Järva-Jaani Vallavalitsus — Järva-Jaani Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri — KO, 82, 826

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse § 30 lõike 1 punkti 3, raamatupidamise seaduse § 11 lõike 1 ja § 36 lõike 3 ja Järva-Jaani valla põhimääruse (kehtestatud Järva-Jaani Vallavolikogu 23. detsembri 2004. a määrusega nr 17; jõustunud 1.01.2005. a) § 40 ja 53 lõike 3 alusel ning lähtudes rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusega nr 105 vastu võetud «Riigi raamatupidamise üldeeskirjas» sätestatust. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Järva-Jaani valla kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamiskorralduse alus (1) Järva-Jaani Vallavalitsus raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma raamatupidamist ja finantsaruandlust Järva-Jaani valla munitsipaalasutuste kaudu. (2) Järva-Jaani valla munitsipaalasutusteks on Järva-Jaani Vallavalitsus ametiasutusena (edaspidi ametiasutus) ja järgmised ametiasutuse hallatavad asutused (edaspidi asutused): 1) Järva-Jaani Gümnaasium; 2) Järva-Jaani Lasteaed «Jaanilill»; 3) Järva-Jaani Kultuurimaja; 4) Järva-Jaani Raamatukogu; 5) Karinu Raamatukogu. § 2. Järva-Jaani valla munitsipaalasutuste raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted (1) Järva-Jaani valla munitsipaalasutuste raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk on Järva-Jaani Vallavalitsuse kui avalik-õigusliku juriidilise isiku (edaspidi omavalitsus) raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine kui üks terviklik raamatupidamiskohustuslane. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ) ja Riigi Raamatupidamise üldeeskirjast (edaspidi üldeeskiri). § 3. Sise-eeskirja kohaldamine ja sisu (1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja ametiasutuse hallatavatele asutustele. (2) Sise-eeskiri reguleerib Järva-Jaani valla munitsipaalasutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda. (3) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse raamatupidamise seaduse fundamentaalsetest põhimõtetest ning vajadusel konsulteeritakse audiitoriga. (4) Raamatupidamise sise-eeskirja muudetakse ja täiendatakse pearaamatupidaja ettepanekul vallavalitsusega kooskõlastatult. Muutused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel, Järva-Jaani Vallavalitsuse tegevuse ümberkorraldamisel, lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna väljaantavate juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning maksuseaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutustest või muul asjakohasel põhjusel. Juhul kui raamatupidamise sise-eeskirja muudetakse, tuleb muudatustes märkida, millist osa, punkti või lõiku on parandatud või täiendatud, ja muudatus lisada raamatupidamise sise-eeskirjale koos Järva-Jaani Vallavalitsuse määrusega. 2. peatükk KONTOPLAAN § 4. Kontoplaan (1) Asutuses on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan. (2) Täiendavalt on kasutusele võetud järgmised allkontod: 1) kontole 100100 1001001 arvelduskonto Ühispangas 1001002 arvelduskonto Hansapangas 1001003 arvelduskonto Ühispangas 1001004 arvelduskonto Ühispangas 1001005 arvelduskonto Ühispangas 2) kontole 103000 1030001 Lasteaiamaks sõimerühm 1030002 Lasteaiamaks noorem rühm 1030003 Lasteaiamaks vanem rühm 3. peatükk ARUANDED § 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted (1) Omavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduse ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest. (2) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. § 6. Aruannete esitamine (1) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks. (2) Eelarve täitmise kuuaruanded koostatakse rahandusministri kinnitatud vormil ja esitatakse Järva Maavalitsuse rahandusosakonnale tema toodud korras ja tähtajal. (3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. (4) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel. 4. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS § 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur (1) Asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritud raamatupidamise korras. (2) Asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, direktor, juhataja), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (3) Omavalitsuse ja ametiasutuse raamatupidamist korraldab pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. (4) Raamatupidamise korraldamisel lähtutakse järgmistest printsiipidest: 1) majandusüksus printsiip – raamatupidamiskohustuslane arvestab oma vara, kohustusi ja majandustehinguid lahus tema omanike, kreeditoride, töötajate ja teiste isikute varast, kohustustest ning majandustehingutest; 2) jätkuvuse printsiip – raamatupidamise aruande koostamisel lähtutakse eeldusest, et raamatupidamiskohustuslane on jätkuvalt tegutsev ning tal ei ole tegevuse lõpetamise kavatsust ega vajadust. Juhul kui raamatupidamise aruanne ei ole koostatud jätkuvuse printsiibist lähtudes, tuleb aruandes märkida rakendatud arvestusprintsiip; 3) arusaadavuse printsiip – raamatupidamise aruandes avalikustatav informatsioon peab olema esitatud nii, et see oleks ülevaatlik ja üheselt mõistetav aruande kasutajatele, kellel on aruandest arusaamiseks piisavad finantsalased teadmised; 4) olulisuse printsiip – raamatupidamise aruandes peab kajastuma kogu oluline informatsioon, mis mõjutab raamatupidamiskohustuslase finantsseisundit, majandustulemust ja rahavoogusid. Oluline on selline aruandeinformatsioon, mille avaldamata jätmine võib mõjutada aruande kasutajate poolt aruande põhjal tehtavaid majandusotsuseid. Väheolulisi objekte võib arvestada ja aruandes kajastada lihtsustatud viisil; 5) järjepidevuse ja võrreldavuse printsiip – raamatupidamise aruande koostamisel kasutatakse jätkuvalt varem kasutatud arvestuspõhimõtteid, aruandlusviise ja aruandeskeeme; 6) tulude ja kulude vastavuse printsiip – aruandeperioodi tuludest arvatakse maha nendesamade tulude tekkega seotud kulud. Väljaminekuid, millele vastavad tulud tekivad mingil muul perioodil, kajastatakse kuludena samal perioodil, mil tekivad nendega seotud tulud; 7) objektiivsuse printsiip – raamatupidamise aruandes esitatav informatsioon peab olema neutraalne ja usaldusväärne; 8) konservatiivsuse printsiip – raamatupidamise aruannet tuleb koostada ettevaatlikult ja kaalutletult, et vältida varade ja tulude ülehindamist või kohustuste ja kulude alahindamist. Samas ei ole aruandes õigustatud varade ja tulude sihilik alahindamine või kohustuste ja kulude sihilik ülehindamine ning aruande kasutajate eest varjatud reservide tekitamine; 9) avalikustamise printsiip – raamatupidamise aruandes esitatakse kogu informatsioon, mis võimaldab saada raamatupidamiskohustuslase finantsseisundist, majandustulemusest ja rahavoogudest õige ja õiglase ülevaate; 10) sisu ülimuslikkuse printsiip – majandustehingute kajastamisel raamatupidamises ja raamatupidamise aruandes lähtutakse nende sisust ka siis, kui see ei ühti nende juriidilise vormiga. Arvestusmeetodit muudetakse ainult siis, kui seda nõuab hea raamatupidamistava või kui see annab õigema ja õiglasema ülevaate ettevõtte finantsseisundist ning majandustulemustest. Arvestusmeetodite muutus kajastatakse tagasiulatuvalt, välja arvatud juhul, kui arvestusmeetodite muutus on tingitud uuest Raamatupidamise Toimkonna juhendist ning selles on sätestatud teistsugused uuele meetodile ülemineku reeglid. § 8. Varade ja kohustuste kajastamine (1) Vara kajastatakse raamatupidamistarkvara PMEN varade menüüs eraldi iga hallatava asutuse vastutava isiku ja asutuse tegevusala koodiga ning kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist). Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (2) Järva-Jaani valla vara antakse kasutusvaldusse lepingute alusel valla 100% osalusega OÜ-le Järva-Jaani Teenus, MTÜ-le Järva-Jaani Pensionäride Selts, MTÜ-le Järva-Jaani Tuletõrje Selts, Lääne Politseiprefektuurile ja abipolitseile. (3) Nõuded kajastatakse üldjuhul ametiasutuse raamatupidamises, kes esindab omavalitsust nõude sissenõudmisel. (4) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. (5) Laenud kajastatakse ametisutuse raamatupidamises. Ametiasutuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse ametiasutuse raamatupidamise aastaaruandes. § 9. Tulude ja kulude kajastamine (1) Saadud maksud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele. (2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes. (3) Kulud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes, kuid kasutades asutuse tegevusala koodi. (4) Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse üldjuhul ametiasutuse tulemiaruandes. § 10. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine (1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7): 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi. (3) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud raamatupidaja ja volitatud isiku poolt. (4) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem ja volikogu esimees (volikogu kuludel). (5) Hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik. (6) Volitatud isik vastutab, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus. (7) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: 1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 2) tekkepõhine periood; 3) saaja andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele; 4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt. (8) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka asutuse juht. 5. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED § 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine (1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse failina. (2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. (3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number. (4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). (5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja kirjendile. (6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMEN, kus peetakse arvestust asutuste lõikes eri valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad: 1) pearaamat; 2) arveldused; 3) pank/kassa; 4) palk; 5) arved; 6) põhivara. (7) Programmist tehakse igas kuus järgmised väljatrükid: 1) pearaamatu koond; 2) panga memoriaalorder; 3) kassa memoriaalorder; 4) hankijate kanded; 5) ostjate kanded; 6) palgalehed; 7) tasuliikide tabelid; 8) palgalipikud. (8) Aasta lõpu seisuga tehakse järgmised väljatrükid: 1) põhivarade nimekiri; 2) bilansiväliste varade nimekiri (vanast programmist). § 12. Algdokumentide käive Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Esitaja Tööaja arvestuse tabelid igakuuliselt 3 tööpäeva enne kuu lõppu allasutused Tööettevõtu ja muud käsunduslepingud palga maksmiseks igakuuliselt 3 tööpäeva enne kuu lõppu allasutused Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta 3 tööpäeva enne väljamaksmist allasutused Ostu-müügi-, laenu jms lepingud 7 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist allasutused Sõiduleht ja sõidupäevik igakuuliselt 5 tööpäevaks allasutused Komandeerimiskulude aruanded 5 päeva jooksul pärast lähetusest saabumist lähetatu Sularaha arved ja tšekid kohe pärast dokumendi saamist ja kinnitamist volitatud isik Hankijate arved kohe pärast arve saabumist ja kinnitamist volitatud isik Vara mahakandmise aktid 3 päeva jooksul pärast akti kinnitust komisjoni esimees Kassa dokumendid igakuuliselt 2 tööpäevaks kassapidaja Sots. toetuste väljamaksu lehed 1 tööpäev enne väljamaksmist sots. töötajad Toiduaruanded, menüülehed, toiduraha nimekirjad igakuuliselt 3 tööpäeval allasutused Postikulu aruanded igakuuliselt 3 tööpäeval kasutajad * Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt volitatud isik. 6. peatükk RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS § 13. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel (1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel ja sularaha ametiasutuse kassas vastutava isiku käes. (2) Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse maksekorraldusi, mis allkirjastatakse nende väljatrüki korral: esimese allkirjaõigusega vallavanema poolt ja teise allkirjaõigusega pearaamatupidaja poolt. (3) Teleteenuse või internetipanga kasutamisel maksekorraldusi välja ei trükita, vaid esimese allkirjaõigusega isik annab oma kinnitusega kuludokumendil õiguse raha ülekandmiseks ja teisel allkirjaõigusega isikul on raha ülekandmiseks vajaliku parooli kasutamise õigus. (4) Hallatavate asutuste kuludokumentide kinnitamise õigus on asutuse juhil, kes vastutab kulu teostamise eelarve järgi, mille kinnitab omakorda esimese allkirjaõigusega isik, s.o vallavanem. § 14. Sularahaoperatsioonide arvestus (1) Maksimaalseks kassalimiidiks on 20 000 krooni. (2) Kassaoperatsioone teostab kassapidaja-raamatupidaja, kellega on sõlmitud materiaalse vastutuse leping. (3) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente: 1) kassa sissetulekuorder; 2) kassa väljaminekuorder; 3) kassaraamat. (4) Kassa väljamineku orderi kinnitab asutuse juht ja pearaamatupidaja. (5) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderitel ei ole lubatud teha mingeid parandusi ega ülekirjutusi. (6) Hallatavates asutustes nimekirja alusel laekuv raha tuuakse kuu lõpul ametiasutuse kassasse, kes sisestab kassatehingud raamatupidamisprogrammi. (7) Ametiasutuses sisestab kassapidaja-raamatupidaja sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi PMEN. Seejärel trükitakse programmist välja kassaorder, mille alusel teostatakse tehing. Kassaraamat trükitakse programmist välja iga tööpäeva lõpus, mil kassaoperatsioon teostati. 7. peatükk ARVELDUSTE ARVESTUS § 15. Nõuete ja kohustuste arvestus (1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem. (2) Vähemalt iga kvartali lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. (3) Nõuete hindamisel ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille makse tähtaeg on ületatud: 1) 90-180 päeva võrra, alla 50 % ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100 % ulatuses (üldeeskiri § 37). (4) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla raamatupidaja ja asutuse juht. (5) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga. (6) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. (7) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. (8) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamine toimub Järva-Jaani valla põhimääruses sätestatud korras (§ 120). § 16. Ettemaksude arvestus (1) Üldeeskirja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata). (2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. (3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 10 000 krooni (ilma käibemaksuta), alates 1. jaanuarist 2005. a väiksem kui 30 000 krooni. § 17. Sihtfinantseerimise arvestus (1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi. (2) Sihtfinantseerimist kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval (üldeeskirja § 25 lõige 3), milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlbulikuks tunnistamise kuupäev). (3) Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksete kontodel. (4) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena. (5) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud. (6) Vastavalt üldeeskirja § 26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem 10 000 kroonist, alates 1. jaanuarist 2005. a väiksem 30 000 kroonist (ilma käibemaksuta). (7) Põhivara sihtfinantseerimise korral lähtutakse sihtfinantseerimise kajastamisel brutomeetodist – sihtfinantseerimise abil soetatud vara võetakse bilansis arvele tema soetusmaksumuses ning varade soetamise toetuseks saadud sihtfinantseerimise summa kajastatakse bilansis kohustusena kui tulevaste perioodide tulu sihtfinantseerimisest. Soetatud vara amortiseeritakse kulusse ja sihtfinantseerimise kohustus tulusse soetatud vara kasuliku eluea jooksul. 8. peatükk VARUDE ARVESTUS § 18. Varude arvestus (1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt üldeeskirja §-le 38 kantakse soetamisel lisandunud maksud ja tulud maksukulu kontole. (2) Materjalid võib kanda kohe kuludesse, kui ostuarve summa ei ületa 10 000 krooni, alates 1. jaanuarist 2005. a 30 000 krooni ilma käibemaksuta. (3) Varud hinnatakse alla eeldatavale neto realiseerimismaksumusele, kui see on madalam nende soetamismaksumusest. (4) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. Toiduainete kulu analüütilist arvestust peetakse ametiasutuses. Aruandeaasta lõpu seisuga või töökoormuse hajutamiseks kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppemist varud inventeeritakse. 9. peatükk PALKADE, TASUDE JA HÜVITISTE ARVESTUS § 19. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus (1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on Järva-Jaani Vallavolikogu või Järva-Jaani Vallavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabelid. (2) Palka makstakse üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole. Võimalusel võib palga kätte saada ametiasutuse kassast. (3) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist. (4) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga ametiasutuse raamatupidamises. (5) Maksud peetakse palkadest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. Deklaratsioonid koos lisadega trükitakse välja ja allkirjastatakse deklaratsiooni koostaja ja asutuse juhi poolt. (6) Palgalehed koostatakse ametiasutuse raamatupidamises tegevusalade lõikes. Palgalehtede alusel trükitakse igakuuliselt arvutist tasuliikide jaotus ja tasuliikide tabel. Töötajale võib esitada palgalipiku. Igakuuliselt trükitakse kõikide töötajate kohta palgalipik, mis klammerdatakse töötaja isikukonto kaardi külge. 10. peatükk PÕHI- JA BILANSIVÄLISTE VARADE ARVESTUS § 20. Kinnisvarainvesteeringud (1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 «Kinnisvarainvesteeringud» sätestatust. Kinnisvara investeering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Kinnisvarainvesteeringu edasisel kajastamisel lähtutakse õiglasest väärtusest. Väärtuse muutused kajastatakse aruandeperioodi tulemiaruandes. Parendused, remont ja hooldus, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele. (2) Kinnisvaraobjekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varadegrupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti. (3) Kinnisvarainvesteeringu arvele võtmiseks on vara soetusdokumendid ja/või volikogu vastavasisuline otsus. § 21. Materiaalne põhivara (1) Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 10 000 kroonist (ilma käibemaksuta). Alates 1. jaanuarist 2005. a loetakse põhivaraks varasid, mille hinnanguline kasulik tööiga on üle ühe aasta ja mille soetusmaksumus on alates 30 000 kroonist (ilma käibemaksuta). (2) Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on alla 10 000 krooni (alates 1. jaanuarist 2005. a alla 30 000 krooni), kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse. (3) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. § 22. Materiaalse põhivara arvestus (1) Põhivara rekonstrueerimisväljaminekud, mis pikendavad vara kasulikku tööiga ning tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme, kapitaliseeritakse bilansis põhivarana. (2) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset, ning parendustega kaasnevaid demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodil kuludes. (3) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (4) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. (5) Ettepaneku kulunormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. (6) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: 1) bussipaviljonid (segaehitus) 12% 2) hooned 2,5% 3) eluhooned, korterid 2,5% 4) teed 5,0% 5) vee- ja kanalisatsioonitorustikud 10,0% 6) tänavavalgustusliinid 10,0% 7) pumbamajad, puurkaevud 10,0% 8) masinad ja seadmed 20,0% 9) transpordivahendid 20,0% 10) arvutustehnika 25% 11) kontoritehnika 20,0% 12) muu inventar, tööriistad ja sisseseade 20,0% 13) immateriaalne põhivara 20,0% (7) Kasutatud varadele ja vastavalt vajadusele uutele põhivahenditele kehtestatakse konkreetne amortisatsiooninorm käesoleva paragrahvi lõike 6 alusel. (8) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. (9) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. (10) Inventeerimiskomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavalt muudatuste tegemiseks. (11) Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt. (12) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavalitsus. (13) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse üldeeskirja §-st 45 ja § 54 lõikest 5. (14) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmisakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses asutuse juhi käskkirja alusel. Ettepaneku vara arvelevõtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik). (15) Põhivara müük, tasuta üleandmine, kasutusvaldusse andmine ja mahakandmine toimub Järva-Jaani valla põhimääruses sätestatud korras. § 23. Immateriaalne põhivara (1) Immateriaalse põhivara korraldamisel lähtutakse RTJ 5 «Materiaalne ja immateriaalne põhivara» sätestatust. (2) Immateriaalne põhivara kajastatakse bilansis soetusmaksumuses. (3) Immateriaalse põhivarana ei võeta arvele asutamisväljaminekuid, uurimisväljaminekuid, koolitusega seotud kulutusi, üldiseid halduskulutusi, kahjumeid tootmise algfaasis ning kolimise ja ettevõtte ümberstruktureerimisega seotud kulutusi. Need kulutused kajastatakse perioodikuludena. (4) Arenguväljaminekuid kapitaliseeritakse ainult juhul, kui nad vastavad immateriaalse vara definitsioonile, on olemas aktid arenguprojekti teostamiseks vajalikud ressursid ja on tõenäoline, et need väljaminekud osalevad tulevaste perioodide tulu tekkimisel. (5) Juhul kui vara omab nii materiaalse kui immateriaalse põhivara tunnuseid, lähtutakse sellest, millistele tunnustele vara rohkem vastab. (6) Arvutitarkvara klassifitseeritakse materiaalseks põhivaraks juhul, kui see on lahutamatult seotud teatud riistvaraga. Juhul kui arvutitarkvara on sõltumatu riistvarast, klassifitseeritakse see immateriaalseks põhivaraks. § 24. Osalused tütar- ja sidusettevõtjates ning mittetulundusühingutes (1) Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50 % tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest. (2) Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50 %. Osalusi tütar- ja sidusettevõtjate aktsiates ja osades kajastatakse kapitaliosaluse meetodil. (3) Aruandekohustuslase bilansis kajastatakse neid osalusi mittetulundusühingutes, mille üle raamatupidamiskohustuslasel on valitsev või oluline mõju. Osalused on bilansis kajastatud kapitaliosaluse meetodil. § 25. Bilansiväline vara ja selle arvestus (1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on 300 kuni 9999 krooni (alates 01.01.2005. a 300 kuni 29 999 krooni) ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta. (2) Olenemata maksumusest peetakse nimekirjades arvestust mööbli ja rendile antud vara kohta. (3) Väikevara kantakse kuludesse soetamise hetkel. (4) Raamatupidamises peetakse arvestust asutuste ja vastutavate isikute lõikes. (5) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel. (6) Vara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Järva-Jaani valla põhimäärusega sätestatud korras. 11. peatükk INVENTEERIMINE § 26. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus (1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga. (2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. (3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja -kohustuste võrdlus. Võrdlused fikseeritakse kirjalikult (analüütilisele dokumendile tehakse kontrollija poolt märge kontrollimise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli teostamist oma allkirjaga. Erinevuse korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse. (4) Kvartali lõpu seisuga viiakse läbi toiduainete inventuur toitlustamist teostavas hallatavas asutuses ja selle alusel korrigeeritakse kuludesse kantud materjali maksumust. (5) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid e-posti teel. (6) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. (7) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad: 1) materiaalse põhivara inventuur; 2) varude inventuur; 3) nõuete ja ettemaksude analüütiliste nimekirjade ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine; 4) kohustuste ja saadud ettemaksude analüütiliste nimekirjade inventuur; 5) sularahakassade inventuur; 6) pangakontode saldode võrdlus; 7) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine; 8) bilansivälise vara inventuur; 9) muude varade inventuur. (8) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. (9) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks. (10) Asutuse juht määrab varude ja materiaalse põhivara aastainventuuri läbiviijad. Inventuurikomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (11) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas. (12) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid. § 27. Inventeerimise ja hindamise protseduurid (1) Kassa inventuuri viib läbi ametiasutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon. (2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 4) komisjoni liikmete allkirjad. (3) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega. (4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. (5) Varude inventuuri viib läbi asutuse juhi käskkirjaga moodustatud komisjon (kehtib gümnaasiumi kohta). Teiste väiksemate asutuste inventuurikomisjon moodustatakse ametiasutuse juhi käskkirjaga ja kaasatakse ka asutuste töötajaid. (6) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) varude liikumine toimub komisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi; 3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus; 4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks; 5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamises vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse, leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele. (7) Materiaalse põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuuriga, kuid ettetäidetud inventeerimisnimestikes kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud: 1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerinud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku realiseerimismaksumust; 3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 4) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise ja allahindluse aktid ning ümberhindlust vajavate varade nimekiri. Nende põhjal koostab raamatupidamisüksus materiaalse põhivara reguleerimiskanded. (8) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 3) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega; 4) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvelevõtmine. (9) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Kinnituskirja saaja on kohustatud saldosid võrdlema ja esitajale vastama. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse. (10) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega koostab komisjoni esimees varude ja põhivarade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara mahakandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid. (11) Avastatud üle- ja puudujäägid võetakse raamatupidamises arvele inventeerimiskomisjoni koostatud lõppakti alusel. (12) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha: 1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt; 2) süüdlase mitteeavastamisel – Järva-Jaani valla põhimääruses sätestatud korras. 12. peatükk RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE § 28. Raamatupidamisdokumentide hoidmine (1) Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises kolm aastat. Seejärel antakse dokumendid ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt Järva-Jaani Vallavalitsuse asjaajamiskorrale. § 29. Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad (1) Raamatupidamise aastaaruannet säilitatakse alaliselt. (2) Isikukonto kaarte säilitatakse 50 aastat. (3) Ülejäänud raamatupidamisdokumente säilitatakse kas 7 aastat või 10 aastat vastavalt Järva-Jaani Vallavalitsuse dokumentide loetelule. 13. peatükk RAKENDUSSÄTTED § 30. Õigusaktide kehtetuks tunnistamine (1) Tunnistada kehtetuks: 1) Järva-Jaani Vallavalitsuse 15. oktoobri 1998. a korraldus nr 217 «Põhivahendite uute kulunormide kehtestamine» ja 2) Järva-Jaani Vallavalitsuse 9. jaanuari 2001. a määrus nr 1 «Raamatupidamise sise-eeskirjade kinnitamine». § 31. Määruse rakendamine (1) Käesoleva määrusega sätestatud põhimõtteid on rakendatud ja rakendatakse tagasiulatuvalt 1. jaanuarist 2004. a. § 32. Määruse jõustumine (1) Määrus jõustub 1. märtsil 2005. a. Vallavanem Rein KÖSTER Vallasekretär Marine VANNA