekogu põhimäärus ei sätesta teisiti. (5) Isikuandmeid teise isiku kohta võib õigustatud huvi omav isik saada vaid juhul, kui isik, kelle kohta andmeid taotletakse, ei ole kasutanud isikuandmete kaitse seaduse paragrahvis 24 sätestatud õigust keelata enda kohta peetavate isikuandmete üleandmist üldiseks kasutamiseks. II. ANDMEKOGU ASUTAMINE § 7. Registri asutamine (1) Tartu linna registri asutamise algatab linnavalitsus. (2) Registri asutamise otsustab linnavolikogu. Registri asutamiseks esitab linnavalitsus linnavolikogule: 1) registri pidamise põhimääruse projekti; 2) seletuskirja. (3) Kui registri asutamiseks on vajalik pädeva riigiasutuse luba, taotleb selle linnavalitsus. § 8. Muu andmekogu asutamine (1) Tartu linna muu andmekogu asutamise otsustab linnapea või tema poolt volitatud linnavalitsuse struktuuriüksuse juhataja. Linnavolikogu kantselei poolt peetava andmekogu asutamise otsustab linnavolikogu esimees. (2) Muu andmekogu asutamise ettepanek peab sisaldama: 1) seletuskirja, milles põhjendatakse andmekogu asutamise vajadust ja kus nimetatakse ära andmekogu eesmärgid; 2) andmekogu rahastamise projekti, milles näidatakse andmekogu pidamise arvestuslik kulu ja selle rahastamise allikad; 3) andmekogu pidamise põhimääruse projekti. § 9. Asutamise avalikustamine Avaliku ja piiratud registri ning avaliku andmekogu asutamine avalikustatakse ajakirjanduse kaudu. III. ANDMEKOGU PIDAMINE § 10. Andmekogu pidamise viis Tartu linna andmekogu peetakse arvutis või käsitsi korrastatult. § 11. Vastutav töötleja Tartu linna andmekogude vastutavaks töötlejaks on linnavalitsus. § 12. Volitatud töötleja (1) Tartu linna andmekogu volitatud töötleja määratakse andmekogu pidamise põhimääruses. (2) Osakonnasisese andmekogu ja kanderaamatu volitatud töötleja on linnavalitsuse struktuuriüksus, kus andmekogu peetakse. § 13. Andmete töötlemist teostavad ametnikud (1) Andmete töötlemist teostab volitatud ametnik (edaspidi volitatud ametnik). (2) Volitatud ametniku määrab kindlaks paragrahvis 12 nimetatud linnavalitsuse struktuuriüksuse juhataja. § 14. Andmete töötlemise registreerimine (1) Andmete töötlemine kohta peetakse turvapäevikut, kui see on sätestatud andmekogu pidamise põhimääruses. (2) Turvapäevikus fikseeritakse: 1) andmete töötleja kasutajanimi; 2) päringu või töötluse tegemise aeg; 3) päringu või töötluse sisu; 4) väljavõtte tegemise aeg. § 15. Töökeel Tartu linna andmekogu pidamine toimub eesti keeles. § 16. Isikud, kellel on õigus saada andmeid tasuta Tartu linna andmekogust saavad andmeid tasuta: 1) riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende asutused; 2) iga isik tema kohta peetavaid andmeid. § 17. Andmekogust andmete saamine Tartu linna andmekogust andmete saamise korra sätestab andmekogu pidamise põhimäärus. § 18. Andmete vastuvõtmise ja väljastamise üle arvestuse pidamine Andmete vastuvõtmise ja väljastamise kohta peetakse kanderaamatut. Kanderaamatusse kantavate andmete koosseisu sätestab andmekogu pidamise põhimäärus. § 19. Algdokumentide õigsuse kontroll (1) Enne kande tegemist kontrollib volitatud ametnik kande tegemise aluseks olevate dokumentide õigsust. (2) Volitatud ametnikul on õigus kande aluseks oleva dokumendi õigsuse kontrollimisel: 1) kasutada algdokumentide õigsuse kontrollimiseks andmekogusid; 2) saada andmeid andmekogudest, mille kasutamise õigust tal pole; 3) nõuda dokumendi esitanud isikult täiendavaid andmeid. (3) Kui dokumendi esitanud isik soovib esitatud dokumendi tagastamist ning seadusest või muust õigusaktist ei tulene teisiti, tagastatakse kande aluseks olnud dokument selle esitajale. § 20. Ebaõigete andmete parandamine ja sellest informeerimine (1) Kui andmekogu kasutamise õigust omaval isikul on alust kahtlustada, et andmekogus sisalduvad andmed on valed, teatab ta sellest andmekogu volitatud ametnikule. (2) Kui kontrollimise tulemusena selgub, et kanne on vale, parandab volitatud ametnik vale kande. (3) Volitatud ametnik teatab kande parandamisest kõikidele isikutele, kes on saanud valesid andmeid vale kande avastamisele eelnenud kuu jooksul, v.a kui kanne andmete andmise ajal oli õige. § 21. Kasutajatunnus (1) Kasutajatunnus antakse andmete töötlemise või kasutamise õigust omavale isikule. (2) Kasutajatunnuse andmise õigus on andmekogu volitatud ametnikul. (3) Kasutajatunnus koosneb kasutajanimest ja salasõnast, mis on teada ainult tunnuse omanikule. (4) Kasutajatunnus võimaldab töödelda või kasutada ainult neid andmekogusid, mille töötlemiseks või kasutamiseks õigus on antud. § 22. Turvakoopiate tegemise kord (1) Turvakoopia on avalikust andmekogust, avalikust registrist, piiratud kasutusega registrist või osakonnasisesest andmekogust tervikuna tehtav koopia, millega kindlustatakse andmekogu kaitsmine juhusliku hävimise vastu. (2) Turvakoopia teeb volitatud töötleja ülesandeid täitev ametnik. Koopia salvestatakse andmekogu pidamise põhimääruses määratud andmekandjale ja säilitatakse viisil, mis välistab kuritarvitused ja turvakoopia riknemise samaaegselt andmekoguga. (3) Turvakoopia tegemise periood määratakse andmekogu pidamise põhimääruses. Periood ei või olla pikem kui kaks nädalat. Turvakoopia säilitatakse vähemalt neli perioodi. (4) Turvakoopia tegemine fikseeritakse turvapäevikus, kuhu kantakse järgmised andmed: 1) koopia tegija kasutajanimi; 2) koopia tegemise aeg (kellaaeg märgitakse minutilise täpsusega); 3) koopia number. § 23. Arhiivikoopiate tegemise kord (1) Arhiivikoopia on andmekogust andmete säilitamise eesmärgil tehtav koopia, mis kuulub alalisele säilitamisele. (2) Arhiivikoopia teeb volitatud ametnik viisil, mis tagab koopia identsuse. (3) Arhiivikoopia tehakse andmekogu pidamise põhimääruses kindlaksmääratud ajal, kuid mitte harvem kui üks kord aastas. Arhiivikoopia tegemine fikseeritakse turvapäevikus. Turvapäevikusse kantakse paragrahvi 22 lõikes 4 nimetatud andmed. (4) Arhiivikoopia teinud ametnik annab koopia arhiivipidajale üle hiljemalt koopia tegemisele järgneva tööpäeva jooksul. Üleandmine fikseeritakse üleandmis-vastuvõtmisaktis. (5) Arhiivikoopia arhiveerimisel kontrollib selle tehnilist olukorda volitatud ametnik ja teeb koopia infotehnoloogilisel vananemisel ümbersalvestise. § 24. Ümbersalvestis (1) Ümbersalvestis on arhiivikoopiast tehtav koopia, millega tagatakse arhiivikoopia kasutatavus uueneva tark- ja riistvara tingimustes. (2) Ümbersalvestis tehakse viisil, et oleks tagatud andmekogus sisalduvate andmete identsus. (3) Ümbersalvestise õigsust kinnitab ümbersalvestise teinud isik oma allkirjaga. (4) Ümbersalvestis säilitatakse koos arhiivikoopia originaaliga. § 25. Kanderaamatu pidamise erisused (1) Kanderaamatu vastutav ning volitatud töötleja on linnavalitsuse struktuuriüksus, kus kanderaamatut peetakse. (2) Kanderaamatut peetakse arvutis või käsitsi. Kanderaamatut võib käsitsi pidada ainult joonitud, köidetud ja nummerdatud vormidel. (3) Käsitsi peetava kanderaamatu lehekülje lõppemisel kirjutab viimase kande teinud isik lehekülje lõppu kuupäeva ja kinnitab selle õigsust oma allkirjaga. (4) Käsitsi peetavas kanderaamatus kande parandamiseks joonitakse vale kanne alla ja tehakse sama järjekorranumbriga uus kanne. Paranduse õigsust tõendab kande teinud isik oma allkirjaga. § 26. Andmekogude pidamise üle järelevalve teostamine (1) Tartu linna andmekogude pidamise üle teostab järelevalvet linnavalitsuse nimetatud struktuuriüksus. (2) Andmekogu volitatud töötleja esitab eelarveaasta lõppemisel linnavalitsusele andmekogu pidamise tegevusaruande (v.a kanderaamat). IV. ANDMEKOGUDE KASUTAMINE § 27. Andmekogude kasutamise üldpõhimõtted (1) Isik, kellel on andmekogu kasutamise õigus, on kohustatud: 1) sisenema päringusüsteemi ainult oma kasutajatunnuse abil; 2) tegema üksnes selliseid päringuid, mille tegemiseks tal on õigus; 3) mitte avaldama oma kasutajatunnust teistele isikutele; 4) mitte väljastama päringute tulemusi teistele isikutele (v.a käesoleva paragrahvi teises lõikes nimetatud juhtudel). (2) Isik, kellel on õigus kasutada andmekogu, võib kasutada päringute tulemusi ainult teenistusülesande täitmisel. § 28. Andmekogude kasutajad (1) Tartu linna andmekogude kasutamise õigus on: 1) andmekogu volitatud ametnikul; 2) ametnikul, kelle teenistusülesannete täitmine eeldab andmekogude kasutamist; 3) isikul, kellel on andmekogu kasutamiseks piiratud või tähtajaline kasutusluba. (2) Linnavalitsuse liikmed ja linnavolikogu esimees kasutavad andmekogusid tähtajalise kasutusloa alusel. (3) Lõigetes 1 ja 2 nimetatud isikud võivad kasutada andmebaase ainult tööks vajalikus ulatuses. § 29. Piiratud kasutusluba (1) Piiratud kasutusluba on ametnikule antav toimingute arvuga piiratud õigus teha andmekogus päringuid andmete kohta, mis ei ole avalikud. (2) Piiratud kasutusluba antakse ametnikule, kelle ametikohast ei tulene andmekogu kasutusõigust või tähtajalist kasutusluba päringute tegemiseks. (3) Piiratud kasutusloa andmise õigus on: 1) osakonnajuhatajal temale alluvatele ametnikele; 2) linnasekretäril või teda asendaval linnavalitsuse liikmel igale ametnikule. (4) Piiratud kasutusluba antakse ametnikule isiklikult. Piiratud kasutusloa saanud ametnik ei või temale antud luba edasi anda. (5) Piiratud kasutusloa saanud ametnikule annab volitatud ametnik piiratud kasutajatunnuse. Kasutusloa olemasolu tõendav dokument säilitatakse volitatud töötleja juures. § 30. Tähtajalise kasutusloa mõiste (1) Tähtajaline kasutusluba on ametnikule antav ajaliselt piiratud õigus teha andmekogudest liigitunnusega määratud päringuid. (2) Tähtajaline kasutusluba antakse ametnikule teatud teenistusülesande täitmiseks. (3) Tähtajalise kasutusloa andmise õigus on: 1) osakonnajuhatajal temale alluvatele ametnikele; 2) linnasekretäril või teda asendaval linnavalitsuse liikmel igale ametnikule. (4) Tähtajaline kasutusluba antakse ametnikule isiklikult. Tähtajalise kasutusloa saanud ametnik ei või temale antud luba edasi anda. (5) Tähtajalise kasutusloa kehtivuse tähtaeg möödub: 1) tähtpäeva saabumisega; 2) teenistusülesande täitmisega. (6) Linnavalitsuse liikmete ja linnavolikogu esimehe tähtajaline kasutusluba kehtib nende volituste tähtaja jooksul. (7) Tähtajalise kasutusloa saanud ametnikule annab volitatud ametnik piiratud kasutajatunnuse. Kasutusloa olemasolu tõendav dokument säilitatakse volitatud töötleja juures. § 31. Kolmandatele isikutele kasutusloa andmine (1) Kolmandatele isikutele antakse piiratud või tähtajaline kasutusluba, kui isik omab selleks õigustatud huvi ja sellega ei kahjustata Tartu linna huve ning ei rikuta isikuandmete kaitseks rakendatud abinõusid andmete juhusliku või tahtliku rikkumise või hävimise või omavolilise töötlemise kohta. (2) Kolmandale isikule annab piiratud või tähtajalise kasutusloa linnasekretär taotleja kirjaliku avalduse alusel. § 32. Andmetele juurdepääsu sulgemine (1) Andmekogu volitatud ametnik võib sulgeda osa või kõigi töötlejate või kasutajate juurdepääsu andmekogus sisalduvatele andmetele, kui: 1) ilmneb oluline kuritarvitus; 2) ilmneb oluline andmekogu pidamist reguleeriva õigusakti normi rikkumine; 3) andmekogusse sisestatud andmed on valed. (2) Käesoleva paragrahvi esimese lõike punktides üks kuni kolm nimetatud aluste äralangemisel taastab volitatud ametnik kõigi kasutusõigust omavate töötlejate ja kasutajate kasutajatunnused. V. ANDMEKOGU LIKVIDEERIMINE § 33. Andmekogu likvideerimine (1) Tartu linna registri lõpetamise otsustab linnavolikogu. Tartu linna muu andmekogu lõpetamise otsustab andmekogu asutaja. (2) Andmekogu loetakse lõpetatuks lõpetamise otsuses sätestatud tähtajast. (3) Andmekogu volitatud ametnik teeb andmekogu lõpetamise hetkel andmekogust arhiivikoopia paragrahvis 23 sätestatud korras ja kustutab kõigi andmekogu töötlejate ja kasutajate kasutajanimed.